Rapport frå tilsyn med samfunnstryggleiks- og beredskapsarbeidet i Vaksdal kommune 4. april 2017

Rapport frå tilsyn med samfunnstryggleiks- og beredskapsarbeidet i Vaksdal kommune 4. april 2017

Om tilsynsobjektet Om tilsynsførande myndigheit Kommunenr. og namn: 1251 Vaksdal Besøksadresse: Konsul Jebsensgt. 16 5722 Dalekvam Postadresse: Konsul Jebsensgt. 16 5722 Dalekvam Namn: Tilsynsgruppe: Tilsynsleiar: Fylkesmannen i Hordaland Mads Munkejord Lene Stavseng Mads Munkejord Dato for tilsynet: 4. april 2017 Utgåve: Dato for rapport: Endeleg 26. juni 2017 Kontaktperson: Willy André Gjesdal Jnr./arkivkode: 2017/815-350 Samandrag Fylkesmannen i Hordaland gjennomførte tilsyn med utvalde område av samfunnstryggleiksog beredskapsarbeidet i Vaksdal kommune 4. april 2017. I tilsynet avdekte Fylkesmannen to avvik. I tillegg vert det gjeve ein merknad. Avvik 1. Vaksdal kommune kan ikkje i tilstrekkeleg grad dokumentere heilskapleg og systematisk arbeid med samfunnstryggleik og beredskap. 2. Vaksdal kommune har ikkje ei god nok ordning for kompetansebygging og opplæring for alle som er tiltenkt ei rolle i kommunen si krisehandtering. Merknad Vaksdal kommunes overordna beredskapsplan er noko mangelfull innan einskilde emne. 2

Innhald 1. Innleiing...4 2. Heimel for tilsynet...4 3. Tilsynet omfattar...4 4. Dokumentasjon...5 5. Deltakarar i tilsynet...6 6. Funn...7 6.1 Avvik 1 heilskapleg og systematisk samfunnstryggleiks- og beredskapsarbeid...7 6.2 Avvik 2 system for opplæring og kompetansebygging...7 6.3 Merknad beredskapsplan...8 7. Fristar og vidare oppfølging...8 3

1. Innleiing Fylkesmannen i Hordaland gjennomførte tilsyn med samfunnstryggleiks- og beredskapsarbeidet i Vaksdal kommune 4. april 2017. Føremålet med tilsynet er å undersøke om arbeidet i kommunen med samfunnstryggleik og beredskap er i samsvar med gjeldande lovog forskriftsverk. I forkant av tilsynet fekk Fylkesmannen tilsendt relevante dokument, og desse utgjer grunnlaget for tilsynet. Eit førebuande telefonmøte med Vaksdal kommune vart halde 13. mars 2017 der tilsendt dokumentasjon vart kvalitetssikra og program for tilsynsdagen gjennomgått. Tilsynsdagen starta med eit opningsmøte, før ein gjekk over til individuelle samtalar med utvalde personar i kommunen. Oppsummering av funn frå tilsynet vart sendt kommunen 28. april 2017, og vidare presentert i sluttmøte per telefon 2. mai 2017. Kommunen fekk høve til å kommentere Fylkesmannens funn, og korrigere eventuelle mistydingar og uklåre omstende. Fylkesmannen og kommunen avtalte i sluttmøtet at førebels tilsynsrapport skulle sendast for høyring. Kommunen fekk tre vekers frist for å gi tilbakemelding. Nokre presiseringar er gjort i denne endelege utgåva av rapporten. Sjå utfyllande informasjon under avvika. 2. Heimel for tilsynet Fylkesmannen er gjennom instruks 19. juni 2015 nr. 703 for fylkesmannens og Sysselmannen på Svalbards arbeid med samfunnssikkerhet, beredskap og krisehåndtering pålagd å føre tilsyn med at kommunane oppfyller krav i gjeldande lov- og forskriftsverk om kommunal beredskapsplikt. Tilsynet har heimel i: a) lov 25. juni 2010 nr. 45 om kommunal beredskapsplikt, sivile beskyttelsestiltak og Sivilforsvaret (sivilbeskyttelseslova) ( 29) b) forskrift 22. august 2011 nr. 894 om kommunal beredskapsplikt ( 10) 3. Tilsynet omfattar Fylkesmannens tilsyn med samfunnstryggleik og beredskap i kommunar er ein kontroll av at kommunane sitt arbeid samsvarer med 14 og 15 i lov om kommunal beredskapsplikt, sivile beskyttelsestiltak og Sivilforsvaret (sivilbeskyttelseslova), og nærare utdjupa i forskrift om kommunal beredskapsplikt. I praksis omfattar dette m.a. oppfølging av krav knytt til heilskapleg og systematisk arbeid med samfunnstryggleik og beredskap, ROS-analysar og oppfølging av uønskt risiko, utarbeiding av beredskapsplanar, system for opplæring og kompetanseheving, og øving. Det er eit eksplisitt krav til at kommunen skal kunne dokumentere skriftleg at lov og forskrift er oppfylt (jf. 9 i forskrift om kommunal beredskapsplikt). I tilsynsrunde 5 (2016 2019) fokuserer Fylkesmannen på kommunens oppfølging av verksemder med stort ulykkespotensiale og kommunens handtering av samfunnsviktig infrastruktur som til dømes kraftforsyning, vatn, veg og IKT. Kommunal kriseleiing, medrekna systematisk kompetansebygging, øvingar og evalueringar er ein viktig del av tilsynsrunde 5. Vidare rettar Fylkesmannen fokus på at arbeidet vert gjort på ein heilskapleg og systematisk måte, og at det inngår som ein integrert del av den daglege aktiviteten i kommunane. 4

Fylkesmannens funn ved tilsyn kan bestå av følgande: Avvik: brot på krav gitt i lov og/eller forskrift Merknad: tilhøve som ikkje er omfatta av definisjonen for avvik, men som kommunen likevel bør følge opp Denne tilsynsrapporten omhandlar berre dei avvik og forbetringspunkt som vart avdekte under tilsynet på dei område det vart ført tilsyn med. Tilsynsrapporten er ikkje ei fullstendig tilstandsvurdering av kommunens arbeid med samfunnstryggleik og beredskap, og heller ikkje ei evaluering av kommunens evne til å handtere reelle hendingar. 4. Dokumentasjon Vaksdal kommune har som grunnlag lagt fram følgande dokument: 1. Statuskartleggingsskjema for Vaksdal kommune, utfylt per 13.03.2017. 2. Vaksdal kommune. Kommunal planstrategi 2016-2020. Ikkje vedteken av kommunestyret per 04.04.2017. 3. Vaksdal kommune. Kommuneplanens samfunnsdel 2017 2028. Vedteken i kommunestyret 06.03.2017. 4. Vaksdal kommune. Administrativt delegeringsreglement, del 1 og 2. Oppdatert 01.06.2014. 5. Vaksdal kommune. Organisering i kommunen per 20.03.2017. 6. Kommuneplan for Vaksdal kommune. Arealdel 2006-2016. Vedteken av kommunestyret 2007. Sist korrigert 2008. 7. Vaksdal kommune. Arealdel av kommuneplanen 2006 2016. Hovudkart. 8. Vaksdal kommune. Rådmanns framlegg til budsjett 2017, 03.10.2016. 9. Vaksdal kommune. Økonomiplan 2017 2020. 10. Vaksdal kommune. Årsmelding 2015. 11. Risiko og sårbarheitsanalyse for Vaksdal kommune, 15.12.2014. 12. Analyseark Heilskapleg ROS-analyse for Vaksdal kommune, 15.12.2014. 13. Overordna beredskapsplan for Vaksdal 01.05.2015. Sist revidert 17.02.2017. 14. Vedlegg 1-13 til beredskapsplan Vaksdal. Varslingslister, 17.02.2017. Ikkje offentleg. 15. Rapport: Isolerte bygder i Eksingedalen 21.01.2015-31.01.2015 v/åse Elin Myking. 16. Oppsummering av øvinga i Vaksdal kommune 17. mars 2015. (Øving vassforsyning.) Inkludert to vedlegg. 17. Øvingsplan for samfunnssikkerhet i Vaksdal kommune. 23.01.2017. 18. Evaluering av stormen Nina. 10.01.2015. 19. Evaluering av Øving Vaksdal. 17.10.2016. 20. Evalueringsskjema for Øving Hordaland 2015 frå Vaksdal kommune. 21. Vaksdal kommune. Notat. 19.01.2015. Kartlegging av straumbrot og konsekvensar for mjølkebruk ved stormen 10.01.2015. 22. Kommunikasjon med viktige aktørar under ekstremvêret Nina. 23. Evaluering av vassleidningsbrot Vaksdal 15. -17. oktober 2013. 24. Pandemiplan for Vaksdal kommune. Tillegg til Smittevernplan for Vaksdal kommunerevisjon februar 2017. Pkt.5.2. 5

25. Smittevernplan for Vaksdal kommune, revisjon august 2013, versjon 1. 26. Vaksdal kommune. Plan for helsemessig og sosial beredskap, februar 2017 - under revisjon. 27. Vedlegg 14 til beredskapsplan Vaksdal. Kommunikasjons- og informasjonsplan. Under revisjon. Motteke i tilsynsbesøket 04.04.2017. Ettersend frå kommunen 24.04.2017. 28. Handlingsprogram/økonomiplan for 2018 2021. Skisse til innhald. Planen er under arbeid og skal behandlast i kommunestyret 27.juni 2017. Ettersend frå kommunen 24.04.2017. 29. Vedlegg 15 22 til beredskapsplan Vaksdal (ettersendt). I tillegg er den gjeldande kommunale planstrategien lasta ned frå nettet for Vaksdal kommune. Kommunal planstrategi 2012 i Vaksdal kommune. Dokumentasjonen vart gjennomgått i forkant av tilsynet og nytta som grunnlag for samtalar i tilsynet. 5. Deltakarar i tilsynet Tabellane under syner kven som har delteke i tilsynet frå høvesvis Fylkesmannen og kommunen. Tabell 1 Deltakarar frå Fylkesmannen i Hordaland Namn Funksjon Førebuande møte Tabell 2 Deltakarar frå Vaksdal kommune Namn Funksjon Førebuande møte Opningsmøte Individuelle samtalar Mads Munkejord Seniorrådgjevar x x x Lene Stavseng Seniorrådgjevar x x x x Fredrik Arnesen Seniorrådgjevar x Opningsmøte Individuelle samtalar Eirik Haga Ordførar x Sigmund Simmenes Varaordførar x x Åse Elin Myking Rådmann konst. x x x x Willy André Gjesdal Beredskapskontakt/ Einingsleiar samfunnsutvikling Ann Kristin Bolstad Kommunalsjef oppvekst x Solrun Hauglum Kommunalsjef helse og omsorg Torstein Mehus Avdelingsleiar kommunalteknisk drift x Ole Torseth Kommunelege x Brede Tjønneland Brannsjef x Ordførar var forhindra frå å delta på tilsynsdagen. Sluttmøte Sluttmøte x x x x x x x x x 6

6. Funn Etter tilsyn med utvalde område knytt til Vaksdal kommune sitt arbeid med samfunnstryggleik og beredskap, konkluderer Fylkesmannen i Hordaland med følgande funn (avvik og merknader): 6.1 Avvik 1 heilskapleg og systematisk samfunnstryggleiks- og beredskapsarbeid Vaksdal kommune kan ikkje i tilstrekkeleg grad dokumentere heilskapleg og systematisk arbeid med samfunnstryggleik og beredskap. Regelverkskrav Funnet er i høve til 14 i sivilbeskyttelseslova, jf. forskrift om kommunal beredskapsplikt 3 første ledd, bokstav a og b. Utfyllande informasjon Samfunnstryggleiks- og beredskapsarbeidet skal vere integrert i den daglege kommunale verksemda. Til dette ligg det at arbeidet skal innarbeidast i kommunens «styringshjul» og omtalast i m.a. økonomiplan, årsbudsjett, årsrekneskap og årsrapport, jf. kapittel 8 i kommunelova. Temaet skal òg integrerast i all planlegging etter plan- og bygningslova og inngå i kommunal planstrategi og kommuneplanens samfunnsdel og arealdel. Heilskapleg ROSanalyse må leggast til grunn for kommunens arbeid med samfunnstryggleik og beredskap, og skal nyttast i samband med m.a. utarbeiding av planar etter plan- og bygningslova. Fleire av dei styrande dokumenta i Vaksdal kommune er under handsaming, men ikkje formelt vedtekne på tidspunkt for tilsynsdag. Det er dei gjeldande styrande dokument som er lagt til grunn i tilsynet og desse er ikkje fullt ut i samsvar med krav i lov og forskrift. Avviket bygger på at: gjeldande planstrategi i Vaksdal kommune ikkje omtalar heilskapleg ROS-analyse og overordna beredskapsplan kommunen ikkje har lagt heilskapleg ROS-analyse til grunn for arbeidet med kommuneplanens arealdel (gjeldande KPA) kommunen med føremon kan bryte ned overordna mål i samfunnsdelen i meir detaljerte målbare delmål for dei ulike sektorane i kommunen, slik at det er mogleg å rapportere på måloppnåing i t.d. årsrapporteringa, jf. kommunelova kap. 8. 6.2 Avvik 2 system for opplæring og kompetansebygging Vaksdal kommune har ikkje ei god nok ordning for kompetansebygging og opplæring for alle som er tiltenkt ei rolle i kommunen si krisehandtering. Regelverkskrav Funnet er eit avvik i høve til 15 i sivilbeskyttelseslova, jf. forskrift om kommunal beredskapsplikt 7 andre ledd. Utfyllande informasjon Vaksdal kommune er medveten at det krevst systematisk arbeid for å sikre at alle som er tiltenkt ei rolle i kommunens krisehandtering har tilstrekkelege kvalifikasjonar. Kommunen kan vise til gjennomførte opplæringstiltak, men har ikkje synleggjort eksplisitte kompetanse- og kvalifikasjonskrav knytt til dei ulike rollene og funksjonane i kriseleiinga (KKL), og kan ikkje 7

framvise ei ordning for kompetansebygging. Dette kan til dømes løysast gjennom å utarbeide ei kompetansematrise der roller og ansvar, med tilhøyrande kompetansekrav og faktisk kompetanse for personellet vert kartlagt. Denne kan danne grunnlaget for ein opplæringsplan og systematisk kompetansebygging. 6.3 Merknad beredskapsplan Vaksdal kommunes overordna beredskapsplan er noko mangelfull innan einskilde emne. Regelverkskrav Merknaden er i høve til 15 i sivilbeskyttelseslova, jf. forskrift om kommunal beredskapsplikt 4. Utfyllande informasjon Krisesituasjonar stiller krav til raske avgjersler og tiltak. Krise- og beredskapsplanen må av den grunn vere tydeleg på kven som skal gjere kva, når, kvar og korleis. Organisering og oversikt over kven i kommunen som er tiltenkt ulike roller og funksjonar i ei krisehandtering går ikkje tydeleg godt nok fram i planen. Vaksdal kommune kan med føremon omtale retningslinjer og rutinar for krisehandtering klarare. Kommunen har i overordna beredskapsplan definert eit sett støttefunksjonar og oppgåver, men det kjem ikkje klart fram kven som fyller desse funksjonane. Det er i vedlegg til planen lista opp sentrale personar og ressursar i kommunen som ein må anta skal fylle desse funksjonane, men nemningar brukt her er ikkje fullt ut i samsvar med den overordna planen. Vaksdal kommunes overordna beredskapsplan har nokre manglar knytt til skildring av varslingsrutinar og plan for varsling av befolkninga. Varsling av befolkninga kan vere eit kritisk punkt ved beredskapssituasjonar og det er viktig at varslingsrutinar er avklart og klart skildra. Mellom anna skal plan for befolkningsvarsling innehalde skildring av gjeldande overordna ordningar og avtaler for varsling av befolkninga. Vedlegg 14 til planen, Kommunikasjonsplan- og informasjonsplan, er for tida under revisjon. Dette vedlegget inneheld element av varslingsrutinar, men er noko mangelfull. I revisjonen bør det, i tillegg til omtale av ulike varslingsmetodar, dokumenterast ein plan for korleis varslinga skal gjennomførast. Beredskapsplanen skal være oppdatert og reviderast minimum årleg. I vidare arbeid med revisjon av beredskapsplanen må kommunen nytte høvet til å få manglande rutineskildringar på plass og få eit betre samsvar mellom innhald i planen og innhald i vedlegg til planen. 7. Fristar og vidare oppfølging Fylkesmannen ber om skriftleg tilbakemelding med plan for oppfølging av avvika innan 01.10.2017. Samstundes ber vi vidare om kvartalsvis status på framdrifta av arbeidet, per 1.1. og 1.4. Avvik 1 skal vere lukka innan 01.07.2018 Avvik 2 skal vere lukka innan 01.07.2018 For å rekke å lukke avvika innan oppgjevne fristar, rår Fylkesmannen kommunen til å kome snarleg i gang med arbeidet. 8