Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Tydal kommune Arkivsak: 12/110 Møtedato/tid: 13.09.2012, kl. 09:00 Møtested: Storkleppen, rådhus 2. Deltagere: Kari Slungård, leder Astrid Jensen Toralf Øverås John Paulsby, ordfører Arvid Hanssen, KonSek Midt-Norge IKS Forfall: Ingen Kopi: Rådmann, Frode Singstad, Revisjon Midt-Norge IKS (RMN)Wenche Holt RMN, postmottak RMN, postmottak Tydal kommune og varamedlemmer til kontrollutvalget. Sakliste 016/12 017/12 018/12 019/12 020/12 021/12 Godkjenning av møteprotokoll fra møte i kontrollutvalget 10.05.2012 Referatsaker Plan for selskapskontroll 2013-2015 Forarbeid til plan for forvaltningsrevisjon 2013-2014 Forslag til økonomiplan 2013-2016 med budsjett 2013 for kontrollutvalget. Eventuelt Eventuelle forfall meldes til Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS v/ Arvid Hanssen på telefon 915 82 102, eller e-post: arvid.hanssen@konsek.no Varamedlemmer møter etter nærmere innkalling. Trondheim, 05.09.12 Kari Slungård (sign.) Leder av kontrollutvalget Arvid Hanssen Daglig leder, KonSek Side 1 av1 1
Godkjenning av møteprotokoll fra møte i kontrollutvalget 10.05.2012 Saken behandles i Kontrollutvalget i Tydal kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato 13.09.2012 Saksnr 016/12 Arvid Hanssen 12/110-2 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Protokollen godkjennes. Saksutredning Godkjenning av møteprotokoll. Protokollen er tidligere utsendt til utvalget og ligger på KonSek sine hjemmesider: www.konsek.no kontrollutvalgene/tydal. 2
Referatsaker Saken behandles i Kontrollutvalget i Tydal kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato 13.09.2012 Saksnr 017/12 Arvid Hanssen 12/110-1 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Referatsakene tas til orientering Vedlegg Lovendringer for styrket egenkontroll i kommunene Møteprotokoll representantskapet KonSek 27.04.2012 Rapport fra Representantskapet i Revisjon Midt-Norge IKS 2012 Rapport fra Generalforsamlingen i IKA Trøndelag IKS 2012 Saksutredning Følgende referatsaker vil bli presentert i møtet: 1. Orientering om status i forhold til oppfølging av intensjonsavtale om overdragelse av TKE s nett til TrønderEnergi AS. Ordfører orienterer. 2. Orientering fra fagkonferanse og årsmøte i Forum for Kontroll og Tilsyn i Trondheim 6.og 7. juni 2012. 2 av kontrollutvalgets medlemmer deltok. 3. Lovendringer for styrket egenkontroll i kommunene. Kommunal - og regionaldepartementet (Pressemelding vedlagt) 4. Protokoll fra møte i representantskapet for KonSek 27.04 2012. (Vedlagt) 5. Rapport/referat fra møte i representantskapet i Revisjon Midt-Norge IKS 17.04.12. (Vedlagt) 6. Rapport/referat fra møte i representantskapet i IKA Trøndelag IKS 17.04.12. (Vedlagt) 7. Halvårsrapport Tydal kommune, kommunestyresak 53/12, den 30.08.12. 3
Lovendringer for styrket egenkontroll i kommunene 25.05.2012 (nkrf.no - 2012/uke 21) Regjeringen la i dag fram en lovproposisjon med forslag til endringer i bl.a. kommuneloven. 1 Regjeringen følger opp forslag om å styrke kommunenes egenkontroll, og la i dag fram en lovproposisjon med flere gode endringsforslag. Proposisjonen ligger nær opp til høringsutkastet, og har derfor også mange av de samme svakhetene. Lovproposisjonen er et resultat av arbeidet i Kommunal- og regionaldepartementet for en bedre egenkontroll i kommunene, og en oppfølging av arbeidsgrupperapporten «85 tilrådingar for styrkt eigenkontroll i kommunane». Lovproposisjonen avviker ikke mye fra høringsutkastet som kom for ett år siden. Blant forslagene er bl.a. at åpne møter blir hovedregelen også for både kontrollutvalg og styrer i kommunale foretak. I tilknytning til forslaget om åpne møter i kontrollutvalgene presiserer departementet at dette ikke er til hinder for at revisor - til tross for sin taushetsplikt uttaler seg i et åpent møte i kontrollutvalget. Videre foreslås det at kontrollutvalget og revisor får rett til innsyn i alle interkommunale samarbeid etter kommuneloven 27 og i alle aksjeselskaper som er direkte eller indirekte eid av kommunen. - Ansvaret for ein styrkt eigenkontroll ligg fyrst og fremst hos kommunane. Departementet sitt ansvar er mellom anna å sørgje for eit godt regelverk. Desse lovframlegga vil bidra til det, sier Navarsete i en pressemelding. Styrket egenkontroll er viktig for å sikre tilliten innbyggerne har til kommunen. Det sikrer også effektiv og rett ressursbruk i kommunen. Statsråden peker også på sammenhengen mellom egenkontrollen og statlig tilsyn i pressemeldingen: Eg ser det slik at i kommunar med aktiv forvaltningsrevisjon og eigenkontroll bør statlege tilsynsetatar ta omsyn til det og redusere tilsynet sitt. 4
Forslagene innebærer også at kontrollutvalget skal velges på det konstituerende møtet i kommunestyret, samt at utvalget trer i funksjon fra det samme møtet. Regjeringen fremmer ikke forslag om å øke det lovbestemte antallet i kontrollutvalget fra 3 til 5 medlemmer. Spørsmålet bør vurderes av hver enkelt kommune. Det fremmes heller ikke forslag om å gi mindretallet i utvalget særskilte rettigheter eller å lovregulere at mindretallet i kommunestyret skal ha flertallet i kontrollutvalget. Det samme for gjelder spørsmålet om å lovregulere at ledere og styremedlemmer i kommunale selskaper ikke er valgbare til kontrollutvalget. Etter forslaget skal kommunen i sin årsberetning redegjøre for tiltak som er iverksatt og tiltak som planlegges iverksatt for å sikre betryggende kontroll i virksomheten. Dette er en endring i forhold til høringsutkastet, og i samsvar med intensjonen i NKRFs høringssvar. Regjeringen foreslår dessuten at hvitvaskingsloven utvides til også å gjelde for oppdragsansvarlige regnskapsrevisorer i kommuner og kommunale foretak. Denne bestemmelsen vil merkelig nok ikke omfatte oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor. Høringsutkastets forslag angående kommunenes adgang til å ta opp lån, foreslås avgrenset til netto anskaffelseskost og vil først gjelde fra 1. januar 2014. Her kan du lese hele Prop. 119 L (2011 2012) En dringar i kommunelova m.m. (eigenkontroll mv.)» 5
6
7
8
9
10
11
Rapport fra generalforsamlinger og representantskap Selskap: Sted: Revisjon Midt-Norge IKS Quality Hotell Panorama, Tiller Dato og tid: 27.april 2012 Arkivsaknr: 11/161-9 Møtende repr.: Hans B. Meland, Gudbjørn Singstad, Tom Skare, Jomar Aftret, Per Walseth, Are Hilstad, Sigmund Gråbak, Bjørn Enge, Oddbjørn Bang, Per Røsseth, Bjørn Hammer, John Geir Stølan og Hans Wendelbo. Alle kommuner utenom Tydal var representert. Følgende møtende representanter er KU-ledere: Tom Skare, Hitra Per Walseth, Malvik Jomar Aftret, Klæbu Fra KU: Fra KonSek: Fra styret: Eva Bekkavik og Arvid Hanssen Sivert Løvseth, styreleder Til kontrollutvalg i: Hitra, Hemne, Klæbu, Malvik, Melhus, Midtre Gauldal, Orkdal, Selbu, Skaun, Snillfjord, Tydal, Agdenes, Meldal, STFK og Frøya. Representantskapet Revisjon Midt-Norge IKS 27.april 2012. Sakliste 01/2012 02/2012 03/2012 04/2012 05/2012 Valg av leder og nestleder i representantskapet Valg av styret Orienteringer fra daglig leder Regnskap og årsberetning 2012 Reglement for godtgjøring styret 12
Sak 1 Valg av leder og nestleder i representantskapet Følgende ble valgt: Leder: Hans Wendelbo, Sør-Trøndelag fylkeskommune Nestleder: Berit Flåmo, Frøya kommune Sak 2 Valg av styre Det kom frem noen kommentarer til prosessen knyttet til valgkomiteens arbeid. Flere mente at en før neste valg bør gå bredere ut til kommunene for å få forslag til kandidater. Følgende ble valgt: Sivert Løvseth, leder Randi Berg, nestleder Finn Skogvang Karin Galåen Personlig vara Knut Sundet Mildrid Gimseng Jorun W. Asbøll Gunnar Lohse I tillegg har de ansatte valgt Anne Gråberg til styret, med Frode Singstad som personlig varamedlem. Sak 3 Orienteringer fra daglig leder Daglig leder ga en generell orientering om selskapet og om årshjulet. Årshjulet er et hjelpemiddel for styret til å planlegge aktiviteten i selskapet. Daglig leder orienterte videre om at strategiske dokumenter for selskapet vil bli presentert på nytt representantskapsmøte til høsten. Sak 4 Regnskap og årsberetning 2012 Det var få kommentarer til regnskapet. Driftsregnskapet viste et overskudd på kr 317.571 som er avsatt til disposisjonsfond. Sak 5 Reglement for godtgjøring styret Daglig leder orienterte om at representantskapets medlemmer fra 2012 skal få sin godtgjørelse fra de enkelte kommuner. Fremlagt forslag til reglement ble vedtatt uten endringer. Andre kommentarer fra møtet Ingen spesielle forhold. 13
Rapport fra generalforsamlinger og representantskap Selskap: Sted: Interkommunalt arkiv Trøndelag IKS Arkivsenteret, Dora, Trondheim Dato og tid: 17.4.2012 kl 1200 Arkivsaknr: 11/161-11 Møtende repr.: Bjugn Kommune Hans Eide Frosta Kommune Tove Rolseth Bratsvedal Hemne Kommune Eva Randi Oldervik Hitra Kommune Edel Myhren Holtålen kommune Ragnhild Volden Klæbu kommune Lillian Waaden Leksvik kommune Einar Strøm Levanger kommune Eva Kristin Lian Meldal Kommune Roy Fritzon m/fullmakt Meråker kommune Bård Langsåvold Midtre Gauldal komune Kristin Gunhildsøien Oppdal kommune Gerd S. Måren Orkdal kommune Anne Grethe Hovde Rennebu kommune Gerd Krovoll Rissa kommune Øyvind Lindseth Røros kommune Erling Sven Busch Selbu kommune Heidi Saur Skaun kommune Jon P. Husby Snillfjord kommune John Geir Støren Steinkjer kommune Gjertrud Holand Stjørdal kommune Ole Sandvik Trondheim kommune Elin Solbu Tydal kommune John Paulsby Verdal kommune Eva Kristin Lian Ørland kommune Britt Brevik NTFK Johannes Sandstad STFK Stein Terje Eriksen Fra KU: Fra KonSek: Sverre B. Midthjell Til kontrollutvalg i: Hitra, Holtålen, Klæbu, Meldal, Midtre Gauldal, Orkdal, Selbu, Skaun, Snillfjord, Tydal og STFK Representantskap Interkommunalt Arkiv Trøndelag IKS 17.4.2012 Sakliste 1. Godkjenning av innkalling og saksliste 2. Valg av setteleder, referenter og 2 personer til å underskrive protokollen 14
3. Valg av leder og nestleder til representantskapet 4. Årsrapport 2011 5. Regnskap 2011 6. Virksomhetsplan 2012 7. Strategiplan 2012-2016 8. Budsjett 2012 9. Økonomiplan 2012-2016 10. Kontor og depot (tilleggssak) Valg av leder og nestleder til representantskapet Jon P. Husby (Skaun) ble valgt til leder. Bård Langsåvold (Meråker) ble valgt til nestleder. Valg av styre Styret var ikke på valg. Behandling av Årsmelding/regnskap Styrets forslag ble enstemmig vedtatt. Selskapet tærer på sine disposisjonsfond, på tross av driftsoverskudd. Dette på grunn av store avsetning til bundne fond (prosjektmidler). I forbindelse med økonomiplan ble det reist spørsmål fra Klæbu, på bakgrunn av diskusjon i kommunestyret, om muligheter for effektivisering av selskapets drift med bakgrunn av at det har kommet til flere eiere. Evt. vedtektsendringer Ingen. Andre kommentarer fra møtet Tilleggssak ble lagt frem angående lokaler for kontor og depot. Selskapet har behov for større arealer, men tilbud fra Dora på kostnader er etter styrets mening for høyt. Styret er på jakt etter et rimeligere alternativ. Representanter fra Holtålen, Meldal og Steinkjer kommuner møtte med fullmakt. Dette er i strid med Lov om interkommunale selskaper. Representant for Sør-Trøndelag fylkeskommune møtte etter fullmakt fra fylkesrådmannen. I følge selskapets daglige leder anser fylkesrådmannen dette for å være tillatt når fylkesrådmannen er valgt av fylkestinget til representant. 15
Plan for selskapskontroll 2013-2015 Saken behandles i Kontrollutvalget i Tydal kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato 13.09.2012 Saksnr 018/12 Arvid Hanssen 219 12/14-2 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget vedtar utkast til plan for selskapskontroll og legger saken frem for kommunestyret med følgende innstilling: 1. Kommunestyret vedtar plan for selskapskontroll for 2013-2015, slik det fremgår av vedlagte plan. 2. Kontrollutvalget gis myndighet til å gjøre endringer i planen i perioden dersom utvalget finner det nødvendig. 3. Kontrollutvalget gis myndighet til å prioritere ressurser mellom forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. 16
Vedlegg Plan for selskapskontroll 2013-15- utkast. Saksutredning Kontrollutvalget er pålagt å påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens eierinteresser. Utvalget har de senere år behandlet flere saker knyttet til kommunens eieroppfølging, som en oppfølging av tidligere kommunestyrevedtak om at eierstrategi skulle utarbeides. Kommunestyret vedtok i desember 2010 at Tydal kommune ikke har eierskap i eksterne selskap som gjør det nødvendig å utarbeide egne strategier og planer for sitt eierskap. Dersom kommunen i fremtiden går inn i selskap med betydelige eierandeler, skal det ihht kommunestyrevedtaket utarbeides egen strategi for eierskapet. Kommuneloven har bestemmelser om at det skal utarbeides plan for selskapskontroll i hver valgperiode. Planen skal være behandlet i kommunestyret innen utgangen av året etter kommunevalget (utgangen av 2012). Viser til utkast til plan for selskapskontroll som følger som vedlegg i saken. Formelle bestemmelser knyttet til selskapskontroll er gjengitt i vedlegget.. Kontrollutvalgssekretariatet Midt-Norge IKS (KonSek) har lagt opp til at planen for selskapskontroll gjelder for hele valgperioden, men rulleres i perioden, dersom kontrollutvalget mener det er behov for dette. Som det fremgår av utkast til plan må revisjonsressursene som er satt av til selskapskontroll og forvaltningsrevisjon sees samlet. Den årlige rammen for denne type kontroll er satt til ca. 100 timer. Sekretariatet anbefaler at kommunestyret delegerer til kontrollutvalget å bruke tilgjengelige ressurser best mulig. Det er viktig at kontrollutvalget har denne muligheten for å kunne koordinere eventuell selskapskontroll i forhold til andre kontrollutvalg. KonSek oppdaterer jevnlig en database med opplysninger om ulike selskaper. Basen inneholder informasjon som kan være viktig grunnlag for prioriteringer. Kontrollutvalget må selv, ut fra egen kjennskap til ulike eierskap, vurdere innholdet i planen. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Selskapskontroll er en viktig oppgave som ikke er utført Tydal kommune i forrige valgperiode, ut over at utvalget har satt fokus på at kommunen må ha et forhold til sine eierskap. Som det fremgår av sekretariatets innstilling legges det opp til at kontrollutvalget får spillerom i forhold til prioritering mellom forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. I utgangspunktet legges det opp til at kun lovbestemt eierskapskontroll gjennomføres, men med åpning for ytterligere kontroller, dersom det oppstår behov. 17
(Administrativt utkast til kontrollutvalgets møte den 13.09.2012) UTKAST TIL PLAN FOR SELSKAPSKONTROLL 20132015 Tydal kommune 18
1 Om selskapskontroll I følge kommuneloven 77 nr. 5 er kontrollutvalget pålagt å påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens eller fylkeskommunens interesser i selskaper m.m.. I forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 14 er dette videre definert slik: Kontrollutvalget skal påse at det gjennomføres kontroll med forvaltningen av eierinteressene i de selskaper som er omfattet av slik kontroll, herunder å kontrollere om den som utøver kommunens eller fylkeskommunens eierinteresser i selskaper gjør dette i samsvar med kommunestyrets/fylkestingets vedtak og forutsetninger (eierskapskontroll). Selskapskontrollen kan også omfatte forvaltningsrevisjon, jf. forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner kap. 3. Slik det fremgår av denne paragrafen er det obligatorisk for kommunen å gjennomføre eierskapskontroll, definert som kontroll med forvaltningen av eierinteressene, herunder kontroll av om den som utøver eierskapet gjør det i samsvar med kommunestyrets vedtak og forutsetninger. Videre er det anledning til å gjennomføre forvaltningsrevisjon i selskaper, slik definert i kommuneloven 77 nr. 4: kontroll med at den økonomiske forvaltning foregår i samsvar med gjeldende bestemmelser og vedtak, og at det blir gjennomført systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets eller fylkestingets vedtak og forutsetninger Det er et diskusjonstema hvilke selskapsformer og eierskap som inngår i begrepet selskapskontroll. Det er på det rene at dette som et lovpålagt minimum må omfatte kommunens eierskap i aksjeselskap (AS), allmennaksjeselskap (ASA), interkommunale selskap (IKS), og samvirkeforetak og andre selskaper med begrenset ansvar (BA, SA). Denne planen legger videre til grunn at selskapskontrollen også skal omfatte alle selvstendige virksomheter der kommunen har et eierskap eller interesser med tydelig karakter av eierskap. 1.1 Plan for selskapskontroll I følge forskriftens 13, første ledd skal det også minst en gang i valgperioden utarbeides plan for gjennomføring av selskapskontroll. Dette skal skje senest innen utgangen av året etter at kommunestyret er konstituert. I likhet med plan for forvaltningsrevisjon hviler det på kontrollutvalget å fremme forslag om plan til forvaltningsrevisjon, mens det er kommunestyret som vedtar planen. For forvaltningsrevisjon stiller forskriften krav om at planen skal baseres på en overordnet analyse av kommunens eller fylkeskommunens virksomhet ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger. Gjeldende forskrift stiller ikke tilsvarende krav til plan for selskapskontroll, men i forslag til endringer av kommuneloven som har vært ute på høring er det lagt opp til at slikt krav stilles også for denne. Denne planen er basert på en slik analyse gjennomført av Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS, felles for kontrollutvalgene hos selskapets 15 eiere. 1.2 Gjennomføring av selskapskontroll Revisjon Midt-Norge IKS er i henhold til den inngåtte selskapsavtalen, det selskapet som skal gjennomføre selskapskontroll på vegne av de 15 deltakerne i selskapet. 19
1.2.1 Bestilling av selskapskontroll Kontrollutvalget foretar bestilling av selskapskontroll, med nærmere innretning av undersøkelsen, med bakgrunn i de vedtatte prioriteringene. 1.2.2 Innsyn Kommuneloven 80 hjemler følgende innsynsrett i selskaper for kontrollutvalget eller den som utfører kontroll på vegne av dette: 80. Selskapskontroll I interkommunale selskaper etter lov 29. januar 1999 nr. 6 og i aksjeselskaper der en kommune eller fylkeskommune alene eller sammen med andre kommuner eller fylkeskommuner eier alle aksjer, og i heleide datterselskaper til slike selskaper, har kommunens eller fylkeskommunens kontrollutvalg og revisor rett til å kreve de opplysninger som finnes påkrevd for deres kontroll, så vel fra selskapets daglige leder som fra styret og den valgte revisor for selskapet. I den utstrekning det finnes nødvendig, kan kontrollutvalget og kommunens revisor selv foreta undersøkelser i selskapet. Kommunestyret eller fylkestinget kan fastsette regler om kontrollutvalgets og revisors kontroll med forvaltningen av kommunens eller fylkeskommunens interesser i selskapet og herunder fastsette hvilke dokumenter mv. som skal sendes kommunens eller fylkeskommunens kontrollutvalg og revisor. Kontrollutvalget og kommunens eller fylkeskommunens revisor skal varsles og har rett til å være tilstede på selskapets generalforsamling, samt møter i representantskap og tilsvarende organ. Denne lovbestemte innsynsretten gjelder altså bare for selskap eid 100 % av kommuner og fylkeskommuner i fellesskap. I selskaper med andre eiere, eller selskapsformer ikke omfattet av denne formuleringen må retten til innsyn skaffes med andre hjemler. Et alternativ er å sørge for at selskapets vedtekter gir rett til innsyn for eiernes kontrollorganer. I aksjeselskaper og de fleste andre selskapsformer kan en slik hjemmel fastsettes av generalforsamling med 2/3 flertall. Som ansvarlig offentlig eier bør kommunen søke å få inn slike bestemmelser i vedtektene, i alle fall i selskaper som stort sett er offentlig kontrollerte. Der ingen slik hjemmel finnes kan man ved vedtak om selskapskontroll i et kontrollutvalg anmode om at selskapet frivillig gir slikt innsyn. Erfaringsmessig er dette uproblematisk i selskaper som hovedsakelig finansieres med offentlige midler, eller der det offentlige er dominerende på eiersiden. Dette er likevel lite ønskelig, da det gir selskapet anledning til å motsette seg kontroll. Et siste alternativ er å gjennomføre selskapskontroll utelukkende basert på offentlig tilgjengelig informasjon, og den informasjon som finnes i kommunenes arkiver. For ren eierskapskontroll, dvs. kontroll med kommunens utøvelse av eierskap, kan dette være tilstrekkelig, men det vil neppe være nok til å kunne gjennomføre forvaltningsrevisjon. Det er derfor en fordel om kommunen sørger for å be sine eierrepresentanter reise spørsmål om å ta inn regler om innsyn i vedtektene ved generalforsamling i selskaper der innsyn ikke er pålagt ved lov. 20
1.2.3 Samarbeid om selskapskontroll I selskaper der flere kommuner er eiere, særlig der flere kommuner med samme revisor er eiere, vil det være hensiktsmessig å søke å inngå samarbeid om selskapskontroll. Dette både av ressurshensyn i revisjonsarbeidet, da de fleste vurderinger vil kunne være gyldige for flere eiere, men også av hensyn til at selskapet ikke skal pålegges kontroll oftere enn nødvendig. Dette fordrer at kommunenes prioriteringer for selskapskontroll samordnes, og at kontrollutvalgene må gis myndighet til å prioritere mellom aktuelle prosjekter basert på hvilke prosjekter der det finnes interesserte samarbeidspartnere. 1.2.4 Ressurser Ressurser til gjennomføring av selskapskontroll må, dersom kommunen ikke ønsker å tilføre nye ressurser til formålet, tas av samme ressurser som stilles til rådighet for forvaltningsrevisjon. For Tydal kommune er per 2012 samlet ca 100 timer årlig til forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. Det vil derfor være nødvendig å foreta en løpende prioritering mellom disse to formålene før bestilling av prosjekter. Det kan være hensiktsmessig at myndighet til å gjøre denne prioriteringen legges til kontrollutvalget. 1.3 Rapportering Revisjonen rapporterer løpende til kontrollutvalget om hvert enkelt gjennomført prosjekt. Kontrollutvalget legger disse løpende fram for kommunestyret. Det forutsettes at det for felles prosjekter mellom flere kommuner kan rapporteres i én felles rapport der dette er hensiktsmessig. 21
2 Eierskap og eierstyring i Tydal kommune Kommunestyret opphevet i desember 2010 sitt tidligere vedtak om å utarbeide en eierstrategi i forhold til selskaper de har eierandeler i. Kommunestyret har gjennom vedtak i sak 52/10 gitt signaler om hvordan en ønsker å følge opp virksomheter hvor kommunen har eierandeler. Vedtaket gjengis i sin helhet: 1.Tydal kommune har ikke eierskap i eksterne selskap som gjør det nødvendig å utarbeide egne strategier og planer for sitt eierskap. 2. Kommunens valgte representanter i alle selskaper der Tydal kommune er eier skal avgi rapport til ordfører gjennom møtereferat eller på annen måte. 3.Årsmelding og regnskap fra alle selskap der Tydal kommune er eier skal legges frem for kommunestyret. 4.Dersom kommunen går inn i eksterne selskap med betydelig eierandeler, skal det utarbeides egen strategi for eierskapet. 22
3 Prioritering av selskapskontroll i planperioden 1. Eierstyring Oppfølging av eierstyringen kommer innenfor den obligatoriske selskapskontrollen og må gjennomføres i valgperioden. Her følger en opp praktiseringen av kommunens eierstyring. Denne kan blant annet inkludere kontroll med praktisering av punktene som kommunestyret vedtok i sak 52/10, gjengitt under punkt 2 foran. Det kan også være aktuelt å se på kommunikasjon med selskapene man er medeier i. 2. Kontroll av utvalgte selskaper Ved selskapskontroll av enkeltselskaper der flere kommuner er eiere er det hensiktsmessig å søke å gjennomføre disse i samarbeid. Tydal kommune eier små andeler i selskaper. Viser til pkt 4 nedenfor. I tillegg til selskapene som er nevnt under pkt 4 vil kommunen sannsynligvis få en liten eierandel i TrønderEnergi AS i løpet av høsten 2012. Da kommunen har små eierandeler vil kontroll av enkeltselskaper kun bli vurdert, dersom prosjekter blir prioritert av kontrollutvalg i andre eierkommuner. I tilknytning til sin årsmelding for 2011 til kommunestyret, utrykte kontrollutvalget at det er begrenset behov for å igangsette selskapskontroll, dersom det ikke oppstår spesielle forhold. Kontrollutvalget vil årlig vurdere behovet for kontrollog/eller informasjon om kommunens eierskapsoppfølging. 23
4 Oversikt over kommunens eierskap Tydal kommune Orgnr Selskapsnavn Selskapstype Eierand 971375965 Interkommunalt Arkiv Trøndelag IKS IKS 1,16 % Ja 988799475 Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS IKS 0,8 % Ja 866818452 Kommunekraft AS AS?% 988799475 Fra Fjord til Fjell AS IKS 556503232 Naboer AB 977036283 Revisjon Midt-Norge IKS 24 Off.heleid 16,67 % Ja AS 2,6 % Nei IKS 0,8 % Ja
Forarbeid til plan for forvaltningsrevisjon 2013-2014 Saken behandles i Kontrollutvalget i Tydal kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato 13.09.2012 Saksnr 019/12 Arvid Hanssen 216 12/135-1 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Sekretariatet tar med seg innspill som kom frem i det videre i arbeidet med overordnet analyse og plan for forvaltningsrevisjon. Vedlegg Tydal-Plan-FR 2010-2011. Saksutredning Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner pålegger kontrollutvalget å utarbeide og legge frem for kommunestyret en plan for forvaltningsrevisjon: 10. Plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon Kontrollutvalget skal minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret eller fylkestinget er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Planen vedtas av kommunestyret eller fylkestinget som kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. (..) Planen skal i følge forskriften baseres på en overordnet analyse av kommunens virksomhet. Siste overordnede analysedokumentet som sekretariatet utarbeidet er fra 2009. Analysen var en vesentlig del av grunnlaget som lå til grunn for plan for forvaltningsrevisjon 2010-2011. Denne planen ble vedtatt i kommunestyret 24.06.2010, sak 25/10, og følger som vedlegg i denne saken. På grunn av forskyvning i tid når det gjaldt oppstart av bygging av flerbrukshus, ble planen lagt til grunn for aktiviteten ut 2012. Fokus for prosessen med utarbeidelse av analyse- og plandokumenter bør ligge på å finne fram til prosjekter som kan bidra til forbedring og økt måloppnåelse for hele virksomheten. Det bør legges vekt på å skaffe relevant informasjon fra ulike parter, både fra politisk og administrativt hold, dokumenter og andre relevante kilder. Kommunal- og regionaldepartementet la i desember 2009 fra et omfattende dokument 85 anbefalinger til styrket egenkontroll i kommunene. I dokumentet anbefales det at arbeidet med overordnet analyse bør sees i sammenheng med annet lignende arbeid som gjøres i kommunen, som for eksempel i forbindelse med arbeidet med internkontrollen, som administrasjonen har ansvaret for. Sekretariatet mener det derfor er viktig at rådmannen får mulighet til å gi innspill, og benytter denne muligheten, når risikovurderinger skal gjøres og aktuelle tilsynsområder skal vurderes/foreslås. Kommunens årsmelding for 2011 med bl.a KOSTRA-analyser, evalueringer og nøkkeltall, er også ett av flere viktige dokumenter som gir nyttig informasjon om status og utvikling på mange områder i kommunen. Plan for forvaltningsrevisjon skal være et verktøy for kommunestyret, som et ledd i å ivareta sitt overordnede kontroll- og tilsynsansvar. Det er en viktig at prosjektområdene som 25
fremheves i planen oppfattes som nyttige for kommunestyrets virksomhet. Sekretariatet har derfor lagt opp til at kontrollutvalgets medlemmer kan få impulser også fra andre. I enkelte kommuner har gruppeledere blitt inviterte til kontrollutvalgets møter. Dette kan være noe ambisiøst, men sekretariatet mener at dette kan være positivt både i forhold til å få innspill til prosjekt, men også for å få mer bevissthet rundt kontrollutvalgets arbeid. Fra og med perioden 2010-2011 er det i Tydal lagt opp til å vedta toårige planer for forvaltningsrevisjon. Tidligere ble planene vedtatt for ett år. Erfaringen fra siste planperiode tyder på at toårige planer er en bra løsning. Det formelle kravet er en plan i valgperioden, men det er nødvendig å balansere behovet for kontinuitet og planlegging opp mot behovet for å kunne sørge for at planen fortsetter å være relevant. Ved en periode på mer enn to år kan man risikere at planen blir utdatert. Ytterligere informasjon om planer for forvaltningsrevisjon og forvaltningsrevisjon generelt kan finnes i KRDs veileder Kontrollutvalgsboken1, kapittel 6 og 7 (s. 77-103). Alle faste medlemmer av kontrollutvalget har fått boka utlevert. Elektronisk utgave av håndboken finnes også på KonSek sine hjemmesider. www.konsek.no Videre prosess Etter en innledende diskusjon i dette møtet vil sekretariatet arbeide med overordnet analyse, og utarbeide et utkast til plan for forvaltningsrevisjon. I dette arbeidet vil administrasjonen og revisjonen bli oppfordret til å komme med innspill. Sekretariatet mener utvalget kan vurdere om det er ønskelig å invitere rådmannen og eventuelt andre i administrasjonen til en dialog rundt utfordringer knyttet til driften av kommunen. Da hele ledergruppen var opptatt på annet hold, var dette ikke aktuelt i forhold til møtet 13.09.12. Invitasjon kan også gå til politikere om utvalget mener dette er riktig. Forslag til plan for forvaltningsrevisjon 2013-2014 må vedtas av kontrollutvalget på siste møte i 2012, den 29.november. Behandling i kommunestyret må skje før utgangen av året, som i praksis er på møtet 13.desember. Dette vil gjøre det mulig å bestille nytt forvaltningsrevisjonsprosjekt tidlig i 2013, dersom dette er ønskelig. Totale timer til forvaltningsrevisjon og selskapskontroll er disponert for 2012, da utvalget har bestilt en rapport vedrørende Flerbrukshuset. Denne rapporten er en oppfølging etter at bygget står ferdig og omhandler i stor grad byggeregnskapet. Den totale årlige ramme til forvaltningsrevisjon og selskapskontroll ligger på ca 100 timer og er dermed veldig begrenset. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Sekretariatet oppfordrer kontrollutvalget og eventuelt også ordfører til å komme med innspill til en diskusjon om risikoområder og mulige områder for forvaltningsrevisjon. Utvalget bør ta stilling til om det er ønskelig med et arbeidsmøte utenom oppsatt møteplan, hvor andre aktører inviteres. Det er budsjettmessig tatt høyde for dette, da bare 4 av 5 planlagte årlige møter er fastsatt. Sekretariatet vil legge erfaringer og prioriteringer som kommer frem i diskusjonen til grunn for den videre prosessen. 1 Elektronisk versjon av Kontrollutvalgsboken kan lastes ned her: http://www.regjeringen.no/nb/dep/krd/dok/veiledninger_brosjyrer/2011/kontrollutvalgsboken-omkontrollutvalget.html 26
27
TYDAL KOMMUNE Plan for forvaltningsrevisjon for 2010-2011 Tydal kommune Kontrollutvalget Behandlet av kontrollutvalget i møte 19.05.109, sak 12/2010. Vedtatt av kommunestyret i møte 24.06.10 sak 25/2010. 28
Side 2 Tydal kommune Innledning I henhold til Forskrift om kontrollutvalg, 10, skal kontrollutvalget utarbeide plan for forvaltningsrevisjon basert på en overordnet analyse av kommunens virksomhet. Planen skal vedtas endelig av kommunestyret, og utarbeides minimum en gang i løpet av valgperioden. Selv om det er tilstrekkelig å utarbeide plan for forvaltningsrevisjon kun én gang i valgperioden, legger kontrollutvalget opp til en 2-årlig rullering av planen i kommunestyret. Kontrollutvalget vil ha planen til løpende vurdering og gi tilbakemelding til kommunestyret, dersom det oppstår forhold som gjør dette nødvendig. Forvaltningsrevisjonsarbeidet har etter hvert blitt en sentral del av kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunal sektor og det er derfor viktig at kontrollutvalget og kommunestyret bruker plan for forvaltningsrevisjon som et redskap for å utøve en mest mulig målrettet og effektiv tilsynsfunksjon i kommunen. Fremgangsmåte Plan for forvaltningsrevisjon for 2010-2011 bygger på en overordnet analyse av virksomheten i Tydal kommune. Formålet er å bidra til at Tydal kommune oppnår målsettingene som kommunen har satt for sin virksomhet, eller unngår å komme i situasjoner som gjør at måloppnåelse begrenses eller som kan skade kommunens omdømme utad. Kontrollutvalget/sekretariatet har i sitt arbeid tatt utgangspunkt i kommunens styrende dokumenter, herunder planverk, budsjett, regnskap, årsmeldinger og politiske vedtak. Kommunens virksomhet er i stadig endring. Organisasjonsmessige forhold og eksterne betingelser knyttet til økonomi, statlige føringer og krav m.m. vil variere i løpet av noen år. Disse variasjonene kan ha innvirkning på hvilke områder det er mest hensiktsmessig å sette inn ressurser til forvaltningsrevisjon. Denne planen er derfor utarbeidet med tanke på forvaltningsrevisjon i kommende 2-årsperode. Prosjektene som trekkes frem her er imidlertid flere enn det som er realistisk å gjennomføre i løpet av perioden. Prioriteringsrekkefølgen for områdene er førende for kontrollutvalgets bestillinger av de enkelte prosjekter, men med mulighet til å foreta endringer dersom det skulle være hensiktsmessig. Kommunestyret delegerer til kontrollutvalget å foreta nødvendige og begrunnede endringer fra prioriteringene i planen. Aktuelle forvaltningsrevisjonsprosjekter i 2010-2011 eller eventuelt senere: Med bakgrunn i gjennomgang/analyse som er gjort av Tydal kommune og kommunens virksomhet foreslår kontrollutvalget temaer for forvaltningsrevisjon i 2010-2011. Det vises til saksfremstillingen i sak 12/2010 i kontrollutvalget. I en så vidt liten kommune er det viktig at en ser ressursbruken over flere år, hvis ikke vil det enkelte prosjekt bli svært avgrenset. Kontrollutvalget har denne gangen satt opp kun ett prioritert prosjekt i planen og foreslått at prosjektet går over 2 år med delrapportering til kontrollutvalget og kommunestyret. Øvrige prosjekter er vurdert, og kan etter kontrollutvalgets mening, bli aktuelle senere eller om det skjer uforutsette ting i forhold til fremdriften av bygging av flerbrukshus. Tydal kommune Plan for forvaltningsrevisjon for 2010-2011 29
Side 3 Prioritert prosjekt 1. Oppfølging av byggeprosjekt flerbrukshus. Formålet med prosjektet er å følge opp at byggeprosjektet gjennomføres ihht kommunestyrets vedtak og at gjeldene lover og forskrifter følges. Etterlevelsen av Lov om offentlige anskaffelser blir viktig i prosjektet. Litt avhengig av hvor omfattende en vil lage dette prosjektet, mener sekretariatet at det kan legges opp til delrapportering til kontrollutvalget og eventuelt også til kommunestyret. Det kan være naturlig å rapportere allerede etter at kontrakter er inngått, da med hovedvekt i forhold til om korrekte prosedyrer knyttet til anskaffelser er fulgt. Dersom prosjektet skal følge hele prosessen, må det foretas en sluttrapportering når byggeregnskapet er avsluttet. I så fall bør prosjektet gjennomføres over 2 revisjonsår i periode n 01.05.2010-30.04.2012. Fremdriftsplan og delrapportering må skje ihht byggeprosessen. Prosjekter som er diskutert, men ikke prioritert av kontrollutvalget for 2010-2011. Innkjøp og innkjøpsforvaltning i Tydal kommune Tydal kommune kjøper i normalår inn varer og tjenester i størrelsesorden 30 millioner kroner som blir belastet drifts- og investeringsregnskapet. Kjøp av varer og tjenester i offentlig sektor er underlagt et strengt og detaljert regelverk, i første rekke ved lov og forskrift om offentlige anskaffelser som gjelder for hele EØS og EU området i Europa. Regelverket stiller krav om at kommunen skal tilstrebe konkurranse i sine anskaffelser og kjøp over visse beløpsgrenser skal kunngjøres etter spesielle retningslinjer. Dette stiller krav til både kompetanse og kapasitet i kommunens innkjøpsforvaltning. Ved å gjennomføre et forvaltningsrevisjonsprosjekt kan kontrollutvalget bidra til en evaluering av innkjøpsordningen i Tydal kommune, med vekt på hensynet til om Tydal kommune klarer å ivareta bestemmelsene i innkjøpsregelverket. Dette prosjektet er ikke aktuelt å gjennomføre på kort sikt, dersom prosjekt om bygging av flerbrukshus gjennomføres, da lov om offentlige anskaffelser er sentralt også i dette prosjektet. KOSTRA og andre rapporteringssystemer i kommunen Innrapportering av informasjon fra kommunen til ulike registre. KOSTRA, kommune stat rapportering, er et nasjonalt informasjonssystem som gir styringsinformasjon om kommunal virksomhet. Hvordan er kvaliteten i KOSTRA-tallene, innrapporteres det rett fra kommunen sin side? Hvordan bruker kommunen KOSTRA-tallene som underlag for politiske beslutninger? Tydal kommune Plan for forvaltningsrevisjon for 2010-2011 30
Side 4 IPLOS er systematisert standardinformasjon basert på individopplysninger om søkere og mottakere av kommunale sosial- og helsetjenester. Et obligatorisk verktøy for dokumentasjon, rapportering og statistikk for kommunene og sentrale myndigheter. Målet for kommunene ved bruk av IPLOS skal være: standardisert informasjon om søkere og mottakeres funksjonsnivå og tjenestebehov, som skal anvendes både i saksbehandling, og ved utøvelse av tjenestene. IPLOS skal gi god statistikk til tjenesten og kommuneledelsen. Forvaltningsrevisjon med fokus på rapporteringssystemer er aktuelt i flere av kommunene som Revisjon Midt-Norge har oppdrag for, men ikke besluttet gjennomført. Kontrollutvalget har ført opp prosjektet som uprioritert. Utvalget ønsker å signalisere at prosjektet bør gjennomføres, når flere kommuner slutter seg til. Næringsfond Næringsfondet er av stor betydning for virksomheten i Tydal. Prosjektet kan vinkles mot virkemiddelbruken og samtidig gi svar på hvilke resultater en oppnår. På hvilke områder lykkes man/lykkes man ikke? Det ble gjennomført et prosjekt på dette området for 8-9 år siden. Den gang skulle undersøkelsen gi svar på om næringsfondet bidro til å skape arbeidsplasser og sikre bosettingen i Tydal. Den gang var det vanskelig å konkludere på næringsfondets betydning, da mange faktorer utenom bruken av næringsfondet er viktige i forhold til arbeidsplasser og bosetting. Saksbehandling innen teknisk sektor. Som forvaltningsorgan, tjenesteleverandør og myndighetsutøver griper virksomheten til Tydal kommunene inn i store deler av innbyggernes hverdag. Virksomheten har stor betydning og det er viktig at Tydal kommune opptrer på en måte som skaper sikkerhet og trygghet for at riktige beslutninger tas innen rimelig tid. Fokus på kommunal forvaltning er stor og det er viktig at kommunen fremstår som en forutsigbar og pålitelig myndighetsutøver og tjenesteleverandør, med høy integritet som sikrer likebehandling og saksbehandling i henhold lov, forskrift og fattede vedtak. Et forvaltningsrevisjonsprosjekt om saksbehandlingen i Tydal kommune vil kunne se på kommunens prosedyrer og rutiner for saksbehandling og myndighetsutøvelse. Viktige innfallsvinkler vil være responstid, saksbehandlingstid, håndtering av habilitetsproblematikk, kvalitetssikring og generell internkontroll i kommunens saksbehandling og myndighetsutøvelse. Kontrollutvalget ønsker å avgrense prosjektet til saksbehandlingen innen teknisk etat. Formålet med prosjektet er som nevnt ovenfor å vurdere om gjeldende lovverk og saksbehandlingsregler følges, herunder frister. Mange innbyggere er opptatt av dette området. Dersom kontrollutvalget ønsker å utvide prosjektet noe, eventuelt ha en annen vinkling, kan opplevd service blant brukerne av tjenestene være aktuelt å se på. Dette kan gi nyttig tilbakemelding i forhold til videreutvikling av tjenestene på dette området. Tydal kommune Plan for forvaltningsrevisjon for 2010-2011 31
Side 5 Interkommunalt samarbeid. Interkommunalt samarbeid er prøvd, planlegges eller igangsatt på flere områder i kommunen. Samarbeid i Værnesregionen er et stort prosjekt som det er arbeidet med lenge og mye er igangsatt de senere år. Fylkesmannen har gjennom et større prosjekt kartlagt ulike samarbeidsformer i Trøndelagsfylkene. Værnesregionen har pekt seg ut som en region med mye samarbeid og har fått økonomisk støtte til forskjellige prosjekt. En mulig innfallsvinkel for et prosjekt er å se på om kommunen har en strategi for sitt samarbeid og om denne følges opp i praksis. Å se på om interkommunalt samarbeid gir de effekter som er forventet, kan være en annen innfallsvinkel. Et forvaltningsrevisjonsprosjekt her kan synliggjøre både gode og mindre gode erfaringer med interkommunalt samarbeid for Tydal kommune. Hvilke områder som er egnet for interkommunalt samarbeid, ulike organisasjonsmodeller og hvilke kostnader og gevinster denne typen samarbeid gir, kan også være aktuelle innfallsvinkler for et forvaltningsrevisjonsprosjekt. Dersom er prosjekt om interkommunalt samarbeid prioriteres er det viktig at kontrollutvalget ved eventuell bestilling, og revisjonen ved utarbeidelse av den endelige prosjektplanen, tar hensyn til evalueringer/rapporter som allerede er utarbeidet og planlagt, da det er mye på gang innen dette området. Rapportering om gjennomført forvaltningsrevisjon I tråd med forskrift om revisjon 8 skal revisor rapportere fortløpende til kontrollutvalget om resultater av gjennomført forvaltningsrevisjon. Videre er kontrollutvalget pålagt å rapportere om tilsvarende til kommunestyret. Med mindre kommunestyret vedtar spesielle bestemmelser for når og hvordan denne rapporteringen skal foregå er det opp til kontrollutvalget å finne form og frekvens for dette. I tråd med tidligere praksis videreføres en fortløpende rapportering til kommunestyret, etter hver gjennomført forvaltningsrevisjonsprosjekt. Kontrollutvalget skal videre etter gjennomført forvaltningsrevisjon påse at kommunestyrets vedtak i tilknytning til behandlingen av rapporter om forvaltningsrevisjon følges opp. Forskrift om kontrollutvalg 12. Oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapporter Kontrollutvalget skal gi rapport til kommunestyret eller fylkestinget om hvordan kommunestyrets eller fylkestingets merknader til rapport om forvaltningsrevisjon er blitt fulgt opp. Det skal også rapporteres om tidligere saker som etter utvalgets mening ikke er blitt fulgt opp på en tilfredsstillende måte. Rapportering til kommunestyret om oppfølging av forvaltningsrevisjon vil skje gjennom kontrollutvalgets årsmelding eller i egne saker. Tydal kommune Plan for forvaltningsrevisjon for 2010-2011 32
Forslag til økonomiplan 2013-2016 med budsjett 2013 for kontrollutvalget. Saken behandles i Kontrollutvalget i Tydal kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato 13.09.2012 Saksnr 020/12 Arvid Hanssen 033 12/12-3 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling 1. Kontrollutvalgets forslag til økonomiplan for 2013 2016 og budsjett for 2013 med en netto ramme på kr 504.000, inkludert kjøp av revisjonstjenester og sekretariatstjenester for kontrollutvalget, vedtas. 2. Revisjonshonorar og totalrammen endres i samsvar med vedtak i representantskapet for Revisjon Midt-Norge IKS, dersom forutsetningene om en økning av revisjonshonoraret på 5 % ikke blir vedtatt. Saksutredning Budsjettbehandlingen for kontrollorganene. I henhold til forskrift om kontrollutvalg ( 18), går det frem at kontrollutvalget utarbeider forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen. Kontrollutvalgets forslag til budsjettramme for kontroll- og revisjonsarbeidet skal følge formannskapets budsjettinnstilling til kommunestyret. Kontrollutvalget fremmer herved en sak om budsjett for kontrollutvalgets virksomhet og kjøp av revisjons- og sekretariatstjenester for 2013 i Tydal kommune. Budsjettet for 2013 med økonomiplan 2013-2016 Kontrollutvalgets budsjett vil inneholde utgiftene til selve driften av utvalget, samt utgiftene knyttet til kjøp av sekretariatstjenester for kontrollutvalget og kjøp av revisjonstjenester. Kontrollutvalgets egen virksomhet Når det gjelder kontrollutvalgets egen virksomhet legges det opp til at budsjettet samlet blir på samme kronebeløp som for 2012, da utvalget over flere år har hatt tilstrekkelig midler til sin aktivitet. Som følge av endringer i godtgjørelser som kommunestyret vedtok i desember 2011, er godtgjørelser til leder, samt møtegodtgjørelsen samlet økt med kr 8.000. Sekretariatet har på bakgrunn av erfaringstall redusert postene til tapt arbeidsfortjeneste og skyss og kostgodtgjørelse tilsvarende. KonSek har i beregningene av godtgjørelse tatt utgangspunkt i at kontrollutvalget avvikler inntil 5 møter i året, etter satsene som gjelder i 2012. Kontrollutvalget må ha mulighet og midler til å skaffe seg kunnskap og kan delta i erfaringsutveksling og samlinger sammen med andre kontrollutvalg. Kommunal og Regionaldepartementet har i sine 85 anbefalinger for styrket egenkontroll i kommunene pekt på opplæring av kontrollutvalg som et viktig område. Det er derfor viktig at kursbudsjettet opprettholdes, selv om også dette er en post som i liten grad er benyttet. Deltakelse i eventuelle kurs utenom regionen kan være aktuelt. 33
På bakgrunn av erfaringstall de siste år og begrunnelsene ovenfor, foreslår sekretariatet at budsjettet til kontrollutvalgets egen virksomhet opprettholdes på samme kronenivå som for 2012. Kjøp av sekretariatstjenester Tydal kommune kjøper sekretariatstjenester for kontrollutvalget hos KonSek Midt-Norge IKS. Dette er i henhold til den inngåtte avtalen om interkommunalt samarbeid. Da representantskapet i KonSek behandlet budsjettrammene for 2013 i sitt møte den 29.04.12, ble det lagt til grunn en økning på 2 %, noe som er under forventet pris og lønnsvekst fra 2012 til 2013. Avrundet betyr dette en økning på kr 2.000 (1.9 %) for Tydal kommune. Kjøp av revisjonstjenester Tydal kommune kjøper sine revisjonstjenester fra Revisjon Midt-Norge IKS. Dette er også i henhold til inngått avtale om interkommunalt samarbeid. Representantskapet i Revisjon MidtNorge IKS behandler budsjettet for 2013 på møte den 01.10.2012. KonSek har derfor i budsjettet nedenfor lagt inn tallene fra økonomiplanen for Revisjon Midt-Norge IKS, som ble behandlet i oktober 2011. I denne er det tatt høyde for en økning på 5% fra 2012 til 2013 som avrundet betyr en økning på kr 16.000 for Tydal kommune. Revisjon Midt-Norge IKS vil i tråd med tidligere praksis oversende representantskapets behandling av budsjettet, direkte til Tydal kommune. Den totale rammen for kontrollutvalget, inkludert kjøp av revisjons- og sekretariatstjenester, blir etter dette kr 504.000, som er en samlet økning på kr 18.000 (3,7 %) fra 2012. Budsjettet kan spesifiseres som følger: Kto Budsjett 2013 Tekst 1080 1082 1083 1099 1103 1116 1150 Godtgjørelse folkevalgte, leder Godtgjørelse tapt arbeidsfortjeneste Møtegodtgjørelse (5 møter, 2012-satser) Arbeidsgiveravgift Abonnement tidsskrift (kontorutgifter) Bevertning Kurs, konferansen inkl overnatting (budsjetterer samlet) 1160 Skyss, kostgodtgj. oppgavepliktig 1178 Reiseutgifter ikke oppgavepliktige 1196 Kontingent Sum kontrollutvalgets egen virksomhet 1370 Kjøp av tjenester fra private 1375 Kjøp tjenester Revisjon Midt-Norge IKS 1375 Kjøp tjenester KonSek Midt-Norge IKS Sum kjøp av tjenester Sum kontrollutvalg, sekretariat og revisjon Budsjett 2012 Regnskap 2011 20.000 10.000 8.000 3.000 3.000 2.000 18.000 15.000 15.000 5.000 3.000 3.000 2.000 18.000 16.048 1.473 3.600 1.352 4.150 1.479 0 7.000 10.000 2.000 73.000 2.000 73.000 1.168 70 1.100 30.440 *323.000 108.000 431.000 307.000 106.000 413.000 8.640 286.000 102.000 396.640 504.000 486.000 427.080 *Anslag fra økonomiplan, behandlet av representantskapet i 2011. Nytt budsjett vedtas 01.10.12. 34
Økonomiplanen for perioden 2013 2016: Med utgangspunkt i ovenstående redegjørelse kan følgende økonomiplan for planperioden 2013-2016 legges frem: (alle tall i 2013 kroner). Vedtatt budsjett 2012 Budsjett forslag for 2013 Anslag for Anslag for Anslag for 2014* 2015* 2016* Kontrollutvalget Utgifter til sekretariatstjenester for kontrollutvalget Utgifter til revisjon 73.000 73.000 73.000 73.000 73.000 106.000 108.000 108.000 108.000 108.000 307.000 323.000 323.000 323.000 323.000 Sum driftsutgifter 486.000 504.000 504.000 504.000 504.000 *) I økonomiplanen er budsjettallene for 2013 videreført i planperioden. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Kontrollutvalgets sekretariat tilrår at kontrollutvalget slutter seg til sekretariatets vurderinger og anbefaler utvalget å be kommunestyret om å vedta kontrollutvalgets forslag til økonomiplan for 2013 2016 og budsjett for 2013. Budsjettet som sekretariatet har satt opp for 2013 har en netto ramme på kr 504.000, inkludert kjøp av revisjonstjenester og sekretariatstjenester for kontrollutvalget. Dette er en økning på 3,7 % i forhold til 2012. 35
Eventuelt Saken behandles i Kontrollutvalget i Tydal kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato 13.09.2012 Arvid Hanssen 12/110-3 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Saken legges fram uten innstilling. 36 Saksnr 021/12