Etiske retningslinjer for Bydrift KF 2012
Side 1 av 6 Etikken sitter i hele kroppen Longyearbyen er et lite sted der hver og en utgjør en synlig del av samfunnet enten det er på butikken, på et sted med alkoholservering, på sosiale medier eller ute på tundraen. Omgangskretsen går ofte på tvers av skillelinjer man ser på fastlandet. Longyearbyen byr således på egne utfordringer knyttet til etikk. Etikk i Bydrift KF handler om at vi skal kunne stå for de valgene vi gjør i jobbsituasjonen. Vil de tåle offentlighetens lys? Kan jeg for eksempel ta imot en vinflaske fra en fornøyd innbygger? Kan jeg leie inn naboen min til et oppdrag? Kan jeg forsvare at vi ikke valgte det billigste hotellet til tjenestereisen? Dette er spørsmål som dypest sett berører hvordan vi egentlig er. Hvordan vi egentlig er berører også vårt privatliv. Ansatte i Bydrift KF skal behandle brukere og kolleger med respekt, bruke fellesskapets midler på den mest effektive måten og følge gjeldende lover og regler. Vi tar både hodet, hjertet og ryggmargsrefleksen i bruk når vi handler, og som regel ender vi opp med de gode valgene. Men noen situasjoner er vanskeligere enn andre, og derfor har Bydrift KF hatt en samling for alle ansatte som grunnlag for etiske regler for alle oss som har Bydrift KF som arbeidsplass. Retningslinjene sørger for at valgene våre ikke går på bekostning av fellesskapets beste, og de setter en standard for hvordan vi skal utføre oppgavene våre på en måte som gjør at innbyggerne kan ha tillit til oss. Menneskene er Svalbards, og Bydrift KF sin viktigste ressurs og etikken kan hjelpe oss til å ta vare på hverandre. Etikken kan også hjelpe oss til å ivareta verdiene til Longyearbyen lokalstyre: Unikt, trygt og skapende. De som har opplevd korrupsjon på nært hold vet at det er kostbart på mange måter. Ta derfor frem etiske regler med jevne mellomrom og snakk om den med dine kolleger. Er du i tvil om en situasjon; ta kontakt med din leder! Marianne Stokkereit Aasen, september 2012
Side 2 av 6 Omdømme Å etterleve de etiske retningslinjer bidrar til å gi Bydrift KF et varig godt omdømme blant kunder og leverandører, blant publikum for øvrig og internt i foretaket. Det er da viktig å huske på at omdømme først og fremst blir etablert gjennom individers holdninger og oppførsel, og dermed angår oss alle sammen. Anskaffelser Styret i Bydrift KF har vedtatt et reglement for anskaffelser, og vi har etablert prosedyrer knyttet til anskaffelser i Prosmart. Vårt samfunnsansvar er å bidra til konkurranse, gi alle mulighet, samtidig som vi skal sørge for at de som skal jobbe for oss skal gjøre en jobb vi kan være stolt av. Dette setter strenge krav til oss som bestillere. Forretningsetiske regler Anskaffelser skal være basert på: forutsigbarhet gjennomsiktighet etterprøvbarhet likebehandling god forretningsskikk Habilitet Den enkelte medarbeider har selv ansvar for å sikre at han/hun er habil i forbindelse med sin arbeidsutførelse. Husk at det er helt vanlig å være inhabil det er ikke noe negativt i seg selv. Men du har en selvstendig plikt til å varsle din overordnede. Er du i tvil ta det opp med nærmeste leder. Ansatte plikter å gi korrekte opplysninger om egne og nærståendes interesser i andre selskaper/organisasjoner. Forbud mot gaver og andre fordeler i tjenesten Korrupsjon innebærer bestikkelser og utilbørlig påvirkningshandel. Med en utilbørlig fordel menes enhver fordel som setter deg i en bedre posisjon enn du var før fordelen ble ytet, og dermed egnet til å påvirke din dømmekraft. Gaver og andre ytelser fra leverandører kan lett oppfattes som smøring. Det er straffbart å motta gaver eller annet som er en utilbørlig fordel. Det omfatter også
Side 3 av 6 gunstige betingelser knyttet til reiser og opphold. Derfor skal du ikke motta gaver, provisjoner, tjenester eller andre ytelser: i forbindelse med anskaffelser og kontraktsinngåelser, eller når ytelsen er egnet til å påvirke dine tjenestlige handlinger Gaver under 300 kroner, for eksempel blomster eller konfekt til jul, er akseptabelt. Slike gaver skal fortrinnsvis deles med kolleger. Det samme gjelder bevertning i forbindelse med pågående samarbeid, eller deltakelse i spesielle markeringer der flere er invitert. Penger, gaver med betingelser, private gjenytelser og gaver som åpenbart kan påvirke i en forhandlings-, tilbuds- eller tjenestesituasjon er uakseptabelt. Gaver må aldri aksepteres fra noen parter i en anskaffelsesfase. Ansatte skal ikke benytte ansettelsesforholdet til å oppnå rabatter og avtaler. Invitasjon til å delta på kurs, seminarer, messer, bedriftsbesøk og lignende fra våre forretningsforbindelser kan aksepteres dersom det faglige innholdet legitimerer slik deltakelse. Kostnader knyttet til reise og opphold ved deltakelse på arrangementer initiert av leverandør, skal betales av Bydrift KF. Deltakelse skal avtales med nærmeste leder. En helhetsvurdering av situasjonen må alltid gjøres, og er du i tvil tar du kontakt med din leder. Åpenhet Bydrift skal være en åpen organisasjon, både internt, i forhold til Longyearbyen lokalstyre og i forhold til våre brukere, befolkningen i Longyearbyen. Vi arbeider for fellesskapet og skal være åpen og synlig i alle våre handlinger. Alt vi gjør skal tåle offentlighetens lys. Informasjonsplikt Longyearbyen lokalstyre har en generell aktiv informasjonsplikt. Som ansatt i Bydrift KF skal du bidra til dette. Du skal derfor gjøre deg kjent med offentlighets- og meroffentlighetsprinsippet. Du skal alltid gi korrekte og tilstrekkelige opplysninger til innbyggere, organisasjoner, selskaper og andre myndigheter. Innsyn kan bare nektes når det er hjemmel i loven for å gjøre unntak fra offentligheten, og må vurderes nøye i hvert enkelt tilfelle. Ansattes ytringsfrihet Ytringsfriheten er en grunnleggende menneskerettighet som hviler på tungtveiende hensyn til samfunnet og den enkelte. Som ansatt har du det samme grunnlovsvernet for dine ytringer som andre. Du kan delta i samfunnsdebatten, gi uttrykk for egne meninger og delta i politisk aktivitet.
Side 4 av 6 Uttaler du deg på vegne av Bydrift KF, skal dette gjøres med den nødvendige lojalitet til foretaket og i henhold til retningslinjer for mediekontakt. Hvem som uttaler seg i hvilke saker kommer også frem av retningslinjene. Sosiale medier I dag bruker mange sosiale medier. Som ansatt i Bydrift KF er det viktig å huske på at du blir sett på som en del av Bydrift KF og bør opptre ut i fra dette. På sosiale medier er det vanskelig å skille mellom deg som privatperson og i den jobben du gjør. Husk derfor at det du legger ut på sosiale medier om deg selv knyttet til arbeidsplassen din bærer preg av dette. Varsle om kritikkverdige forhold Longyearbyen lokalstyre har utarbeidet rutiner knyttet til varsling. Varsling er å si ifra om kritikkverdige forhold, det vil si lovbrudd eller brudd på etiske retningslinjer eller mistanke om dette. Overordnede prinsipper for varslingsordningen i Longyearbyen lokalstyre er: - Åpenhet og ærlighet er viktig - Alle varsler skal tas på alvor og undersøkes - Kritikkverdige forhold må stoppes eller endres - Den som varsler skal ivaretas på en god måte - Den/de det varsles om har krav på rettssikkerhet Rutinene finner du på intranett Forhold på arbeidsplassen I Bydrift KF skal vi ha en bedriftskultur som er preget av respekt. Problemer skal tas opp før det blir konflikter. Vi skal være imøtekommende overfor hverandre, andre i Longyearbyen lokalstyre og våre samarbeidspartnere. Hver enkelt har ansvar for sig enge fremtreden og for fellesskapet. Kollegiale forhold Forhold mellom ansatte og ledere skal være preget av åpenhet og ærlighet. Vis respekt for at dine kollegaer kan ha andre synspunkt og holdninger enn du selv har. Del dine kunnskaper med andre! Diskriminering, baksnakking og mobbing skal ikke forekomme; vi snakker med hverandre, ikke om hverandre. Vi skal medvirke til at det ikke forekommer misbruk av rusmidler på arbeidsplassen.
Side 5 av 6 Lederansvar Lederne skal gå foran med et godt eksempel og være seg bevisst at deres atferd påvirker den etiske norm på arbeidsplassen. Ledere skal støtte ansatte som bekjemper uetisk praksis. Ledere skal bygge en organisasjonskultur basert på åpenhet, verdigrunnlag og etiske regler. Ledere på alle nivåer skal gå gjennom de etiske retningslinjer med sine medarbeidere en gang i året, og ved nyansettelser. Ledere skal påse at alle ansatte undertegner at de har lest og forstått etiske regler i Bydrift KF. Personlig ansvar Du har et selvstendig og personlig ansvar for å følge Bydrift KF sine etiske regler. Du har rett til å nekte pålegg som er ulovlige eller medfører brudd på etiske regler. Du må ta ansvar for egen adferd ute i byen, og gå foran som et godt eksempel. Arbeidsklær legger vi igjen hjemme når vi går på fest. Brudd på etiske regler kan medføre konsekvenser for arbeidsforholdet ditt. Ta opp tvilstilfeller med din nærmeste leder. Respekt I det daglige har vi kontakt med brukerne våre, vi treffer de i jobbsammenheng, i butikken eller på puben. Alle skal møtes med profesjonalitet, respekt og imøtekommenhet Forholdet til brukerne Møt innbyggere og brukere med respekt. Ikke bland dine egne og brukernes private interesser og økonomiske midler. Like tilfeller skal behandles likt. Forvaltning av samfunnets fellesmidler Vær bevisst på at vi forvalter samfunnets fellesmidler på vegne av alle innbyggere i Longyearbyen. Bydrift KF er en stor innkjøper i Longyearbyen og forvalter årlig store ressurser. Det gjør at vi har et særskilt ansvar for å opptre på en etisk forsvarlig måte. Du skal ikke tilegne deg personlige fordeler av Longyearbyen lokalstyres ressurser.
Side 6 av 6 Ta vare på Longyearbyen lokalstyres ressurser på den mest økonomiske og rasjonelle måte. Forvaltning av ressurser Det er et klart skille mellom Bydrift KF sine matrielle ressurser og dine egne private eiendeler. Lån av Bydrift sine eiendeler til privat bruk skal alltid klareres med nærmeste overordnede. Longyearbyen lokalstyre sine PC-er skal ikke benyttes til ulovlig nedlasting av musikk, filmer eller pornografisk materiale. Avstå fra kjøp av seksuelle tjenester Du må unngå å oppføre deg på en måte som kan sette Longyearbyen lokalstyre i et dårlig lys. Avstå fra kjøp av seksuelle tjenester på tjenestereise eller annet oppdrag. Dette gjelder også i fritiden under slike oppdrag.