Sogn og Fjordane fylkeskommune Fylkeshuset 6863 LEIKANGER Deres ref. Vår ref. Dato 11/5220-7 12/140-3 12.07.2013 Kap. 551, postene 60 og 61 - Tilbakemelding på årsrapport for 2012 Vi viser til innsendt rapportering for budsjettåret 2012. I dette brevet gir Kommunal- og regionaldepartementet (KRD) fylkesvis tilbakemelding på: - Den beskrivende rapportering (vedlegg 4a til tilskuddsbrevet for kap. 551 post 60) - Statistikkrapportering (vedlegg 4b) I tillegg inneholder brevet en tilbakemelding på kommunale og regionale næringsfond. For å kunne synliggjøre effektene av den distrikts- og regionalpolitiske innsatsen legger KRD ned en betydelig innsats i gjennomgangen av rapporteringen fra fylkeskommunene. I tillegg er vi opptatt av å gi tilbakemeldinger som kan bidra til å forbedre rapporteringen på alle områder. God informasjon om hvordan virkemidlene brukes og hvilke resultater fylkeskommunene oppnår, bidrar til å skape legitimitet til politikken og virkemidlene, samt gir tillit til forvaltningen. For å lykkes i dette arbeidet er vi avhengig av et det utvikles indikatorer knyttet til resultater for det enkelte prosjekt eller program, korrekt bruk av systemene og overholdelse av frister. Tilbakemeldingene i dette brevet er spesifikt knyttet til den enkelte fylkeskommune og må tas hensyn til ved neste års rapportering. Vi ber om at fylkeskommunene videreformidler denne tilbakemeldingen til relevante aktører, som for eksempel til forvaltere av kommunale og regionale næringsfond. I. Beskrivende del Vi viser til tilskuddsbrevets vedlegg 4a, som angir krav til den beskrivende Postadresse Kontoradresse Regionalpolitisk avdeling Saksbehandler Postboks 8112 Dep Akersg. 59 Eli Nygaard 0032 Oslo 22247048 http://www.krd.dep.no/ postmottak@krd.dep.no Sentral: 22 24 90 90 Org. nr. 972 417 858
rapporteringen fra fylkeskommunene om bruk, resultater og måloppnåelse av virkemidlene. Fylkeskommunens beskrivende rapport legges ubearbeidet ut på KRDs hjemmesider som et elektronisk vedlegg til Prop. 1 S (2013-2014). Siden materialet fra fylkekommunen brukes ubearbeidet, er det viktig at fylkeskommunene er seg bevisst innholdet i rapporten til departementet. Det vil, som for de tre siste årene, bli laget en informasjonsside på www.regjeringen.no/krd for hver fylkeskommune. Som et ledd i departementets informasjonsarbeid, vil det lages en egen nettside for hver fylkeskommune. Fylkeskommunene vil bli involvert i kvalitetssikringsarbeid. Det er fortsatt et forbedringspotensial når det gjelder å redegjøre for resultater og måloppnåelse. Finnmark, Akershus og Hedmark er de fylkeskommunene som etter KRDs mening har levert de beste rapportene for 2012. Vi oppfordrer fylkeskommunene til å ta en gjennomgang at rapportene fra disse fylkeskommunene, når dere tar fatt på neste års rapportering Vi er klar over at det kan være vanskelig å rapportere på konkret resultater. Der det ikke er mulig å rapportere på konkrete resultater, vil vi oppfordre fylkeskommunen til i større grad å utvikle rapporteringen til å gjøre vurderinger av hvilke programmer/aktiviteter, som gir de beste resultatene med hensyn til distrikts- og regionalpolitiske mål. Det er videre ønskelig at fylkeskommunen kan reflektere rundt hva som er/ikke er oppnådd, og eventuelt hvorfor en ikke har nådd det som var målsettingen. Sogn og Fjordane fylkeskommune har levert en god rapport for 2012. Fylkets utfordringer er godt beskrevet, og er samsvar mellom utfordringene og fylkets mål og strategier. Fylkeskommunen har på en god måte redegjort for virkemiddelinnsatsen. Rapporten nevner at fylkeskommunen jobber med målgruppene kvinner, unge og innvandrere, men departementet savner en mer detaljert beskrivelse av tiltak der målgruppene er gitt spesiell oppmerksomhet. Dette ble også etterlyst i tilbakemeldingen på 2011-rapporteringen. Fylkeskommunen har også gitt en god beskrivelse av hvordan partnerskapet involveres og hvilke oppgaver de jobber med. Rapporten problematiserer utfordringene knyttet til å måle resultater av aktivitetene, og beskriver arbeidet med å utarbeide gode målsettinger og utvikle mer systematisk målog resultatstyring, blant annet gjennom formulering av klare mål og veldefinerte målgrupper. Dette er et godt initiativ som kan gjøre det enklere å måle/identifisere resultater. Side 2
I forliggende rapport fokuserer beskrivelsen av tiltak mer på aktiviteter enn på konkrete resultater. Departementet ser positivt på det arbeidet fylkeskommunen legger ned for å styrke dette arbeidet. Det er imidlertid viktig å arbeide med å få fram resultater fra en innsats, spesielt i de tilfeller en velger å gå videre med samme prosjekt over mange år. II. Statistikkrapporteringen Tilbakemeldingene nedenfor oppsummerer statistikkrapporteringen etter første innsending. En del forhold er rettet opp i etterkant. a) Fylkeskommunenes statistikkrapportering Vi viser til tilskuddbrevets vedlegg 4d, der kategorier for registrering av tilskudd i regionalforvaltning.no er beskrevet. KRD har i kvalitetssikringen av årsrapportene for 2011 foretatt en gjennomgang registrering av geografi på både kommune og fylkeskommune (dobbeltregistrering), og tilsagn registrert som kategori 09.00 Andre tiltak. Deretter har vi med utgangspunkt i ca ti prosent av den enkelte fylkeskommunes rapporterte tilsagn vurdert om informasjonen som er registrert virker konsistent. Der KRD har vært usikker på om informasjonen som er registrert er korrekt, har den enkelte fylkeskommune blitt bedt om å vurdere hvorvidt den registrerte informasjonen stemmer eller om det er grunn til å justere. Departementet vurderer årsrapporten fra Sogn og Fjordane fylkeskommune til å være tilfredsstillende. Årsrapporten hadde noen få mangler i registreringen på kategori, særlig knyttet til bruk av primærkategori 0900 annet, men også på informasjon om søker og forvalter og på registrering av geografi. Departementet vil takke for god oppfølging av våre henvendelser angående rapporteringen. b) Rapportering på kommunale og regionale næringsfond I år ble rapporteringssystemet på regionalforvaltning.no benyttet for første gang. Vår hovedkonklusjon er at rapporteringen fra kommuner og regionråd er vesentlig forbedret sammenliknet med tidligere år. I henhold til Reglement for økonomistyring i staten, skal departementet i sin budsjettproposisjon gi Stortinget rapport om resultater av arbeidet innenfor sitt ansvarsområde. Fylkeskommunens kvalitetssikringsarbeid er en viktig forutsetning for dette arbeidet. Departementet ser imidlertid at fylkeskommunenes kvalitetssikringsarbeid er av varierende kvalitet. Vi må påpeke at selv om kommunene/regionrådene har bedret sin rapportering, så reduserer ikke dette fylkeskommunens ansvar. Noen fylker har gode rutiner for kvalitetssikringsarbeidet, og kan enkelt svare på spørsmål fra departementet. Andre fylkeskommuner har gjort et mindre grundig arbeid. I noen tilfeller ser vi at kvalitetssikringen har vært nesten fraværende. Departementet har tatt initiativ til å få Side 3
gjennomført mindre justeringer i regionalforvaltning.no, slik at fylkeskommunenes kvalitetssikring blir enklere å gjennomføre. Vi kommer tilbake til dette i eget brev til høsten. Det er også viktig at den enkelte fylkeskommune informerer kommuner/regionråd om hvilken praksis som gjelder for kvalitetssikring og at manglende godkjenning av rapporten medfører at det ikke kan utbetales påfyll til næringsfondet. Informasjonsarbeid er et kontinuerlig arbeid som må gjøres hvert år. III. Rapportering på felles effekt- og resultatindikatorer på prosjektnivå Vi viser til vedlegg 4c til KRDs tilskuddsbrev om krav til rapportering på felles effekt- og resultatindikatorer. Det skal kun rapporteres på avsluttede prosjekter. Det betyr at dersom det er gitt flere tilsagn til samme prosjekt er det ikke nødvendig å rapportere før prosjektet er avsluttet. For perioden 2010-2012 har departementet koblet i alt 1070 prosjekter fra MRSrapporteringen med aktivitetsrapporteringen. Disse utgjør en svært liten andel av rammene som er avsatt i statsbudsjettet. Antallet er for lavt til at vi kan si noe generelt om resultatoppnåelse. Departementet vil høsten 2013 oppsummere erfaringene med MRS-rapporteringen. Dette vil også bli et tema på erfaringskonferansen i september. IV. Erfaringskonferanse I tråd med innarbeidet praksis vil departementet gjennomføre en erfaringskonferanse om forvaltningen av distrikts- og regionalpolitiske virkemidler. Samlingen blir den 18. og 19. september 2013 på Gardermoen. Vi viser for øvrig til e-post av 26. februar og 27. juni 2013 der konferansen ble varslet, og hvor vi ber om innspill på tema. V. Andre tiltak for å styrke forvaltningen i fylkeskommunene a) Dialogmøter om regionalt utviklingsarbeid KRD ønsker å videreutvikle dialogen med fylkeskommunene/oslo kommune. Til nå har departementet hatt møter med 11 fylkeskommuner 1 om regionalt utviklingsarbeid og vi legger opp til fire-fem møter høsten 2013. Målet er at dialogen skal gi økt kunnskap og bidra til bedre forståelse, både i den enkelte fylkeskommune og KRD, for hvilke utfordringer fylkeskommunene står overfor, hvorfor de gjør de prioriteringene de gjør og hva som virker/ikke virker av utviklingstiltak for å fremme lokal og regional utvikling. Videre ønsker departementet å åpne for faglig utdyping og klargjøring som ellers kan være vanskelig i skriftlig dialog. Møtene skal omhandle utviklingsarbeid for å nå distrikts- og regionalpolitiske mål både gjennom samarbeid med andre aktører om sektorpolitiske virkemidler og gjennom 1 Nord-Trøndelag, Oppland, Østfold, Telemark, Nordland, Sør-Trøndelag, Oslo, Møre og Romsdal, Hedmark, Troms og Hordaland. Side 4
bruk av 60 og 61-postene. Det er også en arena for å drøfte hvordan fylkes-kommunene utøver sitt forvaltningsoppdrag. Fylkeskommunene skal ta utgangspunkt i sin rolle som regional utviklingsaktør og sitt helhetlige ansvar for utviklingstiltak som styrker regional utvikling. KRD tar sikte på å møte alle fylkeskommuner innen sommeren 2014. b) KS-nettverk for internkontroll PwC gikk i 2010 gjennom tilskuddsforvaltningen av midler over kap. 551, postene 60 og 61. Oppdraget var et ledd i utøvelsen av KRDs ansvar for å føre kontroll med at fylkeskommunen forvalter tilskudd på en forsvarlig måte. Et hovedfunn var at svært få fylkeskommuner gjennomfører regelmessige risikovurderinger av forvaltningen. Som en oppfølging av dette, støtter KRD KS-prosjektet Styrket kommunal internkontroll, der ti fylkeskommuner 2 deltar. KRD vil i samarbeid med KS vurdere om det skal etableres et nettverk for de resterende fylkeskommunene/oslo kommune i 2014. VI. Evalueringer KRD ønsker å bli orientert om det på fylkesnivå er gjennomført evalueringer innenfor fagfeltet distrikts- og regionalpolitikk. Evalueringsrapportene vil blant annet være med å danne grunnlaget for framtidig distrikts- og regionalpolitikk. I tillegg ønsker KRD å legge disse ut på KRDs hjemmeside slik at fylkeskommunene kan få oversikt over relevante studer gjennomført i andre fylkeskommuner. Vi ber derfor om at fylkeskommunene oversender alle evalueringer inkl. lenke til hvor de ligger publisert på Internett. VII. Tilbakemelding til Kommunal- og regionaldepartementet Dersom fylkeskommunen har synspunkter/kommentarer til KRDs tilbakemelding på rapporteringen eller forbedringsforslag, ber vi om at dette sendes departementet senest 1. september 2013. Evt. spørsmål om tilbakemeldingen kan rettes til følgende: - Beskrivende rapportering: Eli Nygaard, tlf. 22 24 70 48, Ole Magnus Aurdal, 22 24 7042 og Anne Gjerdåker 22 24 70 27. - Statistikkrapportering Anne Gjerdåker, tlf. 22 24 70 27 - Kommunale næringsfond: Knut Ove Nordås, tlf. 22 24 70 49 Med hilsen Gerd Slinning (e.f.) fung. ekspedisjonssjef Eli Nygaard seniorrådgiver Dette dokumentet er elektronisk godkjent og sendes uten signatur. 2 Finnmark, Troms, Nord-Trøndelag, Sør-Trøndelag, Sogn og Fjordane, Vest-Agder, Telemark, Akershus, Østfold og Hedmark. Side 5
Kopi: Riksrevisjonen Postboks 8130 Dep 0032 OSLO Side 6