Reglement for Bodø bystyre Vedtatt 8. september 2011 1 Bystyrets virkeområde Bystyret er kommunens øverste organ. Bystyret treffer vedtak på vegne av kommunen så langt ikke annet følger av lov eller delegasjonsvedtak. 2 Forberedelse av saker for bystyret Rådmannen sørger for at de saker som legges fram for bystyret er forberedt på forsvarlig måte og i samsvar med de regler som lov, reglementer og andre bindende instrukser gir. I hver sak som legges fram for bystyret skal det være gitt innstillinger fra den myndighet som bringer saken inn for det. Innstillingen skal kort og oversiktlig gjøre rede for sakens gjenstand. Den skal gi forslag til vedtak, dette kreves dog ikke når saken gjelder valg eller ansettelse. Delegasjon av bystyrets myndighet utenom i enkelttilfelle samles i et delegasjonsreglement. Delegasjonsreglementet vedtas på nytt ved konstituering av nytt bystyre etter valg.
3 Innkalling til møte. Dokumentlegging Bystyret gjør sine vedtak i møte som holdes når det selv bestemmer det, når ordføreren finner det påkrevd eller minst 1/3 av representantene krever det. Ordføreren innkaller bystyret til møte, og sørger for at innstillingene sendes bystyrets representanter og vararepresentanter. Innkallingen skal inneholde opplysninger om tid og sted for møte, spesifisert oppgave over de saker som skal behandles. Meddelelse om møtet annonseres i lokalavisene, som regel med en frist på 8 dager innkallingsdatoen medregnet, derimot ikke møtedagen-, når lov ikke påbyr annen kunngjøringsfrist slik som f.eks kommunelovens. 44 gjør når det gjelder innstilling til økonomiplan og kommunelovens. 45når det gjelder behandling av årsbudsjettet. Før administrasjonens forslag til årsbudsjett kan behandles i formannskapet, skal det i god tid før møtet ha vært tilgjengelig for formannskapets representanter og vararepresentanter. Formannskapets innstilling til årsbudsjett og økonomiplan med de forslag som foreligger legges det ut til alminnelig ettersyn i 14 dager før bystyret behandler saken. Papirdokumenter sendes samtidig med innkallingen i god tid før møtet skal finne sted til bystyrets representanter og vararepresentanter med flere. Den enkelte bystyrerepresentant kan reservere seg mot papirutsendelse og få alle dokumenter elektronisk.
Fra samme tid kan media og andre interessert få utlevert eller få tilgang til sakenes dokumenter i henhold til offentlighetsloven og forvaltningsloven. 4 Komitéene I bystyrets konstituerende møte velger bystyret blant egne medlemmer representanter til to komitéer, formannskap og kontrollutvalg. Bystyret velger leder og nestleder til komitéer og kontrollutvalg. Leder og nestleder varierer i en og samme komité mellom posisjon og opposisjon, og fordeles etter forholdstallsprinsippet. Leder av kontrollutvalget velges fra opposisjonen. Det velges samtidig varamedlemmer til komitéer og formannskap blant bystyrets varamedlemmer. Bystyret velger selv komitéenes arbeidsområder. Hver komité består av 13 medlemmer, formannskapet av ni medlemmer og kontrollutvalget fem medlemmer hvorav fire kommer fra bystyret. Ordfører og varaordfører velges blant formannskapets medlemmer. Komitéene er faste utvalg etter kommunelovens 10 og kan gis avgjørelsesmyndighet på enkelte områder. Komitéenes oppgaver vil være å avgi innstillinger og uttalelser til bystyret, initiere saker og bystyredebatter og gjennomføre emnedebatter innenfor sine fagområder.
Komitéene kalles sammen når lederen bestemmer det eller når 1/3 av medlemmene krever det. Møter i bystyrets komitéer skal være åpne for allmennheten, og kunngjøres på hensiktsmessig måte. Unntatt fra dette er saker hvor hensynet til personvern eller andre tungtveiende private eller offentlige interesser tilsier at møtet skal være lukket. 5 Melding om forfall og inhabilitet. Varamedlemmer. Et medlem eller en innkalt varamedlem som ikke kan møte i bystyret på grunn av lovlig forfall, skal uten opphold melde dette til politisk sekretariat og si fra om forfallsgrunnen. Det samme gjelder hvis et medlem er inhabil i en sak. Politisk sekretariat innkaller straks varamedlem etter reglene i kommunelovens 16. Det samme gjøres dersom noen fratrer som inhabil i en sak som skal behandles på møtet. Må noen på grunn av lovlig forfall forlate møtet under forhandlingen, melder vedkommende straks fra til møtelederen. Varamedlem som er til stede eller som om mulig blir innkalt, trer etter reglene i kommunelovens 16 inn i stedet. Et møtende varamedlem deltar i møtet inntil den sak som er til behandling er avsluttet når fast medlem eller varamedlem med høyere nummerorden innfinner seg. 6 Andre enn bystyrets representanter som kan ta del i møtet. Rådmannen har møte- og talerett, personlig eller ved en av sine underordnede i alle folkevalgte organer med unntak av kontrollutvalget.
Bystyret bestemmer om andre kan delta i møtet med talerett. 7 Møteleder. Åpne eller stengte dører. Taushetsplikt. Ordføreren eller varaordføreren leder møtet eller om begge disse har forfall, velger bystyret en møteleder. Dette skjer ved flertallsvalg. Åpne møter Møtet holdes for åpne dører med adgang for publikum dersom ikke annet er bestemt i lov eller av bystyret i medhold av lov. Forhandlinger om å lukke møtet foregår for stengte dører hvis møtelederen krever, eller bystyret vedtar det. Taushetsplikt Blir det vedtatt å behandle en sak for stengte dører, plikter bystyrets representanter, de kommunale tjenestemenn og andre som måtte være tilstede å bevare taushet om forhandlingene, i den utstrekning det gjelder unntak fra offentlighet etter lov om offentlighet i forvaltningen eller annen lov. Taushetsplikten varer inntil annet måtte bli bestemt. 8 Møtets åpning. Ved møtestart foretas navneopprop. Er det minste lovlige antall til stede, erklærer møtelederen møtet satt. Fra dette tidspunkt og til møtets slutt kan ikke noen av forsamlingens medlemmer forlate møtet uten innvilget permisjon fra møteleder.
Medlemmer og varamedlemmer som møter etter oppropet, melder seg til møtelederen før de tiltrer møtet. Ordfører gir en kort orientering om aktuelle politiske saker i begynnelsen av møtet. Orienteringen gir mulighet for korte, avklarende spørsmål, men ingen debatt. Interpellasjoner og innsendte skriftlige spørsmål samt spontanspørsmål tas etter ordførerens orientering i begynnelsen av møtet. 9 Rekkefølgen for behandling av sakene. Sak som er tatt opp til behandling. Sak som ikke er nevnt i innkallingen. Saker som er nevnt i innkallingen behandles i den rekkefølge møteleder bestemmer om ikke forsamlingen vedtar noe annet. Er en sak tatt opp til behandling, kan møtet ikke heves før saken er avgjort ved votering, eller bystyret vedtar å utsette forhandlingene om den. Sak som ikke er nevnt i innkallingen til bystyret, kan ikke tas opp til realitetsavgjørelse dersom møteleder eller 1/3 av forsamlingen motsetter seg at den avgjøres. I så fall sendes den til formannskapet/komité eller den kommunale instans den hører under, eller den føres opp til behandling i senere bystyremøte, dersom det er gitt innstilling i saken. 10 Inhabilitet. En representant er selv ansvarlig for å reise spørsmål om mulig inhabilitet.
En representant er inhabil når vedkommende selv er part i saken, og kan dessuten være inhabil på grunn av slektsskapsforhold eller andre nære forbindelser med en part i en sak. Likeså er en representant inhabil når vedkommende leder eller har ledende stilling i, eller er medlem av styret eller bedriftsforsamling for et selskap som er part i en sak, forening, sparebank eller stiftelse som er part i saken. (Unntak for heleide kommunale selskap oppheves fra 01.11.11) En representant er også inhabil når andre særegne forhold foreligger som er egnet til å svekke tilliten til bystyret eller representantenes upartiskhet For utfyllende bestemmelser vises til forvaltningslovens. 6, jfr. Kommunelovens 40. 11 Møtelederens redegjørelse for saken talernes rekkefølge. Møtelederen leser opp den betegnelse saken har fått i innkallingen, og det forslag til vedtak som innstillingen gir. Videre redegjør møtelederen for saken så langt denne finner det påkrevet, og sier fra om eventuelle dokumenter som er kommet inn etter at innstillingen var lagt frem. Møtelederen spør om noen vil ha ordet i saken. Talerne får ordet i den rekkefølge de ber om det. Ber flere om ordet samtidig, avgjør møtelederen rekkefølgen mellom dem. 12 Når representantene deltar i ordskiftet. Taleren skal rette sine ord til møtelederen, ikke til forsamlingen. Taleren skal holde seg nøye til den sak eller den del av saken som ordskiftet gjelder. Møtelederen skal se til at det blir gjort.
Det må ikke sies noe som krenker forsamlingen, noen av representantene eller andre. Heller ikke er det tillatt å lage ståk eller annen uro som uttrykk for misnøye eller bifall. Overtrer noen reglementets ordensbestemmelser, skal møtelederen gi en advarsel, om nødvendig to ganger. Retter vedkommende seg fremdeles ikke etter reglementets ordensbestemmelser, skal møtelederen frata denne ordet eller ved votering la forsamlingen avgjøre om vedkommende skal stenges ute fra resten av møtet. 13 Møtelederens ansvar under ordskiftet. Møtelederen må ikke avbryte noen som har ordet, med mindre det skjer for å opprettholde de bestemmelser som er gitt i reglementet, eller for å rette misforståelser fra talerens side. Vil møtelederen utenfor den utredning som er nevnt i 11 første ledd, ta del i ordskiftet med mer enn ganske korte innlegg, skal møtelederen overlate ledelsen av forhandlingene til en annen, jfr. 7, første ledd. 14 Avgrensning og avslutning av ordskiftet/replikkordskifte. a) Før ordskiftet i en sak er begynt og mens ordskiftet pågår, kan bystyret vedta at taletiden skal begrenses. Finner bystyret at en sak er drøftet ferdig, kan det med 2/3 flertall vedta å slutte ordskiftet om saken. b) Ordfører kan tillate replikkordskifte. Replikkordskifte kan skje etter hovedinnledningen fra de ulike partiene. For replikker og svar er taletiden begrenset til to minutter. Replikkordskiftet bør normalt ikke overstige ti minutter totalt. I et replikkordskifte kan kun taler få ordet mer enn en gang. Ordføreren kan gi taler anledning til et kort avsluttende innlegg.
15 Forslag Forslag kan ikke settes fram av andre enn bystyrets representanter. Forslaget skal leveres skriftlig til møtelederen. Skriftlig forslag skal underrettes av forslagstilleren. Møtelederen refererer forslaget ved behov. 16 Saken tas opp til votering Når ordskiftet er ferdig, sier møtelederen fra om at saken tas opp til votering. Fra da og til den er avgjort ved votering, må det ikke være mer ordskifte om den eller settes fram nytt forslag i den. Heller ikke er det i dette tidsrom anledning til å ta noen annen sak opp til behandling. Bare de medlemmer som er til stede i salen i det øyeblikk saken tas opp til votering, har rett til å stemme. De kan ikke forlate salen føre voteringen er ferdig, og de plikter å stemme. Kun ved personvalg kan blank stemmeseddel brukes. Er saken delt opp eller det skal stemmes over flere forslag, setter møtelederen fram forslag om rekkefølgen av stemmegivningene. Blir det ordskifte om dette, skal møtelederen nøye påse at talerne holder seg bare til voteringsspørsmålet. Se for øvrig kommunelovens 35. 17 Prøvevotering. Før endelig votering i en sak kan forsamlingen vedta prøvevotering som ikke er bindende. Er den innstilling eller det forslag som det skal stemmes over delt i flere poster eller paragrafer, bør det i alminnelighet stemmes foreløpig over hver enkelt post eller paragraf, og deretter til slutt i tilfelle også her etter en prøvevotering over den hele innstilling eller det hele forslag.
18 Stemmemåten Votering iverksettes på en av disse måter: a) Ved stilltiende godkjenning, når ikke noen uttaler seg mot et forslag som møtelederen framsetter med spørsmål om noen har å uttale mot det. b) Ved at møtelederen oppfordrer de av representantene som er mot et forslag til å reise seg. Når møtelederen bestemmer det, eller en representant krever det, holdes kontraprøve ved at deretter de som stemmer for forslaget reiser seg. c) Ved navneopprop hvor det svares ja eller nei. Oppropet foretas i den rekkefølge som fremgår av bystyrets representantliste, og det bestemmes ved loddtrekning hvilke navn oppropet skal begynne med. Møtelederen foretar oppropet, og en representant som møtelederen oppnevner til det, kontrollerer stemmegivningen ved merking på listen over de tilstedeværende. Navneopprop brukes når møtelederen bestemmer det, når en representant krever det og har dette krav har fått tilslutning av minst 1/5 av forsamlingen, og når møtelederen eller 1/5 av forsamlingen mener at utfallet av en stemmegivning etter punkt b) foran (med etterfølgende kontraprøve) ikke med sikkerhet kan fastslåes. Stemmegivning over om navneopprop skal brukes, skjer uten foregående ordskifte på den måte som er nevnt foran (i pkt. b). d) Ved sedler uten underskrift. To representanter som møtelederen oppnevner til det, teller opp stemmene. Stemmesedler kan bare brukes ved valg og ved ansettelse av tjenestemenn herunder kan hver enkelt representant kreve skriftlig votering.
e) Ved likt stemmetall gjør møtelederens stemme utslaget (dobbeltstemme), dog gjelder ved valg og ved ansettelse de bestemmelser som kommunelovens 38,1. ledd gir. 19 Interpellasjoner spørsmål til ordføreren- orienteringer og uttalelser Interpellasjoner Hver representant i bystyret kan fremme interpellasjon som rettes til ordføreren. Slik interpellasjon må være meddelt ordførerens skriftlig senest 14 dager før møtet, og tas med i sakslisten på innkallingen til bystyrets møter. Blir det ordskifte, skal som regel ingen taler ha ordet mer enn en gang, her unntas ordføreren, rådmannen, interpellanten, lederen i den komité/utvalg saken angår eller gruppeleder for parti innen bystyret. I forbindelse med en slik interpellasjon kan bystyret vedta forslag om å sende saken til formannskapet/komité eller annet kommunalt organ som saken hører under, eller anmode formannskapet/komité eller vedkommende kommunale organ om å utrede saken fram for bystyret med innstilling. Disse plikter å etterkomme en slik anmodning dersom saken etter loven hører inn under bystyrets ansvarsområde. Er det framsatt realitetsforslag som ikke blir sendt til formannskapet/komité eller annet kommunalt organ, bør det som regel ikke avgjøres i møtet. Det kan ikke avgjøres dersom møtelederen eller 1/3 av forsamlingen setter seg i mot det. I stedet skal saken føres opp til behandling i et senere bystyremøte.
Spørsmål Utenom de saker som er ført opp i innkallingen til møtet, kan hver representant i bystyret stille spørsmål til ordføreren om saker som ikke er nevnt i innkallingen. Slike spørsmål skal til vanlig være meddelt ordførerens skriftlig senest 2 dager (48 timer) før møtet. Bystyrerepresentantene gis også anledning til å stille korte og konkrete spørsmål om aktuelle saker ved begynnelsen av møtet. Ordføreren kan overlate til rådmannen å svare på spørsmål som går på dennes ansvarsområde. Det presiseres at spontanspørsmål skal ha prinsipiell karakter siden slike spørsmål ikke gir mulighet for forberedelse av ordfører/og eller administrasjon. Foruten spørsmålet og ordførerens eller rådmannens svar begrenses ordskiftet til tilleggsspørsmål fra spørsmålsstilleren og svar fra ordføreren eller rådmannen. Orienteringer Ved starten av hvert bystyremøte gis rådmannen og kommunaldirektørene anledning til å orientere om viktige saker som vil bli behandlet i bystyret. Uttalelser Forslag til uttalelser tas ved slutten av møtet. Taletid for kommunedelsutvalg og rådsorgan Eldrerådet, ungdomsrådet, rådet for funksjonshemmede, kommunedelsutvalgene og ruspolitisk råd gis inntil 10 minutter taletid hver i komitéene ved oppstart av møte. Her kan rådene gi innspill og kommentarer til saker som skal opp til behandling i møtet. Ønsket om å delta meldes minst to dager før møte til komitéleder eller sekretær.
De samme rådene gis inntil 5 minutter taletid hver i bystyre ved oppstart av møte. Ønsket om å delta meldes minst to dager før møte til ordfører eller formannskapssekretær. Åpen halvtime Umiddelbart før bystyrets møter settes gjennomføres det inntil 30 minutter offentlig spørretid/innlegg. Her har kommunens innbyggere anledning til å komme med spørsmål direkte til politikere, gi til kjenne synspunkter på aktuelle saker eller ta opp saker som de mener er viktig å sette søkelys på. Jf. retningslinjer vedtatt i formannskapet 30.09.09. 20 Orden i salen. Møtelederen skal sørge for å opprettholde god orden i møtesalen, og således se til at talerne ikke avbrytes eller forstyrre fra noen kant. Hvis tilhørerne ved meningsytring eller på en eller annen måte forstyrrer forhandlingene eller for øvrig opptrer på en måte som strider mot god orden, kan møtelederen la tilhørerplassene rydde eller vise vedkommende tilhører ut. Tegninger, plakater eller lignende må ikke være anbragt eller anbringes i salen under møtene, med mindre møtelederen eller i tilfelle bystyret samtykker. 21 Status/framdrift i saker som er vedtatt i bystyret. Bystyret får hvert halvår oversikt over status og fremdrift i saker som er vedtatt i bystyret. 22 Møtebok og bokføring av forhandlingene. Rådmannen plikter å sørge for sekretariat til å bistå ordfører med å forberede og innkalle til møter. Det skal føres møtebok for bystyret.
Møteboken skal gi oversikt over: - Tid og sted for møtet - Hvem som møtte og hvem som var fraværende - Hvilke saker som ble behandlet - Alle framsatte forslag og voteringsresultatet. - Fratredelse og tiltredelse av representanter under forhandlinger føres i sammenheng med rekkefølge for behandling av sakene, slik at man kan se hvem som har deltatt i behandling av enkeltsaker. - Lovhjemmel for lukking av møter. - Skriftlige spørsmål og interpellasjoner med svar. (Spontanspørsmål protokolleres ikke). Protokolltilførsel til behandlings- og voteringsmåten tillates. Bystyret velger tre representanter som sammen med ordføreren og møtesekretær underskriver møteboka. Utskrift av protokollen vedlegges påfølgende møteinnkalling. 23 Lovlighetskontroll Tre eller flere representanter av bystyret kan sammen bringe en avgjørelse truffet av folkevalgte organ eller den kommunale organisasjon inn for departementet til lovlighetskontroll, jf kommunelovens 59.
Reglement for folkevalgtes rett til innsyn i kommunale saksdokumenter, jfr. kommuneloven 40 nr 5. Bystyrets og andre folkevalgte organers rett til innsyn i saksdokumenter 1.1 Bystyret har, som overordnet organ for hele den kommunale forvaltning, rett til innsyn i alle kommunale saksdokumenter med de presiseringer som følger av reglene nedenfor. 1.2 Formannskapet, faste utvalg og andre folkevalgte organ har rett til innsyn i saksdokumenter som omfatter de deler av kommunens virksomhet som ligger innenfor organets virkeområde. Dessuten kan disse organene kreve innsyn i dokumenter innenfor andre virksomhetsområder når dokumentene er nødvendige for vedkommende organs behandling av en konkret sak. 2. Vedtak om innsyn 2.1 Ethvert medlem og varamedlem av folkevalgt organ har rett til innsyn i dokumentene i saker som behandles i vedkommende organ. 2.2 Minst tre medlemmer i bystyret kan kreve innsyn i alle kommunale saksdokumenter når tidspunktet for innsyn er inntrådt, jf. pkt. 3. Ordføreren har en selvstendig rett til innsyn i alle saksdokumenter på tilsvarende grunnlag. 2.3 Formannskapet, faste utvalg og andre folkevalgte organ kan vedta innsyn for sin bruk i andre organ saksdokumenter når minst 1/3 av medlemmene stemmer for det.
3. Tidspunkt for rett til innsyn 3.1 Retten til innsyn inntrer når saken er fremlagt/utsendt til politisk behandling. Med saksfremstillingen skal følge en oversikt over alle dokumentene som er innsendt, innhentet eller utarbeidet i tilknytning til saken, med unntak av interne arbeidsdokumenter for administrasjonen. 3.2 For saker som avgjøres i administrasjonen gjelder retten til innsyn fortsatt fra det tidspunkt saken er ferdigbehandlet. 4. Særregler for innsyn i taushetsbelagte opplysninger m.m. 4.1 I utgangspunktet omfatter ikke folkevalgtes rett til innsyn taushetsbelagte opplysninger. Bystyret og andre folkevalgte organ kan imidlertid ved flertallsvedtak kreve innsyn i taushetsbelagte opplysninger når det er et klart behov for dette ved behandling av en konkret sak i vedkommende organ, jf. forvaltningsloven 13 b nr. 2 og 4. 4.2 Folkevalgte plikter å bevare taushet om dokumenter de får innsyn i når disse er underlagt taushetsplikt etter lov. Når en sak behandles for lukkede dører etter kommuneloven 31, plikter de folkevalgte å bevare taushet om opplysninger som etter lov er underlagt taushetsplikt. Medlemmer av folkevalgte organ skal undertegne taushetserklæring når de får innsyn i taushetsbelagte opplysninger. 5. Fremgangsmåten ved krav om innsyn - forholdet til administrasjonen 5.1 Henvendelser om innsyn i saksdokumenter skal behandles straks. Slike henvendelser rettes til administrasjonen ved politisk sekretariat.
5.2 Forespørsler til administrasjonen om saker som er under behandling, bør besvares positivt med en kort redegjørelse for behandlingsmåte, tidsplan o.l.