REGLEMENT FOR KOMMUNESTYRET Vedtatt av Hamar kommunestyre i møte den 30.11.16 sak nr. 16/171 1 Formell forankring Kommunestyret er opprettet i hht kommunelovens bestemmelser. Når ikke annet er bestemt i medhold av lov, gjelder kommuneloven, forvaltningsloven og andre lover for kommunens virksomhet. 2 Valg Kommunestyret velges etter reglene i valgloven. Kommunestyret sammensetting reguleres i kommunelovens 7. Kommunestyret består av 39 medlemmer med varamedlemmer. Opprykk og nyvalg foregår i samsvar med kommunelovens 16. 3 Oppgaver Kommunestyret er det øverste kommunale organ og treffer vedtak på vegne av kommunen så langt ikke annet følger av lov, delegasjonsvedtak og økonomireglement Kommunestyret har det øverste tilsyn med den kommunale forvaltning og kan forlange enhver sak lagt fram for seg til orientering eller avgjørelse. 4 Forberedelse av saker til kommunestyret I enhver sak som forelegges for kommunestyret skal det normalt være utarbeidet en innstilling fra formannskapet eller annet organ med innstillingsmyndighet. Innstilling kan unnlates når det gjelder valg eller ansettelse. Kontrollutvalget og kommunale foretak (KF) avgir innstilling direkte til kommunestyret, men slik at formannskapet er orientert om sakene. Ordfører er ansvarlig for saksliste til det enkelte møte. Rådmannen er ansvarlig for at saker som legges fram for kommunestyret, med unntak av saker fra kontrollutvalg, kommunale foretak og eventuelt andre med innstillingsrett, er forberedt på en forsvarlig måte og er i samsvar med lover, reglementer og andre bindende bestemmelser. 5 Innkalling til møte, saksdokumenter og dokumentinnsyn Kommunestyret holder møte etter oppsatt møteplan, eller når ordføreren finn det påkrevd eller når minst 1/3 av medlemmene krever det. Ordførerens innkalling til møte sendes hvert medlem og varamedlem til kommunestyret. Møteinnkallingen skal inneholde tid og sted for møtet og saksliste over de saker som skal behandles. Møteinnkalling og saksdokumenter sendes medlemmer og varamedlemmer senest en uke før møtedagen. For saker som har lovbestemt innkallingsfrist, følges denne jfr konstituerende møte som krever minst 14 dagers varsel. Formannskapets innstilling til handlings- og økonomiplan legges ut til alminnelig ettersyn, senest 14 dager før behandling i kommunestyret.
Innkalling og saksdokumenter sendes medlemmene elektronisk. Møtene bekjentgjøres i lokalpressen. Saksdokumenter gjøres tilgjengelige på kommunens hjemmeside samtidig med at dokumentene sendes kommunestyrets medlemmer/varamedlemmer. 6 Forfall og varamedlemmer Kommunestyrets medlemmer plikter å delta i kommunestyrets møter, med mindre det foreligger gyldig forfall. Forfall skal så snart som mulig melde dette til rådmannens stab/sekretariat som straks innkaller varamedlem så vidt mulig i den nummerorden de er valgt jfr. kommunelovens bestemmelser. Dersom et møtende medlem antar at det foreligger inhabilitetsgrunner i forbindelse med saker som skal behandles under møtet skal dette meldes rådmannens stab/sekretariat. Rådmannens stab/sekretariat innkaller straks varamedlem så vidt mulig i den nummerorden de er valgt jfr. kommunelovens bestemmelser. Såfremt et medlem på grunn av lovlig forfall må forlate møtet under forhandlingene, meddeles dette til ordfører. Varamedlem, fra representantens gruppe, som er tilstede eller som om mulig blir innkalt, trer etter reglene i kommuneloven inn i stedet for ham/henne. Et varamedlem viker sete dersom den faste representanten innfinner seg. Det samme gjelder dersom et varamedlem som i nummerorden står foran, innfinner seg. 7 Plassering i kommunestyresalen Medlemmene tar plass i kommunestyresalen gruppevis etter partigruppens størrelse og i den nummerorden de er valgt. Varamedlem som møter for fast medlem tar dennes plass. 8 Adgang for andre til å delta i møtene Rådmannen møter med tale- og forslagsrett. Dersom særskilt lovbestemmelse gir andre enn kommunestyrets medlemmer rett til å delta i møtet skjer dette med de rettigheter og plikter vedkommende lov gir. Rådmannen har ansvar for ressurser for føring av møtebok m.v. 9 Møteleder, åpne møter og taushetsplikt Møtet ledes av ordfører eller varaordfører. Hvis begge har forfall velger kommunestyret med alminnelig flertall en setteordfører blant medlemmene til å lede møtet. Dersom møtet ledes av varaordfører, velges på tilsvarende måte en settevaraordfører. Møtet skal holdes for åpne dører, hvis ikke annet følger av lovbestemt taushetsplikt eller at kommunestyret treffer vedtak etter kommunelovens 31 om at en enkelt sak, eller deler av en sak, skal behandles for lukkede dører. Forhandlingene om dette foregår for lukkede dører hvis møteleder krever det eller kommunestyret vedtar det. Avstemmingen skal skje i åpent møte jfr. bestemmelsene i kommunelovens 31a.
Når en sak etter loven behandles for lukkede dører, gjelder taushetsplikt for kommunestyrets medlemmer og de kommunale tjenestemenn/kvinner som er tilstede. Taushetsplikten er begrenset til de dokumenter og opplysninger de får innsyn i som etter lov er underlagt taushetsplikt eller unntatt offentlighet. Forhandlingene i åpne møter kan tas opp på lydbånd, video eller lignende og kringkastes dersom dette ikke forstyrrer gjennomføringen av møtet. 10 Inhabiltet Den som etter kommunelovens 40 jfr. forvaltningslovens bestemmelser er inhabil i en sak eller som etter kommunelovens 40 nr 4 blir fritatt fra deltakelse i behandlingen av en sak, tar ikke del i forhandlingene av saken. I spørsmål om inhabilitet/fritakelse kan vedkommende uttalelse som inhabilitet/fritakelsesspørsmålet, men ikke delta i behandlingen av saken eller voteringen. Det er kommunestyret selv som avgjør spørsmål om inhabilitet/fritakelse. 11 Rekkefølge for behandling av sakene Sakene behandles i den rekkefølge de er oppført i innkallingen til møtet. Når særlige grunner foreligger, kan kommunestyret vedta en annen rekkefølge. Kommunestyret kan vedta å utsette behandlingen av en sak. Det kan også treffes vedtak i en sak som ikke er oppført på sakslisten, hvis ikke ordføreren eller 1/3 av de møtende representantene motsetter seg dette. 12 Redegjørelse for saken Ordfører leser opp den foreliggende saks saksnummer og tittel. Det gjøres oppmerksom på mulig dissens i formannskapets forslag og det redegjøres for eventuelle senere innkomne og/eller utlagte dokumenter i saken. Rådmannen gis deretter ordet for eventuelle tilleggsopplysninger Har den foreliggende sak vært komiteutredet redegjør saksordfører for saken før det åpnes for ordskifte. 13 Ordning av debatten Det kan vedtas med alminnelig flertall at taletiden skal avgrenses til et bestemt antall minutter for hvert innlegg. Taleren skal rette sine ord til ordføreren. Taleren skal holde seg nøye til den sak debatten gjelder. Fornærmelig eller upassende språkbruk overfor forsamlingen eller andre må ikke finne sted. Ordføreren påser at dette overholdes. Bifall- eller mishagsytringer er ikke tillatt.
Overtrer noen reglementets ordenbestemmelser, skal ordføreren advare taleren. Retter vedkommende seg fortsatt ikke etter reglementet, kan ordføreren frata vedkommende ordet. Tar ordføreren del i ordskiftet skal møteledelsen overlates til varaordføreren. Kommunestyret beslutter når ordskiftet/talelisten skal avsluttes, og dermed at ytterligere forslag som hovedregel ikke skal fremsettes. Forslag til kommunestyrets beslutning skal leveres skriftlig til ordføreren. Forslaget skal være undertegnet av forslagsstilleren. Går forslaget ut på at saken skal utsettes eller oversendes annet kommunalt organ, rådmann eller at forslaget ikke skal vedtas, kan det gis muntlig. Ordføreren refererer innkomne forslag før det tas opp til avstemming. 14 Saken tas opp til votering Når ordskiftet er ferdig, tar ordføreren saken opp til votering. Fra da og til den er avgjort, må det ikke være mer ordskifte eller settes fram nye forslag. Bare medlemmer som er tilstede i møte har rett til å avgi stemme. Medlem kan ikke forlate salen før avstemming og plikter å avgi stemme. Ved votering gjelder bestemmelsene i kommunelovens 35. Er saken delt opp eller skal det stemmes over flere forslag, setter ordføreren fram forslag om rekkefølgen for stemmegivningen, eventuelt i samråd med gruppelederne. Er en sak oppdelt eller det foreligger flere forslag til votering skal voteringen tilrettelegges slik at det blir gitt anledning for å gi uttrykk for så vel prinsipale som subsidiære standpunkter. Blir det ordskifte om dette, skal ordføreren påse at talerne holder seg til avstemmingsspørsmålet. 15 Interpellasjoner Utenom de sakene som er ført opp i innkallingen til møtet kan representantene reise interpellasjon overfor ordføreren. Den skal være kortfattet skriftlig og begrunnet. Interpellasjonen må være meldt ordføreren i god til før møtet minst ti dager før møtedagen. Forslag som settes fram i forbindelse med interpellasjonen kan ikke realitetsvoteres i møtet dersom ordføreren eller 1/3 av forsamlingen motsetter seg dette jfr kommunelovens 34. Dersom det blir ordskifte i tilknytning til interpellasjonen kan ingen taler ha ordet mer enn en gang. Dette gjelder dog ikke ordføreren, rådmannen, interpellanten og gruppelederne i kommunestyret.
I forbindelse med interpellasjon kan kommunestyret med alminnelig flertall vedta at saken skal sendes formannskapet eller rådmannen som forbereder saken for kommunestyret i et senere møte. Protokollering begrenses til hvilket spørsmål som ble tatt opp og eventuelt hvordan saken skal følges opp. 16 Spørretime Forespørsler i form av konkrete spørsmål knyttet til aktuelle saker som rettes til ordføreren behandles etter på forhånd oppførte saker og organiseres slik: a. Etter at oppførte saker er sluttbehandlet gis representantene anledning til å rette spørsmål til ordføreren. b. De av kommunestyrets representanter som ønsker å reise spørsmål tegner seg umiddelbart etter at møtet er formelt åpnet. c. Spørretiden begrenses til 30 minutter og avsluttes etter denne tid selv om ikke alle som ønsker å stille spørsmål har fått anledning til det. Dersom det ikke foreligger spørsmål eller spørretiden ikke utnyttes fullt ut, avsluttes møtet. d. Spørsmålene skal være korte begrenset til ett minutt og være varslet ordfører senest innen kl 12.00 på møtedagen. e. Spørsmål som omhandler saker som er oppført på sakskartet skal fremmes under sakens realitetsbehandling. f. Ordfører bestemmer rekkefølgen på spørrerne, men en representant fra hvert parti skal gis anledning til å stille et spørsmål før en representant fra samme parti gis anledning til å stille spørsmål nr. to. En representant gis ikke anledning til flere spørsmål før andre representanter er gitt anledning til første spørsmål. g. Ordfører kan overlate til andre å besvare spørsmålet h. Det er anledning til å gi en foreløpig redegjørelse for å utdype svaret i senere møte. i. Etter at svar er meddelt har spørreren anledning til å få ordet en gang for tilleggsspørsmål eller kommentar. j. Ordfører eller den ordfører har overlatt å svare gis anledning til sluttkommentar. k. Et spørsmål vil ikke kunne danne utgangspunkt for et krav om realitetsbehandling med mindre framgangsmåten ved oppføring av ny sak på saklisten følges. l. Protokollering begrenses til hvilket spørsmål som ble tatt opp og eventuelt hvordan saken skal følges opp. 17 Orden i salen Ordføreren skal sørge for å opprettholde ro og orden i møtesalen. Ordføreren skal påse at ingen representanter avbrytes eller forstyrres. Dersom tilhørere ved meningsytring eller på annen måte forstyrrer forhandlingene eller for øvrig opptrer på en måte som strider mot god orden kan ordføreren vise vedkommende ut.
18 Bokføring av forhandlingene Kommunestyret fører møtebok for sine møter Av møteboka skal det framgå møtested og tid, fraværende medlemmer og møtende varamedlemmer. Trer noen fra eller til under forhandlingene, bokføres dette slik at dette sammenholdt med medlemsfortegnelsen viser hvem som har tatt del i behandlingen av hver enkelt sak. For øvrig protokolleres hvilke saker som ble behandlet, det som må til for å vise gangen i forhandlingene, og at vedtakene er truffet etter rett framgangsmåte. Under hver sak bokføres de forslag som er satt fram og stemmetallene for de enkelte forslag. Resultatet av prøveavstemmingene skal også føres. Et mindretall har rett til å få inn protokolltilførsel. Møteprotokollen legges uten utgrunnet opphold ut på kommunens hjemmeside. Møteboka legge fram som egen sak for endelig godkjenning i etterfølgende møte. Møteboka signeres av ordføreren etter godkjenning. Arkivering av saksdokumentene og møtebok skal være i h h t arkivloven og Hamar kommune arkivreglement. 19 Godtgjøring Kommunestyrets møtende representanter tilsås godtgjøring etter reglene for folkevalgtes arbeidsvilkår. 20 Taushetserklæring Kommunestyrets medlemmer og varamedlemmer underskriver på taushetsplikt i forhold til opplysninger som de kan få kjennskap til i kraft av sine verv.