Fylkesmannen i Telemark Miljøvernavdelingen Saksbehandler, innvalgstelefon Gunnar Djuvik, 35 58 61 67 Kontrollrapport - systemrevisjon Kontrollrapport nr: 2013.002.R.FMTE Saksnummer: 2013/863 Dato for kontrollen: 01.10.2013-03.10.2013 Informasjon om kontrollert virksomhet: Navn: Tinn kommune, Enhet for teknisk Organisasjonsnr. (renseanlegg): 876 825 732 Foretaksnr. (enhet for teknisk): 976 821 203 Postadresse: Postboks 14, 3661 Rjukan Tlf. kontaktperson: 35 08 26 00 Besøksadresse: Torget 2, 3660 Rjukan e-post kontaktperson: hanne.graaberg@tinn.kommune.no Kommune/ kommunenr.: Tinn/ 0826 Bransjenr. (NACE-kode) for org 876825732: 37.000 Oppsamling og behandling av avløpsvann Tilstede ved kontrollen: Se vedlegg 2 Anleggsnr: 0826.0025.01 Kontrollomfang Kontrollen er ikke en uttømmende kontroll innen Fylkesmannens tilsynsområde. Den er avgrenset til temaene for denne systemrevisjonen, dvs. drift og vedlikehold av Rjukan avløpsanlegg, samt internkontroll knyttet til disse tema. Kontrollrapportens innhold Rapporten beskriver avvik og anmerkninger som ble konstatert under kontrollen i forhold til Forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (internkontrollforskriften) og Forskrift om begrensning av forurensning (forurensningsforskriften) kap. 14. Resultater fra kontrollen Fylkesmannen avdekket 3 avvik* og det er gitt 3 anmerkninger*. Oppsummering avvik: Avvik nr 1 med underpunkt er knyttet til internkontroll, avvik nr 2 gjelder måling av driftstid for overløp, og avvik nr 3 gjelder gjennomføring av utslippsmålinger. Oppsummering anmerkninger: Anmerkningene gjelder oppsatte mål, dokumentstyring og manglende rutine omtalt i ROS-analyse. Se nærmere omtale inne i rapporten. Oppfølging etter kontrollen Rapporten skal følges opp fra virksomhetens side slik dette framgår av pålegg med frister i denne rapportens oversendelsesbrev. Skien 11.11.2013 Gunnar Djuvik Sted Dato Fylkesmannen i Telemark (etter fullmakt, rapporten er godkjent elektronisk og har derfor ingen underskrift) * Avvik og anmerkning er definert på side 3 i rapporten 1
Innholdsfortegnelse 1. Innledning 2. Dokumentunderlag 3. Omfang 4. Avvik 5. Anmerkninger 6. Andre forhold 7. Gjennomføring Vedlegg: Vedlegg 1: Vedlegg 2: Dokumentunderlag fra virksomheten Deltakere ved Fylkesmannens revisjon 2
1. Innledning Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Rjukan avløpsanlegg i Tinn kommune 01.10.2013 til 03.10.2013. Revisjonen er en del av Fylkesmannens planlagte kontrollvirksomhet for inneværende år. Formålet med systemrevisjonen var å gjennomgå hvordan Tinn kommune ivaretar ansvar og plikter fastsatt i regelverk knyttet til avløpsanlegget. Systemrevisjonen ble gjennomført ved gjennomgang av dokumenter, ved intervjuer av aktuelle personer for temaene i organisasjonen, og ved verifikasjon av om krav overholdes og rutiner blir fulgt opp i praksis slik de er beskrevet. Rapporten omhandler avvik og anmerkninger som er avdekket under revisjonen. Definisjon - avvik: Overtredelse av krav fastsatt i eller i medhold av helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen. Definisjon - anmerkning Et forhold som tilsynsetatene mener det er nødvendig å påpeke for å ivareta helse, miljø og sikkerhet og som ikke omfattes av definisjonen for avvik. 2. Dokumentunderlag Mottatte dokumenter før gjennomføring av revisjonen er opplistet i vedlegg 1. 3. Omfang Kontrollen er ikke en uttømmende kontroll innen Fylkesmannens tilsynsområde, men er avgrenset til temaene for denne systemrevisjonen, dvs. drift og vedlikehold av avløpsanlegget. Avløpsanlegg er definert som renseanlegg og avløpsnett inkludert pumpestasjoner. Drift og vedlikehold inkluderer også fornyelser, utslippskontroll og påslipp. Internkontroll inkludert risikovurderinger, beredskap og klimatilpasninger knyttet til de nevnte tema er også en del av kontrollen. 4. Avvik Avvik 1: Virksomheten har mangelfull internkontroll Avvik fra: Forskrift om systematisk helse- miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (internkontrollforskriften), 5, 2. ledd, pkt. 2, 5, 6 og 7. a) Virksomhetens internkontrollsystem beskriver ansvar, oppgaver og myndighet, men i praksis er det uklart hvem som ivaretar VAR-ingeniørens oppgaver. Jfr. Internkontrollforskriften 5, 2. ledd pkt. 5 3
Virksomhetens ansatte gir noe ulike svar på spørsmål om hvem som har ansvar for oppgaver som i internkontrollen er lagt til VAR-ingeniørstillingen, som f. eks. hvem som skal gi tilbakemelding på drift og regelendringer til driftsoperatørene. Det framkommer at noen oppgaver ikke ivaretas i tilstrekkelig grad. Fylkesmannens forventninger til virksomhetens oppfølging og tilbakemelding: Internkontrollen beskriver oppgaver lagt til avdelingsingeniør. Men siden denne stillingen ikke har vært besatt på en stund, er det uklarhet omkring ansvaret for disse oppgavene. Ansvarsforhold må avklares, og virksomheten må vurdere bemanningssituasjonen med henblikk på å ha tilstrekkelige ressurser til å ivareta oppgavene. Tilbakemelding med virksomhetens vurdering av bemanningssituasjonen og med en avklaring av ansvarsforhold sendes Fylkesmannen innen frist satt i oversendelsesbrev. b) Kunnskap om og opplæring i virksomhetens eget internkontrollsystem er varierende og til dels mangelfull. jfr. Internkontrollforskriften 5, 2. ledd pkt. 2 Virksomhetens ansatte er i varierende grad kjent med sitt eget internkontrollsystem. Kap. 11.2 i generell del beskriver internopplæring, men denne er lite konkret, og det er ikke kjent om det foreligger noen opplæringsplan eller annen konkret plan for hvordan de ansatte skal læres opp i eget internkontrollsystem. Fylkesmannens forventninger til virksomhetens oppfølging og tilbakemelding: Virksomheten må lage en konkret plan for hvordan de ansatte skal få innføring i og holde seg oppdatert på eget internkontrollsystem. Kopi av plan sendes Fylkesmannen innen frist satt i oversendelsesbrev c) Virksomheten har kartlagt og vurdert risiko for avløpsanlegget. - Det er dårlig samsvar mellom de hendelsene som er vurdert og den endelige risikovurderingen. - Det mangler en tiltaksplan for oppfølging av risiko- og sårbarhetsanalysen (ROS-analysen). - Virksomheten har ikke utarbeidet en saneringsplan med prioritert rekkefølge og tidsplan for gjennomføring. Saneringsplanen må ta hensyn til klimaeffekter. - Virksomheten har ingen beredskapsplan for større hendelser på avløpsanlegget. Rutiner beskrevet i kap. 5 i driftshåndboken dekker ikke en beredskapssituasjon. - Tanker med fellingskjemikalie i renseanlegget utgjør en fare for forurensning av ytre miljø ved et eventuelt uhell. Det er uklart om dette er risikovurdert med hensyn til ytre miljø. Det må avklares om tanklagringen omfattes av forurensningsforskriftens kap 18, «Tanklagring av farlige kjemikalier og farlig avfall» Jfr. Internkontrollforskriften 5, 2. ledd pkt. 6 Fylkesmannens forventninger til virksomhetens oppfølging og tilbakemelding: Kopi av følgende planer og risikovurderinger sendes Fylkesmannen innen frist satt i oversendelsesbrev: 4
- Risikoanalyse for avløpsanlegg må revideres slik at det er mulig å finne ut om vurderte hendelser er risikovurdert mhp. sannsynlighet og konsekvens. - Det må lages en tiltaksplan som reduserer risikoen for de vurderte hendelsene der dette er mulig, og som fastsetter frist og ansvar for gjennomføring av de ulike tiltakene. - Virksomheten må lage en saneringsplan for ledningsnett som inkluderer en tidsplan for de ulike tiltakene. - Det må lages en beredskapsplan for større hendelser på avløpsanlegget, som f.eks. brann, flom, ras og evt. andre hendelser som kan sette avløpsanlegget ut av funksjon over lengre tid. Planen bør forankres i kommunens overordnede beredskapsplan. - Lagring av kjemikalie (PA) i store tanker på renseanlegget må risikovurderes med hensyn til fare for forurensning av ytre miljø ved eventuelt utslipp. Det må avklares om innholdet i tankene kommer inn under kap. 18 i forurensningsforskriften som gjelder farlige kjemikalier, og tiltak beskrevet i forskriftens 18-6 må i tilfelle vurderes. d) Virksomheten har ikke tilstrekkelig med rutiner for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelser av krav fastsatt i eller i medhold av HMS-lovgivningen. - Virksomheten har rutiner for avviksbehandling og det finnes avviksskjema, men rapportering og oppfølging av avvik er varierende og til dels fraværende. - Virksomheten har mangelfull skriftlig rutine for tilsyn med pumpestasjoner og driftsoverløp/ regnvannsoverløp. - Virksomheten mangler rutiner for oppfølging og eventuell revisjon av påslippsavtaler. Jfr. Internkontrollforskriften 5, 2. ledd pkt. 7 Kommentarer: -Det opplyses at flere ansatte ikke melder avvik, og at det er til dels manglende oppfølging av avvik, slik at ansatte som tidligere meldte avvik til dels har sluttet med dette. -Virksomheten har ettersyn med pumpestasjoner og ledningsnett inkludert regnvannsoverløp, men har mangelfull skriftlig rutine for tilsyn som beskriver hva som skal gjøres og hvor ofte. I driftshåndbokens kap. 4.3 og 4.4 er det beskrevet noen rutiner og hva som skal meldes som avvik, men dette er ikke tilstrekkelig som en rutine for tilsyn. - Kommunen har en påslippsavtale med en virksomhet med prosessavløp, men har ikke noen rutine for oppfølging eller revidering av denne. Fylkesmannens forventninger til kommunens oppfølging og tilbakemelding: -Virksomheten må bruke sitt avvikssystem og følge opp rapporterte avvik slik at korrigerende tiltak vurderes og tilbakemelding gis på planlagte og utførte tiltak. Virksomheten må presisere viktigheten av at avvik meldes slik at en har mulighet for å fange opp hendelser som bør følges opp med tiltak. F.eks. kan internkontroll og spesielt avviksrapportering og -behandling være et fast tema på interne møter. -Virksomheten må utarbeide skriftlige rutiner for vedlikehold og ettersyn med ledningsnett inkludert pumpestasjoner og overløp. Kopi av rutiner sendes Fylkesmannen innen frist satt i oversendelsesbrev. - Virksomheten må utarbeide en rutine for oppfølging/revidering av påslippsavtaler. I rutinen må det også beskrives hvordan virksomheten skal vurdere behov for nye påslippsavtaler ved nyetableringer eller endringer ved eksisterende virksomheter som har påslipp til kommunalt avløpsnett. Kopi av rutine sendes Fylkesmannen innen frist satt i oversendelsesbrev. 5
e) Virksomheten har mangelfull oppfølging av eget internkontrollsystem. - Det foreligger skriftlige rutiner for internrevisjon, men det kan ikke dokumenteres at revisjon av internkontrollsystemet gjennomføres jevnlig. Jfr. Internkontrollforskriften 5, 2. ledd pkt. 7 Etter den generelle del i internkontrollsystemet kapittel 9.3.1 skal det foretas en systemgjennomgang en gang i året. Slik gjennomgang kan ikke dokumenteres. Fylkesmannens forventninger til kommunens oppfølging og tilbakemelding: Internrevisjon kan være nyttig for å avdekke mangler og forbedringspunkter ved dagens praksis sett i forhold til skriftlige rutiner og prosedyrer. Se også foregående punkt d)med hensyn til oppfølging av interkontroll og avviksrapportering på interne møter. Avvik 2: Virksomheten har mangelfull registrering og beregning av driftstid for overløp fra avløpsanlegget. Avvik fra: Forskrift om begrensning av forurensning (forurensningsforskriften), 14.5, 4. ledd Det nye driftskontrollsystemet muliggjør registrering av driftsoverløp fra pumpestasjoner, men ikke andre overløp på avløpsnettet dvs. fra kammer. Virksomheten har etablert tidsmåling av overløp fra kloakkpumpestasjoner, men ikke fra overløpskammer. Fylkesmannens forventninger til virksomhetens oppfølging og tilbakemelding: Det er et krav i forskriften 14-5, 3. ledd, om å ha oversikt over «alle overløp». I tillegg skal anleggseier ha oversikt over «alle lekkasjer av betydning». Intensjonen med forskriftskravene er å sikre et funksjonelt avløpsnett med «minst mulig overløp og lekkasjer», jfr. forskriftens kommentarer til første ledd i 14-5. Fylkesmannen forutsetter at tidsregistrering etableres ved alle pumpestasjoner. Tidsregistrering skal, i tillegg til pumpestasjoner, også etableres ved andre overløp av betydning. Når det gjelder spørsmålet om hvilke andre typer overløp som skal ha tidsregistrering, jfr. 14-5, 4. ledd, må dette bestemmes på bakgrunn av en risikovurdering. Vesentlige kriterier i en slik vurdering er resipientforhold, antall abonnenter og type påslipp oppstrøms overløpspunkt. For alle overløp der det ikke etableres tidsregistrering, må det gjøres en vurdering og beregning av forurensningsbidraget fra hvert enkelt overløp. Grunnlaget kan her bl.a. være oppstrøms abonnentantall og type, driftserfaringer med de aktuelle overløpspunktene osv. For overløp der det er krav om mengdemåling, vises til avvik 3. 6
Det skal oversendes følgende materiale til Fylkesmannen innen frist satt i oversendelsesbrev: - Skriftlig og kartfestet oversikt over alle overløpene på avløpsnettet i rensedistriktet inkludert delområde som driftes av Tinn vann og avløp. - Oversikt over overløp ved alle pumpestasjoner og ved andre overløp av betydning der det skal etableres tidsregistrering. Det skal vedlegges en tilhørende tidsplan for gjennomføring av disse tidsregisteringstiltakene. - For alle mindre overløp der det ikke etableres tidsregistrering, skal det vedlegges dokumentasjon som begrunner at det ikke er behov for tidsregistrering. Avvik 3: Virksomheten måler ikke overløpsmengden i og ved renseanlegget. Overløp i og ved renseanlegget skal inkluderes i beregning av rensegrad for avløpsanlegget. Avvik fra: Forurensningsforskriften 14.11, siste ledd. Dette gjelder spesielt overløp til dam Dale fra kum oppstrøms Dale Bakhus pumpestasjon. Avløpsvannet pumpes inn i renseanlegget via Dale Bakhus pumpestasjon, og det er ikke montert overløp i selve renseanlegget. Ved Dale Bakhus pumpestasjon er det montert ventiler på innløp som stenges ved for stor belastning. Da vil avløpsvannet gå i overløp fra kum montert oppstrøms stasjonen. Utløpet fra denne går ut i dam Dale, hvor det stort sett er god vannføring. Det er ikke montert vannmengdemåler på denne kummen. Fylkesmannens forventninger til kommunens oppfølging og tilbakemelding: Kommunen må etablere mengdemåling på avløpsvann som går i overløp i og ved renseanlegget, dvs. fra kum som går i overløp til dam Dale. Plan for gjennomføring inkludert tidsplan for dette arbeidet sendes Fylkesmannen innen frist satt i oversendelsesbrev. 5. Anmerkninger Anmerkning 1: Det er satt opp mål for helse miljø og sikkerhet i driftshåndboken, men det er få konkrete mål, og virksomheten har til dels ikke noe forhold til disse. Det er satt opp som spesielt mål for Rjukan renseanlegg at nødoverløpsdrift skal begrenses til 5% av total forurensningsproduksjon i rensedistriktet i løpet av ett år. Dette målet var det ingen som hadde noe forhold til. Det er ellers bare satt opp spesielle mål for utløpskonsentrasjoner fra renseanlegget. Mål som settes opp som spesielle mål for drift av avløpsanlegg i internkontrollsystemet bør være konkrete og målbare. Målene kan gjerne være koblet til tiltak og mål satt i f. eks. saneringsplan, i hovedplan for VA og i tiltaksplaner i Vassområde Aust-Telemark etter Vannforskriften. 7
Anmerkning 2: Identifikasjon av prosedyrer og skjemaer er uklar, slik at det usikkert hvilke dokumenter som er gjeldende. Det er flere avviksskjema i bruk, og det var usikkert hvilke(t) som var gjeldende. Avviksskjema som ligger i internkontrollsystemet har ingen dokumentstyring, slik at det er vanskelig å vurdere om dette er gjeldende eller ikke. Anmerkning 3: Rutine for driftsstans som er omtalt i ROS-analysen er ikke utarbeidet. I hendelseslisten er det satt opp som forebyggende tiltak at det skal utarbeides en prosedyre om tiltak ved driftsstans. Denne prosedyren er ikke utarbeidet. Viser til avvik 1c) om tiltaksplan med tidsfrister som må settes opp i forbindelse med revisjon av risikoanalysen. 6. Andre forhold Gjeldende tillatelse for Rjukan avløpsanlegg etter forurensingsloven for utslipp av avløpsvann, er gammel. Vi vil i oppfølgingen av denne kontrollen ta stilling til behov for oppdatering og gi føringer for eventuelt videre arbeid med dette temaet. 7. Gjennomføring Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter: Utsendelse av brev datert 15.03.2013 med varsel om systemrevisjon og gebyrsats Bekreftelse v/ epost 12.04.2013 av dato for formøte og aktuell saksliste for møtet. Forberedende møte 04.06.2013 med avklaring av aktuell dokumentasjon for oversendelse Åpningsmøte 01.10.2013 Intervju og verifikasjon/befaring 01.10.2013 og 02.10.2013 Avsluttende møte 03.10.2013 med presentasjon av funn Vedlegg: - I vedlegg 1 er det gitt en oversikt mottatte dokumenter fra virksomheten. - I vedlegg 2 er det gitt en oversikt over deltakerne på kontrollen 8
VEDLEGG 1 Dokumentunderlag fra virksomheten Følgende materiale ble mottatt på formøtet 04.06.13: - ROS risikoanalyse avløp Tinn 02.10.2010 - ROS skjema avløpsnett Rjukan 02.10.2010 - Internkontrollsystem for avløpsanlegg - Generell del 01.10.2012 - Notat om vaktsamarbeid TVA og kommunen 11.06.2009 - Eksempler på avviksmeldinger Følgende materiale ble mottatt før revisjonen pr epost 11.06.13, 19.06.13 og 28.06.13 - Flytskjema renseanlegg - Kartutsnitt fra deler av rensedistrikt - Kart over ledningsnettet til TVA - Plankart Gaustaområdet - Internkontrollsystem for avløpsrenseanlegg driftshåndbok for avløpsanlegg i Tinn kommune - Avtale mellom Tinn kommune og EKA om påslipp av prosessvann Følgende materiale ble mottatt ved revisjonen 01. - 02.10.13: - Tinn brannvesen: Referanseliste over bekker som skal ha ettersyn - Årlig gjennomgang av avløpsdriften i Tinn kommune 2009 og 2010 9
VEDLEGG 2 Oversikt over personer fra kommunen som var direkte involvert i undersøkelsen. ---------------------------------------------------------------------------------------------------------- I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakere ulike deler av undersøkelsen: Navn Funksjon Formøte 04.06.13 Åpningsmøte 01.10.13 Intervju 01.10-02.10.13 Verifikasjon 02.10.13 Sluttmøte 03.10.13 Fra kommunen: Hanne Graaberg Geir Foseid Geir Nørstebø Jarle Lurås Olav Håvardsrud Bent Andresen Fra Fylkesmannen: enhetsleder teknisk driftsleder VAavd driftsleder bygg/anlegg driftsoperatør VA-avd fagarbeider bygg/anlegg fagarbeider bygg/anlegg Gunnar Djuvik senioringeniør Elisabeth Hammerli overingeniør 10