BEKKESTUA ROTARY KLUBB VEDTEKTER (sist endret 2. juni, 2010) Artikkel 1 Valg av styre og tillitsmann 1. Valgkomitéen innstiller overfor Klubben forslag på President for Rotary-året som begynner om ca. 18 mnd. Vedkommende skal være Visepresident i neste styre. Valgkomitéen består av klubbens Past President, inneværende President og inneværende Visepresident, med Past President som komiteens formann. 2. Valgkomitéens innstilling fremlegges til votering i Klubben innen utløpet av desember. Dette kunngjøres på forhånd og andre forslag til President skal fremlegges senest ved møtets begynnelse. Er det flere presidentkandidater, anses den valgt som får flest stemmer. 3. Kommende års president ( Visepresidenten ) skal innen 1. mars i det kalenderår han tiltrer fremlegge sitt forslag til styre og tillitsmenn for Klubbens medlemmer. Visepresidentens innstilling stemmes over blant de fremmøtte medlemmer på det klubbmøte der innstillingen fremlegges. Simpelt flertall blant de fremmøtte medlemmer er tilstrekkelig for å anse styret som valgt. 4. Klubbens styre består av følgende tillitsmenn: - President - Visepresident - Styremedlem som leder Yrkestjeneste-komitéen - Styremedlem som leder Service-/prosjektkomitéen - Styremedlem som leder TRF-komitéen - Styremedlem som leder Medlemskapskomitéen Følgende verv er å anse som tillitsverv, men personene er ikke del av klubbens styre: - Past President - Leder av Kommunikasjonskomitéen - Leder av Programkomitéen - Leder av Administrasjonskomitéen - Sekretær som kan velges for mer enn ett år - Kasserer som kan velges for mer enn ett år Presidenten kaller inn de tillitsmenn som ikke er del av klubbens styre, etter behov. Sekretæren har møteplikt på styremøtene, for å ivareta sine plikter etter Artikkel 3. Kassereren har møterett i styret - 1 -
I tillegg skal det velges revisor. Han tjenestegjør til annen revisor velges og kan tiltre. Alle tillitsmenn skal velges blant klubbens medlemmer. Artikkel 2 Styret og myndighet i Klubben 1. Styret som er valgt etter reglene i Artikkel 1 i disse vedtekter har i sin periode myndigheten i klubben. 2. Presidenten har i sin periode, Rotaryåret, signatur på vegne av klubben. I tillegg har også to styremedlemmer i fellesskap signatur Artikkel 3 Tillitsmennenes plikter 1. President Presidentens oppgave er å utarbeide plan og mål for klubbens drift i sitt presidentår, samt å sørge for klubbens drift i det nye året. I tillegg skal han lede møtene i Klubben og i Styret, sende innkallelse til styremøter og forøvrig utføre slike andre oppgaver som vanligvis hører til dette verv. 2. Visepresident Visepresidentens oppgave er å lede møtene i Klubben og i Styret i Presidentens fravær, og å utføre slike andre oppgaver som vanligvis hører til dette verv. Visepresidenten rapporterer fra Kommunikasjonsog Administrasjonskomitéen 3. Past President Past President representerer kontinuiteten blant Tillitsmennene, og er dessuten formann i Festkomitéen, hvor han selv utpeker sine hjelpere. 4. Sekretær Sekretærens oppgave er å føre medlemsfortegnelse og å registrere fremmøte på møter i Klubben. Han skal skrive referat fra møter i Styret og oppbevare møtereferatene i en protokoll. Han skal besørge de nødvendige rapporter til Distriktet og Rotary International, inklusive den halvårlige rapport til Generalsekretæren i RI 1. januar og 1. juli. Forøvrig skal Sekretæren utføre slike andre oppgaver som vanligvis hører til dette verv. Når Sekretæren slutter, skal alle protokoller og bøker eller annen klubbeiendom i Sekretærens besittelse, overlates til Presidenten eller til etterfølgeren som Sekretær. 5. Kasserer Kassererens oppgave er å ta vare på klubbkassen og midler øremerket til Støttepilaren, samt føre løpende regnskap og avlegge årsregnskap overfor Klubben. Han skal bistå med å utarbeide rapporter og oversikter som angitt i Artikkel 9, og til enhver tid på anmodning fra Styret utføre slike andre oppgaver som hører til hans verv. Når Kassereren slutter, skal alle midler, bøker og regnskaper eller annen klubbeiendom i Kassererens besittelse overlates til Presidenten eller til etterfølgeren som Kasserer. Klubbens fond har egen kasserer, men dette kan også være Klubbens kasserer. - 2 -
Artikkel 4 Møter 1. Klubbens ukentlige møter skal holdes onsdag kl. 18:00 og avsluttes normalt kl. 19:00. Varsel om endringer eller sløyfing skal gis alle klubbens medlemmer. 2. Klubbens årsmøte og de ordinære møtene er vedtaksdyktige når 1/3 av medlemmene er til stede. 3. Styremøter skal holdes etter behov. Presidenten innkaller til styremøter på eget initiativ eller etter anmodning fra minst to styremedlemmer. Det skal sendes varsel senest en uke før møtet skal holdes. Styret er vedtaksdyktig når Presidenten eller Visepresidenten er tilstede og det totalt møter 4 fire medlemmer. Artikkel 5 Innmeldingspenger og kontingent 1. Innmeldingspenger kreves for tiden ikke i Klubben. 2. Årskontingenten betales forskuddsvis pr. halvår med det beløp Klubben etter forslag fra Styret har vedtatt. Artikkel 6 Stemmeprosedyre Det stemmes muntlig over Klubbens anliggender, med mindre et flertall av de møtende krever skriftlig avstemning. Artikkel 7 Komitéer og komitéers plikter Presidenten fordeler i samråd med sitt kommende styre medlemmene på hoved- og underkomitéer i samsvar med Klubbens Retningslinjer for Drift (kfr. Artikkel 13). Komitéens oppgaver fremgår av retningslinjene og eventuelt i tillegg av vedtak i Styret eller i Klubben. Retningslinjene forutsettes å bli oppdatert årlig for slike tilleggsvedtak. Presidenten er ex officio medlem i alle komitéer. Artikkel 8 Møteplikt og møtefritak Ethvert medlem i Klubben har plikt til å delta i klubbens møter. Nærmere regler om hva som regnes som nærvær på møter er gitt i Lover for Rotaryklubb i Norsk Rotary Årbok. Artikkel 9 Klubbens økonomi - 3 -
1. Innholdet i denne artikkel erstatter Klubbens Statutter for Økonomi som ble vedtatt i styremøte 1. desember 1975. 2. Klubbens økonomi er Styrets ansvar. Dette omfatter forvaltning av eiendeler og inntekter, samt betaling av utgifter. I tillegg omfatter det forvaltning av midler øremerket til Støttepilaren og klubbens fonds i overensstemmelse med særskilte statutter som gjelder for disse. 3. Ved begynnelsen av hvert Rotary-år skal Styret fremlegge forslag til budsjett. Budsjettet skal fremlegges innen utgangen av august. Når budsjettet er vedtatt, har Styret fullmakt og plikt til i hovedsak å forvalte Klubbens økonomi deretter. Bruk av penger utover det som følger av vedtatt budsjett skal godkjennes av Klubben, med mindre det er dekket av inntekter. 4. Styret har ansvar for føring av løpende regnskap for Klubben, Støttepilaren og Fondene, samt avleggelse av årsregnskap i samsvar med Rotary s lover, vedtekter og eventuelle særskilte beslutninger i Klubben eller Styret. Årsregnskap med Revisors beretning skal fremlegges for Klubben til godkjennelse innen utgangen av oktober det påfølgende Rotary-år. Styret skal fremme forslag om disponering av eventuelt overskudd eller dekning av underskudd. Samtidig med fremleggelse av årsregnskapet skal Presidenten legge frem en kort skriftlig beretning for sitt år, Årsberetningen. Styrets ansvar på disse områder ivaretas av kassereren i samarbeid med Presidenten og i overensstemmelse med artikkel 3.5. Artikkel 10 Fremgangsmåte ved valg av medlemmer Innholdet i denne artikkel erstatter Klubbens Regler for Opptak av Nye Medlemmer som ble vedtatt i styremøte 1. juni 1976. 1. Generelle retningslinjer 1.1. Bekkestua Rotary Klubb legger særlig vekt på utvikling av personlig bekjentskap og samhold mellom medlemmene. 1.2. Klubbens utbyggingstakt bestemmes av medlemmene etter forslag fra Styret. Det tilstrebes en yrkesmessig dekning som gir et rimelig bilde av yrkes- og ervervslivet i Klubbens område. Klubben tar sikte på en rimelig aldersfordeling. Forøvrig skal de medlemskvalifikasjonskrav som fremgår i Article 5, Section 2 i Constitution of Rotary International gjelde. 1.3. Ved valg av medlemmer blir dessuten å legge til grunn - at kandidaten har uplettet vandel - at kandidaten holder et høyt etisk nivå - at kandidaten er et engasjert og våkent samfunnsmedlem - at kandidaten menes å passe inn i Klubbens miljø - 4 -
Ved opptak av medlemmer, står tidligere Rotary-medlemmer og tilflyttede Rotarianere på lik linje med andre kandidater. 2. Opptaksregler 2.1. Styret kunngjør på et medlemsmøte om høsten planene for eventuell medlemsutvidelse i kommende Rotary-år. Nødvendige og relevante opplysninger for dette formål innhentes fra Medlemskaps- og Klassifikasjons-Komitéen (MKK). Klubbens medlemmer skal holdes underrettet om utviklingen under punktene 2.2-2.7 nedenfor. 2.2. Forslag på navngitte medlemmer fremmes til MKK. Forslagsstilleren betraktes som kandidatens fadder i Klubben. MKK avgir innstilling til Styret. 2.3. Styret behandler MKK s innstilling og avgjør om forslaget skal fremmes for medlemmene til avstemming. Hvis Styret ikke vil fremme forslaget, skal årsaken forklares for forslagsstilleren. 2.4. Styrets forslag sendes samtlige medlemmer til avstemming. Samtidig gjøres MKK s og Styrets innstilling og votering kjent for medlemmene. Utsendelsene skal være identifiserte. De skal returneres til Sekretæren innen 14 dager påført JA eller NEI. 2.5. Alle NEI-stemmer skal begrunnes. Ved inntil 2 to NEI-stemmer skal Styret etter å ha hørt vedkommende medlemmers begrunnelse, stemme skriftlig over kandidater hvor det foreligger innsigelser. Det kreves enstemmighet i Styret hvis et foreslått medlem likevel skal aksepteres. Ved 3 tre eller flere begrunnede NEI-stemmer, anses forslaget som nedstemt. 2.6. Etter avsluttet behandling meddeler fadderen resultatet av avstemmingen til den godkjente kandidaten og foreslår opptak som medlem i Klubben. I denne forbindelse bør det gis orientering om Rotary s idé og formål, samt de forpliktelser medlemskap innebærer. Er kandidaten interessert, inviteres vedkommende til møtene. Godkjent medlemskandidat skal gis en rimelig frist til å gi endelig svar. 2.7. Etter at saken er ferdig behandlet, skal Presidenten påse at stemmesedler og andre underlag blir makulert. Kandidater som takker nei, skal oppføres i egen protokoll som arkiveres. Ingen resolusjon og intet forslag som fremsettes skal behandles i Klubben før forholdet h ar vært vurdert av styret. Slike resolusjoner eller forslag, hvis de fremsettes på et klubbmøte, skal således oversendes Styret uten diskusjon. - 5 -
Artikkel 11 Beslutninger Ingen resolusjon og intet forslag som fremsettes skal behandles i Klubben før forholdet har vært vurdert av Styret. Slike resolusjoner eller forslag, hvis de fremsettes på et klubbmøte, skal således oversendes Styret uten diskusjon. Artikkel 12 Klubbens emblem Klubbens emblem er beskrevet i Retningslinjer for Klubbens drift, Vedlegg j Presidentkjedet Bekkestua Rotary Klubb Artikkel 13 Klubbens drift m.v. Det er utarbeidet Retningslinjer for Klubbens Drift. Disse beskriver forhold og tradisjoner som forutsettes fulgt av Styret, men som ikke fremgår av lover og vedtekter. Retningslinjene er vedtatt av Styret i 1997 og kan til enhver tid endres av Styret. Artikkel 14 Endringer Disse vedtektene kan bare endres med tilslutning av 2/3 av de fremmøtte medlemmene på klubb- eller årsmøtet. Endringsforslag skal meddeles hvert enkelt medlem skriftlig 10 ti dager i forveien. - 6 -