Policyer Policy for etikk og samfunnsansvar Policy for etikk og samfunnsansvar er godkjent av styret. Brev fra konsernsjef Bane NOR har en viktig samfunnsoppgave som forvalter av jernbaneinfrastrukturen i Norge. Samfunnsansvar handler om å ta ansvar for hvordan mennesker, samfunn og miljø blir påvirket av Bane NORs virksomhet. Som et statlig eid foretak er det store forventninger til at vi tar vårt ansvar på dette området, og en etisk forretningsvirksomhet er en forutsetning for å sikre tillit fra våre omgivelser og interessenter. Bane NOR har komplekse leveranser, omfattende kontrakter, et stort antall leverandører, ansatte og innleid personell. Vi er involvert i bransjer som har høy risiko for økonomisk kriminalitet og arbeidslivskriminalitet. For å sikre at vi lever opp til vårt ansvar og de forventninger som stilles til oss, har vi derfor formulert et felles verdigrunnlag og et sett med etiske prinsipper. Våre verdier skal ligge til grunn for alt vi gjør og skal gjenspeiles i måten vi jobber på, både internt og i møte med eksterne. Våre etiske prinsipper og øvrige styrende dokumenter setter rammebetingelsene for vår virksomhet og skal styre alle våre aktiviteter. De etiske prinsippene skal fanges opp og integreres i alle våre arbeidsprosesser. Våre etiske prinsipper er forankret i våre verdier og kan oppsummeres i fire hovedpunkter: Jeg legger Bane NORs visjon, verdier og etiske prinsipper til grunn for mine beslutninger og min adferd. Jeg skal utføre min jobb på en korrekt og etisk forsvarlig måte, slik at Bane NORs omdømme ikke blir skadet. Jeg diskuterer etiske dilemmaer med mine kollegaer, og ber min nærmeste leder om råd dersom jeg er usikker på hva som er rett og galt. Jeg vet at brudd på de etiske prinsippene kan medføre konsekvenser for mitt arbeidsforhold. Samtlige ansatte skal kjenne til og etterleve de etiske prinsippene i sitt daglige arbeide, og det er viktig at vi alle sier fra dersom vi har noen bekymringer eller opplever kritikkverdige forhold. En åpen og god dialog på dette er avgjørende for at vi kan forbedre vår virksomhet og ta tak i problemer før de blir for store. Jeg vil takke dere alle for at dere bidrar til å sikre at Bane NOR lever opp til sine etiske standarder. Gjennom ditt arbeid og dine handlinger sikrer vi at Bane NOR tar valg vi kan stå inne for. Gjennom vår virksomhet og de etiske prinsipper vi setter kan vi også bidra til å utvikle våre forretningspartnere i en mer etisk og samfunnsansvarlig retning. Utskriften er en kopi av dokumentet. Siste versjon finnes i Styringsportalen. Side 1 av 6
Konsernsjef, Gorm Frimannslund Utskriften er en kopi av dokumentet. Siste versjon finnes i Styringsportalen. Side 2 av 6
1. Ansvar og etterlevelse Ledere i Bane NOR skal bygge en kultur som gjenspeiler Bane NORs verdigrunnlag og Policy for etikk og samfunnsansvar. Dette innebærer å gå frem som et godt eksempel ved å kommunisere og etterleve kravene i denne policyen. Ledere skal gjennomgå og diskutere de etiske prinsipper med sine medarbeidere for å sørge for at prinsippene er forstått. Det skal gjennomføres regelmessige dilemmatreningsprogrammer blant ledelsen og ansatte i Bane NOR. Det er ledernes ansvar å sørge for at medarbeiderne gjennomfører dette. Ledere skal videre sikre at de ansatte føler seg trygge på at de kan melde fra om kritikkverdige forhold uten at dette vil få noen negative konsekvenser for vedkommende1. Eventuelle meldinger skal følges opp i tråd med prosedyre for varsling i Bane NOR på en profesjonell og ryddig måte. Policy for etikk og samfunnsansvar skal være lett tilgjengelig på Bane NORs intranettsider Styret og alle ansatte skal motta og signere på Policy for etikk og samfunnsansvar som en del av sin arbeidsavtale. Alle ansatte har et personlig ansvar for å følge Bane NORs Policy for etikk og samfunnsansvar. Policy for etikk og samfunnsansvar gjelder for styret og samtlige medarbeidere, både faste, midlertidige og innleide konsulenter, i Bane NOR. Alle plikter å snarest mulig melde fra2 til nærmeste overordnede eller gjennom den eksternt tilgjengelige varslingstjenesten ved faktiske eller mistenkte brudd på lover, regler eller prinsippene i dette dokumentet, eller ved andre forhold som kan påføre Bane NOR, ansatte eller omgivelsene vesentlig tap eller skade. Taushetsplikten skal ikke være til hinder for å melde ifra om eventuelle bekymringer. Brudd på Policy for etikk og samfunnsansvar, lover, regler og foretakets styrende dokumenter vil medføre disiplinære eller forebyggende tiltak tilpasset sakens type og alvorlighetsgrad i samsvar med bestemmelsene i personalreglementet og arbeidsmiljøloven. Overtredelser kan få konsekvenser i form av advarsel eller oppsigelse. Handlinger eller unnlatelser i tjenesten kan være så alvorlige at de medfører politianmeldelse og / eller erstatningsansvar. 2. Detaljerte prinsipper Etterlevelse av lover, regler og styrende dokumenter Bane NOR skal etterleve lover og regler, og legge til rette for at alle ansatte forstår sitt ansvar og sine plikter. Jeg skal sette meg inn i Bane NORs styrende dokumenter, og sørge for at jeg etterlever eksterne og interne krav som er relevant for min stilling. 1 Arbeidsmiljøloven 2 forbyr gjengjeldelse mot ansatte som melder ifra om kritikkverdige forhold. 2 For mer informasjon om å melde ifra om kritikkverdige forhold samt link til varslingskanal se http://banenettet/arbeidsstotte/temasider/varsling/ Utskriften er en kopi av dokumentet. Siste versjon finnes i Styringsportalen. Side 3 av 6
Menneskerettigheter Bane NOR skal respektere og støtte grunnleggende menneskerettigheter, slik de fremkommer i internasjonale konvensjoner, i all sin virksomhet 3, og være oppmerksomme på ulike gruppers behov. Jeg skal etterleve Bane NORs verdier åpen, engasjert og profesjonell i møte med kollegaer, kunder, reisende, leverandører og lokalsamfunn. Jeg skal bidra til et inkluderende arbeidsmiljø, og behandle andre med verdighet, likhet og respekt. Arbeidstakerrettigheter og arbeidsmiljø Bane NOR skal respektere og bidra til et anstendig arbeidsliv hvor grunnleggende arbeidsstandarder og -rettigheter, inkludert ILOs åtte kjernekonvensjoner, arbeidsmiljøloven og likestillingsloven, ivaretas og hvor arbeidstakerne gis en lønn de kan leve av 4. Jeg skal bidra til likestilling, og avstå fra alle former for diskriminering og trakassering. Helse, miljø og sikkerhet Bane NOR skal jobbe systematisk med helse, miljø- og sikkerhet (HMS) i alle deler av virksomheten, og skal være blant de ledende i sin bransje på området 4. Jeg skal til enhver tid utføre mitt arbeid i tråd med Bane NORs krav og rutiner innen HMS, og bidra til å ivareta eksterne parters sikkerhet på våre områder. Klima og ytre miljø Bane NOR skal jobbe for en mer miljøvennlig og ressurseffektiv drift ved å integrere hensynet til klima, miljø og ressursbruk inn i Bane NORs økonomiske og strategiske beslutninger 4, 5. Jeg skal bidra til å inkludere hensyn til klima og miljø inn i mitt arbeidsområde. Jeg skal ha et bevisst forhold til ressursbruk og bidra til ansvarlig avfallshåndtering. Ressursforvaltning Bane NOR har et stort samfunnsansvar i å forvalte fellesskapets ressurser, og vi skal søke å gjøre dette på en mest mulig økonomisk og rasjonell måte. Jeg skal bruke og ta vare på Bane NORs ressurser, eiendommer og eiendeler (både materielle og immaterielle) på en effektiv og rasjonell måte, og skal ikke misbruke eller sløse med disse. Jeg skal ikke bruke Bane NORs ressurser til personlige eller andre formål utover Bane NORs virksomhet, med mindre noe annet er avklart i mitt arbeidsforhold eller i Bane NORs styrende dokumentasjon. 3 Meld. St. 27 (2013-2014) Et mangfoldig og verdiskapende eierskap 4 Meld. St.10 (2008-2009) Næringslivets samfunnsansvar i en global økonomi Utskriften er en kopi av dokumentet. Siste versjon finnes i Styringsportalen. Side 4 av 6
Forretningsetikk Bane NOR skal ha en høy standard for forretningsetikk, og har nulltoleranse for korrupsjon, enhver form for økonomisk kriminalitet eller misligheter. Våre beslutninger og handlinger skal alltid være rettmessige og basert på en objektiv vurdering av Bane NORs interesser. Vår virksomhet og våre ansattes yrkesutøvelse skal foregå på en slik måte at ingen kan stille tvil ved foretaket eller den enkeltes uavhengighet og habilitet. Interessekonflikt og inhabilitet Jeg skal alltid opptre upartisk, og skal ikke bruke min stilling til å skaffe meg selv eller andre en uberettiget fordel. Jeg skal aldri forsøke å påvirke behandlingen eller beslutningen av en sak i Bane NOR dersom jeg har en potensiell eller faktisk interessekonflikt knyttet til dette. Jeg skal ikke ha ekstraverv, biverv, styreverv eller et annet lønnet oppdrag som vil kunne være i konflikt med foretakets interesser eller er egnet til å svekke tilliten til foretaket. Påvirkningshandel, gaver og fordeler Jeg skal ikke tilby direkte eller indirekte bestikkelser i form av penger, gaver eller tjenester5. Jeg skal ikke, verken for meg selv eller andre, ta imot penger, gaver eller tjenester i forbindelse med min yrkesutøvelse. Dette gjelder også i tilfeller hvor disse fordelene ikke vil påvirke min eller andres tjenestehandling. Hvitvasking Jeg skal ta avstand fra alle former for hvitvasking. Regnskap og finansiell rapportering Bane NORs regnskap skal utføres i henhold til gjeldende lovverk, etablert internkontrollsystem og god regnskapspraksis. Bane NORs finansielle rapportering skal være transparent, nøyaktig og fullstendig. Jeg skal sikre at all medvirkning i Bane NORs bokføring og regnskapsrapportering er i tråd med gjeldende lovverk, Bane NORs internkontrollsystem og aksepterte bokføringsprinsipper. Taushetsplikt og personvern Bane NOR skal være bevisst sine forpliktelser knyttet til sensitiv informasjon og personvern, og skal håndtere personopplysninger 6 og annen verdifull informasjon på en forsvarlig måte i tråd med gjeldende lovverk. Jeg har taushetsplikt knyttet til all intern informasjon og personopplysninger som jeg produserer, mottar og behandler i mitt arbeid. Jeg skal ikke bidra til at eksterne personer eller virksomheter uten rettslig grunnlag eller interne personer uten reelt behov urettmessig får tilgang til slik informasjon. Dette gjelder både mot eksterne parter og internt i Bane NOR. 5 Dette inkluderer, men er ikke begrenset til reiser, hotellopphold, bevertning, rabatter, bonuskort, lån, eller andre ytelser og fordeler. 6 Personopplysninger er opplysninger og vurderinger som kan knyttes til en enkeltperson, slik som navn, fødselsnummer eller epostadresser. Sensitive personopplysninger kan eksempelvis være informasjon om etnisitet, religiøs oppfatning, helseforhold eller medlemskap i fagforeninger. Utskriften er en kopi av dokumentet. Siste versjon finnes i Styringsportalen. Side 5 av 6
Ytringsfrihet og ekstern kommunikasjon Bane NOR skal bygge opp under en kultur hvor de ansatte tør å ytre seg om vår virksomhet. De ansattes taushets- og lojalitetsplikt skal ikke være til hinder for å melde ifra om kritikkverdig forhold. Jeg skal umiddelbart melde ifra dersom jeg mistenker eller opplever kritikkverdige forhold i Bane NOR eller hos våre forretningspartnere. Jeg har en grunnleggende rett til å kunne ytre meg om alle forhold ved Bane NOR innenfor taushetspliktens rammer. Jeg forstår imidlertid at lojalitetsplikten som arbeidstaker medfører at jeg skal opptre og uttale meg i samsvar med Bane NORs interesser. Jeg skal sørge for at det kommer klart frem at jeg uttaler meg som en privatperson dersom jeg deltar i den offentlige debatten uten at dette er avklart med min overordnede. Leverandøroppfølging Bane NOR skal sette høye krav til at våre forretningspartnere etterlever relevante lover, regler og krav til HMS, etikk, ytre miljø og sosiale forhold 7. Bane NOR skal gjennomføre risikobasert bakgrunnssjekk av potensielle forretningspartnere, for å sikre at disse lever opp til våre krav og standarder. Jeg skal bidra i min rolle til å påse at våre leverandører omfattes av og følges opp på våre krav til HMS, etikk, ytre miljø og sosiale forhold, og bistå leverandørene med kunnskaps- og kompetansedeling knyttet til disse temaene der hvor det er relevant. Jeg skal være oppmerksom på leverandørenes etterlevelse av de kravene som er satt til samfunnsansvar og etikk, og skal melde ifra internt ved mistanke om manglende etterlevelse. 3. Integritetstest Det vil kunne være noen gråsoner knyttet til temaene i dette dokumentet, og noen ganger vanskelig å vite hva som er rett og galt. Dersom du er usikker på hva du skal gjøre i en bestemt situasjon kan følgende spørsmål hjelpe deg litt på vei: Er det lovlig? Er det i tråd med Bane NORs interne krav og styrende dokumenter? Er du villig til å stå ansvarlig for det? Vil det kunne skade Bane NORs omdømme? Vil det kunne tåle pressens eller omgivelsens søkelys? Ta kontakt med din overordnede hvis du svarer nei på noen av disse spørsmålene, eller dersom du ønsker å diskutere gråsoner og dilemmaer knyttet til din stilling. 7 Som medlem av Initiativ for Etisk Handel (IEH) er vi forpliktet til å følge IEHs retningslinjer for etisk handel og å arbeide aktivt for at arbeidsog miljøforhold stadig forbedres hos produsenter og leverandører i hele leverandørkjeden. Utskriften er en kopi av dokumentet. Siste versjon finnes i Styringsportalen. Side 6 av 6