VEDLEGG 2 I KONKURRANSEGRUNNLAGET KONTRAKTSBESTEMMELSER KONTRAKT FOR KJØP AV BEDRIFTSHELSETJENESTE
Side 2 av 10 KONTRAKTSBESTEMMELSER KONTRAKT FOR KJØP AV BEDRIFTSHELSETJENESTE mellom Nesodden kommune (heretter kalt Oppdragsgiver) Org.nr.: 944 383 565 og (heretter kalt Leverandør) Org.nr.: Kontrakten skal ha forsiden signert og samtlige øvrige sider parafert av begge parter for å være gyldig. Kontrakten er utarbeidet i to eksemplarer, hvorav ett beror hos hver av partene. Nesodden, den (dato) for Nesodden kommune for Leverandør
Side 3 av 10 1 Formål Kontrakten har til formål å regulere kontraktsforholdet mellom Leverandøren og Oppdragsgiver vedrørende kjøp av bedriftshelsetjenester. 2 Kontrakten Følgende dokumenter inngår i kontrakten: a) Kontraktsdokumentet b) Konkurransegrunnlaget med eventuelle senere suppleringer c) Forhandlingsprotokoll(-er) c) Leverandørens tilbud Ved motstrid gjelder dokumentene med vedlegg i ovennevnte rekkefølge. 3 Organisatoriske bestemmelser 3.1 Partenes kontaktpersoner Hver av partene skal før oppstart av oppdraget oppnevne en representant som skal være ansvarlig for all kommunikasjon mellom partene vedrørende kontrakten. Partenes representant i denne kontrakten er: For Oppdragsgiver For Leverandøren Mariann Hjelle E-post: mariann.hjelle@nesodden.kommune.no Tlf: 922 88 265 E-post: Tlf: Bytte av kontaktpersoner skal varsles skriftlig. Oppgaven som kontaktperson innebærer ikke i seg selv at vedkommende er utstyrt med noen materielle fullmakter. Leverandøren kan ikke forplikte Oppdragsgiver overfor tredjemann uten særskilt fullmakt. 3.2 Varsling Varsel, krav og andre meldinger som skal gis etter kontrakten, skal sendes til partenes kontaktpersoner jfr. pkt. 4.1. Alle varsler, krav og andre meldinger skal gis skriftlig. Unntak gjelder i tilfelle hvor det er uttrykkelig bestemt i kontrakten at varsler, krav og meldinger også
Side 4 av 10 kan gis på annen måte. Varsel, krav og andre meldinger som er innført i et referat eller protokoll fra møte mellom partene, regnes som gitt skriftlig. 4 Leverandørens plikter 4.1 Oppdragets utførelse Oppdraget skal gjennomføres i samsvar med avtalen og skal utføres profesjonelt, effektivt, og med høy faglig standard. Leverandøren skal lojalt samarbeide med Oppdragsgiver, og ivareta Oppdragsgivers interesser. Henvendelser fra Oppdragsgiver skal besvares uten ugrunnet opphold. Leverandøren skal uten ugrunnet opphold varsle om forhold Leverandøren forstår eller bør forstå kan få betydning for gjennomføring av tjenestene, herunder eventuelle forventede forsinkelser. Tjenestene skal utføres med god faglig kvalitet i henhold til de krav som stilles. 4.2 Lønns- og arbeidsforhold For avtaler som omfattes av forskrift 8. februar 2008 nr. 112 om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter gjelder følgende: Leverandøren skal på områder dekket av forskrift om allmenngjort tariffavtale sørge for at ansatte i egen organisasjon og ansatte hos eventuelle underleverandører ikke har dårligere lønns- og arbeidsforhold enn det som følger av gjeldende forskrifter. På områder som ikke er dekket av denne forskriften, skal Leverandøren på samme måte sørge for at egne og eventuelle underleverandørers ansatte, ikke har dårligere lønns- og arbeidsforhold enn det som følger av gjeldende landsomfattende tariffavtale for den aktuelle bransje. Dette gjelder bare for ansatte som direkte medvirker til oppfyllelse av Leverandørens forpliktelser under avtalen. Alle avtaler Leverandøren inngår og som innebærer utførelse av arbeid under denne avtalen skal inneholde tilsvarende forpliktelser. Dersom Leverandøren ikke oppfyller denne forpliktelsen, har Oppdragsgiver rett til å holde tilbake deler av kontraktssummen, tilsvarende ca. 2 (to) ganger innsparingen for Leverandøren, inntil det er dokumentert at forholdet er bragt i orden. Leverandøren skal på forespørsel fra Oppdragsgiver legge frem dokumentasjon om de lønns- og arbeidsvilkår som blir benyttet. Oppdragsgiver og Leverandøren kan hver for seg kreve at opplysningene skal legges frem for en uavhengig tredjepart som Oppdragsgiver har gitt i oppdrag å undersøke om kravene i denne bestemmelsen er oppfylt. Leverandøren kan kreve at tredjeparten skal ha undertegnet en erklæring om at opplysningene ikke vil bli benyttet for andre formål enn å sikre oppfyllelse av Leverandørens forpliktelse etter denne bestemmelsen. Dokumentasjonsplikten gjelder også underleverandører. Dersom en uavhengig tredjepart kommer til at kravene i denne bestemmelsen ikke er oppfylt, og Leverandøren bestrider dette, kan Oppdragsgiver kreve at Leverandøren og
Side 5 av 10 underleverandører legger frem dokumentasjon for Oppdragsgiver om de lønns- og arbeidsvilkår som blir benyttet. 4.3 Underleverandører og andre medhjelpere Bruk av underleverandører direkte til utførelse av tjenestene til bruker etter denne avtalen forutsetter skriftlig forhåndssamtykke fra Oppdragsgiver. Samtykke kan ikke nektes uten saklig grunn. 4.3.1 Identifikasjon Leverandøren svarer for sine ansatte, underleverandører og andre medhjelpere han benytter for å gjennomføre oppdraget. Oppdragsgiver skal holdes skadesløs for ethvert krav eller søksmål som måtte oppstå i forbindelse med Leverandørens ansatte, underleverandører eller andre medhjelperes gjennomføring av oppdraget. 4.4 Overdragelse av forpliktelser Leverandøren kan ikke overdra sine forpliktelser etter kontrakten uten skriftlig forhåndssamtykke fra Oppdragsgiver. 4.5 Oppdragets organisering Leverandøren skal til enhver tid ha en personalstyrke som er tilpasset oppdraget og som innehar de nødvendige formelle og faglige kvalifikasjoner. 4.6 Rapporteringsplikt og varsel Leverandøren skal for egen kostnad utarbeide og levere de rapporter/statistikker som Oppdragsgiver krever for sin kontroll og oppfølgning. Leverandøren skal i tillegg fortløpende informere Oppdragsgiver om forhold i virksomheten som han bør forstå er viktige for Oppdragsgiver. 4.7 Offentligrettslige krav Leverandøren skal utføre oppdraget i samsvar med de til enhver tid gjeldende lover og forskrifter. 4.8 Forsikringer Leverandøren plikter å ha forsikringer som er tilstrekkelige til å dekke ethvert krav fra Oppdragsgiver som følger av Leverandøren risiko eller ansvar etter denne avtalen innenfor rammen av alminnelige forsikringsvilkår. Denne forpliktelsen anses oppfylt dersom Leverandøren tegner ansvars- og risikoforsikring på vilkår som anses som ordinære innenfor norsk forsikringsvirksomhet. 5 Oppdragsgiverens plikter 5.1 Oppdragsgiverens medvirkning Oppdragsgiver skal medvirke til Leverandørens gjennomføring av oppdraget. Medvirkningen skal skje i overensstemmelse med det som er avtalt og for øvrig slik god skikk tilsier.
Side 6 av 10 Henvendelser fra Leverandøren skal besvares uten ugrunnet opphold. Oppdragsgiver skal opplyse Leverandøren om forhold han bør forstå er av betydning for gjennomføringen av oppdraget og fatte de beslutninger som er nødvendige for oppdragets gjennomføring. 6 Partenes plikter 6.1 Møter Dersom en part finner det nødvendig, kan parten med minst 3 (tre) virkedagers varsel innkalle til møte med den annen part for å drøfte avtaleforholdet og måten avtaleforholdet blir gjennomført på. 6.2 Risiko og ansvar for kommunikasjon og dokumentasjon ansvar Begge parter skal sørge for forsvarlig kommunikasjon, oppbevaring og sikkerhetskopiering av dokumenter og annet materiale av betydning for Oppdraget uansett form, herunder e-post og annet elektronisk lagret materiale. Leverandøren har risikoen og ansvaret for alt materiale uansett form, som skades eller ødelegges mens de befinner seg under Leverandørens kontroll. 6.3 Taushetsplikt Informasjon som partene blir kjent med i forbindelse med avtalen og gjennomføringen av avtalen skal behandles konfidensielt, og ikke gjøres tilgjengelig for utenforstående uten samtykke fra den annen part. Taushetsplikt etter denne bestemmelsen er ikke til hinder for utlevering av informasjon som kreves fremlagt i henhold til lov eller forskrift, herunder offentlighet og innsynsrett som følger av lov 19. mai 2006 om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd (offentleglova). Om mulig, skal den annen part varsles før slik informasjon gis. Taushetsplikten er ikke til hinder for at opplysningene brukes når ingen berettiget interesse tilsier at de holdes hemmelig, for eksempel når de er alminnelig kjent eller alminnelig tilgjengelig andre steder. Partene skal ta nødvendige forholdsregler for å sikre at uvedkommende ikke får innsyn i eller kan bli kjent med taushetsbelagt informasjon. Taushetsplikten gjelder partenes ansatte, underleverandører og tredjeparter som handler på partenes vegne i forbindelse med gjennomføring av avtalen. Partene kan bare overføre taushetsbelagt informasjon til slike underleverandører og tredjeparter i den utstrekning dette er nødvendig for gjennomføring av avtalen, forutsatt at disse pålegges plikt til konfidensialitet tilsvarende dette punkt 7.3. Taushetsplikten er ikke til hinder for at partene kan utnytte erfaring og kompetanse som opparbeides i forbindelse med gjennomføringen av avtalen. Taushetsplikten gjelder også etter at avtalen er opphørt. Ansatte eller andre som fratrer sin tjeneste hos en av partene skal pålegges taushetsplikt også etter fratredelsen om forhold
Side 7 av 10 som nevnt ovenfor. Taushetsplikten opphører fem (5) år etter leveringsdag, med mindre annet følger av lov eller forskrift. All informasjon partene stiller til hverandres disposisjon eller som partene får innsikt i er å betrakte som konfidensiell. Partene forplikter seg til å behandle all informasjon konfidensielt under utførelsen av oppdraget og etter at oppdraget er sluttført. Dog slik at kommunen må følge sine plikter i henhold til offentlighetsloven. 7 Rettigheter til person- og helseopplysninger Oppdragsgiver er eier av alle data Leverandøren registrerer om kommunens medarbeidere, uavhengig av om dataene registreres elektronisk, eller manuelt. Oppdragsgiver skal til enhver tid ha tilgang til nødvendige data som Leverandøren har registrert. Ved oppsigelse, heving eller ordinær avslutning av kontraktsforholdet skal Leverandøren overlevere all relevant dokumentasjon vedrørende kommunens medarbeidere til Oppdragsgiver. 8 Kontraktsperiode Tjenesten skal utføres i perioden 5.1.2015 til 4.1.2017. For kontrakten gjelder opsjon for kjøper til å forlenge kontrakten for ytterligere 1 + 1 år på uendrede vilkår. 9 Pris og betaling 9.1 Vederlag Prisen som reguleres i nærværende kontrakt, skal utgjøre vederlaget som Oppdragsgiver skal betale for de ytelser som Leverandøren skal prestere i henhold til kontrakten. Prisene fremgår av Leverandørens endelige prisskjema. Prisene inkluderer kostnader knyttet til alle plikter Leverandøren påtar seg i henhold til kontrakten, herunder reisekostnader. Alle priser er oppgitt eksklusive merverdiavgift. 9.2 Prisregulering Det gjelder fastpris for tjenestene fram til 31.12.2016. Det gjennomføres deretter en årlig lønns- og prisregulering av timesprisene med virkning fra 1.1.2017. Prisen kan ikke reguleres for å ta igjen etterslep for fastprisperioden. For regulering av prisen benyttes KPI (hovedindeksen). 9.3 Grunnlag for rett til fakturering
Side 8 av 10 All fakturering skal være basert på faktisk produserte tjenester. 9.4 Fakturering og betaling Fakturering skal foretas den 1. hver måned. Oppdragsgiver skal betale senest 30 dager etter mottakelse av påkrav. Betaling av faktura innebærer ingen godkjennelse av grunnlaget for denne. 9.5 Oppdragsgiverens tilbakeholdsrett Har Oppdragsgiveren krav som følge av Leverandørens kontraktsmislighold, kan Oppdragsgiveren holde tilbake så mye av betalingen at han har tilstrekkelig sikkerhet til dekning av et spesifisert og begrunnet krav. 9.6 Sluttfaktura Leverandøren skal sende sluttfaktura innen rimelig tid og senest innen 3 måneder etter at kontrakten er opphørt. Sluttfakturaen skal omfatte alle Leverandørens krav. Krav som ikke er medtatt i sluttfakturaen kan ikke fremsettes senere. Leverandøren kan likevel ta spesifisert forbehold om senere endring av sluttsummen dersom grunnlaget for beregningen av kravet ikke har foreligget i tide. 9.7 Betalingsmislighold Ved forsinket betaling kan Leverandøren kreve forsinkelsesrente i henhold til lov om renter ved forsinket betaling av 17. desember 1976 nr. 100. 10 Mislighold Det regnes som mislighold dersom partene ikke utfører sine plikter i henhold til kontrakten eller det er klart at slikt mislighold vil skje (antesipert mislighold). Dette gjelder likevel ikke dersom grunnen til avviket fra riktig oppfyllelse av Kontrakten er forhold som kan tilskrives motparten, eller noen denne svarer for. De alminnelige regler om mislighold får anvendelse på denne kontrakt i den utstrekning forholdet ikke er særskilt i denne avtale. 10.1 Reklamasjoner Dersom en av partene vil påberope seg at kontrakten er misligholdt, skal han uten ugrunnet opphold reklamere skriftlig til den annen part. Reklamasjonen skal rettes til den som er utpekt som partens kontaktperson. jf. pkt. 4.1. Den som vil påberope seg mislighold skal samtidig med reklamasjonen gi den annen part en frist til å rette, og melding om hvilke sanksjoner som vil bli iverksatt dersom fristen oversittes. Ved gjentatt mislighold kan sanksjonene iverksettes uten at det blir gitt noen frist for retting. Reklamasjonsfristene gjelder ikke dersom misligholdet skyldes forsett eller grov uaktsomhet.
Side 9 av 10 10.2 Tilbakehold av vederlag/bot Ved mislighold fra Leverandøren kan Oppdragsgiver helt eller delvis holde tilbake vederlaget for den perioden misligholdet refererer seg til, samt holde tilbake vederlag som står i forhold til mangelen inntil Leverandøren har rettet forholdet. Det tilbakeholdte vederlaget må stå i rimelig forhold til betydningen av misligholdet. 10.3 Erstatning og prisavslag Partene kan kreve erstattet det eller de tap den enkelte måtte bli påført pga. mislighold fra den andre part. Uaktsomhet utøvet av Leverandøren eller noen han svarer for legges til grunn som ansvarsgrunnlag for erstatningsansvar. Oppdragsgiver eller Leverandøren kan kreve erstatning for det økonomiske tap denne lider som følge av et eventuelt mislighold. Dette gjelder ikke om Leverandøren eller Oppdragsgiver kan godtgjøre at misligholdet skyldes forhold som ikke kan tilskrives ham. 10.4 Heving Hver av partene har rett til å heve kontrakten dersom den annen vesentlig misligholder sine kontraktsforpliktelser eller det er klart at slikt mislighold vil inntre. Før heving skjer, skal parten gis en rimelig frist til å rette forholdet. Ved grovt mislighold kan Oppdragsgiver heve kontrakten med umiddelbar virkning. Følgende situasjoner skal alltid anses som vesentlig mislighold fra Leverandørens side: Gjentatte brudd på lov, forskrifter, instrukser Gjentatte brudd på rapporteringsplikt Ved brudd på krav til lønns- og arbeidsvilkår, jf. reglene i forskrift om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter av 8.2.2008. Likeledes kan Oppdragsgiver skriftlig heve kontrakten dersom Leverandøren går konkurs eller hvis han blir eller erkjenner å være insolvent, med mindre det uten ugrunnet opphold godtgjøres at oppdraget vil bli fullført i samsvar med kontrakten. Ved heving har Leverandøren krav på betaling for de kontraktsmessige ytelsene som er utført frem til hevingstidspunktet. Den part som hever kan kreve erstatning i henhold til gjeldende rett for tap han påføres som følge av misligholdet. Betalt dagmulkt skal gå til fradrag i erstatningen i den utstrekning den er kompensasjonsrelevant. 10.5 Direkte krav mot underleverandør Oppdragsgiver har rett til å benytte sine krav direkte mot Leverandørens underleverandører i samme grad som kravet kan gjøres gjeldende av Leverandøren. Underleverandøren har rett til å motregne kravet i den grad det er tillatt etter gjeldende rett. Oppdragsgiver kan bare gjøre slik krav gjeldende såfremt det må anses godtgjort at kravet ikke kan gjennomføres mot Leverandøren eller er i høy grad vanskeliggjort på grunn av konkurs eller annen klar insolvens.
Side 10 av 10 Oppdragsgiverens krav mot Leverandøren faller bort i den grad oppgjør fra underleverandøren gir dekning for kravet. Leverandøren skal innta bestemmelser i sine kontrakter med underleverandører om Oppdragsgiverens rett etter denne bestemmelsen. 11 Lovvalg, tvister og verneting Kontrakten er i sin helhet underlagt og skal tolkes i henhold til norsk rett. Dersom det oppstår tvist om fortolkning eller rettsvirkninger av kontrakten, skal dette søkes løst ved forhandlinger. Fører ikke forhandlinger frem, skal tvisten avgjøres av de ordinære domstoler. Leverandørens adresse er verneting.