RUTINER FOR SAMORDNA OPPTAK BARNEHAGER

2017 RUTINER FOR SAMORDNA OPPTAK BARNEHAGER 1 INFORMASJON... 1 1.1 KOMMUNENS BARNEHAGETILBUD... 1 1.2 OPPHOLDSTIDER... 1 1.3 OPPTAKSMYNDIGHET KOMMUNALE BARNEHAGER... 1 1.4 OPPTAKSMYNDIGHET PRIVATE BARNEHAGER... FEIL! BOKMERKE ER IKKE DEFINERT. 1.5 OPPTAKSKRITERIER... 2 1.6 FLYTTING TIL ANDRE KOMMUNER... 3 2 INFORMASJON OG SØKNADSSKJEMA... 3 2.1 INFORMASJON... 3 2.2 SØKNADSSKJEMA:... 3 2.5 GODKJENTE SØKNADER... 4 3 VURDERING OG SAMORDNING... 5 3.1 OPPTAKSUTVALGET... 5 3.2 HOVEDOPPTAK... 4 3.3 RETNINGSLINJER FOR HOVEDOPPTAK... 5 3.4 GENERELLE PRINSIPPER FOR SØKNADER UTENOM HOVEDOPPTAK... 6 4 KLAGEBEHANDLING... 6 4.1 RETT TIL INNSYN I SAKENS DOKUMENTER... 7 4.2 KLAGEADGANG... 7 4.3 KLAGEN... 7 5 ARKIVERING... 7 5.1 SØKNADSPAPIRER... 7 5.2 OPPBEVARING AV DOKUMENTER OG INNSYNSRETT... 7 5.3 BARN SOM OVERFØRES TIL NY BARNEHAGE... 8 5.4 BARN SOM BEGYNNER I SKOLEN... 8 5.5. FØRING AV REGISTER TIL BRUK I FORBINDELSE MED KONTANTSTØTTE... 8 Forskrift om saksbehandlingsregler ved opptak i barnehage Oppdatert 12.12.15

1 INFORMASJON OM SAMORDNA OPPTAK AV BARN KOMMUNALE OG PRIVATE BARNEHAGER Barn som fyller ett år senest 1. september det året det søkes om barnehageplass, har etter søknad levert innen søknadsfrist, rett til å få plass i barnehage fra august i samsvar med Barnehageloven med forskrifter. Barn med rett til prioritet etter lovens 13 har etter søknad rett til plass selv om det ikke har fylt ett år innen utgangen av august. Barnet har rett til plass i barnehage i den kommunen der det har bostedsadresse. Kommunen samordner opptaket av barn i kommunale og private barnehager. Opplysninger om barnehagene, plasstyper, priser osv informeres om på kommunens hjemmeside. Kommunen har et hovedopptak i året. Søknadsfristen er 1. februar. Ellers i året foretas opptak i samarbeid med barnehagene. 1.1 KOMMUNENS BARNEHAGETILBUD Kommunale barnehager: Private barnehager: Pytteberget barnehage Læringsverkstedet avd. Randineborg Tjøme barnehage 1.2 OPPHOLDSTIDER Plasstype Oppholdstid - dager Oppholdstid timer pr. uke Betalingssatser fra 01.01. 2016 100 % 5 dager pr uke Inntil 51 ¼ timer 2.730,- 80 % 4 dager pr uke Inntil 41 timer 2.436,- 60 % 3 dager pr uke Inntil 30 ¾ time 1.894,- 50 % 2/3 dager pr uke Inntil 25 ¼ time 1.622,- 40 % 2 dager pr uke Inntil 20 ¼ time 1.353,- Søskenmoderasjon: barn nr. 2 = 30 % og barn nr. 3 = 50 % Gratis kjernetid (20 timer per uke) for 3, 4 og 5 åringer som bor i husholdninger med inntekt under en inntektsgrense fastsatt av Stortinget. Regjeringen innfører en nasjonal ordning som sikrer at ingen familier skal betale mer enn seks prosent av inntekten for en barnehageplass

1.3 OPPTAKSMYNDIGHET Opptaksutvalget har opptaksmyndighet og består av en representant fra hver barnehage og en representant fra barnehagemyndigheten i kommunen. Barnehagens styrer/leder innstiller i tråd med barnehagens vedtekter. Opptaksutvalget samordner og utarbeider innstilling for opptaket. Opptaket godkjennes i opptaksutvalget. Klage må fremsettes skriftlig for kommunen. 1.4 OPPTAKSKRITERIER Vedtekter for kommunale barnehager, vedtatt av Hovedutvalg for levekår, punkt 12: Hovedopptak skjer etter forutgående utlysning og søknad via Tjøme kommunes hjemmeside. Søknadsfrist 1.mars. Kommunen samordner opptaket i kommunale og private barnehager. Det tas hensyn til brukernes ønsker og behov. I opptaksprosessen skal likebehandling av barn og likebehandling av alle barnehager i kommunen sikres. Barn som fyller 1 år senest innen utgangen av oktober det året det søkes om barnehageplass, har etter søknad rett til å få plass i barnehage fra august i samsvar med denne lov med forskrifter. Barnet har rett til plass i barnehage i den kommunen der det er bosatt. Kommunen skal ha minimum ett opptak i året. Søknadsfrist til opptaket fastsettes av kommunen. (Lov om barnehager 12a). Videre gjelder følgende opptakskriterier for kommunale barnehager: 1. Barn med nedsatt funksjonsevne. Jfr. barnehageloven 13. 2. Barn som det er fattet vedtak om etter lov om barneverntjenester 4-12 og 4-4 annet og fjerde ledd. Jfr. barnehageloven 13. 3. Minoritetsspråklige barn med særlig behov for å lære norsk. 4. Barn fra hjem med alvorlig, kronisk syke foreldre/søsken. 5. Barn av enslige forsørgere som aktivt søker eller er under utdanning/i arbeid. I følge forskrift om saksbehandlingsregler ved opptak i barnehage 6 kan søker ved hovedopptak klage over avslag på søknad om barnehageplass. Søker kan også klage dersom søker verken får sitt første eller andre ønske oppfylt. Klagen fremsettes skriftlig til barnehagens leder. Klager som ikke tas til følge, oversendes kommunens klageinstans. Barn som har fått plass i barnehage beholder denne fram til barnet begynner på skolen.

Vedtekter for Læringsverkstedet avd. Randineborg, opptakskriterier: Opptak av barn til barnehagen: Barn bosatt i Tjøme kommune prioriteres. Barn bosatt i Tjøme kommune som er tildelt fast plass, får beholde plassen til utgangen av barnehageåret det år barnet fyller 6 år. Barn fra nabokommuner kan tilbys plass ved ledighet. Ved opptaket skal det legges vekt på følgende kriterier i prioritert rekkefølge: a. Barn med nedsatt funksjonsevne har rett til prioritet ved opptak i barnehage. Det skal foretas en sakkyndig vurdering for å vurdere om barnet har nedsatt funksjonsevne (Lov om barnehager 13 1. ledd). Barn som det er fattet vedtak om etter lov om barneverntjenester 4-12 og 4-4 annet og fjerde ledd, har rett til prioritet ved opptak i barnehage (Lov om barnehager 13 2. ledd). b. Barn av ansatte i Læringsverkstedet. i. Barn av fast ansatte ii. Barn av ansatte i lengre vikariater c. Søsken av barn som har plass i barnehagen. i. Søsken av barn i samme barnehage ii. Søsken av barn i andre av Læringsverkstedets barnehager d. Barn som søker overflytting fra en annen Læringsverkstedet barnehage e. De øvrige barnehageplassene fordeles etter barnehagens vurdering (barnegruppas sammensetning og alder) blant barn i aktuelle årskull. i. Søkere som har Læringsverkstedet barnehage Randineborg som 1. (og 2). prioritet ii. Øvrige søkere Dersom søkere stiller likt innenfor de ulike kriteriene, foretas loddtrekning. Den som er tildelt plass har rett til å beholde denne inntil skolestart. Barn som er tildelt plass i barnehagen kan søke om redusert plasstilbud. Forutsetningen for at en slik søknad vil bli innvilget er at barnehagen klarer å fylle den resterende del av plassen med opphold av et annet barn, slik at dette til sammen utgjør hel plass. Daglig leder i barnehagen tar stilling til søknad om redusert plass.

1.5 Prosedyre for enkeltbarn som søker om å få gå i kommunale barnehage i annen kommune følger Vestfoldavtalen: 1. Barnet har rett til plass i barnehage i den kommunen der det er bosatt, jf. barnehageloven 12a andre ledd. 2. Barnehageeier fastsetter opptakskrets i sine vedtekter, jf. barnehageloven 7. 3. Foresatte kan søke barnehageplass i annen kommune enn hjemkommunen, men har ikke rett til plass i annen kommune. 4. For barn som har plass i kommunal barnehage i annen kommune, har kommunen krav på refusjon fra bostedskommunen, forutsatt at bostedskommunen etter forespørsel fra barnehagens kommune, har akseptert å utbetale refusjon. Refusjon utmåles etter nasjonale satser, jf. forskrift om likeverdig behandling 11. Dersom annet ikke er avtalt, kan refusjon kreves for det antall måneder barnet har gått i barnehagen. Refusjon kreves etterskuddsvis i juni og november. 5. For barn som flytter fra kommunen i løpet av barnehageåret, vil barnehagens vedtekter og/eller avtalen mellom barnehagen og foresatte, regulere muligheten for å beholde plassen ut barnehageåret. Bestemmelsene om refusjon i punkt 4 gjelder. 6. Kommuner som har kommunale barnehager med barn fra andre kommuner, må varsle om antall barn, barnas plasstørrelse og fødselsår til barnas hjemkommune i januar og august. 2 INFORMASJON OG SØKNADSSKJEMA 2.1 INFORMASJON Utarbeides i opptaksutvalget og legges ut på kommunens hjemmeside. 24.05 Opptaksutvalget evaluerer rutiner for samordna opptak/søknadsskjema. 03.12 Opptaksutvalget planlegger neste års opptak og oppdaterer rutinene. Innen 01.01. Innen 15.01. Informasjon om samordna opptak er lagt ut på kommunens hjemmeside. Servicetorget, barnevern, helsesøster og NAV informeres om opptaket. Barnehagene informerer foreldre som ønsker endring av plass om søknadsprosedyren. Barnehagene sender ut skriv med informasjon til de som eventuelt står på venteliste med henstilling om å søke på nytt. 2.2 SØKNADSSKJEMA Det er felles elektronisk søknadsskjema på nettet for kommunale og private barnehager. Barnehagene bistår foreldre som ikke har tilgang til å søke på nett. 2.3 GODKJENTE SØKNADER Søknadene registreres i kommunens websak.

Barnehagemyndigheten utarbeider søkerliste. Kommunale barnehager har tilgang til søknader i websak, og behandler søknadene her. Søkerliste, søknader og eventuelle vedlegg kopieres til ikke-kommunale barnehager. Søknader mottatt etter fristen kan godkjennes dersom særlige grunner tilsier det. Opptaksutvalget avgjør. Eventuell dialog om prioriterte barn iht. barnehageloven 13 før opptak med helsesøster/ppt/barnevern og barnehagemyndigheten. 3 VURDERING OG SAMORDNING 3.1 OPPTAKSUTVALGET Opptaksutvalget består av en representant fra hver av barnehagene og en representant fra barnehagemyndigheten i kommunen. Barnehagemyndighetens representant leder utvalget. Utvalget samordner opptaket for de kommunale og ikke-kommunale barnehagene i Tjøme kommune. Utvalget samordner og utarbeider innstilling for opptaket. Endelig vedtak om opptak i barnehagene fattes av styrere/ledere. Det kan være ulike kriterier for opptak for de private og kommunale barnehagene. Opptaksutvalget skal sørge for at de vedtatte opptakskriterier for de ulike barnehagene blir fulgt. Se vedtektene for den enkelte barnehage. Det settes av 3 plasser for eventuelle søknader som kommer i løpet av juli/august/september. Disse plassene vurderes fortløpende i opptaksutvalget. Ved samordnet opptak gis bare tilbud til barn med rettighet. Barn som ikke er fylt 1 år innen 31.10 blir stående på venteliste. Disse vil bli vurdert i nytt opptaksmøte medio juni. 3.2 HOVEDOPPTAK Innen 01.03 Frist for innsending av søknader. 16.03 Søkerlisten er ferdig. 17.03 Møte i opptaksutvalget planlegge opptaket. Gjennomgå og få felles forståelse av opptaksreglene. Gjennomgå søkerlisten. 07.04 Opptaksutvalget ledere/styrere legger fram foreløpig innstilling med begrunnelse for eventuelle avslag til barn som ikke har rett til plass etter barnehagelovens 8 og 12. 25.04 Styrere/ledere sender svar på søknader. 15.05 Frist for å svare ja til barnehagetilbud. 16.05 Avslag sendes ut når det er takket ja til ledige plasser. Det informeres om at de står på venteliste, og at det blir nytt møte i opptaksutvalget 12.06. 02.06 Suppleringsopptak. Nytt møte i opptaksutvalget. Restplasser vurderes delt ut til nye søkere/barn på venteliste.

Evaluering i opptaksutvalget 3.3 RETNINGSLINJER FOR HOVEDOPPTAK Endring for barn som skal fortsette i samme barnehage behandles først. I utgangspunktet skal barnet tildeles ønsket type plass fra barnehageårets start uavhengig av nåværende plasstype. Deretter behandles søknader om overflytting til annen barnehage. Ved ledig kapasitet skal søknader om overflytting innvilges. Dersom søknaden ikke kan imøtekommes, skal barnet stå på venteliste i ønsket barnehage helt til foreldrene sier opp ventelisteplassen. Plasser som blir ledige ved at barn får overflytting, tildeles andre. Foreldre kan derfor ikke takke nei til overflytting etter at vedtak er fattet. Nye barn med fortrinnsrett etter barnehageloven sikres plass i egnet barnehage. Fortrinnsretten vurderes i samarbeid med PPT eller annen faginstans. Styrer/leder i barnehagen som er førsteønske, har et særlig ansvar for denne søknaden. Dersom førstevalget ikke kan innvilges, er der kommunens ansvar å sørge for plassering i annen ønsket barnehage. Styrer/leder har en foreløpig innstilling klar til samordningsmøtet i Opptaksutvalget. Avslag skal begrunnes. Ved loddtrekning lages skriftlig referat om hvor mange som var tilstede ved loddtrekning (min. 2) og tidspunkt for trekning. Samordningsmøtet skal avdekke dobbeltopptak og sikre retten til barnehageplass. Opptaksutvalgets innstilling registreres i søkerlista i websak. Hver barnehage sender ut tilbudsbrev/overføringsbrev/endringsbrev til de som har fått plass hos dem. Suppleringsopptak juni. Her vurderes barn uten rettighet ifølge loven. Svar på tilbud om plass med gyldig underskrift skal foreligge for alle barn som får tilbud om plass. Søkere med flere prioriteter skal være innstilt på plass eller venteliste i forhold til alle de prioriteter de har søkt om inntil de har takket ja eller nei. Svarene registreres i søkerlisten i websak. En avgjørelse om tildeling av plass kan omgjøres når en søker bevisst har gitt uriktige opplysninger og disse har vært bestemmende for tildeling av plassen. Avslag sendes ut når det er takket ja til ledige plasser. Styrers/leders begrunnede avslag sendes ut til de som eventuelt ikke har fått plass. Avslaget skal inneholde grunnlagsinformasjon om opptaket samt informasjon om innsynsrett og klagerett i henhold til forvaltningslov og offentlighetslov. Klagefrist er 3 uker fra avslaget er mottatt. 3.4 GENERELLE PRINSIPPER FOR SØKNADER UTENOM HOVEDOPPTAK Dersom det kommer søknader fra barn med spesielle behov utenom søknadsfrist/hovedopptak, behandles søknaden av opptaksutvalget i forhold til ventelistene. Ved ledig plass etter samordnet opptak avgjør opptaksutvalget dersom det er flere søknader til plassen. Dersom ikke andre kriterier gir fortrinn, vil alder være avgjørende. Ventelister ved hovedopptak gjelder fra hovedopptak til neste hovedopptak. Dersom det blir ledig plass uten barn på venteliste, gis det først tilbud til barn på venteliste ved andre barnehager. Ved fortsatt ledig kapasitet lyses barnehageplassen ut.

4 KLAGEBEHANDLING Ved søknad om barnehageplass fra august sendt innen fristen 1. mars gjelder regler for hovedopptak. Søkere som ikke får tilbud om barnehageplass ved hovedopptak får skriftlig beskjed om avslag på søknad om barnehageplass fra august. I svarbrevet gjøres foreldre/foresatte oppmerksomme på at de står på prioritert venteliste for kommende barnehageår. I svarbrevet gjøres det også rede for retten til å klage på vedtaket, samt at det vises til dokumentinnsynsretten jf. Forvaltningslovens 18-19. Dersom foreldre/foresatte ber om en nøyere begrunnelse for hvorfor deres barn ikke har fått plass i barnehagen, besvares spørsmålene skriftlig av styrer/leder av barnehagen. 4.1 RETT TIL INNSYN I SAKENS DOKUMENTER Ønskes innsyn i sakens dokumenter, skal det gis beskjed til barnehagens styrer/leder. Henvendelser om innsyn skal behandles av kommunen. Retten til innsyn gjelder ikke for opplysninger om andres personlige forhold etter forvaltningsloven 13 annet ledd, herunder bl.a. opplysninger om fysisk og psykisk helse, familie- og hjemforhold, boligforhold, økonomi eller klientforhold til det offentlige. 4.2 KLAGEADGANG Ifølge Forskrift om saksbehandlingsregler ved opptak i barnehage 6, kan søker klage over avslag på barnehageplass ved hovedopptak dersom søker verken får sitt første eller andre ønske oppfylt ved hovedopptak dersom søker har lovfestet rett til prioritet etter barnehagelovens 13 og ikke får plass ved hovedopptak eller suppleringsopptak 4.3 KLAGEN Klagen fremstilles skriftlig til barnehagen og må nevne den avgjørelsen det klages over og de grunner klagen støtter seg til. Styrer/leder vurderer klagen. Klager som ikke tas til følge av styrer/leder, sendes kommunens klageinstans. Hovedutvalg for levekår er delegert myndighet til å behandle klager på opptak i barnehagen, jf. Kommunestyrevedtak 005/99. Klagefristen er 3 uker fra det tidspunkt underretning om avgjørelsen er kommet fram til vedkommende søker. Selv om klageren har oversittet klagefristen, kan klagen tas under behandling dersom det er rimelig at den blir behandlet. Dersom klagen ikke kan behandles innen en måned etter at den er mottatt, skal det sendes foreløpig svar. Det er felles klagerettsreglement og klagebehandling for kommunale og private barnehager. 5 ARKIVERING 5.1 SØKNADSPAPIRER De originale søknadene for plasserte barn samt søknader på barn som står på venteliste, oversendes den barnehagen som har 1.prioritet i søknaden. Kopi sendes eventuelt til barnehage prioritert som nr. 2. Alle søknader arkiveres i kommunen. Søknadspapirene blir arkivert i barnets mappe i barnehagen. Søkerlister arkiveres i kommunen.

5.2 OPPBEVARING AV DOKUMENTER OG INNSYNSRETT Informasjon, opplysninger og dokumenter som finnes i barnehagen i forhold til det enkelte barn behandles og oppbevares etter de lover og regler som til enhver tid gjelder. I første rekke Lov om personregistre, Forvaltningslov og offentlighetslov. Foresatte og barn har innsynsrett til opplysninger om dem selv. Utlevering av opplysninger til andre instanser skal kun skje etter skriftlig samtykke fra foresatte. Her gjelder kun noen unntak i forhold til administrasjonen av barnehagen. Styrer/leder for den enkelte barnehage har ansvar for å makulere gamle skjema/dokumenter vedrørende enkeltbarn. 5.3 BARN SOM OVERFØRES TIL NY BARNEHAGE Barnets mappe og informasjon om barnet kan kun overføres til ny barnehage i samråd med foreldrene som bestemmer hva mappen skal inneholde og hvilken informasjon som skal overføres. Foreldrene skriver under på dette. 5.4 BARN SOM BEGYNNER I SKOLEN Barnets mappe og informasjon om barnet kan kun overføres til skolen i samråd med foreldrene som bestemmer hva mappen skal inneholde og hvilken informasjon som skal overføres. Foreldrene skriver under på dette. 5.5. FØRING AV REGISTER TIL BRUK I FORBINDELSE MED KONTANTSTØTTE Kommunen har plikt til å føre register til bruk etter kontantstøtteloven. Registeret skal inneholde følgende opplysninger: a. Navn, fødselsnummer og adresse til barn i alderen 1-2 år som har barnehageplass med offentlig driftstilskudd b. Navn, personnummer og adresse til den/de barnet bor fast hos c. Avtalt ukentlig oppholdstid i barnehagen d. Barnehagens navn, adresse og organisasjonsnummer e. Tidspunkt for når barnet begynte i barnehagen, når det eventuelt fikk endret oppholdstiden eller sluttet i barnehagen Det er ikke tillat å registrere andre opplysninger enn de som er nevnt i bokstavene a-e. Barnehagene sender endringsrapport og ajourholdsrapport per 1. hver måned til barnehagemyndigheten, som videresender disse til NAV Forvaltning.