Kokebok utveksling: Teknisk og praktisk sakshandsaming søknader om utveksling, suppleringsuttaket 2015 Del 1, teknisk: sakshandsaminga i FS Del 2, praktisk: informasjon til studentane Del 3: Sjekkliste for studentar som skal på utveksling Del 1 Teknisk: sakshandsaminga i FS Denne fyrste delen av rutinebeskrivinga omfattar sakshandsaminga frå søknaden er motteken i FS, fram til eit tilbod er gjeve og studenten er blitt registrert i utvekslingsmodulen. Rutinen tek for seg hovudtrekka i sakshandsaminga. Utover desse vil det vera behov for individuell tilpassing, alt etter kva avtale studenten søkjer seg ut gjennom, kva semester studenten søkjer seg ut og kven som er sakshandsamar. Søknadsweb består av fakultetsvise søknadsskjema, dvs. eitt uttak for kvar avtaleeigar. Dei sentrale UiB-avtalane utgjer eit eige uttak. Fakulteta kan såleis ta ut sine eigne søkjarlister frå FS og ha betre kontroll over sitt uttak. Det er likevel behov for å samkøyre uttaka, ettersom ein og same student kan søkje i to eller fleire uttak, medan søknaden berre skal handsamast ein gong og utspringe i eitt tilbod til søkjaren. I det vidare vert det gjort greie for køyreplanen som skal følgjast for hovuduttaket. Studieadministrativ avdeling handsamer søknader til Erasmus-avtalar for HF, SV og PSYK, sentrale bilaterale avtaler og Nordlys-nettverket. Fakulteta handsamer sjølve lokale bilaterale avtalar og Nordplus-avtalar. Juss og MOF handsamer i tillegg søknader til sine Erasmus-avtaler. Når det gjeld MatNat gjer dei Erasmus-uttaket sjølv, medan SA nominerer og følgjer opp mot partnaruniversiteta. Avtaleadministrator har ansvar for å følgje opp alle studentar som søkjer i sitt uttak, uavhengig av kva fakultet studenten tilhøyrer. Dette inneber at avtaleadministrator tek den fyrste delen av sakshandsaminga: uttak altså tilbod til studenten gjennom FS og/eller epost, praktisk informasjon og rettleiing om søknadsprosessen til samarbeidsuniversitetet, registrering i FS, dersom studenten er fagleg kvalifisert til å studere dei emnene/faga avtalen opnar for. Når det gjeld fagleg rettleiing og søknad om fagleg førehandsgodkjenning, må studenten visast til sitt eige fakultet. Studieadministrativ avdeling kan bistå fakulteta i sakshandsaminga der studentar søkjer i uttak som tilhøyrer andre fakultet enn studenten sjølv. NB! I så fall må avtaleadministrator gje tydeleg beskjed til SA om dette. 1
Viktige datoar for suppleringsuttaket 2015 10. august: Søknadsweb opnar for utvekslingssøknadar. 1. september: Søknadsfrist. 2. september: Kvar avtaleeigar kan gå inn og hente ut søkjarlister frå sitt uttak i FS. Dersom avtaleeigar treng hjelp av SA/SiS til å ta ut søkjarlistene sine, må dette meldast inn til SiS på utveksling@uib.no. 4. september: SA krysser alle søkjarlistene og lagar oversikt over dei som har søkt i to eller fleire søknadsskjema og korleis desse søkjarane prioriterer lærestadane mot kvarandre. Denne dagen er frist for SA til å legge listene på fellesområde på N:\Opptak utveksling. Dette er også fristen for dei internasjonale koordinatorane å kopiere listene som gjeld for fakultetet sitt og legge på fellesområde for fakultet, slik at sakshandsamarar får tilgang. Listene som ligg på N: skal det ikkje redigerast i! 8. september: «Drop-in»-arbeidsstove i datarommet i 1. etg, Nygårdsgaten 5, kl. 0800-1500 10. september: Frist for å plassere studentane til sine ønska søknadsalternativ, så langt dette er mogleg. Dersom søkjaren ikkje kan få sin 1. prioritet går sakshandsamar vidare til 2. prioritet og eventuelt vidare på lista. Dersom studenten har søkt i to eller fleire søknadsskjema, tek ein utgangspunkt i prioriteringslista me har bede om at studenten skriv i merknadsfeltet. Dersom den neste prioriteten har ein annan sakshandsamar (for eksempel frå Nordplus til sentral bilateral) så er det fyrste sakshandsamar sitt ansvar å fordele/varsle ny sakshandsamar om dette. Varslinga skal skje på epost og ein må be om stadfesting på at eposten er motteken. Frist for å flytte søknad til ny sakshandsamar er 10. september. Ved overflytting: dersom ein ikkje kjenner namnet på sakshandsamar som skal overta, sender ein eposten til fakultetets internasjonale koordinator, og følger opp med telefon for å sikre at meldinga er motteken. NB! Dersom studenten har søkt i to eller fleire søknadsskjema må sakshandsamar for det søknadsskjemaet der studenten ikkje får noko tilbod registrere IT i Tilbod status i Søknad samlebilde i FS. Dette for at søkjaren ikkje unødig skal dukke opp på sjekklista som skal takast ut 14. september (sjå lenger nede). Det må presiserast at ombytingar bør skje så snart som råd etter at avtaleeigar har fått tilgang til sine respektive søkjarlister, og helst i god tid før 10. september, som er absolutt siste frist. Såleis kan ein bruke 11. september til å utføre endringar i uttaket som følgje av eventuelle ombytingar. 2
Innan denne datoen bør ein ta ein grundig dobbelsjekk og kontrollere at ein ikkje har mista søkjarar undervegs. 11. september: Kabalen må vera ferdig lagt og søkjarane må ha fått satt inn ein verdi under Tilbod status i FS. 14. september: Frå denne datoen kan ein byrje å sende ut meldingar til studentane om tilbod om å søkje om utvekslingsplass. Det vil seie å gje beskjed om at dei er plukka ut av UiB til å få søkje om utveksling ved Universitetet i XXX. Beskjeden skal gå gjennom FS/Søknadsweb (og eventuelt epost, dersom sakshandsamar vil gje meir informasjon til den enkelte søkjar). Meir om framgangsmåten under avsnittet «Registrere tilbod om utveksling i FS søknad samlebilde» under. 14. september: SA tek ut rapport frå FS som viser søkjarar utan nokon markert status i rubrikken Tilbod Status i FS og distribuerer til aktuelle avtaleadministratorar for å avklare om søkjarar som står utan tilbod faktisk vert tekne hand om. Her sikrar ein også at ingen søkjarar ligg inne med to eller fleire tilbod. Fakulteta er ansvarlege for sine eigne lister og må vera obs på krysslista. 30. september: Frist for informasjon om uttak til studentane (= beskjed om at dei er plukka ut til å få søkje om utvekslingsplass)/avslag til studentane gjennom FS/Søknadsweb. Denne fristen vil søkjarane få oppgjeven i kvitteringsteksten dei får på epost etter å ha levert søknad. 7. oktober: Frist for studentane til å takke ja/nei i Søknadsweb. 15. oktober: Køyring av FS-rutine som opprettar utvekslingsperson. Søkjarar som innan denne datoen ikkje står med riktig status i «Tilbod status» i Søknad samlebilde + «J» i «Tilbod svar» vert heller ikkje overført til utvekslingsmodulen. I tillegg er det viktig at dei står med riktig semesterdato mht. sak om førehandsgodkjenning som vert oppretta til Lånekassen. Denne fristen gjeld ikkje for MOF og Griegakademiet. Dersom JUSS (som handsamer Erasmus-søknadar sjølve) ynskjer å overføre til utvekslingsbildet i FS ein dato før eller etter 15. oktober, må dei formidle dette til SA/SiS på epost utveksling@uib.no. Etter denne datoen må avtaleadministratorar for dei sentrale avtalane (altså sakshandsamarar ved SA) gå inn i Utvekslingsperson bilde i FS og legge til fakultetskoden for det fakultetet studenten tilhøyrer. 3
Unntak frå datoane: Dersom eit universitet har ein veldig tidleg søknadsfrist (midten av september og fram til byrjinga av oktober), må sakshandsamar sende ut melding til studenten på eit tidlegare tidspunkt enn 14. september, for å kunne gjennomføre sakshandsaminga før fristen går ut. Ein skal altså streve etter å ferdigstille plassering av studentane og eventuelle ombytingar mellom saksbehandlarane innan 10. september. Samstundes er det ikkje er praktisk mogleg å få alle brikker til å falle på plass innan denne datoen, så ombytingar etter fristen er mogleg, men utan at det får konsekvensar for allereie tildelte plassar. Her er det viktig med ein kontinuerleg dialog mellom fakulteta og SA. Nokre sakshandsamarar innan spesielle fagfelt (spesielt ved MOF) vil ikkje ha høve til å registrere tilbod i FS/Søknadsweb innan 30. september. Desse er unnateke fristen for å registrere innan denne datoen. Korleis få fram søkjarar i FS søknad samlebilde 1. Gå inn i FS-modul Opptak > Bilder > Søknad Samlebilde. 2. Søk opp det aktuelle opptaket (til dømes «UTV-UT-HF / 2015 / HØST i opptak og trykk Enter. Ev. spesifiser med namn, studentnummer, etc. Finne dokument i Søknad samlebilde Søkjarane skal ikkje måtte laste opp vedlegg til søknaden i Søknadsweb, men dersom ein skulle ha behov for å sjå eventuelle vedlegg, t.d. karakterutskrifter som søkaren kan ha lagt ved, så kan ein finne desse under fanemenyen som heiter Dok nede på Søknad samlebilde. Trykk på «vis» for å opne dokumentet. For å laste opp vitnemål frå VGS så kan ein dobbelklikke på nummera som står under Vmnr i boksen under GSK/Studentgrunnlag. Registrere avslag i FS dersom søkaren ikkje oppfyller formelle krav Sakshandsamarane må gå gjennom sine lister og sjekke om søkjarane er kvalifiserte i samsvar med UiBs krav til utvekslingsstudentar, og luke ut dei som ikkje er det. Dersom søkaren ikkje tilfredstillar vilkåra for å kvalifisere seg til eit utvekslingsopphald i samsvar med 2 under «Reglement uttak og stipendtildeling for delstudier i utlandet» så kan ein registrere avslaget på følgjande måte i Søknad samlebilde: 1. Gå inn i Søknad samlebilde i FS (som omtalt i avsnitt lenger oppe). 4
2. Gå inn på SøkAlt i fanemenyen og sett inn IK (ikkje kvalifisert) i Tilbud status på søknadsalternativa og oppdater. OBS! Ein skal ikkje hake av Grunnlag UTV oppe til høgre i søknad samlebilde (sjå rutine under, punkt 2). Avslaget vil foreløpig ikkje syne i Søknadsweb og studenten vil fortsatt sjå «under behandling» som status på søknad(ar). Når avslaget skal vise på Søknadsweb (etter 14. september) set du ein J på Publ på kvart enkelt søknadsalternativ og oppdaterer. Søkaren vil ikkje få ein automatisk e-post når du gjer dette, men han eller ho kan sjå søknadsstatus «ikkje kvalifisert» på Søknadsweb. Det kan vere hensiktsmessig å sende avslagsbrev til søkjaren før ein publiserer det. Avslagsbrev skal leggast i ephorte i saksmappe 2015/6390 «Avslag utveksling suppleringsuttaket 2015». Brevet må innehalde vedtak og grunngjeving og det må vise til klageretten, t.d. på denne måten: Vedtaket kan påklages jf Forvaltningslovens 28 innen 3 uker fra du har mottatt dette brevet. Registrere tilbod om utveksling i FS Søknad samlebilde For at studenten skal opprettast som utvekslingsperson må det ligge føre eit tilbod som det er takka ja til. 1. Gå inn i Søknad samlebilde i FS (som omtalt i avsnitt lenger oppe). 2. Feltet oppe til høgre som heiter Grunnlag UTV + blank boks skal ha hake/vere markert, trykk deretter Oppdater. Med dette registrerer du at søkjaren oppfyller dei formelle krava for å søkje utveksling, og kan difor bli gjeve tilbod om å søkje om utveksling. 3. Trykk på knappen som heiter Fullfør i midten av biletet. Gi tilbod på 1. prioritet (fram mot 10. september) Gå inn på SøkAlt i fanemenyen og sett I på Tilbud status på den rada som tilhøyrar søkjarens 1. prioritet. Dersom søkjaren har søkt på andre alternativ kan ein no sette inn B (gir status «Tilbod fell bort») og oppdater. Tilbodet vil foreløpig ikkje syne i Søknadsweb og studenten vil fortsatt sjå «under behandling» som status på søknad(ar). Dersom 1. prioritet fell bort (fram til 10. september) Dersom søkjaren ikkje får uttak på sin 1. prioritet, så må sakshandsamar setje IT (ikkje gitt tilbod) på 1. prioritet og oppdatere. Dette er viktig for at eventuelle neste sakshandsamar på 2. eller 3. prioritet ikkje vil ha noko tvil om at 1. prioritet fell bort. Det er også viktig å kommunisere eit skifte av eigarskap til søknaden raskt på epost som nemnt lenger oppe. 5
Publisering av tilbod og avslag (etter 14. september) For at uttaket skal vise på Søknadsweb set du ein J på Publ på kvart enkelt søknadsalternativ og trykker oppdater. Søkaren vil ikkje få ein automatisk e-post når du gjer dette, men han eller ho kan no sjå søknadsstatus «Innvilga søknad» på 1. prioritet og «Tilbod fell bort» på 2. og 3. val på Søknadsweb. Det kan difor vere hensiktsmessig å koordinere denne funksjonen med ein e-post til aktuelle søkjarar, der ein kan informere om særskilde søknadsprosedyrar og søkjarmøte. Deretter vil søkjaren kunne velje JA eller NEI på om han eller ho takkar ja til tilbodet på Søknadsweb, og dette vil bli markert i FS med ein J/N i Tilbud svar. Eposten ein sender til studenten parallelt med å gje tilbod i FS bør innehalde ein frist for å takke JA eller NEI til tilbodet. Dersom det er ynskjeleg/naudsynt, så kan sakshandsamar overstyre denne prosessen og sjølv sette J/N på Tilbud svar. Tilbod/avslag må sendast til studenten innan 30. september Oppretting av utvekslingsperson 15. oktober vil det bli køyrt ein FS-rutine for å opprette utvekslingsperson. For at søkjarane skal verte overført må dei stå oppført med fylgjande registreringar i Søknad samlebilete (også beskrive i vedlagte rutinebeskriving): Slik: - I på Tilbud status - J på Tilbud svar Studentane må også vere oppført med ein periode for utvekslinga, dette skriv de inn under Studierett-periode i Søknad samlebilete: 6
Dersom periodefeltet vert ståande tomt, vil det verte sett ein default-periode. Dersom ein treng å endre på perioden etter overføring til Utvekslingsmodulen, gjer ein endringa i Utvekslingsmodulen, ikkje i Søknad samlebilete. Dette gjeld også dersom ein student trekk seg, eller det kjem inn andre endringar etter overføringa; alt vedlikehald gjer ein i Utvekslingsmodulen. Registrere trekk Registrere trekk i Søknad samlebilde før student er overført til Utvekslingsmodulen Dersom ein student vel å trekke søknaden sin før han/ho er overført til Utvekslingsmodulen, vert dette registrert ved at anten studenten eller sakshandsamar svarar N (Avslått tilbud) under Tilbud svar i Søknad samlebilde. Registrere trekk i Utvekslingsmodulen Dersom ein student vel å trekke seg frå utveksling etter at han/ho er overført til Utvekslingsmodulen, vert dette registrert ved å velje passande alternativ under rubrikken Utvekslingsstatus. - TRUKKET: Indikerer at det er studenten sjølv som har trukke seg frå opphaldet før han/ho har reist ut (desse vert ikkje rapportert til DBH) - AVSLAGINST: For studentar som har fått avslag på søknaden frå vertsuniversitetet (desse vert ikkje rapportert til DBH) - SYK: For studentar som har blitt sjuke i forkant av opphaldet (desse vert ikkje rapportert til DBH) - AVBRUDDE3M: For studentar som avbryt opphaldet etter at dei har vore ute tre månader eller meir (desse vert rapportert til DBH) - AVBRUDDF3M: For studentar som avbryt opphaldet etter at dei har reist ut, men før det har gått tre månader (desse vert ikkje rapportert til DBH) 7
Del 2 Praktisk: informasjon til studentane Den vidare prosessen omfattar mellom anna at ein held eventuelle søkjarmøte for studentane og sørgjer for at alle studentar som har fått tilbod leverer inn søknader innan dei ulike fristane. Anten det er i form av søkjarmøte og/eller epost som går ut til studentane, bør dei informerast om fylgjande før avreise: Søknadsprosessen mot samarbeidsuniversitetet - Gå gjennom søknadsskjemaet og gjer greie for kva dokument som må leggjast ved søknaden (dette kan vere passfoto, passkopi, dokumentasjon på språkkunnskapar, karakterutskrift, motivasjonsbrev, akademisk referanse, etc.). - Korleis leverer ein søknaden: online eller via sakshandsamar ved UiB? Informer studenten om søknadsfristen ved universitetet der ute. - Opplys om nettadressa til det aktuelle samarbeidsuniversitetet sine nettsider, og tips studenten om at ein på www.uib.no/utvekslingsavtale kan finne studentrapportar frå den aktuelle lærestaden. - Gje studenten informasjon om bustad, så sant dette er tilgjengeleg frå samarbeidsuniversitetet - Opplys om semesterdatoar dato for mottak og semesterslutt Beredskap - Be studentane om å registrere si utanlandske semesteradresse i Studentweb så snart denne er klar. I tillegg ynskjer me at studentane i Studentweb skriv inn kontaktopplysningar til næraste familie. Dette er frivillig, og opplysningane vil ikkje verte brukt av UiB, men overlevert norske myndigheter dersom ein krisesituasjon skulle krevje dette. - Del ut UiBs beredskapsbrosjyre http://www.uib.no/sites/w3.uib.no/files/attachments/beredskapsbrosjyre_ny_2015.pdf og tilrå i tillegg å registrere seg hjå norsk UD på www.reiseregistrering.no Vaksine - Tilrå å sjå kva Folkehelseinstituttet skriv på sine nettsider om det området studenten skal reise til: www.fhi.no 8
Forsikring - Skal studenten opphalde seg i eit EU/EØS-land eller i Sveits bør han/ho skaffe seg eit Europeisk helsetrygdkort frå NAV. Norske statsborgarar som får støtte frå Lånekassen til studieopphald utanfor EU/EØS eller Sveits, får rett til stønad til helsetenester gjennom folketrygda. MEN det er begrensa kva denne forsikringa dekker les meir her: https://helsenorge.no/bo-i-utlandet/studenter-utenfor-eu-eos - Ein tilrår i tillegg at studenten kjøper seg ei forsikring for studentar i utlandet. Visum - For studier utanfor EU: det er studenten sitt ansvar å skaffe seg studentvisum og skaffe seg oppdatert informasjon om korleis søknadsprosessen går føre seg. Tilrå at studenten tek kontakt med aktuell utanriksstasjon for å forhøyre seg om denne prosessen. Dette bør dei gjere omgåande, då behandlingstida på visumsøknaden kan vere lang. Førehandsgodkjenning - Informere om at søknad om dette skal leverast til fakultetet, og gje link til søknadsskjema: http://www.uib.no/utdanning/om-aa-studere/utveksling/for-og-underopphaldet/godkjenning-av-studieopphald-i-utlandet Dersom det førekjem endringar i fagsamansetting etter at ein har søkt om førehandsgodkjenning, er det viktig å ta kontakt med studierettleiar ved UiB for å få ei forsikring om at dette er i orden. - Informere om kor mange fag/antal credits ein må avleggje ved det samarbeidsuniversitetet Lånekassen - I tilbodsbrevet frå vertsuniversitetet vil det kome fram kva skulepengebeløpet er. - Informere om at ein i søknaden til Lånekassen skal leggje ved tilbodsbrevet frå samarbeidsuniversitetet førehandsgodkjenninga frå UiB treng ikkje leggast ved, då Lånekassen har tilgang til denne gjennom FS. - Vise dei til Lånekassens nettsider for informasjon om kor mykje støtte ein kan få ved delstudier i utlandet: http://lanekassen.no/nb-no/stipend-og-lan/utland/delstudier/hvormye/ Semesteravgift og semesterregistrering - NB! Studentane må hugse å betale semesteravgift og registrere seg ved UiB det semesteret dei er ute. 9
Anna - Ta gjerne bilete av universitetsmiljøet og andre ting under opphaldet det kan hende UiB etterspør slike bilete til bruk i informasjonsmateriell. - Oppmode om å delta på utvekslingsmesser el.l., dersom dette vert arrangert ved samarbeidsuniversitetet. 10
Del 3: Sjekkliste for studenter som skal på utvekslingsopphold via avtaler med UiB: hva må gjøres? Før endeleg søknad til vertsuniversitetet i utlandet vert levert Sjekk at søknaden er korrekt og komplett utfylt Kontroller at du har alle vedlegga som trengs Etter at søknad er levert og før opptaksbrev frå vertsuniversitetet kjem Søk om førehandsgodkjenning Undersøk og bestill eventuelt reise Undersøk og ta eventuelt naudsynte vaksinar Undersøk kva som er naudsynt med tanke på ev. visumsøknad Etter mottak av opptaksbrev frå vertsuniversitetet og førehandsgodkjenning frå UiB Returner ev. svarbrev og andre skjema til vertsuniversitetet dersom dei ber om det Send søknad til Lånekassen Søk om visum Bestill reise Teikn forsikring for studieopphaldet i utlandet Før du reiser Betal semesteravgift og registrer deg ved UiB for semesteret du skal vere ute Skriv inn opplysningar om næraste familie i Søknadsweb Medan du er ute Skriv inn opplysningar om semesteradresse i Søknadsweb Mot slutten av opphaldet/etter at du er komen heim Skriv og lever rapport frå utvekslingsopphaldet på www.uib.no/studentrapport Søk om endeleg godkjenning av utvekslingsopphaldet når du har fått karakterutskrifta di. 11