REGLEMENT FOR HADSEL KOMMUNESTYRE (forretningsreglement) Vedtatt i K-sak 19/09 05.03. Endret i K-sak 90/2014 18.09 1 KOMMUNESTYRETS OVERORDNEDE OPPGAVER Kommunestyrets overordnede mål skal ivaretas gjennom to ulike typer oppgaver: Politiske beslutninger om omfang og organisering av kommunens virksomhet. Utøvelse av et overordnet tilsyn med at de beslutninger kommunestyret vedtar blir iverksatt i samsvar med vedtakenes formelle bestemmelser. Nærmere om tilsynsoppgavene. Kommunestyret har det øverste tilsyn med hele den kommunale forvaltning og kommunens interesser for øvrig. Tilsynsplikten omfatter alle sider ved kommunens virksomhet og kan ikke begrenses. Den omfatter bl a plikten til å se til at virksomheten drives i samsvar med gjeldende bestemmelser, dvs lover, forskrifter, pålegg fra statlig myndighet, kommunale reglement og vedtekter, kommunestyrets enkeltvedtak, inngåtte avtaler etc. Kommunestyret kan forlange en hver sak lagt fram for seg til orientering eller avgjørelse. Kommunestyret plikter å legge opp sitt arbeid slik at det løpende tilsyn utføres forsvarlig. Det vil i første rekke si undersøke at underordnede linjeorgan skjøtter sin tilsynsplikt tilfredsstillende. Kontrollutvalg og revisjon vil ha den løpende utøvende kontroll med virksomheten, herunder undersøke påstander om feil og misligheter. Når de underordnede organers tilsynsplikt ikke skjøttes tilfredsstillende, har kommunestyret, eller kommunestyrets organer på kommunestyrets vegne, en rett og plikt til å treffe de tiltak som anses som nødvendig. Påvises uheldige forhold har kommunestyret en plikt til å pålegge de linjeansvarlige, formannskapet eller andre politiske organ eller administrasjonen, å rette opp disse uheldige forhold. 2 FORBEREDELSE AV SAKER FOR KOMMUNESTYRET Rådmann/administrasjonssjef sørger for at de saker som legges frem for kommunestyret er forsvarlig utredet og i samsvar med de regler som lov, reglement og andre bindende bestemmelser gir. Det forutsettes at saker til kommunestyret er fremmet etter prinsippet om fullført saksbehandling. Ordføreren sørger for at innstillingen sendes kommunestyrets medlemmer og varamedlemmer, rådmann, revisjon og lokalpressen samtidig med innkalling til kommunestyremøte. (Jfr 3 nedenfor).
3 INNKALLING TIL MØTE DOKUMENTUTLEGGING (Kommuneloven 32.1) Kommunestyret holder møte etter godkjent møteplan og ellers når det selv bestemmer det, når ordføreren finner det påkrevet, når formannskapet vedtar det, eller minst 1/3 av kommunestyrets medlemmer krever det. Ordføreren kaller kommunestyret sammen til møtet og setter opp sakliste. Kommunestyrets møter starter kl 10:00 og avslutter kl 16:00. Budsjettmøtet legges opp med en egen tidsramme. Innkallingen skal inneholde opplysninger om tid og sted for møtet og spesifisert oppgave over de saker som skal behandles. Innkallingen sendes kommunestyrets medlemmer, et varamedlem for hver 4. påbegynte repr, de varamedlemmer som skal møte, rådmannen, media, revisjonen og lokalutvalgene med en frist på 6 dager før møtet innkallingsdagen medregnet. Elektronisk utsending kan likestilles med utsending på papir der dette passer. Dette når lov ikke påbyr annen kunngjøringsfrist for eksempel budsjett og økonomiplan med en frist på minst 14 dager. Saklisten til møtet og andre dokumenter som ikke er unntatt fra offentlighet, skal være tilgjengelig for allmennheten. Møter skal gjøres kjent på en hensiktsmessig måte. 4 MØTELEDELSE (Kommunelovens 32 nr 4) Kommunestyrets møter ledes av ordfører. Varaordfører fungerer som meddirigent. Har begge forfall, velges en særskilt møteleder ved flertallsvalg. 5 FORFALL - VARAMEDLEMMER Kan et medlem eller et innkalt varamedlem ikke møte i kommunestyret på grunn av lovlig forfall, skal hun/han uten opphold melde dette til politisk sekretariat og si fra om forfallsgrunnen. Lovlig forfallsgrunn er sykdom selv eller i nærmeste familie viktig arbeid, særlig lang reisetid/-lengde eller andre tyngende grunner. Det kalles straks inn varamedlem etter reglene i kommunelovens 16. Det samme gjøres når hun/han er kjent med at noen må fratre som ugild i sak som skal behandles på møtet. Må noen på grunn av lovlig forfall forlate møtet under forhandlingene, melder vedkommende straks fra til møtelederen. Varamedlemmer som er til stede, eller som om mulig blir kalt inn, trer etter reglene i kommunelovens 16 nr 1 inn i stedet for de som fratrer.
Har et varamedlem lovlig tatt sete i forsamlingen, og det faste medlemmet eller et varamedlem som i nummerorden står foran vedkommende deretter innfinner seg, fortsetter vedkommende i møtet inntil den påbegynte sak er behandlet ferdig. 6 HVILKE ANDRE ENN KOMMUNESTYRETS MEDLEMMER TAR DEL I MØTE Rådmannen tar del i møtet med tale- og forslagsrett, men uten stemmerett. Politisk sekretariat fører møtebok. Hadsel Eldreråd har møte- og talerett med en representant i kommunestyret. Representanten gis 15 minutters taletid ved møtestart hvor vedkommende orienterer om eldrerådets vurdering/vedtak i saker som er oppsatt på sakslisten. Hadsel Ungdomsråd har møte- og talerett med en representant i kommunestyret. Representanten gis 15 minutters taletid ved møtestart hvor vedkommende orienterer om ungdomsrådets vurdering/vedtak i saker som er oppsatt på sakslisten. 7 ÅPNE ELLER LUKKEDE MØTER (Kommuneloven 31) Kommunestyrets møter holdes for åpne dører hvis ikke annet følger av lovbestemt taushetsplikt. Møteleder skal på anmodning gi tillatelse til at forhandlingene i åpne møter tas opp på lydbånd, video eller kringkastes over radio eller fjernsyn, såfremt dette ikke virker forstyrrende på gjennomføringen av møtet. Kommunestyret kan vedta å behandle en sak for lukkede dører hvor hensynet til personvern eller andre tungtveiende private eller offentlige interesser tilsier dette. Debatt om dette foregår for lukkede dører hvis møteleder krever det eller kommunestyret vedtar det. Personalsaker skal alltid behandles for lukkede dører. Blir det vedtatt å behandle en sak for lukkede dører, plikter kommunestyrets medlemmer og de kommunalt ansatte som måtte være til stede, så langt annet ikke blir vedtatt, å bevare taushet om forhandlingene og om de vedtak som gjøres. Taushetsplikten varer inntil annet måtte bli bestemt, eller inntil de hensyn til kommunen eller andre som har bevirket vedtaket om forhandling for lukkede dører, er falt bort. Er også andre til stede under forhandlingene om slik sak, krever møtelederen taushetsløfte av dem.
8 MØTETS ÅPNING - VEDTAKSFØRHET (Jfr kommunelovens 33) Til den tid møtet er berammet, registrerer sekretæren de av medlemmene som har forfall og foretar opprop av de medlemmene og innkalte varamedlemmer som er til stede i møtet. Er det lovmessig minste antall til stede, erklærer møtelederen møtet satt. Fra dette tidspunkt og til møtets slutt kan ikke noen av forsamlingens medlemmer forlate salen for kortere eller lengre tid, uten på forhånd å melde fra til møtelederen. Medlemmer og varamedlemmer som møter etter oppropet, melder seg til møtelederen før de tar sete. Kommunestyret kan bare treffe vedtak hvis minst halvparten av medlemmene har vært til stede under forhandlingene og avgitt stemme i vedkommende sak. 9 REKKEFØLGEN FOR BEHANDLING AV SAKENE SAK SOM ER TATT OPP TIL BEHANDLING SAK SOM IKKE ER NEVNT I INNKALLINGEN Kommunestyrets møter starter med informasjon fra ordfører/gruppeledere (ca 10 min) og kan etterfølges av en spørrerunde. Saker som er nevnt i innkallingen behandles i den nummerorden de er nevnt. Spørsmål og interpellasjoner behandles likevel etter de øvrige saker uten hensyn til mulig nummerorden på innkallingen. Kommunestyret kan vedta annen rekkefølge. Er en sak tatt opp til behandling, kan møtet ikke heves før saken er avgjort ved avstemming eller kommunestyret vedtar å utsette forhandlingen av den. Dette er ikke til hinder for at forhandlingene midlertidig avbrytes for pauser. Sak som ikke er nevnt i innkallingen til kommunestyret, kan ikke tas opp til realitetsavgjørelse dersom møtelederen eller 1/3 av forsamlingen setter seg imot at den avgjøres. (Jfr k-loven 34.1) I så fall sendes den til formannskapet eller til det hovedutvalg den hører under, eller den føres opp til behandling i senere kommunestyremøte. (Om spørsmål og interpellasjoner vises til 19 nedenfor.) 10 INHABILITET (Kommuneloven 40) Den som etter kommunelovens 40, nr 3 jfr forvaltningslovens kap. 2 er inhabil i en sak, eller som etter kommunelovens 40 nr 4 blir fritatt, tar ikke del i behandlingen av vedkommende sak. Medlemmene har plikt til å vurdere sin egen habilitet og i god tid si fra om forhold som kan gjøre dem inhabile. Kommunestyret treffer avgjørelse om et medlem er inhabil, og da uten at vedkommende medlem deltar, jfr forvaltningslovens 8. I spørsmålet om habilitet kan vedkommende uttale seg, men ikke delta i debatten eller ved voteringen.
11 MØTELEDERENS REDEGJØRELSE FOR SAKEN - TALERNES REKKEFØLGE Møtelederen leser opp den betegnelsen saken har fått på innkallingen. Lederen gjengir det forslag eller den uttalelse som rådmannen måtte ha gitt, om denne ikke er sendt medlemmene før møtet. Er det gitt innstilling i saken, leser lederen opp forslaget til vedtak (kan få aksept på at forslaget ikke leses opp pga lengden), gjør oppmerksom på mulig dissens innen den forsamling som har gitt innstillingen, og sier fra om de dokumenter som er kommet inn etter at innstillingen var lagt frem. Lederen redegjør for saken så langt hun/han finner det påkrevet. Møtelederen spør om noen vil ha ordet i saken. Talerne får ordet i den rekkefølge de ber om det. Møtelederen refererer talerne med navn og partitilhørighet. Ber flere om ordet samtidig, avgjør møtelederen rekkefølgen av dem. 12 NÅR MEDLEMMENE TAR DEL I ORDSKIFTET Taleren skal rette sine ord til møtelederen, ikke til forsamlingen. Taleren skal holde seg nøye til den sak eller til den del av saken som ordskiftet gjelder. Møtelederen skal se til at det blir gjort. Det må ikke sies noe som krenker forsamlingen, noen av medlemmene eller andre. Heller ikke er det lov å gi larmende uttrykk for misnøye eller bifall. Overtrer noen reglementets ordensbestemmelser, skal møtelederen advare vedkommende, om nødvendig to ganger. Retter vedkommende seg enda ikke etter reglementet, kan møtelederen ta fra vedkommende ordet eller ved avstemming la forsamlingen avgjøre om vedkommende skal stenges ute fra resten av møtet. 13 MØTELEDERENS STILLING UNDER ORDSKIFTET Møtelederen må ikke avbryte noen som har ordet, med mindre det skjer for å opprettholde de bestemmelser som er gitt i reglementet, eller for å rette misforståelser fra talerens side. Vil møtelederen utenfor den utredning som er nevnt i 11 ta del i ordskiftet med mer enn ganske korte innlegg, skal ledelsen av forhandlingene overlates til en annen, jfr 4. 14 AVGRENSNING OG AVSLUTNING AV ORDSKIFTET Før ordskiftet i en sak er begynt og under ordskiftet kan kommunestyret vedta at taletiden skal avgrenses til et bestemt antall minutter for hvert innlegg. Fra dette kan med alminnelig flertall gjøres unntak for rådmann, leder for hver politisk partigruppe innen forsamlingen og for dem som for anledningen er valgt som leder for andre grupper innen forsamlingen, når møtelederen har fått melding om slikt valg før ordskiftet begynner.
Finner ordføreren at en sak er drøftet slik at alle nødvendige opplysninger og begrunnelse er fremkommet, kan han foreslå at det settes strek for videre diskusjon. Er flertallet av kommunestyrets medlemmer enig i forslaget, settes strek etter at medlemmene er gitt anledning til å tegne seg på talelisten. Når strek er satt kan det ikke fremsettes nye forslag i saken og forslag kan heller ikke trekkes. 15 FORSLAG Forslag kan ikke settes frem av andre enn kommunestyrets medlemmer og av rådmannen, med mindre særlig lovbestemmelse gir også andre rett til å sette frem forslag. Forslaget skal leveres skriftlig til møtelederen. Går forslaget ut på hvem som skal velges eller ansettes, eller på at en sak som behandles skal utsettes, sendes til formannskapet eller annet kommunalt organ, eller på at et forslag ikke skal vedtas, kan det gis muntlig. Skriftlig forslag skal undertegnes av forslagsstilleren. Møtelederen refererer forslaget. 16 SAKEN TAS OPP TIL AVSTEMMING Når ordskiftet er ferdig, sier møtelederen fra at saken tas opp til avstemming. Fra da og til den er avgjort ved avstemming, må det ikke være mer ordskifte om den eller settes frem noe nytt forslag i den. Heller ikke er det i dette tidsrom anledning til å ta noen annen sak opp til behandling. Er saken delt opp eller det skal stemmes over flere forslag, setter møtelederen frem forslag om rekkefølgen av stemmegivningene. Blir det ordskifte om dette, skal møtelederen nøye se til at talerne holder seg bare til avstemmingsspørsmålet. 17 PRØVEAVSTEMMING Før endelig avstemming i en sak, kan forsamlingen vedta prøveavstemminger som ikke er bindende. 18. AVSTEMMINGER (Kommuneloven 35) 1. Vedtak treffes med alminnelig flertall av de stemmer som avgis, hvis ikke annet følger av kommuneloven. Ved stemmelikhet i andre saker enn valg er møtelederens stemme avgjørende.
2. Ved behandlingen av økonomiplan eller årsbudsjett stemmes det ved den endelige avstemming over forslag til økonomiplan eller årsbudsjett som helhet. Er det fremsatt alternative forslag, og ingen av disse får flertall ved første gangs avstemming, stemmes det deretter alternativt mellom de to forslag som fikk flest stemmer ved denne. 3. Valg av leder og nestleder for folkevalgte organer holdes som flertallsvalg. 4. Valg av medlemmer av nemnder holdes som forholdsvalg når minst ett medlem krever det, og ellers som flertallsvalg. Når det gjelder fremgangsmåte ved forholdsvalg vises til kommunelovens 36 og 37. 5. Ved valg og ansettelse kan hvert enkelt medlem kreve skriftlig avstemming. For øvrig vises til kommuneloven 38 angående fremgangsmåten ved flertallsvalg og ansettelser. 6. Avstemmingen iverksettes på en av disse måter: a) Ved stilltiende godkjenning, når ikke noen uttaler seg mot et forslag som møtelederen setter fram med spørsmål om noen har noe å uttale mot det. b) Ved at møtelederen ber de medlemmer som er mot et forslag til å reise seg eller rekke opp hånden. Når møtelederen bestemmer det, eller ett medlem krever det, holdes kontraprøve ved at deretter de som stemmer for forslaget, reiser seg eller rekker opp hånden. c) Ved sedler uten underskrift. To medlemmer som møtelederen oppnevner til det teller opp stemmene. Stemmesedler kan bare brukes ved valg og ved ansettelse. D) Medlem som er til stede under kommunestyrets forhandlinger når en sak tas opp til avstemming, plikter å avgi stemme. Ved valg og ansettelse er det adgang til å stemme blankt. (Jfr kommuneloven 40 nr 2) 19 INTERPELLASJONER OG GRUNNGITTE SPØRSMÅL (Kommuneloven 34) Ethvert medlem kan rette interpellasjon og spørsmål til lederen i møtet, også om saker som ikke står på saklisten. Interpellasjoner og spørsmål behandles etter de øvrige saker uten hensyn til mulig nummerorden på innkallingen. Møteleder avgjør om interpellasjoner og spørsmål skal besvares i møtet, eller om det skal gis en foreløpig redegjørelse. Interpellasjoner prinsipielle spørsmål Ethvert medlem kan fremme en interpellasjon til ordføreren innen en uke før kommunestyrets møte.
Interpellasjonen skal være levert formannskapskontoret skriftlig innen kl 1000 syv (7) dager før møtet (eksklusiv møtedagen). Interpellasjonen kopieres til kommunestyrerepresentantene og legges fram for representantene ved møtestart. Ved interpellasjoner kan interpellanten eller svareren fremme forslag, som tas opp til votering. Ved slike forslag kan det gjøres vedtak om at forslaget oversendes til en annen kommunal instans for utredning og videre behandling. Eventuelt kan kommunestyret vedta å oversende slike forslag til formannskapet, og formannskapet tar stilling til videre saksbehandling. Er det satt frem et realitetsforslag som ikke blir sendt til formannskapet eller et annet kommunalt organ på denne måten, bør det som regel ikke avgjøres i møtet, og det kan ikke avgjøres dersom møtelederen eller 1/3 av forsamlingen setter seg imot det. I stedet skal saken føres opp til behandling i et senere kommunestyremøte. Blir det ordskifte, skal som regel ikke noen taler ha ordet mer enn en gang, når unntas ordføreren, rådmannen, interpellanten, leder i det hovedutvalget saken angår og leder for gruppe eller parti innen kommunestyret. Grunngitte spørsmål konkrete forhold Ethvert medlem kan fremme et grunngitt spørsmål til ordføreren innen fire dager før kommunestyrets møte. Grunngitt spørsmål skal være levert skriftlig innen kl 1000 fire (4) dager før møtet (eksklusiv møtedagen) for at svar skal bli gitt i møtet. Det grunngitte spørsmål kopieres til kommunestyrerepresentantene og legges fram for representantene ved møtestart. Ved grunngitte spørsmål får spørsmålsstilleren ordet for å legge fram spørsmålet sitt, og deretter får svareren ordet til svar. Spørreren får anledning til tilleggsspørsmål og svareren til tilleggssvar. Andre enn spørrer og svarer kan ikke delta i ordskiftet i forbindelse med grunngitte spørsmål, og det kan ikke fremmes forslag i forbindelse med grunngitte spørsmål. Kommunestyret fastsetter begrenset taletid. 20 SENDENEMNDER (DEPUTASJONER) Utsendinger fra korporasjoner eller grupper som vil møte for kommunestyret og uttale seg om en sak, skal melde fra om dette til ordføreren senest dagen før møtet.
Forsamlingen avgjør om utsendingene skal tas imot. Blir de mottatt, møter de utenfor møtesalen for et utvalg av kommunestyrets medlemmer. I utvalget bør så vidt mulig de forskjellige partigrupper være representert. Er ordføreren eller varaordføreren medlem av utvalget, gjør hun/han tjeneste som leder i dette, ellers velger utvalget selv leder. Etter å ha hørt utsendingene og i tilfelle tatt imot skriftlig utredning fra dem, gir leder i utvalget kommunestyret melding om det som utsendingene har anført. Angår det noen sak på innkallingen, gir lederen melding når denne sak blir behandlet Ellers gir lederen melding etter at de saker som er nevnt i innkallingen er behandlet. I siste tilfelle gjelder for den videre behandling det som er bestemt i 19 om forslag i forbindelse med forespørsler. 21 ORDEN I SALEN OG BYGNINGEN Møtelederen skal sørge for å opprettholde god orden i møtesalen og i bygningen ellers. Møtelederen skal således se til at talerne ikke avbrytes eller forstyrres fra noen kant. Hvis tilhørerne (publikum) ved meningsytring eller på annen måte forstyrrer forhandlingene eller for øvrig opptrer på en måte som strider mot god orden, kan møtelederen la tilhørerplassene rømme eller vise vedkommende tilhører ut. Kommunestyrets medlemmer og møtende varamedlemmer plikter å oppholde seg i salen under forhandlingene. 22. BOKFØRING AV FORHANDLINGENE (Kommuneloven 30 nr 3) Ordføreren er ansvarlig for at det føres møtebok over kommunestyrets forhandlinger. Selve føringen av møteboken står politisk sekretariat for. I møteboken føres inn for hvert møte, møtested og tid, innkalling og fraværende medlemmer og møtende varamedlemmer. Trer noen fra eller trer noen til under forhandlingene, bokføres dette slik at en av møteboken sammenholdt med medlemsfortegnelsen ser hvem som har tatt del i behandlingen av hver sak. Det skal bokføres hvordan de forskjellige partier har avgitt sine stemmer. For øvrig bokføres det som må til for å vise gangen i forhandlingene og at vedtakene gjøres etter rett fremgangsmåte. Sakene bokføres i rekkefølge for kalenderåret, og slik at en kan se hva saken gjelder. Under hver sak bokføres de forslag som blir satt frem, bortsett fra de forslag vedkommende sakens realitet som ikke blir gjort til gjenstand for stemmegivning (jfr 9, siste ledd og 19 foran). Møtelederen eller kommunestyret i tilfelle protest blir reist mot hennes/hans bestemmelse - avgjør om noen protokolltilførsel skal tillates.
Møteboken underskrives av møtelederen og to andre medlemmer valgt av kommunestyret. Et eksemplar av utskriften sendes samtlige medlemmer, et varamedlem for hver 4. påbegynte repr, revisjon, k-sekretariat og lokalutvalg. Elektronisk utsending kan likestilles med utsending på papir der dette passer. 23 POLITISK SEKRETARIAT Formannskapssekretæren sørger for at formannskapets og kommunestyrets forhandlingsbok blir ført på forsvarlig måte. Politisk sekretariat tar imot saker fra rådmannen og hovedutvalgene, og sender disse til behandling i formannskap/kommunestyre, etter de retningslinjer som gjelder. Etter den politiske behandling sender sekretariatet utskrift/vedtak av sakene tilbake til rådmannen eller vedkommende saksbehandler, som igjen forestår den videre behandling. Sekretariatet sender kommunestyret melding om vedtak i formannskapet når loven påbyr det, når kommunestyret krever det, eller vedtaket antas å være av større interesse for kommunestyret. 24 ANMODNING OM NY BEHANDLING AV AVGJORT SAK Formannskapet - eller fast utvalg, styre eller råd når det gjelder saker som disse forbereder direkte til kommunestyret - kan avslå anmodning om å ta opp til ny behandling sak som lovlig er avgjort av samme kommunestyre, når anmodningen kommer inn før det er gått tre måneder fra den dagen da kommunestyret gjorde endelig vedtak i saken. Dette gjelder ikke anmodning fra departement eller fylkesmann. 25 INNSYN I SAKSDOKUMENTER OG INFORMASJON OM SAKER SOM ER UNDER BEHANDLING Administrasjonen skal i størst mulig grad praktisere meroffentlighet for medlemmer og varamedlemmer av kommunestyret, også i saker som ikke er ført opp til politisk behandling. Kommunestyret, samt enkeltmedlemmer av dette, kan kreve å få innsyn i dokumenter som etter offentlighetsloven kan unntas fra offentlighet. Kommunestyret, samt enkeltmedlemmer av dette, kan kreve å få gjøre seg kjent med opplysninger som er underlagt lovbestemt taushetsplikt, dersom vedkommende har behov for opplysningene i behandling av sak som er ført opp til politisk behandling. Enkeltmedlemmers innsynsrett vil fortrinnsvis gjelde opplysninger om faktiske forhold eller faglige vurderinger
Kommunestyret kan på eget grunnlag vedta å gi enkeltmedlemmer innsyn i dokumenter i den grad offentlighetsloven gir anledning til det. Vedtatt i K-sak 19/09 05.03. Endret i K-sak 90/2014 18.09 Ephorte sak 07/2174 og 2014/1914