HOLE KOMMUNE Rådmannen Vår ref.: Arkiv: Dato: 13/240-4 - HEH 044, &00 19.06.2013 Dir. tlf.nr.: 32161163 Reglement for formannskapet gjeldene til 2015 Revidering av reglement for formannskapet ble vedtatt på møte i kommunestyret 6.5. 2013. Endringene er utført i reglementet under her. REGLEMENT FOR FORMANNSKAPET 1. VALG OG SAMMENSETNING. Formannskapet består av 9 medlemmer med varamedlemmer valgt for den kommunale valgperiode. Formannskapets medlemmer velges av og blant kommunestyrets medlemmer ved forholdstallsvalg. Ordfører og varaordfører er h.h.v. formannskapets leder og nestleder. 2. ARBEIDSOMRÅDE. Formannskapet er opprettet etter kommunelovens 8, nr. 1 og 2. Formannskapet behandler, i h.h.t. kommunelovens 8, nr. 3, forslag til økonomiplan, årsbudsjett og skattevedtak. Formannskapet skal være styringsgruppe for kommunale byggeprosjekter. Formannskapet skal ivareta kommunens plan- og utviklingsoppgaver av samfunnsmessig art. Herunder skal formannskapet vedta oppstart av arbeid med ny kommuneplan/kommunedelplan, evt. revisjon av slike. Unntatt er de oppgaver som i h.h.t. lov, forskrift, reglement eller avtale er lagt til kommunestyre, administrasjonsutvalg eller kontrollutvalg. Formannskapets medlemmer utgjør i dag kommunens valgstyre. I h.h.t. ny valglov, kap. 4, 4-1 skal det i hver kommune velges et valgstyre.
Valgstyret velges/oppnevnes av kommunestyret. I Hole ble det sittende formannskap valgt til valgstyre i 2003. Leder og nestleder av valgstyrets velges separat. I Hole har ordfører og varaordfører tidligere vært valgt til disse funksjonene. Formannskapet har dessuten utvidet myndighet i hastesaker i h.h.t. kommunelovens 13, nr.1, og er tillagt funksjonen som særskilt klagenemnd for behandling av intern klage, jmfr. forvaltningslovens 28, 2. ledd. Formannskapet behandler øvrige saker som ikke er tillagt andre nemnder å avgjøre. Der det er uklart om en sak skal behandles av formannskapet, humanitært styre eller plan- og miljø-styret, avgjøres dette av ordføreren etter forutgående drøfting med den respektive styreleder. Formannskapet har direkte innstillingsrett overfor kommunestyret i saker innenfor sitt arbeidsområde. Formannskapet skal aktivt bidra til helhetlig politisk styring av Hole kommune,og har et særlig ansvar for å koordinere kommunens samlede politiske virksomhet. Kommunestyret fastlegger og oppnevner de faste utvalg som skal ligge under formannskapet. Formannskapet kan selv, i saker som ligger innenfor sitt arbeidsområde og er avgrenset i tid og/eller omfang, oppnevne særskilte arbeidsgrupper (ad hockomiteer) og fastlegge mandat for disse. 3. SAKER HVOR FORMANNSKAPET HAR AVGJØRELSESMYNDIGHET. Formannskapet fatter vedtak innenfor de rammer og retningslinjer som er fastlagt i lov, gitt i medhold av lov/forskrift eller gjennom vedtak i kommunestyret, herunder: - budsjettansvar i samsvar med myndighet gitt i kommunens økonomireglement. - saker som følger av kommunens delegasjonsreglement. Den sedvane som utvikles gjennom bruk av delegasjonsreglementet, avgjør hvilke saker utvalget kan avgjøre selv og hvilke saker innenfor utvalgets område som kan avgjøres av administrasjonen. - utvidet myndighet i hastesaker i h.h.t. kommunelovens 13, nr.1. - P.t. myndighet som valgstyre i h.h.t. valglovens kap. 4. 4-1. (Kommunestyret må ved særskilt valg bestemme hvem som skal være leder og nestleder av valgstyret.) - vedtar enkeltbevillinger i h.h.t. alkoholloven, og som etter denne lov ikke kan delegeres til annet organ. Side 2 of 5
4. SAKER DER FORMANNSKAPET HAR UTTALERETT. Formannskapet har uttalerett i følgende saker: - opprettelse av faste underutvalg under formannskapet med hjemmel i kommuneloven. - alle saker som har prinsippiell betydning innenfor kommunens plan- og økonomiforvaltning. 5. INNSTILLINGSRETT. Rådmannen, eller den rådmannen gir slik myndighet, innstiller i saker som skal framlegges for formannskapet. 6. FORMANNSKAPETS MØTER. Formannskapet holder møter for åpne dører hvis ikke annet følger av lovbestent taushetsplikt eller vedtak etter kommunelovens 31. Vedtak om å behandle en sak for lukkede dører kan skje når hensynet til personvern eller andre tungtveiende private eller offentlige interesser tilsier dette. Debatt om dette foregår for lukkede dører hvis møteleder krever det eller formannskapet vedtar det. Personalsaker skal alltid behandles for lukkede dører. Møter holdes i h.h.t. fastsatt møteplan som vedtas av kommunestyret. I tillegg kan det holdes møter når lederen eller minimum 1/3 av medlemmene krever det. Møtene kunngjøres på den måte formannskapet selv finner hensiktsmessig innenfor kommunelovens krav. Forfall til møte skal meldes ordfører v/sekretariat for folkevalgte sammen med forfallsgrunn. Medlemmene skal også varsle ordfører dersom det er grunn til å tro at en kan bli erklært inhabil i en sak, slik at varamedlem kan innkalles. I h.h.t. kommunelovens 23, nr.2, er det rådmannens ansvar å påse at de saker som legges fram for folkevalgte organer er tilfredstillende utredet. Ordfører bør i samband med oppsetting av saksliste selv foreta en vurdering om administrasjonens saksframlegg anses tilfredsstillende for den politiske behandlingen. Innkalling og sakspapirer utsendes senest 7 dager før møtet til formannskapets medlemmer og varamedlemmer og andre med møterett i en eller flere saker. Sakslisten til møtet og andre sakspapirer som ikke er unntatt fra offentlighet, skal være tilgjengelige for allmennheten. Utlegging skal skje i Hole herredshus, og på internett. Side 3 of 5
Møtet ledes av ordfører eller varaordfører. Har begge forfall, velges setteordfører/settevaraordfører ved flertallsvalg. Formannskapets vedtak fattes normalt i møter. Formannskapet er vedtaksført når minst halvparten av medlemmene, dvs. 5 medlemmer, har vært til stede og avgitt stemme i vedkommende sak. Der det av ordføreren vurderes særlig påkrevd å få avgjort en sak før neste møte, kan han/hun i medhold av kommunelovens 30 beslutte saken tatt opp til behandling ved fjernmøte eller skriftlig saksbehandling. Rådmannen har møte- og tale-rett i formannskapets møter. Møterett m.m. har også de som ved lov eller avtale er gitt slike rettigheter. Ordfører og rådmann kan også bli enige om at en tjeneste-mann/-kvinne skal innkalles til møtet for å informere i konkrete saker med det formål å lette saksbehandlingen. Det skal føres møtebok. I møteboka føres: - Eventuelle protester mot innkalling og saksliste - Møte-sted og -tid - Dato og måte for innkalling - Fraværende medlemmer - Møtende varamedlemmer - Saker nummerert i rekkefølge for kalenderåret - Kort tekst om hva hver sak gjelder - For den enkelte sak de forslag som reises, bortsett fra de realitetsforslag som ikke blir gjort til gjenstand for stemmegivning - Det som må til for å vise at vedtak gjøres etter rett framgangsmåte - Formannskapets vedtak Trer noen til eller fra under forhandlingene, protokollføres dette slik at en av protokollen sammenholdt med medlemsfortegnelsen ser hvem som har tatt del i behandlingen av hver sak. Møtelederen - eller formannskapet der protest blir reist mot møtelederens bestemmelse - avgjør om noen protokolltilførsel skal tillates. Protokolltilførsel som omhandler påståtte formelle feil skal normalt godtas. Møteboka sendes innen 1 uke til medlemmer/ varamedlemmer og til de som har hatt møterett i h.h.t. lov eller formannskapets bestemmelser, og godkjennes i påfølgende møte. 7. KLAGE. Parter i en sak skal samtidig med møteutskrift informeres om sine muligheter/rettigheter til å påklage et negativt vedtak slik forvaltningsloven gir mulighet for. Klagebehandlingen håndteres videre innenfor de bestemmelser som ligger nedfelt i forvaltningslov, komunelov eller angjeldende særlov. Side 4 of 5
8. SEKRETARIATETS OPPGAVER. Sekretariat for folkevalgte utfører sekretariatsfunksjonen for formannskapet. Sekretariatet har ansvaret for formannskapets sakspapirer, kunngjøring av møter, protokoll og møte-/protokoll-utskrifter. 9. GYLDIGHET/ENDRING. Endring av dette reglementet kan kun foretas/vedtas av kommunestyret. Reglementet er sist justert og vedtatt av kommunestyret 6.5.2013, sak K-027/13. Side 5 of 5