MØTEPROTOKOLL Kontrollutvalget i Vestfold fylkeskommune Dato: 01.12.2016 kl. 10:00 Sted: Møterom Representasjon, fylkeshuset Svend Foynsgt. 9, 3126 Tønsberg Arkivsak: 15/00043 Tilstede: Møtende varamedlemmer: Forfall: Andre: Møteleder: Protokollfører: Heidi Ørnlo, leder Rune Mathiassen, nestleder Andreas Muri, medlem Elise Andersen, medlem Ulf Lund Halvorsen Øyvind Bakke Reier, medlem Linn Therese Bekken, daglig leder VKR Gaute Hesjedal, rådgiver VIKS Heidi Ørnlo Gaute Hesjedal Møtet ble satt kl. 10.00. Innkalling og saksliste ble godkjent. SAKSKART Side Saker til behandling 42/16 15/00043-80 Godkjenning av protokoll fra møte 19.10.16 2 43/16 16/00194-3 Sluttrapport - Fylkeshuset oppgradering og utvidelse 3 44/16 16/00197-1 Prosjektplan Eierskapskontroll - Tannhelsetjenesten kompetansesenter Sør IKS 4 45/16 15/00145-23 Revisor orienterer 5 46/16 16/00053-3 Faglig utvikling for kontrollutvalget 6 47/16 15/00141-32 Eventuelt VFK 01.12.16 7 1
Saker til behandling 42/16 Godkjenning av protokoll fra møte 19.10.16 1 Kontrollutvalget i Vestfold fylkeskommune 01.12.2016 42/16 Protokoll fra møte i kontrollutvalget 19.10.16 godkjennes. Protokoll fra møte i kontrollutvalget 19.10.16 godkjennes. 2
43/16 Sluttrapport - Fylkeshuset oppgradering og utvidelse 1 Kontrollutvalget i Vestfold fylkeskommune 01.12.2016 43/16 Kontrollutvalget har 01.12.16 behandlet sluttrapport for oppgradering og utvidelse av fylkeshuset. Kontrollutvalget slutter seg til fylkesrådmannens foreslåtte disponering av mindreforbruket i prosjektet. Revisor orienterte. Saken ble diskutert og spørsmål besvart. Kontrollutvalget har 01.12.16 behandlet sluttrapport for oppgradering og utvidelse av fylkeshuset. Kontrollutvalget slutter seg til fylkesrådmannens foreslåtte disponering av mindreforbruket i prosjektet. 3
44/16 Prosjektplan Eierskapskontroll - Tannhelsetjenesten kompetansesenter Sør IKS 1 Kontrollutvalget i Vestfold fylkeskommune 01.12.2016 44/16 Kontrollutvalget bestiller en eierskapskontroll av Tannhelsetjenestens kompetansesenter Sør IKS i tråd med prosjektplan fra VKR datert 15.11.16. Ferdig rapport leveres sekretariatet 05.04.17 og legges fram for behandling i kontrollutvalgets møte 20.04.17. Prosjektet finansieres av budsjetterte timer til forvaltningsrevisjon for 2017. Revisor gjennomgikk prosjektplanen. Saken ble diskutert. Kontrollutvalget bestiller en eierskapskontroll av Tannhelsetjenestens kompetansesenter Sør IKS i tråd med prosjektplan fra VKR datert 15.11.16. Ferdig rapport leveres sekretariatet 05.04.17 og legges fram for behandling i kontrollutvalgets møte 20.04.17. Prosjektet finansieres av budsjetterte timer til forvaltningsrevisjon for 2017. 4
45/16 Revisor orienterer 1 Kontrollutvalget i Vestfold fylkeskommune 01.12.2016 45/16 Revisors informasjon tas til orientering. Revisor orienterte om: Undersøkelse av anskaffelse av transport til Østre Bolæren. Arbeidet kan ventes ferdig i tråd med vedtatte frister. Status i arbeidet med forvaltningsrevisjonsrapporten om prosjektstyring. Rapport vil bli levert til avtalt tid. Regnskapsrevisjon interimsrevisjon, virksomhetskontroller ved Færder vgs. og Melsom vgs. Revisors informasjon tas til orientering. 5
46/16 Faglig utvikling for kontrollutvalget 1 Kontrollutvalget i Vestfold fylkeskommune 01.12.2016 46/16 Legges fram uten forslag til vedtak. Leder orienterte om saken. Innspill ble diskutert. Transparency International Norge og KS -etikkutvalg ble trukket fram som aktuelle organisasjoner å forespørre. Kontrollutvalget ønsker et todelt dagsseminar med både foredrag/innlegg og temaer for diskusjon. Det ble foreslått at vararepresentanter og fylkeskommunens ledergruppe inviteres til å delta. Kontrollutvalget vil gjennomføre et faglig seminar med fokus på antikorrupsjon og etikk. Transparency International Norge og KS etikkutvalg forespørres for mulig bidrag og deltagelse. Sekretariatet kontakter organisasjonene og planlegger i samråd med leder med sikte på å kunne arrangere dagsseminar i uke 12 eller 13, 2017. Kontrollutvalgets varamedlemmer og fylkeskommunens ledergruppe inviteres til å delta. Eventuelle kostnader til foredragsholdere og andre utgifter i forbindelse med arrangementet dekkes av budsjetterte midler til faglig utvikling. 6
47/16 Eventuelt VFK 01.12.16 1 Kontrollutvalget i Vestfold fylkeskommune 01.12.2016 47/16. Sekretariatet informerte om kontrollutvalgskonferansen som arrangeres på Gardermoen 1.-2. februar 2017. Kontrollutvalgets medlemmer kan delta på kontrollutvalgskonferansen. Sekretariatet sender ut program for konferansen og sørger for påmelding for de som er interessert. Møtet ble hevet kl. 11.20. Neste møte er 02.03.2017 For leder av kontrollutvalget i Vestfold fylkeskommune, Heidi Ørnlo Gaute Hesjedal Rådgiver VIKS 7