Kommunereform i Sunnfjord Møtedeltakarane Dykkar referanse: Sakshandsamar: Øystein Høyvik Vår referanse: 15/735-2-ØH-002 Dato: 17.03.2015 Kommunereform i Sunnfjord, referat frå møte 17.03.15 Utsendt dagsorden Overordna tidsråme: Tidspunkt Kva 09.00 11.45 Møte mellom prosjektgruppa og sekretariatet 11.45 12.30 Lunsj 12.30 14.30 Møte mellom styringsgruppa, prosjektgruppa og prosjektsekretariatet 14.30 16.00 Evt møter i SiS og Hafs Meir detaljert dagsorden: Tidspunkt Kva Ansvar 09.00 09.10 Innleiing Øystein Høyvik 09.10 10.45 Gjennomgang av utgreiingsarbeid PwC v/ Jan Flølo 10.45 11.35 Styringsordninga Prosjektgruppa bestemte 13.03.15 at prosjektgruppa skal delast i to ei som arbeider med den administrative styringsordninga og ei som arbeider med den politiske. Vi deler prosjektgruppa i to og startar arbeidet. 11.35 11.45 Oppsummering arbeidet med styringsordninga Møteplan Øystein Høyvik Ole John Østenstad administrativ Terje Heggheim - politisk Øystein Høyvik, Ole John Østenstad og Terje Heggheim 11.45 12.30 Lunsj 12.30 12.40 Innleiing Mathias Råheim og Øystein Høyvik 12.40 14.10 Gjennomgang av utgreiingsarbeid PwC v/ Jan Flølo 14.10 14.20 Korleis arbeide med intensjonsavtalar? Trond Ueland og Øystein Høyvik 14.20 14.30 Møteplan Eventuelt Øystein Høyvik 14.30 16.00 I dette tidsrommet kan SiS og Hafs gjennomføre møter knytt til evt andre saker Deltakarliste del 1 - før lunsj: Terje Heggheim, Ola Hovland, Wenche Kvalvik, Elin Enebakk, Geir Liavåg Strand, Øyvind Bang-Olsen, Per Arne Tveit, Ole Gunnar Krakhellen (observatør på vegne av rådmannen i Solund kommune), Håkon Loftheim, Bente Nesse, Stian Jakobsen, Helge Følid, Børge Tvedt, Ole John Østenstad, Trond Ueland, Jan Flølo (PwC), Pål Sandal (PwC) og Øystein Høyvik. Postadresse: Postboks 338, 6802 Førde Telefon: 57 72 20 00 Bankkonto: 3700 07 00720 www.forde.kommune.no Besøksadresse: Hafstadvegen 42 Fax: 57 82 38 76 Org.nr.: NO 963923511 mva E-post: postmottak@forde.kommune.no
Vår referanse: 15/735-2-ØH- Deltakarliste del 2 etter lunsj: I tillegg til dei som deltok i del 1 deltok følgjande: Jan Olav Gjerde, Oddmund Klakegg, Anders Ryssdal, Frida Melvær, Arve Helle, Bengt Solheim-Olsen, Mathias Råheim, Håkon Myrvang og Olve Grotle. Del 1 før lunsj Innleiing Øystein Høyvik informerte om: o Formål med møtet kva det er viktig å ha fokus på i dette møtet o Vedteken framdriftsplan. Utgreiingsarbeid Jan Flølo, PwC, gjekk gjennom utgreiingsarbeidet slik det er skissert i tilbodet Basert på drøfting oppdaterer PwC framstilling av utgreiingsarbeidet og som blir drøfta saman med styringsgruppa etter lunsj Prosjektgruppa saman med PwC vurderer i etterkant av møtet 25.03.15 om det er naudsynt/aktuelt at prosjektgruppa gjer eiga utgreiing eller baserer seg på arbeid utført av PwC Kommunane sender snarast informasjon om prosjektorganisering i eigen kommune til prosjektsekretariatet - samleoversikt blir oversendt til PwC Møteplan Sjå pkt om møteplan del 2 under. Del 2 etter lunsj Innleiing Mathias Råheim og Øystein Høyvik informerte om: o Formål med møtet kva det er viktig å ha fokus på i dette møtet o Vedteken framdriftsplan. Utgreiingsarbeid Basert på møte i del 1 orienterte Jan Flølo, PwC, om planlagd utgreiingsarbeid Vidare utgreiingsarbeid vil basere seg på drøftingar/innspel Intensjonsavtalar Prosjektgruppa/-sekretariatet får fullmakt til å saman med Øhlckers og Flæte starte arbeidet med å lage rammene for arbeidet med intensjonsavtalar og som skal sendast prosjekt- og styringsgruppa i forkant av møtet 17.04.15 I møte 17.04.15 startar ein det konkrete arbeidet med innhaldet i intensjonsavtalane Møteplan 25.03.15 kl 08.30 15.30 o Møte for prosjekt- og arbeidsgruppene og kor temaet er utgreiing av den administrativ og politisk styringsordninga, leia av PwC 10.04.15 kl 11.00 13.30 o Møte for styrings-, prosjekt- og arbeidsgruppene o PwC informerer om førebelse funn og vurdering (løypemelding) i høve delutgreiing 2 17.04.15 kl 11.00 14.00 o Møte for styrings-, prosjekt- og arbeidsgruppene o PwC overleverer sluttrapport delutgreiing 2 2
Vår referanse: 15/735-2-ØH- o Avklaringar/drøftingar i høve delutgreiing 1 og 3 o Starte arbeidet med innhaldet i intensjonsavtalane 24.04.15 kl 09.00 12.00 - reservetidspunkt 08.05.15 kl 11.00 15.000 o Møte for styrings- og prosjektgruppene o PwC informerer om førebelse funn og vurdering (løypemelding) i høve delutgreiing 1 og 3 o Vidare arbeid med innhaldet i intensjonsavtalane 15.05.15 kl 11.00-15.00 o Møte for styrings- og prosjektgruppene o PwC overleverer sluttrapport delutgreiing 1 og 3 o Ferdigstille forslag til intensjonsavtalar 19.05.15 (KS sin kommunekonferanse i Førde) reservetidspunkt 22.05.15 heile dagen felles formannskapsmøte Behov for evt møte i veke 22/15 blir avklart seinare Eventuelt Prosjektsekretariatet får fullmakt til å bestille annonser i lokalmedia som skal informere om prosess mv Vedlegg Presentasjon PwC 17.03.15 Med helsing Øystein Høyvik prosjektleiar Dette brevet er elektronisk godkjent av Førde kommune om det ikkje er signert. Kopi til: Fylkesmannen i Sogn og Fjordane Samarbeidande kommunar 3