Samarbeidsavtale for RegionData 1 Partene i avtalen 1. RegionData er et interkommunalt samarbeid mellom kommunene Lesja, Dovre, Sel, Vågå, Lom og Skjåk. 2. Hovedkontoret skal ligge på Otta. 2 Bakgrunn og formål 1. RegionData har som formål å bidra til kostnadseffektive og framtidsrettede IKTløsninger for deltakerkommunene. 2. Samarbeidet er opprettet for å ivareta innkjøpsfunksjonen vedrørende IKTtjenester til kommunene. 3 Rettslig status 1. Samarbeidet er opprettet med eget styre etter kommuneloven 27. 2. Samarbeidstiltaket skal ikke være et eget rettssubjekt. Parter i de enkelte avtaler om innkjøp er de enkelte kommuner i samarbeidet. 3. Samarbeidstiltaket skal registreres i enhetsregisteret. 4 Økonomisk ansvar og eiendomsrett 1. Deltakerne er solidarisk ansvarlige utad. Mellom kommunene er deltakerkommunenes økonomiske ansvar delt med 1/6 på hver. 1
2. Eiendomsretten til ting og rettigheter RegionData anskaffer på vegne av deltakerkommunene ligger til deltakerkommunene med en ideell sjettepart hver. 5 Samarbeidets organer 1. RegionData ledes av et eget styre. 2. Sel kommune skal utpeke en person til å ha funksjonen som daglig leder for RegionData. Denne personen er også styrets sekretær. Styret i RegionData skal gis anledning til å uttale seg før ansettelse foretas. 3. Styret kan delegere myndighet til daglig leder, og gi instrukser. 4. Styret kan opprette et arbeidsutvalg og fastsette instruks for dette. 6 Styrets sammensetning 1. Styret består av de som til enhver tid er administrasjonssjef i de seks deltakerkommunene, med administrasjonssjefenes stedfortredere som personlige varamedlemmer. 2. Regionsjefen for Nord Gudbrandsdal regionråd er observatør, og har møte- og talerett i styrets møter. 3. Styret velger selv leder og nestleder. 7 Styrets myndighet 1. Styret skal innenfor rammen av 2 sørge for at det blir foretatt hensiktsmessige anskaffelser på bakgrunn av kommunenes behov. 2. Styret skal avklare kommunenes behov for IKT-systemer. På bakgrunn av kommunens behov skal styret forestå strategiutvikling og samordning av felles IKT-systemer som basis for samarbeid om tjenesteproduksjon mellom deltakerkommunene. 3. RegionData skal på vegne av deltakerkommunene forestå bestilling og/eller innhenting av tilbud på leveranser av IKT-infrastruktur, og drift, service og sikkerhet knyttet til dette. Herunder skal styret fremforhandle avtaler om anskaffelser. 4. Alle anskaffelser RegionData foreslår å gjøre må godkjennes av det organ som etter den til enhver tid gjeldende innkjøpsordning har myndighet til å godkjenne anskaffelser, p.t. fagrådet for offentlige anskaffelser. 5. Avtaler om anskaffelser skal godkjennes av den enkelte kommune. Der avtaleinngåelsen ligger innenfor rammen av den enkelte administrasjonssjefs 2
delegerte fullmakt kan slik godkjenning skje gjennom vedtak i styret. Styret kan innenfor rammen av sin myndighet delegere myndighet til å inngå avtaler til daglig leder. 6. Styret representerer kommunene utad og underskriver på kommunenes vegne innenfor rammen av denne avtale. Styret kan delegere denne representasjonsmyndigheten til daglig leder. 7. Styret skal innen utgangen av oktober hvert år vedta et årsbudsjett for det kommende år og en økonomiplan for de kommende fire år. Årsbudsjettet skal inneholde en fordeling av utgiftene på de enkelte kommunene. 8. Økonomiplanen og årsbudsjettet sendes deltakerkommunene for uttalelse senest 14 dager før styrets behandling. Årsbudsjettet er ikke endelig før det er behandlet og godkjent i alle deltakerkommunene. 9. 50% av netto driftsutgifter skal fordeles likt på deltakerkommunene, og 50% etter den enkelte kommunes forholdsmessige andel av folketallet i hver deltakerkommune pr. 1. januar i regnskapsåret. Styret kan for enkeltanskaffelser vedta en annen fordeling av utgiftene til den aktuelle anskaffelsen. Slik beslutning kan bare gjøres dersom styret er fulltallig, og avgjørelsen må være enstemmig. 10. Regnskapet for samarbeidet skal inngå i årsregnskapet til den kommunen hvor samarbeidet har sitt hovedkontor. 11. Styret vedtar selv samarbeidets regnskap og beretning på grunnlag av innstilling fra daglig leder. Regnskapet og beretningen er ikke endelig før det er godkjent av de respektive kommunestyrer. 12. I note til årsregnskapet i Sel kommune, skal angis overføringer til/ fra samarbeidet og de deltakende kommunene og fylkeskommunene, samarbeidets egne inntekter i regnskapsåret samt disponeringen av overføringer og inntekter som nevnt. 13. I årsberetningen til Sel kommune skal det gis opplysninger om forhold som er viktige for å bedømme samarbeidets stilling og resultatet av virksomheten, og som ikke fremgår av årsregnskapet, samt om andre forhold som er av vesentlig betydning for samarbeidet. 14. Styret skal sørge for at regnskapet til RegionData blir revidert av Sel kommunes revisor. 8 Styrets møter 1. Styrets leder kaller inn til møte så ofte han/hun finner det nødvendig, eller når minimum 3 av deltakerkommunene ber om det. Innkalling sendes styrets medlemmer med minst 7 dagers varsel. 3
2. Ordførerne og varaordførerne i deltakerkommunene har møte- og talerett i styrets møter. 3. Det skal føres protokoll fra styrets og arbeidsutvalgets møter. Protokollen underskrives av møteleder og et styremedlem. Protokoll sendes styrerepresentantene og de enkelte deltakerkommunene med kopi til ordfører og varaordfører. 9 Daglig leder (sekretariat) 1. Daglig leder har ansvaret for den daglige ledelse av virksomheten til RegionData. Daglig leder rapporterer til styret. Den daglige ledelse omfatter ikke saker som etter virksomhetens forhold er av uvanlig art eller stor betydning. Slike saker kan daglig leder bare avgjøre når styret i det enkelte tilfelle har gitt myndighet til det, eller når styrets beslutning ikke kan avventes uten vesentlig ulempe for virksomheten. Styret skal i så fall snarest mulig underrettes om saken. 2. Daglig leder representerer kommunene utad i saker som faller inn under pkt. 1. 3. Daglig leder sørger for at sakene som legges fram for styret er forsvarlig utredet og at styrets vedtak blir iverksatt. 4. Daglig leder anviser utgiftene til RegionData med unntak av utgifter som vedrører han/henne personlig. Utgifter som ikke skal anvises av daglig leder skal anvises av styrets leder eller i leders fravær et annet styremedlem. 5. Der en ansatt i Sel kommune er utpekt som daglig leder utøver Sel kommune de sentrale arbeidsgiverfunksjoner, som for eksempel å gi advarsel, gjøre vedtak om suspensjon, oppsigelse eller avskjed. Sel kommune kan delegere til styret å ivareta de løpende arbeidsgiverfunksjoner, så som for eksempel oppfølging ved sykdom, ordinære permisjoner og fastsettelse av lønns- og arbeidsvilkår, herunder gjennomføre årlige lønns- og medarbeidersamtaler. Sel kommune kan videre delegere til styret å utøve arbeidsgivers styringsrett overfor den som etter 5 nr. 2 er utpekt som daglig leder, innenfor rammen av denne avtale 2og 7 10 Myndighet til å pådra deltakerne økonomiske forpliktelser 1. Styret har myndighet til å pådra deltakerne økonomiske forpliktelser innenfor samarbeidets formål. 2. Styret kan ikke ta opp lån eller stille garanti på vegne av deltakerne. 11 Ansvar ved kontraktsbrudd m.v. 1. Dersom RegionData som følge av forsettlig eller grov uaktsomhet pådrar seg overtredelsesgebyr for en ulovlig direkte anskaffelse, eller pådrar seg 4
erstatningsansvar (positiv eller negativ kontraktsinteresse) for brudd på anskaffelsesregelverket, er alle kommunene som omfattes av den aktuelle anskaffelsen solidarisk ansvarlig utad. Mellom kommunene fordeles kostnadene med 1/6 på hver. 2. Hver kommune er ansvarlig for oppfyllelse av sin andel av kontraktene. Ved kontraktsbrudd er den eller de kommuner som har brutt kontraktens bestemmelser alene ansvarlig overfor leverandøren. Dersom andre kommuner påføres tap som følge av en kommunes kontraktsbrudd, kan tapet kreves erstattet av den kommune som har brutt kontrakten. 3. Dersom styret i RegionData pådrar seg erstatningsansvar som følge av handlinger foretatt innenfor innkjøpssamarbeidet, skal ansvaret fordeles mellom de samarbeidende kommunene i henhold til alminnelige erstatningsrettslige prinsipper. 12 Oppløsning, uttreden og oppsigelser 1. Oppløsning av samarbeidet kan skje dersom deltakerne er enige om det. Beslutning om oppløsning treffes av kommunestyret. 2. Den enkelte deltaker kan med ett års skriftlig varsel si opp sitt deltakerforhold og kreve seg utløst av dette. 3. Utløsningssummen fastsettes til andelens nettoverdi ved oppsigelsesfristens utløp, men ikke til mer enn verdien av de midler vedkommende kommune har skutt inn. 4. Ved oppløsning av samarbeidet skal den kommune som er arbeidsgiver for daglig leder ivareta arbeidsgivers ansvar etter arbeidsmiljøloven, herunder bestemmelsene om oppsigelse og fortrinnsrett. 13 Endring av vedtektene/avtalen 1. Endringer i avtalen må vedtas av kommunestyrene i deltakerkommunene. 14 Forholdet til forvaltningsloven/offentleglova 1. Forvaltningsloven og offentlighetsloven gjelder for virksomheten i RegionData. 15 Tvister 1. Tvist om forståelsen av denne avtale skal bringes inn for deltakerkommunene til forhandling og avgjørelse. 2. Som verneting oppnevnes Nord-Gudbrandsdal tingrett. 5
16 Ikrafttreden 1. Avtalen trer i kraft straks den er vedtatt i samtlige deltakerkommuners kommunestyrer. ********** Otta, 2009... Lesja Dovre Sel... Vågå Lom Skjåk 6