KLPs etiske retningslinjer Gjelder fra 01.01.2014 Godkjent av styret 5. desember 2013
Innhold 1. Introduksjon og formål 3 2. Hvem retningslinjene gjelder 4 3. Forhold som berøres av KLPs etiske retningslinjer 4 3.1 Representasjon 4 3.2 Gaver og premier 5 3.3 Spesielt om anbudsprosesser 6 3.4 Informasjonssikkerhet 6 3.5 Taushetsplikt 6 3.6 Habilitet 7 3.7 Lojalitet 7 3.8 Sosiale medier 7 3.9 Betalte og ubetalte verv og engasjement i andre organisasjoner 8 3.10 Sponsing og økonomisk støtte 8 3.11 Krav til investeringer 9 3.12 Handel med verdipapirer 9 3.13 Krav til leverandører 9 3.14 Arbeidstakerrettigheter 9 3.15 Andre forhold 10 4. Etterlevelse og konsekvenser 10 4.1 Opplæring og etterlevelse 10 4.2 Varsling 10 4.3 Konsekvenser 11 4.4 Andre relevante dokumenter 11
1. Introduksjon og formål Formålet med de etiske retningslinjene er at KLP og KLPs medarbeidere skal opptre i samsvar med gjeldende lovverk, KLPs verdigrunnlag, god forretningsskikk, allmenne etiske normer og de forpliktelsene KLP har påtatt seg gjennom sin tilslutning til UN Global Compact. KLPs etiske retningslinjer omhandler KLPs forhold til forretningsforbindelser og kunder, forholdet mellom KLP og de ansatte og KLPs ansvar overfor samfunnet som helhet. Sammen med KLPs adferdsverdier åpen, tydelig, ansvarlig og engasjert danner retningslinjene det overordnede rammeverket for hvordan KLP og KLPs medarbeidere skal opptre. KLP skal i sin virksomhet respektere alle grunnleggende menneskerettigheter og arbeidstakerrettigheter, og også aktivt medvirke til at forretningsforbindelser og de selskaper det investeres i, respekterer disse. KLP skal ha en proaktiv tilnærming til HMS-arbeid og forpliktende miljøkrav til egen organisasjon. KLP ønsker å bidra til en bærekraftig samfunnsutvikling. KLP skal som organisasjon kjennetegnes ved respekt og like muligheter for alle. KLP skal stimulere alle ansatte, uavhengig av kjønn, etnisitet, religion, funksjonsevne, seksuell orientering, alder eller politisk ståsted, til faglig og personlig vekst, medansvar og utnyttelse av sine ressurser. Alle plikter å behandle kolleger med respekt, slik at den enkelte ikke har grunn til å føle seg trakassert eller diskriminert. Retningslinjene skal gi relevant veiledning, men er ikke ment å dekke alle forhold. En etisk handlemåte krever i tillegg god vurderingsevne og refleksjon hos hver enkelt medarbeider. Det er et personlig ansvar å gjøre seg kjent med innholdet i retningslinjene for å sikre god etterlevelse. Ved uklarhet skal nærmeste leder konsulteres. Ved prinsipielle problemstillinger plikter lederen å løfte saken til høyere nivå for avklaring. For øvrig vises til utdypende informasjon i andre dokumenter, jf. punkt 4.4. HR-seksjonen sikrer nødvendig gjennomgang og revisjon av KLPs etiske retningslinjer og KLPs styre godkjenner disse ved revisjon, minimum hvert annet år. Datterselskapenes styrer skal også formelt godkjenne konsernets etiske retningslinjer. 3
2. Hvem retningslinjene gjelder De etiske retningslinjene gjelder for alle ansatte i KLP. De gjelder også for styrerepresentanter og innleide konsulenter, når disse opptrer på vegne av KLP. Med KLP menes i disse retningslinjene alle selskaper i KLP-konsernet, det vil si Kommunal Landspensjonskasse med datterselskaper. Alle plikter å gjøre seg kjent med og etterleve regelverk, lover og rutinebeskrivelser som foreligger for den enkeltes arbeidsområde. De etiske retningslinjene kommer i tillegg til dette. Datterselskapene kan ha supplerende retningslinjer som de ansatte må kjenne og forholde seg til. 3. Forhold som berøres av KLPs etiske retningslinjer 3.1 Representasjon Kontakt med kunder, myndighetsrepresentanter og forretningsforbindelser skal ha sammenheng med KLPs forretning og kjennetegnes av integritet, profesjonalitet og respekt slik at det ikke skaper rom for tvil rundt deres habilitet, eller KLPs motiver og redelighet. KLP tar avstand fra alle former for korrupsjon eller bestikkelser, og skal med klar margin overholde gjeldende lover og regler på dette området. KLP skal i sine forretningsrelasjoner og aktiviteter også være lydhør overfor endringer i samfunnets normer. KLP skal gjøre sine etiske retningslinjer kjent for sine samarbeidspartnere i de tilfeller det er relevant. Representasjon er blant annet naturlig i forbindelse med seminarer, møter, jubileer, produktlanseringer og markedsaktiviteter. Om man er i tvil om arrangementet ligger innenfor det akseptable, skal man diskutere dette med nærmeste leder. 4
Når en medarbeider opptrer på vegne av KLP, enten på reiser eller i annen sammenheng, skal dette skje på en måte som reflekterer KLPs grunnleggende verdier og som ikke bidrar til å svekke KLPs omdømme. På reise anses man å representere KLP også etter ordinær arbeidstid. Alkohol Det skal utvises forsiktighet med alkohol på arrangementer i regi av KLP, og det skal alltid finnes alkoholfrie alternativ. Som representant for KLP skal det alltid vises måtehold også i eksterne arrangement. Betaling og egenandeler ved arrangement i KLPs regi Reise og overnatting skal som hovedregel betales av kunden eller forretningsforbindelsen. Unntak kan gjøres når vedkommende bidrar til KLPs kompetanse eller forretningsutvikling. Ledsagere til våre forretningsforbindelser skal betale for de faktiske kostnader om de deltar på arrangementer i regi av KLP. Betaling og egenandeler ved arrangement i andres regi KLP betaler som hovedregel for egne medarbeideres reiser. Dette gjelder både transport og overnatting. Unntak kan gjøres for rene faglige oppdrag, som for eksempel foredragsvirksomhet, der oppdragsgiver står for alle kostnader. 3.2 Gaver og premier Det skal vises nøkternhet når det gis gaver eller premier til ansatte og kunder. Våre kunder og forretningspartnere kan ha andre og også strengere retningslinjer på dette området. Vær også oppmerksom på de til enhver tid gjeldende skatteregler på dette området. Ansatte i KLP skal ikke motta personlige fordeler og gaver av en art som kan påvirke eller være egnet til å påvirke deres vurdering eller handlinger. Gaver omfatter ikke bare materielle gjenstander, men også andre fordeler, for eksempel i form av personlige rabatter ved kjøp av varer og tjenester. Dersom ansatte får tilbud om slike gaver som oppfattes å være i en gråsone, skal nærmeste leder konsulteres. Mottatte gaver som kan være egnet til å påvirke medarbeidere eller prosesser skal som hovedregel returneres avsender med en brev som redegjør for KLPs retningslinjer. Gaver som mottas fra kunder eller forretningsforbindelser, og som anses å være innenfor disse retningslinjene, skal registreres i KLPs gaveregister på 5
intranett. Dette gjelder likevel ikke gaver av ubetydelig verdi, som for eksempel reklamemateriell eller blomster. Jf. KLPs reglement for gaver og KLPs gaveregister. Gaver til egne ansatte i forbindelse med jubileer osv. er regulert i KLPs personalhåndbok. 3.3 Spesielt om anbudsprosesser Overfor kunder som er i anbudsprosess, skal kontakten med kunden være i henhold til kundens anbudsreglement. I forbindelse med anbudsrunder eller kontraktsforhandlinger skal man være ytterst varsom med å tilby noen form for individuell representasjon eller gave. Det samme gjelder i forhold til sponsormidler og annen økonomisk støtte. 3.4 Informasjonssikkerhet Ansatte i KLP må ha et bevisst forhold til informasjon som behandles og til enhver tid å ivareta konfidensialitet og integritet. Dette innebærer å hindre at uvedkommende får tilgang til informasjon, herunder personopplysninger og virksomhetskritisk informasjon, som krever beskyttelse. Det innebærer videre å sørge for at informasjon, herunder personopplysninger og virksomhetskritisk informasjon, til enhver tid er riktig og ikke blir endret av uautoriserte. 3.5 Taushetsplikt Alle ansatte har taushetsplikt om kunders, medarbeideres og andres personlige eller forretningsmessige forhold, som man gjennom sitt arbeid i KLP får kjennskap til. Taushetsplikten omfatter også opplysninger om KLPs forretningsmessige drift, og forhold som er av intern og/eller fortrolig art. Taushetsplikten gjelder både utad, og i forhold til kolleger som ikke har behov for opplysningene i sitt arbeid. Ingen må aktivt søke opplysninger om kunder eller medarbeidere, når det ikke er behov for slike opplysninger i den enkeltes arbeide. Det må ikke gis kundeopplysninger til tredjepart uten skriftlig samtykke, eller hvor dette er hjemlet i lov eller forskrift. Taushetsplikten skal ikke være til hinder for at ansatte varsler om kritikkverdige forhold, dog gjennom relevante kanaler, jf. punkt om varsling. 6
3.6 Habilitet Ansatte i KLP skal i forretningsforhold unnlate å gi andre selskaper, organisasjoner eller enkeltpersoner uberettigede fordeler. Ingen må delta i behandlingen eller avgjørelsen av et spørsmål der en selv, ektefelle, samboer, nære slektninger eller annen person som den enkelte har nære forbindelser til, har direkte eller indirekte økonomiske interesser, eller andre personlige interesser. Man må heller ikke øve utilbørlig påvirkning på de personer som skal delta i behandlingen eller avgjørelsen av spørsmålet. Ingen må, på vegne av KLP, fatte beslutning om investeringer i selskap der vedkommende eller nærstående har styreverv, økonomiske interesser eller ledende posisjon. Dersom en overordnet er inhabil i et spørsmål, kan spørsmålet heller ikke avgjøres av en direkte underordnet. Tvil om habilitet diskuteres med nærmeste leder. 3.7 Lojalitet Lojalitetsplikten følger av den enkeltes ansettelsesforhold. Denne plikten innebærer bl.a. at man som ansatt ikke skal omtale KLP på en negativ måte, eller på en måte som motarbeider KLPs vedtatte strategier og planer. Lojalitetsplikten innebærer også at man som ansatt i KLP skal reise relevante og nødvendige motforestillinger internt før beslutninger fattes, slik at disse kan belyses så godt som mulig og fattes på et mest mulig opplyst grunnlag der alle nødvendige hensyn og verdier er ivaretatt. Når beslutninger er fattet, er det også en del av lojalitetsplikten å støtte opp om disse og bidra til en mest mulig effektiv gjennomføring. 3.8 Sosiale medier Ansatte i KLP har frihet til å delta, engasjere deg, søke kunnskap, dele kunnskap og bygge nettverk gjennom sosiale medier. Det er viktig å tenke gjennom eventuelle konsekvenser innlegg og ytringer kan ha for KLP før man engasjerer seg, samt å bruke sunn fornuft. Vi er ikke anonyme når vi kommenterer saker relatert til KLP, vi snakker ikke negativt om andre (kunder, leverandører, konkurrenter, andre selskaper) og vi kommenterer ikke rykter og spekulasjoner kun kjent informasjon og fakta. Tvilstilfeller bør diskuteres med nærmeste leder. 7
Det er også viktig å være klar over at kundeservice, informasjonsseksjonen og personer med spesielt fagansvar har som oppgave å besvare spørsmål og kommentarer av faglig karakter relatert til KLP. 3.9 Betalte og ubetalte verv og engasjement i andre organisasjoner Den viktigste vurderingen av så vel betalte som utbetalte verv og engasjement i organisasjoner og selskaper utenfor KLP, er at disse ikke må komme i konflikt med KLPs interesser, eller på noen måte svekke KLPs omdømme, tilliten til KLP eller den ansatte. Den ansatte må også være bevisst habilitetsreglene, jf. pkt. 3.6. Ved tvil om habilitet bør dette diskuteres med nærmeste leder. Dersom omdømmerisiko og habilitet er vurdert, står den ansatte fritt til å engasjere seg i ubetalt politisk og faglig arbeid eller i frivillige organisasjoner. Dersom den ansatte i KLP mottar betaling for styreverv eller annet engasjement i organisasjoner utenfor KLP, skal nærmeste leder informeres om dette. Om nødvendig vil dette vurderes nærmere i forhold til første avsnitt. Styreverv i selskap med økonomisk formål skal meldes til et sentralt register (som ivaretas av konsernets Compliance Officer). Av hensyn til potensiell innsideproblematikk skal styreverv eller andre sentrale verv i børsnoterte selskap forhåndsklareres med konsernsjefen. Konsernsjef forholder seg i slike saker til KLPs styre. Finansieringsvirksomhetslovens 2.15 setter krav om kvalifisert sikkerhet for lån til selskap eller organisasjoner hvor KLPs ansatte eller styremedlemmer har styreverv. Den tilbudte sikkerhet må godkjennes som fullt betryggende av kontrollkomiteen. (Dette gjelder også for eksempel lån til barnehager eller borettslag.) Ansatte i slik stilling er selv ansvarlig for å underrette KLP om slike lånesøknader slik at formell prosess ivaretas. For styreverv i finansinstitusjoner gjelder i tillegg egne regler, og det vises her til regelverk som er hjemlet i finansieringsvirksomhetslovens 2-8. 3.10 Sponsing og økonomisk støtte KLPs sponsor- og støttevirksomhet skal være i samsvar med KLPs regler for dette. KLP skal ikke gi økonomisk støtte til politiske partier eller politikere. 8
3.11 Krav til investeringer KLPs investeringsstrategi skal ivareta hensynet til menneskerettigheter, arbeidstakerrettigheter, miljø og etiske forretningsprinsipper, i samsvar med vår tilslutning til Global Compact og FNs PRI (Principles for Responsible Investments). 3.12 Handel med verdipapirer Med de begrensninger som følger nedenfor, har ansatte i KLP på lik linje med andre rett til å kjøpe, eie og selge finansielle instrumenter: Etter verdipapirhandelloven $ 2-1 har man ikke lov til å handle med finansielle instrumenter dersom man har opplysninger som er egnet til å påvirke kursen, og som ikke er offentlig tilgjengelig eller allment kjent i markedet. Ansatte må være spesielt varsomme med opplysninger som de får tilgang til gjennom sitt arbeid i KLP. Det foreligger et eget «Regelverk for handel med verdipapirer for ansatte i KLP-konsernet» for visse ansatte i konsernet som på ulike måter deltar i selskapets verdipapirhandel eller er en del av ledelsen. Dette gjelder både medarbeidere som er underlagt Verdipapirhandellovens kapittel 8 og en gruppe andre ledende ansatte som er underlagt et internt regelverk i KLP. 3.13 Krav til leverandører KLP skal opptre som en ansvarlig innkjøper. Konsernets innkjøpsregelverk stiller krav til miljøhensyn og sosiale forhold hos leverandører av varer og tjenester. Den som gjennomfører innkjøp for KLP skal på forhånd gjennomgå tilrettelagt opplæring. Selskaper som eventuelt er ekskludert fra KLPs investeringsunivers bør som hovedregel unngås. Avtaler med eksisterende leverandører skal ikke sies opp, men ved ordinær fornyelse bør det søkes annen leverandør. Jf. KLPs innkjøpspolicy. 3.14 Arbeidstakerrettigheter KLP respekterer medarbeidernes rett til å organisere seg, og å la fagforeningene representere den enkelte i forhandlinger om lønn og arbeidsforhold. På lik linje skal også medarbeidernes rett til ikke å organisere seg respekteres. KLP skal legge til rette for et velfungerende bedriftsdemokrati i egen organisasjon. Jf. KLPs personalhåndbok. 9
3.15 Andre forhold KLPs eiendom og eiendeler skal behandles på forsvarlig måte og benyttes i jobbsammenheng. Det åpnes for privat bruk av utstyr stilt til disposisjon for den ansatte, så lenge den private bruken ikke går på bekostning av bruk i arbeidet. Det er ikke tillatt å bruke utstyret til å oppsøke, laste ned eller lagre informasjon som kan virke krenkende eller utilbørlig. Dette kan heller ikke gjøres på privat utstyr via KLPs nettverk. Vis varsomhet med lagring av personlige filer på KLPs datasystem. Vær også varsom ved bruk av KLPs e-postadresse til private formål. Jf. Avtale om bruk av IT-utstyr i KLP. Ansatte i KLP har ofte ett eller flere kundeforhold knyttet til KLPs selskaper og produkter. Det er viktig at forpliktelsene knyttet til disse skjøttes på en god måte. 4. Etterlevelse og konsekvenser 4.1 Opplæring og etterlevelse HR-direktøren sørger for å tilgjengeliggjøre regelverket, og å tilrettelegge for nødvendig opplæring og kvalitetskontroll. KLPs ledelse skal også bistå med råd og veiledning, og plikter å klargjøre regelverket ved behov. 4.2 Varsling Varsling er det begrepet som brukes om ansattes melding om kritikkverdige forhold. Med kritikkverdige forhold menes blant annet kriminelle forhold, brudd på andre lovbestemte regler, påbud eller forbud, brudd på KLPs etiske retningslinjer eller alminnelige etiske standarder som har bred tilslutning i samfunnet. Mobbing eller trakassering er også eksempler på kritikkverdige forhold. Alle medarbeidere skal varsle om alvorlige kritikkverdige forhold i virksomheten som medfører brudd på lov- og regelverk eller som er alvorlige brudd med KLPs etiske retningslinjer. For mindre alvorlige avvik knyttet til KLPs etiske retningslinjer eller andre interne styringsdokumenter, gjelder en varslingsrett. 10
KLP skal legge til rette for at varselet håndteres profesjonelt og i hht Arbeidsmiljølovens 2-5 og KLPs varslingsrutine. Alle former for straff eller gjengjeldelse overfor varsleren er forbudt. Dersom en varslingssak involverer en eller flere ansatte i KLP, skal det sørges for vern for disse mens saken utredes. Varsling skal være forsvarlig, og også ivareta hensyn til virksomhetens forretning og omdømme. Derfor skal varsling som hovedregel alltid først gjøres internt. Jf. KLPs varslingsrutine. 4.3 Konsekvenser Brudd på KLPs etiske retningslinjer, relevante lovbestemmelser eller andre retningslinjer, anses som brudd på arbeidsavtalen, og kan medføre disiplinære reaksjoner. Avhengig av alvorlighetsgrad kan bruddet medføre muntlig eller skriftlig advarsel, oppsigelse, avskjed og eventuell anmeldelse til relevant myndighet. 4.4 Andre relevante dokumenter Utover lovverk det er referert til, finnes utfyllende informasjon i følgende dokumenter tilgjengelig på KLPs intranett: Miljøpolicy Varslingsrutine Reglement for gaver Gaveregister Innkjøpspolicy Global Compacts 10 prinsipper Policy for likestilling og mangfold Egenhandelsregler Retningslinjer for informasjonssikkerhet Retningslinjer for bruk av sosiale medier Avtale om bruk av IT-utstyr Personalhåndboken 11
All post sendes til Kommunal Landspensjonskasse, Pb. 400 Sentrum, 0103 Oslo Elektroniske henvendelser: klp.no/kontakt Hovedkontor Oslo Besøksadresse: Dronning Eufemias gate 10, Oslo Sentralbord: 22 03 35 00 Faks: 22 03 36 00 Regionskontor Bergen Besøksadresse: Vågsallmenningen 16, Bergen Kundesenter: 05554 Faks: 55 54 85 90 Blankettnr. F-172, februar 2014. Med forbehold om trykkfeil og endringer. www.klp.no