US 84/2016 Styring og leiing nytt valreglement for NMBU Universitetsleiinga Saksansvarleg: Rektor Saksbehandlar: Seniorrådgjevar Ingeborg Hauge Høyland Arkiv nr: 16/04131 Vedlegg: 1. Utkast til nytt valreglement Forslag til vedtak: 1. Valreglementet vert vedteke. 2. Rektor nemner opp dei fakultetsvise nominasjonskomiteane i overgangsperioden. 1.9.2016 Mari Sundli Tveit Rektor NMBU Universitetsstyret Møtedato 8.9.2016
2 Innleiing Universitetsstyret vedtok i møte 16. juni ny styringsmodell for NMBU si øvste leiing (USsak 54/2016), ny fagleg organisering (sak 61/2016 ) og eit nytt styrings og leiingsreglement (sak 62/2016 ) alt med verknad frå 1.1.2017. Med bakgrunn i desse vedtaka må det utarbeidast eit nytt valreglementet og etter Universitets og høgskolelova (uhl) 9 4 (10) er det styret sjølv som skal vedta nærmare reglar om val. Utgreiing av saken Gjeldande valreglement vart vedteke av Fellesstyret og gjeld for valperioden 2014 til 2017. Dette valreglementet vil framleis vera gjeldande for dei eksisterande fakultets og instituttstyrene ut 2016, og for universitetsstyret inntil 31.7.2017. Forslaget til nytt reglement bygger på det gjeldande reglementet og vil gjelde for val av interne og studentrepresentantar til fakultetsstyrene for perioden 1.1.2017 til 31.7.2021, og for tilsvarande val til universitetsstyret for perioden 1.8.2017 til 31.7.2021. Dei generelle reglane i kapittel 1er i det vesentlege lik med det gjeldande reglementet, med dei endringane som fylgjer av endra virkeområde, jf. 1, som fyljer av dei vedtaka styret har fatta i sakene nemnt ovanfor om ny styrings og leiingsmodell. Dette inneber bortfall av reglar for val og nominasjon av rektor og prorektor, nominasjon av eksterne medlemmar til universitetsstyret, samt særreglar for val til universitetsstyret og fakultetsstyret for Fakultets for veterinærmedisin og biovitskap, for perioden fram til 31.7.2017 samt val til instituttstyrer. I tråd med tilrådinga frå Colbjørnsenutvalet og nytt styrings og leiingsreglement er oppgåver som ikkje eksplisitt er lagt til universitetsstyret, i hovudsak lagt til andre vedtaksorgan. Det gjeld m.a. avgjerd om tidsperioden for val, som vert føreslått lagt til rektor. Når det gjeld oppnemning av valstyre og den sentrale nominasjonskomiteen vert det foreslått at det framleis skal ligge til universitetsstyret og at fakultetsstyrene nemner opp dei fakultetsvise nominasjonskomiteane. I nåverande overgangsperiode vert det foreslått at rektor nemner opp nominasjonskomiteane. Det er lagt inn nokre presiseringar der erfaringa ved det gjelande reglementet har kunne gitt grunnlag for tvil, eller ulik tolking på einskilde punkt. Nominasjonskomiteane: Det vert foreslått nokre endringar når det gjeld nominasjonskomiteane. Den sentrale nominasjonskomiteen vil ha oppgåver knytt til nominasjon av interne kandidatar til universitetsstyret. Som ei fylje av dette er det foreslått at nominasjonskomiteane ikkje lenger har studentrepresentantar. Studentane gjennomfører sitt nominasjonsarbeid gjennom studenttinget. Etter dagens valreglement skal dei fakultetsvise nominasjonskomiteane bestå av fem medlemmar. Etter den nye fakultetsorganiseringa vil alle fakulteta vera mindre og nominasjonskomiteane vil få eit mindre «nedslagsområde» for arbeidet sitt. NMBU Universitetsstyret Møtedato 8.9.2016
3 I det nye reglementet er det difor foreslått å redusert talet på medlemmar til tre, jf. 3 7. Som tidegare vil alle som har røysterett i eit val også ha rett til å nominere kandidatar for si stemmerettsgruppe. Nominasjonskomiteane skal som før, på sjølvstendig grunnlag arbeide aktivt for å finne kandidatar, ta imot forslag frå dei tilsette og m.a. presentere kandidatane. Etter rektors vurdering vil dette til saman vera tilstrekkeleg for å få gjennomført nominasjonsprosessane på fakulteta. Det er også forslått ei tydelegare arbeidsdeling mellom valstyret og nominasjonskomiteane. Det inneber at valstyret ikkje skal ha nokon direkte rolle i arbeidet med å presentere kandidatane til styrene. Det er fakultetsstyrene som formelt skal nemne opp nominasjonskomiteane. For overgangsperioden vert det foreslått at rektor nemner opp desse komiteane. Valstyret Valstyret vert foreslått vidareført med same samansetjing som tidlegare. Dette fordi valstyret også har eit ansvar for gjennomføringa val av studentrepresentantar til universitets og fakultetsstyrene. 10 valgbarhet for ledere Det har vore ein intern diskusjon om kven som ikkje kan veljast inn i NMBU sine styre, pga. stilling/funksjon. Det gjeld særleg på fakultetsnivået. For rektor er det avgjerande at fakultetsstyrene så langt det er mogeleg, består at medlemmar som ikkje vil oppleve å stadig kome i dobbeltroller. Pr i dag kjenner ein ikkje kva strukturar dei einskilde fakulteta vil velje. Det er difor vanskeleg å gi ei presis opplisting av stillingar/funksjonar som inneber at ein ikkje skal kunne stille til val. Dette er bakgrunnen for ordlyden: «Personer som sitter i dekanens ledergruppe» som grunnlag for å definere dei stillingar og funksjonar som ikkje kan veljast inn i fakultetsstyrene. Dersom det oppstår tvil, er det foreslått at rektor skal avgjere spørsmålet. NMBU Universitetsstyret Møtedato 8.9.2016
Norges miljø- og biovitenskapelige universitet Valgreglement for Norges miljøog biovitenskapelige universitet (NMBU) Vedtatt av universitetsstyret 8. september 2016
Valgreglement for NMBU... 2 Kapittel 1. Generelle regler... 2 1 Reglementets virkeområde... 2 2 Valgstyret... 2 3 Nominasjonskomitéer... 2 4 Funksjonsperioder for styrene... 3 5 Valgdato. Frist for å fremme forslag på kandidater... 4 6. Manntall... 4 7. Stemmerett... 4 8. Stemmerettskategorier... 4 9. Valgbarhet og plikt til å ta imot valg... 5 10 Valgbarhet for ledere... 5 11 Forslag på kandidater... 5 12 Valgmåte og valggjennomføring... 6 13 Kjønnsbalanse... 6 14 Valgprotokoll... 6 15 Nyvalg og suppleringsvalg... 7 16 Klage... 7 17 Uttreden i valgperioden... 7 Kapittel 2. Valg til Universitetsstyret... 7 18 Universitetsstyrets sammensetning... 7 Kapittel 3: Valg til fakultetsstyrene... 8 19 Fakultetsstyrenes sammensetning... 8 1
Valgreglement for NMBU Fastsatt av universitetsstyret (US sak xx/2016) med hjemmel i 9 4 (10) i Lov om universiteter og høgskoler (univl) av 2005 04 01 nr. 15, sist endret ved Lov 2015 12 18 131, med virkning fra 1.6.2016, 9 4 nr. 10. Bestemmelsene i dette reglementet trer i kraft fra vedtaksdato og gjelder for valg til NMBUs styrer fra 1.1.2017. Kapittel 1. Generelle regler 1 Reglementets virkeområde Bestemmelsene i dette reglementet gjelder for valg av ansatte og studentrepresentanter til universitetsstyret og fakultetstyrene ved Norges miljø og biovitenskapelige universitetet (NMBU). Universitetsstyret kan gi utfyllende bestemmelser for valg til de enkelte organer. 2 Valgstyret 1. NMBU skal ha et valgstyre oppnevnt av universitetsstyret. 2. Valgstyret er tillagt ansvar for gjennomføring av valg til universitetsstyret og fakultetstyrene og skal ivareta følgende oppgaver: a. godkjenne nominerte kandidater b. godkjenne valgresultat c. beslutte valgperioder på delegasjon fra rektor, jf. 5 andre ledd d. treffe avgjørelser i forbindelse med valgene som ikke er tillagt annet organ e. være rådgiver for universitetets ledelse i valgsaker 3. Valgstyret sammensettes slik: a. to medlemmer i undervisnings og forskerstillinger, med varamedlemmer, foreslått av tjenestemannsorganisasjonene i fellesskap b. ett medlem i teknisk eller administrativ stilling, med varamedlem, foreslått av tjenestemannsorganisasjonene i fellesskap c. to studentmedlemmer med varamedlemmer, foreslått av studentdemokratiet d. ett medlem med varamedlem, foreslått av rektor 4. Tjenestetiden for medlemmer av valgstyret er tilsvarende universitetsstyrets funksjonsperiode, jf. 4. Studentmedlemmene oppnevnes for ett år. Dersom et medlem av valgstyret er foreslått til valg til organ hvor valgstyret har ansvaret for valget, trer vedkommende ut av valgstyret, og det oppnevnes nytt medlem for resten av funksjonsperioden. 5. Universitetsstyret oppnevner leder, for øvrig konstituerer valgstyret seg selv. Valgstyret er vedtaksført når mer enn halvparten av medlemmene er til stede. Vedtak treffes ved vanlig flertall. Ved stemmelikhet er leders stemme avgjørende. Medlem av valgstyret kan bringe avgjørelser inn for den sentrale klagenemnda. 6. Rektor organiserer et fast valgsekretariat for valgstyret. 3 Nominasjonskomitéer 1. NMBU skal ha en sentral nominasjonskomité, og en nominasjonskomité ved hvert fakultet. 2
2. Nominasjonskomiteene skal på selvstendig grunnlag arbeide aktivt for å få fram forslag på kandidater, samt motta forslag på interne kandidater til valgene til universitetsstyret og fakultetsstyrene. 3. Nominasjonskomiteene skal avslutte sitt arbeid senest to uker før valgdagen. 4. Nominasjonskomiteene skal se til at kandidater som blir innstilt overfor valgstyret, oppfyller kriteriene til valgbarhet og forslagsrett. 5. Nominasjonskomiteene skal sørge for at alle kandidater godkjent av valgstyret blir presentert for de enkelte grupper av stemmeberettigede. Nominasjonskomiteene avgjør på hvilken måte presentasjonen skal skje. 6. Sammensetning av den sentrale nominasjonskomiteen: a. to medlemmer foreslått av rektor b. to medlemmer i undervisnings og forskerstillinger, foreslått av tjenestemannsorganisasjonene i fellesskap c. ett medlem i teknisk eller administrativ stilling, foreslått av tjenestemannsorganisasjonene i fellesskap Den sentrale nominasjonskomiteen oppnevnes av universitetsstyret. Universitetsstyret oppnevner leder, for øvrig konstituerer den sentrale nominasjonskomitéen seg selv. 7. Sammensetning av fakultetenes nominasjonskomitéer: a. ett medlem med vara, foreslått av dekan b. ett medlem i undervisnings og forskerstillinger med vara, foreslått av tjenestemannsorganisasjonene i fellesskap c. ett medlem i teknisk eller administrativ stilling med vara, foreslått av tjenestemannsorganisasjonene i fellesskap De fakultetsvise nominasjonskomiteene oppnevnes av fakultetsstyret. Fakultetsstyrene oppnevner ledere, for øvrig konstituerer fakultetenes nominasjonskomitéer seg selv. 8. Tjenestetiden for medlemmer av nominasjonskomiteene er tilsvarende styrets funksjonsperiode, jf. 4. Dersom et medlem av en nominasjonskomite blir foreslått som kandidat til et valg som nominasjonskomiteen har ansvaret for, trer vedkommende ut av nominasjonskomiteen og det oppnevnes nytt medlem. 9. Rektor har ansvar for å organisere et sekretariat for den sentrale nominasjonskomitéen, og dekanene har ansvar for å organisere sekretariat for de fakultetsvise nominasjonskomitéene. 4 Funksjonsperioder for styrene 1. Tjenestetiden for medlemmer i faste undervisnings og forskerstillinger og medlemmer i tekniske eller administrative stillinger, er normalt fire år. 2. Tjenestetiden for medlemmer i midlertidig undervisnings og forskerstillinger og studentmedlemmer, er normalt ett år. 3
3. Eksterne medlemmer oppnevnes normalt for fire år. 4. Valg skjer normalt med virkning fra 1. august samme år. 5 Valgdato. Frist for å fremme forslag på kandidater Rektor fastsetter tidsperioden for valgene. Valgstyret fastsetter deretter frister for å fremme forslag til kandidater og kunngjør valgdatoer og tidsplaner for valgene. Valgstyret fastsetter valgdatoer for de årlige valgene av medlemmer i midlertidig undervisnings og forskerstillinger (jf. 8 nr. 1 b), og suppleringsvalg til styrene. I kunngjøringen av valgene gjøres det rede for reglene om hvordan forslag på kandidater skal fremsettes, fremgangsmåten og tidsplan for valgene. Studentene gjennomfører nominasjon for sine valg etter reglene i Vedtekter for Studentdemokratiet ved NMBU. Nærmere bestemmelser om de ulike valgene er gitt i kap. 2 og 3. 6. Manntall 1. Rektor er manntallsfører og har ansvaret for at det foreligger oppdatert oversikt over de stemmeberettigede. 7. Stemmerett 1. Stemmerett har ansatte i minst 50 prosent stilling ved enheten som gjennomfører valg. Avgjørende for stemmerett er tilsettingsforholdet på valgdagen(e). 2. Den som er midlertidig tilsatt (og har en arbeidsavtale) for en kortere periode enn ett år, har likevel ikke stemmerett med mindre vedkommende har vært i sammenhengende tilsettingsforhold ved universitetet i minst ett år når valget avholdes. 3. Stemmerett bortfaller for den som har permisjon fra sin stilling for å arbeide utenfor NMBU. 4. Ingen kan avgi mer enn én stemme i et valg. Dersom en person inngår i manntall i flere stemmerettsgrupper (jf. 8), skal vedkommende bare kunne avgi én stemme. Ved vurdering av dette skal det prioriteres i følgende rekkefølge: vitenskapelig tilsatt, teknisk eller administrativt tilsatt, student. Dersom en ansatt er i et tilsettingsforhold ved flere enn ett fakultet, avgjør den ansatte selv hvor vedkommende skal ha stemmerett. 5. Studenter har stemmerett ved det fakultetet der de er registrert. Dersom en student er registrert ved mer enn ett fakultet, avgjør studenten selv hvor vedkommende skal ha stemmerett. Studentene må ha betalt semesteravgift og være registrert for det semesteret valget gjennomføres. 6. Den som ikke står i manntallet, gis likevel anledning til å avgi stemme i den elektroniske valgapplikasjonen, med begrunnelse for hvorfor vedkommende mener å være stemmeberettiget. Valgstyret behandler stemmer avgitt utenfor manntallet. 8. Stemmerettskategorier 1. Følgende stemmerettsgrupper utgjør egne valgkretser ved valg: 4
a. fast ansatte i undervisnings og forskerstillinger b. midlertidig ansatte i undervisnings og forskerstillinger c. ansatte i tekniske eller administrative stillinger d. studenter Vitenskapelig tilsatte i stillinger som stipendiat, spesialistkandidat, postdoktor, professor II og forsknings og undervisningsstillinger med sluttdato tilhører stemmerettskategorien midlertidig vitenskapelig tilsatte. Valgstyret avgjør i tvilstilfeller i hvilken stemmegruppe en person skal regnes. 9. Valgbarhet og plikt til å ta imot valg 1. Valgbar er den som har stemmerett etter 7. For å være valgbar må en tilsatt ha et tilsettingsforhold som dekker hele valgperioden. 2. Ansatte som blir valgt til tillitsverv etter dette reglementet, har plikt til å ta imot valget. Den som har tjenestegjort i et tillitsverv, har rett til fritak fra gjenvalg til dette i like lang tid som vedkommende har fungert i vervet. Varamedlemmer som har møtt som medlem minst halve tjenestetiden, kan kreve seg fritatt for valg som medlem i neste periode. 3. Valgbar som studentrepresentant er den som har stemmerett etter 7 nr. 5. 4. Valgbarhet for innehavere av ledende stillinger fremkommer av dette reglements 10. 5. Et styremedlem har plikt til å fungere i vervet for hele tjenestetiden så lenge vedkommende er valgbar, jf. 4. Et styremedlem blir sittende inntil nytt styremedlem er valgt selv om tjenestetiden er utløpt. 6. Når tungtveiende arbeids eller velferdsmessige grunner tilsier det, kan valgstyret etter søknad, frita en foreslått kandidat fra å stille til valg. 7. Personer som har tjenestegjort i det aktuelle vervet i et sammenhengende tidsrom på åtte år ved begynnelsen av den nye valgperioden, er etter reglene i uhl 9 4 (8) ikke valgbare til universitetsstyret. 10 Valgbarhet for ledere 1. Ved valg av representanter til universitetsstyret er følgende ledere ikke valgbare: rektor, prorektor, dekaner/stedfortreder for dekanene, administrasjonsdirektør og avdelingsdirektører i universitetsadministrasjonen, samt administrasjonssjefer ved fakultetene. 2. Ved valg av representanter til fakultetsstyrer er følgende ledere ikke valgbare: Personer som sitter i dekanens ledergruppe. Rektor avgjør i saker der det er tvil om en stilling/funksjon medfører valgbarhet. 11 Forslag på kandidater 1. Alle som har stemmerett ved et valg, kan fremme forslag på enhver valgbar person fra egen stemmerettsgruppe. Forslaget skal fremmes for nominasjonskomiteen, jf. 3 nr. 2, og må være undertegnet av minst fem stemmeberettigede. Ingen kan foreslå flere 5
kandidater enn det antall kandidater (med vara) som skal velges i den enkelte stemmegruppe. 2. Den som kan nekte valg, kan også kreve seg strøket av forslaget. Slikt krav skal fremmes til valgstyret snarest mulig. En person som før eller under kandidatpresentasjonen er gjort oppmerksom på at vedkommende vil bli foreslått, mister retten til å nekte valg dersom dette ikke er gjort gjeldende senest på kandidatpresentasjonen. 12 Valgmåte og valggjennomføring 1. Valg av interne medlemmer til universitetsstyret og fakultetsstyrene gjennomføres ved direkte valg. Medlemmer og like mange varamedlemmer velges av og blant den enkelte stemmerettsgruppe i separate valg. Valgene gjennomføres i følgende rekkefølge: a. universitetsstyret b. fakultetsstyrene 2. Valg ved NMBU gjennomføres som elektroniske valg. Valgstyret kan bestemme at valg kan gjennomføres på andre måter. 3. Styrevalgene gjennomføres som preferansevalg innen hver gruppe. Medlemmer og varamedlemmer velges under ett. Det innebærer at hver velger rangerer maksimalt så mange kandidater i nummerert rekkefølge som det skal velges medlemmer og varamedlemmer til sammen for vedkommende stemmerettsgruppe. 4. Stemmene telles opp særskilt for hver stemmerettsgruppe. Resultatet avgjøres slik: Stemmene vektes ved at antall plasseringer som nr. 1 deles med 1, antall plasseringer som nr. 2 deles med 3, antall plasseringer som nr. 3 deles med 5, antall plasseringer som nr. 4 deles med 7, osv. 13 Kjønnsbalanse 1. Ved flertallsvalg og preferansevalg skal likestillingslovens krav om kjønnsmessig balanse være oppfylt innen den enkelte valgkrets. Skal det velges 4 medlemmer eller flere fra valgkretsen, skal hvert kjønn være representert med minst 40 % blant dem som velges. Skal det velges 2 eller 3 medlemmer fra valgkretsen, skal begge kjønn være representert. Kjønnsmessig balanse skal først oppfylles for medlemmer, dernest for medlemmer og varamedlemmer under ett. 2. Viser det seg ved opptellingen ved preferansevalg at et kjønn vil få færre representerer enn dette, rykker kandidater fra det underrepresenterte kjønn som det er avgitt stemmer for opp, inntil en har oppnådd slik balanse som nevnt i 13 nr. 1. 3. Det kan gjøres unntak fra reglene når det foreligger særlige forhold som gjør det åpenbart urimelig å oppfylle kravene. Unntak avgjøres av universitetsstyrets leder etter forslag fra valgstyret. 14 Valgprotokoll 1. Resultatet av valget skal føres i en valgprotokoll som underskrives av valgstyret. 6
2. Valgstyret kunngjør valgresultater når disse foreligger. Valgprotokollen sendes henholdsvis til universitetsstyret og fakultetsstyrene. 15 Nyvalg og suppleringsvalg 1. Valgstyret forbereder og arrangerer nyvalg og suppleringsvalg for valg av interne styremedlemmer etter universitetsloven og NMBUs valgreglement (jf. 5). 16 Klage 1. Den som har stemmerett ved et valg, kan klage over feil som er begått ved valget. Klage må fremsettes overfor valgstyret senest tre dager etter at resultatet av valget er kunngjort. 2. Valgstyret kan bestemme at det skal holdes ny opptelling eller nytt valgoppgjør hvor dette er mulig og tilstrekkelig for å rette opp eventuelle feil. Det nye valgoppgjøret kan påklages etter pkt. 1 ovenfor. 3. Finner valgstyret ikke grunnlag for å ta klagen til følge, oversendes denne straks til universitetets klagenemnd. Valgstyret skal avgi uttalelse om klagen i forbindelse med oversendelsen. Denne skal gjøres kjent for klager. 4. Mener universitetets klagenemnd at det er gjort feil som kan ha vesentlig betydning for valgutfallet, og denne ikke lar seg rette opp ved ny opptelling eller nytt valgoppgjør, skal det avholdes nytt valg. Dette skal holdes så snart som mulig. Inntil nytt valg har funnet sted, fortsetter tidligere medlem selv om valgperioden er utløpt. 17 Uttreden i valgperioden 1. Den som avslutter sitt tilsettingsforhold ved universitetet, trer ut av det verv vedkommende er valgt til. Dette gjelder også den som av andre grunner taper sin valgbarhet til vedkommende verv. 2. Den som har permisjon for å arbeide i stilling utenfor universitetet, trer ut i permisjonstiden. 3. Universitets og fakultetsstyret kan etter søknad frita et medlem i sitt styre, fra verv for resten av tjenestetiden, når det foreligger tungtveiende arbeids eller velferdsmessige grunner. 4. Suppleringsvalg holdes bare dersom det ikke er mulig å supplere fra listen (valgprotokollen) med kandidater som stilte til vedkommende valg. Kapittel 2. Valg til Universitetsstyret 18 Universitetsstyrets sammensetning Styret ved NMBU består av: a. styrets leder (oppnevnt av Kunnskapsdepartementet jf. uhl 9 4 (6). b. tre medlemmer i faste undervisnings og forskerstillinger, med varamedlemmer c. ett medlem i midlertidig undervisnings og forskerstilling, med varamedlem, d. ett medlem i teknisk og administrativ stilling, med varamedlem e. to studentmedlemmer, med varamedlemmer f. tre eksterne medlemmer, med varamedlemmer (oppnevnt av Kunnskapsdepartementet etter forslag fra universitetsstyret, jf. uhl 9 4 (6)). 7
Varamedlemmer settes opp i rekkefølge, se også 13 om kjønnsbalanse. Kapittel 3: Valg til fakultetsstyrene 19 Fakultetsstyrenes sammensetning Det enkelte fakultetsstyre har 9 medlemmer og består av: a. ekstern styreleder (oppnevnt av universitetsstyret etter forslag fra rektor) b. tre medlemmer i undervisnings og forskerstillinger, med varamedlemmer derav en fra gruppen midlertidig ansatte, med varamedlem, dersom denne gruppa utgjør mer enn 25 prosent av de ansatte i undervisningsog forskerstillinger c. ett medlem i teknisk og administrativ stilling, med varamedlem d. to studentmedlemmer, med varamedlemmer e. to eksterne medlemmer, med varamedlemmer (oppnevnt av rektor etter forslag fra dekan). Representanter fra andre fakulteter/enheter ved NMBU regnes som eksterne medlemmer. Varamedlemmer settes opp i rekkefølge, se også 13 om kjønnsbalanse. 8