ÅRSMELDING FOR KONTROLLUTVALGET 2015 Sør-Trøndelag Fylkeskommune Vedtatt i kontrollutvalget sak 25/16, 14.04.2016
Innhold 1 Kontrollutvalgets mandat 1 2 Kontrollutvalgets sammensetting 2 3 Kontrollutvalgets virksomhet 3 4 Kontrollutvalgets ressurser 6 5 Avslutning 7
1 Kontrollutvalgets mandat Kontrollutvalget er et lovpålagt organ, jf. kommuneloven 77. Kontrollutvalget skal påse at fylkeskommunens regnskaper blir revidert på en betryggende måte. Kontrollutvalget skal se til at det føres betryggende kontroll med at den økonomiske forvaltning foregår i samsvar med gjeldende bestemmelser og vedtak. Videre skal kontrollutvalget se til at det gjennomføres systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra fylkestingets vedtak og forutsetninger. Kontrollutvalget skal se til at det føres kontroll med forvaltningen av fylkeskommunens interesser i selskaper m.m. 1.1 Kontrollutvalgets formål Fylkeskommunens virksomhet skal legge forholdene til rette for fylkeskommunalt folkestyre og for en rasjonell og effektiv forvaltning av fellesskapets interesser med sikte på en bærekraftig utvikling. Fylkeskommunen skal også drive en tillitskapende forvaltning som bygger på en høy etisk standard. 1 Kommunelovens formålsparagraf gir også mål og retning for kontrollutvalgets arbeid, som det utfører på vegne av fylkestinget. Denne årsmeldingen gir informasjon om hvilke oppgaver kontrollutvalget har utført i 2015 og dermed hva utvalget har gjort for å bidra til å nå de overordnede målene. 1 Kommuneloven 1. 1
2 Kontrollutvalgets sammensetting Kontrollutvalget i Sør-Trøndelag fylkeskommune består av 5 medlemmer med varamedlemmer. Funksjonstiden følger valgperioden. Minst ett av utvalgets medlemmer skal velges blant fylkestingets medlemmer. Utelukket fra valg er fylkesordfører, varaordfører, medlemmer og varamedlemmer av fylkesutvalget, faste utvalg og andre fylkeskommunale nemnder med beslutningsmyndighet. Kontrollutvalgets leder bør velges etter forslag fra opposisjonspartiene i fylkestinget. I henhold til kommuneloven skal minst ett medlem av utvalget være medlem av fylkestinget. Departementet har tolket det slik at dette gjelder ved konstituering. 2.1 Kontrollutvalgsmedlemmer i 2015 Kontrollutvalget hadde i 2015 følgende sammensetning: Faste medlemmer til 14.10.2015 Guro Angell Gimse, leder (H) Eivind Stende, nestleder (Ap) Gunnar Hynne (Sp) Sigrid Angen (R) Hans Bøe (V) Faste medlemmer fra 14.10.2015 Tove Eivindsen, leder (V) Olav Huseby, nestleder (Ap) Arne Braut (Sp) Egil Hestnes (H) Ragna Vorkinnslien (R) Varamedlemmer i liste Torstein Larsen, 1.vara H, V Marte Lillegård Westrum, 2. vara H, V Nils Prestmo, 3. vara H, V Eva Lian, 4. vara H, V Wenche Vuttudal, 1. vara Ap, Sp, R Lina Homme, 2. vara Ap, Sp, R Oddbjørn Ovesen, 3. vara Ap, Sp, R Tore Nordset, 4. vara Ap, Sp, R Eldar N. Almli, 5. vara Ap, Sp, R Personlig vara Nils Prestmo (V) Eivind Stende (Ap) Jorid Jagtøyen (Sp) Michael Momyr (H) Helge Rønsåsbjørg (R) 2.2 Likestilling Tre av kontrollutvalgets medlemmer er menn, to er kvinner. Lovkrav om likestilling mellom kjønnene er dermed ivaretatt. 2
3 Kontrollutvalgets virksomhet Kontrollutvalget er opptatt av å ha fokus på samarbeid og opptre partipolitisk nøytralt. Kontrollutvalget rapporterer løpende om sin virksomhet ved: Å legge fram møteprotokoller som melding til fylkestinget. Å legge frem revisjonsrapporter til behandling i fylkestinget. Å avgi uttalelse om fylkeskommunens årsregnskap. 3.1 Saksbehandling I tråd med kommuneloven ble kontrollutvalgets møter avholdt for åpne dører i henhold til vedtatt møteplan. Kontrollutvalget lukker dørene kun i saker der det behandles opplysninger underlagt lovbelagt taushetsplikt eller andre forhold etter kommuneloven 31. Kontrollutvalget avholdt 9 møter og behandlet 62 saker i 2015. Protokoller fra kontrollutvalgets møter oversendes fylkestinget som referatsaker. Fylkestinget får dermed løpende oversikt over kontrollutvalgets virksomhet. Alle kontrollutvalgets sakspapirer, møteprotokoller og revisjonsrapporter er tilgjengelige på sekretariatets nettsider: http://www.konsek.no 3.2 Regnskapsrevisjon Kontrollutvalget skal forestå bestilling av regnskapsrevisjon fra revisor og å se til at regnskapene blir revidert på en betryggende måte, avgi uttalelse om fylkeskommunens årsregnskap og å påse at revisors og fylkestingets påpekninger til årsregnskapet blir fulgt opp. Revisjonen deltar regelmessig i kontrollutvalgets møter og informerer utvalget om den finansielle revisjonen. Utvalget får orienteringer om resultatene av revisjonens besøk på enhetene og om planlegging, status og framdrift for den finansielle revisjonen. Kontrollutvalget avgir en årlig uttalelse om fylkeskommunens årsregnskap før dette behandles i fylkesutvalget og fylkestinget. Kontrollutvalget hadde ingen spesielle kommentarer til regnskapet for 2014 og anbefalte fylkestinget å vedta det slik det var avlagt. 3.3 Forvaltningsrevisjon Kontrollutvalget skal utrede behovet for, planlegge samt bestille forvaltningsrevisjoner i fylkeskommunen. Resultatene fra arbeidet skal rapporteres til fylkestinget. Frekvensen for utarbeidelse av planer for forvaltningsrevisjon skal i henhold til kommuneloven være minimum én gang i hver valgperiode. Kontrollutvalget utarbeider nå toårige planer, som vedtas i fylkestinget. I 2015 sendte kontrollutvalget tre rapporter fra forvaltningsrevisjon til fylkestinget: Kontrollutvalget har oversendt 3 forvaltningsrevisjoner til fylkestinget i 2015. 3.3.1 Oppfølging av kollektivtrafikken Fylkestingets vedtak: 1. Fylkestinget ber fylkesrådmannen benytte risiko- og konsekvensanalyser i fylkeskommunens økonomiske bidrag til AtB. 2. Fylkestinget ber fylkesrådmannen benytte realistiske prognoser av inntektsgrunnlaget ved beregning av fylkeskommunens tilskudd til AtB. 3
3. Fylkestinget ber fylkesrådmannen å revidere fylkeskommunens budsjettet i henhold til gjeldende lover og forskrifter som følge av endringer i tilskuddsbehovet til AtB. 4. Fylkestinget ber fylkesrådmannen sikre tilfredsstillende kommunikasjon og rapportering mellom fylkeskommunen og AtB. 5. Fylkestinget ber fylkesrådmannen orientere om punkt 1-4 i fylkestingets møte i juni 2015. 6. Fylkestinget ber fylkesrådmannen merke seg rapportens øvrige funn og konklusjoner. 7. Fylkestinget tar rapporten for øvrig til orientering. 8. Fylkestinget setter pris på at det er satt i verk tiltak som vil ivareta de forholdene som er påpekt i rapporten. 3.3.2 Arbeid med kvalitet i opplæringen Orkdal videregående skole Fylkestingets vedtak: 1. Fylkestinget ber fylkesrådmannen om å dokumentere hvordan det nye systemet for å sikre kvalitet i videregående opplæring fungerer og sikre at systemet blir kjent og brukt ved skolene 2. Fylkestinget ber fylkesrådmannen merke seg de styrker og svakheter som er avdekket i kvalitetsarbeidet ved Orkdal vidaregåande skole og følge opp nødvendige tiltak overfor skolen. 3. Fylkestinget tar forøvrig rapporten til etterretning. 3.3.3 Økonomistyring - Drift og vedlikehold av fylkesveger Fylkestingets vedtak: 1. Fylkestinget tar rapporten "Økonomistyring -Drift og vedlikehold av fylkesveger" til orientering, og konstaterer at det overordnede bildet er en betryggende økonomistyring innenfor feltet. 2. Fylkestinget ber fylkesrådmannen utarbeide en funksjonsbeskrivelse for forholdet mellom avdelinger i fylkeskommunen i oppfølging av fylkesvei. 3. Fylkestinget ber fylkesrådmannen gjennomgå måleindikatorer for fylkesvei i BMS for å sørge for god styringsinformasjon om drift og vedlikehold 4. Fylkestinget ber fylkesrådmannen sørge for mer helhetlig og samordnet rapportering om økonomi, fremdrift og aktivitet for drift og vedlikehold av fylkesveg. 5. Fylkestinget ber fylkesrådmannen rapportere om dette arbeidet senest til fylkestinget i juni 2016 3.4 Selskapskontroll Kommuneloven pålegger kontrollutvalget å føre kontroll med forvaltningen av kommunens eierinteresser. Formålet er både å kontrollere at fylkeskommunen forvalter sine eierinteresser på en god måte og at det enkelte selskap driver i tråd med fylkestingets vedtak og intensjoner. I henhold til plan for selskapskontroll skal kontrollutvalget minst én gang i året vurdere behovet for og eventuelt omfanget av selskapskontroll. I plan for selskapskontroll for 2014-2015 var det planlagt en selskapskontroll av bomvegselskapene i fylket. Denne ble igangsatt sammen med en rekke andre eierkommuner, men ble stoppet etter anbefaling fra revisjonen, som fant liten risiko knyttet til bomveiselskapene. Det ble ikke bestilt annen selskapskontroll i 2015. 4
3.5 Enhets- og virksomhetsbesøk Utvalget ønsker å være informert om fylkeskommunens virksomhet og har lagt enkelte møter til fylkeskommunale virksomheter, eller til virksomheter hvor fylkeskommunen er eier. I disse møtene får utvalget orientering fra ledelsen ved virksomhetene, samtidig som kontrollutvalget blir synlig i egen organisasjon og i de fylkeskommunalt eide virksomhetene. Kontrollutvalget mener at dialog med administrativ og politisk ledelse gir utvalget bred kunnskap om fylkeskommunens arbeid. I 2015 fikk utvalget orienteringer om: Revisjon Midt-Norge IKS Samferdselsavdelingen Trondheim katedralskole Strinda videregående skole 3.6 Høringer og granskninger Kontrollutvalget kan på eget initiativ eller etter vedtak i fylkestinget, ta tak i forhold som kan oppfattes som uønskede eller i strid med mål om en effektiv og forsvarlig forvaltning av fylkeskommunens ressurser. Det har ikke vært gjennomført høring eller granskning i 2015. 3.7 Samarbeid og kurs Kontrollutvalget engasjerer seg i ulike fora for å få impulser og kunnskap som kan være nyttige i utvalgets arbeid. Gjennom kursdeltakelse, kontakt med andre kontrollutvalg, reisevirksomhet og ved aktivt å søke informasjon, vil medlemmene ha et godt grunnlag for å gjøre en best mulig jobb i kontrollutvalget. Utvalget var i 2015 representert på: Norges kommunerevisorforbunds kontrollutvalgskonferanse, 4.-5. februar. Forum for kontroll og tilsyns fagkonferanse og årsmøte, 3.-4. juni. Konseks samling for kontrollutvalg, 18. november. I forbindelse med at kontrollutvalget deltok på kontrollutvalgskonferansen på Gardermoen var utvalget på besøk hos Riksrevisjonen i Oslo. Utvalget fikk orienteringer om arbeidsmetodikk og pågående revisjonsarbeid med særlig relevans for fylkeskommunen. 5
4 Kontrollutvalgets ressurser For at kontrollutvalget skal kunne utøve sin funksjon på en god og forsvarlig måte må fylkestinget avsette ressurser som muliggjør dette. Kontrollutvalget mener at fylkestinget har avsatt tilstrekkelig økonomiske rammer for tilfredsstillende utøvelse av kontrollfunksjonen i 2015. 4.1 Sekretariatsbistand Kontrollutvalget har sekretariatsbistand fra Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS, Konsek. Konsek leverer tjenester til Sør-Trøndelag fylkeskommunes kontrollutvalg. Sekretariatet skriver saksframstillinger, bistår kontrollutvalget i praktisk tilrettelegging og oppfølging av møter, gjennomfører risiko- og vesentlighetsanalyser, utarbeider overordnet analyse, utarbeider forslag til plan for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll, samt vedtaksoppfølging. Sekretariatet er også bindeleddet mellom utvalg og revisjonsselskap. Kontrollutvalget mener det har hatt nødvendige ressurser til sekretariatsbistand. 4.2 Revisjonstjenester Sør-Trøndelag fylkeskommune har avtale om levering av revisjonstjenester med Revisjon Midt-Norge IKS. Selskapet er eid av Sør-Trøndelag fylkeskommune samt 14 kommuner og utfører regnskapsrevisjon, forvaltningsrevisjon og selskapskontroll for eierne. 4.3 Økonomiske rammer I henhold til bestemmelsene i forskrift om kontrollutvalg 18 utarbeidet kontrollutvalget forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen. Kontrollutvalgets forslag til budsjettramme for kontroll- og revisjonsarbeidet medfølger fylkesutvalgets budsjettinnstilling til fylkestinget. Kontrollutvalget har i 2015 hatt følgende utgifter: Budsjett 2015 Regnskap 2015 Regnskap 2014 Lønn og sosiale utgifter 604 000 251 921 482 802 Driftsutgifter, utstyr 280 000 180 436 159 428 Kjøp av sekretariatstjenester 1 474 000 1 474 000 1 464 000 Kjøp av revisjonstjenester 4 253 000 4 167 500 4 050 500 Sum driftsutgifter 6 611 000 6 073 857 6 156 230 I tillegg til lønns- og driftsutgifter omfatter regnskapet også utgifter til revisjon og til sekretariatstjenester for utvalget. Kontrollutvalget har på denne måten kontroll med bruken av ressursene til kontroll og tilsyn. Den samlede kontroll- og tilsynsvirksomheten hadde i 2015 et budsjett på kr 6 611 000, mens utgiftene var på kr 6 073 857. Det er et mindreforbruk på om lag kr 537 000. En vesentlig årsak til mindreforbruket er at lønn til kontrollutvalgets leder ikke er belastet kontrollutvalgets budsjett. Lavere utgifter til kurs og reiser er en annen viktig forklaring til mindreforbruket. 6
5 Avslutning Kontrollutvalget anser målet om å være et uavhengig kontrollorgan har blitt ivaretatt på en god måte også for 2015. I utvalgsmøtene er det tilsynsperspektivet som styrer diskusjoner og vedtak, partipolitiske hensyn er underordnet. Sakene som er behandlet i kontrollutvalget bærer ikke preg av å være politiske omkamper eller ha partipolitiske agendaer. Utvalget har vært bevisst på problemstillinger knyttet til uavhengigheten. Kontrollutvalgets arbeid krever at medlemmene er aktive og setter seg inn i til dels kompliserte saker innenfor hele fylkeskommunes virksomhet. Arbeidet fordrer et nært og godt samarbeid med både fylkestinget og administrasjonen. Kontrollutvalget opplever en konstruktiv dialog med politisk og administrativ ledelse. Kontrollutvalget ønsker på denne måten å bidra til en velfungerende forvaltning som svarer til de forventinger innbyggerne har til fylkeskommunen. Kontrollutvalget takker for samarbeidet i 2015 og ser frem til et nært og godt samarbeid med både fylkestinget og fylkeskommunens administrasjon også i 2016. Trondheim 14.4.2016 Tove Eivindsen leder for kontrollutvalget 7