Etiske regler for ansatte i Verran kommune Vedtatt av administrasjonsutvalget 07.05.13, P-sak 01/13. Hvorfor etiske regler? Etikk i Verran kommune handler om at vi skal kunne stå for de valgene vi gjør i jobbsituasjonen. Vil de tåle offentlighetens lys? Kan jeg for eksempel ta imot en konsertbillett eller en vinflaske fra en fornøyd innbygger? Kan jeg leie inn naboen min til et oppdrag? Kan jeg forsvare at vi ikke valgte det billigste hotellet til tjenestereisen? Ansatte i Verran kommune skal behandle brukere og kolleger med respekt, bruke fellesskapets midler på den mest effektive måten og følge gjeldende lover og regler. Vi tar både hodet, magefølelsen og ryggmargsrefleksen i bruk når vi handler, og som regel ender vi opp med de gode valgene. Etiske regler er hjelp til å handle riktig, men noen situasjoner er vanskeligere enn andre, og derfor har Verran kommune utviklet etiske regler for alle oss som har Verran kommune som arbeidsplass. Dette heftet tar for seg disse reglene. Reglene sørger for at valgene våre ikke går på bekostning av fellesskapets beste, og de setter en standard for hvordan vi skal utføre oppgavene våre på en måte som gjør at innbyggerne kan ha tillit til oss. Jacob Br. Almlid, april 2013 1. Formål og virkeområde Formålet med Verran kommunes etiske regler er å sikre en god etisk praksis og definere felles standarder for ansatte i Verran kommune. Retningslinjene gjelder alle kommunale arbeidstakere i Verran kommune som er i et fast forpliktende arbeidsforhold (jf. HTA Fellesbestemmelser 1). 2. Generelt Verran kommune legger stor vekt på redelighet, ærlighet og åpenhet i all sin virksomhet, og de ansatte har ansvar for å etterleve dette prinsippet. Som forvalter av samfunnets fellesmidler stilles det spesielt høye krav til den enkelte medarbeiders etiske holdninger i sin virksomhet for kommunen. Det forventes av alle medarbeidere at normal folkeskikk på en naturlig måte legges til grunn for sitt virke som ansatt i kommunen. De ansatte skal utføre sine oppgaver og opptre på en måte som ikke skader kommunens omdømme og tillit i befolkningen. Alle ansatte og engasjerte medarbeidere plikter lojalt å overholde de lover, forskrifter og reglement som er gjeldende for Verran kommune sin virksomhet. Dette innebærer også at alle skal forholde seg lojalt til vedtak som er truffet. 1
Alle ansatte og engasjerte medarbeidere har et selvstendig ansvar for å ta opp forhold som en får kjennskap til på arbeidsplassen, som ikke er i samsvar med kommunens etiske retningslinjer. 3. Ansvar og plikter Verran Kommune stiller strenge krav til sine medarbeideres opptreden og handlemåte slik at ingen skal kunne trekke i tvil den ansattes rettskaffenhet og pålitelighet. Alle medarbeidere skal være seg bevisste at de danner et viktig grunnlag for innbyggernes tillit og holdning til kommunen. De skal derfor ta aktiv avstand fra og bekjempe enhver uetisk forvaltningspraksis. Alle ansatte og engasjerte har et selvstendig ansvar for å utnytte arbeidstiden mest mulig effektivt. Ledere på alle nivåer har et særlig ansvar for å tydeliggjøre og skape aksept for etisk forsvarlig atferd. 4. Møte med kommunens brukere Ansatte i Verran kommune skal møte innbyggere og brukere med respekt. Faglige kunnskaper og faglig skjønn skal ligge til grunn i rådgivning, myndighetsutøvelse og tjenesteyting. Sammenblanding av ansattes og brukernes private interesser og økonomiske midler skal ikke forekomme. VI MØTER BRUKERNE OG INNBYGGERNE MED RESPEKT Under et hjemmebesøk kom jeg til å nevne at jeg hadde det litt trangt økonomisk, og da fikk jeg tilbud om å låne penger. Det ville være å blande interesser, så jeg takket høflig nei og forklarte at det ville være en sammenblanding av jobb og privatliv. Å vise respekt kan blant annet handle om å gi nok og forståelig informasjon. Noen av brukerne våre har mindre innsikt i rettighetene sine enn andre, og da blir det vår oppgave å sørge for at også de får det de har krav på. 5. Forvaltning av samfunnets fellesmidler Ansatte i Verran kommune skal være seg bevisst at de forvalter samfunnets fellesmidler på vegne av alle innbyggerne i kommunen. De ansatte plikter å ta vare på kommunens ressurser på den mest økonomiske og rasjonelle måte, og skal ikke misbruke eller sløse med kommunens midler. Kommunens ansatte skal ikke tilegne seg personlige fordeler av kommunens ressurser, verken økonomiske midler, eiendommer eller andre eiendeler. Inngåtte innkjøpsavtaler medfører forpliktelse til oppfølging. Dette betyr at det ikke skal undersøkes priser hos andre leverandører, og at det ikke er aktuelt å benytte annen leverandør enn den det er inngått avtale med, selv om annen leverandør tilbyr lavere priser på enkeltprodukter. Det er et mål å opprette innkjøpsavtaler innenfor de vare- og tjenestegrupper hvor kommunen jevnlig foretar innkjøp. Kjøp av varer og tjenester, herunder innleie via vikarbyrå o.l., skal så langt mulig etterstrebe og unngå sosial dumping. 2
VI FORVALTER SAMFUNNETS FELLESMIDLER PÅ EN BEST MULIG MÅTE Når vi handler inn varer og tjenester, kan det være fristende å bruke underleverandører som vi allerede har god erfaring med. Men siden det er skattebetalernes penger vi bruker, er vi forpliktet til å sjekke om andre kan levere den samme varen til en rimeligere pris. Jeg prøver å tenke på hvordan jeg bruker ressursene, og det handler jo også om de små tingene f.eks. ikke å skrive ut dokumenter jeg strengt tatt ikke trenger å ha en papirversjon av. 6. Habilitet og interessekonflikter Forvaltningslovens kap. 2 og Kommunelovens 40 nr. 3 gir bestemmelser om habilitet som gjelder for alle ansatte og engasjerte medarbeidere i kommunen. Alle saksbehandlere plikter å gjøre seg kjent med denne loven og forholde seg i samsvar med lovens bestemmelser. Kommunens ansatte og engasjerte medarbeidere skal unngå å komme i situasjoner som kan medføre konflikt mellom kommunes interesser og personlige interesser. Dette kan også gjelde tilfeller som ikke rammes av Forvaltningslovens habilitetsbestemmelser. Dersom personlige interesser kan påvirke avgjørelsen i en sak en har faglig ansvar for eller for øvrig deltar i behandlingen av, skal en ta dette opp med overordnede. Eksempler på mulige interessekonflikter kan være: Forretningsmessige forhold til tidligere arbeidsgiver eller arbeidskollegaer Lønnet bierverv som kan påvirke den ansattes arbeid i kommunen Engasjement i interesseorganisasjon eller politisk virksomhet som berører forhold som den enkelte arbeider med i kommunen Personlige økonomiske interesser som kan føre til at vedkommende medarbeider kommer i en konkurransesituasjon eller lojalitetskonflikt i forhold til kommunens virksomhet Familiære og andre nære sosiale forbindelser Medarbeidere i Verran kommune plikter å underrette arbeidsgiver om bistillinger eller bierverv vedkommende har eller senere påtar seg. VI VARSLER OVERORDNEDE OM INHABILITET En gang opplevde jeg at kusinen min søkte på en jobb der jeg var med i ansettelsesprosessen. Da ble lederen min og jeg enige om at det var mest ryddig at en annen tok min plass. Jeg husker en gang da naboen min var med i en anbudsrunde der jeg hadde beslutningsmyndighet. Vi har i flere år hatt et litt anstrengt naboforhold, og derfor fant lederen min og jeg ut at jeg skulle overlate plassen til andre denne gangen. 7. Taushetsplikt og informasjon Medarbeiderne i Verran kommune er i hht. Forvaltningslovens 12 pålagt taushetsplikt. Hun/han kan heller ikke utnytte taushetsbelagte opplysninger i egen virksomhet eller i arbeid for andre. Fortrolige opplysninger som mottas i forbindelse med behandling av saker i kommunen, må respekteres og ikke brukes til personlig vinning. Taushetsplikten gjelder også etter at vedkommende har avsluttet tjenesten eller arbeidet. Verran kommune pålegger ansatte og engasjerte alltid å bidra til å gi en korrekt og fullstendig informasjon om kommunens virksomheter og forskjellige tjenester. All 3
informasjon som gis i forbindelse med virksomhet for kommunen, skal være korrekt og pålitelig og ikke med hensikt gis tvetydig formulering. 8. Forbud mot gaver og andre fordeler i tjenesten Ansatte i Verran kommune må for seg selv eller andre ikke motta gaver, provisjoner, tjenester eller andre ytelser i forbindelse med anskaffelser og kontraktsinngåelser, eller når ytelsen er egnet til eller av giveren er ment å påvirke vedkommendes tjenstlige handlinger. Dette omfatter også gunstige betingelser knyttet til reiser og opphold. Med mindre gaven er av ubetydelig verdi, plikter også ansatte å gi avkall på gaver og testamentariske gaver fra brukere av kommunens omsorgstjenester, selv om gaven ikke kan påvirke tjenesteytelsen. a) Personlige fordeler Ansatte og medarbeidere i kommunen skal alltid unngå å oppnå personlige fordeler og gaver av en art som kan påvirke, eller være egnet til å påvirke handlinger, saksforberedelse eller vedtak. b) Gaver Tilbud om gaver for å innta et bestemt standpunkt i enkeltsaker, skal avslås og rapporteres via nærmeste overordnede til rådmannen. Ved tilbud om gaver o.l. som har et omfang som går utover disse retningslinjer, skal rapporteres via nærmeste overordnede til rådmannen. Mottatte gaver skal straks returneres til avsender sammen med et brev, med kopi til rådmannen, som redegjør for kommunens regler. Gaver omfatter ikke bare materielle gjenstander, men også andre fordeler, f.eks. i form av personlige rabatter ved kjøp av varer og tjenester. Reglementet gjelder ikke gaver av ubetydelig verdi, så som reklamemateriell, blomster o.l. Gaver til en maksimal verdi av inntil kr. 400.- pr. kalenderår, og gave inntil kr. 100,- pr. gang kan i denne forbindelse mottas. VI HAR IKKE LOV TIL Å TA IMOT GAVER I TJENESTEN En bruker på sykehjemmet der jeg jobber, hadde faktisk testamentert 15 000 kroner til meg. Dette kunne jeg ikke ta imot. Det ville ikke vært etisk forsvarlig. Da vi hadde lyst ut tjenesten på anbud, ble vi invitert på restaurant av en tilbyder slik at vi kunne gå gjennom tilbudet deres nærmere i detalj. Vi avslo fordi det ville skape for tette bånd til tilbyderen, og dessuten ville det vært ulovlig. c) Representasjon Moderate former for gjestfrihet og representasjon hører naturlig med i samarbeidsforhold og informasjonsutveksling. Graden av slik oppmerksomhet må imidlertid ikke utvikles slik at den kan påvirke beslutningsprosesser, eller kan gi andre grunn til å tro dette. Samtlige invitasjoner til informasjonsmøter mv. med tilhørende middag/lunsj arrangert av leverandør/potensielle leverandører, tas opp med nærmeste overordnede på forhånd. 4
d) Reiser Reiseutgifter i alle tjenstlige sammenhenger skal dekkes av kommunen. Unntak fra dette prinsippet kan bare skje dersom: Reiser betalt av potensielle leverandører i forbindelse med innkjøp, forelegges og godkjennes av rådmannen Øvrige tjenestereiser som betales av andre skal forelegges og godkjennes av driftsleder/rådmann Slike reiser skal ha en klar faglig forankring, og kan ikke ha karakter av kundeoppfølging. 9. Forretningsetiske regler Kommunens forretningsmessige virksomhet må drives slik at innbyggere, brukere og leverandører har tillit til kommunen som forvalter av innbyggernes fellesmidler og som forretningspart. All forretningsvirksomhet skal bidra til å nå de mål kommunen har for sin virksomhet. Ansatte som deltar i kommunens forretningsmessige virksomhet, plikter å sette seg grundig inn i og etterleve lov og forskrift om offentlige anskaffelser og kommunens eget regelverk på området. Alle anskaffelser må baseres på forutsigbarhet, gjennomsiktighet, etterprøvbarhet, likebehandling og god forretningsskikk. Kommunens ansatte kan ikke levere varer og tjenester til den virksomhet i kommunen hvor de selv er ansatt. Kommunens ansatte skal ikke gjøre privat bruk av kommunens samkjøpsavtaler eller rabattordninger. Det skal ikke foretas privat bestilling fra leverandører som de ansatte har kontakt med som representant for kommunen, når dette kan skape tvil om sammenblanding av offentlige og private midler. VI FØLGER FORRETNINGSETISKE REGLER På jobben har vi tilgang til gode rabatter fra enkelte leverandører. Jeg vet at flere har vurdert å bruke disse kontaktene for å handle til privat bruk også, eller til foreninger som de er engasjert i. Vi kan ikke utnytte stillingen vår på denne måten, da kan folk miste tilliten til oss. 10. Bruk av maskiner og utstyr mv. Bruk av kommunens maskiner, biler og annet utstyr tillates lånt av kommunens ansatte etter spesifikk avtale med driftsleder for den enhet som disponerer utstyret (Jf. rutiner og avtaler på den enkelte driftsenhet). Driftsleder skal føre egnet logg over slikt utlån. Kommunens mobiltelefoner tillates ikke brukt til privat formål. Unntak er korte, nødvendige samtaler med familie, og ansatte med pålegg om døgnmessig tilgjengelighet. 11. Avstå fra kjøp av seksuelle tjenester Ansatte i Verran kommune skal ikke oppføre seg på en måte som er egnet til å bringe kommunen i miskreditt. Ansatte som i Norge eller i utlandet er på tjenestereise eller annet oppdrag for Verran kommunes regning, skal avstå fra kjøp av seksuelle tjenester. Dette gjelder også i fritiden under slike oppdrag. 12. Uregelmessigheter Uregelmessigheter og mistanke om sådanne, skal rapporteres til nærmeste overordnede, som tar saken opp med rådmannen. 5
13. Lederansvar Ledere i Verran kommune skal bygge en organisasjonskultur basert på åpenhet, og som ivaretar kommunens verdigrunnlag og etiske regler. Ledere på alle nivåer skal gjennomgå de etiske reglene med sine medarbeidere en gang i året, og ved nyansettelse. Lederne skal påse at alle ansatte undertegner på at de har lest og forstått kommunens etiske regler. Det vises for øvrig til internt notat: Prinsipper for ledelse i Verran kommune. 14. Personlig ansvar Ansatte i Verran kommune har et personlig og selvstendig ansvar for å følge kommunens etiske regler. Ansatte må ta opp tvilstilfeller i forhold til de etiske reglene med sin nærmeste leder. Kommunens ansatte har rett til å nekte å følge pålegg som er ulovlige eller medfører brudd på de etiske regler. Brudd på de etiske reglene kan i henhold til personalreglementet medføre konsekvenser for arbeidsforholdet. 15. Åpenhet Verran kommune skal gi offentligheten innsyn i den kommunale forvaltning. Kommunen har en generell aktiv informasjonsplikt. Kommunens ansatte skal alltid gi korrekte og tilstrekkelige opplysninger til innbyggere, organisasjoner, selskaper og andre myndigheter. 16. Ansattes ytringsfrihet og rett til å varsle Ansatte i Verran kommune kan gi faktaopplysninger om eget ansvarsområde. Som alle andre borgere kan kommunens medarbeidere delta i samfunnsdebatten og uttale seg på egne vegne. Mht. uttalelse til media, vises det til kommunens arbeidsreglement. Kritikkverdige forhold i en virksomhet bør tas opp, slik at forholdene kan bedres. Varsling bør først skje internt, men ansatte har rett til å varsle offentlig når dette er formålstjenlig (jf. kommunens rutiner for varsling). Ytringsfrihet er en grunnlovfestet rettighet, og virksomheter har ikke anledning til å begrense ansattes mulighet til å ytre sine meninger. Alle ansatte har imidlertid taushetsplikt. Vedtatt arbeidsreglement sier følgende i 18: "Alle ansatte er underlagt taushetsplikt og skal signere taushetserklæring ved tiltredelse. Når en sak er undergitt taushetsplikt i hht. lov eller andre bestemmelser, må ingen arbeidstaker omtale saken overfor noen utenforstående". VI HAR YTRINGSFRIHET OG RETT TIL Å VARSLE Hvis du vil varsle om noe, velger du selv om du vil bruke kommunens sentrale varslingsordning, eller om du vil varsle lokalt. Ordningen er trygg for alle som varsler, både for dem som ønsker å oppgi navn, og for dem som varsler anonymt. Varslingsordningen verner også den det varsles om. Varslingsordningen skal fange opp varsler fra brukere, leverandører, publikum og kommunens egne ansatte. Det kan for eksempel varsles om korrupsjon, svindel, misligheter, økonomiske lovbrudd, brudd på etiske regler eller HMS-regler. Du kan bruke elektronisk skjema, skrive brev, ringe, sende faks eller møte opp personlig. Mer om varsling finner du på www.verran.kommune.no/varsling 6
17. Bruk av sosiale medier Sosiale medier kan være både en kommunikasjonsform og en arbeidsmåte. Ulike nettsamfunn og nettaktiviteter er basert på brukerstyrt innhold hvor det er mulig å dele informasjon, utvikle egne og andres ideer og å innhente kunnskap. Sosiale medier er uformelle og brukerstyrt. Eksempler på utbredte sosiale medier er Face book, Twitter, You Tube, Flickr, o.a. Ansvar Ansatte i Verran kommune har et personlig og selvstendig ansvar for å følge de gjeldende retningslinjer for privat bruk av sosiale medier. I tilfeller hvor man er i tvil om hvordan en skal forholde seg, bør den ansatte ta kontakt med sin nærmeste leder. Bruk av sosiale medier i arbeidstiden Privat bruk av internett og sosiale medier i arbeidstiden er ikke tillatt. I unntakstilfeller skal dette være godkjent av nærmeste leder (jf. vedtatt arbeidsreglement 11). Bruk av sosiale medier i fritiden Den ansatte selv avgjør sin private aktivitet mht. bruk av sosiale medier. En må være seg bevisst sin rolle som ansatt i Verran kommune når en omtaler kollegaer, egen arbeidsplass og når det gjelder generelle ytringer på sosiale medier. Da en ofte vil kunne assosieres med egen profesjon og yrkesrolle, må en ved tvil om sin rolle alltid presisere at en ikke ytrer seg på vegne av Verran kommune. Som privatperson og samtidig som ansatt i Verran kommune, må en vurdere nøye om en skal ha kontakt med elever, brukere, pårørende, leverandører o.a. gjennom sosiale medier. Selv om det oppleves greit å skille mellom rollene, kan det over tid oppstå situasjoner som kan oppleves utfordrende for begge parter. Henvendelser som gjelder saker knyttet til kommunal drift, henvises til riktig instans. Bruk av sosiale medier stiller store krav til den offentlig ansatte sin etiske opptreden. En skal derfor alltid utvise klokskap, og ikke minst være klar over problematikken mht. sletting av ytringer på Internett etter at de første er lagt ut. 7