POLITIKERROLLEN I GRAN KOMMUNE Håndbok for folkevalgte Oppdatert i samsvar med kommunestyrets vedtak 19.11.2015. Dokumentref.: 12/01853-27 Hensikten med denne handboka er å samle de viktigste dokumentene som regulerer de folkevalgtes arbeid. Handboka ble etablert i 2004 (dok.ref. : 04/00717-001), oppdatert i 2007 (dok ref.: 07/02141-001) i samsvar med vedtak om ny politisk organisering, og ajourført av kommunestyret 27.03.2008 (som sak 24/08; dok.ref.: Saksnr: 8/00673-003). Revidert i samsvar med vedtak i kommunestyremøtet 18.06.2015, sak 58/15, 59/15, 60/15, 61/15, 62/15, 63/15, 64/15, 65/15, 66/15 og 67/15, kommunestyremøtet 15.10.2015 sak 102/15 og kommunestyremøtet 19.11.2015 sak 111/15 dok. ref.: 12/01853-27 Vedlegg og skjemaer er ikke ajourført. Er under oppdatering. Handboka er ment å: 1. Klargjøre politikerrollen i Gran kommune slik at de folkevalgte ser hva rollen innebærer. 2. Ligge til grunn for skoleringen av de folkevalgte. 3. Vise samspillet mellom folkevalgte og administrasjon. Handboka er tilgjengelig på kommunens nettsider http://www.gran.kommune.no/gran-kommune/politikk/folkevalgt/ Her finnes også økonomireglementet for Gran kommune.
INNHOLD SIDE 1 Mål for det politiske arbeidet i Gran kommune 3 Vedtatt i kommunestyret 24. oktober 2007. 2 Politisk organisering i Gran kommune - figur 4 Vedtatt i kommunestyret 20. juni 2007. Ajourført 16. juni 2011 sak 68/11. 3 Etiske retningslinjer for folkevalgte og ansatte i Gran kommune 5 Vedtatt i kommunestyret 19. desember 2002 ajourført 27. mars 2008. Vedlegg: Reglement for registrering i Styrevervregisteret, vedtatt 12.12.2007 4 Reglement for delegering i Gran kommune 8 Vedtatt i kommunestyret 24.oktober 2007 ajourført jf. vedtak i kommunestyret 18.06.2015. 5 Reglement for Gran kommunestyre 15 Vedtatt i kommunestyret 24. oktober 2007 ajourført jf. vedtak i kommunestyret 18.06.2015. 6 Reglement for Gran formannskap 22 Vedtatt i kommunestyret 24. oktober 2007 ajourført jf. vedtak i kommunestyret 18.06.2015. 7 Reglement for planutvalget 24 Vedtatt i kommunestyret 24. oktober 2007 ajourført jf. vedtak i kommunestyret 15.10.2015. 8 Reglement for klagenemnda i Gran kommune 26 Vedtatt i kommunestyret 24.oktober 2007, revidert jf. K-sak 48/08, 08.05.08 9 Reglement for valgnemnd Vedtatt (ny) 27. mars 2008. 27 10 Retningslinjer for det politiske gruppeledermøtet i Gran kommune 28 Vedtatt i kommunestyret 24. oktober 2007 ajourført 27. mars 2008. 11 Reglement for godtgjøringer og andre økonomiske rammer for folkevalgte 29 Vedtatt i kommunestyret 16. juni 2011 sak 68/11. Ajourført jf. vedtak i kommunestyret 18.06.2015. 12 Representasjon i styrer, råd og utvalg 43 13 Reglement for folkevalgtes innsynsrett 45 Vedtatt i kommunestyret 19. desember 2002. 14 Reglement for Eldrerådet i Gran kommune jf. K-sak 54/03, 26.06.03 47 15 Reglement for Råd for funksjonshemmede i Gran kommune 49 jf. K-sak 57/08, 19.06.08 16 Retningslinjer for Gran ungdomsråd 51 Vedtatt i kommunestyret 16. juni 2011 sak 68/11. 17 Notat: Tilrettelegging for folkevalgtes arbeid i Gran kommune 53 Vedtatt i kommunestyret 16. juni 2011 sak 68/11. 18 Reglement for valgstyret Vedtatt i kommunestyrets møte 14. november 2013 sak 135/13 54 19 Regler for valg av medlemmer og kommunikasjon mellom kommunestyret og valgte 56 medlemmer til samarbeidsutvalgene i grunnskolen Vedtatt i kommunestyremøtet 18.06.2015 sak 65/15 Reglement for administrasjonsutvalg i Gran kommune: Nytt reglement må eventuelt fremmes som egen sak. Reglement for kontrollutvalget i Gran kommune.: Har i dag ikke eget reglement; reguleres ut fra bestemmelsene i kommunelov og forskrift. Det vil bli satt opp en oversikt over planer, avtaler, strategier og lignende, som vil bli lagt inn i handboka. (Jf. vedtak i Kommunestyremøte 27.03.08 i K-sak 24/08.) IKKE AJOUR. OBS! Økonomireglementet er p.t. ikke innarbeidet i handboka.
Handbok for folkevalgte (1) Målsetting for det politiske arbeidet i Gran kommune Versjon 16.6.2011 k-sak 68/11. Dok.ref. 12/01853-27 Politikerrollen i Gran kommune skal fra høsten 2007 være kjennetegnet av: Kommunestyret som et aktivt politisk verksted. Dette oppnås ved aktiv tilrettelegging for og bruk av totrinnsbehandling av saker i kommunestyret. Formannskapets arbeidsmøte utgår og funksjonen erstattes av informasjon direkte til kommunestyret og ved at saksbundet orientering gis i forbindelse med førstegangs behandling i kommunestyret. Saker som behandles i kommunestyret skal tydeliggjøre de politiske alternativer. For å underbygge politiske drøftinger skal virksomhetene gjennomføre brukerundersøkelser, rådmannen gi grundige tilbakemeldinger om arbeidet med mål og fremstille regnskapstall slik at politikerne har grunnlag for å sammenlikne tjenestene med andre kommuner og med tidligere år i Gran kommune. Kommunestyret har to faste utvalg: Formannskapet (FSK) og Planutvalget (PLU). For å effektivisere det politiske arbeidet delegeres ordføreren avgjørelsesmyndighet i bestemte saker. Første gang vedtatt av kommunestyret i juni 2002 (K-sak 57/02 Rammer for det politiske arbeidet fra 2003). Forrige revisjon 24.10.2007. Side 3 av 55
Handbok for folkevalgte (2) Politisk organisering i Gran kommune Organisasjonskart etter vedtak om ny politisk organisering i kommunestyret 20.06.2007. Oppdatert etter vedtak om Planutvalg 27.3.2008 - sak 24/08. Jf. sak 72/09 (18.6.2009) om oppretting av utvalg for plansaker i medhold av kommuneloven 10 nr. 1 fra 1.7.2009. ( Utvalget skal løse de oppgaver som tidligere lå til det lovpålagte faste utvalg for plansaker.) Side 4 av 55
Handbok for folkevalgte (3) Etiske retningslinjer for folkevalgte og tilsatte i Gran kommune Styrevervregisteret omtales i vedlegg. 1. Gran kommune legger avgjørende vekt på redelighet, ærlighet og åpenhet i all sin virksomhet. Både folkevalgte og tilsatte har ansvar for å etterleve dette prinsipp. Som forvaltere av samfunnets fellesmidler stilles det spesielt høye krav til den enkelte politiker og den enkelte medarbeider med hensyn til etiske holdninger i sin virksomhet for kommunen. Retningslinjene skal gjelde for politisk valgte, tilsatte i kommunen og for tilsatte i kommunens bedrifter og selskaper. Alle plikter lojalt å overholde de lover, forskrifter og reglementer som gjelder for kommunens virksomhet og forholde seg lojalt til vedtak som er truffet. 2. Folkevalgte og tilsatte må være seg bevisste at de danner grunnlaget for innbyggernes tillit og holdning til kommunen. Dette innebærer bl.a. at politisk valgte og tilsatte skal opptre innad og utad på en slik måte at de ikke skader kommunens renommé og interesser. Det er alles ansvar å yte god service og tilpasse virksomhetens tjenester til befolkningens behov. 3. Folkevalgte og tilsatte i kommunen skal i sin virksomhet for kommunen unngå personlige fordeler av en art som er egnet til å påvirke handlinger, saksforberedelse eller vedtak. Dette gjelder ikke gaver av ubetydelig verdi (reklamemateriell, blomster o.l.). Personlige rabatter ved kjøp av varer og tjenester regnes i denne sammenheng som gaver. Mottatte gaver som ikke kan beholdes, returneres avsender. Moderate former for gjestfrihet og representasjon hører med i samarbeidsforhold og informasjonsutveksling. Graden av slik oppmerksomhet må imidlertid ikke utvikles slik, eller finne sted under slike omstendigheter, at den påvirker beslutningsprosessen. Reiseutgifter i faglig, tjenstlig og forretningsmessig sammenheng skal dekkes av kommunen. Unntak fra dette prinsipp kan bare skje etter særskilt godkjennelse fra rådmannen/daglig leder. Det tillates ikke at de som reiser i tjeneste kjøper seksuelle tjenester. 4. Folkevalgte og tilsatte skal gjøre hva de kan for å unngå å komme i situasjoner som kan medføre konflikt mellom kommunens interesser og personlige forhold. Dersom personlige interesser kan påvirke avgjørelsen i en sak man har faglig ansvar for, eller forøvrig deltar i behandlingen av, skal dette tas opp med overordnet. Eksempler på mulige interessekonflikter kan være: Forretningsmessige forhold til tidligere arbeidsgivere eller arbeidskollegaer. Lønnet erverv som kan påvirke ens virke i kommunen/bedriften. Engasjement i interesseorganisasjoner eller politisk virksomhet som berører den enkeltes virke i kommunen/bedriften. Personlige økonomiske interesser som kan føre til at vedkommende folkevalgte og ansatt kommer i en konkurransesituasjon eller lojalitetskonflikt i forhold til kommunens/bedriftens virksomhet. Familiære og andre nære sosiale forbindelser. Det vises ellers til Forvaltningslovens habilitetskrav i 6. 5. Kommunestyret har vedtatt å slutte seg til Styrevervregisteret (sak 62/07 og nytt kommunestyre, sak 48/07) fra 1.1.2008. De som omfattes av ordningen er: Kommunestyret, formannskapet, fast utvalg for plansaker, rådmannen, assisterende rådmann, virksomhets- og stabsledere. Vedtatt reglement for ordningen tas inn som vedlegg til Etiske retningslinjer i Handbok for folkevalgte. Side 5 av 55
6. Kortvarige hjemlån av mindre utstyr kan skje etter godkjennelse av overordnet under forutsetning av at det løpende arbeid i kommunen ikke forsinkes. Lån av kommunens større biler og utstyr skal normalt ikke forekomme. 7. Fortrolige opplysninger som mottas i forbindelse med behandling av saker i kommunen/bedriften må respekteres. All informasjon som gis i forbindelse med virksomhet for kommunen/bedriften skal være korrekt og pålitelig. Sist endret ved vedtak i Gran kommunestyre 27.03.2008 - sak 0024/08. Side 6 av 55
Handbok for folkevalgte (3) - vedlegg til Etiske retningslinjer for folkevalgte og tilsatte i Gran kommune: Reglement for registrering av styreverv og økonomiske interesser i Gran kommune folkevalgte og ansatte 1 Registrering av styreverv og økonomiske interesser mv. Gran kommune har vedtatt å innføre registrering av styreverv, økonomiske interesser og lignende for medlemmer av kommunestyret og følgende politiske utvalg: Fast utvalg for plansaker, formannskapet og kommunestyret. Registeret skal også omfatte rådmannen, ass. rådmann, stabs- og virksomhetsledere. 2 Innholdet i registeret 2.1 Styreverv i offentlig/privat eide selskaper/datterselskaper 2.2 Styreverv i interesseorganisasjon eller organisasjon som mottar økonomisk støtte fra kommunen 2.3 Lønnet arbeid/konsulentoppdrag som kommer i tillegg til vervet som folkevalgt/styrerepresentant/ansatt i kommunen 2.4 Næringsinteresser; fast eiendom og større aksjepost/eierandel o.a. 3 Føring og vedlikehold av opplysninger i registeret 3.1 Registreringen skal foretas senest innen en måned etter at kommunestyret har konstituert seg. Administrative ledere og ansatte med innstillingsrett/beslutningsrett registreres senest innen en måned etter samtykke er gitt. 3.2 Registreringen skal foretas av den/de personer som kommunen utpeker som kontaktperson ovenfor KS. Registreringen foretas i henhold til veiledning fra KS. 3.3 Registeret ajourføres to ganger pr kalenderår i henhold til rutiner fra KS. 3.4 Registrerte opplysninger er basert på samtykke fra den enkelte og er offentlig tilgjengelig gjennom www.styrevervregisteret.no. 3.5 Den enkelte registrerte kan på ethvert tidspunkt velge å slette sine opplysninger i registeret. Opplysningene om en registrert person vil automatisk bli slettet etter fire år med mindre det er registrert ajourføring av personens opplysninger. 4 Ikrafttreden Disse reglene trer i kraft fra 01.01.08. Første gangs registrering skal foretas innen 01.07.08. Reglement for registrering av styreverv og økonomiske interesser er vedtatt av Gran kommunestyre 12.12.2007 som sak 48/07. Side 7 av 55
Handbok for folkevalgte (4) Reglement for delegering i Gran kommune Revidert og ajourført jf. vedtak i kommunestyremøtet 18.06.2015 sak 58/15, 59/15, 60/15, 61/15, 62/15, 63/15 og 64/15. 1 GENERELT OM DELEGERING 1.1 DEFINISJONER Med vedtak menes en avgjørelse som treffes under utøving av offentlig myndighet og som generelt eller konkret er bestemmende for rettigheter eller plikter til private personer (enkeltpersoner eller andre private rettssubjekter) Med vedtakskompetanse (myndighet) menes her retten til å fatte vedtak. Å delegere vil si å tildele andre den myndighet som en selv har. Tittelen rådmann er i Gran kommune benyttet for det som i kommuneloven er angitt som administrasjonssjef. Ved delegering til administrativt nivå er det i følge kommuneloven gitt at dette skjer til rådmannen. Rådmannen kan delegere videre til øvrig administrasjon med unntak der det i reglementet er delegert til rådmannen selv. 1.2 POLITISK ORGANISERING Delegering av beslutningsmyndighet henger sammen med den politiske organiseringen i Gran kommune. Organiseringen fra 2007 ble vedtatt av kommunestyret i juni 2007 og har i prinsippet fire beslutningsnivå 1 Høyeste nivå : kommunestyre (POLITISK) 2 Nest høyeste nivå : formannskap og planutvalg 3 Tredje høyeste nivå: ordfører 4 Fjerde høyeste nivå : rådmann (ADMINISTRATIVT) Rådmannen kan delegere videre. Rådmannens videredelegering er et administrativt vedtak og omfattes ikke av dette delegeringsreglementet. 1.3 HENSIKT Hensikten med delegeringsreglementet er å fastsette: hvilke saker som skal avgjøres av kommunestyret selv, hvilke saker der avgjørelse er delegert til formannskap og fast utvalg for plansaker, hvilke saker der avgjørelse er delegert ordføreren. hvilke saker der avgjørelse er delegert til rådmannen. Dessuten fastsetter delegeringsreglementet hvordan tilbakerapportering av delegert myndighet skal foregå. 1.4 PRINSIPPER FOR DELEGERING AV BESLUTNINGSMYNDIGHET Delegeringsreglementet bygger på disse prinsippene : Side 8 av 55
1.4.1 PRINSIPPER FOR KOMMUNESTYRETS BESLUTNINGSMYNDIGHET Kommunestyret er det øverste besluttende organ og har overordnet ansvar for hele kommunens virksomhet. Dok.ref. 12/01853-27 Kommunestyret behandler alle saker som kommuneloven sier skal behandles av kommunestyret selv. (Jfr. kommuneloven 6.) Dessuten behandles saker ut fra andre lover der loven sier at et vedtak skal fattes av kommunestyret selv. Kommunestyret står fritt til å trekke tilbake delegert myndighet når som helst. Kommunestyret står også fritt til når som helst å få seg forelagt tilbakerapportering i forbindelse med delegering. Dette dokumentet inneholder i tillegg regler for tilbakerapportering fra bruk av delegert myndighet. 1.4.2 PRINSIPPER FOR DELEGERING TIL FORMANNSKAPET Formannskapets myndighetsområde er budsjett- og arbeidsgiversaker. I tillegg er formannskapet personidentisk med valgstyret og med arbeidsgiversidens representanter i administrasjonsutvalget. 1.4.3 PRINSIPPER FOR DELEGERING TIL PLANUTVALGET Planutvalgets myndighetsområde er behandling av saker etter plan- og bygningsloven fastsatt i reglement for planutvalget. 1.4.4 PRINSIPPER FOR DELEGERING TIL RÅDMANNEN Rådmannen har fullmakt til å treffe enkeltvedtak innenfor det myndighetsområdet som er avgrenset i dette reglement, hva gjelder kommuneloven eller den enkelte særlov og når saken etter en konkret vurdering blir ansett for ikke å være av prinsipiell betydning. (Jfr. kommunelovens 23.4). 1.4.5 FREMGANGSMÅTE FOR Å AVGJØRE OM EN SAK ER PRINSIPIELL Et sentralt skille i dette delegeringsreglement, er å avgjøre om en sak er av prinsipiell betydning eller av ikke-prinsipiell betydning. Rådmannen har avgjørelsesmyndighet i alle saker av ikke-prinsipiell betydning. Hva som er ikke-prinsipielt avgjøres etter en konkret vurdering i den enkelte sak, etter følgende fremgangsmåte: En sak er prinsipiell hvis administrasjonen ønsker et vedtak som bryter med den praksis (sedvane) som foreligger (ønsker ny praksis ), eller som går utover de retningslinjene som måtte foreligge. På samme måte er saken prinsipiell hvis tilsvarende saker ikke har vært behandlet tidligere, og det enkeltvedtak som skal treffes kan danne presedens for fremtidige saker. Enkeltsaker hvor administrasjonen har en saklig begrunnelse for å avvike fra det forvaltningsmessige likhetsprinsipp skal alltid behandles i et politisk organ. En ikke prinsipiell sak kjennes ved at saksområdet er godt utviklet, at det foreligger presedens eller sedvane for hvilke vedtak som skal fattes opp mot fakta i den sak, eller skal utøve på saksområdet innenfor gitte retningslinjer. Begrepet retningslinjer brukes her om lover, forskrifter eller annen skriftlig veiledning som er utarbeidet av forvaltningsorganer til bruk på saksområdet, eller reglementer som er vedtatt for anvendelse innen saksområdet. Er det tvil om på hvilket nivå en sak skal vedtas, har ordfører og rådmann ansvaret for å kartlegge dette. Dersom det fortsatt er tvil, går saken til politisk behandling. Ut over disse bestemmelsene har administrasjonen en generell plikt til å vurdere en sak ut fra sitt konkrete innhold, for på den måten å avklare om det er en sak som skal avgjøres politisk eller administrativt. 1.5 PRINSIPPER FOR KONTROLL OG TILBAKERAPPORTERING Delegering av beslutningsmyndighet er et ledd i et styrings- og beslutningssystem. Det er samtidig lagt opp til et system for kontroll og tilbakemelding. 1.6 GENERELLE REGLER OM BRUK AV DELEGERT FULLMAKT Side 9 av 55
1.6.1 RETNINGSLINJER FOR UTØVING AV FULLMAKT All delegert fullmakt skal utøves i henhold til lover, forskrifter og retningslinjer som er gitt av overordnede organ, og innenfor budsjettenes rammer og forutsetninger. 1.6.2 TILBAKEKALLING AV FULLMAKT I ENKELTSAKER Et overordnet organ som har delegert myndighet kan kreve å få seg forelagt enhver sak som et underordnet organ har til behandling i henhold til delegeringsfullmakt. Dersom endelig vedtak ikke er fattet, kan det delegerende organ selv fatte vedtak i saken. Det samme prinsippet gjelder ved delegering til administrasjonen. 1.6.3 RETT TIL IKKE Å GJØRE BRUK AV DELEGERT FULLMAKT I SÆRSKILTE TILFELLE Den som har fått delegert fullmakt kan anmode det overordnede organ om å ta avgjørelse dersom spesielle forhold tilsier det, med mindre den som anmoder, ut i fra lovverket, har plikt til å fatte vedtak. 1.6.4 KLAGEBEHANDLING Behandling av klage over forvaltningsvedtak følger forvaltningslovens regler, med mindre annet er følger av særlov. 1.6.5 OMGJØRING AV VEDTAK Et organ kan, innenfor rammene av forvaltningslovens 35, gjøre om vedtak. 2 SAKER SOM AVGJØRES AV KOMMUNESTYRET SELV Formuleringen kommunestyret selv innebærer at retten til å treffe vedtak ikke kan overføres til andre folkevalgte organer eller til administrasjonen. Det foreligger da et delegeringsforbud. Dette kan a) være bestemt ved lov - kommuneloven eller særlov - eller b) være bestemt gjennom dette delegeringsreglementet og i henhold til kommuneloven. 2.1 SAKER SOM UT FRA KOMMUNELOVEN SKAL BEHANDLES OG AVGJØRES AV KOMMUNESTYRET SELV Mange av kommunelovens bestemmelser er formulert slik ar det gis en ufravikelig henvisning om at saker skal behandles av kommunestyret. 2.2 IKKE LOVFESTEDE SAKER SOM UT FRA SAKENS PRINSIPIELLE INNHOLD / OG ELLER STØRRELSE/OMFANG SKAL BEHANDLES AV KOMMUNESTYRET 2.2.1 VEDTA DEN POLITISKE ORGANISASJONSSTRUKTUR OG HOVEDTREKKENE I DEN ADMINISTRATIVE. 2.2.2 VEDTA SAKER OM KOMMUNESTYRETS FORRETNINGSORDEN. 2.2.3 BEHANDLE SAKER SOM ORDFØREREN ELLER ET FLERTALL AV KOMMUNESTYRETS MEDLEMMER SELV BESTEMMER. 2.2.4 GRAN KOMMUNES BUDSJETT: Kommunestyret selv vedtar kommunens årsbudsjett, og videre: Mål og premisser for driften knyttet til virksomhetsområder. Et driftsbudsjett fordelt på virksomhetsområder med en netto driftsramme. Forventede skatter og rammetilskudd og andre overordnede inntekter for kommende år og nødvendige endringer i løpet av budsjettåret Omprioriteringer mellom virksomhetsområdene når de er av vesentlig eller prinsipiell art. Investeringsbudsjett og nødvendige endringer i løpet av året. Tiltak og prosjekter finansiert av et virksomhetsområde sin driftsramme, men som av forskriftsmessige grunner må føres i investeringsregnskapet, kan vedtas av rådmannen. Bruk av ubundet investeringsfond, disposisjonsfond og øvrige ubundne fond. Side 10 av 55
Nivået på avgifter og gebyrer for kommunale tjenester der slik myndighet ikke er gitt andre organer etter lov, forskrift eller delegasjon. 2.2.5 FOLKEHELSE Kommunestyret vedtar selv å behandle «Oversikt over helsetilstand og påvirkningsfaktorer i kommunen» én gang i kommunestyreperioden, jf folkehelseloven 5, jf forskrift om oversikt over folkehelsen 5. 3 DELEGERING TIL ANNET POLITISK NIVÅ 3.1 DELEGERING TIL FORMANNSKAPET 3.1.1 BUDSJETTSAKER: I medhold av kommunelovens 8 nr. 3 skal formannskapet behandle forslag til økonomiplan, årsbudsjett og skattevedtak, og legge fram sine innstillinger i disse sakene. 3.1.2 BEVILGNINGSSAKER: Formannskapet delegeres myndighet til å avgjøre saker om bevilgninger innen for Formannskapets tilleggsbevilgningsramme. Formannskapets tilleggsbevilgningsramme vedtas årlig av kommunestyret, samtidig med vedtak av budsjett- og økonomiplan. 3.1.3 EIENDOMSSKAKER: Formannskapet delegeres myndighet til å foreta salg/kjøp av fast eiendom og pantsette fast eiendom. 3.1.4 UTVIDET MYNDIGHET I HASTESAKER: Med hjemmel i kommuneloven. 13 nr. 1, delegerer kommunestyret til formannskapet myndighet til å treffe vedtak i alle saker som det etter denne bestemmelse er adgang til å delegere, og som normalt skulle ha vært avgjort av kommunestyret selv eller et av de faste utvalgene, når det er nødvendig at vedtaket treffes så raskt at det ikke er tid til å innkalle dette. 3.1.5 VALGSTYRE: Valgstyret velges så langt det er mulig, personidentisk med formannskapet, jfr. valgloven. 4-1. Med hjemmel i valgloven. 4-2 delegeres valgstyret myndighet til å foreta valg av medlemmer og varamedlemmer til stemmestyrene og blant disse leder og nestleder. 3.1.6 KONTROLL AV INVESTERINGER: I medhold av kommunelovens 8 nr. 3 skal formannskapet fungere som overordnet kontrollorgan for kommunale investeringsprosjekter. 3.1.7 ØKONOMIOPPFØLGING: Kommunestyret delegerer til formannskapet å ha jevnlig oppfølging av kommunens økonomiske situasjon. Ved betydelige avvik foreslå korrigerende tiltak overfor kommunestyret. 3.1.8 TAPTE FORDRINGER: Avskrivinger på tap av krav ut over budsjettert beløp må behandles av formannskapet. 3.1.9 ARBEIDSGIVERSAKER: Kommunestyret delegerer til formannskapet å treffe vedtak om kommunens stemmegivning i arbeidsgiverspørsmål innenfor Kommunens Sentralforbund, samt godkjenne lokalt inngåtte tariffavtaler. 3.1.10 ANDRE SAKER. I tillegg kommer de saker kommunestyret ber formannskapet å behandle. 3.2 DELEGERING TIL PLANUTVALGET 3.2.1 PLAN OG BYGGESAKER Utvalget behandler plansaker etter plan- og bygningslovens regler. Utvalget er opprettet med hjemmel i kommuneloven 10.1 og 10.2 samt plan- og bygningsloven 3-3. Utvalget er ikke lovbestemt. Utvalget delegeres ansvar for å fastsette planprogram for reguleringsplaner jf pbl 12-9, gjøre vedtak om utleggelse av reguleringsplaner til offentlig ettersyn jf pbl 12-10, samt forberede arbeidet med kommuneplanens arealdel, herunder sende planprogram for kommuneplanens arealdel på høring og offentlig ettersyn jf pbl 11-13. Side 11 av 55
Utvalget delegeres ansvar for å legge reguleringsplaner ut til offentlig ettersyn, samt gjøre forberedende arbeid når det gjelder kommuneplanens arealdel. 3.2.2 DISPENSASJONER Utvalget har myndighet til å gjøre vedtak om dispensasjon fra arealdelen til kommuneplanen, reguleringsplan og bebyggelsesplan med mindre annet er bestemt i vedkommende plan. Utvalget er videre dispensasjonsmyndighet etter plan- og bygningsloven 19. 3.2.3 ANDRE SAKER I tillegg kommer de saker kommunestyret ber utvalget å behandle. Dok.ref. 12/01853-27 3.3 DELEGERING TIL ORDFØREREN Kommunestyret delegerer til ordføreren: Fritak fra politiske verv Oppnevning av politiske representanter i styrer for bedrift, institusjon o.l. etter drøfting i gruppeledermøtet. Oppnevning av representant til generalforsamlinger o.l. når også vararepresentant ikke kan møte, der det ikke er gjort særskilt vedtak. Å vedta salg av tilleggs- og arronderingsarealer med en størrelse på inntil 2 dekar og inngå makeskifteavtaler. Myndigheten gjelder også rett til å avtale pris. Mindre vesentlige endringer av reguleringsplaner. Ta initiativ til næringsutvikling i samarbeid med rådmannen. Fullmakt som kommunestyre som leder av kommunens kriseledelse. Fullmakter ut fra vedtatt plan for kommunal kriseledelse. Avgjøre om deputasjon skal mottas i forbindelse med kommunestyremøte, planutvalg eller formannskapsmøte. Oppnevne komite for TV-aksjonen i samråd med gruppelederne. 4 DELEGERING TIL ADMINISTRASJONEN Kommunestyret delegerer til rådmannen: 4.1 SAKER SOM IKKE ER PRINSIPIELLE I henhold til kommunelovens 23.4 : Å treffe vedtak i enkeltsaker eller typer saker som ikke er av prinsipiell betydning. 4.2 PERSONALSAKER I henhold til kommunelovens 24.1 delegerer kommunestyret til rådmannen retten til å ta avgjørelser i disse saker : a) Rådmannen får fullmakt til å representere arbeidsgiver i alle forhold, så langt ikke annet er bestemt i dette reglement. b) Rådmannen får fullmakt til å tilsette i alle stillinger etter Hovedavtalen. c) Rådmannen kan vedta organisatoriske endringer etter at arbeidsmiljøutvalg har hatt anledning til å uttale seg, jfr. Hovedavtalen. d) Avgjøre alle typer permisjoner som gis etter lov, avtale eller reglement. e) Avgjøre om det skal gis anledning til ekstraarbeid utenom hovedstilling i kommunen. f) Inngå forlik i rettstvister om lokale avtalers forståelse eller gyldighet. 4.3 BUDSJETTSAKER a) Å fordele kommunestyrets vedtatte rammer for skatter, rammetilskudd, renter og avdrag i henhold til detaljert kontoplan. b) Å fordele kommunestyrets vedtatte rammer for virksomhetsområdene videre ut på tjenester, ansvar og art i samsvar med oppgaver, organisasjon og myndighetsstruktur. Side 12 av 55
c) Å foreta mindre endringer mellom virksomhetsområder når endringer følger av regnskapstekniske hensyn eller flytting av oppgaver og at nivået på tjenestene ikke endres. d) Å fatte vedtak om igangsettelse eller utvidelse av driftstiltak, når dette bidrar til oppnåelse av politisk vedtatte målsettinger og er innenfor de økonomiske rammer som kommunestyret har vedtatt. e) Å fatte vedtak om igangsettelse eller utvidelse av driftstiltak, når det er gitt eksternt øremerket tilskudd til tiltaket som fullt ut dekker utgiftene. Om driftstiltaket trenger kommunal egenandel og driftstiltaket er innenfor politisk vedtatte målsettinger, skal formannskapet godkjenne bruk av kommunal egenandel til tiltaket. Om tiltaket binder kommunen til økte utgifter senere år skal igangsetting av tiltaket godkjennes av kommunestyret. f) Å overføre driftsmidler til investeringsbudsjettet når kjøp finansiert av virksomhetsområdenes driftsmidler er av investeringsmessig karakter. g) Å bestemme rekkefølgen mellom finansieringskildene i investeringsregnskapet. h) Å avtale vilkår for låneopptak som kommunestyret har vedtatt å ta opp til investeringsformål, herunder avtale refinansiering av lånegjeld når dette gjøres uten at nedbetalingstiden endres. Rådmannen forpliktes til Å gjennomføre fastsatte mål for virksomhetsområdene innenfor de rammer og premisser kommunestyret har vedtatt. Å rapportere måloppnåelse og endrede budsjettmessige betingelser i løpet av året, både på inntektsog utgiftssiden. Rapporten skal legges frem etter 4 og 8 måneders drift. Å avlegge årsrapport for kommunestyre med vurdering av måloppnåelse og økonomisk analyse. 4.4 PLAN- OG BYGNINGSSAKER Rådmannen er delegert ansvar for: a) Å varsle oppstart av planarbeid jf pbl 12-8. b) Å legge forslag til planprogram jf pbl 12-9 ut til offentlig ettersyn. c) Å behandle dispensasjonssaker etter pbl 19 fra byggeforskriftene, fra reguleringsplan og fra kommuneplanens arealdel, så langt det er i tråd med retningslinjer for dispensasjonspraksis i kommuneplanens arealdel. Klage på rådmannens dispensasjonsvedtak skal behandles av planutvalget som første instans før klagesak oversendes fylkesmannen for avgjørelse. Ved fare for fristbrudd på saksbehandlingstid på klagesak, kan rådmannen fatte avgjørelse i klagesak som førsteinstans. Rådmannen skal redegjøre for avgjørelsen, til planutvalget. d) Å fatte vedtak etter lov om eigedomsregistrering (matrikkelloven). Planutvalget behandler klagesaker etter matrikkelloven. 4.5 STEDSNAVN Å sende forslag til nye eller endring av eksisterende stedsnavn på høring. Kommunestyret gjør vedtak om stedsnavn. 4.6 EIENDOMSSAKER Å fatte vedtak om salg av bolig- og næringstomter i regulerte kommunale tomteområder etter retningslinjer (herunder for prissetting) gitt av kommunestyret. 4.7 FOND TIL OPPHJELP AV FISK, VILT OG FRILUFTSLIV Å avgjøre søknader om støtte fra bundet driftsfond nr 2519917 Opphjelp av fisk, vilt og friluftsliv, etter retningslinjer gitt av kommunestyret, jf. Regjeringens resolusjon av 12. januar 1995: «Tillatelse for Foreningen til Randsfjordens Regulering til fortsatt regulering av Randsfjorden», punkt 6V. 4.8 FOLKEHELSE Planlegging og fastsettelse av mål etter folkehelseloven 6, og tiltak etter folkehelseloven 7 skal gi grunnlag for fastsettelse av virksomhetsområdenes mål innenfor de rammer og premisser kommunestyret har vedtatt, herunder folkehelseutfordringene i «Oversikt over helsetilstand og påvirkningsfaktorer i kommunen». Administrasjonens tilbakerapportering skal avspeile status for måloppnåelse også i forhold til folkehelseutfordringen. 5 RUTINER FOR TILBAKERAPPORTERING OG KONTROLL Side 13 av 55
5.1 ADMINISTRATIV TILBAKERAPPORTERING Dok.ref. 12/01853-27 Årsregnskap og årsmelding avlegges i vårhalvåret etter budsjettåret i tråd med forskrifter. Årsmeldingen skal avspeile status både for økonomisk resultat og måloppnåelse. Kommunestyret og formannskap får seg forelagt tertialrapporter for måloppnåelse og økonomi. I tillegg kan rådmannen pålegges å gi tilbakerapportering spesielt innen særskilte områder i løpet av driftsåret. Dersom det er tvil om utøvelsen av delegert myndighet eller det er problemer knyttet til utøvelse av myndigheten, plikter rådmannen å melde dette til formannskapet eller kommunestyret. 5.2 POLITISK TILBAKERAPPORTERING Hastevedtak i formannskapet meldes til kommunestyret i påfølgende møte. Virksomheten i formannskapet tilbakemeldes kommunestyret ved at møtekartet sendes på forhånd og utskrift av vedtak i etterhånd til alle kommunestyremedlemmer. Kommunestyremedlemmer vil også kunne be om å få tilsendt spesielle saker fra formannskapet. Ordføreren gir tilbakemelding til formannskapet av utøvd myndighet. 5.3 ØVRIGE KONTROLLMULIGHETER Representanter i kommunestyret eller formannskapet og planutvalget kan i hvert møte fremme interpellasjoner eller stille spørsmål i henhold til reglement for kommunestyret eller utvalget. Tre eller flere formannskapsmedlemmer kan heve beslutningskompetansen i en politisk sak som er til behandling i formannskapet. Saken går da til behandling i kommunestyret. (Jfr. formannskapets reglement 4.) Tre eller flere medlemmer av kommunestyret kan bringe en avgjørelse inn for fylkesmannen for lovlighetskontroll, jfr. kommunelovens 59. Kontrollutvalget foretar løpende tilsyn med den kommunale forvaltning og benytter revisjonen til å gjennomføre sitt arbeide. Enkeltvedtak som er fattet politisk eller administrativt kan med få unntak påklages. Klagebehandling skjer i henhold til særlovsbestemmelser eller i den kommunale klagenemnda. Forut for klagebehandlingen skal den som har fattet vedtak vurdere omgjøring av opprinnelig vedtak. Omgjøring uten klage kan også gjøres i henhold til forvaltningsloven. Gran kommunes postjournaler og arkiv følger offentlighetslovens prinsipper om tilgjengelighet for de som ønsker innsyn. Prinsippet om å vurdere meroffentlighet skal vurderes aktivt. Folkevalgtes innsynsrett i postjournaler og arkiv følger eget reglement. 6 RUTINER FOR ENDRING AV DELEGERINGSREGLEMENT Kommunestyret kan til enhver tid vedta å endre delegasjonsreglementet. Redaksjonelle endringer eller endringer som ikke medfører endret nivå for vedtakskompetanse, gjennomføres av rådmannen. Ved tvil, avgjøres behandlingsmåten av ordfører. Sist endret ved vedtak i Gran kommunestyre 18.06.2015 i sakene 58/15, 59/15, 60/15, 61/15, 62/15, 63/15 og 64/15. Erstatter vedtak i møtet 16.6.2011 sak 68/11 og vedtak 27.3.2008 - sak 24/08. - o - Side 14 av 55
Handbok for folkevalgte (5) Reglement for Gran kommunestyre Reglementet for Gran kommunestyre er ajourført jf. vedtak i kommunestyremøtet 18.06.2015 sak 66/15, og vedtak i kommunestyremøtet 19.11.2015 sak 111/15. Dok.ref. 12/01853-27 Saksbehandlingen i kommunale folkevalgte organer er regulert i kommunelovens kapittel 6 Saksbehandlingsregler i folkevalgte organer. I tillegg kommer følgende bestemmelser (som gjøres gjeldende for øvrige politiske utvalg så langt det er naturlig): 1. FORBEREDELSE AV SAKER FOR KOMMUNESTYRET. Ordføreren ser til at de saker som legges frem for kommunestyret følges av nødvendige vedlegg. Ordføreren avgjør hvilke saker som først skal behandles i formannskapet eller fast utvalg for plansaker eller om saken skal gå direkte til kommunestyret. Denne avklaringen skjer i overleveringsmøtet. Overleveringsmøtet består i tillegg til ordfører, av varaordfører og leder fast utvalg for plansaker. Saker som fremmes direkte for kommunestyret skal normalt gis to behandlinger: Første gang til innføring og første politiske drøfting, ved andre gang til beslutning. KST kan realitetsbehandle saken allerede ved førstegangs behandling; i slike tilfeller kan 1/3 av forsamlingen eller ordfører kreve saken sendt til andre gangs behandling. Unntatt fra direkte framlegging til kommunestyret er saker lagt til fast utvalg for plansaker ved lov eller delegering og saker som i henhold til reglement skal behandles først av formannskapet. Totrinnsmodellen kommer i tillegg til mulighetene for å utsette saken eller sende den tilbake til administrasjonen for videre utredning. Kommunestyret kan ikke sende en sak til 2. gangs behandling i de tilfeller saken kommer fra et underutvalg (først og fremst formannskap eller fast utvalg for plansaker). 2. INNKALLING TIL MØTE. UTLEGGING AV DOKUMENTER. Kommunestyret holder møte når det selv bestemmer det, når ordføreren finner det påkrevet, når formannskapet vedtar det eller når minst 1/3 av medlemmene krever det. Ordføreren kunngjør kommunestyrets møter i lokalaviser og på Gran kommunes hjemmesider på internett. Innkallingen sendes digitalt til utvalgets medlemmer en uke før møtedagen, samtidig med at møtedokumentene gjøres tilgjengelige i digitalt dokumentformat. Samtidig som innkallingen kunngjøres, legges sakens dokumenter ut til offentlig ettersyn i papirformat i Kommunetorget og i folkebibliotekene, dessuten på kommunens hjemmeside (digitalt dokumentformat til nedlastning). Dokumenter som er unntatt fra offentlighet og de dokumenter i saken som ikke er sendt kommunestyrets medlemmer, kan kommunestyrets medlemmer gjennomgå ved frammøte i kommuneadministrasjonen. Rådmannen skal påse at nødvendige tekniske hjelpemidler er tilgjengelig i forbindelse med møtene. 3. FORFALL. VARAMEDLEMMER. Godkjenning av forfall til møter i planutvalget, formannskapet og kommunestyret 1. Eventuelt forfall meldes via epost til ordfører, (slik det fremgår på møteinnkallingene i dag, og slik det praktiseres i dag). 2. Forfallsmeldingen skal begrunnes, (slik det praktiseres i dag), da dette formelt sett er en søknad om fritak fra å møte i det aktuelle møtet (uendret). Side 15 av 55
3. Ordføreren vurderer søknaden og gir tilbakemelding til representanten via epost. 4. Ordføreren gir gruppeleder for partiet representanten med forfall er valgt for, beskjed om å skaffe vara. Innkalling av vara Gruppeleder kaller inn varamedlem til utvalget ut fra rekkefølge på listen over varamedlemmer. Gruppeleder legger samme tolkning av fritaksgrunner til grunn som ordfører. Ved uklarheter rundt fritaksgrunn kan godkjennes, avstemmer gruppeleder med ordfører. Når vararepresentant er klarlagt, gir gruppeleder melding til ordfører med kopi til utvalgssekretær. Oversikt over forfall og fremmøte Utvalgssekretæren tar med oppdatert oversikt over godkjent forfall og innkalte vara, til møtet, og fører oversikten i møteprotokollen. Utvalgssekretæren sørger for at listene over varamedlemmer er oppdaterte med hensyn til fritak og nye oppnevninger/opprykk. Habilitetsspørsmål, vurdering og innkalling av varamedlemmer Habilitetsspørsmål sendes til ordføreren i forkant av utvalgsmøtet. Dette fremgår alltid av møteinnkallingene. Ordføreren avgjør om det skal innkalles varamedlem. Ordføreren gir eventuelt beskjed til kommunetorget om å innkalle vara. Samme prosedyre for innkalling av vara (pkt 1 3). Må noen på grunn av lovlig forfall forlate møtet under forhandlingene, melder vedkommende fra til ordføreren. Varamedlem som er til stede, eller som om mulig blir kalt inn, trer da inn i stedet. Har et varamedlem lovlig tatt sete i forsamlingen, og den hvis plass vedkommende har inntatt, eller et varamedlem som i nummerorden står foran ham/henne deretter innfinner seg, skal det varamedlem som opprinnelig var til stede, ta del i møtet inntil den sak er behandlet ferdig som var påbegynt da vedkommende innfant seg. 4. ANDRE ENN KOMMUNESTYRETS MEDLEMMER SOM DELTAR I MØTET. Rådmannen deltar i møtet med talerett, personlig eller ved en av sine underordnede. Rådmannen utpeker en møtesekretær. Møtesekretæren deltar i møtet. Rådmannen kan ha med sakkyndige i møtet. Dersom disse sakkyndige gis talerett, er dette på vegne av rådmannen. Likeså kan ordføreren innkalle særlige sakkyndige. Disse kan gi opplysninger og utgreiinger, men har for øvrig ikke anledning til å delta i forhandlingene. 5. MØTELEDER. ÅPNE ELLER LUKKEDE DØRER. TAUSHETSPLIKT. Møtet ledes av ordføreren eller varaordføreren eller, om begge disse har forfall, av en møteleder som velges ved møtets begynnelse. Møtene er åpne, hvis ikke annet følger av lovbestemt taushetsplikt. Kommunestyret kan vedta å behandle en sak for lukkede dører når hensynet til personvern eller andre tungtveiende private eller offentlige interesser tilsier det. Debatt om dette foregår for lukkede dører, hvis ordstyreren krever det eller kommunestyret vedtar det. Personalsaker skal alltid behandles for lukkede dører. Når en sak behandles for lukkede dører etter kommuneloven 31, plikter de folkevalgte å bevare taushet om opplysninger som etter lov er underlagt taushetsplikt. Forhandlingene skal kringkastes via internettet. Webopptakene skal gjøres tilgjengelig for publikum via kommunens hjemmeside, for inneværende og foregående år. Forhandlingene kan også tas opp på lydbånd, Side 16 av 55
video e.l., eller kringkastes over radio eller fjernsyn, såfremt dette ikke virker forstyrrende på gjennomføringen av møtet. Dok.ref. 12/01853-27 6. MØTETS ÅPNING. Ved møtets begynnelse foretas navneopprop. Er det lovmessig minste antall til stede, erklærer ordføreren møtet satt. Fra dette tidspunkt og til møtets slutt kan ikke noen av forsamlingens medlemmer forlate salen for kortere eller lengre tid uten på forhånd å melde fra til ordføreren. Er det i samband med oppropet reist innvending mot noens rett til å ta sete i kommunestyret eller reist tvil om noe forfall, fatter kommunestyret først vedtak om dette. Medlemmer og varamedlemmer som møter etter oppropet, melder seg til ordføreren før de tar sete. Ordføreren orienterer ved møtets start om hvilke inhabilitetsspørsmål som vil bli tatt opp under de enkelte saker, og oppfordrer medlemmene til å komme med synspunkter eller tilleggsopplysninger. 7. REKKEFØLGEN FOR BEHANDLING AV SAKENE. SAK SOM IKKE ER NEVNT I INNKALLINGEN. Med mindre kommunestyret bestemmer noe annet, behandles sakene i den rekkefølge de er nevnt i innkallingen. Kommunestyret kan med alminnelig flertall vedta å utsette realitetsbehandlingen av en sak på den utsendte saklisten. Spørsmål, interpellasjoner og redegjørelser, jfr. 9 og 10, behandles ordinært før de øvrige saker. Sak som ikke er nevnt i innkallingen til kommunestyremøtet, kan ikke tas opp til realitetsavgjørelse dersom ordføreren eller 1/3 av forsamlingen setter seg mot at den avgjøres. Ingen sak tas opp til behandling etter klokka 21.30 med mindre kommunestyret vedtar å fortsette møtet ut over dette tidspunkt. 8. ORIENTERINGER. TEMAMØTER. Møtets første del brukes til orienteringer for kommunestyret om saker og temaer som er av aktuell interesse, men som det på det angjeldende tidspunkt ikke skal fattes vedtak i. Når ordføreren eller kommunestyret finner grunn til det, kan det avholdes egne temamøter. 9. INTERPELLASJON OG SPØRSMÅL. Utenom de saker som er ført opp i innkallingen til møtet, kan hvert medlem av kommunestyret stille spørsmål til ordføreren. a. Interpellasjoner Interpellasjoner må være levert ordføreren 10 dager før møtet og skal settes på sakskartet og sendes ut sammen med innkallingen. Interpellasjoner skal inneholde en begrunnelse. Etter besvarelsen av interpellasjonen åpnes det for alminnelig debatt som saken. Forslag som settes frem i forbindelse med interpellasjoner, kan ikke avgjøres i møtet dersom møtelederen eller 1/3 av forsamlingen setter seg mot det. b. Andre spørsmål Spørsmål skal være skriftlige og så langt råd meldt til ordføreren på forhånd. Spørreren og den som svarer, kan få ordet to ganger. I tillegg kan møtelederen gi ordføreren talerett. For øvrig skal ingen andre ha ordet. Det kan ikke settes fram forslag i forbindelse med spørsmål. Dersom en Side 17 av 55
kommunestyrerepresentant ønsker å fremme forslag, må det fremmes i forbindelse med en interpellasjon. Dok.ref. 12/01853-27 c. Forespørsler til møtelederen Etter kommunelovens 34.2 kan ethvert medlem rette forespørsler til lederen i møtet, også om saker som ikke står på saklisten. 10. BEFARINGER. EKSKURSJONER. Ordfører, formannskapet eller kommunestyret kan beslutte at det skal avvikles befaringer eller studiereiser/ekskursjoner. 11. INHABILITET. Den som etter kommunelovens 40 er inhabil i en sak eller som etter samme paragrafs pkt. 4 blir fritatt, deltar ikke i behandlingen av vedkommende sak. Vedkommende deltar heller ikke i behandlingen av selve inhabilitetsspørsmålet. Er et medlem kjent med at han/hun vil være inhabil under behandlingen av en sak, som står på innkallingen, gis beskjed til møtesekretæren på forhånd, slik at varamedlem kan innkalles. 12. BEHANDLINGEN AV DEN ENKELTE SAK. TALERNES REKKEFØLGE. FAST TALETID. Ordføreren leser opp den betegnelse saken har fått på innkallingen og refererer den innstilling som er avgitt. Han/hun sier også fra om dokumenter eller opplysninger som er kommet til etter at saksdokumentene var utsendt. Ordføreren spør om noen vil ha ordet i saken. Talerne får ordet i den rekkefølge de ber om det. Ber flere om ordet samtidig, avgjør ordføreren rekkefølgen dem imellom. Møtene gjennomføres med fast taletid. Taletid for innlegg begrenses til fire minutter. Det gis adgang til replikkordskifte i tilknytning til siste talers innlegg. Den enkelte replikk begrenses til maksimum ett minutt. En representant kan ikke ha mer enn to replikker i en sak. Den hvis innlegg forårsaker replikkordskifte, kan svare på innleggene hver for seg eller samlet; taletid for svarreplikk begrenses til ½ minutt til hver av replikkene. 13. NÅR MEDLEMMENE DELTAR I ORDSKIFTET. Taleren skal rette sine ord til ordføreren, ikke til forsamlingen. Han/hun skal holde seg nøye til den sak eller den del av saken som ordskiftet gjelder. Ordføreren skal påse at det blir gjort. Det må ikke sies noe som krenker forsamlingen, noen av medlemmene eller andre. Heller ikke er det tillatt å lage ståk eller uro som uttrykk for misnøye eller bifall. Overtrer noen reglementets ordensbestemmelser, skal ordføreren advare vedkommende, om nødvendig to ganger. Retter han/hun seg etter dette ikke etter reglementet, kan ordføreren ta fra han/henne ordet eller ved avstemming la forsamlingen avgjøre om vedkommende skal stenges ute fra resten av møtet. 14. MØTELEDERENS STILLING UNDER ORDSKIFTET. Ordføreren må ikke avbryte noen som har ordet, med mindre det skjer for å opprettholde de bestemmelser som er gitt i reglementet eller for å rette misforståelser fra talerens side. Vil ordføreren selv delta i ordskiftet, skal han/hun overlate ledelsen av forhandlingene under sitt innlegg og det derpå følgende replikkordskifte til varaordføreren. Side 18 av 55
15. AVGRENSNING OG AVSLUTNING AV ORDSKIFTET. Dok.ref. 12/01853-27 Før ordskiftet i en sak er begynt, kan kommunestyret vedta at taletiden skal avgrenses. Ordføreren foreslår prinsipper for avgrensning av taletid knyttet til den enkelte sak. Under forhandlingene kan ordføreren etter egen vurdering sette fram forslag om å begrense taletiden. Ved behandling av forslag om å begrense taletiden, om å slutte ordskiftet eller om å utsette saken, gis bare én taler anledning til å ta ordet for og én imot forslaget, hver bare en gang og med høyst to minutters taletid. Spørsmålet avgjøres med alminnelig flertall. Blir det ved en saks behandling satt fram utsettelsesforslag, skal ordskiftet deretter bare gjelde dette. Spørsmål om utsettelse avgjøres med alminnelig flertall før videre realitetsbehandling finner sted. 16. FORSLAG. Forslag kan ikke fremsettes av andre enn kommunestyrets medlemmer. Forslag under behandlingen i utvalget, sendes digitalt til møteleder. Forslaget anses formelt fremmet, når det er presentert av forslagsstiller under behandlingen. Ordføreren refererer forslaget. Det er anledning til å sende inn forslag i forkant av møtet. 17. SAKEN TAS OPP TIL AVSTEMMING. Når ordskiftet er ferdig, sier ordføreren at saken tas opp til avstemming. Fra da og til den er avgjort ved avstemming, skal det ikke være mer ordskifte eller settes fram noe nytt forslag. Bare de medlemmer som er tilstede i salen i det øyeblikk saken tas opp til avstemming, har rett til å stemme. De kan ikke forlate salen før avstemmingen er ferdig og plikter å stemme. Ved valg og ansettelse kan blank stemmeseddel brukes. Er saken delt opp, eller det skal stemmes over flere forslag, setter ordføreren frem forslag om rekkefølgen av stemmegivningene. Blir det ordskifte om dette, skal ordføreren nøye påse at talerne bare holder seg til avstemningsspørsmålet. Vedtak kan bare treffes hvis minst halvparten av medlemmene har vært til stede under forhandlingene og avgitt stemme i vedkommende sak. 18. PRØVEAVSTEMMING. Før endelig avstemning i en sak kan forsamlingen vedta prøveavstemninger. Disse er ikke bindende. 19. STEMMEMÅTEN. Avstemming iverksettes på en av følgende måter: a) Ved stilltiende godkjenning, når ikke noen har bemerkninger til en innstilling eller forslag som er fremmet. b) Ved at ordføreren oppfordrer de medlemmer som er mot et forslag, til å reise seg eller å rekke opp hånden. c) Ved navneopprop, ja eller nei som svar, når ordføreren eller formannskapssekretæren roper opp navnene på de som møter. d) Ved valg og ansettelse kan hvert enkelt medlem kreve skriftlig avstemning. Skriftlig avstemning er ved sedler uten underskrift. To medlemmer som ordføreren oppnevner til det, teller opp stemmene. Ved stemmelikhet gjør møtelederens stemme utslaget, unntatt ved flertallsvalg og ansettelser, hvor kommunelovens 38 pkt. 1 gjelder. 20. DEPUTASJONER. Side 19 av 55
Utsendinger fra organisasjoner eller grupper som vil møte for kommunestyret og uttale seg om en sak, skal melde fra om dette til ordføreren senest dagen før møtet. Ordføreren avgjør om utsendingene skal mottas. Blir de mottatt, møter de utenfor møtesalen for et utvalg av kommunestyrets medlemmer. I utvalget bør så vidt mulig de forskjellige partigrupper være representert. Er ordføreren eller varaordføreren medlem av utvalget, gjør han/hun tjeneste som leder i dette, ellers velger utvalget selv leder. Etter å ha hørt utsendingene og i tilfelle tatt imot skriftlig utgreiing fra dem, gir lederen i utvalget kommunestyret melding om det som utsendingene har anført. Angår det noen sak på innkallingen, gir han/hun meldingen når denne sak blir behandlet. 21. PUBLIKUMS MULIGHET FOR Å FØLGE FORHANDLINGENE. Det legges til rette for at publikum kan følge forhandlingene. Dagsorden og møtepapirer skal ligge tilgjengelig ved publikumsplassene. Tilgangen til publikumsplassene skal være tydelig merket. Det må bestrebes å ha et tilstrekkelig antall publikumsplasser. 22. ORDEN I SALEN OG BYGNINGEN. Ordføreren skal sørge for å opprettholde god orden i møtesalen og i bygningen ellers. Han/hun skal se til at talerne ikke avbrytes eller forstyrres. Hvis tilhørerne (publikum) ved meningsytring eller på annen måte forstyrrer forhandlingene eller for øvrig opptrer på en måte som strider mot god orden, kan ordføreren vise vedkommende tilhører(e) bort. Tegninger, oppslag eller lignende må ikke være anbrakt eller anbringes i salen under møtene, med mindre ordføreren eller kommunestyret samtykker i det. 23. FØRING AV MØTEBOK. MØTET SLUTT. GODKJENNING AV MØTEBOK. Det føres møtebok over forhandlingene. I møteboken føres inn for hvert møte møtested og -tid, innkallingen (dato og måte), fraværende medlemmer og møtende varamedlemmer. Trer noen fra eller trer noen til under forhandlingene, bokføres dette slik at en av møteboken sammenholdt med medlemsfortegnelsen, ser hvem som har tatt del i behandlingen av hver sak. For øvrig bokføres det som må til for å vise gangen i forhandlingene, og at vedtakene gjøres etter rett fremgangsmåte. Sakene nummereres og navngis, slik at en kan se hva saken gjelder. Under hver sak bokføres fortløpende navn på de som deltar i forhandlingene. Hver nevnes bare en gang. Forslag bokføres i den rekkefølge de leveres. Til slutt bokføres utfallet av stemmegivningen. Tre eller flere medlemmer av kommunestyret kan bringe en avgjørelse inn for departementet til kontroll av avgjørelsens lovlighet, jfr. kommunelovens 59. Krav om protokolltilførsel i forbindelse med en sak må fremsettes i samme møte. Protokollen sendes digitalt til utvalgets medlemmer og møtende varamedlemmer, med frist for merknader. Påpekning av feil må meldes til ordføreren innen fristen. Protokollen legges ut på kommunens hjemmeside, når fristen for merknader er utløpt. For å godkjenne møteboka sendes et utkast av møteboka til kommunestyrets medlemmer og varamedlemmer. Tilstedeværende medlemmer og møtende varamedlemmer bes om å komme med merknader innen 5 dager etter utsendelse. Møteboken legges også fram på neste møte, hvor godkjenningen protokolleres. - o Side 20 av 55