Fortsettende årsmøte Staal Jørpeland 25. August kl 19 Staaltun Agenda: Kun de gule utheva punktene skal behandles 1. Godkjenne de stemmeberettigete. 2. Godkjenne innkallingen, saklisten og forretningsorden. 3. Velge dirigent, referent, samt to medlemmer til å underskrive protokollen. 4. Behandle idrettslagets årsberetning, herunder eventuelle gruppeårsmeldinger. 5. Behandle idrettslagets regnskap i revidert stand. 6. Behandle forslag og saker. 7. Fastsette medlemskontingent på minst kr 100, og treningsavgift, eller gi gruppestyrene fullmakt til å fastsette treningsavgift for gruppens aktivitet. 8. Vedta idrettslagets budsjett. 9. Behandle idrettslagets organisasjonsplan. 10. Foreta følgende valg: a) Leder og nestleder b) Styremedlem og varamedlem c) Øvrige valg i henhold til vedtatt organisasjonsplan, jf. pkt. 9. d) To revisorer. e) Representanter til ting og møter i de organisasjonsledd idrettslaget har representasjonsrett eller gi styret fullmakt til å oppnevne representantene. f) Valgkomité med leder, to medlemmer og ett varamedlem.
Bakgrunn for fortsettende årsmøte er at klubben ikke har klart å få antall medlemmer til styret og på den måte å opprettholde struktur på styret som vedtatt på årsmøte 9.3. Hvis ikke forslag på kandidater, som har sagt ja ihht organisering foreligger innen 1 uke før fortsettende årsmøte, må årsmøte gjøre endringer i antall medlemmer i styret og struktur. Sak 6, 9 og 10 henger sammen. Hvis det foreligger kandidater til fortsettende styremøte må disse velges inn, hvis ikke må sakene under behandles. Sak 6: Behandle forslag og saker 1. Ny lov fra Idrettsforbundet Alle idrettslag/klubber er pålagt av Norges idrettsforbund å oppdatere lov på årsmøtet 2016,se vedlagt lov. Loven skal behandles som første sak under innkomne forslag. En fyller ut stiftelsedato, hvilket idrettsråd og særforbund en er tilsluttet. Antall styremedlemmer, vara. En må ikke legge til andre ting i loven en det som står. Loven vedtas på årsmøtet, og sendes inn til Idrettskretsen sammen med protokoll fra årsmøtet for godkjenning. Sendes til rogaland@idrettsforbundet.no Ny lov ligger vedlagt som eget dokument der styret har utført kravene i teksten over Vedtatt på årsmøte 9.3: 7 styremedlemmer (inkludert leder og nestleder) 3 varamedlemmer Valgkomite: Leder: Erik Larsen Medlemmer: Elin Helland, Line Melberg, Asle Hjelmen Vedtak på antall medlemmer harmonerer med hvordan styret er strukturert (se sak 9) Vi mangler leder for håndball, fotball, husgruppe og varamedlemmer i skrivende stund. Forslag til nytt vedtak: Endre antall medlemmer til det antall medlemmer som har sagt seg villig til å bidra i styret + 1 varamedlem. 6 styremedlemmer (inkludert leder og nestleder) 1 varamedlemmer
Sak 9: Behandle idrettslagets organisasjonsplan Fra lov: Idrettslagets årsmøte kan beslutte å opprette og nedlegge grupper, og hvordan disse skal organiseres og ledes. Dette vedtas i forbindelse med årlig behandling av idrettslagets organisasjonsplan, jf. 15 pkt. 9. Dersom lagets årsmøte ved behandlingen av organisasjonsplanen har vedtatt å opprette grupper med gruppestyrer, gjelder følgende: a) Hver gruppe skal ha et gruppestyre på minst tre medlemmer. Gruppestyret velges på årsmøtet. Gruppen foreslår kandidater til gruppestyret til valgkomiteen. Eventuelt kan årsmøtet gi hovedstyret fullmakt til å oppnevne gruppestyrer etter forslag på kandidater fra gruppen. b) Gruppen avholder et årlig møte før årsmøtet i idrettslaget. Hovedstyret fastsetter en siste frist for avholdelse av det årlige møtet. Møtet innkalles av gruppestyret med minst én ukes frist. c) Det årlige møtet skal: i. Behandle regnskap. ii. Behandle gruppens årsberetning. iii. Fastsette budsjett. iv. Fastsette eventuell årlig treningsavgift, jf. 15 nr. 7. v. Fremme innspill til årsplan for gruppens aktiviteter til hovedstyret. d) Gruppestyret konstituerer seg selv, med mindre annet er besluttet av årsmøtet. e) Grupper kan ikke inngå avtaler eller representere idrettslaget utad uten hovedstyrets godkjenning, jf. 18. Styret har gjort få endringer i form av at flere tidligere styreposter er lagt over til klubbsekretær. I praksis har styret sett ut som dette i 2015:
Forslag til ny organisering av styret og følger av det: Oppgaver og ansvar for styret: Økonomisk ansvarlig for klubbens økonomi Budsjett og resultatansvar Sponsorgruppe Fordelingsnøkkel Medlemsregister Kontigent Utvikling av klubben Organisasjon- og Sportsplan Anlegg Kultur og miljø Strategi Visjon, Misjon, Mål og verdier Bistå gruppene med strategiarbeid Oppfølging av mål og tiltaksplaner i gruppene Organisering av klubben Det foreslås at Styret gis fullmakt til å organisere og fordele oppgaver internt i styret.
Organisering av grupper: Oppgaver og ansvar for gruppene: Strategi Mål og handlingsplan knyttet opp mot klubbens overordna mål Organisering av gruppa Økonomisk ansvarlig for gruppas økonomi og resultat Budsjett og resultatansvar Dugnad Oppfølging at Medlemsregister stemmer med lag og utøvere Utvikling av gruppa Følge opp Organisasjon- og Sportsplan Treneroppfølging og utvikling Gruppene kan ikke inngå avtaler som binder klubben økonomisk uten styrets samtykke. All sponsoravtaler må avtales med Sponsorgruppe. Gruppen foreslår kandidater til gruppestyret til valgkomiteen. Eventuelt kan årsmøtet gi hovedstyret fullmakt til å oppnevne gruppestyrer etter forslag på kandidater fra gruppen. Det forelås at hver gruppe kjører en mål og strukturprosess (gjerne med bistand fra styremedlemmer) der rseultatet legges fra for styret for godkjenning. Videre forventer styret at der lages en handlingsplan for inneværende sesong. Gruppeleder skal rapportere til Styret månedlig (med mindre annet er avtalt) på økonomi og handlingsplan for gruppa. Gruppeleder har rett til å be om taletid i styret og legge fram saker for styret.
Sak 10: Forslag til Valg av leder, nesteleder, styremedlemmer og varamedlemmer Leder: Nestleder: Økonomileder: Styremedlem: Styremedlem: Styremedlem: Klubbsekretær: Varamedlem: Revisorer: Valgkomite: Leder: Medlem: Medlem: Medlem: Ole Kristian Risa Elisabeth Lerstøl Oftedal Thomas Tungland Mæhle Colin Adams Svein Haugan Liv Åse Gaard Rune Harestad (ikke stemmerett pga ansatt) Magnar Oanes og Jens Kristian Rein Erik Larsen Elin Helland Asle Hjelmen Line Melberg