GAMVIK KOMMUNE Reglement for formannskapet 1
1. VALG OG SAMMENSETNING... 3 2. ARBEIDSOMRÅDE... 3 3. FORBEREDELSER AV SAKER TIL FORMANNSKAPET... 4 4. INNKALLING TIL MØTE. DOKUMENTUTLEGGING... 5 5. FORFALL. VARAREPRESENTANTER... 5 6. ANDRE DELTAKERE ENN FORMANNSAKPETS MEDLEMMER 5 7. MØTELEDER. ÅPNE ELLER STENGTE DØRER. TAUSHETSPLIKT...6 8. MØTETS ÅPNING... 6 9. REKKEFØLGE FOR BEHANDLING AV SAKENE.6 10. INHABILITET... 7 11. ORDFØRERENS REDEGJØRELSE FOR SAKEN. TALERENES REKKEFØLGE... 7 12. NÅR MEDLEMMENE TAR DEL I ORDSKIFTET.7 13. ORDFØRERENS STILLING UNDER ORDSKIFTET 7 14. FORSLAG... 8 15. AVSTEMNINGER.... 8 16. STEMMEMÅTER 8 17. ORDEN I SALEN... 8 18. FØRING AV MØTEPROTOKOLL... 8 19. PROTOKOLLTILFØRSEL... 9 20. ENDRINGER/ GYLDIGHET... 9 2
1. VALG OG SAMMENSETNING Formannskapet består av 5 medlemmer med varamedlemmer. Formannskapet velges etter kommunelovens 8. punkt 1 og 2 2. ARBEIDSOMRÅDE Formannskapets ansvar og virkeområde defineres av kommunelovens 8 punkt 3. Formannskapet skal aktivt bidra til helhetlig politisk styring av Gamvik kommune, og arbeide for økt samarbeid og bedre samordning av kommunens tjenester på tvers av utvalgsgrensene der dette er formålstjenlig ut fra økt effektivitet og ut fra hensynet til kommunens innbyggere. Formannskapet behandler økonomisaker og innstiller overfor kommunestyret på årsbudsjett og årlige rulleringer av økonomiplanen. Formannskapet kan også fungere som komité til forberedende behandling av saker som skal avgjøres av kommunestyret, med innstilling fra formannskapet. Formannskapet er kommunens utvalg med ansvar for kommunens samfunnsberedskap. Formannskapet er kommunens næringsutvalg. Formannskapet gis fullmakt til å nedsette ad-hoc komiteer. Formannskapet skal oppnevne komité for den årlige TV-aksjonen. Et utvalg bestående av ordfører, varaordfører og et formannskapsmedlem fra mindretallet skal ivareta arbeidsgiveransvaret overfor rådmannen. Utvalget gjennomfører utviklingssamtaler (medarbeidersamtaler) med rådmannen minimum en gang pr år. Utvalget innstiller overfor kommunestyret endringer i rådmannens lønn. Formannskapet ansetter sektorlederne for teknisk, helse og oppvekst etter innstilling fra rådmannen. Saker om å erverve, avhende, makeskifte eller pantsette fast eiendom og saker om å avstå eller borthefte noen rettighet i fast eiendom er delegert formannskapet når eiendommen eller rettigheten har en verdi på mindre enn kr 500 000,-. Saker som dreier seg om bortfesting av eiendommer ved mindre enn kr 500 000,- delegeres til formannskapet, selv om festekontrakten binder kommunen for mer enn 5 år og/eller er av større økonomisk og prinsipiell betydning. Formannskapet skal ha myndighet til å treffe vedtak i saker som skulle vært avgjort av annet organ, når det er nødvendig at vedtak treffes så raskt at det ikke er tid til å innkalle dette. Melding om vedtak truffet i medhold av denne paragraf forelegges vedkommende organ i dettes neste møte ihht. kommunelovens 13 3
Formannskapet skal behandle startlånsøknader hvor søkesummen er over kr 300 000. Formannskapet skal være drøftingsorgan for rådmannen på aktuelle områder. Formannskapet er valgstyre for kommunevalg, stortingsvalg og sametingsvalg i Gamvik kommune. Utvalget delegeres fullmakt fra kommunestyret til å utnevne stemmestyrer. Formannskapet: Avgjør søknad om permanent utvidelse av salgs/skjenketid for et bevillingssted. Avgjør søknad om ny bevilling hvor virksomheten flytter til nye lokaler Avgjør inndragning av bevilling i medhold av alkoholforskriftens 10-2, jfr. 10-4, 2. Avgjør om påtale skal begjæres for lovbrudd Avgjøre tildeling av fire og åtte prikker i henhold til forskrift 10-3. Avgjøre avvikende tildeling av prikker etter 10-4 (formildende / skjerpende omstendigheter.) Formannskapet som administrasjonsutvalg / partssammensatt utvalg (ADU): Utvalget settes sammen ihht. kommunelovens 25. Formannskapets medlemmer utgjør de politiske medlemmene. Arbeidstakerrepresentantene velges ihht. lover og avtaleverk. Administrasjonsutvalget skal behandle overordnede personalpolitiske retningslinjer. 3. FORBEREDELSER AV SAKER TIL FORMANNSKAPET Alle møteinnkallinger foretas fra servicekontoret, og innkalling foretas i henhold til det saksbehandlersystemet kommunen til enhver tid bruker. I den grad det innkalles til møter utenom oppsatt møteplan eller møteplan ikke foreligger, må ordfører, rådmann og formannskapssekretær i god tid bli enige om møtedato. Ordfører setter opp saksliste for formannskapets møter. Rådmannen skal påse at de saker som legges frem for formannskapet, er forberedt på forsvarlig måte og i samsvar med de regler som lov, reglementer og andre bindende bestemmelser gir. Rådmannen sørger for sekretariatsfunksjonen for møtene. Saksdokumenter sendes som hovedregel pr. e-post til formannskapets medlemmer og varamedlemmer, administrasjonens ledelse, kontrollutvalget og revisjonen. Fra samme tid skal innkallingen være tilgjengelig på kommunens hjemmeside, men ikke for de sakene som ordfører har bestemt skal unntas offentlighet. Er en sak unntatt offentlighet, plikter de som har fått den tilsendt å bevare taushet om saken før og etter behandling av saken jfr. reglement for folkevalgtes innsynsrett. 4
4. INNKALLING TIL MØTE. DOKUMENTUTLEGGING Møter i formannskapet holdes på det tidspunkt som er fastsatt i møteplanen og ellers når ordfører eller minst 1/3 av formannskapets medlemmer krever det. Innkallingen skal inneholde opplysninger om tid og sted for møtet, saksliste og saksframlegg på de saker som skal behandles. Innkalling og sakspapirer sendes som hovedregel ut senest 7 virkedager før møtet avholdes og publiseres samtidig på kommunens hjemmeside. 5. FORFALL. VARAREPRESENTANTER Forfall til møter må meldes til servicekontoret innen 3 dager før møteavholdelse. Administrasjonen har intet ansvar for innkalling eller utsendelse av sakspapirer ved melding om forfall etter denne frist. Det samme gjelder når et medlem vurderer seg som inhabil i sak som skal behandles på møtet. Den som på grunn av gyldig forfall må forlate møtet under forhandlingene, melder straks fra til ordføreren. Varamedlemmer som det var mulig å kalle inn til den enkelte saken, trer etter reglene i kommunelovens 16 inn i stedet for han/henne. Har et varamedlem lovlig tatt sete i forsamlingen, og det kommer et varamedlem som står foran denne i nummerorden, ferdigbehandles den påbegynte saken. Deretter tar det varamedlemmet som står foran i nummerorden sete i forsamlingen. Har et medlem gyldig grunn til å forlate møtet etter at en sak er påbegynt, kan innkalte varamedlem umiddelbart ta sete og delta i både debatt og avstemming. Det forutsettes imidlertid at varamedlemmet har vært til stede i salen fra behandlingen av saken ble påbegynt. Ordføreren skal på forhånd varsles om at så kan bli tilfelle. 6. ANDRE DELTAKERE ENN FORMANNSKAPETS MEDLEMMER Rådmannen tar del i møtet med talerett og forslagsrett. Ordfører eller et flertall i formannskapet kan bestemme at andre utenfor organisasjonen kalles inn under behandling av enkeltsaker. Rådmannen avgjør om kommunale tjenestemenn skal innkalles til møtet. Disse kan på forespørsel fra rådmannen gi opplysninger og utgreiinger, men har for øvrig ikke anledning til å ta del i forhandlingene. 5
7. MØTELEDER. ÅPNE ELLER STENGTE DØRER. TAUSHETSPLIKT Ordføreren eller varaordføreren, eller om begge disse har forfall, en møteleder som velges ved flertallsvalg, leder møtet, jfr. kommunelovens 32. Møtet holdes for åpne dører hvis ikke annet følger av lovbestemt taushetsplikt eller vedtak etter kommunelovens 31. Personalsaker skal alltid behandles for lukkede dører. Taushetsplikten gjennomføres ihht. reglement for folkevalgtes innsynsrett og erklæring om taushetsplikt. 8. MØTETS ÅPNING På det tidspunkt møtet er berammet, setter ordfører møtet. Rutiner: Opprop Godkjenning av innkalling Godkjenning av protokoll fra forrige møte. Utpeking av protokollunderskrivere til dagens møte: Dersom ikke valgte protokollunderskrivere har anmerkninger til foregående protokoll, ansees denne som godkjent og signeres. Så langt det er mulig, kan protokoller fra formannskapet også underskrives av en fra opposisjonen. Er det minst lovlige antall til stede jfr. kommunelovens 33, erklærer ordføreren møtet for satt. Fra møtet er satt til det er slutt, kan ikke noen av formannskapets medlemmer forlate møtet uten innvilget permisjon fra ordføreren. Medlemmer og varamedlemmer som møter etter at møtet er satt, melder seg til ordfører før de tar sete. 9. REKKEFØLGE FOR BEHANDLING AV SAKENE Er det under navneopprop reist tvil om gyldigheten av forfall, behandles først dette. Deretter behandles de saker som er nevnt i innkallingen. Formannskapet kan treffe vedtak hvis minst halvparten av medlemmene har vært til stede under forhandlingene og avgitt stemme i vedkommende sak jfr. kommunelovens 33. Ønsker ordføreren eller rådmannen at en sak som er oppført på sakslisten, skal trekkes, skal spørsmålet legges frem for formannskapet med en begrunnelse. 6
Formannskapet avgjør med alminnelig flertall om saken skal behandles i møtet, utsettes til senere behandling eller trekkes. 10. INHABILITET Den som etter kommunelovens 40 er inhabil i en sak eller som etter samme paragrafs pkt 4. blir fritatt, deltar ikke i behandlingen av vedkommende sak. Er et medlem kjent med at han/hun vil kunne være inhabil under behandling av en sak som står på innkallingen, tas dette opp i formannskapet. Formannskapet avgjør om et medlem er inhabilt. 11. ORDFØRERENS REDEGJØRELSE FOR SAKEN. TALERNES REKKEFØLGE Ordfører refererer saksbetegnelse og innstillingen. Rådmannen eller den rådmannen utpeker fra administrasjonen redegjør for saken. Ordfører spør om noen vil ha ordet i saken. Talerne får ordet i den rekkefølge de ber om det. Ber flere om ordet samtidig, avgjør ordføreren rekkefølgen mellom dem. Ordfører presenterer vedkommende taler med navn og parti. Ordføreren kan sette en grense for taletiden når representanter tar ordet flere ganger under behandlingen av samme sak. 12. NÅR MEDLEMMENE TAR DEL I ORDSKIFTET Representantene skal rette sine ord til ordføreren, ikke til forsamlingen. Representantene skal holde seg nøye til den sak eller til den del av saken som ordskiftet gjelder. Ordfører skal se til at dette blir gjort. Det må ikke sies noe som krenker forsamlingen, noen av medlemmene eller andre. Det er ikke tillatt å lage uro som uttrykk for misnøye eller bifall. Overtrer noen reglementets ordensbestemmelser, skal ordføreren advare han/henne, om nødvendig to ganger. Retter han/hun seg ikke etter reglementet, kan ordføreren ta fra han/henne ordet eller ved avstemming la forsamlingen avgjøre om vedkommende stenges ute fra resten av møtet. 13. ORDFØRERENS STILLING UNDER ORDSKIFTET Ordfører må ikke avbryte noen som har ordet, med mindre det skjer for å opprettholde de bestemmelser som er gitt i reglementet, eller for å rette misforståelser fra talerens side. Vil ordføreren utenfor den utredningen som er nevnt i pkt. 11, ta del i ordskiftet med mer enn ganske korte innlegg skal han/hun overlate ledelsen av forhandlingene til varaordfører eller en annen jfr. pkt. 7 første ledd. 7
14. FORSLAG Alle forslag til vedtak skal leveres skriftlig og om nødvendig begrunnes. Standard skjema skal brukes. 15. AVSTEMNINGER. Bare de medlemmer som er til stede i salen i det øyeblikk saken tas opp til avstemning, har rett til å stemme. De kan ikke forlate salen før avstemningen er ferdig, og de plikter å stemme. 16. STEMMEMÅTEN Avstemningen gjennomføres på en av disse måter: Ved stilltiende godkjenning, når ikke noen har bemerkninger til en innstilling eller forslag som er fremmet. Ved håndsopprekking. Ved utlevering av blanke stemmesedler. Ordfører oppnevner to medlemmer som teller opp stemmene. Stemmesedler kan bare brukes til personvalg og ved ansettelser. De skal brukes ved slike avstemninger når ett medlem krever det. Vedtak blir gjort med alminnelig flertall av de stemmer som er avgitt, dersom det ikke er sagt noe annet i kommuneloven. Ved likt stemmetall, i andre saker enn personvalg og ansettelser, er ordførerens stemme avgjørende. 17. ORDEN I SALEN Ordføreren skal sørge for å opprettholde god orden i møtesalen. Han/hun skal se til at talerne ikke avbrytes eller forstyrres. Hvis tilhørere (publikum) ved meningsytringer eller på annen måte strider mot god orden, kan ordføreren vise vedkommende tilhører til rette, om nødvendig, ut av salen. 18. FØRING AV MØTEPROTOKOLL Det føres møteprotokoll fra formannskapsmøtene i det saksbehandlersystemet kommunen til enhver tid bruker.. I møteprotokollen føres inn møtested og tid, innkallingsmåte, møtende og fraværende medlemmer og møtende varamedlemmer. Trer noen fra eller trer noen til under møtet, føres dette slik at protokollen synliggjør hvilke medlemmer som var med å behandle den enkelte sak. Protokollen skal inneholde oversikt over hvem som var tilstede fra administrasjonen under møtet. Protokollen skal føres elektronisk under møteavvikling, og ordfører må tilrettelegge og strukturere møtene slik at sekretariatet får anledning til å fullføre protokollen under møtet. 8
Sakene protokolleres i den rekkefølge de behandles. De nummereres og navngis, slik at en kan se hva saken gjelder. Under hver sak gjengis de forslag som blir satt frem og utfallet av stemmegivningen. Når et vedtak ikke er enstemmig, markeres det hvilke partier som utgjør mindretallet. Som hovedregel godkjennes møteprotokollen av to medlemmer som velges i møte. Møteprotokollen sendes ut elektronisk til medlemmer og varamedlemmer, kontrollutvalg og revisor, samt legges ut på kommunens hjemmeside. 19. PROTOKOLLTILFØRSEL Et medlem eller et mindretall kan kreve inntatt i møteprotokollen en kort begrunnelse for sitt standpunkt. En slik protokolltilførsel kan bare nektes når det foreligger ærlig hensyn, hvis protokolltilførselen eksempelvis har en sjikanerende form eller er unødig omfattende. Protokolltilførselen må fremsettes skriftlig i møtet, før etterfølgende sak er påbegynt. Uenighet om tilførselen skal tillates, avgjør formannskapet med alminnelig flertall. 20. ENDRINGER/ GYLDIGHET Endringer i dette reglementet gjøres av kommunestyret. 9