Dok. type: Reglement BKDOK-2004-00173.08 Rev. dato: 160316 Sak nr. 201525566-91 Side 1 av 5 Reglement for forretningsutvalget Vedtatt av Bergen bystyre sak 73-16, 160316 KAPITTEL 1 RETTSLIG GRUNNLAG OG SAMMENSETNING 1.1 Rettslig grunnlag Forretningsutvalget er opprettet med hjemmel i kommunelovens 10 nr. 1. 1.2 Oppnevning og sammensetning I bystyrets konstituerende møte velges et forretningsutvalg med inntil 9 medlemmer. Forretningsutvalget velges blant bystyrets medlemmer. Forretningsutvalget ledes av ordføreren, med varaordføreren som nestleder. KAPITTEL 2 ANSVARSOMRÅDER OG ARBEIDSOPPGAVER 2.1. Tilrettelegge for bystyret og bystyrets organer Forretningsutvalget tilrettelegger for og samordner aktivitetene i bystyret og bystyrets organer. Forretningsutvalget fordeler innkomne saker til bystyrets organer. Forretningsutvalget avgjør hvilke innkommende høringssaker som skal behandles i bystyrets organer og tar stilling til om de skal sluttbehandles i komite eller bystyret. Forretningsutvalget innstiller til bystyret i saker vedrørende bystyrets indre forhold. Forretningsutvalget beslutter om vilkårene for realitetsbehandling av private forslag fra bystyrerepresentanter er oppfylt og avgjør videre behandling. Forretningsutvalget tar stilling til om innbyggerforslag tilfredsstiller kravene i kommuneloven 39a og avgjør videre behandling av forslag som stilfredsstiller kravene. For innbyggerforslag som avvises, innstiller forretningsutvalget til bystyret. Forretningsutvalget tar stilling hvilken saksbehandlingsmåte som er mest hensiktsmessig for behandling av lovlighetskontroll etter kommunelovens 59 nr 4 og fastsetter en saksbehandlingsfrist i det enkelte tilfelle. 2.2 Arbeidsvilkår for folkevalgte og ansatte ved Bystyrets kontor og Byombudet Forretningsutvalget har tilsyns- og arbeidsgiveransvar for Bystyrets kontor og Byombudet, og fatter beslutninger i prinsipielle saker knyttet til tilsyns- og arbeidsgiverspørsmål.
BKDOK-2004-00173 Side: 2 av 5 Forretningsutvalget fører tilsyn med de folkevalgtes arbeidsvilkår. Forretningsutvalget innstiller til bystyret i saker som vedrører folkevalgtes godtgjørelse i henhold til " Reglement for godtgjørelse til folkevalgte og partigrupper i Bergen kommune ". Forretningsutvalget kan i særlige tilfeller dispensere fra bestemmelsene i reglement for folkevalgte og partigrupper i Bergen kommune jfr. kap. 2.punkt 2.1.d. 2.3 Valg og sammensetning av styrer, råd og utvalg Forretningsutvalget er kommunens valgkomite og innstiller i alle valg som skal foretas av bystyret. Forretningsutvalget avgjør søknader om fritak fra verv etter kommuneloven 15 nr. 2. Forretningsutvalget oppnevner representanter til samarbeidsutvalg knyttet til skoler og barnehager. Forretningsutvalget gir fritak og foretar suppleringsvalg til samarbeidsutvalg knyttet il skoler og barnehager. Forretningsutvalget oppretter etter kommunestyrevalget en midlertidig valgkomite for å forberede og innstille i valgene som finner sted i bystyrets konstituerende møte. Alle innvalgte partier/grupperinger representeres i komiteen. 2.4 Kommunale mottakelser, representasjon og reiser Forretningsutvalget tar stilling til søknader om kommunale mottakelser der det er tvil om de omfattes av kommunens representasjonsreglement og for arrangement med store kostnader. jfr. reglement for representasjon kap. 3.5 Forretningsutvalget fører tilsyn med at retningslinjene i reglement for representasjon blir etterlevd. Alle tjenestereiser/studiereiser, hvor bystyrekomiteene helt eller delvis reiser som gruppe, skal godkjennes av forretningsutvalget. Ordføreren orienterer forretningsutvalget om sine utenlandsreiser. KAPITEL 3 MØTER, INNKALLING, FORFALL OG SAKSDOKUMENTER 3.1 Møteprinsippet Forretningsutvalget treffer sine vedtak i møte, jf. kommuneloven 30.
BKDOK-2004-00173 Side: 3 av 5 3.2 Møtetidspunkt- og planer Forretningsutvalget vedtar selv egne aktivitets- og møteplaner. I tillegg til møter iht møteplanen, skal det avholdes møter når ordfører eller minst 1/3 av forretningsutvalgets medlemmer krever det. 3.3 Innkalling Innkalling og saksdokumenter til forretningsutvalgets møter sendes som hovedregel fredag før møtet i etterfølgende uke. 3.4 Forfall Medlemmer plikter å delta på møter, med mindre det foreligger gyldig forfall. Forfall skal meldes skriftlig til Bystyrets kontor, med angivelse av forfallsgrunn. 3.5 Saksforberedelse I alle saker som skal behandles i forretningsutvalget skal det foreligge en innstilling og en kort og oversiktlig saksutredning. Det organ som utarbeider saker som skal behandles i forretningsutvalget har ansvar for at sakene er tilrettelagt for behandling og forberedt i samsvar med lover og regler. 3.6 Møteledelse Møter ledes av ordfører eller varaordfører. Har begge forfall velges en særskilt møteleder for det aktuelle møtet ved flertallsvalg. Ordfører skal sørge for at forretningsutvalgets medlemmer gis tilstrekkelig opplæring i saksfeltene forretningsutvalget har ansvar for, og i lover og regler som er relevante for forretningsutvalget. Ordføreren skal sørge for at alle saker er tilstrekkelig opplyst før de oversendes bystyret. 3.7 Taletid Forretningsutvalget kan vedta bestemmelser om taletid generelt eller for en enkelt sak. 3.8 Åpne eller lukkede møter Møter i forretningsutvalget holdes for åpne dører, med mindre annet følger av lovbestemt taushetsplikt eller møtet blir vedtatt lukket, jf. kommuneloven 31. I tillegg til medlemmer og byråder kan følgende være tilstede i lukket møte: representanter fra møtesekretariatet som har oppgaver knyttet til møteavvikling representanter fra administrasjonen som har forberedt saken og/eller skal følge opp saken.
BKDOK-2004-00173 Side: 4 av 5 3.9 Byrådets møterett og møteplikt Byråder skal være til stede i møter ved behandling av saker de har ansvar for. Forretningsutvalget kan innkalle ansvarlig(e) byråd(er) til møtene sine for å redegjøre for saker dersom ordfører eller en tredjedel av komitemedlemmene krever det. KAPITEL 4 FORSLAG TIL VEDTAK, AVSTEMNING OG PROTOKOLLER 4.1 Forslag og merknader Forretningsutvalgets medlemmer som deltar i behandling av en sak kan fremsette forslag til vedtak. Medlemmer som deltar i møtet kan under behandlingen av en sak fremme merknader til saken. Det voteres over merknader. I saker som sluttbehandles i forretningsutvalget er merknader som får flertall bindende for byrådet og/eller andre vedtaket retter seg mot. Vedtak fattet i forretningsutvalget kan ikke endres gjennom merknader. Forslag og merknader skal være utformet slik de skal lyde og skal sendes inn elektronisk før møtet til Bystyrets kontor eller leveres skriftlig og i undertegnet stand til møteleder når forslag/merknader fremmes. 4.2 Forberedelse til avstemning Etter at saken er tatt opp til avstemning er det ikke anledning til ytterligere debatt eller fremsetting av forslag, med mindre det gjelder oppklaring av uklarheter knyttet til avstemningen. Forretningsutvalget avgjør avstemningsrekkefølge etter forslag fra ordføreren. Det skal være anledning til å gi uttrykk for så vel prinsipale som subsidiære standpunkter under avstemninger. Ved debatt om forslag til avstemningsrekkefølge skal talerne utelukkende holde seg til dette spørsmålet. Avstemningsrekkefølge avgjøres ved alminnelig stemmeflertall. 4.3 Stemmeplikt Møtende medlemmer har rett og plikt til å stemme. De kan ikke forlate sine plasser under avstemningen.
BKDOK-2004-00173 Side: 5 av 5 4.4 Stemmemåter Vedtak og innstillinger i forretningsutvalget treffes med alminnelig flertall av de stemmer som avgis, dersom ikke annet følger av kommunelovens alternative stemmemåter. Ved stemmelikhet er møtelederens stemme avgjørende. 4.5 Protokolltilførsler Den enkelte representant eller partigrupper kan kreve en kort begrunnelse for stemmegivning inntatt i protokollen. Protokolltilførsler skal sendes inn elektronisk eller leveres skriftlig og i undertegnet stand til møteleder. Møteleder opplyser om innkomne protokolltilførsler. 4.6 Saker til eventuelt Før møtet heves har forretningsutvalgets medlemmer rett til å rette forespørsler til møteleder om en hvilken som helst aktuell sak som krever utvalgets oppmerksomhet. Forslag fremsatt under Eventuelt kan ikke tas opp til avstemning i møtet hvis møtelederen eller 1/3 av de møtende motsetter seg det, jf. kommuneloven 34 nr 1. 4.7 Sekretariat og protokoll Bystyrets kontor ivaretar sekretariatsfunksjonene for forretningsutvalget. Forretningsutvalget skal gis faglig og praktisk bistand i et omfang som sikrer at forretningsutvalget kan ivareta sine oppgaver på en forsvarlig måte. Protokoller fra forretningsutvalgets møter føres av Bystyrets kontor og signeres av møteleder og bystyredirektør/ansvarlig rådgiver. Protokollen fremlegges normalt som første sak på neste møte til godkjenning.