itslearning i Osloskolen - veiledning for skoleleder Barnetrinn sluttføring og publisering av halvårsvurdering Januar 2016
Innhold Om rollen skoleleder... 2 Om prosessen for sluttføring og publisering... 3 Sjekk av at alle vurderinger er ferdigstilt... 5 Vurderinger for fag... 5 Vurdering for sosial kompetanse, arbeidsvaner og orden... 8 Sluttføring av fagvurderinger for terminen... 9 Sluttføring av fagvurderinger... 9 Deaktivere sluttføringen av halvårsvurdering for et fag... 12 Sluttføring av vurdering for sosial kompetanse, arbeidsvaner og orden... 13 Sluttføring av tilbakemelding fra kontaktlærer for en termin... 13 Deaktivere sluttføring av tilbakemelding fra kontaktlærer for en termin... 14 Om vurderingsbrev... 15 Generering og publisering av vurderingsbrev... 15 Forhåndsvisning av vurderingsbrev / Generering av PDF... 19 Tilgang til vurderingsbrev... 20 Om rollen skoleleder Tilgang som skoleleder gir innsyn i planer, hendelser (timeplan), vurderinger og anmerkninger for alle elever på skolen. I itslearning har skolen et ansvar for å sluttføre og publisere halvårsvurderinger. Denne oppgaven er knyttet til rollen "Skoleleder" i itslearning. Denne rollen kan tildeles skoleledere eller delegeres til itsansvarlig eller administrativt tilsatte. Det kan være ulike personer på en skole som har behov for tilgang som skoleleder i itslearning. Tilgang opprettes av sentral brukerstøtte ved at its-ansvarlige sender inn navn på aktuelle brukere. Merk! Skoleleder bør gjøre seg kjent med prosessen for halvårsvurdering for lærer. Det er derfor anbefalt at denne veiledningen sees i sammenheng med veiledningene for lærere som er tilgjengelig via "Hjelp" eller via følgende lenker: Vurdering: Halvårsvurdering på barnetrinnet Videoer om temaet itslearning i Osloskolen - veiledning for lærere Side 2
Om prosessen for sluttføring og publisering Overordnet sett består prosessen for sluttføring av ulike områder som må følges opp på den enkelte skole. Intern føringsfrist Den enkelte skole må selv bestemme interne føringsfrister for vurderingsarbeidet som kommuniseres til lærerne på skolen. Det betyr at lærerne må få en frist for når de skal være ferdig med vurderingene. Fristen bør settes litt i forkant av sluttføring og publisering slik at det er tid til å følge opp eventuelle mangler eller feil. Det kan av ulike årsaker være behov for å operere med ulike tidspunkt for fag eller kontaktlærergrupper (klasser). Dette gjelder spesielt for skoler med 1.-10. trinn. Publiseringsdato Den enkelte skole må selv bestemme når halvårsvurderingene skal sluttføres og publiseres. Det kan av ulike årsaker være behov for å operere med ulike tidspunkt for trinn eller kontaktlærergrupper (klasser). Følgende overordnede rammer gjelder for sluttføring og publisering for barnetrinnet: 1. termin: Etter terminslutt 15. januar og innen utgangen av januar. Innen 15. februar er utvidet frist for 1. termin 2016. 2. termin: Etter 10. juni og i rimelig tid før ferien. Informasjon om publisering til elev og foresatte Skolen må etablere rutiner for å varsle foresatte og elev om når halvårsvurderingen publiseres, slik at foresatte får en påminnelse/ et varsel om at de skal logge på for å lese vurderingen. Dette kan gjøres av skolens ledelse eller evt. av kontaktlærer for den enkelte elevgruppe. Varsel kan gis på ulike måter, for eksempel: - som beskjed på en lekse- eller arbeidsplan - i eget skriv fra skolen - som sms via Skole SMS - som e-post til foresatte - som melding i portalen (forutsetter at skolen allerede har etablert praksis for kommunikasjon med foresatt via meldinger i portalen) Dersom varsel gis som melding i portalen, kan skolen lage rutiner for at foresatte bruker lesebekreftelsen der. Siden forskriften ikke lenger krever foresattes underskrift som dokumentasjon på at halvårsvurdering er gitt, står skolene fritt å utforme egne rutiner slik det virker hensiktsmessig. Formål med og rutiner for halvårsvurdering kan også være et tema for foreldremøter. Sjekk av at alle vurderinger er ferdigstilt Etter intern føringsfrist må det gjennomføres en sjekk av at alle lærere er ferdig med vurderingene som skal publiseres. Sluttføring av fagvurderinger for terminen Sluttføring av fagvurderinger utføres som en egen operasjon og det må gjøres før vurderingsbrev genereres. Det er mulig å sluttføre halvårsvurderingen i en termin for alle eller utvalgte fag. itslearning i Osloskolen - veiledning for lærere Side 3
Faglærere kan ikke endre eller legge til halvårsvurdering etter at halvårsvurderingen for en termin i et fag er sluttført. Skoleleder kan åpne for endringer igjen for enkeltfag. Sluttføring av vurdering for sosial kompetanse, arbeidsvaner og orden Vurdering av sosial kompetanse, arbeidsvaner og orden gjøres av kontaktlærer via Tilbakemelding fra kontaktlærer. Sluttføring av kontaktlæreres vurdering utføres som en egen operasjon av skoleleder, men det er ikke nødvendig at det gjennomføres før vurderingsbrev generes. Det er kun mulig å sluttføre vurderinger for alle kontaktlærergrupper (klasser) samtidig. Kontaktlærer kan ikke endre eller legge til halvårsvurdering etter at halvårsvurderingen er sluttført. Skoleleder kan gjøre endringer og kan også åpne for endring for alle kontaktlærere. Generering og publisering av vurderingsbrev For barnetrinnet skal det generes og publiseres et vurderingsbrev av ferdig halvårsvurdering. Vurderingsbrevet sammenstiller alle vurderinger i en formell visning som er tilgjengelig for elev, foresatt, kontaktlærer og skoleleder. Skoleleder og kontaktlærer kan generere vurderingsbrev av ferdig halvårsvurdering for alle eller utvalgte elever i en kontaktlærergruppe (klasse). Merk at vurderingsbrev kan genereres og publiseres selv om skoleleder ikke har fullført terminen. Det betyr at brev kan gjøres tilgjengelig for elever og foresatte før fagene er låst for endring. Det er derfor viktig at skolen har tydelige rutiner for hvem som skal generere og publisere vurderingsbrevene. Håndtering av unntak og endringer Det kan oppstå behov for å håndtere unntak eller endringer for kontaktlærergrupper (klasser) eller enkeltelever. Skoleleder kan da åpne for endringer og generer vurderingsbrev etter behov. itslearning i Osloskolen - veiledning for lærere Side 4
Sjekk av at alle vurderinger er ferdigstilt Etter intern føringsfrist må det gjennomføres en sjekk av at alle lærere er ferdig med vurderingene som skal publiseres. Vurderinger for fag I vurderingsoversikten i et fag kan faglærer angi at halvårsvurdering er utført ved å velge "Fullfør termin": Dette valget gjelder for valgt termin og benyttes til å angi en status for at halvårsvurderingen er utført for faget. Denne statusen er tilgjengelig for skoleleder og kontaktlærer. Merk! Dette valget publiserer ikke halvårsvurderingen til elev/foresatt. Dette skjer først når skoleleder har sluttført og publisert vurderingen. Skoleleder kan bruke denne statusen i forbindelse med sluttføring av vurderingene. Status for fagene på skolen er tilgjengelig i oversikten for skoleleder: Velg "Skoleleder": Velg "Vurderinger": itslearning i Osloskolen - veiledning for lærere Side 5
Velg "Vurderinger": Denne oversikten gir skoleleder en status for alle halvårvurderinger som er relevant å benytte før vurderingen sluttføres og publiseres. I oversikten under arkfanen "Fagvurderinger" vil skoleleder se alle fag på skolen, og det er mulig å filtrere oversikten etter kontaktlærergrupper (klasser) ved å velge aktuell gruppe nedtrekksmenyen for "Vis gruppe". Merk! Visingen viser fag for inneværende termin. Det betyr at det er viktig å velge 1. termin etter at dato for oppstart av 2. termin er passert. I kolonnen "Status" vises statusen for faglærers fullføring av halvårsvurderingen ved at "F" er markert grønn. Statusen "O" gjelder for fullføring av skoleleder. Den blir markert grønn når skoleleder har sluttført og pubsliert halvårsvurderingen for faget. Kolonnen "Sluttvurderinger" viser om faglærer har opprettet halvårsvurdering i faget. Det kommer funksjonalitet for å sende påminnelser til faglærere som ikke har fullført halvårsvurderingen. Disse påminnelsene blir da sendt til aktuell faglærer som et varsel ("Bjella"). Frem til denne funksjonaliteten er på plass, må faglærer få evt. påminnelse på en annen måte. Kolonnen "Vis vurderinger" gir tilgang til å se registrerte vurderinger for et fag hvis det er behov for det. I denne visningen er det foreløpig kun mulig å få frem en individuell visning av halvårsvurderingen pr. elev. Velg "Vis" for aktuelt fag: itslearning i Osloskolen - veiledning for lærere Side 6
Klikk på navnet til aktuell elev: Elevens profilkort kommer da frem. Via arkfanen "Vurderingsoversikt" er halvårsvurdering med tilhørende mål og eventuell annen vurdering er da tilgjengelig under aktuelt fag: Merk! I samme visning er halvårsvurdering og eventuell annen vurdering for andre fag også tilgjengelig. Det er kun aktuell faglærer, kontaktlærer og skoleleder som ser halvårsvurderingen frem til vurderingen er sluttført av skoleleder. itslearning i Osloskolen - veiledning for lærere Side 7
Vurdering for sosial kompetanse, arbeidsvaner og orden Vurdering av sosial kompetanse, arbeidsvaner og orden gjøres av kontaktlærer via Tilbakemelding fra kontaktlærer. Skoleleder kan sjekke at det er registrert vurderinger for alle elever av kontaktlærer før sluttføring og publisering. Velg arkfanen Tilbakemelding fra kontaktlærer : Velg Organisasjon (skole), aktuell Termin og Gruppe (kontaktlærergruppe). Oversikten viser registrerte vurderinger for valgt kontaktlærergruppe (klasse). I oversikten vises vurderingen for alle elever i valgt gruppe. Skoleleder kan gjøre en sjekk av at det er registrert vurderinger for alle kontaktlærergrupper på skolen. itslearning i Osloskolen - veiledning for lærere Side 8
Sluttføring av fagvurderinger for terminen Skoleleder sluttfører fagvurderingene via oversikten for vurderinger. I itslearning heter dette "Fullføre fag" eller "Fullføre termin". Begge operasjoner gjelder for valgte termin. Sluttføring av fagvurderinger for terminen må gjøres før vurderingsbrev genereres. Sluttføring medfører at halvårsvurderingen blir låst for faglærer. Endringer kan da kun gjøres av ved at skoleleder deaktiverer sluttføringen for faget. Sluttført vurdering er synlig i vurderingsoversikten for elev og foresatt, men ikke automatisk som et vurderingsbrev. Det betyr at sluttføring av fagvurdering bør gjøres samtidig med sluttføring av vurdering fra kontaktlærer og generering av vurderingsbrev. Sluttføring av fagvurderinger Sluttføring av fagvurderinger kan i hovedsak gjøre på to ulike måter. 1. Sluttføre halvårsvurdering for utvalgte fag for en kontaktlærergruppe (klasse): 1. Velg aktuell gruppe via "Vis gruppe" 2. Hak av for aktuelle fag 3. Velg "Fullfør fag" fag. itslearning i Osloskolen - veiledning for lærere Side 9
Halvårsvurdering for de valgte fagene blir da sluttført. Status endres ved at "O" er markert grønn: 2. Halvårsvurdering for alle fag på skolen sluttføres ved å velge Fullfør termin : itslearning i Osloskolen - veiledning for lærere Side 10
Halvårsvurdering for alle fag blir da sluttført og status endres ved at "O" er markert grønn: Merk! Sluttføring av alle fag på skolen medfører at også fag uten halvårsvurdering blir sluttført. Det har i praksis begrenset betydning. Det medfører at vurderingsoversikten i faget viser at aktuell termin er fullført, og at det da ikke er mulig å legge til halvårsvurderinger i faget for den terminen. itslearning i Osloskolen - veiledning for lærere Side 11
Deaktivere sluttføringen av halvårsvurdering for et fag Skoleleder kan deaktivere sluttføringen av halvårsvurderingen for et fag hvis det er behov for å gjøre endringer i halvårsvurderingen. Dette gjøres for ett og ett fag. Velg Vis i kolonnen Vis vurderinger for aktuelt fag: Trykk på Endre status som vises over vurderingsoversikten: Statusen for faget blir da endret og faglærer har da tilgang til å gjøre endringer: Merk! Vurderingsbrev blir ikke oppdatert med evt. endringer som gjøres. Det er derfor viktig å huske på at evt. vurderingsbrev må generes på nytt for de elevene eller den kontaktlærergruppen (klassen) som blir berørt av endringen. I tillegg bør tidligere publiserte vurderingsbrev slettes. itslearning i Osloskolen - veiledning for lærere Side 12
Sluttføring av vurdering for sosial kompetanse, arbeidsvaner og orden Vurdering av sosial kompetanse, arbeidsvaner og orden gjøres av kontaktlærer via Tilbakemelding fra kontaktlærer. Sluttføring av kontaktlæreres vurdering utføres som en egen operasjon av skoleleder, men det er ikke nødvendig at det gjennomføres før vurderingsbrev generes. Det er kun mulig å sluttføre vurderinger for alle kontaktlærergrupper (klasser). Kontaktlærer kan ikke endre eller legge til halvårsvurdering etter at det er sluttført for terminen. Skoleleder kan gjøre endringer og kan også åpne igjen for endring for alle kontaktlærere. Sluttføring av tilbakemelding fra kontaktlærer for en termin Velg arkfanen Tilbakemelding fra kontaktlærer : Velg Organisasjon (skole), aktuell Termin og Gruppe (kontaktlærergruppe). Oversikten viser registrerte vurderinger for valgt kontaktlærergruppe (klasse). For å sluttføre velges Fullfør termin. Status endres da til Fullført for alle kontaktlærergrupper: Merk! Kontaktlærer kan ikke gjøre endringer etter at det er sluttført. Skoleleder kan gjøre endringer og åpne for at alle kontaktlærere kan gjøre endringer. itslearning i Osloskolen - veiledning for lærere Side 13
Deaktivere sluttføring av tilbakemelding fra kontaktlærer for en termin Skoleleder kan deaktivere sluttføringen for tilbakemelding fra kontaktlærer hvis det er behov for å gjøre endringer i halvårsvurderingen. Dette gjøres for en termin og gjelder for alle kontaktlærergrupper. Klikk på Angre : Merk! Dette påvirker alle kontaktlærergrupper (klasser) og medfører at alle kontaktlærere kan gjøre endringer i halvårsvurderingen for terminen. Statusen blir da tilbakestilt og kontaktlærerne kan gjøre endringer: Merk! Vurderingsbrev blir ikke oppdatert med evt. endringer som gjøres. Det er derfor viktig å huske på at evt. vurderingsbrev må generes på nytt for de elevene eller den kontaktlærergruppen (klassen) som blir berørt av endringen. I tillegg bør tidligere publiserte vurderingsbrev slettes. itslearning i Osloskolen - veiledning for lærere Side 14
Om vurderingsbrev For barnetrinnet skal det generes og publiseres et vurderingsbrev av ferdig halvårsvurdering. Vurderingsbrevet sammenstiller alle vurderinger i en formell visning som er tilgjengelig for elev, foresatt, kontaktlærer og skoleleder. Skoleleder og kontaktlærer kan generere vurderingsbrev av ferdig halvårsvurdering for alle eller utvalgte elever i en kontaktlærergruppe (klasse). Merk at vurderingsbrev kan genereres og publiseres selv om skoleleder ikke har fullført terminen. Det betyr at brev kan gjøres tilgjengelig for elever og foresatte før fagene er låst for endring. Det er derfor viktig at skolen har tydelige rutiner for hvem som skal generere og publisere vurderingsbrevene. Generering og publisering av vurderingsbrev Velg arkfanen Vurderingsbrev : Velg Organisasjon (skole), aktuell Termin og Gruppe (kontaktlærergruppe). Oversikten viser eleven i valgte gruppe og hvilke vurderingsbrev som evt. allerede er generert. itslearning i Osloskolen - veiledning for lærere Side 15
Merk av haken ved siden av "Lærende" for å velge alle elever i en gruppe, eller hak av for én eller flere aktuelle elever: Velg opprett brev: Velg aktuell mal og trykk Opprett : itslearning i Osloskolen - veiledning for lærere Side 16
Vurderingsbrevene for de valgte elevene vil da bli generert og en statusmelding for generering vises nederst under lista av elever: Når brevene er ferdig generert vil hver elevs brev vises ved siden av elevens navn: Velg Publiser for å publisere vurderingsbrevet til elever og foresatte: itslearning i Osloskolen - veiledning for lærere Side 17
Ved eventuelle feil i vurderingsbrevene kan disse slettes og opprettes på nytt. Sletting av vurderingsbrev kan gjøres for hele gruppa, eller for enkeltelever. For å slette vurderingsbrevene for hele gruppa velg "Slett" under Gruppevurderingsbrev: For å slette vurderingsbrev for én enkeltelev, klikk på brevet ved siden av elevens navn, og velg "Slett" via tannhjulet i vurderingsbrevet. itslearning i Osloskolen - veiledning for lærere Side 18
Forhåndsvisning av vurderingsbrev / Generering av PDF Dersom man ønsker en forhåndsvisning av alle vurderingsbrevene for en kontaktlærergruppe, eller en samlet fil med alle vurderingsbrevene tilhørende en kontaktlærergruppe, kan man velge å eksportere til PDF. NB: Merk at denne funksjonen er kun tilgjengelig etter at vurderingsbrevet er publisert. Dersom man kun ønsker en forhåndsvisning må man slette brevet igjen så snart PDF-dokumentet er ferdig generert. Velg "Eksporter til PDF": Velg "Last ned" etter at genereringen er ferdig: Ved eventuelle feil i vurderingsbrevene kan disse slettes og opprettes på nytt. Sletting av vurderingsbrev kan gjøres for hele gruppa, eller for enkeltelever (se over). itslearning i Osloskolen - veiledning for lærere Side 19
Tilgang til vurderingsbrev Elevene får et varsel når vurderingsbrevet er publisert, og finner i tillegg vurderingsbrevet via vurderingsoversikten under overskriften Brev : Foresatte får et varsel når vurderingsbrevet er publisert, og finner i tillegg vurderingsbrevet på forsiden knyttet til aktuell elev: Skoleledere, kontaktlærer og foresatte har tilgang til vurderingsbrevet via elevens profilkort: itslearning i Osloskolen - veiledning for lærere Side 20
Vurderingsbrevet samler alle halvårsvurderinger for terminen og har en formell visning: Nederst i brevet vises vurderingen for sosial kompetanse arbeidsvaner og orden: itslearning i Osloskolen - veiledning for lærere Side 21