REGLEMENT FOR FOLKEVALGTE ORGANER I LYNGDAL KOMMUNE Kommunestyrets vedtaksdato og saksnummer: 04.09.03, sak 60/03. Sist revidert av kommunestyret: 10.12. 2015, sak 89/15 Lyngdal.kommune.no
Vi Vil Vi Våger Lyngdal Kommune 2
Lyngdal Kommune Vi Vil Vi Våger Innhold REGLEMENT FOR FOLKEVALGTE ORGANER I LYNGDAL KOMMUNE... 5 1. SAKSFORBEREDELSE... 5 2. FASTSETTING AV MØTER SAKLISTE INNKALLING (Kommunelovens 32)... 5 3. RETT OG PLIKT TIL Å DELTA I MØTE. INHABILITET (Kommunelovens 40)... 5 4. ÅPNE ELLER LUKKEDE MØTER (Kommunelovens 31 og 31a)... 6 5. DELTAKELSE AV ANDRE ENN ORGANETS MEDLEMMER... 6 6. MØTEGJENNOMFØRING... 6 7. ENDRING AV SAKLISTE (Kommunelovens 34)... 6 8. MØTELEDELSE OG ORDSKIFTE... 6 9. FORSLAG... 7 10. AVSTEMNING (Kommunelovens 35)... 7 3
Vi Vil Vi Våger Lyngdal Kommune 11. PRØVEAVSTEMNING... 7 12. STEMMEMÅTEN... 7 13. MINDRETALLSANKE... 8 14. LOVLIGHETSKONTROLL (Kommunelovens 59)... 8 15. INTERNT TILSYN OG KONTROLL (Kommunelovens 76)... 8 16. AVVISE SAK AVGJORT AV OVERORDNET ORGAN... 8 17. KLAGE... 8 18. FORESPØRSEL (INTERPELLASJON) Kommunelovens 34... 8 19. DEPUTASJONER... 9 20. ORDEN I MØTESALEN... 9 21. MØTEBOK MV. (Kommunelovens 30 nr. 3)... 9 22. IKRAFTTREDELSE... 9 4
Lyngdal Kommune Vi Vil Vi Våger REGLEMENT FOR FOLKEVALGTE ORGANER I LYNGDAL KOMMUNE Kommunestyret fastsetter i medhold av kommunelovens (KL) 39, pkt.1, nærmere regler for saksbehandling i folkevalgte organer. Delegasjonsreglementet viser hvilken avgjørelsesmyndighet kommunestyret har delegert til faste utvalg og rådmannen. For saksbehandling i kommunestyret og andre folkevalgte organer i Lyngdal kommune gjelder følgende utfyllende bestemmelser: 1. SAKSFORBEREDELSE Sakene som fremmes til de folkevalgte organene skal normalt være forberedt av administrasjonen. Rådmannens utredningsplikt fremgår av 23 i KL. Om adgang til fjernmøte eller skriftlig saksbehandling gjelder reglene i kommunelovens 30 nr. 2. 2. FASTSETTING AV MØTER SAKLISTE INNKALLING (Kommunelovens 32) Det settes opp møteplan hvert år. Sekretariatet sørger for innkalling til det enkelte møte med opplysninger om tid og sted for møtet og hvor dokumentene er utlagt. Sekretariatet sørger for kunngjøring av møter som skal holdes for åpne dører. Saklisten skal ved eget sakskart eller ved klar inndeling angi: Hvilke saker som er unntatt offentlighet og som sådan skal behandles for lukkede dører. Øvrige saker som skal behandles for åpne dører. Saklisten er offentlig (også for saker unntatt offentlighet). Den skal konkret angi den enkelte sak, eventuelt anonymisert for saker som skal behandles for lukkede dører. I tillegg til de faste medlemmer sendes innkalling med sakskart til varamedlemmer og andre i henhold til egen plan for utsendelse. 3. RETT OG PLIKT TIL Å DELTA I MØTE. INHABILITET (Kommunelovens 40) Medlemmene har møteplikt. Gyldig forfall meldes straks til sekretariatet slik at varamedlem kan innkalles. Om inhabilitet gjelder reglene i forvaltningslovens kap. II og kommunelovens 40 nr. 3. Medlem som antar at det kan foreligge inhabilitet i en sak, skal snarest mulig ta spørsmålet opp med sekretariat, eller med leder for de utvalg som ikke har sekretariat. Organet avgjør selv om det for et medlem foreligger inhabilitet. Gyldig forfall under møtet skal straks meddeles til møteleder, og varamedlem som er til stede trer da inn. 5
Vi Vil Vi Våger Lyngdal Kommune 4. ÅPNE ELLER LUKKEDE MØTER (Kommunelovens 31 og 31a) Møter skal holdes for åpne dører dersom ikke annet følger av lovbestemt taushetsplikt. Kommunestyret kan vedta å behandle en sak for lukkede dører, jfr. 31 i KL, når hensynet til personvern eller andre tungtveiende offentlige interesser tilsier det. Debatt om lukking av et møte reguleres av 31a i KL. Ved behandling av økonomiplanen og årsbudsjettet følges reglene i vedtatte retningslinjer for denne behandling. I enkeltsaker avgjør organet selv spørsmålet om lukkede dører etter KLs 31 nr. 3 eller reglene i særlovgivning. 5. DELTAKELSE AV ANDRE ENN ORGANETS MEDLEMMER Ordfører og rådmann har møte- og talerett, personlig eller ved en av sine underordnede (jfr. kommunelovens 9 nr. 4 og 23 nr. 3). Rådmannen eller den som møter på hans vegne har anledning til å fremme forslag. Kommunalt ansatt kan ta del når organet eller lederen i samråd med rådmann (eller enhetsleder) kaller dem inn. Videre kan sakkyndige ta del når lederen eller utvalget kaller dem inn. Personer som møter etter dette ledd kan gi opplysninger eller utgreiing, men kan for øvrig ikke ta del i forhandlingene. 6. MØTEGJENNOMFØRING Ved møtets åpning foretas opprop for å konstatere hvem som er til stede. Organet er vedtaksført når minst halvparten av organets medlemmer er til stede. Er organet vedtaksført, erklærer møteleder møtet for satt. Fra dette tidspunkt og fram til møtets slutt kan ikke noen av medlemmene forlate møtet uten på forhånd å melde fra til møteleder. Medlemmer eller varamedlemmer som møter etter at opprop er foretatt, må melde seg for møteleder før de tar sete. 7. ENDRING AV SAKLISTE (Kommunelovens 34) Sakene behandles i den rekkefølge de er angitt på sakskartet, hvis ikke organet bestemmer annet. Er en sak tatt opp til behandling, kan møtet ikke heves før saken er avgjort ved avstemning, eller organet vedtar å utsette behandlingen. Sak som ikke er nevnt i innkallingen, kan ikke tas opp til realitetsavgjørelse hvis møteleder eller 1/3 av de møtende medlemmer motsetter seg dette. Sak som ikke tas opp til behandling, sendes den kommunale instans den hører under, eller føres opp til behandling i senere møte dersom det er gitt innstilling i saken. 8. MØTELEDELSE OG ORDSKIFTE Behandlingen av den enkelte sak starter med at møteleder viser til den foreliggende innstilling og gjør rede for eventuelle nye opplysninger eller dokumenter i saken. Møteleder spør om noen vil ha ordet i saken. Talerne får ordet i den rekkefølge de ber om det. Ber flere om ordet samtidig avgjør møtelederen rekkefølgen mellom dem. Møtelederen kan, når det anses å være av betydning for ordskiftet, tillate replikk og svar på denne i forbindelse med siste talers innlegg for å rette på misforståelser, framkomme med nye opplysninger, spørsmål eller svar på direkte spørsmål. Medlemmene skal rette sine ord til møteleder, ikke til forsamlingen. Vedkommende skal holde seg nøye til den sak eller den del av saken ordskiftet gjelder. Møteleder skal se til at dette blir gjort. 6
Lyngdal Kommune Vi Vil Vi Våger Det skal vises høvisk framferd, og det må ikke sies noe som krenker forsamlingen, noen av medlemmene eller andre. Heller ikke er det lov å lage ståk eller uro som uttrykk for misnøye eller bifall. Overtrer noen reglementets ordensbestemmelser eller pålegg fra møteleder, skal møteleder advare vedkommende. Retter hun eller han seg ikke etter dette, kan møtelederen ta fra vedkommende ordet eller ved avstemning la organet avgjøre om vedkommende skal stenges ute fra resten av møtet. Møteleder må ikke avbryte noen som har ordet, med mindre det skjer for å opprettholde de bestemmelser som er gitt i reglementet, eller for å rette misforståelser fra talerens side. Før ordskiftet i en sak er begynt og under ordskiftet, kan organet selv bestemme at taletiden skal avgrenses til et bestemt antall minutter for hvert innlegg. Fra dette kan det gjøres unntak for rådmann og saksordfører som er valgt som talsmann for partigruppe. 9. FORSLAG Bare organets møtende medlemmer har forslagsrett. Rådmannen eller den som møter på hans vegne, har dog rett til å endre tidligere framsatte vedtaksforslag og adgang til å fremme nye forslag, jfr. pkt. 5. Det kan fremmes nye forslag i en sak som er oppe til behandling inntil saken er tatt opp til votering. Forslagene må ha sammenheng med den saken som behandles. Dersom ikke må det anses som ny sak etter pkt. 7, siste ledd. Forslag skal leveres skriftlig og undertegnet til møtelederen så tidlig som mulig i ordskiftet. Møteleder kan likevel tillate muntlig forslag ved forslag om utsettelse, valg og ansettelse. 10. AVSTEMNING (Kommunelovens 35) Når ordskiftet er ferdig tar møtelederen saken opp til avstemning. Fra da av og fram til den er avgjort, må det ikke være ordskifte om saken. Heller ikke er det i dette tidsrom anledning til å ta opp annen sak til behandling. Bare medlemmer som er til stede i salen i det øyeblikk saken tas opp til behandling har rett til å stemme. De kan ikke forlate møtet før avstemningen er ferdig, og de plikter å avgi stemme. Kun ved valg om ansettelse er det adgang til å stemme blankt (kommunelovens 40 nr. 2). Er saken delt opp, eller skal det stemmes over flere forslag, setter møtelederen fram forslag til rekkefølgen for avstemning. Blir det ordskifte om dette, skal møtelederen nøye se til at medlemmene holder seg til spørsmålet om avstemning. 11. PRØVEAVSTEMNING Før endelig avstemning i en sak kan organet vedta prøveavstemning. Er det forslag som det skal stemmes over delt i flere punkter, bør det i alminnelighet stemmes foreløpig over hvert enkelt punkt, og til slutt, i tilfelle også her etter prøveavstemning over hele forslaget. 12. STEMMEMÅTEN Avstemning foretas på en av disse måter: a. Ved stilltiende godkjenning, når ikke noen uttaler seg mot et forslag som møteleder setter fram med spørsmål om noen har noe å uttale mot det. b. Ved at møtelederen oppfordrer medlemmene til å markere sitt standpunkt ved angitt stemmetegn. Når møtelederen bestemmer det, eller ett av medlemmene krever det, holdes kontrastemming. Krav om kontrastemming må settes fram straks etter at møtelederen har sagt fra om resultatet av avstemningen. 7
Vi Vil Vi Våger Lyngdal Kommune c. Ved navneopprop med ja eller nei som svar. Navneopprop kan foretas hvis det etter kontraprøver i h.t. pkt. b fortsatt kan være uklarhet om stemmegivningen. Bestemmelse om navneopprop avgjøres etter samme regler som ved krav om kontraprøver. Opprop skjer i h.t. den samme liste som nyttes ved møtets innledning (jfr. pkt. 6). d. Ved valg og ansettelser kan hvert enkelt medlem kreve skriftlig avstemning (kommunelovens 35 nr. 5). Ved valg og ansettelser gjelder ellers reglene i kommunelovens 35 nr. 3 og 4 og 36 38. 13. MINDRETALLSANKE I saker hvor vedtak fattes i medhold av delegert myndighet, kan 1 medlem eller flere medlemmer forlange saken lagt fram for det nærmeste overordnede organ. Samme rett har ordfører og rådmann, eller den som møter på hans vegne. Krav om mindretallsanke må være framsatt før møtets slutt. 14. LOVLIGHETSKONTROLL (Kommunelovens 59) Tre eller flere medlemmer av kommunestyret kan sammen bringe avgjørelser truffet av folkevalgt organ eller administrasjonen inn for departementet til kontroll av avgjørelsens lovlighet. Krav om lovlighetskontroll må fremmes innen 3 uker fra avgjørelse ble truffet. Kreves lovlighetskontroll i samme møte, innføres dette i møteprotokollen. 15. INTERNT TILSYN OG KONTROLL (Kommunelovens 76) Kommunestyret har det øverste tilsyn med den kommunale forvaltningen. Kommunestyret kan forlange en sak lagt fram for seg til orientering eller avgjørelse. 16. AVVISE SAK AVGJORT AV OVERORDNET ORGAN Folkevalgt organ kan avslå å ta opp til ny behandling sak som er avgjort av kommunestyret eller overordnet folkevalgt organ, når anmodning om å ta opp saken til ny behandling foreligger før det er gått 3 måneder fra avgjørelsen ble truffet. Anmodning fra et departement eller fra fylkesmannen kan ikke avvises. 17. KLAGE Enkeltvedtak kan påklages av en part eller andre med rettslig klageinteresse i h.t. reglene i forvaltningsloven eller særlovgivningen. For klagesaker som ikke behandles etter regler i særlov gjelder: - Kommunestyret er klageinstans for enkeltvedtak truffet av formannskapet i førsteinstans - For enkeltvedtak truffet av annet folkevalgt organ er formannskapet klageinstans oppnevnt etter forvaltningslovens 28, 2.ledd. 18. FORESPØRSEL (INTERPELLASJON) Kommunelovens 34 Ethvert møtende medlem kan i møtet rette forespørsler til lederen, også om saker som ikke står på sakslisten. Forespørsel som fremmes direkte i møte, kan ikke forlanges besvart i samme møte. Forespørsel som ønskes besvart i berammet møte, skal være meldt skriftlig til lederen eller til sekretariatet senest 2 dager før møtet. Forslag som settes fram i forbindelse med forespørsel, kan ikke tas opp til realitetsavgjørelse hvis møtelederen eller 1/3 av de møtende medlemmer motsetter seg det (kommunelovens 34 nr. 1). 8
Lyngdal Kommune Vi Vil Vi Våger 19. DEPUTASJONER Representanter for velforeninger, lag eller grupper som vil møte organet og uttale seg om en sak, skal melde fra om dette til lederen eller sekretariatet senest 2 dager før møtet. Organet avgjør selv hvordan henvendelsen skal behandles. 20. ORDEN I MØTESALEN Møtelederen skal sørge for å opprettholde god orden i møtesalen. Møtelederen skal således se til at talerne ikke avbrytes eller forstyrres fra noen kant. Hvis tilhørerne (publikum) ved meningsytring, eller på annen måte forstyrrer forhandlingene, eller for øvrig opptrer på en måte som strider mot god orden, kan møtelederen eller organet pålegge vedkommende tilhørere, eller samtlige tilhørere å forlate møtesalen. Oppslag, tegninger og lignende må ikke være anbrakt eller anbringes i salen under møtene, med mindre møteleder eller organet samtykker. 21. MØTEBOK MV. (Kommunelovens 30 nr. 3) Det skal føres møtebok over forhandlingene. Møteboken skal inneholde angivelse av hvert møte med møtested og tid, innkallingens dato, fraværende medlemmer og møtende varamedlemmer. Trer noen fra eller til under forhandlingene, anføres dette slik at møteboken sammenholdt med medlemsfortegnelsen viser hvem som har deltatt i den enkelte sak. Videre anføres hvem som møtte fra kommuneadministrasjonen. For øvrig skal møteboken vise gangen i forhandlingene, fortløpende saksnummer for det enkelte kalenderår, og hva saken gjelder (tittel). Møtelederen eller organet avgjør om det skal tillates noen protokolltilførsel. Eventuell avvisning anmerkes i protokollen. Møteprotokollen godkjennes etter nærmere bestemmelse av organet. Utskrift av møteprotokollen sendes ut i henhold til organets bestemmelse. Møteprotokollen oppbevares elektronisk. 22. IKRAFTTREDELSE Reglementet gjelder fra det tidspunkt det er vedtatt av kommunestyret, og fra samme tidspunkt oppheves tidligere reglementsbestemmelser innarbeidet i dette reglement. Kommunestyrets vedtaksdato og saksnummer: 04.09.03, sak 60/03. Sist revidert av kommunestyret: 10.12. 2015, sak 89/15. 9
Vi Vil Vi Våger Lyngdal Kommune Skrevet av: Kjell Andresen Publisert: 17.12.2015 Lyngdal kommune Postboks 353, 4577 Lyngdal Telefon 38 33 40 00 E-post: post@lyngdal.kommune.no Org.nr. 946 485 764 10