1 av 7 REGLEMENT FOR VEST-AGDER FYLKESUTVALG VEDTATT AV FYLKESTINGET 28 06 1994 - GJELDER FRA 01 08 1994. ENDRET DESEMBER 2009, ENDRET APRIL 2013 1 - VALG OG SAMMENSETNING 1. Fylkesutvalget består av 11 medlemmer valgt av og blant fylkestingets medlemmer. Varamedlemmene skal velges blant fylkestingets medlemmer. 2. Valgene gjelder for den fylkeskommunale valgperiode. 3. Har medlemmer forfall til et møte i hovedutvalget, skal det uten ugrunnet opphold gis beskjed om dette med skriftlig melding om forfallsgrunnen. Varamedlemmer innkalles såvidt mulig i den nummerorden de er valgt. Er medlemmene valgt ved forholdsvalg, innkalles varamedlemmer fra den gruppe hvor det er forfall. 4. Dersom et medlem av fylkesutvalget trer endelig ut eller får varig forfall, trer varamedlemmer fra vedkommende gruppe inn i deres sted i den nummerorden de er valgt. 2 - FYLKESUTVALGETS ANSVARSOMRÅDE 1. Fylkesutvalget har ansvar for økonomiplan- og budsjettarbeidet, regionale planer og saker av prinsipiell karakter samt andre saker av spesiell regionalpolitisk betydning. Fylkesutvalget har et spesielt fagansvar for områdene næring, tannhelse, folkehelse, energi, regionale forskningsfond, marin sektor og vannregionen. 3 - FYLKESUTVALGETS OPPGAVER OG MYNDIGHET A - Beslutningsmyndighet 1. Fylkesutvalget har avgjørelsesmyndighet i alle saker med mindre denne ikke er lagt til andre gjennom lover eller andre vedtak. 2. Fylkesutvalget oppnevner innenfor sitt ansvarsområde saksordfører for saker når fylkesutvalget innstiller i saken til fylkestinget. Når fylkesutvalget innstiller i saker innenfor hovedutvalgenes ansvarsområde og innstillingen avviker fra hovedutvalgets innstilling kan/må fylkesutvalget oppnevne ny saksordfører for saken. Saksordfører må tilhøre flertallskonstellasjonen som står bak innstillingen. 3. Det kan også oppnevnes saksordfører på vegne av mindretallet i en sak. 4. Fylkesutvalget kan innenfor sitt ansvarsområde gi administrasjonssjef (fylkesrådmann) myndighet til å treffe vedtak i enkeltsaker eller i typer av saker som ikke er av prinsipiell betydning, så langt dette ikke strider mot andre vedtak.
VEST-AGDER FYLKESKOMMUNE 2 av 7 5. Fylkesutvalget har myndighet til å treffe vedtak i saker som skulle vært avgjort av fylkestinget når det er nødvendig at vedtak treffes så raskt at det ikke er tid til å innkalle fylkestinget, jfr kommunelovens 13. Melding om slikt vedtak forelegges fylkestinget i dettes neste møte. 6. Fylkesutvalget vedtar mandat og rammer for alt planarbeid som kan få økonomiske og/eller andre prinsipielle konsekvenser, i den grad fylkestinget ikke gjør dette. B - Innstillinger og uttalelser 1. Fylkesutvalget innstiller selv til fylkestinget i følgende saker: økonomiplan årsbudsjett skattevedtak saker som har budsjettmessig eller vesentlig regionalpolitisk eller næringspolitisk betydning. saker av prinsipiell karakter regionale planer 2. Fylkesutvalget innstiller ellers i de saker fylkesutvalget skal behandle og som skal forelegges fylkestinget til avgjørelse. 3. Fylkesutvalget kan uttale seg på fylkeskommunens vegne når denne rett ikke er lagt til andre. 4. Fylkesutvalget kan gi merknad til fylkestinget angående saker som berører økonomiplan og fylkesplan, men som behandles i andre hovedutvalg. 4 - MØTEPRINSIPPET. 1. Fylkesutvalget treffer sine vedtak i møte. 2. Fylkesordføreren kan beslutte saken tatt opp til behandling ved fjernmøte eller ved skriftlig saksbehandling. Dette kan likevel bare gjøres når det er påkrevd å få avgjort saken før neste møte, og det enten ikke er tid til å kalle sammen til ekstraordinært møte, eller saken ikke er så viktig at dette må anses nødvendig. 5 - FORBEREDELSE AV SAKER FOR FYLKESUTVALGET 1. I enhver sak som forelegges fylkesutvalget skal det være utarbeidet en innstilling. 2. Innstillingen skal være ledsaget av forslag til vedtak; men dette kan unnlates når det gjelder valg. 3. I innstillingen skal økonomiske og administrative konsekvenser så langt som det er mulig, være klarlagt. Fylkesordføreren påser at enhver sak er forberedt på den nevnte måte og skal, hvis så ikke er tilfelle, sende den tilbake til fornyet forberedelse. 4. Fylkesordføreren sørger for at innstillingen til fylkesutvalget trykkes. Møteinnkalling med innstillinger sendes til fylkesutvalgets medlemmer og
VEST-AGDER FYLKESKOMMUNE 3 av 7 varamedlemmer, kontrollutvalg v/fylkesrevisor, fylkesrådmannen, etatssjefene - og ellers til dem som fylkesordføreren bestemmer. 6 - ÅPNE ELLER LUKKEDE MØTER. 1. Møter i fylkesutvalget skal holdes for åpne dører hvis ikke annet følger av lovbestemt taushetsplikt eller vedtak etter denne paragraf. 2. Fylkesordføreren skal på anmodning gi tillatelse til at forhandlingene i åpne møter tas opp på lydbånd, video, e.l., eller kringkastes over radio eller fjernsyn, såfremt dette ikke virker forstyrrende på gjennomføringen av møtet. 3. Fylkesutvalget kan vedta å behandle en sak for lukkede dører hvor hensynet til personvern eller andre tungtveiende private eller offentlige interesser tilsier dette. Debatt om dette foregår for lukkede dører hvis fylkesordføreren krever det eller fylkesutvalget vedtar det. Personalsaker skal alltid behandles for lukkede dører, jfr. lovhjemmel. 4. Dersom det blir vedtatt å behandle en sak for lukkede dører plikter samtlige tilstedeværende å bevare taushet om forhandlingene og vedtak. 7 - FASTSETTING AV MØTER. SAKLISTE. INNKALLING. MØTELEDELSE. 1. Møte i fylkesutvalget skal holdes på de tidspunkter som er vedtatt av fylkesutvalget selv, fylkestinget og ellers når fylkesordfører finner det påkrevd eller minst 1/3 av medlemmene krever det. 2. Fylkesordføreren setter opp sakliste for det enkelte møte. Innkalling til møtet skal sendes fylkesutvalgets medlemmer med minst åtte dagers varsel, og skal inneholde en oversikt over de saker som skal behandles og alle saksdokumentene. 3. Saklisten til møtet og andre dokumenter som ikke er unntatt fra offentlighet, skal være tilgjengelig for allmennheten. Møte som skal holdes for åpne dører, skal gjøres kjent på hensiktsmessig måte. 4. Møte i fylkesutvalget ledes av fylkesordfører eller av varaordfører. Har begge forfall, velges en særskilt møteleder ved flertallsvalg. 8 - ÅPNING AV MØTET. 1. Dersom halvdelen av medlemmene eller varamedlemmene er til stede kan møtet erklæres satt. 2. I løpet av møtet kan ingen medlemmer forlate salen uten å melde fra til fylkesordføreren. 3. Medlemmer eller varamedlemmer som møter etter møtet er satt kan ikke ta sete før de har meldt seg for fylkesordføreren. 9 - INHABILITET. 1. Den som er inhabil etter kommunelovens 40 nr. 3, eller som blir fritatt etter pkt. 4 i samme paragraf, tar ikke del i behandlingen av vedkommende sak.
VEST-AGDER FYLKESKOMMUNE 4 av 7 10 - REKKEFØLGE OG FORM FOR BEHANDLING AV SAKENE. 1. Sakene behandles i den rekkefølge de er oppført i innkallingen til møtet, men fylkesutvalget kan vedta en annen rekkefølge. 2. Fylkesutvalget kan med alminnelig flertall vedta å utsette realitetsbehandlingen av en sak på den utsendte saklisten. Det kan også treffe vedtak i sak som ikke er oppført på saklisten, hvis ikke fylkesordfører eller en tredel av de møtende medlemmene motsetter seg dette. 3. Fylkesutvalget kan vedta å utsette behandlingen av en sak, også etter at saken er tatt til behandling. 4. Fylkesordføreren refererer sakene og viser til den innstilling som foreligger om saken. Har fylkesordføreren mottatt nye dokumenter i saken etter at innstillingen er avgitt, skal også disse refereres. 5. Talerne får ordet i den rekkefølge de ber om det. Ber flere om ordet samtidig, bestemmer fylkesordføreren rekkefølgen. 6. Fylkesordføreren kan tillate replikkordskifte i tilknytning til de siste talers innlegg, og fastsette tidsbegrensninger. 11 - ORDNING AV DEBATTEN. 1. Taleren skal rette sine ord til fylkesordføreren, ikke til forsamlingen. Taleren skal holde seg nøye til den sak eller til den del av saken som debatten gjelder. 2. Fornærmelig eller uhøvelig språkbruk overfor forsamlingen eller andre må ikke finne sted. Fylkesordføreren påser at dette overholdes. Bifalls- eller mishagsytringer er ikke tillatt. 3. Overtrer noen reglementets ordensbestemmelser, skal fylkesordføreren kalle taleren til orden, om nødvendig to ganger. Retter taleren seg enda ikke etter reglementet, kan fylkesordføreren ta fra taleren ordet eller ved avstemming la fylkesutvalget avgjøre om vedkommende skal stenges ute fra møtet. 4. Fylkesordføreren må ikke avbryte noen som har ordet, med mindre det skjer for å håndheve gjeldende reglement, eller for å rette misforståelser fra talerens side. 12 - FORBEREDELSE TIL AVSTEMMING. 1. Når debatten er slutt, tas saken opp til avstemning. Etter at saken er tatt opp til avstemning, må det ikke være mer debatt eller settes frem forslag i saken. 2. Bare de medlemmer og varamedlemmer som har inntatt sine plasser når saken tas opp til avstemning, har rett til å stemme. De kan ikke forlate sine plasser under avstemningen, og de plikter å stemme. Ved valg og ansettelser er det adgang til å stemme blankt. 3. Ved skriftlig avstemning (valg og ansettelser) regnes blank stemmeseddel som avgitt stemme. 4. Fylkesutvalget avgjør avstemningsordningen etter forslag fra fylkesordfører. Er en sak oppdelt eller det foreligger flere forslag til avstemning, setter
VEST-AGDER FYLKESKOMMUNE 5 av 7 fylkesordføreren frem forslag om rekkefølgen for avstemningen eller om alternativ stemmegivning. 5. Det skal være anledning til å gi uttrykk for såvel prinsipale som subsidiære standpunkter under avstemninger. 6. Ved debatt om forslag til avstemningsordning skal fylkesordføreren nøye se til at talerne utelukkende holder seg til avstemningsspørsmålet. 7. Fylkesordføreren kan foreslå at det foretas prøveavstemning, som ikke er bindende for endelig avstemning i en sak. 8. Blir avstemningen oppdelt, bør det i alminnelighet stemmes foreløpig over hvert enkelt punkt. Til slutt - eventuelt også her etter prøveavstemning - stemmes det så over hele innstillingen. 13 - FORSLAG. STEMMEMÅTEN. 1. Bare fylkesutvalgets medlemmer og varamedlemmer som deltar i møtet samt fylkesrådmannen kan sette frem forslag. 2. Avstemning kan gjennomføres på følgende måter: a) Ved stilltiende godkjenning, når ingen uttaler seg mot forslag fremsatt av fylkesordføreren med spørsmål om noen stemmer mot. b) Ved at fylkesordføreren oppfordrer de medlemmer som er mot et forslag til å gi stemmetegn. Når fylkesordføreren bestemmer det, eller et medlem krever det, holdes kontraprøve. c) Ved sedler uten underskrift. Denne avstemningsmåte kan bare brukes ved valg og ved ansettelse, dersom noe medlem av fylkesutvalget krever det. 14 - VEDTAKSFØRHET. STEMMEPLIKT 1. Fylkesutvalget kan bare treffe vedtak når minst halvparten av medlemmene har vært til stede under forhandlingene og avgitt stemme i vedkommende sak. 2. Vedtak fattes med alminnelig flertall av de stemmer som avgis. 3. Ved stemmelikhet i andre saker enn valg (loddtrekning) er fylkesordførerens stemme avgjørende. 4. De møtende har plikt til å avgi stemme. Ved valg og ansettelse kan hvert enkelt medlem kreve skriftlig avstemning. Ved stemmelikhet avgjøres ansettelse av fylkesordføreren, mens valg avgjøres ved loddtrekning. En kort forklaring for stemmegivingen har man krav på å få vedlagt møteboken. 15 - ANKE 1. Et vedtak i fylkesutvalget kan ankes endelig inn for fylkestinget dersom minst ¼ av medlemmene, fylkesordføreren eller fylkesrådmannen krever det. Et slikt krav må framsettes før møtets avslutning.
VEST-AGDER FYLKESKOMMUNE 6 av 7 16 - FASTE UTVALG. KOMITEER. 1. Fylkesutvalget kan opprette utvalg/komiteer for å arbeide med tidsbestemte oppgaver. Andre enn fylkesutvalgets medlemmer kan også sitte i slikt utvalg/komite. 17 - SPØRSMÅL. 1. Ethvert medlem kan rette spørsmål til fylkesordføreren i møtet, også om saker som ikke står på sakslisten. 2. Slike spørsmål bør anmeldes skriftlig til fylkesordføreren innen 3 dager før det fylkesutvalgsmøte de ønskes besvart i. Spørsmål som meldes etter nevnte frist eller i møtet, kan ikke forlanges besvart i samme møte. 3. Fylkesordføreren sørger for at kopi av anmeldte spørsmål foreligger på medlemmenes bord ved begynnelsen av møtet. 4. Fylkesordfører refererer spørsmålets ordlyd ved begynnelsen av møtet, men spørsmål behandles etter de saker som er ført opp på kartet. 5. Spørsmålet kan begrunnes, og taletiden begrenses da til 5 minutter. 6. Er ikke spørreren til stede, kan et annet medlem av fylkesutvalget ta opp spørsmålet som sitt. Hvis så ikke skjer, regnes spørsmålet som bortfalt. 7. Spørsmål besvares av fylkesordføreren. Fylkesordføreren kan likevel be fylkesrådmannen redegjøre for den saken som er reist. 8. Svarene bør gjøres korte, og det tillates ikke debatt i forbindelse med spørsmål av denne art. 9. Når spørsmålet er besvart, har spørreren lov til å stille ett tilleggsspørsmål. 10. Forslag som fremmes i tilknytning til spørsmål, kan ikke realitetsbehandles hvis fylkesordføreren eller en tredel av de møtende medlemmene motsetter seg dette. 18 - DEPUTASJONER. 1. Utsendinger fra organisasjoner, grupper, sammenslutninger m.v. som vil møte for fylkesutvalget og uttale seg om en sak, skal melde fra om dette til fylkesordføreren i god tid før møtet, senest dagen før. 2. Fylkesutvalget avgjør om utsendingene skal tas imot. Dersom de blir mottatt, møtes de i møtesalen eller utenfor møtesalen av et utvalg av fylkesutvalgets medlemmer. 3. Dersom utsendingene tas imot i møtesalen gis de anledning til å uttale seg, og fylkesordføreren svarer. Fylkesordføreren kan videre fremme spørsmål om faktiske sider av saken til utsendingene på vegne av fylkesutvalgets medlemmer. Det skal ikke være debatt om saken mens møtet med utsendingene pågår. 4. Dersom utsendingene møtes utenfor møtesalen gjelder reglene i pkt 5-8 nedenfor.
VEST-AGDER FYLKESKOMMUNE 7 av 7 5. Til utvalget oppnevnes minst 3 medlemmer, som bør representere forskjellige partigrupper. Hvis fylkesordføreren eller varaordføreren er medlem av utvalget, fungerer denne som utvalgets leder. Ellers velger utvalget selv leder. 6. Etter å ha hørt utsendingene og i tilfelle mottatt deres fremstilling skriftlig, skal utvalgets leder meddele fylkesutvalget det som er framført av utsendingene. 7. Fylkesordføreren skal gi ordet til utvalgets leder etter at behandlingen av sakene på dagsorden er ferdigbehandlet, dersom det gjelder en sak som ikke er ført opp på dagsorden. 1. Ved eventuell videre behandling i fylkesutvalgets møte gjelder regler tilsvarende som for behandling av spørsmål, jfr 18. 19 - MØTEBOK. 1. Det skal føres møtebok over forhandlingene i fylkesutvalget. 2. I møteboka føres inn opplysninger for hvert møte om møtested og møtetid, fraværende medlemmer og møtende varamedlemmer. 3. Trer noen til eller fra forhandlingene, føres dette inn slik at en av boka sammenholdt med medlemsfortegnelsen ser hvem som har tatt del i behandlingen av hver sak. 4. For øvrig føres det inn det som må til for å vise gangen i forhandlingene, og at vedtak gjøres etter rett framgangsmåte. 5. Sakene føres kronologisk, og slik at en kan se hva saken gjelder. Under hver sak føres det inn de forslag som er satt fram. Fylkesordføreren - eventuelt fylkesutvalget - avgjør om noen protokolltilførsel skal tillates. 6. Etter hvert møte tas utskrift av møteboka. Ett eksemplar sendes alle medlemmer og varamedlemmer. Ett eksemplar oppbevares hos fylkesrådmannen. 7. Møteboka skal godkjennes i det påfølgende møte i fylkesutvalget. Vedtak kan likevel iverksettes fortløpende. 20 - MØTERETT 1. Fylkesrådmannen har møte- tale- og forslagsrett i fylkesutvalgets møter. Fylkesrådmannen kan bestemme om disse rettighetene skal ivaretas av andre. 2. Fylkesordføreren eller fylkesutvalget kan gi andre talerett i spesielle saker eller anledninger. 21 - SEKRETÆRFUNKSJONEN 1. Fylkesrådmannen er sekretær for fylkesutvalget og fremmer innstillinger. Fylkesrådmannen kan bestemme om denne funksjonen skal ivaretas av andre.