Tilsyn med arkivene i Bydel Søndre Nordstrand, Oslo kommune

Tilsyn med arkivene i Bydel Søndre Nordstrand, Oslo kommune Endelig tilsynsrapport Sak 2016/8770 Dato for tilsyn: 7.6.2016 Sted: Bydelsadministrasjonen, barnevernkontoret samt fjernarkivet, alle lokalisert på adresser i Rosenholmveien Rapportdato: 20.9.2016 Utarbeidet av: Jon Sandven

Innhold 1. Innledning...3 1.1. Bakgrunn for tilsynet...3 1.2. Dokumentasjon...4 1.3. Gjennomføring...4 2. Oslo kommune - Bydel Søndre Nordstrand...5 3. Tilsynsområder...6 3.1. Arkivansvar, organisering og arkivplan...6 3.2. Journalføring og dokumentfangst...8 3.3. Depotordning for eldre og avsluttede arkiver...11 3.4. Arkivlokaler for bortsettingsarkiver...11 3.5. Ordning, pakking, etikettering, listeføring, bestandsregister...12 3.6. Tapt arkivmateriale...12 4. Oppsummering...13 2

1. Innledning 1.1. Bakgrunn for tilsynet Statsarkivet i Oslo gjennomførte stedlig tilsyn i Bydel Søndre Nordstrand i Oslo kommune 7.6.2016. Fylkesmannen i Oslo og Akershus var på forhånd varslet om tilsynet. Hjemmel for Riksarkivets og statsarkivenes tilsynsvirksomhet er gitt i lov av 4. desember 1992 nr. 126 om arkiv (arkivloven) 7: Riksarkivaren har rettleiings- og tilsynsansvar for arkivarbeidet i offentlege organ. 1 Hensikten med tilsynet er å kontrollere at gjeldende krav i lov og forskrifter om sikring og tilgjengeliggjøring av arkiver blir oppfylt. Kommunale og fylkeskommunale arkiver er sentrale for innbyggernes rettssikkerhet, som beslutningsgrunnlag for forvaltningen og som historisk kildegrunnlag. Arkivloven og arkivforskriften krever blant annet at kommunene skal ha en depotordning for eldre arkiver, oppbevare dem i sikre lokaler og gjøre arkivene tilgjengelige for publikum. 2 Riksrevisjonens undersøkelse av arbeidet med å sikre og tilgjengeliggjøre arkivene i kommunal sektor understreket nødvendigheten av at statsarkivene har tilsyn med kommunene og fylkeskommunene. 3 Undersøkelsen viste manglende sikring av arkivmaterialet i kommunal sektor. Den manglende sikringen gir økt risiko for at bevaringsverdig dokumentasjon går tapt. Videre viste undersøkelsen at få elektroniske systemer i kommunal sektor er laget med tanke på at bevaringsverdig dokumentasjon skal sikres for fremtiden. Særlig er situasjonen kritisk for fagsystemene. Mye arkivmateriale er også utilgjengelig for publikum. Riksarkivaren har siden 2010 hatt et økt fokus på tilsyn med arkivene i kommunal sektor. I stortingsmeldingen om arkiv fra 2012 blir også effektivt tilsyn med kommunal sektor beskrevet som en av de viktigste utfordringene for Arkivverket. 4 Statsarkivene gjennomfører nå tilsyn med arkivdanning og arkivbevaring i kommuner over hele landet. I Oslo gjennomføres tilsyn med samtlige bydeler, etater og virksomheter som er egne organer i henhold til arkivforskriften 1-1. Bydel Søndre Nordstrand er den 12. bydelen i Oslo kommune som får tilsyn. 1 LOV 1992-12-04 nr 126: Lov om arkiv [arkivlova]: https://lovdata.no/dokument/nl/lov/1992-12-04-126 2 FOR 1998-12-11 nr 1193: Forskrift om offentlege arkiv: https://lovdata.no/dokument/sf/forskrift/1998-12-11-1193 3 Riksrevisjonens undersøkelse av arbeidet med å sikre og tilgjengeliggjøre arkivene i kommunal sektor, Dokument 3:13 (2009-2010): http://www.riksrevisjonen.no/rapporter/sider/arkiv.aspx 4 Meld. St. 7 (2012-2014) Arkiv: https://www.regjeringen.no/contentassets/8c6e9a91aa6d488580c8f1f76563fb52/nnno/pdfs/stm201220130007000dddpdfs.pdf 3

1.2. Dokumentasjon I forkant av tilsynet mottok vi en liste over fagsystemene som er i bruk i bydelen, arkivplan, statistikk over journalførte dokumenter, innsynsrutiner, saksbehandlerrutiner, organisasjonskart, oversikt over arkivlokalene, samt en rekke dokumenter under utarbeidelse som tillegg til arkivplanen. Bydelen oversendte også resultat av kontrollsøk i journalen. I tillegg har vi benyttet bydelens svar på Riksarkivarens årlige undersøkelser (arkivstatistikken) 5, diverse informasjon på Oslo kommunes nettsider 6 samt bydelens internettsider 7 til å forberede tilsynet. Under og i etterkant av tilsynet mottok Statsarkivet en del tilleggsinformasjon som ble etterspurt, bl.a. stillingsinstruks for arkivleder. 1.3. Gjennomføring Tilsynet ble gjennomført 7.6.2016 i bydelsadministrasjonen i Rosenholmveien, i tillegg til møter og befaring hos barnevernet og fjernarkivet. Tilsynet hadde form av intervjuer samt befaring av arkiver og lokaler. Fra Statsarkivet i Oslo møtte seniorrådgiverne Marcus Liebold og Jon Sandven. Fra Bydel Søndre Nordstrand møtte: Hans Reidar Ness, bydelsdirektør. Lillian E. Aakervik, assisterende bydelsdirektør. Elisabeth Mürer, HR-sjef. Tora M. Johnsen, seksjonsleder lønn/arkiv. Svein Brøyn, arkivleder. Unn Nicolaysen, jurist. Kristin Klokkervold, spesialkonsulent, operative enheter. Liv A. Diesen, barnevernleder. Vibeke Sandøy, familiekoordinator, barnevernet. Liv Porsvik, arkivansvarlig, barnevernet. Ellen Trulssen, enhetsleder, NAV kommune. Hege Halvorsen, seksjonsleder økonomi og personal, NAV. Ellen Beate Elvrum, teamleder, merkantile tjenester, NAV. Ness, Aakervik, Mürer, Nicolaysen og Klokkervold deltok på et oppstartsmøte samt et avsluttende møte. Trulssen deltok på oppstartsmøtet samt en del om arkivrutiner i NAV. Diesen, Sandøy og Porsvik deltok på oppstarts- og avslutningsmøtene samt en egen del om arkivrutiner innen barnevernet. Halvorsen og Elvrum deltok på møte om arkivrutiner i NAV. Johnsen deltok på oppstarts- og avslutningsmøtene, samt i intervju om dagligarkiv og arkivdanning sammen med arkivleder Svein Brøyn. Brøyn deltok under alle deler av tilsynet. 5 Resultatene fra spørreundersøkelsene er tilgjengelig på: http://arkivverket.no/arkivverket/arkivutvikling/arkivstatistikk 6 www.oslo.kommune.no 7 http://www.oslo.kommune.no/politikk-og-administrasjon/bydeler/bydel-sondre-nordstrand/ 4

2. Oslo kommune - Bydel Søndre Nordstrand Oslo kommune utgjør både en kommune og et fylke. Oslo kommune har 660 000 innbyggere og over 50 000 ansatte. Oslo kommune innførte i 1986 et parlamentarisk system der byrådet står ansvarlig overfor bystyret. Ved innføringen av det parlamentariske systemet avløste byrådet den tidligere rådmannsfunksjonen og overtok ledelsen av kommunens administrasjon. Byrådet leder kommunens administrasjon, innstiller til bystyret og er ansvarlig for gjennomføringen av bystyrets vedtak. Bystyret på sin side handler på kommunens vegne i alle saker som ikke er delegert til andre kommunale organer og fører det overordnete tilsynet med kommunens samlede virksomhet. Bystyret vedtar budsjett for alle kommunale virksomheter, delegerer myndighet til byrådet og andre utvalg og behandler bl.a. saker som fremlegges av byrådet. Under bystyret sorterer kommunens 15 bydelsutvalg med sine respektive administrative enheter. Det er bydelsdirektøren som administrativt leder bydelen. Vedkommende er underlagt byrådet med kommunaldirektøren i Byrådsavdelingen for eldre og sosiale tjenester som sin nærmeste overordnede. Bydelsutvalget, som består av 15 direkte valgte medlemmer, er bydelens øverste politiske organ. Bydelsutvalget har ansvar for de desentraliserte kommunale oppgavene, og skal føre tilsyn og kontroll med bydelsadministrasjonen og tjenestene som utføres der. Bydelene har ansvar for å organisere et tjenestetilbud på sine arbeidsområder innenfor den budsjettrammen som fastsettes av bystyret. Arbeidsområdene er knyttet til lov om barnehager, lov om barneverntjenester, lov om helsetjeneste i kommunene, lov om sosiale tjenester, lov om vern mot smittsomme sykdommer, samt kommunale oppgaver etter andre lover og frivillige kommunale ordninger som bystyret delegerer. Bydelsorganiseringen ble introdusert i 1988, etter at enkelte områder i Oslo hadde deltatt i et treårig prøveprosjekt fra 1985-1988. Bydel Søndre Nordstrand var en av fire prøvebydeler. I 1988 ble det etablert 25 bydeler med ansvar for hver sin del av byen. Bystyret vedtok senere å redusere antall bydeler fra 25 til 15 med virkning fra 2004. For Bydel Søndre Nordstrand medførte reformen i 2004 ingen endringer. Bydel Søndre Nordstrand ligger sørøst i Oslo og har og har ca 38 000 innbyggere og 1200 ansatte (ca 850 årsverk). Bydelen grenser til kommunene Ski og Oppegård. Bydelsadministrasjonen er plassert ved Rosenholm stasjon. Oslo kommune har definert samtlige av kommunens rundt 50 virksomheter, inkludert hver bydel, som egne organer henhold til arkivforskriften 1-1, jf. også Oslo kommunes arkivinstruks pkt. 1.3. 8 Bydel Søndre Nordstrands arkivtjeneste er en del av seksjon for lønn og arkiv, som igjen tilhører HR- 8 8 I henhold til Riksarkivarens rundskriv nr. 1/1999 angående rapportering om organer og arkivlokaler, sendte Byrådsavdeling for kultur og utdanning en oversikt over kommunens organer til Statsarkivet den 10.1.2000. Ifølge Byrådsavdeling for kultur og næring sine oppdateringer av 21.10.2013, regnes følgende virksomheter som eget organ i henhold til arkivforskriften 1-1: Byrådsavdelingene (samlet), foretak, etater, bydeler, Bystyret (samlet inkludert bystyrets sekretariat, komiteene, Forretningsutvalget og Oslo kommunes klagenemnd), Kommunerevisjonen og Kontrollutvalget. 5

avdelingen. Bydelen har elektronisk journalføring og papirarkiv. 9 Bydelen har brukt ephorte siden 1.2.2004. Det er kun arkivleder som jobber i arkivtjenesten. Vedkommende har vært i stillingen siden slutten av 1990-tallet. Det har vært perioder der det har vært tilknyttet ytterligere en person til arkivet, men dette er ikke permanent. Bydelen er imidlertid nå i prosess for å ansette en medarbeider til, i full stilling. Arkivleder har ansvar for personalarkiver, sakarkivet, post, journalføring og er systemansvarlig for ephorte. Bydelen har arkivlokaler i bydelsadministrasjonen samt hos barneverntjenesten og i et fjernarkiv noen hundre meter fra bydelsadministrasjonen. 3. Tilsynsområder Blant tilsynsområdene var arkivorganisering og arkivdanning, herunder arkivplan, journalføring og fagsystemer. I tillegg ble det ført tilsyn med kommunens ordninger for å sikre og tilgjengeliggjøre eldre, avsluttede og bortsatte arkiver. 3.1. Arkivansvar, organisering og arkivplan Arkivforskriften 1-1 slår fast at Det overordna ansvaret for arkivarbeidet i eit offentleg organ tilligg den øvste leiinga i organet. I kommunar og fylkeskommunar er arkivansvaret ein del av det overordna administrative ansvaret som er tillagt administrasjonssjefen, jf. Kommunelova 23. Eit offentleg organ har ansvaret for at undeliggjande organ får nødvendige rettleiingar, råd og instruksar for arkivarbeidet i samsvar med føresegner gitt i eller i medhald av arkivlova. Dette innebærer at det er bydelsdirektøren som administrasjonssjef i bydelen som har det øverste arkivansvaret i en bydel. Dette er definert i Bydel Søndre Nordstrands arkivplan. Planen sier videre at «bydelsdirektør skal utpeke en arkivansvarlig samt nødvendig kvalifisert bemanning til utføring av de daglige arkivoppgavene.» Det foreligger dog ikke noe delegasjonsskriv, som sier hvilken myndighet som er tillagt arkivleder. Arkivleders ansvarsområder er nærmere beskrevet i stillingsinstruksen. Arkivplanen sier at «Arkivansvarlig skal påse at alt daglig arkivarbeid i Bydel Søndre Nordstrand fungerer i samsvar med arkivplanen og Retningslinjene for arkivarbeid i Oslo kommune.» Bydelen må dermed sies å ha definert arkivansvaret formelt, selv om det hadde vært en fordel om forholdet var beskrevet enda tydeligere. Dette gjelder særlig med hensyn til fagsystemer og desentraliserte arkiver, der ansvaret ikke er definert verken i arkivplan eller arkivleders stillingsinstruks. Arkivforskriften 2-1 sier at Arkivarbeidet i eit offentleg organ skal som hovudregel utførast av ei eiga eining, ei arkivteneste, under dagleg leiing av ein arkivansvarleg. Arkivtenesta skal vere felles for organet. Dersom ikkje særlege omsyn tilseier noko anna, skal ho vere underlagd den administrasjonseininga som har ansvaret for organets fellessaker. I henhold til arkivforskriften 2-4 skal daglig arkivet være sentralisert så langt dette er praktisk tenleg. I dagligarkivet inngår sakarkivet med tilhørende databaser som journaler, journalregistre og 9 Dagligarkivet utgjør 120 hyllemeter. 6

kopibøker osv. I tillegg kommer møtebøker, fagsystemer, databaser og andre arkivserier og dokumenter som blir mottatt eller skapt i tilknytning til den virksomheten organet driver. Arkivleder har ikke reelt ansvar for arkivarbeidet i de ulike enhetene, som for eksempel barnevernet. Den rådende oppfatningen i administrasjonen er at arkivleder kun har en rådgivende rolle overfor de desentraliserte tjenestestedene. Det er intet formalisert samarbeid mellom arkivtjenesten og tjenestestedene. Tjenestestedene tar kun sporadisk kontakt med arkivtjenesten, for eksempel når de ønsker å overføre materiale til fjernarkivet. Arkivtjenesten i Bydel Søndre Nordstrand har ikke fullmakter og ressurser ut over daglig drift av sakarkiv og fagsystemene er ikke oppfattet som arkiv og arkivtjenestens ansvar. Dermed har bydelen i praksis desentraliserte arkiver og desentralisert arkivansvar. I praksis har arkivleder kun ansvar for sak- og arkivsystemet ephorte og (de fleste) papirarkivene i bydelsadministrasjonens lokaler, samt fjernarkivet. Fagsystemene er svært knapt omtalt i arkivplanen og fagsystemene er i praksis ikke oppfattet som arkivleders ansvarsområde. Desentraliseringen vises når det i arkivplanen heter at: «Bydelen har en rekke fagsystemer, som benyttes til saker som omhandler enkeltpersoner (brukere, klienter osv.). Beskrivelsen av de enkelte systemene vil utgjøre en del av tjenestestedenes arkivplaner, som etter utarbeidelse/oppdatering vil bli vedlegg til bydelens arkivplan.» I følge arkivforskriften 2-2 skal et offentlig organ til enhver tid ha en ajourført samleplan, en arkivplan, som viser hva arkivet omfatter og hvordan det er organisert. Arkivplanen skal også vise hvilke instrukser, regler, planer osv. som gjelder for arkivarbeidet. Arkivplanen skal bidra til at organet har god styring på hele arkivfeltet. I arkivforskriften 2-6 tredje ledd heter det at arkivplanen skal inneholde en fullstendig og ajourført oversikt over de systemene som blir brukt til journalføring og eventuelle andre former for registrering av saksdokumenter. Elektroniske systemer skal være fullgodt dokumenterte. Riksarkivaren har utarbeidet en mal for arkivplaner, som viser hva som må være med i en slik plan. 10 Man trenger ikke å følge dette oppsettet, det viktige er at organet har en arkivplan som er oppdatert og som kan brukes. Bydel Søndre Nordstrands arkivplan ble sist oppdatert i 2012. Den er ikke behandlet av bydelsutvalget eller av ledergruppa. Planen inneholder mange av punktene som er nevnt i Riksarkivarens mal for arkivplan, men en del av punktene er noe knappe og generelle. Som nevnt omtaler den så vidt fagsystemene, selv om det meste av den dokumentasjonen bydelen skaper skapes i fagsystemene. Planen har en grei oversikt over bydelens organisering og endringer i denne. Den er likevel mangelfull på noen punkter, blant annet på beskrivelsen av elektronisk skapt dokumentasjon og langtidsbevaring av denne. Videre mangler en detaljert funksjons- og oppgavebeskrivelse av de enkelte fagarkivene og fagsystemene som bydelen benytter seg av, samt en redegjørelse for hvilket materiale som skapes i disse systemene og hvordan dette blir vurdert med tanke på bevaring og 10 http://www.arkivverket.no/arkivverket/offentleg-forvaltning/arkivering/arkivplan/mal 7

kassasjon. 11 Det foreligger ingen informasjon om avsluttede elektroniske systemer, utenom journalføringssystemene. Mangelfull dokumentasjon i forhold til fagsystemene gjelder samtlige bydeler som Statsarkivet i Oslo har ført tilsyn med. Bruk av fagsystemene koordineres sentralt i Oslo kommune. Det er fagetatene som er ansvarlig for anskaffelse og drift av, samt brukerstøtte i systemene. Bydelen har ingen innflytelse på valg av systemer til oppgaveløsning. Bydelen har lagt frem flere vedlegg til arkivplanen, som delvis gir utfyllende opplysninger. Det dreier seg dels om beskrivelser av praksis på tjenestestedene og dels mer generelle regler som gjelder for eksempel barneverntjenesten i hele kommunen. Det er uheldig at flere rutiner ikke er oppdatert og dette er ikke i tråd med kravene i arkivforskriftens 2-2. Bydel Søndre Nordstrand innfrir bare delvis arkivforskriftens krav til arkivansvar, arkivorganisering og arkivplan. 3.2. Journalføring og dokumentfangst Arkivforskriften 2-6 til 2-9 fastslår at en offentlig virksomhet skal ha journal for registrering av dokumenter i de sakene som opprettes. I journalen skal det registreres alle inn- og utgående dokumenter som etter offentlighetsloven regnes som saksdokumenter for organet. Dersom det benyttes elektronisk journal, skal denne følge Noark-standarden. Bydel Søndre Nordstrand har elektronisk journalføring og papirarkiv. Bydelen har benyttet det Noarkgodkjente saksbehandlings- og arkiveringssystemet ephorte siden 1.2.2004. I 1990 tok bydelen i bruk journalsystemet ND-Noark og fra 1996 On-file/Jass. Den første perioden er kun tilgjengelig på papir. Perioden fra 1996-2004 er tilgjengelig som historisk base i ephorte, jf. arkivforskriften 3-15 og 3-16. Det er ikke deponert uttrekk til Oslo byarkiv, jf. arkivforskriften 3-17. Det er ikke foretatt periodisering siden man innførte ephorte. Det kan være risikofylt med en så lang arkivperiode, men bydelen har avventet innføring av fullelektronisk arkiv. Dette har blitt utsatt da Oslo kommune har satt i gang et prosjekt for fellesløsninger i alle kommunens virksomheter. Antallet journalførte dokumenter var i 2013 5203, i 2014 7322 og i 2015 6418. 12 Av bydelene i Oslo er dette blant de laveste målt etter antall journalførte dokumenter per innbygger. Statistikken viser at bydelen har sendt ut 1600-1800 brev årlig de siste tre årene. 13 Dette innebærer at bydelen sender ut 6-7 brev per virkedag. I en virksomhet med 1200 ansatte, som betjener 38 000 innbyggere er det usannsynlig at dette tallet reflekterer den reelle arkivdanningen i organisasjonen. Innen tunge tjenesteområder som barnevern og NAV/sosialtjenesten er det henholdsvis én og fem brukere av ephorte 14. Innen disse områdene foregår det aller meste av dokumentasjonen i fagsystemer. 11 Bydelen har ikke fastsatt kassasjonsfrister for noe av sitt arkivmateriale. 12 Bydelen har kun rapportert tall for inn- og utgående brev, ikke notater. 13 Antallet har sunket fra 1815 brev i 2013, 1679 i 2014 til 1619 i 2015. 14 Både i barnevernet og den kommunale delen av NAV er det rundt 80 ansatte. 8

Det skal være 80 registrerte brukere av ephorte i bydelen. Det er sannsynlig at dokumentfangsten svekkes når en så liten andel av de ansatte bruker det felles sak-/arkivsystemet. Den reelle arkivdanningen i bydelen gjenspeiles dermed ikke i bydelens postlister. Bydelen har sentralisert postmottak og e-postmottak som betjenes av arkivtjenesten, jf. arkivforskriften 3-1. Bydelen har rutiner for kvalitetssikring av journalen, jf. arkivforskriften 2-10. Postlister publiseres på bydelens nettside flere ganger i uka. Man har ikke skriftlige rutiner for kontroll av postlistene før publisering. Bydelen har rutiner for e-post og de saksbehandlerne som bruker ephorte kan selv importere dokumenter fra e-postklieneten til ephorte. Statsarkivet i Oslo ba i forkant av tilsynet om at bydelen gjennomførte noen kontrollsøk i sak- /arkivsystemet. Kontrollen viste blant annet at bydelen hadde hele 6561 journalposter med status R som var eldre enn tre måneder. Status R betyr at dokumentene ikke er ferdigstilt og journalført. Videre hadde bydelen 2062 dokumenter med status F som var eldre enn tre uker. Status F betyr at dokumentet er ferdigstilt fra saksbehandler, men ikke ferdig journalført. Journalposter i status R og F betyr manglende journalføring og det framstår som usikkert om dokumentene er blitt sendt til mottakerne. Dette er et høyt tall og et alvorlig avvik. Dokumenter med status R og F vil ikke havne på bydelens postlister. Deler av bydelens informasjon fremstår følgelig som utilgjengelig for offentligheten, og publikums innsynsrett blir svekket. Dette er svært høye tall som viser at bydelens rutiner ikke blir fulgt. Det er sannsynlig at lav bemanning er en del av årsaken. Bydelen har egen Facebookside 15 som betjenes av en ansatt i operative enheter (stab). Bydelsdirektøren har lagt føringer på at det ikke skal drives saksbehandling her, men det foreligger ingen skriftlige rutiner for hvordan man skal behandler eventuelle henvendelser fra publikum. Bydelen har ingen rutiner eller praksis for journalføring av SMS. Det er opplyst at bydelen ikke har tatt i bruk samhandlingsløsninger som for eksempel Sharepoint. Bydel Søndre Nordstrand hadde på forhånd rapportert at det brukes åtte fagsystemer i bydelen. 16 Under tilsynet opplyste NAV/sosialtjenesten å ha tatt i bruk fagsystemet Fasit i februar 2016 samtidig som det benyttes ytterligere tre fagsystemer, driftet av den statlige delen av NAV. 17 Ingen av fagsystemene, utenom Fasit, er godkjent for elektronisk arkiv eller integrert med ephorte. Bydelen har hatt problemer med å importere dokumentasjon fra Agresso til ephorte. Fasit er et fullelektronisk arkiv og versjon 1.4.2 har fått midlertidig godkjenning av Riksarkivaren som Noark-5 løsning. 18 Det ble opplyst at innføring av Fasit som fullelektronisk arkiv var blitt utsatt til oktober 2016. Bydelen har ikke framlagt noen egen dokumentasjon for Fasit som tilfredsstiller kravene i Riksarkivarens forskrift kapittel IX. 19 Arkivleder i bydelen har ikke vært involvert i arbeidet med Fasit. 15 www.facebook.com/bydel.sondre.nordstrand 16 Gerica, Familia, Oscar/Efas, Winmed, Socio, Sapo, Gobo, Agresso 17 Arena, Gosys og Movia. 18 Jf. Riksarkivarens brev til Byrådsavdeling for eldre, helse og sosiale tjenester av 11.3.2016. 19 Forskrift om utfyllende tekniske og arkivfaglige bestemmelser om behandling av offentlige arkiver: 9

Det er papirversjonen som gjelder som arkiv for all dokumentasjon i fagsystemene. Bydelen har ikke egne rutiner for bruk av fagsystemene, eller planer for langtidsbevaring av systemene eller dokumentasjon herfra. Det er likevel framlagt diverse saksbehandlingsregler knyttet til klientinformasjon i fagsystemene. Dette er fragmentariske framstillinger som ikke er integrert med eller knyttet til bydelens arkivplan. Barnevernet har brukt fagsystemet Familia siden ca. 2000. Tidligere brukte man BV Pro og dokumentasjon fra dette systemet skal være konvertert til Familia. Det er planer om at man skal gå over til fullelektronisk arkiv i oktober 2016. Innen NAV/sosialtjenesten bruker man nevnte Fasit samt flere andre systemer innen spesialiserte oppgaver. De ansatte i den kommunale delen av NAV bruker statlige systemer og de statlig ansatte bruker kommunens system Fasit. 20 Det er ikke framlagt noe dokumentasjon på grenseganger mellom statlig og kommunal del av NAV med hensyn til ansvars- og eierforhold til informasjon og systemer. 21 Selv om inntrykket fra intervjuer med ansatte i NAV/sosialtjenesten og barnevernet er at det er god forståelse og praksis for egen dokumentasjonsforvaltning, er det likevel store mangler med hensyn til styringsdokumentasjon og ansvarsfordeling. Med den organisering Oslo kommune har, kan dette ikke løses av den enkelte tjeneste eller bydel alene. Byrådsavdeling for eldre, helse og sosiale tjenester har i forbindelse med Statsarkivets tilsyn med bydelene igangsatt et arbeid for å avklare ansvarsforholdene knyttet til arkivmateriale i bydelene. 22 Oslo kommune har opprettet et earkiv-prosjekt der elektroniske tjenester skal erstatte manuelle prosesser og papirbaserte rutiner. 23 De fleste virksomheter i Oslo kommune har elektronisk journal, men papirbasert arkiv. Slik er det også for Bydel Søndre Nordstrand. Riksarkivarens forskrift kapittel IX inneholder bestemmelser om hvilke instrukser som må være på plass for at virksomheten skal ha et godkjent elektronisk system. Bestemmelsene gjelder også for systemer som ikke følger Noarkstandarden, så langt de er relevante. Før systemet tas i bruk, skal det være utarbeidet en instruks for organet som beskriver oppbygningen og bruken av det elektroniske arkivet. Disse kravene gjelder bl.a. kvalitetssikring av skannede dokumenter, retningslinjer for kassasjon, periodisering og beskrivelse av ansvarsforhold og brukerrettigheter. Et konfigurasjonsdokument kan være avgjørende for at digitalt skapt arkivmateriale kan overføres til depot med autentisitet og integritet i behold. Bydel Søndre Nordstrand har ikke framlagt dokumentasjon som tilfredsstiller disse bestemmelsene, og vil dermed ha et omfattende arbeid foran seg før bydelen kan gå over til elektronisk arkiv. https://lovdata.no/dokument/sf/forskrift/1999-12-01-1566#kapittel_9 20 I hovedsak er det de kommunalt ansatte som bruker de statlige systemene. 21 Dette gjelder alle bydeler og kommuner der Statsarkivet har tatt opp problemstillingen ved tilsyn. 22 Byrådsavdeling for eldre, helse og sosiale tjenester i brev til Statsarkivet i Oslo 17.2.2016. Arkivverkets saksnr. 2016/3925. 23 Se omtale for eksempel i Arkheion nr 1/2015: http://www.arkheion.no/index.php?id=2704083047732078522 10

Bydelen har store utfordringer med hensyn til dokumentfangst og journalføring. Det kan stilles spørsmål ved om Bydel Søndre Nordstrand oppfyller journalføringsplikten i arkivforskriften 2-6. Dette innebærer risiko for at dokumentasjon går tapt og at retten til innsyn ikke sikres. 3.3. Depotordning for eldre og avsluttede arkiver Arkivforskriftens 5-1 har krav om at kommuner og fylkeskommuner skal opprette egne ordninger for arkivdepot for eldre og avsluttede arkiver. Som et minimum skal slike ordninger innebære at det løpende ansvaret for eldre og avsluttede arkiver blir plassert et sted, og at en har nødvendige arkivlokaler for oppbevaring av arkivene. Arkivmaterialet skal ordnes og gjøres tilgjengelig i samsvar med kravene i arkivforskriften. Bydel Søndre Nordstrand skal avlevere sine bevaringsverdige arkiver til Oslo byarkiv. Oslo byarkiv ble opprettet i 1992, som en videreføring av kommunearkivet fra 1914. Ifølge Vedtekter for Oslo byarkiv (1992) og Arkivinstruks for Oslo kommune (1999) har Byarkivet det løpende ansvaret for kommunens eldre arkiver og alle kommunale virksomheter skal avlevere sine bevaringsverdige arkiver dit. Det er kun barneverntjenesten som har overført arkivmateriale til byarkivet. Det overføres avsluttede klientmapper en gang i året. 24 Bydelens arkivtjeneste er ikke involvert i dette. Det er ikke overført elektronisk arkivmateriale. Bydel Søndre Nordstrand har ikke rutiner for overføring av arkivmateriale til depot. 3.4. Arkivlokaler for bortsettingsarkiver Arkivforskriften stiller detaljerte krav til arkivlokaler for bortsettingsarkiver og eldre og avsluttede arkiver. I arkivforskriften 4-1 heter det: Arkivlokala hos offentlege organ skal gi arkivmaterialet vern mot vatn og fukt, mot brann og skadeleg varme, mot skadeleg påverknad frå klima og miljø og mot skadeverk, innbrot og ulovleg tilgjenge. Kravene er nærmere spesifisert i de påfølgende paragrafer. Arkivforskriftens 4-11 krever at arkivlokaler i eksisterende bygninger skulle i løpet av en gitt tidsperiode oppfylle bestemmelsene i 4-3 4-9. Ifølge byrådets vedtatte instruks om plan for sikring av kommunens arkivrom, Byrådssak 1472/02, skulle alle kommunens virksomheter innen utløpet av 2003 utarbeide egne tiltaksplaner for sin virksomhets arkivlokaler. Instruksen skulle sørge for at alle virksomhetene oppfylte kravene i arkivforskriften kapittel IV 4-3 4-9 innen utgangen av 2012. Bydel Søndre Nordstrand har ikke fremlagt dokumentasjon på hvilke bygningsmessige tiltak det er blitt foretatt for sine arkivlokaler. Bydel Søndre Nordstrand har lokaler for bortsettingsarkiver i et sidebygg til barneverntjenesten i Rosenholmveien. I hovedsak så lokalet ut til å tilfredsstille kravene i arkivforskriften kapittel IV. Men det var flere trehyller og arkivmateriale var plassert tett inntil tak, noe som er i strid med kravene i arkivforskriften 4-4. Bydelen har etablerte rutiner for adgang til lokalene, men har ikke formalisert disse skriftlig. 24 Det året klienten fyller 30 år. 11

3.5. Ordning, pakking, etikettering, listeføring, bestandsregister Arkivforskriften 5-4 har krav om at eldre og avsluttede arkiver skal være ordnet, pakket, etikettert og listeført etter bestemte normer. Kravet stilles også til bortsettingsarkiver, jf. arkivforskriften 3-14. I Riksarkivarens årlige spørreundersøkelser har Bydel Søndre Nordstrand oppgitt å ha 550 hyllemeter bortsettingsarkiv, hvorav kun 100 hyllemeter er ordnet og listeført. Dette hindrer bydelens egen fremfinning, og svekker publikums muligheter til å orientere seg i arkivene. Det eksisterer ikke rutiner for overføring av arkiver fra virksomhetene til bortsettingsarkivet i Rosenholmveien. Tjenestestedene har overført materiale ved plassmangel og lignende. Det foreligger ingen arkivlister eller overordnede bestandsoversikter. Bydelen har heller ingen lister over barnevernsarkivene som er overført til Oslo byarkiv. I hovedsak så de bortsatte arkivene likevel ut til å være oppstilt i sammenheng, og journaler og møteprotokoller var innbundet i henhold til arkivforskriftens 3-14. Bydel Søndre Nordstrand oppfyller ikke kravene i arkivforskriftens 3-14 og 5-4 om at arkivene skal være ordnet, pakket, etikettert og listeført. 3.6. Tapt arkivmateriale Under tilsynet ble det opplyst at Klemetsrud barnevernkontor brant ned i 2001. 25 Alt papirmateriale brant, men man klarte å gjenskape noe av det elektroniske materialet. Noe var helt tapt, mens noe delvis ble gjenskapt. Bydelen var ikke i kontakt med Oslo byarkiv i forbindelse med brannen. Det finnes ingen opplysninger om dette i bydelens arkivplan. En arkivplan skal inneholde en bestandsoversikt, som også skal gi en oversikt over arkivmateriale som er blitt ødelagt eller har forsvunnet, materiale som er kassert 26 etter godkjente kassasjonsregler og materiale som er tapt gjennom uhjemlet kassasjon. Statsarkivet i Oslo har etterlyst skriftlig dokumentasjon på hvilke konsekvenser brannen hadde for barnevernsarkivene og hvilket tiltak man gjorde for å minimere skadene. Bydel Søndre Nordstrand har ikke klart å legge fram noe skriftlig dokumentasjon vedrørende brannen og tiltakene man gjorde for å bevare dokumentasjon i etterkant. 25 Andre kilder angir tidspunktet til 23.2.2000. 26 Fra arkivforskriften 3-18: «Med kassasjon er meint at arkivmateriale som har vore gjenstand for saksbehandling eller hatt verdi som dokumentasjon, blir teke ut av arkivet og sletta eller destruert. Med bevaring er meint at arkivmateriale blir oppbevart for framtida og avlevert til arkivdepot. Materiale som kjem inn under føresegner om bevaring, kan såleis ikkje kasserast.» 12

4. Oppsummering Bydel Søndre Nordstrand har flere mangler med hensyn til kravene i lov og forskrifter om danning, sikring, bevaring og tilgjengeliggjøring av arkivene. Bydel Søndre Nordstrand mangler en tydelig plassering av arkivansvaret og en oppdatert arkivplan. Dette svekker muligheten for styring og kontroll med arkiv og dokumentasjon i bydelen. Fagsystemene er utenfor bydelsadministrasjonens kontroll, selv om det meste av bydelens arkivdanning foregår her. I praksis får da Bydel Søndre Nordstrand desentraliserte arkiver og desentralisert arkivansvar. Svak organisering og styringsdokumentasjon vurderes som en viktig årsak til øvrige avvik. Bydelen har betydelige utfordringer med hensyn til dokumentfangst. Bydelen har et alvorlig journalføringsetterslep. Flere tusen dokumenter er ikke ferdigstilt i i ephorte og har dermed aldri havnet på bydelens postliste. Manglende kvalitetskontroll av journalen utgjør en risiko for bevaring av dokumentasjon og hindrer publikums innsynsrett. Det kan stilles spørsmål ved om bydelen innfrir kravene til journalføringsplikt i arkivforskriften 2-6. Manglende ansvarsplassering, oversikter og rutiner innebærer risiko for at dokumentasjon går tapt og at retten til innsyn ikke sikres. Bydelens arkivplan mangler planer for vedlikehold og langtidsbevaring av elektronisk skapt arkivmateriale. Det mangler videre en funksjons- og oppgavebeskrivelse for de elektroniske systemene, en redegjørelse for hvilket materiale som skapes i disse. Det mangler en samlet vurdering av bydelens arkiver for bevaring og kassasjon. Oslo kommune planlegger overgang til elektronisk arkiv for samtlige virksomheter i løpet av de nærmeste årene. Riksarkivarens forskrift inneholder bestemmelser om hvilke instrukser som må være på plass for at en virksomhet skal ha et godkjent elektronisk system. Bydel Søndre Nordstrand har et omfattende arbeid foran seg før kravene til elektronisk arkiv er tilfredsstilt. Bydel Søndre Nordstrand har mangelfulle rutiner for overføring av arkiver til bortsetting, og for overføring til depot. Bydelen har et betydelig etterslep med hensyn til ordning og katalogisering. Deler av bydelens barnevernsarkiver gikk tapt i en brann i 2000. Dette er ikke nærmere dokumentert i bydelens arkivplan eller i andre dokumenter. Det finnes ingen oversikt over hvilket materiale som er tapt. Manglende dokumentasjon begrenser klientenes mulighet til innsyn i dokumentasjon som angår en selv. 13