Vedtekter for LLH - Bergen og Hordaland Vedtatt av årsmøtet den 12.3. 2006, endret av årsmøtet 11.3. 2007, endret av årsmøtet 9.3.2008. endret av årsmøtet 14.3.09 endret av årsmøtet 13.3.10. endret av årsmøtet 13.03.2011. Endret av årsmøtet 18.02.12 Kapittel 1 - Innledende bestemmelser 1-1 Navn (endret 14.03.09) Organisasjonens navn er Landsforeningen for lesbiske, homofile, bifile og transpersoner i Bergen og Hordaland, forkortet LLH Bergen og Hordaland. 1-2 Forholdet til LLH (endret 10.3.11) LLH Bergen og Hordaland er et fylkeslag av Landsforeningen for lesbiske, homofile, bifile og transpersoner(her omtalt som LLH sentralt). LLH - Bergen og Hordalands vedtekter skal ikke være i strid med LLHs sentrale vedtekter, slik at dersom det er avvik går sentrale vedtekter foran, så langt de passer. LLH - Bergen og Hordaland er en selvstendig juridisk enhet, uavhengig av LLH sentralt. 1-3 Formål (endret 13.03.11) Landsforeningen for lesbiske, homofile, bifile og transpersoner sitt mål er et samfunn der mennesker kan leve ut sine kjønns- og seksualitetsutrykk på egne premisser. Forutsetningen for å nå dette målet er erkjennelsen av gleden ved LHBT-kjærlighet og seksualitet basert på likeverd og samtykke, og vissheten om det verdifulle ved dette. Organisasjonens oppgave er derfor å arbeide for å bedre livsvilkårene gjennom å styrke vår selvrespekt og å kjempe for og forsvare den enkeltes rett til å leve ut sin seksualitet, kjærlighet og sine kjønnsutrykk, uavhengig av alder, etnisk opprinnelse, sivil status eller livssyn. LLH Bergen og Hordaland skal delta i samfunnsdebatten ved å sette homopolitiske tema på dagsorden og arbeide for politisk gjennomslag for saker som er viktige for lesbiske, homofile, bifile og transpersoner (lhbt-personer) i fylket. Fylkeslaget skal også arbeide for å skape trygge og gode møteplasser for lhbt-personer i Hordaland. 1-4 Uavhengighet (Endret 13.03.11) LLH Bergen og Hordaland er uavhengig av politiske parti, trossamfunn og andre organisasjoner utenfor LLH 1-5 Nedleggelse Fylkeslaget kan legge seg selv ned etter reglene i LLH sentralts vedtekter. Alle aktiva tilfaller da LLH sentralt. 1-6 Taushetsplikt Det skal ikke gis opplysning om hvem som er medlemmer i LLH, med mindre det er klarert med det enkelte medlem. Unntatt fra dette er sentrale tillitsvalgte i LLH og Skeiv Ungdom, kontrollkomiteen i LLH sentralt og sakkyndige oppnevnt av denne. Unntatt er også offentlige myndigheter og tilsvarende bidragsytere, der kontroll av medlemstall eller alder er kriterier for tildeling av midler. Alt innsyn skal godkjennes av Sentralstyret. 1
Fylkesleder har ansvar for at tillitsvalgte blir orientert om reglene om taushetsplikten og for vervet. Den tillitsvalgte har i tillegg en selvstendig plikt til å sette seg inn i disse reglene. 1-7 Kjønnskvotering (Endret 18.02.12) I alle organer med besluttende myndighet der det velges mer enn en representant/delegat, skal det være lik/tilnærmet lik kjønnsfordeling. Unntatt fra denne regelen er grupper og komiteer som jobber spesielt for ett kjønn. Det skal i så stor grad som mulig også være representasjon av transpersoner i LLH Bergen og Hordaland sine besluttende lag. 1-8 Habilitet (endret 18.2.12) Enhver skal fratre behandlingen av saker som angår vedkommende selv, nære slektninger, ektefelle, samboer, kjæreste eller nære venner. Enhver skal også fratre behandlingen av saker når andre særegne forhold foreligger som er egnet til å svekke tilliten til personens upartiskhet. 1-9 Vervbeskrivelse Styret vedtar og sørger for at det foreligger vervbeskrivelse for samtlige verv i arbeidsutvalget, redaktøren i Skråskrift og andre verv der det finner det påkrevet. Undergrupper og lokallag kan vedta retningslinjer for utøvelse av verv for egen gruppe eller eget lag. Kapittel 2 - Forholdet til andre organisasjoner 2-1 Skeiv Ungdom (endret 18.02.12) Skeiv ungdom Bergen (SkuB) er LLHs ungdomsorganisasjon. Styret skal tilrettelegge for et godt samarbeid med SkuB. Kapittel 3 - Årsmøtet 3-1 Funksjon (endret 18.02.12) Årsmøtet er det øverste organ for LLH - Bergen og Hordaland. Det avholdes hvert år innen 1. mars. 3-2 Stemmerett (endret 13.3.11) Alle fylkeslagsmedlemmer som har bosted i området lokallaget dekker har stemmerett på årsmøtet. 3-3 Innkalling Innkalling til årsmøte og ekstraordinært årsmøte skal skje med 4 ukers varsel etter reglene i de sentrale vedtektene. 3-4 Årsoppgave (endret 18.02.12) Styret og undergruppene skal levere årsoppgave. Denne skal være styret i hende senest én uke før årsmøtet. 2
3-5 Faste saker (endret 13.3.11) Faste saker på årsmøtet er: 1) Valg av møteledelse, referent, tellekorps og to medlemmer til å skrive under på årsmøteprotokollen. 2) Godkjennelse av innkalling og saksliste 3) Årsberetning fra styret, regnskap og revisors beretning. 4) Arbeidsprogram og budsjett 5) Valg av personer til arbeidsutvalg og styret for øvrig 6) Valg av valgkomité 7) Valg av to medlemmer til å revidere regnskapet og en person til å disponere fondsmidler sammen med leder. Valg av styremedlemmer til å disponere driftskonti. 8) Valg av vararepresentanter til landsstyret 9) Innkomne forslag (endret 13.3.11) Innkomne forslag behandles dersom de er styret i hende senest to uker før årsmøtet. 3-6 Saker som hører inn under årsmøtet Årsmøtet har alene fullmakt til å: 1) fastsette av medlemskontingent lavere enn tak fastsatt av landsmøtet 2) foreta vedtektsendringer 3) vedta utvidelse eller innskrenkelse av styrets medlemstall ut over det som følger av 3.9. 3-7 Regnskap (Endret 13.03.10) Regnskap for foregående år skal godkjennes med alminnelig flertall. 3-8 Arbeidsprogram Årsmøtet skal etter forslag fra avtroppende styre vedta arbeidsprogram for styrets arbeid i kommende år. Endringsforslag til arbeidsprogrammet skal fremmes skriftlig, senest i løpet av årsmøtet. 3-9 Valg (endret 18.02.12) Et styreverv skal besettes av gangen i rekkefølgen leder, 1. nestleder (politisk), 2. nestleder (organisastorisk og økonomisk), 6 øvrige styremedlemmer, samt tre vara i 3
prioritert rekkefølge, redaktør for Skråskrift og representanter fra undergruppene med vara. Deretter besettes øvrige verv. Dersom det er mer enn én kandidat, skal personvalg avgjøres skriftlig. Får flere kandidater flest stemmer, skal det foretas ny avstemning mellom disse. Blir det fortsatt likt, skal det trekkes lodd mellom kandidatene. For at en person skal bli valgt kreves absolutt flertall, altså halvparten av stemmene + 1. Blanke stemmer teller ikke. Er det kun én kandidat, og ingen av de stemmeberettigede ber om noe annet, kan valget gjøres ved akklamasjon. Leder velges alltid skriftlig. 3-10 Valgperiode (13.3.11) Dersom ikke annet er fastsatt, velges en person for ett år. Leder og nestleder velges for to år. 3-11 Ekstraordinært årsmøte Styret skal kalle inn til ekstraordinært årsmøte når styret finner det nødvendig, når 1/3 av fylkeslagets medlemmer krever det eller når det finnes særskilt hjemmel i vedtektene. 3-12 Vedtektsendringer (Endret 13.03.10) Det kreves 2/3 flertall på årsmøtet for endring av vedtekter. Vedtektsendringer trer i kraft når årsmøtet heves. I den grad endringer av vedtektene påvirker de andre årsmøtesakene, må vedtakene tilpasses de endrede vedtektene. Styret i LLH Bergen og Hordaland fungerer som vedtektskomité og skal innstille på vedtektsendringer til årsmøtet. Forslag til endringer av vedtekter må sendes styret i innen 2 uker før årsmøtet. 3-13 Revisjon (endret 18.2.12) Den som blir valgt som revisor må oppfylle kravene i 1-9 om habilitet i forhold til alle medlemmer av styret m.v. Den valgte revisoren skal årlig gjennomgå regnskapet i samsvar med god revisjonsskikk. Under revisjonen skal revisoren ha tilgang til alle dokumenter som er nødvendig for å kunne gi en uttalelse om regnskapet. Herunder skal revisoren årlig gå igjennom styrereferatene og vurdere om det foreligger forhold av betydning for regnskapet eller som kan medføre ansvar for styret. Resultatet av revisorens gjennomgang skal opplyses i alle saker i samsvar med god revisjonsskikk. Utover dette har revisor(ene) taushetsplikt i alle saker de får innsyn i. 4
Kasserer skal hvert halvår legge frem ajourført regnskap som skal gjennomgås med revisoren. Kasserer skal fremlegge avstemming av kasse og bankkontoene for revisors kontroll. Evt. kassabeholdning skal kunne kontrolleres av revisor. Gjennomgangen bekreftes skriftlig av revisor til styret. Vesentlige mangler skal rapporteres skriftlig til styret. Kapittel 4 Fylkesstyret 4-1 Funksjon Fylkesstyret er fylkeslagets øverste organ mellom medlemsmøtene. 4-2 Sammensetning (endret 18.02.12) Styret består av leder, 1. nestleder, 2. nestleder, 6 øvrige styremedlemmer, redaktør for Skråskrift og representanter fra undergruppene. Disse medlemmene har stemmerett. Varaer og varamedlemmer for undergrupper, og Skråskrift har stemmerett når de faste representantene ikke er tilstede. En representant for hvert lokallag og undergrupper som ikke har eget styremedlem har møte-, tale- og forslagsrett. 4-3 Møte-, tale- og forslagsrett (endret 14.03.09) Styrets møter er åpne. Styret kan gi gjester og observatører talerett på et styremøte eller under behandlingen av en enkeltsak. Dersom det sannsynlig at en sak kan unntas offentlighet, kan styret vedta at møtet ikke skal være åpne for personer uten vedtektsbestemt møterett mens saken behandles. 4-4 Møter (endret 14.03.09) Det skal avholdes styremøter minst 12 ganger i året med jevne mellomrom. Skriftlig innkalling med saksliste skal sendes ut to dager i forveien. Sakslisten legges innenfor samme tidsrammer ut på LLH Bergen og Hordalands nettsider. Unntatt herfra er saker som unntas offentlighet etter 4-9 Dersom lederen eller to styremedlemmer krever det, skal det avholdes ekstraordinært styremøte. 4-5 Stemmeregler (Endret 13.03.10) Dersom et styremedlem krever det, skal det stemmes over ethvert vedtak. Hvis ikke annet følger av vedtekter, retningslinjer eller instruks, avgjøres saken ved simpelt flertall. Leder - eller nestleder ved leders fravær har dobbeltstemme ved stemmelikhet. 4-6 Vedtaksdyktighet (endret 13.03.10) Styret er vedtaksdyktig når minst halvparten av styremedlemmene med stemmerett, inkludert leder og/eller nestleder, er til stede. 5
4-7 Budsjett Styret skal utarbeide budsjett før årsmøtet. Styret kan revidere budsjettet vedtatt på årsmøtet. Ved store budsjettendringer eller ved fare for stort underskudd, skal styret vurdere å innkalle til ekstraordinært årsmøte. 4-8 Målplan Styret skal så snart som mulig lage en plan for gjennomføringen av arbeidsprogrammet. Planen skal ha tidsfrister. 4-9 Suppleringsvalg Styret kan etter forslag fra valgkomiteen og i samråd med den aktuelle gruppe besette verv som blir ledige mellom årsmøtene. Dersom tre styremedlemmer krever det, skal saken likevel bringes inn for et ekstraordinært årsmøte. 4-10 Referat Det skal føres referat på styremøtene. Referatene er offentlige straks de er godkjent og skal publiseres på LLH - Bergen og Hordalands nettsider. Når vektige grunner tilsier det, kan styret vedta at et referat eller deler av det skal unntas offentlighet. Begrunnelsen for dette skal skrives ned, men er heller ikke offentlig tilgjengelig. 4-11 Endring av disposisjonsrett(endret 13.3.11) Styret kan vedta å gi og frata styremedlemmer retten til å disponere fylkeslagets konti og andre midler. Kapittel 5 Arbeidsutvalget 5-1 Medlemmer (endret 18.2.12) Arbeidsutvalget består av leder, 1. nestleder og 2. nestleder. 5-2 Fullmakt (endret 13.3.11) Arbeidsutvalget har fullmakt til å fatte vedtak i saker som er delegert av styret, foreta presseutspill dersom det ikke er tid til å vente til et styremøte og bevilge inntil kr 10 000 i samsvar med budsjett og handlingsplan dersom det ikke er tid til å vente til et styremøte. Innkjøp av rutinemessig art som er innenfor budsjett kan foretas av medlemmer av arbeidsutvalget uten å konsultere andre au-/styremedlemmer. Arbeidsutvalget har uansett beløp fullmakt til å bevilge penger som er nødvendig for å gjennomføre et styrevedtak. Hvis kostnadene blir vesentlig høyere enn styret må ha forutsatt, skal saken forelegges styret for nytt vedtak. 6
Kapittel 6 - Andre organer 6-1 Leders fullmakt (endret 13.3.11) Lederen har fullmakt til å foreta presseutspill i saker som haster og bevilge inntil kr 5000 i samsvar med budsjett, handlingsplan og retningslinjer fra styret. Dette gjelder kun hvis Arbeidsutvalget ikke trer sammen før bevilgningen må skje. 6-2 Valgkomité (endret 13.03.10) Valgkomiteen (VK) skal bestå av tre medlemmer. Komiteen konstituerer seg selv. Ved frafall fra valgkomiteen innstiller VK ny kandidat til valgkomiteen, og styret fatter vedtak. Valgkomiteens oppgave er å foreslå kandidater til samtlige verv som skal besettes på årsmøtet og ved suppleringsvalg. Hvis det ikke oppnås enighet, skal valgkomiteen avgi delt innstilling. VK skal søke å finne representanter til styret som speiler bredden i lhbt-miljøet. Valgkomiteen skal ha tilgang til LLH - Bergen og Hordalands lokaler og medlemslister. 6-3 Kontrollkomité LLH sentralts kontrollkomité har rett til innsyn i ethvert forhold som angår fylkeslaget. i samsvar med sentrale vedtekter. 6-4 Medlemsmøter Styret skal kalle inn til landsmøteforberedende medlemsmøte etter LLH sentralts vedtekter 11 d. Styret kan ellers kalle inn til medlemsmøter for å informere om saker eller innhente råd. Kapittel 7 - Lokallag 7-1 Kontingent I kommuner der det er lokallag, har lokallaget rett på en del av medlemskontingenten fra medlemmene i kommunen. Lokallagene er egne juridiske enheter. 7-2 Undergrupper Lokallagene kan opprette undergrupper. Lokallaget er likevel ansvarlig for undergruppenes økonomi og opptreden. 7-3 Vilkår for opprettelse Lokallagene skal ha et styre, en kontaktperson og en økonomiansvarlig. Styret skal ha minst tre medlemmer. Det skal avholdes årsmøte i henhold til de sentrale vedtektene. 7-4 Inndeling, sammenslåing og deling Fylkesstyret kan vedta sammenslåing, deling og geografisk endring av lokallag dersom lokallagene selv ønsker det, eller dersom det medlemsgrunnlaget gjør det nødvendig. 7
7-5 Nedleggelse (endret 13.3.11) Dersom et lokallag blir nedlagt, tilfaller alle aktiva LLH - Bergen og Hordaland. Kapittel 8 - Undergrupper og utvalg 8-1 Definisjon En undergruppe er en gruppe som ikke har noen bestemt geografisk tilhørighet, men som ønsker å tilby aktiviteter eller faglig arbeid til LLH-medlemmer over en viss tid. 8-2 Inn- og utmelding En undergruppe kan melde seg ut av LLH - Bergen og Hordaland. Den beholder sine aktiva såfremt dette er rimelig utifra gruppens innsats og tilskudd fra fylkeslaget. LLH - Bergen og Hordalands styre kan godta at en gruppe får status som undergruppe. Årsmøtet kan oppheve vedtaket. Styret kan nedsette eller godta prosjektgrupper som skal utføre styrevedtak. 8-3 Dispensasjon for møteplikt i styret Årsmøtet avgjør hvert år hvilke undergrupper som skal ha stemmerett i styret. Årsmøtet bør dog legge avgjørende vekt på om gruppen selv ønsker å sitte i styret. 8-4 Krav til undergrupper (endret 18.02.12) Undergruppen skal ha fastsatt a) hvem som har ansvaret for gruppens økonomi. Kontaktperson har ansvar for økonomi hvis ikke annet blir bestemt b) hvem som kan bli medlem og på hvilken måte dette skjer. c) midler som blir tildelt undergruppene fra styret skal benyttes innen neste søknadsperiode. Midler som ikke er benyttet innen fristen skal tilbakeføres til styret, med mindre konkret forlengelse er avtalt med styret. Det skal vedlegges regnskap for de benyttede midler. d) Kontaktperson har ansvar for økonomi hvis ikke annet blir bestemt 8-5 Undergruppens fullmakt Undergruppen kan uttale seg på egne vegne i saker som faller inn under formålet så lenge dette ikke er i strid med uttalelser fra styret, arbeidsutvalget eller lederen i LLH - Bergen og Hordaland. Styret i LLH - Bergen og Hordaland kan delegere saker og fullmakt til undergruppene. 8-6 Vedtekter Undergruppene kan ha egne vedtekter. Disse skal ikke være i strid med fylkeslagets eller sentrale vedtekter. 8
8-7 Støtte fra LLH - Bergen og Hordaland (Endret 13.03.11) Undergruppene har tilgang til LLH - Bergen og Hordalands lokaler, datautstyr og har krav på råd og veiledning av styret ved behov. LLH Bergen og Hordaland skal ha en søknadspott som skal stimulere undergruppene til nyskapning, motivasjon og sosiale aktiviteter. Støtte til undergrupper kan utbetales to ganger i året etter søknad. Søknadsfrist settes til 1. april og 1. oktober. Der pengene søkes til et prosjekt, utbetales midlene som hovedregel i etterkant. Mottakere av søknadsmidler må forevise regnskap, og utarbeide rapport dersom LLH BgH finner det hensiktsmessig. Utover dette skal styret til LLH BgH være behjelpelige med å skrive søknader til andre instanser. 8-8 Om utvalg (lagt til ved årsmøtet 9.3.2008) Ved opprettelse og avvikling av utvalg følges LLHs sentrale vedtekter. Kapittel 9 Skråskrift 9-1 Formål Skråskrift er LLH - Bergen og Hordalands medlemsblad og skal dekke organisasjonens aktivitet. Tidsskriftet skal ta pulsen på hele det skeive miljøet i Hordaland, drive informasjonsarbeid og skape debatt og bevissthet i miljøet. Journalistikken skal være balansert og ha plass til et stort meningsmangfold. 9-2 Ansvarlig redaktør Lederen i LLH - Bergen og Hordaland er ansvarlig redaktør. Lederen skal gis anledning til å sette seg inn i bladets innhold før trykking eller publisering på internett og kan nekte publisering av saker. Når en sak blir nektet publisert eller endret av ansvarlig redaktør skal dette nedtegnes skriftlig med begrunnelse og forelegges styret til orientering. Styret kan ikke overprøve ansvarlig redaktør, men kan gi anbefaling om hvilken praksis som skal følges 9-3 Skråskrifts redaktør Skråskrifts redaktør avgjør i samråd med redaksjonen hvilke saker som skal tas med og hvilken profil bladet skal ha. Dersom styret eller årsmøtet legger føringer, må redaksjonen følge disse. 9-4 Redaksjonsmedlemmer og verv Skråskrift bør ha internt ansvarlige, for eksempel økonomiansvarlig, annonseansvarlig og layoutansvarlig. Disse velges av redaksjonen, men kan avsettes av styret. Redaksjonen er åpen for alle medlemmer. 9
9-5 Økonomi Kasserer i LLH - Bergen og Hordaland fungerer som kasserer for Skråskrift. Styret, arbeidsutvalget og leder har samme fullmakt for Skråskrifts økonomi som i øvrige saker som ligger under styret. Redaktør skal alltid konsulteres dersom leder eller arbeidsutvalg vil fatte vedtak som har betydning for bladets økonomi. 9-6 Kontortilgang Redaksjonen skal ha tilgang til kontor- og møtelokaler hos LLH - Bergen og Hordaland. Kapittel 10 - Mistillit, eksklusjon, suspensjon, utelukkelse fra muligheten til å inneha tillitsverv 10-1 Vilkår Vilkår for disse reaksjonene følger av LLH sentralts vedtekter. 10-2 Taushetsplikt Kun styremedlemmer skal være tilstede under behandlingen. LLH sentralt kan likevel delta på denne typen møter med inntil to representanter fra sentralstyret eller kontrollkomiteen, eller oppnevnt av kontrollkomiteen. Disse har ikke stemmerett. Alle som deltar under behandlingen har taushetsplikt. Taushetsplikten forhindrer ikke at impliserte kan stilles spørsmål og avgi forklaring til styret. 10-3 Om vedtak skal fattes Ved vurderingen av om et medlem som oppfyller vilkårene i LLH sentralts vedtekter skal få en reaksjon, skal styret blant annet legge vekt på hensikten med og konsekvensen av medlemmets opptreden, hvor alvorlig vedtektsbruddet var, og konsekvensene av en reaksjon så vel for organisasjonen som for medlemmet som for LLH sentralt. 10-4 Saksbehandling Styret skal utvise stor varsomhet i behandlingen av denne typen saker. Før det fattes vedtak, skal styret skriftlig underrette den det gjelder. Medlemmet skal få anledning til å imøtegå beskyldningene skriftlig, muntlig eller ved representant overfor styret. Styret bør også vurdere om andre skal få uttale seg i saken. Begrunnet vedtak skal oversendes medlemmet. Medlemmet skal også gjøres kjent med klageadgang etter LLH sentralts vedtekter. Dersom styret velger å avstå fra reaksjon, skal medlemmet underrettes om dette. 10