Retningslinjer for Pandagruppen (operasjonalisering av vedtektene) Vedtatt av styret i Pandagruppen 15. juni 2016 1 Navn Foreningens navn er Pandagruppen. 2 Formål Foreningens formål er å bidra til et levende miljø for regional analyse innenfor arbeidsmarked, demografi og næringsliv i Norge, samt forvalte, drifte og videreutvikle programsystemet Panda. Styrets medlemmer deltar, og representerer Pandagruppen, i ulike fora der regionaløkonomiske/-demografiske problemstillinger diskuteres. o Eksempel på slike fora: Norsk demografisk forening, referansegruppe i forskningsprosjekter, prosjektdeltakelse i offentlig sektor, konferansedeltakelse, fagpresentasjoner hos SSB, Innovasjon Norge, o.a. Pandagruppen tar sikte på å arrangere en årlig konferanse for fagmiljø, f.eks. i samarbeid med Kompas-forum Aktivt arbeide for å få flere medlemmer og brukere av Pandagruppen/-systemet 3 Organisatorisk tilknytning Foreningen er en frittstående og selveiende forening. Foreningen skal organiseres slik at den kontrolleres og finansieres av medlemmene. 4 gir retningslinjer for medlemskap. Som medlemmer kan kun opptas offentlige institusjoner som er selvstendige enheter. Dette innebærer at Pandagruppen er offentlig kontrollert og finansiert, noe som gjør at Pandagruppen er underlagt lov om offentlige anskaffelser, og dersom foreningen har ansatte offentleglova. 4 Medlemskap a) Som medlem kan opptas offentlige institusjoner som er selvstendige enheter. Dersom offentlige institusjoner med underenheter ønsker medlemskap, kan styret gjøre en konkret vurdering av hvor medlemskapet skal knyttes. Hovedregelen er at medlemskapet knyttes til regionskontor, men styret kan avvike fra dette ved særskilt vurdering. b) Nye medlemmer tas opp etter søknad til styret. Styret har myndighet til å ta opp nye medlemmer som oppfyller kravet til medlemskap.
c) Medlemskapets plikter og rettigheter nedfelles i en gjensidig kontrakt mellom Pandastyret og den offentlige institusjon. d) Andre organisasjoner som ikke oppfyller kravet til medlemskap, kan etter søknad til styret leie programsystemet. Leie av programsystemet avtales med foreningens styre. Jfr. 5 d) og e) e) Utmelding av foreningen må skje skriftlig før årsskiftet for at det skal bli gjeldende fra året etter. 5 Pandasystemet a) Pandasystemet er et regionaløkonomisk og regionaldemografisk statistikk- og modellverktøy for offentlig forvaltning og planlegging, samt forskning ved godkjente FoUinstitusjoner (ifølge SSBs liste over godkjente FoU-institusjoner). Dette følger av SSBs bestemmelser, og må endres dersom SSB endrer sine betingelser for utlevering av data. Dette betyr at programsystemet ikke kan brukes til andre formål. Dette gjelder også leietakere. b) Styret har rett til, på vegne av foreningen, å inngå, endre eller si opp avtaler som berører bruk av programsystemet. c) Styret har rett til, på vegne av foreningen, å inngå, endre eller si opp avtaler som berører forvaltning, drift og utvikling av programsystemet, samt sekretariatstjenester, og å ansette personer til å skjøtte hele eller deler av disse oppgavene. Egen instruks for daglig leder utarbeides av styret. d) Andre organisasjoner som ikke oppfyller kravet til medlemskap, kan etter søknad til styret gis tilgang til programsystemet ved oppdrag for medlemmene. Tilgang til programsystemet avtales med foreningens styre. Oppdrag for medlemmene er gratis. Ansatte i private foretak som utfører oppdrag for medlemmene, regnes som midlertidige brukere. e) Oppdrag for andre enn medlemmene skal avtales med styret og vil kunne faktureres per oppdrag. Satser fastsettes av styret innenfor foreningens budsjett. Dersom leieinntektene overstiger 10 % av foreningens medlemsinntekter i inneværende regnskapsår, skal styret avslå nye oppdrag for andre enn medlemmene. Som leietakere regnes organisasjoner som ikke er eller kan bli medlemmer av Pandagruppen, og som bruker systemet for andre enn medlemmene. Dette inkluderer leverandør av drift- og vedlikehold av programsystemet. Normal leiesats settes til 100 000 per år / 15 000 per måned (per 2016).
Inntekter fra private over 10 % av foreningens inntekter, tilbakeføres ved årsslutt, brøkfordelt etter sum betaling per leietaker. f) Foreningen kan sette betingelser for bruk av programsystemet og data som hører til systemet. Betingelsene kan settes opp for gruppens medlemmer og andre som gis tilgang til systemet. Betingelsene må fremkomme når avtale om medlemskap eller tilgang gjøres. g) Medlemmer i foreningen kan ved søknad innvilges rett av styret til å egenfinansiere videreutvikling av programsystemet. Egenfinansiert utvikling endrer ikke foreningens eiendomsrett og rettigheter til programsystemet. Foreningen overtar eiendomsretten til egenfinansiert utvikling. 6 Finansiering, formue og gjeld a) Foreningens virksomhet finansieres primært gjennom en årlig kontingent fra medlemmene. Styret har anledning til å søke andre offentlige institusjoner om støtte til foreningen og/eller inngå samarbeidsprosjekter som fremmer foreningens formål så lenge dette ikke bryter med foreningens vedtekter, lov om offentlige anskaffelser og EØS-loven. b) Kontingent, avgifter og andre midler som foreningen får, skal brukes til å fremme formålet til foreningen. c) Ingen medlemmer kan i kraft av sitt medlemskap disponere over dens formue, har krav på utdeling av overskudd eller hefter for dens gjeld mv. d) Styrets leder tegner for foreningen, samt er ansvarlig for foreningens økonomiske disposisjoner. Styret kan også tildele andre personer disposisjons- og tegningsrett. e) Foreningen skal ikke utbetale utbytte til medlemmene eller på andre måter tilbakeføre gruppens verdier til medlemmene. 7 Årsmøte a) Foreningens øverste besluttende myndighet er årsmøtet. b) Foreningen skal avholde ett ordinært årsmøte per år. Ordinært årsmøte skal avholdes innen fem måneder etter regnskapsårets utgang. 7-1 Innkalling a) Styret har ansvaret for å innkalle til årsmøtet og ekstraordinære årsmøter. b) Ekstraordinært årsmøte skal holdes når styret finner det nødvendig, eller når en tredjedel av medlemmene skriftlig krever det. c) Årsmøtet innkalles ved e-post til alle medlemmer og alle registrerte brukere. d) Innkalling med saksliste til årsmøte legges ut på Pandagruppens hjemmesider (www.pandagruppen.no) senest én måned før årsmøtet skal avholdes, mens innkalling til ekstraordinært årsmøte skal skje senest to uker før møtet skal avholdes.
e) Saker som ønskes tatt opp på årsmøtet, skal være styret i hende senest tre uker før årsmøtet skal avholdes. f) Saksutredningen bør så langt som mulig sendes ut eller legges ut på pandagruppens hjemmesider (www.pandagruppen.no) senest 14 dager før årsmøteavviklingen. 7-2 Møte- og stemmerett a) Alle registrerte brukere av Pandasystemet har tilgang til årsmøtet med tale- og forslagsrett. b) Kun medlemmer har stemmerett. Hvert medlem kan delta med flere representanter, men har bare en stemme ved avstemminger. Representantene skjøtter selv sine nødvendige fullmakter til å representere medlemmene på årsmøtet. c) Årsmøtet anses vedtaksdyktig når minst halvparten av de stemmeberettigede deltar. d) Som vedtak på årsmøtet regnes det som flertallet av stemmene er avgitt for dersom ikke vedtektene krever kvalifisert flertall i saken. Dersom styret har en innstilling i saken skal denne legges til grunn for voteringen. Ved stemmelikhet bli styrets innstilling stående. 7-3 Organisering a) Årsmøtet skal velge en møteleder og referent. Når årsmøtet er åpnet, skal referenten opprette fortegnelse over hvem som er representert, og hvor mange stemmeberettigede det er til stede. b) Referenten skal føre protokoll for årsmøtet. c) I protokollen skal årsmøtets beslutninger inntas med angivelse av utfallet av stemmegivningen. Protokollen skal undertegnes av to personer som utpekes av årsmøtet blant de tilstedeværende. Signert protokoll skal holdes tilgjengelig for deltagerne i gruppen og oppbevares på en betryggende måte. 7-4 Oppgaver a) Styret skal til hvert årsmøte utarbeide og framlegge årsoppgjør, handlingsplan og budsjett. b) For hvert regnskapsår skal det avgis et årsoppgjør til årsmøtet. Årsoppgjøret skal bestå av resultatregnskap, balanse og årsmelding. Regnskapsåret skal være tolv måneder, og årsoppgjøret skal settes opp i samsvar med god regnskapsskikk. c) Årsoppgjøret skal godkjennes av årsmøtet og underskrives av foreningens styre. d) Årsmøtet skal velge en eller flere revisorer. Styret skal fremsette forslag. Til revisor kan velges statsautorisert revisor, registrert revisor eller et offentlig revisjonsorgan. e) Vedtatt budsjett er bindende for styrets disposisjoner gjennom driftsåret. f) Saker av særlig viktig karakter kan kreves behandlet av årsmøtet, evt. av ekstraordinært årsmøte.
g) Årsmøtet velger valgkomite. h) Årsmøtet velger et styre på fire personlig valgte styremedlemmer blant medlemmene, hvorav minst tre representanter fra fylkeskommunene. Det velges minst 2 varamedlemmer i nummerert vararekke. i) Styre- og varamedlemmer velges for to år av gangen, hvorav halvparten velges på hvert årsmøte. 8 Styrets organisering og sammensetning a) Styret velger selv sin leder og nestleder. b) Lederen kaller inn til styremøter. c) Ved meldt fravær sørger styreleder for innkalling av vararepresentanter. Minst halvparten av styret må være til stede for å være beslutningsdyktig. 9 Endring av vedtekter, oppløsning m.m. a) Beslutning om oppløsning av foreningen kan fattes av årsmøtet med minst to tredjedels flertall. b) Ved oppløsning av foreningen skal verdiene i foreningen ikke tilbakeføres til medlemmene i foreningen, men overføres til en annen forening, selskap eller institusjon som årsmøtet mener best kan ivareta og videreføre foreningens formål. c) Endringer av foreningens vedtekter må vedtas av årsmøtet med minst to tredjedels flertall.