Systemrevisjon av Lofoten Avfallsselskap KS Adresse: Postboks 99 Tillatelse av: 30.06.2009 8376 Leknes Tidsrom for revisjon: 15. 16. juni 2010 Organisasjonsnummer: 971 014 407 Revisjonsleder: Hege Rasmussen Telefon: 76 05 40 30 Revisor: Louise Engan Kontaktperson: Gjermund Vian Verifikasjoner: nger Katharina Gregersen Barbro Killie Sten D. Bruaas Rapportens innhold Denne rapporten beskriver de avvik relatert til forurensningsloven med forskrifter og selskapets tillatelse, som ble avdekket innen de områdene som er kontrollert, dvs selskapets internkontrollsystem og utvalgte avfallsanlegg. Hovedkonklusjon Under revisjonen ble det påvist følgende avvik fra forskrifter og tillatelse: Avvik 1: Det er mangler i selskapets håndtering av farlig avfall Avvik 2: Det er mangler i selskapets mottakskontroll for avfall Det ble også registrert to anmerkninger. Dato: 24.06.2010 Hege Rasmussen overingeniør Oddlaug E. Knutsen (e.f.) seksjonsleder Statens hus Miljøvernavdelinga E-post Moloveien 10, 8002 Bodø postmottak@fmno.no Telefon: 75 53 15 00 Telefon: 75 53 15 80 nternett Telefaks: 75 52 09 77 Telefaks: 75 53 16 80 www.fylkesmannen.no/nordland
Side 2 av 8 nnhold 1 nnledning 2 Dokumentgrunnlag 3 Omfang 4 Avvik 5 Anmerkninger 6 Gjennomføring 7 Konklusjon/oppsummering 8 Andre forhold 9 Deltakere Vedlegg Delrapporter fra tilsyn ved gjenvinningsstasjonene
Side 3 av 8 1 nnledning Rapporten er utarbeidet etter en systemrevisjon hos Lofoten Avfallsselskap KS (LAS), samt tilsynsbesøk ved selskapets gjenvinningsstasjoner (se vedlagte delrapporter om dette). Systemrevisjon er en systematisk granskning av virksomheten for å fastslå om internkontrollaktiviteter og tilhørende resultater stemmer overens med det som er planlagt. En systemrevisjon vil vanligvis omfatte en gjennomgang av virksomhetens HMS-dokumentasjon, intervjuer og verifikasjoner. Verifikasjon er bekreftelse ved å undersøke og fremskaffe objektivt bevis på at spesifiserte krav er oppfylt. Systemrevisjoner inngår som en del av Fylkesmannens arbeid med å håndheve gjeldende krav med hensyn til beskyttelse av det ytre miljø. Kontrollen fokuserer på overholdelse av krav og rapporten beskriver eventuelle avvik og anmerkninger som ble avdekket under kontrollen. Rapporten gir ingen fullstendig tilstandsvurdering av selskapets miljøarbeid eller miljøstatus. Hensikten med kontrollen var å fastslå om selskapets internkontroll er effektiv med hensyn til å nå fastsatte miljømål, om den tilfredsstiller kravene i internkontrollforskriften, hvorvidt forhold som er beskrevet i systemet stemmer overens med praksis i selskapet (kart og terreng) og å påse at krav fastsatt i forurensningsloven med tilhørende forskrifter og vilkår i gitte tillatelser overholdes av selskapet. Kontrollen ble gjennomført ved granskning av dokumenter, ved intervjuer av relevante personer i organisasjonen, og ved verifikasjon av at rutiner, prosedyrer og instrukser blir fulgt opp i praksis. Rapporten omhandler eventuelle avvik og anmerkninger som er avdekket under kontrollen. Avvik er overtredelse av krav fastsatt i, eller i medhold av helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen. Anmerkning er forhold som tilsynsetaten mener det er nødvendig å påpeke for å ivareta helse-, miljø- og sikkerhet, men som ikke omfattes av definisjonen på avvik. 2 Dokumentgrunnlag Følgende dokumenter dannet grunnlaget for kontrollen: Lov om vern mot forurensninger og om avfall (forurensningsloven) Forskrift om gjenvinning og behandling av avfall (avfallsforskriften) Forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (internkontrollforskriften) Tillatelse av 30.06.2009 til innsamling, håndtering og behandling av avfall
Side 4 av 8 Fylkesmannen hadde følgende dokumenter fra LAS tilgjengelig før gjennomføringen av systemrevisjonen: Personalhåndbok Kvalitetshåndbok HMS-håndbok Driftsdokumenter Beredskapsplan 3 Omfang Systemrevisjonen av LAS internkontroll, omfattet oppfølgingen av krav fastsatt i medhold av forurensningsloven med tilhørende forskrifter og selskapets tillatelse til drift av avfallsanleggene. Revisjonen er basert på gransking av dokumenter og opplysninger som har kommet fram under 7 intervjuer. Det er også gjennomført tilsynsbesøk ved: Gjenvinningsstasjon i Fjøsdalen, Flakstad kommune Gjenvinningsstasjon i Osan, Vågan kommune Gjenvinningsstasjon på Storeidøy og avfallsanlegg på Haugen, Vestvågøy kommune Tilsynene ved gjenvinningsstasjonene inngår også i den nasjonale kontrollaksjonen rettet mot mottaksanlegg for farlig avfall i regi av KLF. Fylkesmannen har ikke vurdert andre forhold ved selskapets virksomhet. 4 Avvik Følgende avvik ble avdekket under revisjonen: Avvik 1 Det er mangler i selskapets håndtering av farlig avfall Avvik fra: avfallsforskriften 11-5, 11-7,11-12 og 11-13 Begrunnelse Vi viser til delrapporter for Fjøsdalen og Storeidøy gjenbruksstasjoner. Avvik 2 Det er mangler ved selskapets mottakskontroll av avfall Avvik fra: avfallsforskriften 9-4, 9-11, jf vedlegg og 11-5, jf vedlegg Begrunnelse Visuell kontroll før lossing Det er satt krav til at det skal være visuell kontroll av alle avfallsleveranser til deponi før og etter lossing. Slik LAS driver per i dag er det selskapet selv som er eneste avfallsprodusent som leverer avfall til deponi. Det arbeides imidlertid opp mot enkelte entreprenører for å få en ferdig deponifraksjon utsortert før leveranse til Haugen. Det er
Side 5 av 8 ikke tilrettelagt for visuell kontroll før lossing av avfall til deponi, noe som da vil være påkrevd. Fylkesmannen er klar over at dette reiser noen praktiske problemstillinger. For det første er det ikke mulig å gjøre en fullstendig bedømming av hva som finnes i lasset ved en slik kontroll. Denne visuelle kontrollen er heller ikke ment slik, men den vil kunne gi en pekepinn på om dette ser ut til å være det avfallet som er beskrevet i basiskarakteriseringa eller om det er noe helt annet. For det andre er det en rekke containere ol som vanskelig lar seg inspisere på denne måten. Her vil det kunne være handlingsrom for å finne en praktisk tilnærming som lar seg gjennomføre. F eks ved at man er ekstra oppmerksom ved lossing av disse. Basiskarakterisering og testing Alt avfall som leveres til deponi skal basiskarakteriseres. Avfallsforskriftens kapittel 9, vedlegg setter nærmere krav til innhold i denne basiskarakteriseringen. Dette er tatt inn i internkontrollsystemet som er under utarbeiding. midlertid benyttes fortsatt det gamle Avfall Norge-skjemaet til basiskarakterisering. Dette har vi slått fast tidligere at ikke er tilstrekkelig (kontrollaksjon mot deponier i 2009). Basiskarakteriseringen er ment å være en omfattende skriftlig dokumentasjon av avfallets sammensetning og egenskaper. For avfall som oppstår jevnlig skal det også identifiseres kritiske parametere som skal følges opp ved verifikasjon. Denne basiskarakteriseringa skal utarbeides av avfallsprodusenten (som i mange tilfeller vil være avfallsselskapet selv), og deponieier skal ha et sammendrag av denne. LAS har utarbeidet et skjema for deklarering av avfall til deponi som langt på vei vil tilfredsstille kravet til sammendrag av basiskarakteriseringa. For selve basiskarakteriseringa sin del vil det kreves en del dokumentasjon i tillegg til avkryssningsboksene og merknadsfeltene, f eks datablad, analyserapporter osv. Vi kan imidlertid ikke se at det kommer frem av internkontrolldokumentene hva slags avfall som skal tas ut for testing/analyse hva som skal vekke mistanke. Det forventes at dette beskrives nærmere og konkretiseres slik at driftsoperatøren har klare nok kriterier å gå ut ifra for å velge ut avfall til testing. KLF har laget en oversikt over fraksjoner dette kan omfatte (lista er ikke utfyllende det må gjøres en vurdering i forhold til egen drift): masser som lukter eller synlig bærer tegn på å være forurensede (olje, PAH, kreosot) synlig innhold av mulig farlig avfall svarte sekker levert på innsamlingsstasjoner avfallsfraksjoner med store variasjoner i innhold avfallsfraksjoner med speilinngang i farlig avfallsregelverket. Dvs avfall som primært klassifiseres som farlig. fluff/shredderavfall slagg Kontroll med farlig avfall på avveie Svarte sekker som mottas i restavfallscontainere på avfallsanleggene blir normalt ikke åpnet eller kontrollert. Dette medfører en risiko for at farlig avfall kan havne på avveie. Vi har gjennom våre kontroller med verksteder og småindustri ofte avdekket farlig avfall i restavfallsbeholderen. Vi er klar over at det vil være praktiske utfordringer
Side 6 av 8 knyttet til å kontrollere alle svarte sekker, men vi ønsker at avfallsselskapene jobber videre med disse utfordringene. 5 Anmerkninger Følgende anmerkninger ble registrert under revisjonen: Anmerkning 1 Systemet for opplæring/kompetanseoppbygging har mangler Referanse: avfallsforskriften 11-7, jf vedl, pkt 6.1 Begrunnelse Det finnes generelle prosedyrer for opplæring i selskapets internkontrollsystem. Avfallsforskriftens kapittel om farlig avfall, stiller i tillegg krav til at det skal finnes en dokumentert plan for kompetanseheving for operatører på mottaksanlegg for farlig avfall. Det er dermed forventet at dette spesifiseres særskskilt. Dette var ikke kommet på plass i internkontrolldokumentasjonen. Anmerkning 2 nternkontrollsystemet har mangler Referanse: internkontrollforskriften 5, pkt 2 og 7 Begrunnelse Gjennom intervjuene med de ansatte i LAS merker vi oss at det er varierende i hvor stor grad elementene i selskapets internkontrollsystem er kjent. Det forventes ikke at alle skal ha fullstendig oversikt over internkontrollen, men en av grunntankene bak internkontroll er nettopp at hele organisasjonen skal involveres, og være kjent med systemet. Videre er det en stadig utfordring i internkontrollarbeidet å ha et levende avvikssystem. Dette er et sentralt element i det kontinuerlige forbedringsarbeidet som internkontrollsystemet skal være et verktøy for. Ofte er det enklere å ha fokus på arbeidsmiljø og sikkerhet, mens forhold som berører ytre miljø kan virke noe mer uhåndgripelig. Samtidig er det også lett at mindre hendelser korrigeres på stedet, og man tenker ikke på at det burde skrives avviksmelding likevel. Dette er viktig for å avdekke om det er gjentakende hendelser der f eks enkel tilrettelegging kan forebygge/hindre at det skjer igjen. Fylkesmannen er oppmerksom på at LAS internkontrollsystem for tiden er under en omfattende omlegging, og vi er også klar over at dette er problemstillinger som det arbeides med i denne sammenhengen. Vi ønsker likevel ikke å forbigå disse punktene, men vil synliggjøre disse utfordringene her. For øvrig viser vi til delrapporter for Fjøsdalen og Osan gjenbruksstasjoner.
Side 7 av 8 6 Gjennomføring Revisjonen omfattet følgende aktiviteter: Åpningsmøte Åpningsmøtet ble avholdt 15. juni kl 09.30 10.15 på LAS hovedkontor på Leknes. Her informerte Fylkesmannen om gjennomføringen av kontrollen. Videre ga LAS en kort presentasjon av virksomheten og internkontrollarbeidet. ntervjuer og verifikasjoner alt 7 personer ble intervjuet den 15. og 16. juni. tillegg var det på forhånd foretatt en verifikasjon ved selskapets øvrige avfallsanlegg som vist i tabellen under kapittel 10. Sluttmøte Sluttmøtet ble avholdt 16. juni kl 14.00 15.30 på Haugen. Registrerte avvik ble presentert. Fylkesmannen oppfattet det slik at representantene fra LAS var inneforstått med de avvikene som ble presentert på møtet selv om det var noe diskusjon rundt krav til omfang av dokumentasjon i forhold til mottakskontroll av avfall til deponi. 7 Konklusjon/oppsummering Generelt sett gir LAS anlegg et godt inntrykk med tanke på ordnede driftsforhold og ryddighet. Det arbeides med ombygging av gjenvinningsstasjonene og tilretteleggingen for publikum, og med tanke på å ivareta forurensning virker å være god. LAS er i gang med en omfattende revisjon og omlegging av internkontrollsystemet. nternkontrolldokumentasjonen bærer, på grunn av dette, noe preg av å være uferdig på enkelte punkter, men vi anser ikke dette å ha hatt stor betydning for gjennomføringen av revisjonen. Det nye systemet vil være nettbasert og det virker som om selskapet har lyktes i å bygge opp et system som er brukervennlig også for de som ikke er direkte involvert i systemarbeid til daglig samtidig som at de nødvendige elementene i internkontrollen er kommet med. De gjenstående utfordringene er nok i hovedsak knyttet opp mot mottakskontroll, men her virker LAS og være godt på vei mot å finne en god løsning. 8 Andre forhold Fylkesmannen takker selskapets representanter for et godt og konstruktivt samarbeid under hele revisjonen. Som nevnt i innledningen, er dette en avviksrapport og gir således ikke en totalvurdering av selskapets miljøarbeid eller miljøstatus. Vi vil derfor legge til her at vi observerte svært mange positive forhold med hensyn til arbeidet med å ivareta det ytre miljøet ved bedriften. Vi vil spesielt trekke fram det at hver enkelt i bedriften virker å ha stor grad av ansvarsfølelse i forhold til gjennomføringen av egne arbeidsoppgaver, og høy bevissthet rundt arbeidet med miljø og avfall. Kommentarer/tips Fylkesmannen har siden 2002 gjennomført en rekke kontrollaksjoner rettet mot små bedrifters håndtering av farlig avfall, særlig i verkstedbransjen. Kontrollresultatene viser at kun et fåtall bedrifter kan dokumentere levering av alle aktuelle typer farlig avfall. Mange bedrifter har også fått avvik på grunn av utilfredsstillende lagringsforhold for farlig avfall.
Åpningsmøte ntervju Avslutningsmøte Haugen Osan Storeidøy Fjøsdalen Side 8 av 8 LAS er i stadig kontakt med denne kundegruppen, og virker nok i stor grad som en av de viktigste informasjonskanalene disse bedriftene har i forhold til riktig avfallshåndtering. Vi har også sett tendenser til en sammenheng mellom tilstanden i bedriftene (mhp riktig sortering, lagring osv av farlig avfall) og tilstanden på avfallsanleggene i samme region (ryddighet, lagringsforhold osv), noe som bekrefter den viktige pedagogiske rollen avfallsselskapet har. Vi ber dere derfor om å være bevisst på denne problemstillingen. 9 Deltakere tabellen er det gitt en oversikt over deltakerne ved revisjonen, samt hvilke anlegg som ble besøkt. Verifikasjoner Navn Funksjon Lofoten Avfallsselskap KS Einar Solvang daglig leder x x x x Gjermund Vian driftssjef x x x x Monica Kleffelgård info-/kvalitetsleder x x x Stig-Tore Benjaminsen driftsleder x x x x Geir-Tore Nilsen fagarbeider x x x Dag Arne Eltoft fagarbeider/verneombud x x x Jan Henrik Pettersen maskinkjører x x x Harald Sandberg fagarbeider x nge Hansen fagarbeider x Anders versen fagarbeider x Fylkesmannen Hege Rasmussen Revisjonsleder x x x x x Louise Engan Revisor x x x x x Barbro Killie Verifikasjon x Sten D. Bruaas Verifikasjon x nger K. Gregersen Verifikasjon x