US 44/2016 STYRETS FORRETNINGSORDEN Universitetsledelsen Saksansvarlig: Rektor Saksbehandler(e): Lise Gorseth, Jan Olav Aasbø Arkiv nr: 16/02248 Vedlegg: 1. Forretningsorden for NMBUs styrer Forslag til vedtak: Framlagte forslag til forretningsorden for NMBUs styrer vedtas. 20.04.2016 Mari Sundli Tveit Rektor
US-sak 44/2016 Vedlegg 1 2 Styrets forretningsorden Under styremøtet 10.3.2016 konkluderte Universitetsstyret (US) med at de ønsket et forslag til forretningsorden. Den vedlagte forretningsordenen er justert for innspill fra styrets medlemmer. Det finnes ingen normalforretningsorden for universitetsstyrer. Rektor har undersøkt med de andre universitetene hvilke reglementer de har utviklet. Rektor har også sjekket reglementer for kommunestyrer for å se hva som kan være av overføringsverdi. Det finnes i utgangspunktet to kategorier reglementer; overordnete reglementer og reglementer som er svært detaljerte. Sistnevnte er ofte de kommunale. Da bakgrunnen for styrets ønske om å utvikle en forretningsorden har vært spørsmål knyttet til avstemmingsrekkefølge, om saker kan behandles uten å stå på innkallingen, varamedlemmers rolle, prøveavstemminger mv har rektor valgt å legge seg på et mellomnivå i detaljeringsgrad. Reglementet vil da både gi den overordnete oversikten samtidig som det svarer på en del operative forhold knyttet til møtets gjennomføring. Det er utarbeidet en forretningsorden som står seg over tid og gjennom skiftende organisasjonsstrukturer. Derfor er det med hensikt valgt å ikke knytte funksjoner til særskilte stillinger. Når det i reglementet heter «styrets sekretær», betyr det rektor i inneværende periode når det gjelder US. Skulle US vedta at NMBU fra neste periode skal ha valgt rektor, vil styrets sekretær bli administrerende direktør. For å slippe å måtte endre forretningsordenen som følge av de endringer US kan måtte vedta om rekruttering av rektor og oppbygging av organisasjonsstrukturen i nivåer og enheter, har rektor lagt seg på denne linjen. Det er videre søkt å utarbeide et generelt reglement som kan brukes av de ulike styrer, nemnder og utvalg ved NMBU. Rektor har foreslått at forretningsordenen er bindende for US, men at for øvrige utvalg kan den tjene som normgivende. Universitets og høgskoleloven (UH loven) har bestemmelser om styrets virksomhet som er spesielt relevante for styrets forretningsorden i 9 6 og 9 7. De relevante bestemmelser i UH loven er innarbeidet i forretningsordenen. Noen særskilte forhold omtalt i styremedlemmenes innspill Gjennomføring av prøveavstemminger. Prøveavstemming er ikke nevnt i UH loven eller i Bernts kommentarer til UH loven. I Bernts kommentarer til UH loven står det imidlertid at i møteboka skal det framkomme hvordan det enkelte medlem har stemt. Videre at man i et tillitsverv må være forberedt på å stå til ansvar for sin stemmegivning. Ut fra prinsippet som skisseres, er rektors vurdering at prøveavstemminger i utgangspunktet skal protokolleres, også hvordan det enkelte medlem har stemt. Imidlertid kan det være hensiktsmessig for styreleder å benytte mer uformelle prøveavstemminger for å sortere vedtakstemaene og lodde stemningen før avstemming. I slike situasjoner kan det være aktuelt å ikke protollere dette som en prøveavstemming. I samråd med styreleder har rektor utarbeidet en bestemmelse hvor styreleder på forhånd tar opp med styret om man står overfor en prøveavstemming som skal protokolleres, se pkt 5.6. Et annet forhold som er spilt inn er om det i reglementet skal angis hvor mange møter styret skal gjennomføre pr år. UH loven har følgende bestemmelse: «Styrets leder sørger for at styret holder møter så ofte som det trengs». I samråd med styreleder foreslår rektor en formulering i pkt 2.1 at det normalt skal være 6 8 ordinære møter årlig.
3 Et tredje forhold er styremedlemmenes mulighet til å ta opp saker, få dem utredet og lagt fram for US til behandling. Bestemmelsen i pkt 2.1 om «Møte holdes når. ett av styrets medlemmer krever at styret sammenkalles» regulerer dette. Dette er UH lovens formulering. I Bernts kommentarer heter det at «i retten til å kreve et møte innkalt må også ligge en rett til å kreve en bestemt sak ført opp på dagsorden i dette møtet, ellers ville retten til å kreve møte være lite verdt». Styremedlem Langseth har tatt opp denne problemstillingen i sitt innspill knyttet til saker som fremmes under eventuelt, men som ikke blir tatt opp til realitetsbehandling, om det skal innarbeides en formulering som sikrer at forslagsstiller kan kreve saken tatt opp på neste ordinære møte. Gitt formuleringen i pkt 2.1 og Bernts kommentarer til UH loven, bør denne retten til å kreve saken lagt fram for US være sikret uten at det skal innarbeides en særskilt formulering om dette. Et siste forhold er styrets mulighet til å behandle saker som ikke er nevnt i innkallingen. Bernt skriver: «styret kan også vedta med alminnelig flertall å føre opp en ny sak til avgjørelse, selv om denne ikke er nevnt i innkallingen, og selv om administrasjonen ikke har hatt mulighet til å realitetsbehandle den». Bernt peker samtidig på at dette kan være både uklokt og kanskje også uforsvarlig saksbehandling, men konkluderer at det er styret som i første instans avgjør dette. Bestemmelse om dette er innarbeidet i pkt 2.2. Rektors vurdering: Forretningsordenen baserer seg på allment utviklet praksis for møteledelse og styrearbeid. Rektor anser at det foreslåtte reglementet vil være et tjenlig verktøy for styret.
Forretningsorden for NMBUs styrer Vedtatt av universitetsstyret 28.04.2016 som sak 44/2016 1 Virkeområde 1.1 Forretningsordenen gjelder for universitetsstyret ved NMBU. Forretningsordenen omfatter også øvrige styrer, utvalg og nemnder ved NMBU, som tilpasser forretningsordenens bestemmelser så langt de passer. 1.2 Forretningsordenen gjelder også for den som er sekretær for et styre, utvalg eller nemnd, enten sekretærfunksjonen følger av lov, stillingsinnhold eller oppnevning av en overordnet. 2 Møteplan, innkalling og møteforberedelse 2.1 Møte holdes i samsvar med møteplan fastsatt av styret selv, normalt 6 8 ordinære møter årlig, eller når styrets leder, styrets sekretær eller ett av styrets medlemmer krever at styret sammenkalles. 2.2 Styrets sekretær kaller inn til møte i samråd med styreleder. I innkallingen skal det angis hvilket tidspunkt og hvor møtet skal holdes, saker som skal behandles, og innstillinger til vedtak fra styrets sekretær. Innkalling med saksdokumenter skal normalt sendes ut en uke før møtet. Styret kan med alminnelig flertall akseptere å behandle en sak som er fremlagt med kortere varsel enn normal innkalling, dersom styret finner at saken er tilstrekkelig opplyst og at det er forsvarlig og ønskelig å fatte vedtak i saken. 2.3 Styrets møter skal kunngjøres på NMBUs hjemmesider. 2.4 Styret skal behandle saker i møte, med mindre styrets leder finner at saken kan behandles på annen betryggende måte. 2.5 Forfall må meldes til styrets sekretær snarest mulig, slik at sekretæren kan innkalle varamedlem. Ved forhåndskjent inhabilitet innkalles varamedlem til de aktuelle sakene. 2.6 Ved fratreden før møteslutt kan tilstedeværende varamedlem tre inn fra og med den første saken som behandles i sin helhet etter det faste medlemmets fratreden. 2.7 Saksforberedelse til møter skal fylle forvaltningslovens krav til saksbehandling. Underliggende dokumentasjon gjøres tilgjengelig for styrets medlemmer på egnet måte. 2.8 Styrets sekretær skal sørge for at de saker som skal opp i styret er forberedt på forsvarlig måte. Styrets sekretær forbereder og gir tilråding i saker overfor styret i samråd med styreleder. 2.9 Ethvert medlem kan fremme saker som vedkommende ønsker å ta opp under posten Eventuelt. Forslag som settes fram under eventuelt kan likevel ikke avgjøres i møtet hvis styreleder eller mer enn 1/3 av styret motsetter seg dette. 3 Vedtaksførhet 3.1 Styret er vedtaksført når mer enn halvparten av dets faste medlemmer eller varamedlemmer er til stede. 4 Habilitet 4.1 Forvaltningslovens habilitetsregler gjelder for styrets medlemmer, varamedlemmer og sekretær. 4.2 Et styremedlem plikter selv å opplyse om forhold som eventuelt kan begrunne inhabilitet. I tvilstilfeller tar styrets øvrige medlemmer stilling til habilitetsspørsmålet.
4.3 Den som er inhabil bør som hovedregel forlate møtelokalet under behandlingen av den aktuelle sak. Møteleder kan gi tillatelse til at den inhabile tar plass på tilhørerbenk. 5 Møtegjennomføring 5.1 Styremøtene ledes av styrelederen, eller i dennes fravær av den styret utpeker som møteleder. 5.2 Bare styrets medlemmer, møtende varamedlemmer og styrets sekretær kan komme med forslag til vedtak. Forslag som vesentlig avviker fra styretsekretærens innstilling gis skriftlig til styreleder. Forslagene skal føres i møteboka. 5.3 De møtende medlemmer eller varamedlemmer har stemmeplikt. Det er kun ved valg og oppnevning det er anledning til å stemme blankt. 5.4 Utsettelsesforslag kan fremmes når som helst under forhandlingene. Utsettelsesforslaget skal voteres over straks, med mindre styret blir enig om annen prosedyre. 5.5 Møteleder skal tilrettelegge avstemmingene slik at alle de møtende får anledning til å stemme for den avgjørelse vedkommende ønsker. Før votering bør møteleder referere de fremsatte forslag og avklare fremgangsmåten for votering. Ved behov må innkomne forslag systematiseres og voteringen skje i flere omganger, slik at det først voteres over de mest ytterliggående forslagene, og deretter ved behov voteres over de øvrige forslagene. Forslag som etter sitt innhold må betraktes som alternative kan settes opp mot hverandre. 5.6 Styret kan beslutte å holde prøveavstemming. Denne protokolleres. Styret kan beslutte at prøveavstemming likevel ikke skal føres i møteboka. 5.7 Stemmegiving skjer ved stemmetegn eller stilltiende godkjenning. Ved stemmelikhet i andre saker enn valg og oppnevning er møteleders stemme avgjørende. Ved stemmelikhet ved valg og oppnevning avgjøres dette ved loddtrekning. Avstemming ved valg og oppnevning, og ansettelse skal skje skriftlig hvis ett av de møtende medlemmer krever dette. 6 Møteoffentlighet og taushetsplikt 6.1 Styrets møter skal holdes for åpne dører. Styret kan vedta at møtene skal holdes for lukkede dører, eller at bestemte saker skal behandles for lukkede dører. Styret behandler saker i lukket møte når: Saken omfattes av lovbestemt taushetsplikt, Saken gjelder en arbeidstakers tjenesteforhold, Når personvernhensyn for øvrig krever det eller Når tungtveiende offentlige hensyn tilsier det. 6.2 Alle tilstedeværende under behandlingen av saker for lukket møte har taushetsplikt om opplysninger til saken som fremkommer under møtet. Møteleder kan avkreve taushetsløfte fra de møtende. Taushetsplikten bortfaller ikke selv om begrunnelsen for lukket møte måtte bortfalle. Taushetsplikten gjelder inntil styret eventuelt opphever den. 7 Møtebok 7.1 Det skal føres møtebok for styrets møter. Protokolltilførsler som gjelder stemmeforklaringer o.l. skal kunne forlanges protokollert. Protokolltilførsler må varsles umiddelbart etter avstemmingen, og kan kreves framlagt før møtets avslutning. Møteboka sendes til møtende styremedlemmer og varamedlemmer på epost til forhåndsgodkjenning. Endelig godkjenning foretas på neste styremøte om ikke annet er bestemt.