Prosedyre Dokumentnummer: 3-12-1-1 Dokument tittel Standard kontrakter og bevilgningsbrev FoU Dato: 26.09.03 Revisjon 6. Produsert av Navn: Stein Øberg Signatur: Godkjent av Navn: Per Wøien Signatur: Hensikten med prosedyren (maks 5 linjer) Presentasjon av aktuelle kontraktformularer og brev for finansiering av FoUrelaterte prosjekter, og forklaring om bruken av disse Beskrivelse Generelt På basis av vedtatt kontraktkonsept, DOKSY 3-6-4, er følgende standard kontraktformularer og brevmaler for FoU-bevilgninger laget: Standard kontraktsformularer Avtaledokument for FoU-prosjekt Prosjektsammendrag Generelle kontraktsvilkår Disse tre dokumentene utgjør sammen det som kalles kontrakten (K-1) (K-2) (K-3) Standard brevmaler ved FoU-bevilgninger: Oversendelsesbrev for kontrakten (B-1) Bevilgningsbrev (brukes når avtaledokument ikke brukes ) (B-2) Disse følger vedlagt sammen med en veiledning. Oversendelsesbrev, avtaledokument og prosjektsammendraget (B-1, K-1 og K-2) tas ut som en integrert rapport fra Forskningsrådets informasjons- og styringssystem - Foriss. Avhengig av merket målform i prosjektbildet foretas utskrift på bokmål eller nynorsk. Både i Foriss og etter overføring til Word er det mulig å legge inn spesielle vilkår i avtaledokumentet knyttet til den enkelte divisjon/enhet, prosjekt og lignende. Generelle kontraktsvilkår (K-3) foreligger ferdig trykt på bokmål og nynorsk, og kan ikke endres. Generelle kontraktsvilkår finnes også på Forskningsrådets hjemmeside på Internett, både på bokmål, nynorsk og engelsk, se: http://www.forskningsradet.no/utlysninger/avtaler/index.html. DOKSY 3-12-1-1 rev 6 2003/so side 1
Brevmalen for bevilgningsbrev (B-2) kan hentes direkte i Word ved å trykke på malknappen M = MALER. Brevet kan flettes med registrerte opplysninger i Foriss og ligger derfor under Foriss-brev. Opplysningene i Foriss kan enten hentes via Brevrapporten kontrakter i Rapportbestillingssystemet, eller så kan et avtaledokument kjøres ut direkte i Foriss fra Fil/Skriv ut/utskrift av kontrakt under Prosjektopplysninger i utskriftsdialogen. Når skal avtaledokumentet benyttes? I DOKSY 3-6-4 er det nedfelt som prinsipp at avtaledokument skal brukes for alle bevilgninger til FoU-prosjekter uavhengig av prosjektets bevilgningsramme. Også for studentstipend o.l., skal derfor avtaledokument brukes. Tilpasset tekst tas etter behov inn i avtaledokumentet. Kontrakten, som består av alle tre standard kontraktsformularer, sendes ut i to komplette og signerte eksemplarer fra Forskningsrådet til prosjektansvarlig, hvorav det ene, komplette eksemplaret skal returneres etter at prosjektansvarlig har signert avtaledokumentet. I tilfeller hvor mindre beløp bevilges og det kan være formalistisk og unødvendig å bruke avtaledokument, kan bevilgningsbrev sammen med generelle kontraktsbestemmelser benyttes. Det er divisjonenes/enhetenes ansvar å tilpasse teksten i bevilgningsbrevene. Avtaledokumentet er i utgangspunktet ikke laget for utstyrs- og grunnbevilgninger, men det kan brukes med nødvendige tilpasninger. - og hvem er prosjektansvarlig? Kontrakt skal som hovedregel inngås med institusjoner, virksomheter og bedrifter, og ikke med enkeltpersoner. Dette gjøres for å forankre ansvaret høyt oppe i organisasjonen, jamfør presisering i generelle kontraktsvilkår, punkt 9. Vi inngår kontrakt ved å undertegne avtaledokument med den som har søkt og som det bevilges midler til. I kontrakten er denne kalt prosjektansvarlig, og må ikke forveksles med prosjektleder (Prosjektleder er faglig ansvarlig, og er formelt underlagt prosjektansvarlig). Prosjektansvarlig er ansvarlig for at prosjektet gjennomføres og at kontraktsvilkårene blir oppfylt. Universiteter o.a kan be om at kontrakter inngås sentralt, selv om søknader er sendt fra underliggende institutter ol. Dette gjelder for tiden Universitetet i Oslo, Universitetet i Bergen/UNIFOB og Høgskolen i Agder (HiA). Også i slike tilfeller følges vanlige registreringsrutiner i Foriss: det instituttet, fakultet e.l. som er oppgitt i søknaden, registreres som prosjektansvarlig (kontraktspartner). Ved utskrift av avtaledokument fra Foriss blir sentralt nivå automatisk oppført som prosjektansvarlig. Dette skjer altså uten endringer av registrert prosjektansvarlig i Foriss. Når kontrakt inngås sentralt framkommer det underliggende instituttet e.l. som "Forskningsutførende sted" i artikkel 2. Fra revisjon i 2000 ble forskjellen og sammenhengen mellom de tre begrepene prosjektansvarlig, forskningsutførende sted og prosjektleder tydeliggjort både i søknadsmateriell og i Foriss. DOKSY 3-12-1-1 rev 6 2003/so side 2
Nyheter fra 2004 og konsekvenser for nye rutiner fra 2003 Fra 2004 er navnet på samarbeidspartnere tatt inn i avtalen, se artikkel 4. Også i EUs 6.RP er det innført et system som i grove trekk ligner på Forskningsrådets bruk av begrepene prosjektansvarlig, samarbeidspartner og underleverandør. Et forslag om å ta samarbeidspartnere inn i avtaledokumentet kom fra NTNU primært for å synliggjøre disse pga MVA fritak. Vi har valgt en generell løsning som er identisk med den som er brukt i SFF- og FUGE-avtalene,. Se ellers tekster i avtalens artikkel 4 og i veiledningen til denne foran. Forskningsrådet besluttet å innføre nye standardrutiner for utbetaling og rapportering fra 2003. For alle prosjekter er økt fokus satt på framdrift i prosjektene og rollefordelingen mellom Forskningsrådet, prosjektansvarlig og den enkelte forsker. De aller fleste av Forskningsrådets kontraktsparter fikk anledning til: automatisk utbetaling av bevilgninger hvert tertial dvs at regnskapsrapporter ikke lenger skal sendes inn. forenklet faglig framdrifts- og sluttrapportering. Unntak kan gjelde for: brukerstyrte prosjekter, prosjekter som er registrert under prosjekttypene Andre, Administrasjon, Avsetning, Inntekt og Faglig, prosjekter som allerede har kontrakt med Forskningsrådet og ikke ønsker å innføre de nye rutinene og andre prosjekter hvor Forskningsrådet har foretatt en vurdering og sagt at prosjektet skal unntas fra hovedregelen om automatisk utbetaling, stipendiater som Forskningsrådet har arbeidsgiveransvar for (kun dr.grads.stip og post.doc.stip i utlandet). I det følgende gis konkret veiledning i utfylling av de aktuelle kontraktformularer og brevmaler DOKSY 3-12-1-1 rev 6 2003/so side 3
Veiledning i bruk av standard kontraktsdokumenter for FoU-prosjekter Se vedlagte eksempler. Sentrale nyheter i veiledningen og ny tekst i dokumentene etter forrige revisjon er korrekturmerket (vist som her, med understreket tekst og strek i margen). Slettet: korrekturmerket Avtaledokument for FoU-prosjekt (K-1): Avtaledokumentet gjelder spesielt for det aktuelle prosjektet, og har forrang i forhold til generelle kontraktsvilkår og prosjektsammendraget. Disse tre dokumentene utgjør til sammen kontrakten. Etter innføring av nye rutiner for automatisk utbetaling og rapportering i 2003, er det ekstra viktig at Framdriftsplan og Finansieringsplan kommer med i avtaledokumentets artikkel 5 og 6, og at Prosjektsammendraget skrives ut som separat vedlegg. Merk at det i Foriss har vært må-krav til registrering av Framdriftsplan, Finansieringsplan og Prosjektsammendrag i flere år, så det er ikke snakk om innføring av nye krav til registrering, jfr DOKSY 3-6-1-1 vedlegg 1. Feltene som skal fylles ut vil hente opplysninger automatisk fra Foriss. Spesielle tekster kan være knyttet til divisjon/enhet, søknadstype eller program/aktivitet. Disse skal som hovedregel legges inn i artikkel 8. De tekstendringer som ikke er lagt inn i Foriss, må gjøres manuelt i Word. Prosjektnummer ligger inne som fast bunntekst. Stiplede linjer er medtatt i malen for å angi hvor tekst (opplysninger registrert i Foriss) skal eller kan legges inn. De stiplede linjene blir slettet i det endelige dokumentet etter at ønsket tekst er lagt inn. Artikkel 1: Kontraktspartene Her defineres hvem som er kontraktparter, Forskningsrådet og prosjektansvarlig. Hvis informasjon om prosjektansvarliges organisasjonsnummer ikke er lagt inn i Foriss, vil det komme ut stiplede linjer for manuell utfylling. Fra 2003 er alle praktiske opplysninger som bankkontonr, e-mailadresser, telefonnr, faksnr etc holdt utenfor avtaledokumentet. Forskningsrådet ber om disse opplysningene i oversendelsesbrev / bevilgningsbrev. Dette er gjort fordi det ikke er hensiktsmessig å skrive om alle kontrakter når prosjektansvarlig for eksempel skifter bankkontonummer. Alle opplysninger vedrørende utbetalinger og spesifikasjoner for utbetaling må inn i Forskningsrådets leverandørregister i Agresso, som oppdateres av Økonomiavdelingen. Andre opplysninger om prosjektansvarlig (institusjonsopplysninger) skal registreres i Foriss (meldes ADMINISTRASJON/FS ved Jan Fagerhus og Liv Hilde Frantzen). DOKSY 3-12-1-1 rev 6 2003/so side 4
Artikkel 2: Prosjektet Her oppgis prosjekttittel (2.1), prosjektnummer (2.2) og prosjektets mål (2.3). I 2.2 oppgis i tillegg automatisk Forskningsutførende sted (registrert institutt/fakultet) for kontrakter som skal undertegnes sentralt, jf UiO og UiB/UNIFOB. Det er meget viktig at mål og delmål (2.3) er korrekt utformet før avtaledokumentet undertegnes. (jf krav til målformuleringer i veiledningen til søknadsskjemaet). Ved behov anmodes prosjektansvarlig å utarbeide endret kontraktsgrunnlag før avtaledokumentet undertegnes - jfr brev i DOKSY 3-12-3. Prosjektets mål skal registreres i FORISS og tas derfra inn i kontrakten! Det er kun for eventuelle svært spesielle tilfellers skyld at det i kontraktteksten er gitt åpning for å vise til søknad, men fra 2003 må målformuleringene også følge som vedlegg til kontrakten. (Det samme gjelder artikkel 5 og prosjektsammendraget.) Artikkel 3: Kontraktsdokumenter og tolkingsregler Her fastslås hvilke dokumenter som er en del av kontrakten og forholdet mellom dem. Eventuelle endringer/tillegg til kontrakt som avtales skriftlig mellom partene etter kontraktsinngåelse vil ha forrang i forhold til tidligere inngåtte kontraktsdokumenter. Det kan f.eks. være endringer i forhold til prosjekts mål, framdriftsplan, budsjett og finansiering. Alle endringene skal være datert og signert av begge parter (en mal for dette er laget, jf DOKSY 3-12-2). Sist daterte endring har forrang i forhold til tidligere daterte endringer. Er det ønskelig å knytte andre dokumenter inn som en del av kontrakten, kan disse spesifiseres. Artikkel 4: Prosjektledelse/kontaktorgan Forskningsutførende sted:... <prosjektansvarlig institusjon> (kontraktspartner i Foriss) tas automatisk inn i 4.1 hvis kontrakten skal signeres sentralt, p.t ved UiO, UiB/UNIFOB og HiA (jf omtale av underskrifter). Divisjon/enheter som ønsker det kan få lagt inn Forskningsrådets kontaktpersoner automatisk. Å synliggjøre samarbeidspartnere i avtaledokumentet er spesielt viktig hvis prosjektansvarlig ikke skal ha enerett på prosjektresultater (jf generelle kontraktvilkår artikkel 7) og når det ellers er fordelaktig å fremheve samarbeidspartnere fremfor underleverandører. Det skal f. eks ikke beregnes mva for samarbeidspartnere i forskningsprosjekter finansiert av Forskningsrådet. Forutsetningen er at samarbeidspartneren er medansvarlig for innhold, oppnådde resultater m.v. og ikke er å anse som underleverandør. Samarbeidspartnere skal per definisjon bidra med ressurser, og det er i generelle kontraktvilkår (viktige begreper) stilt krav om avtale mellom prosjektansvarlig og samarbeidspartnere. Merk at Forskningsrådet ikke er part i samarbeidsavtaler. Prosjektansvarlig er ansvarlig for at samarbeidsavtalen/e samsvarer med prinsippene og bestemmelsene i kontrakten, og plikter å ta inn en bestemmelse i samarbeidsavtalen/e om dette. Samarbeidsavtaler skal vedlegges kontrakten, men kun til orientering. Både norske og internasjonale samarbeidspartnere registreres i Foriss (partnere). Her er det også opprettet et register for underleverandører. DOKSY 3-12-1-1 rev 6 2003/so side 5
Artikkel 5: Framdriftsplan (prosjektperiode) Merk at prosjektperiode omfatter hele den perioden prosjektet utføres i henhold til framdrifts- og finansieringsplanen. Prosjektperioden er altså ikke begrenset til den perioden Forskningsrådet gir bevilgninger. Normalt skal prosjektperioden vare helt fram til innlevert sluttrapport, Selve framdriftsplanen tilsvarer punkt 6 i søknadsskjemaet, og angir tidsplan for prosjektets hovedaktiviteter. Det er nødvendig å registrere framdriftsplanen i Foriss for at den skal komme med i avtaledokumentet. Artikkel 6: Finansiering av prosjektet I søknadsskjemaets punkt. 8 er total finansieringsplan satt opp. Forskningsrådets andel av planlagte prosjektkostnader kan beregnes på dette grunnlaget. I beregningen må det imidlertid tas hensyn til eventuelle endringer i budsjettrammene i forhold til søknad. Er finansieringsandelen ukjent, og Forskningsrådets bevilgning er uavhengig av annen finansiering, vil linjene "maks...% av de planlagte prosjektkostnader" strykes automatisk. Videre vil også andre overflødige linjer mht. antall tilsagnsår strykes automatisk. Som et resultat av Indikatorprosjektet ble det i 1998 besluttet at Forskningsrådet skal følge opp og registrere prosjektenes finansieringsplaner og faktisk forbruk mht eksternfinansiering for alle nye prosjekter fom 1999. Unntaksregelen for universiteter og høyskoler som kun søker Forskningsrådet om finansiell støtte til prosjektet, ble opphevet fom søknader om forskningsmidler 2001. Finansieringsplan ble som følge av dette tatt inn i kontrakten. Merk at Forskningsrådets utbetaling forutsetter at det rapporteres fra prosjektet i hht. artikkel 7 og at framdrifts- og finansieringsplanen ikke endres med mindre det er skriftlig avtalt. Alle endringer i kontrakten skal gjøres på fastsatt skjema undertegnet av begge parter. Alle endringer skal være entydig beskrevet. Forskningsrådet har innført nye utbetalingsrutiner fra 2003. For de aller fleste av Forskningsrådets kontraktspartnere medfører dette automatisk utbetaling av bevilgninger hvert tertial dvs at regnskapsrapporter ikke lenger skal sendes inn. Unntak gjelder brukerstyrte prosjekter, prosjekter som er registrert under prosjekttype (P) andre, prosjekter som allerede har kontrakt med Forskningsrådet og som ikke ønsker å innføre de nye rutinene - og andre prosjekter hvor Forskningsrådet har besluttet at prosjektet skal unntas fra hovedregelen om automatisk utbetaling. Nye krav til kvalitetssjekk av utbetalinger er fra 2003 innarbeidet i generelle kontraktsvilkår som følge av nye utbetalings- og rapporteringsrutiner. Kostnadsplan er innarbeidet i nye kontrakter fra 2004. Kostnadsplaner kan registreres i Foriss fra høsten 2003. Tabellen er identisk med tabell i søknadsskjema og i tidligere regnskapsrapporter. Avvik fra kostnadsplan etterspørres i framdriftsrapporter DOKSY 3-12-1-1 rev 6 2003/so side 6
Art 7: Rapportering Standardrapporter til Forskningsrådet etter innføring av automatisk utbetaling er framdriftsrapporter og sluttrapport. Videre er det mulig å definere andre rapporter. Hvis det ikke er aktuelt med andre rapporter, vil linjen(e) strykes. For eksempel er det for brukerstyrte prosjekter krav om prosjektregnskapsrapporter, med spesifikke krav til kostnadsarter. Framdriftsrapporter Rapportering er omhandlet i punkt. 5 i generelle kontraktsvilkår det er ingen grunn til å gjenta de samme regler her. I 2003 ble det tatt i bruk nye rutiner og skjemaer for framdriftsrapportering, jfr DOKSY 3-12-2-2. Målet var at rapportene skal bli enklere å fylle ut og at det skal bli enklere for Forskningsrådet å se om det er avvik i prosjektene i forhold til økonomisk og/eller faglig framdrift. Hovedregelen er at framdriftsrapport skal sendes inn årlig. Generell frist for innsending av framdriftsrapport til Forskningsrådet ble fra år 2000 flyttet fra 1. august til 1. september. Administrerende direktør besluttet i 2003 at Forskningsrådet har behov for å følge opp brukerstyrte prosjekter på en annen måte enn andre prosjekter. IE fant fram til at det er behov for to rapporteringer for denne type prosjekter og har valgt andre innrapporteringstidspunkt enn 1.9. Brukerstyrte prosjekter har frist 1.juni for første halvår og 1. desember for andre halvår. Er det ønskelig å legge inn andre spesifikasjoner, er det opp til divisjonene/enhetene. Bl.a. må eventuelle krav til årsrapportering legges inn av den enkelte divisjon/enhet. Om ønskelig kan en manuelt legge inn en setning om at det ikke er krav om innlevering av framdriftsrapport for å presisere følgende for kortvarige prosjekteter (varighet under 12 måneder). Sluttrapport: Sluttrapporten (og ikke framdriftsrapporten) er informasjonsgrunnlag for resultater fra forskning. For å sikre at sluttrapportene leveres, innføres det krav til at utbetaling siste tertial holdes tilbake til sluttrapport er levert og godkjent. Når det gjelder prosjekter som inneholder stipendmidler, vil det bli vurdert å lage en egen midlertidig sluttrapport som skal sendes inn når Forskningsrådet ikke lenger finansierer prosjektet. Andre rapporter: Vær oppmerksom på at punkt. 5.1 Framdriftsrapporter i generelle kontraktsvilkår gir åpning for å kunne å kreve tilleggsrapportering for kortere periode eller bestemte deler av prosjektet, i rimelig omfang. Det er fra 2003 vedtatt at brukerstyrte prosjekter skal ha en annen oppfølging enn andre prosjekter i Forskningsrådet. Brukerstyrte prosjekter vil kreve inn prosjektregnskapsrapporter med frist 1. februar og resultatrapporter med frist 1. desember. Slettet: 1. juni og DOKSY 3-12-1-1 rev 6 2003/so side 7
Art 8: Andre spesielle kontraktsvilkår og avvik fra generelle kontraktsvilkår Her spesifiseres andre spesielle kontraktsvilkår og alle aktuelle avvik fra de generelle kontraktsbestemmelsene som gjelder for det enkelte prosjekt. Fra 2000 er tekstene i tilknytning til stillinger/stipend blitt omstrukturert, men innholdsmessig er det ingen endringer. Hva som tildeles innenfor hver enkelt type kommer først. Deretter gis spesielle vilkår for de aktuelle tildelinger. Fra 2003 er ordningen med samlelister fanget opp av automatisk utbetaling og tidligere tekster i avtaledokumentet er følgelig fjernet. Divisjonene/enhetene har ansvar for å påse at evt. nye vilkår som legges inn i punkt 8, eller endringer i forhold til generelle kontraktsvilkår, ikke er i strid med Forskningsrådets overordnede policy og fastsatte prosedyrer. Det understrekes at endringer i forhold til generelle kontraktsvilkår krever særlige grunner og godkjennelse av ADMINISTRASJON-direktør. Aktuelle tekster framgår av vedlegg (art. 8 i K-1). Disse dekker ulike typer øremerkede tildelinger, spesielt stipend, slik de er definert i gjeldende regler for tildeling av FoU-midler, jf DOKSY 3-6-3. Eventuelle andre formuleringer er divisjonenes/enhetenes ansvar og må gjøres manuelt. Underskrift Ved sin underskrift forpliktes partene. Det presiseres at det kun er avd.sjef/direktør som undertegner på vegne av Forskningsrådet, og prosjektansvarlig - ved den personen som er gitt fullmakt - som undertegner på vegne av den annen part. Dersom det ikke er åpenbart at vedkommende har fullmakt i krav av sin stilling, bør fullmakt fremlegges og arkiveres sammen med kontrakten. Merk at kontrakt som hovedregel skal inngås med en institusjon, virksomhet eller bedrift, og ikke enkeltperson. Individuelle stipendiater i utlandet er eksempel på prosjektansvarlige enkeltpersoner. Kontrakten skal først signeres når alt innholdet er kvalitetsikret, eventuelle justeringer er foretatt og alle vedlegg er på plass. Parafering kan om ønskelig brukes, men har ingen selvstendig rettslig betydning utover å vise at andre personer er kjent med innholdet i kontrakten. Parafering erstatter følgelig ikke en ansettelseskontrakt eller liknende. Det betyr at dersom prosjektansvarlig ønsker det, kan personer med delegert myndighet ved institusjonen få anledning til å parafere kontrakten. For å unngå senere uklarheter anbefales de som undertegner avtaledokumentet å sette dato og sine initialer nederst på samtlige ark i kontrakten (avtaledokumentet, prosjektsammendrag og generelle kontraktsvilkår). DOKSY 3-12-1-1 rev 6 2003/so side 8
Prosjektsammendrag (K-2) Prosjektsammendraget må registreres i Foriss for å kunne hentes fram ved kontraktinngåelse og ved utsending av rapporteringsskjemaer. I de tilfeller det er inngått avtale med NSD eller andre om registrering av prosjektopplysninger, anbefales det å få overført prosjektsammendraget til Foriss enten elektronisk eller ved skanning. Hvis prosjektsammendraget mot formodning ikke er registrert i Foriss, vises det automatisk til søknaden og eventuell senere oppdatering. Fra 2003 må alle disse dokumentene i så fall legges ved avtaledokumentet. Generelle kontraktsvilkår (K-3) Generelle kontraktsvilkår er en integrert del av kontrakten og stadfester retningslinjer og policy i forhold til gjennomføring og styring av alle Forskningsrådets FoUprosjekter. Pkt. 1 Viktige begreper Disse begrepene skal brukes både i kontrakter og i all annen form for kommunikasjon, f.eks i søknadsinformasjon, søknadsbehandling og prosjektoppfølging. Begrepene er lagt inn i Forskningsrådets elektroniske ordbok på både norsk og engelsk, se: http://www.forskningsradet.no/bibliotek/termbase/ Pkt. 2 Framdrifts- og finansieringsplan Viktigheten av disse to plandokumentene ble forsterket i 2000 ved at de ble tatt direkte inn i kontraktens artikkel 5 og 6. Ved overgang til automatisk utbetaling fra 2003 ble viktigheten av framdrifts- og finansieringsplan ytterligere forsterket, og det er gjort tilpasninger til nye rapporterings- og utbetalingsrutiner. Pkt. 3 Regnskap og kontroll Kravene til regnskapsføring er i hovedsak de samme før og etter innføring av automatisk utbetaling i 2003, men generelt krav om klassifisering i spesifikke kostnadsarter er fjernet. Brukerstyrte prosjekter har valgt å fortsatt stille krav til spesifikke kostnadsarter, og dette vil fremgå av avtaledokumentet for det enkelte prosjekt. Som følge av innføring av automatisk utbetaling er det fra 2003 også tatt inn tekst som ivaretar Forskningsrådets behov for kontroll og sanksjonsmuligheter. Pkt. 4 Utbetaling og overføring Som følge av at generelt krav om regnskapsrapportering ble fjernet ved innføring av automatisk utbetaling, er hele punktet blitt endret fra 2003. Tertialvise utbetalinger skjer på gitte betingelser om bla faglig framdrift. Begrepet regnskapsrapport eksisterer ikke lenger i de generelle kontraktsvilkårene, men det kan fortsatt kreves økonomisk rapportering jfr punkt 5.1 framdriftsrapportering og eventuelle spesifikke krav nedfelt i avtaledokumentets artikkel 7. Merk at fokus er dreid fra inndragning til overføring av ubrukte midler. For å sikre at sluttrapport leveres er det innført krav om at siste DOKSY 3-12-1-1 rev 6 2003/so side 9
tertialutbetaling skal holdes tilbake til sluttrapport er levert og godkjent. Administrasjonen skal godkjenne rapporten, og dette skal skje innen en måned etter mottak. For prosjekter med stipendmidler vil det være tilfredsstillende med mottak av en foreløpig sluttrapport når Forskningsrådets finansiering av disse prosjektene stopper før prosjektene avsluttes. Pkt. 5 Rapportering Det er ikke ansett nødvendig å endre de generelle vilkårene for rapportering som følge av at det praktiske opplegget for framdrifts- og sluttrapportene endres radikalt fra og med 2003 med større vekt på avviksrapportering og integrert faglig- og økonomisk rapportering. I tillegg til skriftlige rapporter er det fra 2003 tatt inn en passus om at Forskningsrådet kan kreve annen form for rapportering, f.eks deltagelse på konferanser og lignende. Standard frist for innlevering av framdriftsrapport ble fra år 2000 flyttet fra 1. august til 1. september, jf DOKSY 3-12-2-2, sluttrapport skal leveres ved prosjektslutt. Når det gjelder divisjoner/enheter som stiller krav om at prosjektdata skal overføres NSD for arkivering, må dette presiseres under art. 8 i kontrakten. Pkt. 6 Forvaltning av personale, rapportering mv Nytt punkt fra 2000. Innholdet er basert på rammeavtaler med universitetssektoren, jfr DOKSY 3-6-11. Forenklinger er foretatt fra 2003 som følge av innføring av ordningen med automatisk utbetaling. Pkt 7 Eiendomsrett, utnyttelsesrett og lisensiering Behovet for tekstlige endringer har lenge vært vurdert, og hele punkt 7.2 om eiendomsrett er fra 2003 omskrevet, jf notat av 5. februar 2003 fra advokatfirma HJORT DA ved advokat Arne Jørgensen om Immaterielle rettigheter og rett til prosjektresultater. (se: http://www.forskningsradet.no/nyheter/notiser/melding.html/13313) Spesialtekst for universitetssektoren i avtaledokumentets artikkel 8 om eiendomsrett til resultater skal fra 2003 ikke lenger tas med. Hovedregelen er fortsatt at prosjektansvarlig skal ha enerett til å utnytte prosjektresultatene. Denne retten impliserer også en plikt til å utnytte og/eller beskytte resultatene. I motsatt fall vil Forskningsrådet kunne kreve at prosjektresultatene blir overført til Forskningsrådet eller andre som kan utnytte disse. Pkt. 8 Offentliggjøring av prosjektresultater, fortrolighet Hovedregelen er at hvis ikke særlige grunner taler mot, skal prosjektansvarlig sørge for at prosjektresultater blir kjent, og forskningsgenererte data skal anses som allment tilgjengelige. Hva som regnes som særlige grunner, er nærmere angitt. I prosjektperioden har imidlertid Prosjektansvarlig en eksklusiv rett til bruk av dataene. Eventuell eksklusiv rett til bruk av dataene utover prosjektperioden må kontraktsfestes særskilt. Pkt. 9 Overdragelse Prosjektansvarlig kan ikke overdra kontrakten til andre uten Forskningsrådets skriftlige godkjenning. DOKSY 3-12-1-1 rev 6 2003/so side 10
Pkt 13 Endringer Merk at endringer skal utferdiges skriftlig og undertegnes av begge parter. Det er laget et eget skjema for dette, jf DOKSY 3-12-2-3, som anbefales brukt i forbindelse med blant annet utsending av tilsagnsbrev. DOKSY 3-12-1-1 rev 6 2003/so side 11
Veiledning i bruk av standard brevmaler Oversendelsesbrev for standard kontrakt (B-1) Brevet skrives ut som en integrert del av avtaledokumentet fra Foriss, og sendes til den prosjektansvarlige som er oppført i kontrakten. Brevet skal kun inneholde praktiske opplysninger til mottaker. Alt annet skal inn i kontrakten! Merk at den prosjektansvarlige har ansvar for å informere prosjektleder og eventuelt andre som er tilknyttet prosjektet. Bevilgningsbrev (når avtaledokument ikke brukes) (B-2) Bevilgningsbrev skal kun brukes ved tildelinger som har karakter av små engangsbevilgninger og hvor avtaledokument derfor anses som uhensiktsmessig. Brevet sendes til den prosjektansvarlige som står oppført i søknaden. Den prosjektansvarlige har ansvar for å informere prosjektleder og eventuelt andre som er tilknyttet prosjektet. Saksansvarlig må sørge for å få inn relevante vilkår i bevilgningsbrevet under avsnittet "Bevilgningen er nærmere spesifisert nedenfor", eller eventuelt i eget punkt. Som en sjekkliste for hva som er aktuelt å legge inn, kan spesielle kontraktsvilkår benyttes. Generelle kontraktsvilkår skal imidlertid gjelde for bevilgningen, og vedlegges brevet. Saksansvarlig må imidlertid sjekke ut om enkelte av punktene skal utgå; f.eks. krav til framdrifts- og sluttrapport. DOKSY 3-12-1-1 rev 6 2003/so side 12
[Adresseres registrert prosjektansvarlig, med unntak for prosjekter tilhørende UiB/UNIFOB, UiO og HiA.] EKSEMPEL Brevet skrives automatisk ut fra Foriss att: B-1 Vår saksbehandler/telefon Vår ref.: Oslo nn/22037... (prosjnr/seksjon) (best. dato) Søknad mottatt: (søknadsdato) Oversendelse av kontrakt Prosjekt: (Prosjekttittel) Prosjektnr. (prosjnr/seksjon) Prosjektleder: nn Vi viser til søknad om tildeling av midler til ovennevnte prosjekt. Norges forskningsråd har gitt en bevilgning til prosjektet for (ÅR). Eventuelt tilsagn for senere år, samt vilkår knyttet til bevilgningen, framgår av vedlagte kontrakt. Prosjektet er gitt prosjektnummer.: (prosjnr/seksjon). Vi ber om at dette prosjektnummeret benyttes ved alle henvendelser til Forskningsrådet vedrørende prosjektet. Forskningsrådets kontaktpersoner er: (konsulent - navn og e-post) for all rapporterting og (saksbehandler navn og e-post ) for faglige spørsmål. Slettet: (og Forskningsrådets brev med foreløpig melding om tildeling) Merknad: Ønske fra flere om å få med e-postadresser i tilknytning til navn. Det er greit her, men legges ikke inn for saksbehandler i brevhodet så lenge all formell post skal sendes postmottak. Vedlagt følger to eksemplarer av kontrakten: avtaledokument, prosjektsammendrag og Forskningsrådets generelle kontraktsvilkår. Vennligst kontroller at alle opplysningene er korrekte, og fyll ut eventuelle prikkete linjer. Det ene eksemplaret av kontrakten bes returnert Forskningsrådet i undertegnet stand innen en måned. Utbetaling av midler vil ikke skje før kontrakten er undertegnet og returnert Forskningsrådet. Forskningsrådet har lagt om sine rutiner og utbetaler fom 2003 i all hovedsak prosjektmidler automatisk hvert tertial. Etter omleggingen av våre rutiner er det spesielt viktig at vårt leverandørregister er oppdatert. Prosjektansvarlig må derfor holde Forskningsrådet oppdatert med hensyn til følgende: prosjektansvarliges organisasjonsnummer. prosjektansvarliges postadresse, telefon, fax, e-postadresse. til hvem utbetalingsspesifikasjonene skal sendes navn og e-postadresse. bankkontonummer som skal benyttes for Forskningsrådets utbetalinger. Slettet: oppdaterte I den utstrekning prosjektansvarlig allerede har gitt foranstående opplysninger i tilknytning til andre prosjekter, er det ikke nødvendig å gjenta disse i forbindelse med
dette prosjektet. Nye og endrede institusjonsopplysninger sendes fra prosjektansvarlig til Forskningsrådet på e-postadresse okonomi@forskningsradet.no. Dette brev sendes til den prosjektansvarlige, som har ansvar for å informere prosjektleder og eventuelt andre som er knyttet til prosjektet. Oppdatert informasjon om Forskningsrådets kontraktsvilkår med mer finnes på Forskningsrådets hjemmeside på Internett: www.forskningsradet.no. Med vennlig hilsen Norges forskningsråd nn Rådgiver (Divisjon/enhet) Slettet: Område Vedlegg
K-1 Avtaledokument for FoU-prosjekt Artikkel 1: Kontraktspartene Mellom Norges forskningsråd Organisasjonsnummer: 970 141 669 (heretter kalt Forskningsrådet) og.. [Normalt registrert prosjektansvarlig, hvis ikke UiB/UNIFOB, UiO eller HiA, da sentralt] Organisasjonsnummer.... (heretter kalt prosjektansvarlig) er det inngått kontrakt vedrørende følgende prosjekt (heretter kalt prosjektet) Artikkel 2: Prosjektet 2.1 Prosjekttittel: Xxxxxx 2.2 Prosjektnr: (prosjnr/seksjon) [Hvis UiO, UiB/UNIFOB eller HiA:] Forskningsutførende sted: Institusjonens 1. navn Institusjonens 2. navn v/ adm. ansv. Navn på administrativ ansvarlig Ved henvendelse til Forskningsrådet skal alltid prosjektnummer oppgis.]
2.3 Prosjektets mål: [Her kommer prosjektets hovedmål og delmål. Det er må krav å registrere dette! Hvis det - mot formodning - ikke er registrert, kommer teksten:] Prosjektet er beskrevet i søknad mottatt (dato), og/eller eventuelle senere oppdateringer, se vedlegg] Artikkel 3: Kontraktsdokumenter og tolkingsregler Kontrakten omfatter dette underskrevne avtaledokumentet samt følgende dokumenter som er en integrert del av kontrakten: Vedlegg : Generelle kontraktsvilkår Vedlegg : Prosjektsammendrag Inneholder kontraktsdokumentene bestemmelser som strider mot hverandre, skal de gjelde i den rekkefølge som er angitt over. Endringer som avtales skriftlig mellom partene etter kontraktsinngåelse, er også en del av kontrakten og har forrang i forhold til øvrige kontraktsdokumenter. Artikkel 4: Prosjektledelse/kontaktorgan 4.1 Prosjektansvarlig har ansvaret for ledelse og gjennomføring av prosjektet, og har oppnevnt følgende prosjektleder: Navn : nn Tittel : xxx [Hvis UiO, HiA eller UiB/UNIFOB:] Forskningsutførende sted: (registrert prosjektansvarlig institusjon) Skifte av prosjektleder skal umiddelbart meddeles Forskningsrådet til godkjenning. Ny prosjektleder er automatisk godkjent dersom Forskningsrådet ikke har svart innen 30 dager etter at Forskningsrådet har mottatt melding. 4.2 Ansvarlig divisjon/enhet i Forskningsrådet er: (divisjon/enhetsnavn) Bevilgning er gitt under følgende program/aktivitet: (programnavn = utvalgsnavn) 4.3 Samarbeidspartnere: Prosjektansvarlig samarbeider med følgende om gjennomføring av prosjektet: [Her kommer prosjektets samarbeidspartnere hvis registrert i Foriss. Hvis ingen er registrert, kommer teksten: Det er ingen registrerte samarbeidspartnere i prosjektet] Samarbeidspartnere bidrar med ressurser og har rettigheter og plikter i henhold til separate samarbeidsavtaler. Prosjektansvarlig er ansvarlig for at samarbeidsavtalene samsvarer med prinsippene i denne kontrakt, og plikter å innta en bestemmelse i samarbeidsavtalen som fastsetter dette. Norges forskningsråds kjennskap til samarbeidsavtaler innebærer ingen godkjenning av eventuelle avvik fra denne avtalen eller generelle kontraktsvilkår. Samarbeidsavtaler vedlegges denne avtale til gjensidig orientering. Slettet: område Slettet: område Merknad: Krav om ens definisjoner og praksis i hele Forskningsrådet Merknad: forutsatt skal foreligge ved kontraktsinngåelse eller ved kontraktsendring. Artikkel 5: Framdriftsplan prosjektperiode Prosjektperioden er: Fra starttidspunkt: (startdato) Til avslutningstidspunkt: (sluttdato) [som inkluderer innlevert sluttrapport] [Her kommer framdriftsplan som skal være registrert, som eksempel:.
Prosjektaktivitet: 2003 2004 2005 2006 I kvartal: 1234 1234 1234 1234 prosjektaktivitet 1 XXXX prosjektaktivitet 2 XXX XX prosjektaktivitet 3 XXXX XXXX prosjektaktivitet 4 XXX X prosjektaktivitet 5 X XXXX Hvis framdriftsplanen mot formodning ikke er registrert, kommer teksten:] Framdriftsplanen er beskrevet i søknad mottatt (dato), og/eller eventuelle senere oppdateringer, se vedlegg. Artikkel 6: Finansiering av prosjektet [Her kommer spesifisering av finansieringsplan hvis det er finansiering fra andre enn fra Forskningsråde. Finansieringsplanen må være registrert i Foriss!] 6.1 Finansieringsplan (i hele tusen kroner) Kontonavn Sum åååå åååå åååå åååå åååå åååå åååå Forskningsrådet Egenfinansiering Off. finansiering Privat finansiering EU-finansiering Totalsum 6.2 Spesifisering av Forskningsrådets bevilgning år 1 og tilsagn for kommende år [Hvis prosjektet er brukerstyrt kommer teksten: år1: inntil NOK nnn begrenset til xx.x% av godkjente faktiske prosjektkostnader. år2: inntil NOK nnn begrenset til xx.x% av godkjente faktiske prosjektkostnader. år3: inntil NOK nnn begrenset til xx.x% av godkjente faktiske prosjektkostnader. år4: inntil NOK nnn begrenset til xx.x% av godkjente faktiske prosjektkostnader. Tekst for brukerstyrt prosjekt slutt.] [Ellers kommer teksten: (år 1) (kontonavn) -------------------------------------------------------------------------- Sum budsjett NOK nnn -------------------------------------------------------------------------- (år 2) (kontonavn) -------------------------------------------------------------------------- Sum budsjett NOK nnn -------------------------------------------------------------------------- Tekst slutt.] 6.3 Utbetaling og forbehold Forskningsrådets bevilgning for første år og eventuelle tilsagn for etterfølgende år gjelder under forutsetning av at prosjektansvarlig oppfyller sine kontraktsforpliktelser med de presiseringer som fremgår nedenfor og av generelle kontraktsvilkår, særlig punkt. 3.2 og 4.2. Slettet: pkt [Hvis det finnes midler på prosjektet både fra Forskningsrådet og annen finansiering og det IKKE er et brukerstyrt prosjekt som tilhører IE, kommer teksten:
Forskningsrådets bevilgning utgjør xx% av planlagte prosjektkostnader. Tekst slutt.] [Tekst hvis prosjektet er brukerstyrt og er merket med automatisk utbetaling (innebærer også automatisk utbetaling stoppet): Utbetaling skjer automatisk tertialvis for 1. og 2. tertial i kalenderåret hvis prosjektet er i samsvar med kontraktsfestet framdrifts- og finansieringsplan. Prosjektets forutsetninger må ikke endres med mindre annet er skriftlig avtalt. Prosjektansvarlig plikter til enhver tid å opplyse Forskningsrådet om korrekt bankkontonummer for utbetaling. Utbetaling for 3. tertial skjer påfølgende år etter at prosjektregnskapsrapport er godkjent av Forskningsrådet. Innfrielse av bevilgning første år og eventuelle tilsagn for etterfølgende år forutsetter at Stortinget stiller nødvendige midler til rådighet for Forskningsrådet, at det ikke skjer endringer i offentlige reguleringer (regelverk, standarder, lover m.v.) av betydning for gjennomføring av prosjektet, og at det ikke oppstår andre uforutsette omstendigheter som er utenfor Forskningsrådets herredømme. I så fall kan tilsagnet bortfalle uten ansvar for Forskningsrådet. Slettet: t Forskningsrådet har rett til - helt eller delvis - å inndra det bevilgede beløp dersom prosjektet får tilført offentlig finansieringsstøtte fra andre enn Forskningsrådet etter at kontrakten er undertegnet, og slik støtte ikke var forutsatt i finansieringsplanen. [Tekst hvis prosjektet er brukerstyrt og er merket med automatisk utbetaling (automatisk utbetaling stoppet), slutt] [Tekst hvis prosjektet er merket med automatisk utbetaling (innebærer også automatisk utbetaling stoppet): Utbetalinger skjer automatisk hvert tertial hvis prosjektet er i samsvar med kontraktsfestet framdriftsog finansieringsplan. Prosjektets forutsetninger må ikke endres med mindre annet er skriftlig avtalt. Prosjektansvarlig plikter til enhver tid å opplyse Forskningsrådet om korrekt bankkontonummer for utbetaling. Innfrielse av bevilgning første år og eventuelle tilsagn for etterfølgende år forutsetter at Stortinget stiller nødvendige midler til rådighet for Forskningsrådet, at det ikke skjer endringer i offentlige reguleringer (regelverk, standarder, lover m.v.) av betydning for gjennomføring av prosjektet, og at det ikke oppstår andre uforutsette omstendigheter som er utenfor Forskningsrådets herredømme. I så fall kan tilsagnet bortfalle uten ansvar for Forskningsrådet. Slettet: t Forskningsrådet har rett til - helt eller delvis - å inndra det bevilgede beløp dersom prosjektet får tilført offentlig finansieringsstøtte fra andre enn Forskningsrådet etter at kontrakten er undertegnet, og slik støtte ikke var forutsatt i finansieringsplanen. Tekst hvis prosjektet er merket med automatisk utbetaling (automatisk utbetaling stoppet), slutt] [Tekst hvis ingen av tekstene over slår til (ikke automatisk utbetaling): Utbetaling skjer etterskuddsvis. Utbetalingen skjer på grunnlag av mottatt og godkjent faktura eller liknende etter nærmere retningslinjer gitt av Forskningsrådet. Innfrielse av bevilgning første år og eventuelle tilsagn for etterfølgende år forutsetter at Stortinget stiller nødvendige midler til rådighet for Forskningsrådet, at det ikke skjer endringer i offentlige reguleringer (regelverk, standarder, lover m.v.) av betydning for gjennomføring av prosjektet, og at det ikke oppstår andre uforutsette omstendigheter som er utenfor Forskningsrådets herredømme. I så fall kan tilsagnet bortfalle uten ansvar for Forskningsrådet. Slettet: t Forskningsrådet har rett til - helt eller delvis - å inndra det bevilgede beløp dersom prosjektet får tilført offentlig finansieringsstøtte fra andre enn Forskningsrådet etter at kontrakten er undertegnet, og slik støtte ikke var forutsatt i finansieringsplanen. Tekst hvis ingen av tekstene over slår til (ikke automatisk utbetaling), slutt] 6.4 Kostnadsplan (i hele tusen kroner) [Her kommer kostnadsplan. Må registreres for innvilgede prosjekter i Foriss fra høsten 2003.]
Personal- og indirekte kostnader Innkjøp av FoUtjenester Utstyr Andre driftskostnader Totalsum Sum åååå åååå åååå åååå åååå åååå åååå Artikkel 7: Rapportering [Hvis prosjektet er brukerstyrt, kommer teksten: Prosjektet er brukerstyrt, og skal sende følgende rapporter til Forskningsrådet som beskrevet nedenfor: Prosjektregnskapsrapporter Framdriftsrapporter Sluttrapport Andre rapporter 7.1 Prosjektregnskapsrapporter Prosjektregnskapsrapporter skal leveres for hvert kalenderår. Følgende kostnadsarter benyttes i prosjektansvarliges regnskapsføring: Personal- og indirekte kostnader Innkjøpte FoU-tjenester (U&H, institutter) Utstyr Andre driftskostnader Frist: 1. februar Skjema som skal benyttes: Prosjektregnskapsrapport 7.2 Framdriftsrapporter Framdriftsrapport skal leveres for hvert halvår. Frist: 1. juni for 1. halvår, 1. desember for 2. halvår. Skjema som skal benyttes: Framdriftsrapport for brukerstyrt FoU Rapporten sendes på e-post til prosjektets kontaktperson for rapportering. For øvrig henvises til generelle kontraktsvilkår, punkt 5.1 og 5.3. 7.3 Sluttrapport Frist: innen prosjektets avslutning Skjema som skal benyttes: Sluttrapport for brukerstyrt FoU For øvrig henvises til generelle kontraktsvilkår, punkt 5.2 og 5.3. 7.4 Andre rapporter Resultatrapport Frist: 1. desember Skjema som skal benyttes: Resultatrapportering for brukerstyrt FoU 20xx Rapporten sendes på e-post til prosjektets kontaktperson for rapportering. Fagrapporter og publikasjoner skal utarbeides når prosjektledelsen finner det hensiktsmessig eller når Forskningsrådet ber om det. Rapporter og publikasjoner som utarbeides på prosjektledelsens initiativ skal normalt ikke sendes Forskningsrådet, men være tilgjengelig på forespørsel. Prosjektansvarlig forplikter seg til å arkivere alle fagrapporter og publikasjoner i minst 10 år etter avsluttet prosjekt. Prosjektansvarlig tildeler eventuelt ISBN/ISSN nummer og besørger pliktavlevering til Nasjonalbiblioteket i Mo i Rana. Spørsmål i tilknytning til offentliggjøring av prosjektresultatene reguleres av generelle kontraktsvilkår punkt 8. Tekst for brukerstyrt prosjekt slutt] Slettet:, Slettet: pkt [Hvis ikke kommer teksten:
Prosjektansvarlig skal rapportere til Forskningsrådet som beskrevet i generelle kontraktsvilkår punkt 5. I tillegg gjelder: Fagrapporter og publikasjoner skal utarbeides når prosjektledelsen finner det hensiktsmessig eller når Forskningsrådet ber om det. Rapporter og publikasjoner som utarbeides på prosjektledelsens initiativ skal normalt ikke sendes Forskningsrådet, men være tilgjengelig på forespørsel. Prosjektansvarlig forplikter seg til å arkivere alle fagrapporter og publikasjoner i minst 10 år etter avsluttet prosjekt. Prosjektansvarlig tildeler eventuelt ISBN/ISSN nummer og besørger pliktavlevering til Nasjonalbiblioteket i Mo i Rana. Spørsmål i tilknytning til offentliggjøring av prosjektresultatene reguleres av generelle kontraktsvilkår punkt 8. Tekst slutt] Artikkel 8: Andre spesielle kontraktsvilkår og avvik fra generelle kontraktsvilkår [Hvis personer er registrert i ansettelsesdialogen:] [Hvis ikke STUDSTIP, GJFORSK eller opphold i utlandet/utenlandsstipend:] Til prosjektet er knyttet bestemte forskere/stipendiater: (Navn) som (stilling) finansiert av Forskningsrådet for perioden nn - nn. Forskningsrådets bevilgning dekker n% av lønn/stipend i denne perioden. Slettet:, Slettet: pkt Merknad: De nye søknadstypene kan avstedkomme nye standard kontraktstekster, De må i så fall foreligge fra dem som har ansvaret for søknadstypene. Ingen forslag mottatt innen høringsfristen september 2003 [Hvis opphold i utlandet/utenlandsstipend og ikke POSTUT eller DOKUT:] I prosjektet inngår forskningsopphold i utlandet/utenlandsstipend: Forskningsopphold i (land) for (Navn) i perioden (fra dato) (til dato). [Hvis STUDSTIP:] Til prosjektet er knyttet studentstipendiat(er): (Navn) i perioden (fra dato) (til dato). [Hvis GJFORSK:] Til prosjektet er knyttet gjesteforsker: (Navn) i perioden (fra dato) - (til dato). [Hvis stilling er registrert i stillingsdialogen uten at ansettelsesdialogen er fylt ut:] Det skal knyttes en person som (stilling) til prosjektet. Forskningsrådets bevilgning dekker nn årsverk. [Eller, dersom det er registrert flere stillinger:] Det skal knyttes i alt (n) personer som (stilling) til prosjektet. Forskningsrådets bevilgning dekker nn årsverk. [Normalt, når institusjon er prosjektansvarlig:] For stipend/stillinger i arbeidsforhold: Når forsker/stipendiat er ansatt, sendes bekreftelse med personalia og tiltredelsesdato til Forskningsrådet. Tiltredelse forutsettes å skje innen første budsjettår. Årsbudsjett pr. forsker/stipendiat følger Forskningsrådets satser og skal dekkes av prosjektbevilgningen. Ved tildeling av postdoktorstipend kan ikke tiltredelse skje før disputas er godkjent. [Hvis DOKUT eller POSTUT og stipendiat som prosjektansvarlig:] For doktorgradsstipend og postdoktorstipend i utlandet: Årsbudsjettet pr. stipendiat følger Forskningsrådets satser og skal dekkes av prosjektbevilgningen. Bevilgningen omfatter lønn inklusive sosiale kostnader og drift. Lønn kan ikke utbetales før Forskningsrådet har mottatt underskrevet kontrakt og vedlagte arbeidstakerskjema i utfylt stand. Ved tildeling av postdoktorstipend kan ikke tiltredelse skje før disputas er godkjent Følgende avvik fra generelle kontraktsvilkår gjelder: Punkt.3 og 4 i generelle kontraktsvilkår erstattes av følgende: Bevilgningen utbetales som lønn hver måned. Fakturaer/regninger som ønskes dekket av prosjektes driftsbevilgning sendes Forskningsrådet for utbetaling. Slettet: Pkt [Hvis DOKUT eller DOKIN:] For doktorgradsstipend: Tildeling gis med forbehold om opptak til doktorgradsstudium før tiltredelse i stipendiatstilling. Den organiserte forskerutdanningen som Forskningsrådet finansierer, er normert til 3 årsverk.
Eventuelt pliktarbeid finansieres og disponeres av prosjektansvarlig. [Hvis opphold i utlandet/utenlandsstipend og ikke POSTUT eller DOKUT:] For utenlandsstipend: Utenlandsstipendet er til dekning av merutgifter [Hvis inst. er prosj.ansv: og regnskapsføres som driftskostnad. Prosjektansvarlig har oppgaveplikt.] [Hvis stip. som prosj.ansv.: Pkt. 3 og 4 i generelle kontraktsvilkår erstattes av følgende: Stipendet utbetales ved starten av oppholdet. Forskningsrådet innberetter stipendet til myndighetene som "kompensasjonstillegg".] [Hvis STUDSTIP:] For studentstipend: [Hvis inst. som prosj.ansv.: Studentstipendet regnskapsføres som driftsutgift. Prosjektansvarlig har oppgaveplikt.] [Hvis stip. som prosj.ansv.: For studentstipend erstattes punkt. 3 og 4 i generelle kontraktsvilkår av følgende: Stipendet utbetales hvert tertial. Fakturaer/regninger som ønskes dekket av prosjektes driftsbevilgning sendes Forskningsrådet for utbetaling.] Slettet: pkt [Hvis GJFORSK:] For gjesteforsker: Stipendet er til dekning av stipendiatens merutgifter og regnskapsføres som driftsutgift. Institusjonen har oppgaveplikt. [spesifikke tekster, tidligere områdebetegnelser brukt her:] [Hvis NT (SIP/SUP):] Ved avslutningen av prosjektet forplikter prosjektansvarlig seg til å arrangere et fagseminar for bl.a. å redegjøre for programmets forskning og resultater sett i sammenheng med den FoU som for øvrig foregår internasjonalt på feltet. [BF:] Alternativ 1: Det er ikke særlige grunner som taler mot at resultatene fra dette prosjektet blir gjort kjent, jf. paragraf 8.1 Generelle kontraktsvilkår. Prosjektresultatene skal derfor være allment tilgjengelige senest 6 måneder etter at prosjektet er avsluttet. Slettet: Område/enhets Slettet: programmet Slettet: r Forskningsrådet kan pålegge prosjektansvarlige informasjons- og formidlingsoppgaver. Herunder kan Forskningsrådet kreve at teknologi fra prosjektet lisensieres på betingelser som dekker de kostnadene som prosjektansvarlige har for å tilrettelegge og formidle prosjektresultatene. Ved signering av denne kontrakt garanterer søker for egeninnsats og gjennomføring av prosjektet. Alternativ 2: Det foreligger særlige grunner til å beskytte prosjektansvarliges immaterielle rettigheter i henhold til paragraf 7.2 i Generelle kontraktsvilkår i dette prosjektet. Skjemaer for rapportering til Norges forskningsråd vedlegges/ettersendes. [MH/KS og MU:] Arkivering av forskningsgenererte data ved Norsk samfunnsvitenskapelig datatjeneste Dersom ikke annet blir bestemt av den instans som har myndighet til å bestemme over bruken av dataene, skal kopi av alle forskningsgenererte data, inkludert nødvendig dokumentasjon, overføres til Norsk samfunnsvitenskapelig datatjeneste. Overføring skal finne sted så snart som mulig og senest to år etter avslutning av den perioden prosjektbevilgningene gjelder for. Hvilke data dette skal gjelde, må da avtales konkret med Forskningsrådet. [Evt. registrert tilleggstekst til standard svartekst på hvert enkelt prosjekt] Denne kontrakt er utarbeidet i to eksemplarer hvorav partene beholder ett hver. For Forskningsrådet: For prosjektansvarlig:
Sted :...Dato :... Sted :... Dato :... Underskrift :...... Underskrift :...... Navn : (navn) Navn :... Tittel : (tittel) Tittel :...
Norges forskningsråd Prosjektsammendrag K-2 Vedlegg til avtaledokument for prosjektnr. (prosjnr/seksjon) [Her kommer norsk prosjektsammendrag, som skal være registrert i Foriss.] [Hvis prosjektsammendraget mot formodning ikke er registrert må henvisning til søknad og endringer i senere brev og lignende legges inn manuelt, alle dokumenter må vedlegges. Teksten som kommer er:] Prosjektet er beskrevet i søknad mottatt (dato), og/eller eventuelle senere oppdateringer, se vedlegg.
Generelle kontraktsvilkår Generelle kontraktsvilkår er en integrert del av kontrakt med Forskningsrådet om FoU-prosjekt. Følgende generelle vilkår gjelder fra 01.01.2003 dersom annet ikke er skriftlig avtalt. 1 Viktige begreper Finansieringsplan: Den økonomiske planen for gjennomføring av hele prosjektet som er avtalt mellom partene. Force-majeure: Upåregnelige og særlige omstendigheter som gjør det umulig å oppfylle sine forpliktelser. FoU: Forskning og utvikling. Framdriftsplan: Den tidsplan for gjennomføring av prosjektets hovedaktiviteter/milepæler som er avtalt mellom partene. Generelle kontraktsvilkår: De kontraktsvilkår som fremgår av dette dokument. Hovedmål og delmål: Beskrivelse av hvilke resultater som forventes oppnådd i løpet av prosjektperioden. Immaterielle rettigheter: Opphavsrettigheter, patent, mønster, bruksmønster, varemerker, så langt slike rettigheter har vern etter norsk lovgivning som registrerte rettigheter eller uten registrering. Kontrakt: Avtaledokument, prosjektsammendrag og generelle kontraktvilkår utgjør til sammen kontrakten Kontraktsparter: De som er angitt som kontraktsparter i avtaledokumentet. (Forskningsrådet og prosjektansvarlig). Milepæl: Tidspunktet for når prosjektets hoved- /delmål, bestemte aktiviteter eller hendelser skal være nådd i følge framdriftsplanen. Prosjekt:. Den samlede aktiviteten som kontrakten omfatter og som er dekket av finansieringsplanen. Prosjektansvarlig: Den kontraktspart (virksomhet, institusjon eller bedrift) som er ansvarlig for at prosjektet gjennomføres i henhold til kontrakten. K-3 Generelle kontraktsvilkår foreligger ferdigtrykt på bokmål og nynorsk. Ferdigtrykt skjema skal benyttes ved utsendelse. Engelsk oversettelse på Forskningsrådets hjemmeside på Internett Prosjektleder: Den personen som på vegne av prosjektansvarlig skal ivareta den faglige framdriften og gjennomføringen av prosjektet. Prosjektperioden: Den perioden som prosjektet utføres i, normalt fram til innlevert sluttrapport. Prosjektresultater: Alle resultater som er skapt eller oppnådd i forbindelse med prosjektet, herunder immaterielle rettigheter, uavhengig av om resultatene er vernet av lovgivningen. Samarbeidspartner: Prosjektansvarliges samarbeidende parter som i henhold til avtale bidrar med ressurser i prosjektet. Søknad: Prosjektansvarliges siste søknad vedrørende prosjektet til Forskningsrådet forut for kontrakten. 2 Framdrifts- og finansieringsplan Prosjektet skal gjennomføres i samsvar med den framdrifts- og finansieringsplan som er skriftlig avtalt mellom partene. Dersom Forskningsrådet ikke gjør krav på utarbeiding av særskilt framdrifts- og finansieringsplan og har godtatt søknaden, er søknaden planen. Vesentlige avvik i forhold til framdrifts- eller finansieringsplan, skal raskest mulig rapporteres skriftlig til Forskningsrådet. Melding om slike forhold skal ikke utsettes til framdriftsrapporteringen. Endring av framdrifts- og finansieringsplan skal behandles som kontraktsendring, se pkt 13. Se også pkt 4.2 vedrørende søknad om overføring og inndragning av midler. 3 Regnskap og kontroll 3.1 Regnskapsføring For alle prosjekter skal prosjektansvarlig føre et eget prosjektregnskap over faktiske kostnader. Regnskapsføringen skal foretas uten ugrunnet opphold. Opplysninger som har betydning for utarbeiding av pliktig rapportering, skal uansett være registrert innen de tidsfrister som gjelder for rapportering. Prosjektregnskapet skal kun belastes med kostnader som er direkte knyttet til gjennomføringen av prosjektet, og som ligger innenfor rammen av finansieringsplanen.