Saksfremlegg Arkivsak: 07/2173 Sakstittel: NEDRE ROMERIKE VANNVERK - FRA AS TIL IKS K-kode: 026 Saksbehandler: Per Erland Aamodt Innstilling: 1. Vedlagte forslag til selskapsavtale vedtas som selskapsavtale for Nedre Romerike Vannverk IKS. 2. Vedlagte forslag til eieravtale vedtas som avtale mellom eierkommunene i Nedre Romerike Vannverk IKS. 3. Til representantskapet i NRV IKS oppnevnes. (to medlemmer og to varamedlemmer). 4. Formannskapet (økonomi- og administrasjonsutvalget) gis fullmakt til å vedta avtale med selskapet om kjøp av vann. 5. Når vedtektene i NRV AS skal endres og tilpasses at NRV AS fra 01.01.08 skal være et rent opprydningsselskap, skal det innarbeides at eierkommunene representeres i generalforsamlingen med to representanter hver, men slik at hver kommune har én og bare én stemme i generalforsamlingen. 6. Kommunestyret innfører som en egen kommunal bestemmelse at representanter i styret fratrer i politiske organer ved den kommunale behandlingen av saker fra og om alle selskaper der kommunen har eierinteresser. For saker som skal videre til kommunestyret, kan innstillingsutvalgene oppnevne en saksordfører. Kommunestyret gjorde i sak 12/07 prinsippvedtak om at virksomheten i NRV AS skal videreføres i et interkommunalt selskap (IKS). I saken ble det forutsatt at rådmannen innen 30.06.07 skulle legge fram sak(er) om opprettelse av IKSet og øvrige spørsmål knyttet til dette. Herværende sak er en oppfølging av vedtaket i sak 12/07. Det fremmes i det vesentlige like saksfremlegg for alle eierkommunene. Vedlegg: 1. Kommunestyrets vedtak i sak 12/07 2. Forslag til selskapsavtale for Nedre Romerike Vannverk IKS 3. Kart som viser de anleggene som skal eies av NRV IKS 4. Forslag til eieravtale mellom eierne i NRV IKS 5. Dagens vedtekter i NRV AS Andre dokumenter, som ikke er vedlagt: Ingen. Saksutredning: Bakgrunn for saken:
1 Bakgrunn for og innhold i denne saken Kommunestyret gjorde i sak nr 12/07 prinsippvedtak om at virksomheten i NRV AS skal videreføres i et interkommunalt selskap (IKS). I saken ble det forutsatt at rådmannen innen 30.06.07 skulle legge fram sak(er) om opprettelse av IKSet og øvrige spørsmål knyttet til dette. Kopi av kommunestyrets vedtak i sak nr 12/07 følger som vedlegg 1. Den foreliggende saken omhandler følgende temaer knyttet til overgangen fra NRV AS til NRV IKS: Selskapsavtale for IKSet Avtale mellom eierkommunene (eieravtale) Overtakelse av eiendeler og ansatte Interne bestemmelser i kommunen knyttet til forvaltning av eierskapet Oversikt over videre arbeid i saken Fullmakt til økonomi- og administrasjonsutvalget til å inngå avtale om kjøp av vann fra NRV IKS Dagens vedtekter i NRV AS vedlegges til orientering (vedlegg 5) Saksopplysninger/vurdering: 2 Overordnete krav og hensyn som er lagt til grunn i saken Denne saken bygger på alle de krav og hensyn som framgår av kommunestyrets vedtak i sak 12/07. Med utgangspunkt i dette vedtaket har rådmannen i denne saken lagt vekt på At kommunens vannabonnenter ikke skal få økte vannavgifter som følge av overgangen fra AS til IKS At kommunen er sikret tilstrekkelig styring og kontroll med selskapet og dets virksomhet At selskapet er sikret tilstrekkelig handlefrihet til å drive sin virksomhet At kommunens eierstyring kan foregå på en enkel og hensiktsmessig måte At kommunen også er sikret tilstrekkelig innflytelse som kunde av selskapet Dette er nedfelt i de enkelte bestemmelsene i vedlagte forslage til selskapsavtale og eieravtale. Saken legges fram med likelydende saksframstilling og likelydende forslag til vedtak fra alle rådmennene i eierkommunene - med unntak for pkt 7 i forslaget til vedtak som er tilpasset situasjonen i hver enkelt kommune.(punktet gjelder rutiner for politisk behandling, samt eierskapsmelding. For Sørum kommunes vedkommende er dette allerede på plass gjennom saken om Eiermelding for Sørum kommune). Det er på to områder fortsatt noe usikkerhet: Hvordan verdien av de eiendelene som skal overføres fra ASet til IKSet skal fastsettes - det må utredes og avklares at dette kan gjøres på en måte som sikrer at gebyrene til abonnentene ikke vil øke som følge av overføringen Granskningsrapporten er ennå ikke lagt fram, så rådmennene vet ennå ikke hva som vil stå i den Rådmennene har forutsatt at dersom avklaringen av disse to usikkerhetsmomentene innebærer noe annet enn det rådmennene har lagt til grunn i denne saken, vil saken bli lagt fram for kommunestyret på nytt. 3 Selskapsavtale Forslag til selskapsavtale for Nedre Romerike Vannverk IKS følger som vedlegg 2. Når det gjelder de enkelte punktene i avtalen vil rådmannen bemerke: pkt 1 Om selskapet Som selskapets navn foreslår Nedre Romerike Vannverk IKS (NRV IKS). Offentlighetsloven og forvaltningsloven vil gjelde for selskapet. Andre kommuner vil kunne slutte seg til selskapet, men det skal behandles som endring av selskapsavtalen og forutsetter dermed enighet mellom eierkommunene.
pkt 2 Selskapets formål I kommunestyrets vedtak sak 12/07 står det om dette: Prinsippet i dagens eierfordeling mellom NRV og deltakerkommunene opprettholdes, dvs at NRVs kjernevirksomhet er å ha ansvar for normal vannforsyning og reservevannforsyning fram til avtalte leveringspunkter i kommunene Rådmennene legger fram for politisk behandling innen 30.06.07 en sak som avklarer hvilke anlegg som ihht prinsippet ovenfor skal eies og / eller driftes av NRV Det fastsettes i selskapsavtalen: o at selskapet kan videreutvikle eksisterende anlegg slik at vannkvalitet, leveringssikkerhet, beredskap og kapasitet blir ivaretatt o at investeringer ut over selskapets kjernevirksomhet og evt samarbeid med andre kommuner krever enstemmighet o at selskapet ikke kan drive annen virksomhet enn vannforsyning på en-gros-nivå og annen virksomhet som er nødvendig som en del av vannforsyningstjenestene med unntak for Noranalyse o at selskapet kan levere vann til andre enn eierkommunene I forslaget til selskapsavtale er det tatt inn bestemmelser i tråd med dette. Kriterier for hvilke anlegg som skal være felles er i saksframlegget i sak 12/07 konkretisert som anlegg som er nødvendig for: produksjon og rensing av vann levering av vann til nærmere bestemte tyngdepunkter i hver kommune høydebassenger og andre trykkreguleringer for levering av vann reservevann NRV IKS skal ihht dette overta produksjonsanlegget for vann i Hauglifjell og i det alt vesentlige de anleggene som er markert med blå strek på vedlagte kart (vedlegg 3). Ved den konkrete overdragelsen skal alle anlegg dokumenteres i detalj. Det er imidlertid behov for å avklare nærmere eierskapet til enkelte mindre anlegg, og rådmannen forutsetter at det gjøres i det kommende hovedplanarbeidet. pkt 3 Deltakernes eierandel og ansvarsandel I kommunestyrets vedtak i sak 12/07 sto det at det i selskapsavtalen skal fastsettes: at eierskapet til verdiene i selskapet skal være lik den enkelte deltakers (eierkommunes) innskudd / finansiering av selskapets virksomhet Vedtektene i NRV AS har tilsvarende bestemmelse om justering av eierandelen, men knyttet til innbyggertallet, ikke vannkjøpet. I kommunestyresak 12/07 ble det vedtatt at prisingen av vanntjenestene (fortsatt) skal skje ut fra levert vannmengde til den enkelte kommune, dvs at eierfordelingen i selskapet vil tilsvare kommunenes kjøp av vann. I forslag til selskapsavtale er eierfordelingen satt lik den gjennomsnittlige fordelingen av eierkommunenes vannkjøp de siste fire årene (2003-2006), som er slik: 2003 2004 2005 2006 Sum 1000 kr % 1000 kr % 1000 kr % 1000 kr % 1000 kr % Skedsmo 25012 33,7 25724 32,4 29036 34,4 31367 38,1 111139 34,7 Lørenskog 17581 23,7 18672 23,5 19889 23,6 19632 23,8 75774 23,7 Rælingen 8892 12,0 12948 16,3 13540 16,1 10353 12,6 45733 14,3
Nittedal 15042 20,3 14502 18,3 13628 16,2 12622 15,3 55794 17,4 Fet 3638 4,9 3430 4,3 3697 4,4 3545 4,3 14310 4,5 Sørum 4047 5,5 4060 5,1 4556 5,4 4898 5,9 17561 5,5 Sum 74212 100,0 79336 100,0 84346 100,0 82417 100,0 320311 100,0 Det er foreslått at eierfordelingen skal revurderes minst hvert 4. år og fastsettes basert på fordelingen av vannkjøpet de fire foregående årene, og at fordelingen revurderes oftere dersom en endring i det innbyrdes finansieringsforholdet (betaling for vannleveringen) mellom kommunene tilsier dette og en av eierkommunene krever det. pkt 4 Rettigheter og forpliktelser når det gjelder selskapets levering og eierkommunenes kjøp av vann I kommunestyrets vedtak i sak 12/07 sto det at det i selskapsavtalen skal fastsettes: at de deltakende kommuner er forpliktet til å kjøpe alt sitt vann fra NRV Dette må forstås som kommunens kjøp av engros-vann. Kommunen vil fortsatt ha anledning til å kjøpe vann fra private vannverk som enkelt-abonnent (vann til kommunale bygninger i områder som forsynes fra private vannverk). I forslag til selskapsavtale er dette tatt inn, samtidig som det er foreslått at selskapet har plikt til å levere eierkommunene det vannet de har behov for. Det er tatt inn i forslaget til selskapsavtale at vannprisen skal reflektere selskapets selvkost og fastsettes av representantskapet etter forutgående drøftinger med kommunene. Det er også foreslått at det skal inngås avtaler mellom selskapet og kommunene om vannleveringen. Slike avtaler bør utarbeides og inngås helst før selskapet overtar virksomheten (fra 01.01.08), og senest i løpet av 2008. Avtalene bør inneholde bestemmelser om leveringssikkerhet, kvalitet, beredskap og andre forhold som er viktige for kommunen som kunde av selskapet. Ved eventuell uenighet om innholdet i en slik avtale vil selskapet ihht selskapsavtalen uansett ha plikt til å levere vann til kommunen. Rådmannen foreslår at økonomi- og administrasjonsutvalget gis fullmakter til å inngå slik avtale på vegne av kommunen. pkt 5 Deltakernes innskuddsplikt I kommunestyrets vedtak i sak 12/07 sto det at det i selskapsavtalen skal fastsettes: at selskapet ikke skal ha egenkapital utover det som er nødvendig for å sikre nødvendig likviditet Selskapet vil i en ordinær driftssituasjon ha løpende utbetalinger i størrelsesorden 5 mill kroner pr måned. Likviditet til dette kan sikres på flere måter: Det kan skytes inn nok egenkapital til å dekke likviditetsbehovet i 1-2 måneder Selskapet kan ta opp likviditetslån - men det må ihht IKS-loven gjøres opp innenfor hvert kalenderår Selskapet kan forhåndsfakturere kommunene f eks hver måned ihht et oppsatt og omforent likviditetsbudsjett Rådmannen anbefaler at likviditeten som hovedregel løses ved forhåndsfakturering etter et omforent likviditetsbudsjett, samt at selskapet kan etablere en kassekredittordning som kan styrke likviditeten dersom spesielle situasjoner tilsier dette. Det vil dermed ikke være behov for noe kapitalinnskudd fra kommunene som eiere. pkt 6 Selskapet styrende organer Kommunens eierstyring av selskapet skal skje gjennom selskapets representantskap. Selskapets styre skal styre selskapets løpende virksomhet. Dette er også nedfelt i bestemmelsene om representantskap og styre i loven om IKSer.
I kommunestyrets vedtak i sak 12/07 sto det at det i selskapsavtalen skal fastsettes: at revisor skal skiftes ut hvert femte år at det skal utarbeides styreinstruks og etableres rutiner for styreevaluering innføring av valgkomite for valg av styremedlemmer at eierkommunene rutinemessig skal få kopi av møteinnkallingens sakslister, protokoller fra styremøtene, samt kalkylegrunnlaget i selskapets forslag til økonomiplan, budsjett og regnskap at alle deltakere (eierkommuner) i selskapet skal ha like mange representanter og lik stemmevekt i representantskapet, uavhengig av eierandel I forslaget til selskapsavtale er dette tatt inn. Det er foreslått at deltakerkommunene skal ha to representanter hver i representantskapet, men bare en stemme hver. Kommunen må selv bestemme hvilken representant som skal forvalte kommunens stemmerett. Bestemmelsen i selskapsavtalen om at representantskapet har instruksjons- og omgjøringsmyndighet overfor styret kan ikke gjøres gjeldende overfor tredjemann, annet enn dersom tredjemann har hatt konkret kunnskap om det i den saken det gjelder. Det er foreslått at styret skal ha 5 medlemmer pluss 1 medlem fra de ansatte, dvs til sammen 6 medlemmer. I tillegg er det foreslått bestemmelser om representantskapets, styrets og daglig leders oppgaver, myndighet og saksbehandling i tråd med bestemmelsene om dette i IKS-loven. Når det gjelder revisor har rådmannen justert formuleringen til at det hvert 5. år skal vurderes om det skal velges ny revisor, jfr bl a at det er foreslått at selskapet skal føre regnskap etter kommunelovens regnskapsprinsipper. pkt 7 Økonomistyring og økonomiforvaltning I kommunestyrets vedtak i sak 12/07 sto det at det i selskapsavtalen skal fastsettes: at selskapet skal kunne ta opp lån, samt en høyeste ramme for selskapets samlede låneopptak Rådmannen foreslår i første omgang en låneramme på 250 mill kroner - som er tilstrekkelig for å kjøpe anlegg og maskiner fra NRV AS (se avsnitt 4 nedenfor) og i tillegg dekke planlagte investeringer og rehabiliteringer i fellesanleggene i 2008. Det understrekes at denne overføringen må gjøres på en måte som sikrer at gebyrene til abonnentene ikke øker som følge av overføringen, og det lånet som opptas for å gjennomføre dette må reduseres gjennom overføring av egenkapitalmidler i ASet når det er avklart hvordan dette kan gjøres. Rådmannen forutsetter at spørsmålet om å øke denne lånerammen må tas i forbindelse med behandlingen av den første hovedplanen vinteren 2008, jfr at det er i denne hovedplanen at kommunene skal ta stilling til framtidige investeringer i selskapet. Konkrete rammer for låneopptak hvert enkelt år kan uansett fastsettes av eierkommunene gjennom den årlige behandlingen av hovedplan og økonomiplan / budsjett for selskapene. Det vil være behov for mekanismer for å håndtere årlige overskudd og/eller underskudd i selskapet. I kommunene reguleres overskudd eller underskudd i avgiftsfellesskapet gjennom egne selvkostfond med et eget statlig fastsatt regelverk som bl a innebærer at midler som skytes inn i dette fondet skal brukes innen 5 år. Med bakgrunn i forutsetningen i kommunestyresak 12/07 om at IKSet ikke skal ha egenkapital, har rådmannen foreslått en formulering i avtalen som åpner for at selskapet skal kunne ha et selvkostfond, men forutsatt at det i så fall styres etter de samme regler som tilsvarende fond i kommunene, og at en beslutning om å legge opp et slikt fond krever enstemmighet i representantskapet. For øvrig vises til forslaget om at selskapet skal kunne forhåndsfakturere kommunene og dessuten ta opp kassekredittlån dersom det er behov for det for å håndtere spesielle likviditetssituasjoner. Det er foreslått at selskapets regnskap skal føres etter kommunelovens regnskapsprinsipper, begrunnet med at selskapets virksomhet er en ordinær kommunal virksomhet som skal drives ihht selvkostprinsippet.
Det er også foreslått en bestemmelse om at selskapet skal drøfte forslag til økonomiplan, budsjett og regnskap med eierkommunene før behandlingen i representantskapet, og at eierkommunene skal gis fullt innsyn i kalkylegrunnlaget i disse dokumentene. pkt 8 Endringer i selskapets formelle forhold I kommunestyrets vedtak i sak 12/07 sto det at det i selskapsavtalen skal fastsettes: liknende utmeldingsregler som i dagens vedtekter, supplert med at: o uttredende kommune hefter for lån og bestilt kapasitet o uttredende kommune har krav på sin andel av verdier som måtte oppstå som følge av endringer i selvkostregimet i de 10 neste år etter uttreden at opptak av nye eierkommune krever enstemmighet I forslaget til selskapsavtale er det tatt inn slike bestemmelser. Det er dessuten foreslått at endringer i selskapsavtalen krever enstemmighet. pkt 9 Tvister Det er foreslått at tvister avgjøres med voldgift etter voldgiftslovens bestemmelser. pkt 10 Etablering og ikrafttreden Det er foreslått at selskapsavtalen trer i kraft så snart den er vedtatt av de seks eierkommunenes kommunestyrer, og at fram til virksomheten overtas fra NRV AS fra 1. januar 2008 gjelder bare de bestemmelser som styrer forberedelsene til denne overtakelsen, se avsnitt 8.1 nedenfor. 4 Anlegg og maskiner / utstyr som skal overdras fra NRV AS til NRV IKS 4.1 Overdragelsesverdier Samlet bokført verdi av eiendelene i NRV AS er i regnskapet for 2006 ca 160 mill kroner. I tillegg er det budsjettert med investeringer og rehabiliteringer på til sammen ca 20 mill kroner i 2007. Pga selvkostregimet har produksjonsanleggene i selskapet NRV AS ingen markedsverdi, og de bør kunne overføres fra ASet til IKSet til bokført verdi og nedskrives videre i IKSet med utgangspunkt i dette. Det er imidlertid noe usikkerhet knyttet til hvordan verdien av de eiendelene som skal overføres fra ASet til IKSet konkret må fastsettes og om dette vil kunne få noen skattemessige eller andre utilsiktede økonomiske konsekvenser. Dette er spørsmål som må avklares før den konkrete overføringen gjennomføres, dvs før IKSet overtar virksomheten fra ASet. Rådmannen legger foreløpig til grunn at selvkostprinsippet vil ha gjennomslag og at overføringen vil kunne gjennomføres på en måte som sikrer at gebyrene til abonnentene ikke vil øke som følge av overføringen. Rådmennene vil sørge for å få avklart disse spørsmålene så snart som mulig i løpet av sommeren / høsten. Dersom konklusjonene på disse spørsmålene innebærer noe annet enn det rådmannen har lagt til grunn her, vil saken bli lagt fram for kommunestyret på nytt. Når eiendommene overføres må IKSet kjøpe dem av ASet, kjøpet må finansieres ved at IKSet tar opp lån til dette, og lånet nedbetales gjennom selskapets salg av vann til kommunene ihht selvkostprinsippet. Etter at eiendommene er overført og betalt for, kan ASet nedbetale sin gjeld. NRV AS har tilstrekkelig egenkapital til å dekke den driften som er nødvendig for å bli ferdig med opprydningen i disse selskapene (se avsnitt 8.2 nedenfor). Når denne opprydningen er avsluttet, er det forutsatt at gjenværende verdier overføres til eierkommunene på en slik måte at verdier som skyldes tidligere overfakturering skal komme avgiftsfellesskapet (abonnentene) til gode. 4.3 Dokumentavgift Ved overdragelse av hjemmel til eiendommer skal det normalt betales 2,5 % dokumentavgift. Fordi produksjonsanleggene i selskapene ikke har noen markedsverdi så lenge selvkostregimet gjelder og det ikke er anledning for eierkommunene å tjene penger på produksjonen, kan det argumenteres for at det ikke skal kreves dokumentavgift om hjemmelen til disse anleggene overføres fra ASet til IKSet.
Andre eiendommer i ASet kan likevel ha en viss markedsverdi, og dokumentavgiften ved overføring av hjemmelen her vil kunne utgjøre betydelige beløp. For å unngå dokumentavgift må den formelle hjemmelen til alle anlegg bli liggende igjen i ASet, og etter at all opprydning er ferdig må ASet videreføres som et rent hjemmels-selskap uten annet formål og annen virksomhet enn å ha hjemmel til eiendommene. Dette hjemmels-aset kan enten eies av kommunene som i dag - og med samme eierskaps-fordeling som i dag, eller de kan overdras til IKSet som heleid selskap. Dersom det skal overdras til IKSet bør det tas inn i selskapsavtalene at IKSet kan eie dette selskapet, men dette kan gjøres som en endring av selskapsavtalen dersom det blir nødvendig når den tid kommer. 5 Eieravtale Noen bestemmelser om styringen av selskapet hører mer hjemme i en avtale mellom eierne enn i den formelle selskapsavtalen. Dette gjelder bl a følgende punkter i kommunestyrets vedtak i sak 12/07 om hva saken nå skal inneholde: pkt 3 g) pkt 3 h) Forslag om etablering av et fast årlig eiermøte for deltakerkommunene for gjennomgang av selskapets selskapsavtale og årsmelding, og andre felles spørsmål Opprettelse av et interkommunalt hovedplansamarbeid innen vannforsyning for samordning og prioritering av ressursene i NRV. Samordnet hovedplan legges frem for det enkelte kommunestyre til behandling forut for representantskaps-møtene. Eventuell uenighet kommunene imellom avklares gjennom flertallsvedtak i representantskapsmøtene på områder der det ikke er krav om enstemmighet. Første hovedplan legges fram i forbindelse med kommunenes behandling av budsjett for NRV IKS for 2008. I tillegg er det behov for bestemmelser om hvordan bruken av felles ressurser i de nye vann- og avløpsselskapene skal reguleres og betales for se avsnitt 6 nedenfor. Som vedlegg 4 følger forslag til eieravtale der bestemmelser om eiermøte, hovedplaner og bruk av felles ressurser i selskapene er tatt inn. Der er også tatt inn en beskrivelse av de overordnete hensynene som er lagt til grunn ved etableringen av NRV IKS, nemlig en avveining mellom hensynet til hver enkelt kommunes selvråderett og hensynet til en effektiv drift og forvaltning av selskapet. 6 Bruk av felles ressurser i NRV IKS og NRR IKS (tidligere RA-2) Det meste av de ressursene som dagens to selskaper bruker felles, ligger i dag i RA-2 AS Dette gjelder bl.a. arealer og bygninger i Strandveien 22 og arealer og bygninger på Berger ansatte i fellesfunksjonene (anlegg/vedlikehold, elektro, IKT, pers/adm) biler, maskiner og utstyr i de samme fellesavdelingene I dag fordeles kostnadene for disse fellesressursene med 40 % på NRV og 60 % på RA-2. Denne fordelingen er basert på en registrering av hvor (for hvilket selskap) hver enkelt ansatt i disse avdelingene bruker sin arbeidstid. Registreringen har gitt omtrent samme fordelingsnøkkel de siste par årene. Kostnadene for maskiner og utstyr som brukes felles fordeles i hovedsak ihht fordelingen av arbeidstiden til de som kjører maskinene. For å sikre at ingen av selskapene subsidierer det andre selskapet i framtiden, bør bruken av felles ressurser organiseres og praktiseres slik: Alle fellesfunksjoner og eiendeler som brukes felles (ansatte, maskiner og eiendommer) legges inn i det nye NRR IKS (Nedre Romerike Renseanlegg, tidligere RA-2) Regnskapsmessig skal alt dette skilles ut i eget / egne avdelingsregnskap(er) Ansatte i fellesavdelingene skal loggføre bruken av sin arbeidstid - fordelt på de to selskapene Bruken av biler, maskiner og utstyr skal loggføres (kjørte timer) fordelt på de to selskapene
Regnskapene for fellesfunksjonene (inkl materiell/utstyr) skal gå i null hvert år, gjennom at NRR IKS og NRV IKS faktureres for sin andel av bruken av fellesressursene ihht faktisk registrert bruk. For NRR IKS innebærer dette en internfakturering, mens det for NRV IKS innebærer en reell fakturering fra NRR IKS. Fordi alle ansatte registrer sin tidsbruk allerede i dag, og fordi det er installert timetellere på alt tungt materiell, vil dette ikke innebære store nye registreringskostnader. Dersom denne registeringen og faktureringen gjøres f eks kvartalsvis, med årsavregning i siste kvartal, vil det gi god styringsinformasjon til begge selskapene. Fordi et slikt opplegg også får fram den faktiske brukstiden på materiellet, sett i forhold til samlet disponibel brukstid, vil en også få fram hvor effektivt materiellet utnyttes. Dermed får en også fram kostnadene ved å ha materiell i beredskap (men ikke i bruk) i eget eie. Det vil gi selskapene et grunnlag for en løpende vurdering av hvilket materiell de bør disponere(eie) selv, og hva de eventuelt bør leie inn fra eksterne når de trenger det, basert på avtaler som bl a må omfatte nødvendig leveringsplikt dersom det er nødvendig for å sikre beredskapen i selskapene. 7 Overtakelse av ansatte fra ASet Når virksomheten overdras fra ASet til IKSet vil det være en ren virksomhetsoverdragelse i arbeidsmiljølovens betydning av dette. AMLs bestemmelser om dette (jfr 16), og konsekvensene av dem for overgangen fra AS til IKS, kan oppsummeres slik: Ansettelsesforholdet og de rettighetene og pliktene som arbeidstakeren har i ASet overføres i all hovedsak til IKSene Arbeidstaker kan motsette seg at arbeidsforholdet overføres til ny arbeidsgiver (reservasjonsrett), og må i så fall melde dette skriftlig innen en frist som ikke kan være kortere enn 14 dager. Arbeidstaker som har vært ansatt minst 12 måneder i løpet av de siste 2 år før overdragelsen, og som gjør reservasjonsrett gjeldende, har fortrinnsrett til ny ansettelse i passende stilling hos tidligere arbeidsgiver i ett år etter overdragelsen så sant han/hun er kvalifisert for stillingen Tidligere og ny arbeidsgiver skal så tidlig som mulig gi informasjon om og drøfte overdragelsen med arbeidstakernes tillitsvalgte, og de skal så tidlig som mulig også informere alle berørte arbeidstakere. Informasjonen skal omfatte bl a de rettslige, økonomske og sosiale følger av overdragelsen for arbeidstakerne, eventuelle endringer i tariffavtaleforhold og eventuelle planlagte tiltak overfor arbeidstakerne Fordi virksomheten i ASet skal begrenses til opprydning etter at IKSet har overtatt driften, vil bestemmelsen om reservasjonsrett i dette tilfellet ha liten praktisk betydning. Det betyr at alle som er ansatt i ASet på overdragelsestidspunktet, og som har sine oppgaver innenfor den virksomheten som skal overføres, i praksis vil følge med over til IKSet. 8 Interne bestemmelser om kommunens eierstyring Noen bestemmelser om styringen av selskapet vil være interne bestemmelser i hver enkelt av eierkommunene. Dette gjelder bl a følgende punkter i kommunestyrets vedtak i sak ( ) om hva saken nå skal inneholde: Forslag til faste rutiner i kommunen for politisk behandling av viktige selskapsdokumenter forut for representantskapsmøtene Forslag til habilitetsregler for folkevalgtes verv i selskaper mv Forslag om etablering av en egen kommunal eierskapsmelding for kommunens deltakelse i interkommunale selskaper 8.1 Habilitetsregler a) Habilitet i kommunens egne organer
Habilitetsreglene i forvaltningsloven skal ihht KRD forstås slik at styremedlemmer i selskaper der kommunen er eier ikke er inhabile når saker fra eller om selskapet behandles i kommunens politiske organer. Dersom kommunen skal innføre strengere habilitetsregler enn dette er det to alternativer: 1. Kommunene kan bestemme at medlemmer av kommunestyret (eller formannskapet) ikke kan sitte i selskapsstyrer, slik bl a Oslo kommune har bestemt 2. Kommunene kan bestemme at medlemmer i selskapsstyrer skal fratre ved behandlingen av saker fra og om selskapet ( mer-inhabilitet i forhold til forvaltningsloven) Rådmannen legger til grunn at det nå er behov for å markere ekstra ryddighet og troverdighet i forhold til slike selskaper, og derfor er ønskelig å innføre strengere habilitetsregler enn forvaltningslovens når det gjelder saker fra og om selskaper der kommunen har eierinteresser. Rådmannen foreslår dette gjort som alternativ 2 ovenfor, b) Habilitet i selskapets styre Fordi forvaltningsloven gjelder for selskapets virksomhet vil også forvaltningslovens bestemmelser om at særskilte forhold fører til inhabilitet gjelde. Slike særskilte forhold kan f eks inntre dersom et kommunestyremedlem sitter i styret og styret skal behandle en sak der eierkommunene kan ha motstridende interesser. 8.2 Rutiner for politisk behandling av saker fra selskapet Sørum kommune har gjennom vedtakelsen av Eiermelding for Sørum kommune utarbeidet rutiner for dette. 8.3 Kommunal eierskapsmelding Sørum kommune har egen eiermelding. 9 Videre arbeid etter vedtak om selskapsavtaler og eieravtaler 9.1 Fram til IKSet overtar virksomheten pr 01.01.08 Etter at selskapsavtaler og eieravtaler er vedtatt i alle eierkommunenes kommunestyrer, må det legges til rette for at IKSet kan overta virksomheten fra ASet fra 01.01.08. Viktige trinn i dette er: Kommunestyrene skal oppnevne representanter til representantskapet Representantskapet skal oppnevne styrevalgkomite, som skal foreslå styremedlemmer Representantskapet skal oppnevne styre Styret skal ansette daglig leder Det skal legges til rette for overføring av ansatte fra ASet til IKSet Representantskapet skal vedta overtakelse av eiendeler fra ASet og nødvendige låneopptak for dette og låneopptaket skal godkjennes av departementet (i praksis fylkesmannen) Generalforsamlingen i ASet skal vedta salg av eiendeler og overføring av driften til IKSet, samt endre vedtektene slik at de er tilpasset at selskapet fra 01.01.08 kun har ansvar for opprydningsvirksomheten (se 9.2 nedenfor) Kommunestyrene skal godkjenne endringene i ASets vedtekter Rådmannen foreslår at kommunestyret ved behandlingen av den foreliggende saken også oppnevner representanter til representantskapet i NRV IKS. For å sikre at representantskapet innkalles og arbeidet med å legge til rette for overtakelse av virksomheten kan komme i gang i god tid, er rådmennene enige om at ansvaret for å sikre dette, og for i nødvendig grad være sekretariat fram til IKSet er dekket med dette på annen måte, fordeles slik at rådmannen i Rælingen tar ansvar for NRV IKS og rådmannen i Skedsmo tar ansvar for NRR IKS (renseanleggs-selskapet). Det vil være hensiktsmessig om eierkommunene fra og med kommende valgperiode er representert på generalforsamlingen i NRV AS (som opprydningsselskap) med to representanter hver, med
stemmetyngde lik eierforholdet på samme måte som for NRV IKS. Rådmannen foreslår at kommunestyret gjør vedtak om dette nå, slik at det kan iverksettes gjennom de vedtektsendringene som skal vedtas på den ekstraordinære general-forsamlingen i høst. 9.2 Etter at IKSet har overtatt virksomheten Etter at driften av vannverket er overtatt av NRV IKS er det forutsatt at NRV AS skal ha ansvar for å sluttføre opprydningsarbeidet i selskapet dvs salg av eiendommer og virksomhet som ikke er nødvendig for kjernevirksomheten, erstatningssøksmål og andre forhold fram til det kan gjøres opp endelig status og gjenværende verdier kan overføres til eierkommunene. Rådmannen forutsetter at denne opprydningen også innbefatter en gjennomgang av betalingen fra NRV til RA-2 for bruk av felles ressurser opp gjennom årene. I kommunestyrets vedtak i sak 12/07 står det om dette: NRV AS opprettholdes inntil den gjenværende virksomheten i selskapet er avviklet Rådmennene utreder spørsmål om fordeling av overskudd / underskudd knyttet til annen virksomhet enn vannforsyning i NRV AS mellom eierkommunene. Et forslag til fordeling mellom eierkommunene legges frem for kommunestyret snarest mulig etter at oversikt over gjenværende overskudd / underskudd foreligger. I rådmannens saksframlegg i sak 12/07 sto det om dette: De nåværende styrene i NRV AS og RA-2 AS har opplevd det som viktig at styrene har hatt medlemsfelleskap i opprydningsperioden. Det vil også være nyttig med en viss kontinuitet i styresammensetningen fram til opprydningen er ferdig. Dette bør legges til grunn ved generalforsamlingenes oppnevning av styrer i 2007. Daglig leder i NRV IKS og RA-2 IKS bør ha alt sitt fokus på daglig drift og framtidige utfordringer. Etter at de nye IKSene er opprettet og er kommet i virksomhet bør derfor daglig leder i de gamle ASene som opprydnings- og avviklingsselskap være en annen enn daglig leder i de nye IKSene. Denne ledelsesoppgaven vil være begrenset, og ikke en fulltidsstilling. Det vil være styrene i de to ASene som har ansvar for å ansette daglig leder for disse. I vedlegg til sak 12/07 sto det om dette: Når det gjelder eventuelle nettoverdier i selskapene etter opprydningene, gir selvkost-prinsippet og selskapenes vedtekter følgende føringer for tilbakebetaling til eier-kommunene: Nettoverdier som skyldes selvkostvirksomheten må tilbakeføres til eierkommunene i samme forhold som de er opparbeidet, dvs etter bruken. Slike tilbakeførte midler kan bare brukes til å fylle opp et selvkostfond for å utjevne svingninger i gebyrene. Nettoverdier som skyldes annen virksomhet kan tilbakeføres til eierkommunene etter den nøkkelen som eierkommunene blir enige om, men som i utgangspunktet må baseres på vedtektenes bestemmelser om oppløsning av selskapet, dvs ihht aksjefordelingen. Slike tilbakeførte midler kan brukes fritt av eierkommunene 9.3 Etter at gjenværende verdier er overført fra ASet til eierkommunene Etter at gjenværende verdier er overdratt til eierkommunene må ASets vedtekter endres tilpasset at selskapet fra det tidspunkt skal være et rent hjemmels-selskap som kun har som formål å besitte hjemmel til eiendommer som disponeres av NRV IKS. Uttalelse fra andre utvalg: Skal saken før den politiske behandlingen oversendes for uttalelse til: Eldrerådet (ja/nei)? Nei. Rådet for funksjonshemmede (ja/nei)? Nei. Andre råd/utvalg I tilfelle hvilke(t)? Nei.
Utskrift av saken til: Eierkommunene i NRV AS Østre Romerike revisjonsdistrikt Sørum kommunalteknikk KF v/daglig leder Saksbehandler Sørumsand, den 16.05.2007 Rådmann Rannveig Egerdal Eidet