Til styret i Vestfold Idrettskrets Deres ref: Vår ref: 432173v1 4. januar 2011 REGLEMENT FOR DELEGERING AV MYNDIGHET I VESTFOLD IDRETTSKRETS. Generelt: Reglementet for delegering av myndighet i Vestfold Idrettskrets, er kontrollert opp mot NIFs lov, Idrettskretsens egen lov, vedtatt strategidokument for inneværende kretsting periode og vedtatte personalpolitiske retningslinjer i NIF. Dokument er også kontrollert opp mot gjeldene delegeringsreglement vedtatt av Idrettsstyret 21. juni 2007 og Idrettskretsstyret i Vestfold den 14. desember 2007. Saken som nå legges fram for styret i Vestfold Idrettskrets strider ikke mot noen av disse omtalte dokumenter. Eventuelle endringer i NIFs lov vedtatt på Idrettstinget mai 2011, kan medføre at reglementet for delegering, både må tas opp etter nevnte Idrettsting og etter vårt eget kretsting i november 2011. Fra administrasjonens side, er det viktig å understreke et forhold som ligger i VIKs egen lov, vedtatt på Idrettskretstinget i 2008. Det er rolle- og oppgave fordeling mellom det politiske og administrative nivå i Vestfold Idrettskrets. Dette er omtalt i VIKs lov 15 og med henvisning til 3. Derfor er disse to gjengitt i sin helhet: 15. IDRETTSKRETSENS STYRE Idrettskretsen ledes og forpliktes av styret som er kretsens høyeste myndighet mellom tingene. Idrettskretsstyret består av leder, nestleder og 3 styremedlemmer med 3 vara medlemmer som velges som 1, 2. og 3. vara medlem. Innenfor dette styret kan leder, nestleder og 1 styremedlem danne arbeidsutvalg. Dette arbeider etter retningslinjer utarbeidet av idrettskretsstyret. Leder innkaller til styre-/arbeidsutvalgsmøter. For vedtak gjelder reglene i NIFs lov 2-11, første ledd. Styret/arbeidsutvalget er vedtaksført når et flertall av styrets medlemmer er tilstede. Vedtak fattes med flertall av de avgitte stemmene. Ved stemmelikhet teller møtelederens stemme dobbelt. Idrettskretsen ledes av styret som er idrettskretsens høyeste myndighet mellom tingene.
Styret skal: a) iverksette idrettskretstingets og overordnede idrettsmyndigheters vedtak og bestemmelser. b) vedta budsjett og fordele de midler som er til disposisjon c) gjennomføre de saker som er nevnt i 3 d) oppnevne utvalg/råd etter behov, samt utarbeide mandat/instruks for disse c) oppta nye lag i NIF og godkjenne lagets navn jfr. NIFs lov 1-6 d) påse at idrettskretsens midler brukes og forvaltes på en forsiktig måte i samsvar med de vedtak som er fattet på årsmøte/ting eller av overordnet organisasjonsledd. Styret skal videre påse at idrettskretsen har en tilfredsstillende organisering av regnskaps- og budsjettfunksjonen, og har en forsvarlig økonomistyring. 3 har denne ordlyd: 3. ARBEIDSOPPGAVER Idrettskretsen skal: a) Lovpålagte oppgaver og saker av felles interesse for idretten. b) Idrettspolitiske innsatsområder, spesielt ovenfor fylkeskommunen, regionale organer/etater og kommunene, for å styrke idrettens rolle og bedre idrettslagenes rammevilkår. Arbeide for utbredelsen av idrett i alle former og bistå med tilretteleggelsen av idrettslig tilbud innenfor sitt område. c) Service- og støtteoppgaver ovenfor idrettsråd, særkretser og idrettslag for å styrke aktivitets-, kompetanse- og anleggsutviklingen. Arbeide for å oppnå støtte fra kommunale og fylkeskommunale myndigheter til fremme av idrett og friluftsliv. d) Informasjons- og opplysningsvirksomhet om idrettens verdier og verdiskapning. Fremme samarbeid mellom særkretser og idrettslag, og mellom idrettens organisasjonsledd og alle øvrige ledd i fylket som arbeider med idrett og friluftsliv. e) Sørge for at det i hver kommune opprettes et idrettsråd for idrettslagene i kommunen i samsvar med NIFs lov. 8-1. f) Ha ansvaret for planlegging og gjennomføring av all grunnutdanning (idrettsfaglig og administrativ). Utdanningen skal skje i samarbeide med særkretser, idrettsråd og idrettslag. g) Arbeide for at kommunene tar ansvar for bygging og vedlikehold av anlegg og 432173v1 Side 2 av 7
gir støtte til idrettslag for bygging og drift av private anlegg. h) Arbeide for at fylkeskommunen engasjerer seg i bygging og drift av fylkesanlegg, samt bistå med anleggsteknisk kompetanse. Etter en grundig vurdering, er forholdet mellom VIKs egen lov 15 pkt c og 3 av en slik karakter, at administrasjonen i Vestfold Idrettskrets har et ansvar for gjennomføringen av tiltakene slik de er omtalt i 3. Mens Idrettskretsstyret har et overordnet ansvar for å kontrollere at administrasjonen gjennomfører oppgavene etter samme. NIFs lov inneholder enkelte, hvor idrettsstyrtet har delegert myndighet til å vedta beslutninger til det organ saken hører hjemme. (disse er omtalt i dette reglement). Saker som er delegert fra Idrettsstyret og til idrettskretsene, må nødvendig vis delegeres ned til det administrative nivå. En eventuell anke på et administrativt vedtak behandles av idrettskretsstyret. Om disse sakene behandles av styret i Vestfold Idrettskrets som første instans, er ankeinstansen idrettsstyret. Lovkomiteen i NIF, har understreket at endelig behandling av slike saker, skal være i idrettskretsene. Videre er det i dagens reglement enkelte mangler som ved denne revisjon, må rettes opp. Ikke minst i forholdet mellom det politiske og administrative nivå i Vestfold Idrettskrets. Forslag til delegeringsreglement for Vestfold Idrettskrets: Innledning: Formålet med delegering av myndighet er bl.a. å gi: Politiske organer muligheter til å konsentrere seg om de viktige overordnede idrettspolitiske sakene Et "riktig beslutningsnivå" En effektiv og rasjonell administrativ organisasjon Motiverte medarbeidere Ovennevnte momenter kan sees på som effektive virkemidler for å yte den service som er nødvendig i forhold til alle tilsluttede organisasjonsledd. Kontroll med delegert myndighet kan gjennomføres på flere måter: - ved rapportering i forbindelse med handlingsplanrapport - eget vedlegg til styrets saksliste. Delegert myndighet kan tilbakekalles av et overordnet organ. Overordnet organ er ankeinstans. 1. Idrettskretstinget 1.1 Lover Idrettskretstinget vedtar lov og ev. lovendringer. (Endringer må godkjennes av Idrettsstyret.) 432173v1 Side 3 av 7
1.2 Budsjett og regnskap Idrettskretstinget vedtar VIK's langtidsplaner og langtidsbudsjett. Idrettskretstinget godkjenner regnskap for VIK. 1.3 Valg Idrettskretstinget velger: idrettskretsstyre kontrollkomite velge representanter til NIF s ting valgkomite 1.4 Annet Idrettskretstinget tilsetter statsautorisert/registrert revisor. 2. Idrettskretsstyret Idrettskretsstyrets hovedoppgave er å iverksette idrettskretstingets vedtak og føre en overordnet idrettspolitikk mellom idrettskretstingene. 2.1 Signatur Det er idrettskretsens leder som har signaturrett, dvs kan inngå avtaler på vegne av Vestfold Idrettskrets. 2.2 Utvalg Idrettskretsstyret oppnevner: arbeidsutvalg medlemmer av utvalg/komiteer/råd det finner formålstjenlig å opprette. 2.3 Budsjett og regnskap Idrettskretsstyret vedtar rammer for VIK's årsbudsjett - samt årsbudsjett. kontrollerer årsregnskap mellom tingperiodene. vedtar revisjonsrapporten. behandler omprioriteringer i budsjettet. vedtar retningslinjer for fordeling av tilskudd til særkretser, idrettsråd, idrettslag og andre formål. 2.4 Personalsaker / ansettelser Idrettskretsstyret ansetter org.sjef i samarbeid med NIF. NIF har arbeidsgiveransvaret for alle ansatte i Vestfold Idrettskrets administrasjon. 2.5 Handlingsplaner Idrettskretsstyret vedtar årlige rulleringer av handlingsplaner og budsjettrammer. 2.6 Lovsaker Følgende lovfestede oppgaver er delegert til idrettskretsene: a) NIFs lov 2-4 (Kjønnsfordeling) Det vises til Idrettsstyrets retningslinjer av 4. desember 2003 der Idrettsstyret har gitt idrettskretsene fullmakt til å behandle og avgjøre dispensasjonssøknader fra idrettslagene, jf. pkt. 2.2. 432173v1 Side 4 av 7
Fra kretsstyret: Administrasjonen gis myndighet til å behandle og avgjøre slike søknader. b) NIFs lov 2-15 (Lovendringer) I bestemmelsen heter det at: Lovendringer må sendes NIF til godkjennelse. Idrettsstyret kan delegere til de enkelte idrettskretser eller særforbund å godkjenne endringer. Lovendringer trer ikke i kraft før de er godkjent av NIF. Idrettsstyret kan, i forbindelse med godkjenning av underliggende organisasjonsledds lover, redigere disse slik at de ikke kommer i motstrid med bestemmelsene i NIFs lov. Endringer i NIFs lov trer i kraft umiddelbart dersom vedtaket ikke sier noe annet. Idrettskretsene gis myndighet til å godkjenne lovendringer for idrettslag og idrettsråd. Fra kretsstyret : Administrasjonen gis myndighet til å godkjenne lovendringer for idrettslagene. c) NIFs lov 2-14 (Utmelding) I bestemmelsens annet ledd heter det at: Ved utmelding eller tap av medlemskap tilfaller idrettsanlegg og utstyr som laget eller særforbundet eier, NIF eller formål godkjent av Idrettsstyret hvis det er ytet offentlig støtte/spillemidler til disse eiendeler. Fordringer på idrettslag fra overordnet ledd kan meldes til NIF for behandling. Idrettskretsene gis myndighet til å forvalte bestemmelsen overfor idrettslag. Fra kretsstyret: Administrasjonen gis myndighet til å forvalte dette. d) NIFs lov 2-16 (Oppløsning) I bestemmelsen heter det at: Ved oppløsning eller annet opphør av organisasjonsledd tilfaller organisasjonsleddets midler NIF eller formål godkjent av Idrettsstyret. Underretning om at lag skal oppløses, skal sendes til vedkommende idrettskrets 14 dager før laget holder sitt møte til behandling av saken. Idrettskretsene gis myndighet til å forvalte bestemmelsen overfor idrettslag og idrettsråd. 432173v1 Side 5 av 7
Fra kretsstyret: Tap av idrettslagsmedlemsskap og oppløsning av idrettslag skal behandles av kretsstyret. e) NIFs lov 10-2 (Tap og gjenopptagelse av idrettslagsmedlemskap) I bestemmelsen heter det at: Innen fastsatt frist rapporterer idrettslaget hvert år til NIF. Unnlater et idrettslag å sende inn rapport i rett tid, eller grovt misligholder andre medlemsforpliktelser, kan Idrettsstyret, etter å ha varslet idrettslaget og latt det få anledning til uttale seg, beslutte at idrettslaget mister sitt medlemskap i NIF. Idrettslag som strykes, kan etter søknad opptas igjen mot å betale den gjeninnmeldelsesavgift som Idrettsstyret til enhver tid fastsetter. Idrettslag som tidligere er strøket på grunn av samme forhold, kan av Idrettsstyret ilegges inntil ett års karantene før gjenopptagelse. Idrettskretsene gis myndighet til å forvalte tap og gjenopptagelse av idrettslagsmedlemskap. Idrettskretsenes avgjørelser kan overprøves av NIF, herunder slik at NIF blant annet kan behandle og avgjøre eventuelle klager over idrettskretsenes avgjørelser. Når det gjelder strykliste i forhold til den årlige idrettsregistreringen skal Idrettskretsene fremlegge en samlet strykliste for informasjon til NIF før eventuell stryking iverksettes. Fra kretsstyret: Administrasjonen gis myndighet til å forvalte opptak i henhold til NIFs lov 1-6, samt tap og gjenopptagelse av idrettslagsmedlemskap i henhold til NIFs delegasjonsreglement. 2.7 Organisasjonsmessige saker Idrettskretsstyret skal: arbeide med konkrete idrettspolitiske mål etter signaler trukket opp av idrettskretstinget og NIF påse at lover og bestemmelser blir etterfulgt legge fram forslag for idrettskretstinget vedta idrettskretsens forslag til prioritering av årets søknader om spillemidler til idrettsanlegg godkjenne opptak av lag i NIF i tilfeller der det oppstår tvil om kriteriene for opptak er til stede Idrettskretsstyrets medlemmer kan uttale seg i alle saker av idrettsfaglig og idrettspolitisk karakter innenfor styrets beslutninger. 432173v1 Side 6 av 7
3 Administrasjon / org.sjef 3.1 Prokura Prokura er fullmakt fra styret til organisasjonssjef. Prokura blir gitt til organisasjonssjefen og innebærer fullmakt til å inngå avtaler og gjøre disponeringer i samsvar med styret sine vedtak. Prokura gjelder til den blir opphevet eller ved slutt i stillingen. 3.2 Budsjett og regnskap Org.sjefen attesterer alle regninger/fakturaer. Styret fastsetter fordelingen av fylkestilskudd til særkretsene, idrettsrådene og lag innenfor rammen av vedtatte retningslinjer. Org.sjefen har fullmakt til å omfordele midler innenfor samme kontoklasse i VIK s budsjett og regnskap 3.3 Personalsaker / ansettelser Org.sjefen er ansvarlig for gjennomføringen av NIF sin personalpolitikk Org.sjefen ansetter øvrig personell i nært samarbeid med NIF Personal. Org.sjefen foreslår fordeling av lokale tillegg til NIF Personal i forhold til gjeldende kriterier. Org.sjefen kan ved behov engasjere personell/korttidsengasjement innenfor budsjettrammene. Org.sjefen behandler permisjonssøknader iht vedtatte reglement. Org.sjefen kan foreta nødvendig omorganisering ift nye arbeidsoppgaver og endrede rammebetingelser innenfor vedtatte stillingshjemler. Org.sjefen godkjenner arbeids-/stillingsbeskrivelser for alle stillinger under org.sjef-nivå. 3.4 Handlingsplaner Org.sjefen utarbeider forslag til handlingsplaner for Idrettskretsstyret, og iverksetter tiltak som er vedtatt av Idrettskretsstyret. Org.sjefen tilbakemelder til Idrettskretsstyret om måloppnåelse og resultatvurdering. 3.5 Organisasjonsmessige saker Org.sjefen kan uttale seg i alle saker av idrettsfaglig og idrettspolitisk karakter innenfor idrettskretsstyrets beslutninger. Org.sjefen kan iverksette nødvendige praktiske tiltak i forbindelse med den daglige administrasjon for å nå oppsatte mål. Org.sjefen er ansvarlig for å legge fram saker for Idrettskretsstyret. Generelt Ovennevnte regler er delegert og kan iverksettes innenfor eksisterende regler og gjeldende overenskomster Med vennlig hilsen Vestfold Idrettskrets Bjørn Lauritzen Organisasjonssjef Thor Helm Hansen Saksbehandler 432173v1 Side 7 av 7