1 KONTROLLUTVALGET I ÅS KOMMUNE ÅRSRAPPORT 2009
2 1. KONTROLLUTVALGETS OPPGAVER 1.1 Kommuneloven 77 Bestemmelsen om at kommunen skal ha kontrollutvalg er tatt inn i kommuneloven av 25. september 1992 nr. 107 i 77 om Kontrollutvalget. Kommunal- og regionaldepartementet har med hjemmel i kommunelovens 77 nr. 11 vedtatt forskrifter om kontrollutvalg som trådte i kraft fra 1. juli 2004, jf. rundskriv H-15/04. For at kommunestyret skal være orientert om kontrollutvalgets arbeid blir det hvert år utarbeidet en årsrapport som framlegges for kommunestyret. Rapporten tar for seg de oppgaver kontrollutvalget er pålagt i henhold til forskriften og hvordan utvalget har løst sine oppgaver. 1.2 Kontrollutvalgsforskriftens bestemmelser om utvalgets oppgaver I forskriftenes 4, 1. ledd, er kontrollutvalgets ansvar og oppgaver definert: " Kontrollutvalget skal føre det løpende tilsyn og kontroll med den kommunale eller fylkeskommunale forvaltningen på vegne av kommunestyret eller fylkestinget, herunder påse at kommunen eller fylkeskommunen har en forsvarlig revisjonsordning. Forskriftens 5, 1.ledd, om kontrollutvalg sikrer at utvalget kan innhente alle nødvendige opplysninger: Kontrollutvalget kan hos kommunen eller fylkeskommunen, uten hinder av taushetsplikt, kreve enhver opplysning, redegjørelse eller ethvert dokument og foreta de undersøkelser som det finner nødvendig for å gjennomføre oppgavene. For kontrollutvalgets medlemmer og dets sekretariat gjelder forvaltningslovens alminnelige bestemmelser om taushetsplikt, jf. forvaltningsloven 13 mv. Utvalgets viktigste oppgaver er: - Kontrollutvalget skal påse at kommunens eller fylkeskommunens årsregnskap og kommunale eller fylkeskommunale foretaks årsregnskap blir revidert på en betryggende måte, herunder holde seg løpende orientert om revisjonsarbeidet og påse at dette foregår i samsvar med de bestemmelser som følger av lov og forskrift, god kommunal revisjonsskikk og kontrollutvalgets instrukser, eller avtaler med revisor, jf. 6. Regnskapsrevisjon - Kontrollutvalget skal påse at kommunens eller fylkeskommunens virksomhet årlig blir gjenstand for forvaltningsrevisjon i samsvar med bestemmelsene i dette kapittel, jf. 9, 1. ledd. Forvaltningsrevisjon - Kontrollutvalget skal påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens eller fylkeskommunens interesser i selskaper m.m, jf. 13. Selskapskontroll - Kommunestyret eller fylkestinget avgjør selv om kommunen eller fylkeskommunen skal ansette egne revisorer, delta i interkommunalt samarbeid om revisjon eller inngå
avtale med annen revisor. Vedtaket treffes etter innstilling fra kontrollutvalget, jf. 16, 1.ledd. Valg av revisjonsordning. Valg av revisor 3 2. KONTROLLUTVALGET I ÅS KOMMUNE Kontrollutvalget har 5 medlemmer med personlige varamedlemmer, og har i 2009 bestått av: Medlemmer: Håkon L. Henriksen (leder) (H) Kari Munthe (nestleder) (Sp) Einride Berg (A) Reidun Aalerud ( H) Sigvalde Neerland (KrF) Varamedlemmer: Turid Johnsen (H) Olav Heir (SP) Oddvar Kolstad(A) Oluf Berentsen (FrP) Bjørg Malme (KrF) Varamedlemmene Oddvar Kolstad(A) og Oluf Berentsen (FrP) deltok, etter forfall fra faste medlemmer, i to møter hver. Kontrollutvalget har i 2009 hatt 9 møter og behandlet 35 saker. Fire medlemmer deltok på NKRFs landskonferanse for kontrollutvalg i januar. Ett medlem deltok på møtet i faglig forum for kontrollutvalgene i Follo den 26. august arrangert av FIKS. Utvalget gjennomførte på sitt møte den 15. desember en egenevaluering av sitt arbeid og vedtok samtidig en handlingsplan som beskriver utvalgets hovedoppgaver og strategi for arbeidet. Offentlighetsloven og særlover regulerer borgernes rett til innsyn i forvaltningens dokumenter, og disse skal være offentlige så langt det ikke er gjort unntak i lov eller i medhold av lov. Stortinget har vedtatt endringer i offentlighetsloven som særlig gir utvidet rett til innsyn i den kommunale forvaltningen. Blant annet er ikke lenger dokumenter fra revisor til kontrollutvalget å regne som interne dokumenter unntatt fra offentlig innsyn. Kontrollutvalgets innkallinger, sakspapirer og protokoller legges ut på kommunens Internettsider og kan etterses på Servicetorget og ved Ås bibliotek. Dette gjelder ikke saker som i medhold av lov skal være unntatt offentlighet. Forvaltningsrevisjonsrapporter som er behandlet av utvalget legges ut på FIKS Internettsider. Kontrollutvalgets møter er lukket for publikum, jf. Kommuneloven 77 nr. 8. 3. SEKRETÆRORDNING I forskriftens 20 om Sekretariat heter det at kommunestyret skal sørge for at kontrollutvalget har tilfredsstillende sekretariatsbistand. Sekretariatsfunksjonen kan verken legges til kommunens administrasjon eller til den som utfører revisjonsoppgaver for kommunen. Forskriftens krav er ivaretatt ved at det er etablert et interkommunalt samarbeid om sekretariatet. Follo interkommunale kontrollutvalgssekretariat (FIKS) kom i arbeid fra 1. desember 2005 med kommunene Enebakk, Frogn, Oppegård, Ski, Vestby og Ås som deltakere. Samarbeidet er hjemlet i kommunelovens 27. Lederne av
kontrollutvalgene utgjør styret for FIKS i forhold til driften av sekretariatet. Det enkelte kontrollutvalg fastsetter i henhold til vedtektens 7.5 for øvrig sekretariatets arbeidsoppgaver. Kontrollutvalget vedtok i sak 02/06 foreløpige rammer for sekretariatets arbeidsoppgaver. Jan T. Løkken har i 2009 vært sekretær for utvalget. 4 4. REVISJON Kommunerevisor Bjørn Auren er kommunens ansvarlige regnskapsrevisor. Revisor rapporterer resultatene av sin revisjon og kontroll til kontrollutvalget og har deltatt i kontrollutvalgets møter. Bjørn Auren vil innen juli 2010 gå av med pensjon. På denne bakgrunn vedtok kontrollutvalget på sitt første møte i 2009 en framdriftsplan for valg av framtidig revisjonsordning i kommunen, jf. sak 3/09. Saken ble drøftet i flere utvalgsmøter. På grunnlag av utredninger og innhentet dokumentasjon fra sekretæren og møte med to revisjonsselskaper, vedtok kontrollutvalget å innstille om at revisjonen i kommunen konkurranseutsettes. Vedtaket ble gjort med lederens dobbeltstemme. Kommunestyret vedtok den 25. november å søke om å bli deltaker i Follo distriktsrevisjon fra 1. juli 2010. 5. UTVALGETS ARBEIDSOPPGAVER I 2009 5.1. Oppgaver ved regnskapsrevisjon Kontrollutvalget har til møtene fått seg forelagt orienteringer om saker som revisjonen har tatt opp med kommunen gjennom brev eller rapporter. Gjennom revisjonsberetningen, spørsmål fra kontrollutvalget i møter og ved muntlig orientering fra kommunerevisor er utvalget holdt orientert om revisjonens framdrift. Årsregnskapet skal være avlagt av fagsjef for regnskap innen 15. februar i året etter regnskapsåret, og revisjonsberetningen skal være avlagt senest 15. april. Kontrollutvalget skal behandle årsregnskapet for kommunen og etter å ha blitt forelagt revisjonsberetningen fra revisor skal det avgi uttalelse til kommunestyret. Kopi av uttalelsen skal være formannskapet i hende før dette organet avgir sin innstilling om regnskapet til kommunestyret. I møte den 30. juni 2009 jf. sak 19/09, vedtok kontrollutvalget følgende uttalelse til kommunens årsregnskap for 2008: Kontrollutvalgets uttalelse om Ås kommunes årsregnskap og årsmelding for 2008: Kontrollutvalget finner det ikke akseptabelt at kommunens årsregnskap ble avlagt 1 ½ måned etter den lovbestemte fristen. Kontrollutvalget beklager at dette førte til forsinkelser med avgivelse av revisjonsberetningen og utvalgets behandling av årsregnskapet.
Grunnlaget for behandlingen har vært det avlagte årsregnskapet, revisjonsberetningen fra kommunerevisoren datert 23. juni 2009 og rådmannens årsmelding. 5 Kontrollutvalget merker seg at revisjonsberetningen er avlagt med ett forbehold. Utvalget finner det svært kritikkverdig at administrasjonen ikke har rutiner som sikrer at krav om trygderefusjoner blir levert innen fristene. Ut over ovennevnte har kontrollutvalget ikke merknader til Ås kommunes årsregnskap for 2008. Kontrollutvalget anbefaler at kommunestyret, med forbehold om en avklaring av trygderefusjonskravene, godkjenner det framlagte regnskapet for Ås kommune for 2008. Vedtaket oversendes kommunestyret med kopi til formannskapet. Kontrollutvalget fikk i møtet den 8. september seg forelagt kopi av korrespondansen mellom revisor og rådmann vedr. regnskapet for 2008. Utvalget vedtok å oversende brevene til kommunestyret og dets behandling av regnskapet. Kommunestyret vedtok den 23. september å godkjenne årsregnskapet for 2008. Kommunestyret sluttet seg til kontrollutvalgets påpekninger av forhold som må forbedres og ba kontrollutvalget følge opp disse. Kontrollutvalget fulgte opp ved at rådmannen i utvalgets møte den 15. desember orienterte om status for refusjonskravene for syke- og fødselspenger fra 2008 og regnskapsavslutningen for 2009. Rådmannen vil gi utvalget en ny redegjørelse om refusjonskravene når disse er avklart i 2010. 5.2. Oppgaver ved forvaltningsrevisjon Etter innstilling fra kontrollutvalget vedtok kommunestyret i sak 2/09 en plan for forvaltningsrevisjon for perioden 2009 2011. Kontrollutvalget valgte i sitt møte den 20. januar 2009, jf. sak 4/10, barnevernets rammevilkår som tema for et forvaltningsrevisjonsprosjekt i 2009. Fire selskaper ble invitert til å gi tilbud om gjennomføringen av prosjektet. Tre selskaper leverte et tilbud og kontrollutvalget innstilte den 31. mars, jf. sak 13/09, på at Follo distriktsrevisjon skulle utpekes som revisor for prosjektet. Kommunestyret sluttet seg i sitt møte den 13. mai til denne innstillingen. Rapport om barnevernets rammevilkår fra Follo distriktsrevisjon forelå den 15. oktober. Formålet med prosjektet var å se om barneverntjenesten i kommunen har rimelige vilkår til å ta hånd om sine lovpålagte oppgaver. Rapporten viste at tjenesten har kapasitet til å gjennomføre sine oppgaver og hovedsakelig tilfredsstillende rutiner for økonomistyring. Det ble bl.a. pekt på at barns og foreldres erfaringer kan brukes mer til forbedringer, risikoanalyser bør gjennomføres og dokumentasjonen i sakene bør bli bedre. Kontrollutvalget behandlet rapporten i sitt møte den 10. november, jf. sak 26/09 og vedtok: 1. Kontrollutvalget tar forvaltningsrevisjonsrapporten om Barnevernets rammevilkår til etterretning. 2. Rapporten oversendes kommunestyret med følgende forslag til vedtak: 1. Kommestyret tar forvaltningsrevisjonsrapporten om Barnevernets
rammevilkår til etterretning. 2. Kommunestyret slutter seg til rapportens anbefalinger. Rådmannen bes følge opp anbefalingene og rapportere tilbake til kontrollutvalget innen tre måneder. Kommunestyret sluttet seg den 25. november til kontrollutvalgets innstilling. 6 Tilbakemelding fra rådmannen I henhold til Kontrollutvalgsforskriften 12 skal kontrollutvalget påse at kommunestyrets vedtak i tilknytning til behandlingen av rapporter om forvaltningsrevisjon blir fulgt opp og gi rapport om dette til kommunestyret. En oppfølging er viktig for bl.a. å lære av de forhold som rapportene peker på. Rapporten om kommunens bruk av konsulenter ble behandlet i kommunestyret 26. november 2008 og det ble vedtatt å be rådmannen følge opp revisjonens anbefalinger og melde tilbake til kontrollutvalget om resultatene innen 1. mars 2009. Vi har ennå ikke mottatt noen tilbakemelding.. 5.3 Oppgaver ved selskapskontroll Kontrollutvalget skal påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens interesser i selskaper med mer (jfr. Kontrollutvalgsforskriften 13). Dette innebærer en kontroll rettet mot selskapene innen eierskapskontroll og forvaltningsrevisjon. Ås kommune har eierinteresser i til sammen 7 heleide kommunale selskaper hvor det kan drives selskapskontroll. Eierskapskontrollen i Follo-kommunene er lagt til FIKS. Kontrollutvalget vedtok i sak 26/08 en Plan for selskapskontroll 2009 2012 og vedtaket ble tiltrådt av kommunestyret i sak 61/08. Kontrollutvalget ble gitt fullmakt til å foreta endringer i planen innenfor perioden. Følgende hovedtema ble prioritert i 2009: Utøver selskapets organer sin myndighet i tråd med gjeldende rammebetingelser, gis styret opplæring. Planen forutsatte at alle heleide kommunale selskaper skulle kontrolleres i 2009. Flere kommuner har interesser i de samme selskapene og FIKS utarbeidet derfor en felles rapport for alle selskapene som ble kontrollert. Kontrollutvalget behandlet rapporten fra FIKS i sitt møte den 8. september, jf. sak 21/09, og utvalget vedtok. Kontrollutvalget tar Rapporten om selskapskontroll 2009 til etterretning. Rapporten oversendes kommunestyret med følgende forslag til vedtak: 1. Kommunestyret tar Rapporten om selskapskontroll 2009 til etterretning. 2. Kommunestyret slutter seg til rapportens anbefalinger og ber kommunens representanter i de aktuelle selskaper følge opp disse.
Kommunestyret behandlet rapporten i sitt møte den 23. september og sluttet seg til kontrollutvalgets innstilling. 7 5.4 Andre kontrolloppgaver Kontrollutvalget skal gjennomføre et løpende tilsyn med forvaltningen, jf. kontrollutvalgsforskriftens 4. Disse undersøkelsene kan gjøres på ulike måter: oppdrag til revisjonen, møte med ledere og ansatte i kommunen etc. Kontrollutvalget har fulgt med i utviklingen i kommunens økonomi og holdt seg løpende orientert om utviklingen i skatteinngangen og SFE-midlene (midler etter salget av Søndre Follo energiverk). Kontrollutvalget innhentet, på bakgrunn av en henvendelse fra en innbygger i kommunen, en redegjørelse fra rådmannen om kommunens arbeid med reguleringsplaner for deler av Kjernes og søknader om byggetillatelser i dette området, jf. sak 7/09 i utvalget. Kontrollutvalget mente, med unntak av ett par feil, at kommunens behandling av disse sakene hadde vært tilfredsstillende. Rådmannen og økonomisjefen redegjorde i møtet den 31. mars for kommunens finansforvaltning. Ås, den 2. februar 2010 Håkon L. Henriksen leder Kari Munthe nestleder Reidun Aalerud Sigvalde Neerland Einride Berg medlem medlem medlem Jan T. Løkken sekretær