RETNINGSLINJER FOR VARSLING I CERMAQ GRUPPEN Retningslinjene gjelder for alle selskaper i Cermaq Gruppen. Daglig leder i selskapene er ansvarlig for at retningslinjene implementeres og gjøres kjent for de ansatte i selskapet. Det enkelte selskapet kan gjøre slike tilpasninger i retningslinjene som er nødvendige av hensyn til nasjonal lovgivning eller lokale forhold. Hva er varsling? Varsling er å gå videre med kritikkverdige forhold til noen som kan gjøre noe med det. Kritikkverdige forhold er: Straffbare forhold Andre lovbrudd, for eksempel brudd på helse-, miljø- og sikkerhetsregler Økonomiske misligheter Brudd på Cermaq Gruppens etiske retningslinjer, slik som o brudd på bestemmelsen om bestikkelser, gaver og fordeler o menneskerettighetsbrudd, slik som tilfeller med barnearbeid, diskriminering (grunnet i, men ikke begrenset til, rase, hudfarge, kjønn, religion etc.), nektelse av deltakelse i fagforening eller tariffavtaler eller lignende Andre forhold som er i strid med alminnelig oppfatning av hva som er forsvarlig eller etisk akseptabelt De ansatte har plikt til å varsle om straffbare forhold og om forhold der liv og helse er i fare. De ansatte har rett til, og oppfordres til, å varsle om andre kritikkverdige forhold. Varsling er positivt Varsling er positivt for Cermaq Gruppen, fordi vi får anledning til å rette opp kritikkverdige forhold. Hvem varsler du til? I Cermaq Gruppen gjelder: Du kan alltid varsle til din nærmeste overordnede, eller til den lederen som har ansvaret for det forholdet du varsler om. Personalsaker og saker om arbeidsmiljø kan varsles til tillitsvalgte, verneombudet eller leder for arbeidsmiljøutvalg. Dersom du ikke får tilfredsstillende tilbakemelding på varslingen din, oppfordres du til å varsle daglig leder i selskapet. Dersom du heller ikke ved dette oppnår tilfredsstillende tilbakemelding, oppfordres du til å varsle Cermaq ASA ved HR Manager eller konserndirektør juridisk og selskapsfunksjoner. Vi anbefaler at du først varsler et forhold internt. Du vil imidlertid også ha rett til å kontakte offentlige tilsynsorganer, for eksempel Arbeidstilsynet, om relevante saker.
Hvordan varsler du? Vi oppfordrer deg til å varsle skriftlig. Du må uttrykke tydelig at du ser på meldingen din som varsling, slik at rutinene for oppfølging av varsling kan iverksettes. Vi oppfordrer deg til å varsle med navn. Anonym varsling er vanskelig å følge opp videre, blant annet fordi det ikke er mulig å stille en ukjent varsler oppfølgingsspørsmål. Den som varsler skal ikke utsettes for gjengjeldelse Det skal ikke forekomme ugunstig behandling av den som varsler om kritikkverdige forhold som en reaksjon på varslingen. En varsler som opplever å bli utsatt for gjengjeldelse, oppfordres til å si fra til daglig leder i selskapet, eller til Cermaq ASA ved HR Manager eller konserndirektør juridisk og selskapsfunksjoner. Oppfølging av varsling Prinsipper for håndtering av varsling i Cermaq Gruppen er: Det skal ryddes opp i kritikkverdige forhold. Varsleren skal ha tilbakemelding innen rimelig tid. Varslerens navn skal behandles som en fortrolig opplysning. Den som mottar et muntlig varsel, skal sette opp en skriftlig rapport. Saksbehandlingen skal sikre at berørte parter gis en rett til å uttale seg. Dersom selskapet mener kritikken ikke er berettiget, skal varsleren få en begrunnelse for dette. Ved varsling om særlig alvorlige forhold, skal den som mottar varselet informere HR Manager eller konserndirektør juridisk og selskapsfunksjoner i Cermaq ASA. Ansvar for oppfølging av varslingen Den som mottar et varsel, er ansvarlig for at oppfølging iverksettes ut fra følgende rutiner: Hvis linjeleder i ansvarlig linje for forholdet mottar varselet, skal vedkommende selv iverksette nødvendige undersøkelser og oppfølging. Hvis varselet rettes til verneombud, leder av arbeidsmiljøutvalg (AMU) eller tillitsvalgt, skal vedkommende viderebringe varselet til den lederen som har ansvaret for det aktuelle forholdet. Denne lederen blir så ansvarlig for videre oppfølging.
Hvis varselet rettes til HR Manager eller konserndirektør juridisk og selskapsfunksjoner i Cermaq ASA, skal varselet viderebringes til den lederen som har ansvaret for de omhandlede forhold. Denne lederen skal så behandle varselet og rapportere sin oppfølging til varslingsmottakeren i Cermaq ASA. Cermaq ASA kan velge å foreta oppfølgingen direkte fra Cermaq ASA dersom sakens art tilsier dette. Dersom varselet innebærer kritikk som rammer den som mottok varselet, skal vedkommende avklare videre saksbehandling med sin leder eller en annen leder på slikt nivå i organisasjonen som er nødvendig for å sikre tilstrekkelig uavhengighet i vurderingen. Når oppfølgingen av varslingen avsluttes, skal den som har foretatt oppfølgingen rapportere varslingen og om varslingen medførte endringer til daglig leder i selskapet, eller til en annen person som er utpekt av daglig leder. Daglig leders ansvar for å ha oversikt over innkomne varsler Daglig leder i selskapet er ansvarlig for at selskapet fører en oversikt over innkomne varsler og om varslingen medførte endringer. Opplysningene skal kunne rapporteres til Cermaq ASA på forespørsel. Kontakt informasjon Cermaq ASA: Synne Homble, konserndirektør juridisk og selskapsfunksjoner: synne.homble@cermaq.com, +47 23 68 50 13 Elisabeth Fjeldstad, HR Manager: elisabeth.fjeldstad@cermaq.com, + 47 23 68 50 25