RegionData Administrasjon og organisering med tillegg av Samarbeidsavtalen Delegasjonsreglement Firma... : RegionData Organisasjonsnr.: 990494231 Eier... : Daglig Leder... : Kommunene Lesja, Dovre, Sel, Vågå, Lom, Skjåk Egil Barhaugen
1 Mandat 1.1 Formell Forankring RegionData Samarbeidsavtale om IKT er forankret gjennom forpliktende politiske vedtak i den enkelte eierkommune. 1.2 Forhold til Regiondatas strategi RegionData er etablert som et 27 selskap etter Kommuneloven og skal sørge for gjennomføring av de vedtak og overordnede målsettinger som fremkommer i gjeldende Samarbeidsavtale. RegionData skal forvalte inngåtte avtaler og starte opp nye dataprosjekter. RegionData sitt øverste organ er Styret. Sel Kommune er vertskommune for RegionData. RegionData er å forstå som en Leverandør av IKT-tjenester til sine eierkommuner. 1.3 Formål RegionData har som formål å bidra til kostnadseffektive og fremtidsrettede IKTløsninger for kommunene i regionen, og serve felles IKT-systemer som basis for samarbeid om tjenesteproduksjon mellom eierkommunene. Dette omfatter IKTinfrastruktur, drift, service, sikkerhet, innføring av felles fagsystemer samt strategiutvikling. 1.4 Mål/oppgave Etablere felles datasystemer og drift av datasystemer for alle seks kommuner i Nord- Gudbrandsdal. Innhold: 1. Kjøp, implementering og drift av felles datasystemer. 2. Felles Servere, brannmur, internett, e-post, kontorstøttesystemer, økonomiprogrammer, etatsspesifikke fagsystemer og saksbehandlingsprogram.. 3. Strategi for sikkerhet. 4. Sterk fokus på kostnadsbesparende løsninger for Prosjekteier som skal gi økonomisk gevinst innen drift og vedlikehold. 5. Opplæring med egne ressurser. 6. Utvikle, implementere og videreføre prosjekter knyttet til kommunale fagsystemer og bruk av moderne datateknologi. 1.5 Resultat Felles serverpark og tilgang til applikasjoner skal gi muligheter for rasjonell og brukervennlig drift. Prosjektet skal gi et mer brukervennlig og effektivt tjenestetilbud for kommunene og dets innbyggere ved at man samarbeider om utnyttelse og utvikling av felles dataløsninger og kompetanse. Prosjektet skal gi effekt gjennom å bygge ut og bruke tilgjengelig bredbåndsteknologi. Prosjektet skal vise i praksis betydningen av moderne teknologi som et insitament til regional samhandling og effektiv tjenesteproduksjon. 1.6 Avgrensning RegionData forholder seg til det som det er gitt tilslutning til i Samarbeidsavtalen mellom kommunene og som er målsatt som intensjon for prosjektet. Nye prosjekter skal alltid formelt godkjennes i RegionData sitt styre.
1.7 Kontrakter/Avtaler Alle avtaleinngåelser og innkjøp skal behandles og godkjennes av Styret i RegionData. Avtaleinngåelser som gjelder kjøp av fagsystemer og som har vært gjenstand for offentlige utlysninger og som Styret har godkjent kan ikke realiseres før Fagrådet for Offentlig Innkjøp har gjort vedtak. Daglig Leder i RegionData har signatur for å inngå kontrakter/kjøpsavtaler forutsatt at dette bygger på lovlig fattede vedtak i Styre og Fagrådet for Offentlige Anskaffelser. Når ikke annet er sagt skal Daglig Leder i RegionData sammen med rådgivningsfirma som er brukt i anbudsprosesser fremforhandle kjøpsavtalene innenfor de økonomiske rammer som Styret i RegionData har lagt til grunn i vedtatt budsjett. 1.8 Kontaktinformasjon RegionData Leder Regional It-gruppe Egil Barhaugen egil.barhaugen@regiondata.no 612 15 483 915 64 713 RegionData Daglig Leder Egil Barhaugen egil.barhaugen@regionkontoret.no 612 15 483 915 64 713 Regionrådet Nord-Gudbrandsdal Regionsjef Ole Aasaaren ole.aasaaren@regionkontoret.no 612 15 484 911 71 405 Styret i RegionData - Leder Ola Helstad ola.helstad@lom.kommune.no 612 17 300 Styret i RegionData - Nestleder Kai Ove Riise kai-ove.riise@lesja.kommune.no 612 44 100 Fagrådet for Offentlige Innkjøp Leder Halvor Nissen halvor.nissen@dovre.kommune.no 612 42 100 1.9 Ressursbruk RegionData er bemannet med følgende ressurser: Daglig Leder(ansatt) Styret i RegionData Regional It-gruppe(It-konsulenter i samarbeidende kommuner) Prosjekt-/arbeidsgrupper for hvert fagsystem og satsningsområde.
1.10 Styringsstruktur RegionDatas øverste organ, i henhold til 27 i Kommuneloven, er Styret. Styret i RegionData består av samarbeidende kommuners administrasjonssjefer/rådmenn med tillegg av Regionsjef som har møte og talerett. Styret har følgende sammensetning: Styret i RegionData: Navn Epost: Telefon: Hilde Reitan hilde.reitan@vaga.kommune.no 61293600 Kaija Eide Drønen kaija.e.dronen@sel.kommune.no 61700700 Kai Ove Riise, Nestleder kai-ove.riise@lesja.kommune.no 61244100 Halvor Nissen halvor.nissen@dovre.kommune.no 61242100 Ola Helstad, Styreleder ola.helstad@lom.kommune.no 61217300 Per Dagsgard per.dagsgard@skjaak.kommune.no 61217000 Ole Aasaaren ole.aasaaren@regionkontoret.no 61215480 Daglig Leder i RegionData tiltrer styret. 1.11 Organisering, Roller og Ansvar 1.11.1 Organisasjonsmodell Prosjekteier Styret i RegionData på vegne av eierkommuner RegionData Daglig Leder Regional IT-gruppe MobilProfil Felles Tjenesteproduksjon - FIN Felles Legesystem Felles fagsystem for Oppvekst GIS Felles knutepunkt Norsk helsenett Visma Link og profilkomm 1.11.2 Bemanningsplan Alle prosjekter er bemannet med Daglig Leder RegionData. Ellers brukes ressurser fra den enkelte eier ved behov. 1.12 Risikoanalyse Det er i forbindelse med etablering av Sikkerhetsregelverk i RegionData gjennomført Risikoanalyser i alle eierkommuner. Risikoanalysen er gjennomført i tråd med gjeldene norsk lovverk knyttet til informasjonsteknologi. Det gjennomføres årlig revisjon.
1.13 Prosjekteier RegionData er fullt ut eiet av kommunene Lesja, Dovre, Sel, Vågå, Lom og Skjåk med lik juridisk eierandel.. 1.14 Rapporteringskrav RegionData via Daglig Leder sørger for at Styret blir løpende informert om status og fremdrift. Daglig Leder RegionData sørger også for at valgte Faggrupper i RegionData blir informert. I tillegg vil politiske organ som for eksempel Regionrådet for Nord-Gudbrandsdal, Arbeidsutvalget i Regionrådet og Fylkesmannen bli informert når dette er formålstjenlig eller ønskelig. 1.15 Krav til risikostyring og sikkerhet Alle felles løsninger og implementert teknologi skal tilfredsstille krav i relevant lovverk. Samme krav gjelder for fremtidige leverandører av data- og driftsløsninger og Prosjekteiers egen organisasjon (den enkelte kommune). RegionData og eierkommunene har etablert et felles sikkerhetsregelverk i tråd med norsk lov på området. 1.16 Dokumentasjonskrav Ingen kjente dokumentasjonskrav utover denne prosjektbeskrivelsen bortsett fra at alle møter som foregår eller er involvert i prosjektet skal avlegge referat. Alle fattede vedtak i organer knyttet til prosjektet skal dokumenteres. Organisasjons- og aktivitetsplanen er en del av felles plan for IKT-strategi og skal rulleres. Alle oppdateringer i dette dokumentet blir knyttet mot nytt versjonsnummer og dato for når endring/oppdatering er foretatt.
1.17 Akseptansekriterier Gjeldende akseptanser i følge inngåtte kontrakter med leverandører bygget på vedtatte kravspesifikasjoner. 1.18 Krav til bruk av metoder, teknikker og verktøy Ingen kjente krav.. 1.19 Forhold til andre prosjekter/aktiviteter RegionData skal informeres om og forholde seg til alle prosjekter som kan knyttes opp i mot intensjonene i inngått avtale mellom eierne (samarbeidsavtalen). Prosjekter som startes blant en eller flere av eierne, og som bygger på bruk av moderne IKT-teknologi og som støtter vedtak i Samarbeidsavtalen mellom kommunene, skal så langt det er mulig knyttes opp i mot RegionData og dets aktiviteter og vedtatte milepæler. I tillegg skal dokumentene Strategisk IKT-plan og Handlingsplan være styrende for RegionData og eierkommunene. 1.19.1 Regnskap RegionData føres mot eget regnskap i Sel Kommune 1.19.2 Fakturaplan RegionData benytter elektronisk fakturabehandling via Sel Kommune sitt økonomisystem. 1.20 Administrative rutiner 1.20.1 Rapportering 1.20.1.1 Status og Avvik Prosjektet skal sørge for å rapportere alle vesentlige hendelser i til Styret i RegionData. Alle tiltak som ikke er nedfelt i Samarbeidsavtalen skal legges frem for Styret i RegionData for behandling og godkjenning. Likeledes skal alle avvik i forhold til tidsplaner, vedtak osv. forelegges Styret. Alle avvik knyttet til daglig drift av systemer og teknisk installasjon skal registreres i eget Avvikssystem. 1.20.1.2 Timeregistrering 1.20.1.2.1 Elektronisk timeregistrering Ingen elektronisk timeregistrering er implementert 1.20.1.2.2 Manuell timeregistrering Hver enkelt ressurs/ansatt fra den enkelte kommune som brukes i prosjektet skal kartlegge og dokumentere eget tidsforbruk og reiseutlegg. Dette for å kunne dokumentere egeninnsatsen i prosjektet. Rapport for andel egeninnsats skal fremkomme i forbindelse med overlevert status ved ny søknad om skjønnsmidler.
1.20.2 Prosjektmøter for status og oppfølging 1.20.2.1 Møtefrekvens Styreleder i RegionData innkaller til Styremøte når dette er nødvendig eller krav om slikt møte fremsettes fra et av medlemmene. Daglig leder i RegionData utarbeider saksdokumenter til Styremøter. RegionData skal sammenkalles når vesentlig endringer i prosjektet skal foretas eller nye prosjekter skal innlemmes. Den enkelte faggruppe som er eller blir opprettet i RegionData skal arbeide fortløpende innenfor angitte frister og avvikle de aktiviteter og møter som er nødvendig for å oppfylle oppdragets omfang. Daglig Leder RegionData har møteplikt i Styret. Styret er vedtaksorgan for RegionData. Ref. pkt. 1.13 Regional IT-gruppe er rådgivende organ for RegionData. 1.20.2.2 Fast innhold Alle møter i RegionData sin regi skal sammenkalles etter møteinnkalling medfølgende agenda. Det utarbeides en møtebok som sendes medlemmer i styret 7 dager før møtedato. 1.20.2.3 Referat og aktivitetsliste Daglig Leder RegionData er fast referent i alle møter i RegionData. Daglig Leder RegionData samordner løpende aktivitetslister. Det utarbeides en protokoll fra alle styremøter i RegionData som sendes postmottak i kommunene og Regionkontoret for arkivering og journalføring. 1.21 Dokumentarkiv Alle dokumenter som produseres i RegionData skal, for Prosjektleders/Daglig Leders del, lagres elektronisk i egen prosjektkatalog i Saksbehandlingssystemet ephorte i Sharepoint.
Samarbeidsavtale for RegionData 1 Partene i avtalen 1. RegionData er et interkommunalt samarbeid mellom kommunene Lesja, Dovre, Sel, Vågå, Lom og Skjåk. 2. Hovedkontoret skal ligge på Otta. 2 Bakgrunn og formål 1. RegionData har som formål å bidra til kostnadseffektive og framtidsrettede IKTløsninger for deltakerkommunene. 2. Samarbeidet er opprettet for å ivareta innkjøpsfunksjonen vedrørende IKTtjenester til kommunene. 3 Rettslig status 1. Samarbeidet er opprettet med eget styre etter kommuneloven 27. 2. Samarbeidstiltaket skal ikke være et eget rettssubjekt. Parter i de enkelte avtaler om innkjøp er de enkelte kommuner i samarbeidet. 3. Samarbeidstiltaket skal registreres i enhetsregisteret.
4 Økonomisk ansvar og eiendomsrett 1. Deltakerne er solidarisk ansvarlige utad. Mellom kommunene er deltakerkommunenes økonomiske ansvar delt med 1/6 på hver. 2. Eiendomsretten til ting og rettigheter RegionData anskaffer på vegne av deltakerkommunene ligger til deltakerkommunene med en ideell sjettepart hver. 5 Samarbeidets organer 1. RegionData ledes av et eget styre. 2. Sel kommune skal utpeke en person til å ha funksjonen som daglig leder for RegionData. Denne personen er også styrets sekretær. Styret i RegionData skal gis anledning til å uttale seg før ansettelse foretas. 3. Styret kan delegere myndighet til daglig leder, og gi instrukser. 4. Styret kan opprette et arbeidsutvalg og fastsette instruks for dette. 6 Styrets sammensetning 1. Styret består av de som til enhver tid er administrasjonssjef i de seks deltakerkommunene, med administrasjonssjefenes stedfortredere som personlige varamedlemmer. 2. Regionsjefen for Nord Gudbrandsdal regionråd er observatør, og har møte- og talerett i styrets møter. 3. Styret velger selv leder og nestleder. 7 Styrets myndighet 1. Styret skal innenfor rammen av 2 sørge for at det blir foretatt hensiktsmessige anskaffelser på bakgrunn av kommunenes behov. 2. Styret skal avklare kommunenes behov for IKT-systemer. På bakgrunn av kommunens behov skal styret forestå strategiutvikling og samordning av felles IKT-systemer som basis for samarbeid om tjenesteproduksjon mellom deltakerkommunene. 3. RegionData skal på vegne av deltakerkommunene forestå bestilling og/eller innhenting av tilbud på leveranser av IKT-infrastruktur, og drift, service og sikkerhet knyttet til dette. Herunder skal styret fremforhandle avtaler om anskaffelser.
4. Alle anskaffelser RegionData foreslår å gjøre må godkjennes av det organ som etter den til enhver tid gjeldende innkjøpsordning har myndighet til å godkjenne anskaffelser, p.t. fagrådet for offentlige anskaffelser. 5. Avtaler om anskaffelser skal godkjennes av den enkelte kommune. Der avtaleinngåelsen ligger innenfor rammen av den enkelte administrasjonssjefs delegerte fullmakt kan slik godkjenning skje gjennom vedtak i styret. Styret kan innenfor rammen av sin myndighet delegere myndighet til å inngå avtaler til daglig leder. 6. Styret representerer kommunene utad og underskriver på kommunenes vegne innenfor rammen av denne avtale. Styret kan delegere denne representasjonsmyndigheten til daglig leder. 7. Styret skal innen utgangen av oktober hvert år vedta et årsbudsjett for det kommende år og en økonomiplan for de kommende fire år. Årsbudsjettet skal inneholde en fordeling av utgiftene på de enkelte kommunene. 8. Økonomiplanen og årsbudsjettet sendes deltakerkommunene for uttalelse senest 14 dager før styrets behandling. Årsbudsjettet er ikke endelig før det er behandlet og godkjent i alle deltakerkommunene. 9. 50% av netto driftsutgifter skal fordeles likt på deltakerkommunene, og 50% etter den enkelte kommunes forholdsmessige andel av folketallet i hver deltakerkommune pr. 1. januar i regnskapsåret. Styret kan for enkeltanskaffelser vedta en annen fordeling av utgiftene til den aktuelle anskaffelsen. Slik beslutning kan bare gjøres dersom styret er fulltallig, og avgjørelsen må være enstemmig. 10. Regnskapet for samarbeidet skal inngå i årsregnskapet til den kommunen hvor samarbeidet har sitt hovedkontor. 11. Styret vedtar selv samarbeidets regnskap og beretning på grunnlag av innstilling fra daglig leder. Regnskapet og beretningen er ikke endelig før det er godkjent av de respektive kommunestyrer. 12. I note til årsregnskapet i Sel kommune, skal angis overføringer til/ fra samarbeidet og de deltakende kommunene og fylkeskommunene, samarbeidets egne inntekter i regnskapsåret samt disponeringen av overføringer og inntekter som nevnt. 13. I årsberetningen til Sel kommune skal det gis opplysninger om forhold som er viktige for å bedømme samarbeidets stilling og resultatet av virksomheten, og som ikke fremgår av årsregnskapet, samt om andre forhold som er av vesentlig betydning for samarbeidet. 14. Styret skal sørge for at regnskapet til RegionData blir revidert av Sel kommunes revisor.
8 Styrets møter 1. Styrets leder kaller inn til møte så ofte han/hun finner det nødvendig, eller når minimum 3 av deltakerkommunene ber om det. Innkalling sendes styrets medlemmer med minst 7 dagers varsel. 2. Ordførerne og varaordførerne i deltakerkommunene har møte- og talerett i styrets møter. 3. Det skal føres protokoll fra styrets og arbeidsutvalgets møter. Protokollen underskrives av møteleder og et styremedlem. Protokoll sendes styrerepresentantene og de enkelte deltakerkommunene med kopi til ordfører og varaordfører. 9 Daglig leder (sekretariat) 1. Daglig leder har ansvaret for den daglige ledelse av virksomheten til RegionData. Daglig leder rapporterer til styret. Den daglige ledelse omfatter ikke saker som etter virksomhetens forhold er av uvanlig art eller stor betydning. Slike saker kan daglig leder bare avgjøre når styret i det enkelte tilfelle har gitt myndighet til det, eller når styrets beslutning ikke kan avventes uten vesentlig ulempe for virksomheten. Styret skal i så fall snarest mulig underrettes om saken. 2. Daglig leder representerer kommunene utad i saker som faller inn under pkt. 1. 3. Daglig leder sørger for at sakene som legges fram for styret er forsvarlig utredet og at styrets vedtak blir iverksatt. 4. Daglig leder anviser utgiftene til RegionData med unntak av utgifter som vedrører han/henne personlig. Utgifter som ikke skal anvises av daglig leder skal anvises av styrets leder eller i leders fravær et annet styremedlem. 5. Der en ansatt i Sel kommune er utpekt som daglig leder utøver Sel kommune de sentrale arbeidsgiverfunksjoner, som for eksempel å gi advarsel, gjøre vedtak om suspensjon, oppsigelse eller avskjed. Sel kommune kan delegere til styret å ivareta de løpende arbeidsgiverfunksjoner, så som for eksempel oppfølging ved sykdom, ordinære permisjoner og fastsettelse av lønns- og arbeidsvilkår, herunder gjennomføre årlige lønns- og medarbeidersamtaler. Sel kommune kan videre delegere til styret å utøve arbeidsgivers styringsrett overfor den som etter 5 nr. 2 er utpekt som daglig leder, innenfor rammen av denne avtale 2og 7
10 Myndighet til å pådra deltakerne økonomiske forpliktelser 1. Styret har myndighet til å pådra deltakerne økonomiske forpliktelser innenfor samarbeidets formål. 2. Styret kan ikke ta opp lån eller stille garanti på vegne av deltakerne. 11 Ansvar ved kontraktsbrudd m.v. 1. Dersom RegionData som følge av forsettlig eller grov uaktsomhet pådrar seg overtredelsesgebyr for en ulovlig direkte anskaffelse, eller pådrar seg erstatningsansvar (positiv eller negativ kontraktsinteresse) for brudd på anskaffelsesregelverket, er alle kommunene som omfattes av den aktuelle anskaffelsen solidarisk ansvarlig utad. Mellom kommunene fordeles kostnadene med 1/6 på hver. 2. Hver kommune er ansvarlig for oppfyllelse av sin andel av kontraktene. Ved kontraktsbrudd er den eller de kommuner som har brutt kontraktens bestemmelser alene ansvarlig overfor leverandøren. Dersom andre kommuner påføres tap som følge av en kommunes kontraktsbrudd, kan tapet kreves erstattet av den kommune som har brutt kontrakten. 3. Dersom styret i RegionData pådrar seg erstatningsansvar som følge av handlinger foretatt innenfor innkjøpssamarbeidet, skal ansvaret fordeles mellom de samarbeidende kommunene i henhold til alminnelige erstatningsrettslige prinsipper. 12 Oppløsning, uttreden og oppsigelser 1. Oppløsning av samarbeidet kan skje dersom deltakerne er enige om det. Beslutning om oppløsning treffes av kommunestyret. 2. Den enkelte deltaker kan med ett års skriftlig varsel si opp sitt deltakerforhold og kreve seg utløst av dette. 3. Utløsningssummen fastsettes til andelens nettoverdi ved oppsigelsesfristens utløp, men ikke til mer enn verdien av de midler vedkommende kommune har skutt inn. 4. Ved oppløsning av samarbeidet skal den kommune som er arbeidsgiver for daglig leder ivareta arbeidsgivers ansvar etter arbeidsmiljøloven, herunder bestemmelsene om oppsigelse og fortrinnsrett. 13 Endring av vedtektene/avtalen 1. Endringer i avtalen må vedtas av kommunestyrene i deltakerkommunene.
14 Forholdet til forvaltningsloven/offentleglova 1. Forvaltningsloven og offentlighetsloven gjelder for virksomheten i RegionData. 15 Tvister 1. Tvist om forståelsen av denne avtale skal bringes inn for deltakerkommunene til forhandling og avgjørelse. 2. Som verneting oppnevnes Nord-Gudbrandsdal tingrett. 16 Ikrafttreden 1. Avtalen trer i kraft straks den er vedtatt i samtlige deltakerkommuners kommunestyrer.
REGIONDATA DELEGASJONSREGLEMENT Delegasjonsvedtak i forbindelse med samarbeidsavtale om RegionData: I Delegasjon fra den enkelte kommune til administrasjonssjefen Delegasjonen gjelder administrasjonssjefens myndighet til å foreta anskaffelser på kommunens vegne innenfor samarbeidsavtalen om RegionData (jf. avtalen 7 nr. 5): Pkt. 1 Administrasjonssjefen kan treffe beslutning om å inngå avtaler om anskaffelse av IKTsystemer innenfor rammen av RegionData sin samarbeidsavtale og med bakgrunn i kommunestyrets fastsatte budsjettrammer. Pkt. 2 Administrasjonssjefen har også myndighet til ved sin underskrift å forplikte kommunen ved inngåelsen av slike avtaler. II Delegasjon fra styret til styrets leder og nestleder Delegasjonen gjelder styrets leder og nestleder sin myndighet i forbindelse med utøvelse av arbeidsgiverfunksjoner som er lagt til styret (jf. avtalen 10 nr. 3): Pkt 1. Styrets leder og et annet styremedlem gis fullmakt til i fellesskap å gjennomføre årlige lønnsog medarbeidersamtaler med daglig leder, herunder å fastsette årslønn. Styret skal ha referat fra møtet, og orienteres skriftlig om fastsatt lønn.
III Delegasjon fra styret til daglig leder Styret i RegionData delegerer til daglige leder å behandle og treffe avgjørelse i følgende saker (jf. avtalen 7 nr. 5 og 6): Pkt. 1 Daglig leder har fullmakt til å treffe beslutning om å inngå avtaler om anskaffelse av IKTsystemer innenfor rammen av samarbeidsavtalen for RegionData på styrets vegne der avtalen ligger innenfor den økonomiske ramme vedtatt av styret, og herunder gjennomføre forhandlinger om slike avtaler. Pkt. 2 Ved inngåelse av avtaler som omtalt i pkt. 1 representerer daglig leder RegionData utad og underskriver på styrets vegne. IV Delegasjon fra Sel kommune i forbindelse med arbeidsgiverfunksjon overfor daglig leder: Delegasjonen gjelder styrets myndighet til å utøve deler av arbeidsgiverfunksjonen overfor daglig leder (jf. avtalen nr. 3): Pkt. 1 Sel kommune delegerer til styret i RegionData å følge opp ordinære arbeidsgiverfunksjoner i forhold til daglig leder, herunder fastsette lønns- og arbeidsvilkår m.v. for daglig leder for RegionData som er ansatt i Sel kommune. Herunder har styret myndighet til å gjennomføre årlige lønns- og medarbeidersamtaler med daglig leder. Pkt. 2 Sel kommune delegerer til styret å utøve arbeidsgivers styringsrett overfor daglig leder innenfor rammen av samarbeidsavtalen om RegionData.