RAPPORT FRÅ KONVERTERINGSPROSJEKT 2008, DET NORSKE INSTITUTT I ATHEN (NIA) Bakgrunn: Ved NIA fins Professor Johannes Triantaphyllopous bibliotek, innlagt i Micromarc katalogsystem. Gjennom fleire år har det vore ønskjeleg at dette biblioteket kunne vore søkbart i Det Nordiske Bibliotek i Athens (Norlib) katalog, som er i Abekt, og som også er del av det felles greske bibliotekprosjektet Argos. Ved Norlib begynner det å bli trangt om plassen, og det ville derfor også vere ønskjeleg om dei to biblioteka kunne samordne sine bøker. Ved å skilje ut dublettar, t.d, vil hylleplass kunne frigjerast. Det å finne eit datafirma som kunne ta på seg konvertering av data mellom Micromarc og Abekt viste seg å vere tidkrevjande. Bibits, som er støtte for Micromarc var ikkje viljug til å konvertere data til Abekt. EKT i Athen, som er teknikarar for Abekt var ikkje i stand til å hente data frå Micromarc. Dåverande styrar Knut Ødegård var også i kontakt med ulike datafirma i Hellas og i Norge, utan at det lukkast å finne ei løysing. Sommaren 2007 sende Bibits oss ei datafil over katalogen slik han låg i Micromarc. Prosjektet: Hausten 2007 tok Universitetsbiblioteket i Bergen, v/ane Landøy, kontakt med Arnvid Hellebust i Bibsys, som leverer biblioteksystem til norske fag- og forskingsbibliotek. Dei har konvertert frå Micromarc, og var no i ferd med å utvikle konverteringsstandardar frå Unimarc. Bibsys tok på seg oppdraget for kr. 50.000. Ved UB Bergen vart Anne Bjørkum Åsmul trekt inn i arbeidet med å utarbeide konverteringstabellen saman med bibliotekaren ved Norlib, Christina Tsampazi- Reid. 1
I februar/mars 2008 var tabellen endeleg ferdig, og Bibsys konverterte katalogen. Datafila vart send via UB Bergen til Norlib, og Christina Tsampazi-Reid tok henne med til EKT for import i Abekt 4. mars. Det viste seg då at ISO-standard 2709 var naudsynt for import, og melding om dette vart gjeve Bibsys under Det 71 norske bibliotekmøte i Bergen (5. 8. mars). 10. mars reiste Ane Landøy og Anne Bjørkum Åsmul til Athen. Planen var å kontrollere importen og rydde i data i eventuelle postar med feil. Importen var ikkje på plass, og Bibsys strevde med ISO-standarden. I mellomtida hadde vi samtalar med styrar Panos Dimas ved NIA, og med Christina Reid. Vi såg også på biblioteka, både i Tsami Karatasou 5 (NIA) og Kavalotti 7 (Norlib) Torsdag 13. mars og fredag 14. testa vi (Ane, Anne og Christina) etter instruksar frå Bibsys, og i løpet av denne tida kom vi fram til riktig dataformat. Fredag 14. om ettermiddagen kom ei ny fil frå Bibsys, og denne vart send til EKT. 2
Ei anna utfordring i denne konverteringa viste seg å vere at postane i Micromarc mangla aksesjonsnummer, noko som er eit obligatorisk felt i Abekt. EKT ville løyse dette ved å legge til eit fiktivt aksesjonsnummer. Det gjekk ikkje, så Arnvid Hellebust i Bibsys løyste dette slik: Jeg har brukt nummerene som lå i 001. Eks. *001 $a9700001 Ble kopiert til: *911 $at9700001 (Seinare vil nye aksesjonsnummer på NIA få N + nr i 911 $a) Og då fekk ekt det gjennom, med unnatak av post 6421. Vidare arbeid med sjølve konverteringa kjem som følgje av lister Bibsys har send oss, med postar med sletta marc-felt. Dette gjeld særleg seriar, ulike namneformer og standardtitlar. Andre feil kan dukke opp. Når det gjeld serier, der måten å knyte serien med den einskilde tittelen på er ulik frå Micromarc til Abect, vil det bli interessant å sjå korleis dette løyser seg når NIA sin katalog vert fletta saman med Norlib sin. I verste fall vil vi måtte legge inn alle serielekkjene på nytt, manuelt. 3
4
Vedlegg 1: Rutine for Christina NIA Christina katalogiserer all ny tilvekst i Abekt for NIA. Bokene blir aksesjonsført på NIA, og får aksesjonsnr. Gunhild fraktar bøkene bort til Christina. Det finst ogsa ein del bøker som ikkje er katalogisert, men som står oppstilt på hyllene. (Ca 700). Christina katalogiserer desse også, mange av desse kan importerast frå andre databaser. Christina hentar inn emneord, og set på oppstillingssignatur. Gunhild plukkar dei ut og fraktar dei fram og tilbake. I felt 686 skal bøkene ha N-NIA. I felt 911 $n skal bøkene ha NIA + oppstillingssignatur, f.eks. NIA SC Mil. Dublettar pa NIA og Norlib merkast med rød prikk på bokryggen. Dublettar pa NIA merkast med grønn prikk. Konvertering av Micromarc-katalogen: Det vil antageleg bli ein del opprydningsarbeid etter konverteringa. Dette må Christina hjelpe til med, men det må vi komme tilbake til når vi ser omfanget av arbeidet. Vedlegg 2: Rutine for Gunhild Nye bøker: Gunhild aksesjonsfører dei, slik at dei får eit aksesjonsnr., ev. vurdere om dette skal skje elektronisk. Panos sjekker gaver og vurderer om dei skal tas inn i samlinga og katalogiserast. Finne nye bøker som ikkje har ryggmerking, og bringe dei bort til Christina på Norlib. Christina katalogiserer i Abekt, set på oppstillingssignatur. Gunhild hentar ferdige bøker, og stiller dei opp på rett plass. Nar dette arbeidet er ferdig, kan Gunhild byrja å plukke bøker på hyllene som ikkje ligg i katalogen. Desse bøkene er ikkje merka med T i oppstillingssignaturen. Det er ikkje blitt katalogisert bøker i Micromarc etter 1995. Dvs. at det som er utgitt etter 1995 sannsynlegvis ikkje er katalogisert, berre tilvekstført. Tilvekstprotokollen kan brukast som ei hjelp i arbeidet, men det mest praktiske er å starte med å gå gjennom hylle for hylle. Desse bøkene skal også bringast bort til Christina, som katalogiserer dei i Abekt. Christina merkar dublettar mellom Norlib og NIA med rød prikk, og dublettar på NIA med grønn prikk. 5