Møtereferat Oppdatert: 2007-05-14 Arbeidsgruppe for BIBSYS Emneportal Sted: Høgskolen i Oslo, Kurs- og konferansesenter Møtedato: 2007-04-19 Møtetid: kl. 09.00 15.00 Referent: Ellerås Til stede: Eriksen, Hougaard, Küfner Lein, Wollebæk Fra BIBSYS: Ellerås 07/01 : BIBSYS Emneportal status Det eksisterer en generell frustrasjon over at BIBSYS Emneportal synes stillestående. Inntrykk av lite aktivitet i fagredaksjonene, og usikkerhet om i hvilken grad Emneportalen blir brukt i institusjonene. Enighet i gruppa om at Emneportalen trengs, alternativet er tilbake til hver institusjons lenkesamlinger, hvilket ville vært et tilbakeskritt Statistikken viser at bruken av Emneportalen er stabil i forhold til tidligere år. Usikkerhet om hvilke søk som telles sjekker statistikken, bl.a. tall for før og etter at emneportalen ble innlemmet i Ask, samt tallene for navigering. BIBSYS vil gjennomføre en brukerundersøkelse om emneportalen i løpet av 2007. Resultatet av denne vil gi føringer videre. Det tar lang tid å få avklart problemer med Emneportalen i BIBSYS, og generelt lite informasjon fra BIBSYS sin side, dette igjen gir inntrykk av at BIBSYS ikke prioriterer emneportalen noe særlig høyt. BIBSYS vil forbedre informasjonen om emneportalen, og bl.a. sende e-post til fagredaksjonene oftere for å holde kontakt. BIBSYS har ikke satt av ressurser for å jobbe med endringsforslag for emneportalen i 2007, men vil rette feilmeldinger som måtte oppstå. Usikkerhet om kvaliteten holder mål. Skal bibliotekarene markedsføre emneportalen må man være sikker på at den holder god kvalitet. Avhengig av at fagredaksjonene jobber med ressursene og vedlikeholder sine ansvarsområder. Diskusjon om suksessfaktorer for andre (utenlandske) emneportaler, som for eksempel Deff, RASK, Intute. Vi bør studere disse nærmere og se om det er faktorer her som kan overføres til Emneportalen. Vurdere muligheten for å invitere folk fra utenlandske portaler til å holde foredrag. Får vi treff på emneportalen via Kvasir og Google? sjekker. Meldingsregisteret - mange eldre meldinger, bør vurderes om de fremdeles er aktuelle. Arbeidsgruppa går gjennom de meldinger som ligger i meldingsregisteret, og skriver et notat der meldingene gis prioritet. ser gjennom oppgavelister (to-do-lister) fra tidligere år og sjekker om det er ugjorte aktuelle oppgaver som burde meldes inn i meldingsregisteret, for 1
eksempel ønske om en engelsk inngang til emneportalen. Frist: 1. juli. Nettsidesøk. Emneportalen mangler informasjon om hva som ligger i nettsidesøk, ikke intuitivt hva nettsidesøk omfatter. Arbeidsgruppa lager informasjonsside / hjelpetekst til nettsidesøk som legges ut. Frist: 1. juli Arbeidsgruppa lager en FAQ som vil bli publisert på emneportalsidene. Frist: 1. september E-learning LMS (Mangament Learning Systems). Bruk av emneportalen i LMS systemet (fagspesifikke lenker). Dette kan være en ny måte å tilby emneportalen på. prøver ut dette med en faglærer og skriver en liten rapport om erfaringene (i løpet av oktober / november, avhengig av når kurset er ferdig). 07/02 : Gjennomgang av fagredaksjonene Fagredaksjonene er den viktigste komponenten for å sikre kvaliteten i emneportalen. Aktiviteten i fagredaksjonene er varierende, og det er viktig å få liv i de fagredaksjoner som ikke er så aktive. Flere fagredaksjoner trenger flere medlemmer. Tidkrevende å følge opp 28 fagredaksjoner med til sammen over 100 medlemmer. Vi ble derfor enige om å fordele fagredaksjonene mellom og medlemmene i arbeidsgruppa. På denne måten vil vi få 5-6 fagredaksjoner hver som vi er ansvarlige for; dvs. følge opp aktiviteten, forsøke å skaffe nye medlemmer der det trengs, generelt holde kontakten. Fordelinga av fagredaksjonene: se Vedlegg A. De ansvarlige vil etter hvert ta kontakt med sine fagredaksjoner. formulerer en e-post vi kan sende til alle fagredaksjoner Vurdere om det er noen fagredaksjoner som kan slå seg sammen. Diskusjon om hvilke konsekvenser dette vil få, kan for eksempel være positivt å bli flere. Krever noen tekniske tilpasninger i forhold til e-postlister, forslagskasse m.m. undersøker dette hvis det blir aktuelt å slå sammen noen. 07/03 : Workshop for fagredaksjonene BIBSYS har satt av midler på budsjettet for 2007 til arrangement av workshop for fagredaksjonene Diskusjon om hvordan disse workshop ene bør være Det er opp til fagredaksjonene om de vil arrangere et treff på egen hånd, eller om BIBSYS skal hjelpe med arrangement. Workshop ene bør være heldags, og fokus bør være på vedlikehold av ressurser. Workshop bør i stor grad benyttes til praktisk jobbing med ressursene i emneportalen (PC-stue), slik at mest mulig av vedlikeholdsarbeidet kan gjøres der. og arbeidsgruppa setter opp et forslag til plan for workshop ene. Disse bør gjennomføres i løpet av høsten (oktober /november). Kan være aktuelt å samle flere fagredaksjoner i en workshop. Forslag til hvilke fagredaksjoner som kan samles finnes i Vedlegg B. sjekker hva BIBSYS kan bidra med i forhold til leie av møtelokale, samt det praktiske for arrangement, gjennomføring, påmelding osv. 2
07/04 : Vedlikehold av BIBSYS Emneportal Emneportalen er gått over fra en oppbyggingsfase til en vedlikeholdsfase Jevnlig manuell vedlikehold av ressursene utført av fagredaksjonene er viktig for kvaliteten av emneportalen oppdaterer forslag til sjekkliste for vedlikehold som legges ut på nettsidene for emneportalen (Retningslinjene for arbeidet i fagredaksjonene, punkt 3). Forslag fra arbeidsgruppa om å foreta en henvendelse til biblioteklederne for å skape forståelse for at medarbeidere bruker tid på emneportalen, samt støtte opp om arbeidet. ser på dette. Automatisk lenkesjekk bør foretas en gang i kvartalet. 3
Vedlegg A: Fagredaksjonene i BIBSYS Emneportal Fagredaksjon Fagredaksjon for bibliotekfag Fagredaksjon for biologiske fag Fagredaksjon for filosofi og religion Fagredaksjon for fiskerifag Fagredaksjon for fysikk og astronomi Fagredaksjon for generelle hjelpemidler Fagredaksjon for geofag og kartografi Fagredaksjon for historie og arkeologi Fagredaksjon for husholdningsfag Fagredaksjon for idrett, leik og friluftsliv Fagredaksjon for informatikk Fagredaksjon for kjemi Fagredaksjon for kunst og arkitektur Fagredaksjon for landbruk Fagredaksjon for matematikk Fagredaksjon for medie- og informasjonsvitenskap, film Fagredaksjon for medisin, helse og sosialfag Fagredaksjon for musikk, teater, dans Fagredaksjon for naturforvaltning og miljøvern Fagredaksjon for pedagogikk Fagredaksjon for psykologi Ansvarlig 4
Fagredaksjon for rettsvitenskap Fagredaksjon for sosialantropologi Fagredaksjon for sosiologi og samfunnsgeografi Fagredaksjon for språk og litteratur Fagredaksjon for statsvitenskap, offentlig forvaltning Fagredaksjon for teknologi og ingeniørfag Fagredaksjon for økonomi, ledelse og næringsliv Fordelt på personer blir oversikten slik: : Fagredaksjon for fiskerifag Fagredaksjon for geofag og kartografi Fagredaksjon for husholdningsfag Fagredaksjon for landbruk Fagredaksjon for naturforvaltning og miljøvern Fagredaksjon for teknologi og ingeniørfag : Fagredaksjon for kunst og arkitektur Fagredaksjon for medie- og informasjonsvitenskap, film Fagredaksjon for pedagogikk Fagredaksjon for psykologi Fagredaksjon for sosialantropologi Fagredaksjon for sosiologi og samfunnsgeografi : Fagredaksjon for filosofi og religion Fagredaksjon for fysikk og astronomi Fagredaksjon for historie og arkeologi Fagredaksjon for idrett, leik og friluftsliv Fagredaksjon for statsvitenskap, offentlig forvaltning : Fagredaksjon for biologiske fag Fagredaksjon for informatikk Fagredaksjon for kjemi Fagredaksjon for matematikk 5
Fagredaksjon for medisin, helse og sosialfag : Fagredaksjon for bibliotekfag Fagredaksjon for generelle hjelpemidler Fagredaksjon for musikk, teater, dans Fagredaksjon for rettsvitenskap Fagredaksjon for språk og litteratur Fagredaksjon for økonomi, ledelse og næringsliv 6
Vedlegg B: Forslag til gruppering av fagredaksjonene ved arrangement av workshop Fagredaksjon for bibliotekfag Fagredaksjon for generelle hjelpemidler Fagredaksjon for medie- og informasjonsvitenskap, film Fagredaksjon for landbruk Fagredaksjon for naturforvaltning og miljøvern Fagredaksjon for fiskerifag Fagredaksjon for biologiske fag Fagredaksjon for filosofi og religion Fagredaksjon for historie og arkeologi Fagredaksjon for kunst og arkitektur Fagredaksjon for musikk, teater, dans Fagredaksjon for fysikk og astronomi Fagredaksjon for geofag og kartografi Fagredaksjon for informatikk Fagredaksjon for kjemi Fagredaksjon for matematikk Fagredaksjon for teknologi og ingeniørfag Fagredaksjon for husholdningsfag Fagredaksjon for idrett, leik og friluftsliv Fagredaksjon for medisin, helse og sosialfag Fagredaksjon for pedagogikk Fagredaksjon for psykologi Fagredaksjon for sosialantropologi Fagredaksjon for sosiologi og samfunnsgeografi Fagredaksjon for statsvitenskap, offentlig forvaltning Fagredaksjon for økonomi, ledelse og næringsliv Fagredaksjon for rettsvitenskap Fagredaksjon for språk og litteratur 7