Forum for Kontroll og Tilsyn Møteprotokoll Utvalg: Forum for Kontroll og Tilsyn Møtestad: Gloppen hotell, Sandane Dato: 07.05.2015 Tidspunkt: 08:30 11:50 Følgjande faste medlemmer møtte: Navn Funksjon Representerer Per Rune Vereide Leiar Wencke Sissel Olsen Nestleiar Siri Holm Lønseth Medlem Kirsten Emilie Aasen Medlem Jostein Støylen Medlem Følgjande medlemmer hadde meldt forfall: Navn Funksjon Representerer Følgjande varamedlemmer møtte: Navn Møtte for Representerer Merknader Styresamlinga inkluderte at styret også var samla uformelt 06.05.15. frå ca. kl. 18.00. Siste åra har styresakene vore skrivne på nynorsk og årsmøtesakene på bokmål. Derfor er det ulikt språk i protokollen ut frå om saka skal vidare til årsmøtet eller ikkje. Andre som møtte: Navn Hogne Haktorson Stilling Dagleg leiar Per Rune Vereide styreleiar Hogne Haktorson dagleg leiar Dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ikkje underskrift. 1
Saksliste Utvalgssaksnr SS 19/15 SS 20/15 Innhold Lukket Arkivsaksnr Godkjenning av møteinnkalling og sakliste Godkjenning av møteprotokoll fra forrige møte SS 21/15 Sekretariatskonferanse 12.03.15. Evaluering 2014/211 SS 22/15 Rekneskapsstatus pr. april 2015 og budsjettregulering 2014/210 SS 23/15 Fagkonferanse juni 2015 - femte status 2014/212 SS 24/15 Konstituering av årsmøte 2015 2014/374 SS 25/15 Medlemskontingent 2016 2014/339 SS 26/15 Handlingsplan 2016 2014/216 SS 27/15 Budsjett 2016 2014/210 SS 28/15 Valg av revisor 2015 2014/341 SS 29/15 Valg av valgkomite 2015 2014/341 SS 30/15 Referatsaker RS 10/15 KS - Kommunalpolitisk toppmøte 2015 2014/375 RS 11/15 TIN - medlemsinfo mars & april 2015 2014/219 RS 12/15 Alvdal kommune - kortversjon av rapportar 2015/26 SS 31/15 Eventuelt SS 32/15 Framtidig sekretariatsordning for FKT 2014/223 2
SS 19/15 Godkjenning av møteinnkalling og sakliste Det var ikkje merknader til innkalling og saksliste Innkalling og saksliste vart samrøystes godkjent. SS 20/15 Godkjenning av møteprotokoll fra forrige møte Det var ingen merknader til protokoll frå styremøte 12.03.15. Protokoll frå styremøte 12.03.15. vart samrøystes godkjent. SS 21/15 Sekretariatskonferanse 12.03.15. Evaluering Forslag til vedtak Styret takkar deltakarane for evalueringa, og tar informasjonen til orientering. Sekretariatet delte ut resultat av evalueringa. Det var høg svarprosent og gjennomgåande gode tilbakemeldingar. Styret noterte seg forslag om aktuelle tema på framtidige konferansar. Forslag til vedtak vart samrøystes vedteke. Styret takkar deltakarane for evalueringa, og tar informasjonen til orientering. SS 22/15 Rekneskapsstatus pr. april 2015 og budsjettregulering Forslag til vedtak Styret tar FKT sin rekneskapsstatus pr. april 2015 til orientering. Styret vedtar budsjettregulering, slik den vart utarbeidd på styremøtet 3
Rekneskapsstatus pr. 29.04.15. følgte saka. Det er likevel tidleg på året, ettersom inntekter og utgifter frå fagkonferansen ikkje er kjent enno. Derfor vart budsjettregulering utsett til eit seinare møte. Styret ønskjer som denne gongen at saker om rekneskapsstatus vert førebudd slik at det kan føretakast budsjettregulering i same sak. Vedtak i saka var samrøystes. Styret tar FKT sin rekneskapsstatus pr. april 2015 til orientering. Det vert førebudd sak om ny rekneskapsstatus, inkludert budsjettregulering, til første styremøte, hausten 2015. SS 23/15 Fagkonferanse juni 2015 - femte status Forslag til vedtak Styret tar informasjonen til orientering, og gjev slike innspel: Det vart orientert om: Tal påmeldte o Det er no omlag 135 namn på deltakarlista, inkl. styret og førelesarane. Førelesarar o Her manglar eit namn, fortrinnsvis ein ordførar. Kirsten prøver å rekruttera ein ordførar. Festmiddag o Hotellet har gjeve informasjon om ulike alternativ for middagen. Styret ønskte pent bordoppsett og oppgradering av hovudretten. Vedtak i saka var samrøystes. Styret tar informasjonen til orientering, og gav innspel om oppgradering av hovudrett. 4
SS 24/15 Konstituering av årsmøte 2015 FKT årsmøte 2015, gjør slik konstituering for årsmøte 2015: a Dirigent(ar) Fride Solbakken (Utvalgsleder i kontroll- og kvalitetsutvalget i Rogaland fylkeskommune) b Referenter Hogne Haktorson (Dagleg leiar i FKTs sekretariat) c Underskrive protokoll. NN (Representerer...) Roald Breistein (Seniorrådgjevar i FKTs sekretariat) NN (Representerer...) Etter utsending av saker har det vært kontakt med to kandidater som er villig til å underskrive protokollen. Disse fikk tilslutning fra styret. ble enstemmig vedtatt, med tillegg av to kandidater til å underskrive protokollen. FKT årsmøte 2015, gjør slik konstituering for årsmøte 2015: a Dirigent(er) Fride Solbakken (Utvalgsleder i kontrollog kvalitetsutvalget i Rogaland fylkeskommune) b Referenter Hogne Haktorson (Dagleg leiar i FKTs sekretariat) c Underskrive protokoll Eivind Stende (Kontrollutvalgsmedlem i Sør-Trøndelag fylkeskommune) Roald Breistein (Seniorrådgjevar i FKTs sekretariat) Anne Karin Femanger Pettersen (Daglig leder i Østfold kontrollutvalgssekretariat) SS 25/15 Medlemskontingent 2016 FKT årsmøte 2015 fastsetter at kontingent for 2016 blir slik: Gruppe: Kontingent Kommuner 0 5.000 innb. Kr. 1.400,- Kommuner 5.000 20.000 innb. Kr. 4.200,- Kommuner 20.000 50.000 innb. Kr. 6.400,- Kommuner 50.000 + innb. Kr. 8.000,- Fylkeskommuner Kr. 10.400,- Sekretariat Kr. 6.900,- Kontingenten blir og slik for kommende år, frem til årsmøtet forandrer den Samemanntallet ligger til grunn for hvilken gruppe Sametingets kontrollutvalg tilhører. 5
ble enstemmig vedtatt. FKT årsmøte 2015 fastsetter at kontingent for 2016 blir slik: Gruppe: Kontingent: Kommuner 0 5.000 innb. Kr. 1.400,- Kommuner 5.000 20.000 innb. Kr. 4.200,- Kommuner 20.000 50.000 innb. Kr. 6.400,- Kommuner 50.000 + innb. Kr. 8.000,- Fylkeskommuner Kr. 10.400,- Sekretariat Kr. 6.900,- Kontingenten blir og slik for kommende år, frem til årsmøtet forandrer den. Samemanntallet ligger til grunn for hvilken gruppe Sametingets kontrollutvalg tilhører. SS 26/15 Handlingsplan 2016 FKT årsmøte 2015 vedtar fremlagt handlingsplan for 2016. Styret tok utgangspunkt i gjeldende handlingsplan for 2015. Gjennom arbeidsprosess på styremøtet ble det enighet om innstilling til ny handlingsplan for 2016. ble enstemmig vedtatt. FKT årsmøte 2015 vedtar fremlagt handlingsplan for 2016. SS 27/15 Budsjett 2016 FKT årsmøte 2015 vedtar fremlagt budsjett for 2016. Styret får fullmakt til å foreta budsjettreguleringer innenfor budsjettrammen. 6
Styret tok utgangspunkt i budsjett for 2015. Gjennom arbeidsprosess på styremøtet ble det enighet om innstilling til nytt budsjett for 2016. ble enstemmig vedtatt. FKT årsmøte 2015 vedtar fremlagt budsjett for 2016. Styret får fullmakt til å foreta budsjettreguleringer innenfor budsjettrammen. SS 28/15 Valg av revisor 2015 FKT årsmøte 2015, velger Mette Jensen Moen (gjenvalg) som revisor for 1 år, 2015-16. ble enstemmig vedtatt. FKT årsmøte 2015, velger Mette Jensen Moen (gjenvalg) som revisor for 1 år, 2015-16. SS 29/15 Valg av valgkomite 2015 FKT årsmøte velger disse inn i valgkomiteen: NN (sekretær) som medlem for 2 år NN (sekretær) som medlem for 2 år NN (sekretær) som varamedlem for 2 år Som leder i valgkomiteen velges NN for 1 år Som nestleder i valgkomiteen velges NN for 1 år Styret kom med forslag til kandidater i styremøtet. Innstillingen var enstemmig. FKT årsmøte 2015 velger disse inn i valgkomiteen: Anne Karin Femanger Pettersen (Daglig leder i Østfold kontrollutvalgssekretariat) som medlem for 2 år (ny). Arnar Helgheim (Dagleg leiar i Sekom-sekretariat i Sogn- og Fjordane) som medlem for 2 år (ny). Torill Bakken (Daglig leder i Kontrollutvalg Fjell IKS) som varamedlem for 2 år (gjenvalg). Som leder i valgkomiteen velges Odd Uglem (Nestleder i kontrollutvalget i Alvdal kommune) for 1 år. (Er valgt som medlem 2014-16) Som nestleder i valgkomiteen velges Anne Karin Femanger Pettersen for 1 år. 7
SS 30/15 Referatsaker RS 10/15 KS Kommunalpolitisk toppmøte 2015 Det vart orientert om at deltaking på stand synest meiningsfylt, at samarbeid mellom FKT og NKRF om eit sams stand kan vurderast, men at avgjerd om deltaking vidare er opp til det nye styret. RS 11/15 TIN medlemsinfo mars&april 2015 Det vart opna for at eit styremedlem evnt. kan delta for FKT på Antikorrupsjonskonferansen 11. 12. juni 2015 RS 12/15 Alvdal kommune kortversjon av rapportar Informasjonen vart teken til orientering Referatsakene vert tekne til orientering. SS 31/15 Eventuelt A) Valkomiteen si innstilling Styret vart informert om valkomiteen si innstilling til årsmøtet om styreverv. B) Info. om kontrollutvalet på kommunen sine heimeside. Semje om følgjande: FKT bør henvenda seg til sekretariata, hausten 2015, med oppmoding om at kontrollutvala generelt sett bør bli meir synlege på kommunane sine heimesider i den nye valperioden. C) Styremøte 02.06.2015 Semje om følgjande: Drøfta korleis ein vidare kan dra nytte av juridisk rådgjeving frå Overå. 8
D) Spørsmål frå kontrollutvalet i Nordland fylkeskommune. Det er reist spørsmål ved om arbeidsgjevaransvaret for fylkesrevisjonen kan leggast til fylkesordførar. Vidare er det vist til at kontrollutvalet tolkar svar frå KMD og NKRF av januar 2012, som at arbeidsgjevaransvar for fylkeskommunen sitt sekretariat berre kan leggast til kontrollutvalet. FKT sitt styre er av den oppfatning at dette er analoge tilfelle. Underforstått at også arbeidsgjevaransvaret for fylkesrevisjonen berre kan leggast til kontrollutvalet. Styret tar informasjonen til orientering. Sekretariatet følgjer opp, der det krevst ift. handsaming i møtet. SS 32/15 Framtidig sekretariatsordning for FKT Forslag til vedtak Det føreligg ikkje forslag til vedtak. Jostein orienterte om forhandlingane med NKRF og endeleg utkast som er vedteke av styret i NKRF for få dagar sidan. Styret gjekk gjennom framlegg til avtale, og vedtok denne utan endringar. Ettersom både NKRF og FKT no har vedteke utkast til avtale, gjenstår berre signering av denne. Styreleiar vil informera medlemmane om nytt sekretariat frå 01.07.15. Vedtak i saka var samrøystes. Styret i FKT vedtek utkast til avtale om sekretariatstenester frå NKRF. Den gjeld for tida 01.07.2015 til 31.12.2017., med gjensidig oppseiingstid på seks månader. 9