R E F E R A T FRA MEDLEMSMØTE STED Rådhuset Skjeberg DATO: 15.11.09 KL. 11.00 REFERENT Leif Bergersen DATO: 19.11.09 09.01.1. Velkommen Bredo Swanberg ønsket velkommen til medlemsmøtet og informerte om leverandørutvelgelse, økonomi, ting å huske på samt spørsmål fra salen. 09.01.2. Huske å si i fra når e-postadresse og postadresse byttes. Informasjon om dette sendes: krogs-be@online.no Eller til: Leif Bergersen Ånnerudskogen 124 1383 Asker 09.01.3. Utvelgelse av entreprenører. Tilbudene teknisk sett var likeverdige. Utvelgelseskriterier:. 1) best pris. 2) best fremdrift. 3) best soliditet. 4) Beste pris på tilleggsarbeider. Tilbudsdokumenter ble sendt ut til 7 selskaper. 4 leverte tilbud: Leif Grimsrud AS, Veidekke AS, Ole & Peder Ødegård AS samt Eivind Engseth AS Entreprenørene har generelt mer å gjøre enn hva vi håpet. Tilbudene varierte i pris fra 21 til 25 mill. Første forhandlingsrunde var med de tre rimeligste tilbyderne. Eivind Engseth var dyrest og ble ikke invitert til forhandlinger. Siste forhandlingsrunde var med Leif Grimsrud AS. Selskapet har god likviditet. For Peder Ødegård AS ville vårt prosjekt utgjort ca halvparten av selskapets årsomsetning. Leif Grimsrud AS priser på tilleggsarbeider ble forhandlet ned til under prisene til Ødegård som i utgangspunktet var billigst. 09.01.4. Økonomi 1 Kontraktssum (eks mva) er 21 105 000,-. Utgifter til forsterking av EL-nett (Fortum) ca 200 000,- Arkeologisk undersøkelse v Norsk sjøfartsmuseum ca 30 000,- Kostnad i forbindelse med flytting av kommunal pumpestasjon ca 150 000,- Trekking av fibernett i våre rør det innhentes tilbud på totalpakke med trekking, abonnement, etc i disse dager. Kostnad ikke klarlagt. C:\Bredo\Dusa\Referat\Referat_medlmøte_VGVA_200911.doc Side 1
09.01.5. Økonomi 2 Likelydende grunneieravtaler er inngått med Irene Galland, Christian Engebretsen og Hans Prøytz. Avtalene er ulempekompensasjon for midlertidig og varig ulempe ifm VA-anlegget basert på erstatning etter utført arbeid på den enkelte eiendommen. Dette utgjør kr 5.000,- pr hytte 09.01.6. Økonomi 3 Kostnader totalt anlegg 21.485.000 156 medlemmer Pr medlem ca 138.000 Grunneiererstatning 5.000 Totalt 143.000 Usikkerhet: - Arkeologiske undersøkelser - Uforutsette utgifter som ikke er med i kontrakten - trekking av fiber 09.01.7. Innbetalingsplan: 90.000 forfall 11.12.2009 53.000 med forfall 31.03.2010 Ifm giro for første betaling vil det i tillegg faktureres for serviceavgift for 2. halvår 2009 med 1.250 + mva Ifm giro for andre betaling vil det i tillegg faktureres for serviceavgift for 1. halvår 2010 med 1.250 + mva Evt. sluttbeløp avvikende fra 143.000 (+/-) justeres ifm serviceavgift 2. halvår. 2010 med forfall 31.08.2009. 09.01.8. Likviditet Betalingsplanen med entreprenør er utformet slik at VGVA ikke behøver å innhente hele beløpet på 26.381.2250 fra medlemmene. VIKTIG Likviditeten er helt avhengig av at medlemmene betaler fakturaene i tide innen fristene! 09.01.9. Utbygging1: Utbygging starter mandag 16.11.2009 i overensstemmelse med revidert plan. Starter med rigging. Alle veier er videodokumentert før entreprenøren går i gang med arbeidene. Ferdig 01.07.09. Noe finpuss må tas etter ferien. Ikke graving 28.06 til 01.08. Starter i felt B og C A-F-D-G-E Felt D Bjerkholmen må godkjenne av Sjøfartsmuseet før man begynner med sjøledninger. Dette vil sannsynligvis ikke være noe problem når felt D skal startes. Kommunalt anlegg skal være i drift før påske 2010. C:\Bredo\Dusa\Referat\Referat_medlmøte_VGVA_200911.doc Side 2
09.01.10. Utbygging 2: Entreprenør vil ta kontakt med den enkelte hytteeier ifm med føring av rør til hytta. For stikkledninger er føringene basert på skjemaene levert av den enkelte hytteeier i den grad det har vært praktisk og økonomisk mulig. I tillegg er det basert på COWIS befaringer av hver eiendom (flere befaringer på hver eiendom). Kontrakt med entreprenør er basert på nåværende tegning som dere finner på www.vgva.no Endringer som den enkelte hytteeier måtte ønske som fraviker fra dette, og som vil medføre ekstra kostnader, vil være et direkte forhold mellom hytteeier og entreprenør. Kan ikke tas inn som en del av felleskostnadene. 09.01.11. Utbygging 3 Tilknytning av annekser og andre bygg er et forhold mellom entreprenør og hytteeier. Egen enkel kontrakt som er utarbeidet av entreprenør legges til grunn.. Det er forhandlet faste priser for ulike type rør og grunnforhold for tilknytning av tilbygg / anneks. (Se hjemmeside) Trær som felles ifm utbyggingen skal kappes i håndterlige lengder (ikke ferdig ved) og kvist skal fjernes av entreprenør. 09.01.12. Utbygging 4 Kvernpumper som skal stå ute utføres av entreprenør. Kvernpumper som skal stå inne / under terrasser leveres av entreprenør. Montering omfattes ikke av kontrakt. - Utføres av lokal rørlegger og betales av hytteeier separat Kan bli regulering av plassering av pumper fra entreprenør basert på tekniske forhold Må isoleres, gjøres i samråd med lokal rørlegger. 09.01.13. Utbygging 5: Eks. naturlige brønner og borete brønner kan bli påvirket av anleggsarbeidet. Kan endre vannåre, tilsig og evt. vannkvalitet. Svært vanskelig å gardere seg mot. Snakk med entreprenøren når han kommer til din tomt hvis du har brønn eller annen infrastruktur på din eiendom eller hos naboen. 09.01.14. Ting å huske på 1: ALLE må søke om sanitærabonnement for at vi skal få godkjent anlegget vårt, sendes Sarpsborg kommune. Skjema finnes på nettet: www.sarpsborg.com Gjelder også de som ikke har tenkt å legge inn vannledningene i før anlegget tas i bruk. SØK NÅ! ALLE må betale tilknytningsavgift og abonnementsgebyr (fast del) uansett om man har ledningene inn i hytta eller ei. Alle som ikke skal legge inn i hytta før hovedanlegget tas i bruk MÅ sende inn melding til C:\Bredo\Dusa\Referat\Referat_medlmøte_VGVA_200911.doc Side 3
Leif Bergersen om dette. 09.01.15. Ting å huske 2: Rørleggermelding sendes av rørlegger som legger inn vannet i hytta Evt. vannmåler monteres frostfritt og må være tilgjengelig for avlesning for kommunen Vi skal inngå rammeavtaler med en rørlegger i Sarpsborg og en i Halden inkl. timepriser i løpet av desember. Det er fritt å benytte disse selskapene eller ei. SPØRSMÅL 09.01.16. Er eksisterende infrastruktur ivaretatt i kontrakten? Ja, men viktig å si i fra til entreprenøren når han tar kontakt. 09.01.17. Kan man se av tegningene om kvernpumpe står inne eller ute? Nei det vil avhenge av terrenget hos den enkelte hytteeier. 09.01.18. Har vannlaget undersøkt de brønnene som vil bli berørt. Nei det har vi ikke. Spørsmålet vil bli diskutert med entreprenør neste uke. 09.01.19. De som ikke er med i VGVA og har egne hull. Hva skjer hvis vi ødelegger til vannet deres? Dette er et spørsmål vi bringer opp for entreprenøren. 09.01.20. Hvor mye er tilknytnings og abonnementsgebyret. Det er noe usikkert, men vi tror tilknytningsgebyret er 250kr, abonnementsgebyret 560 for vann og 813,75 for avløp. Medlemmene oppfordres også til å sjekke dette selv med kommunen. 09.01.21. Skal det monteres stoppekraner ved hver hytte. Ja, og den skal stå frostfritt. 09.01.22. Kjøper VGVA inn vannmålere? Vannmålere blir ikke kjøpt inn av VGVA. Vannmåler behøver ikke å kjøpes, men leies av kommunen. Man betaler et årlig gebyr til kommunen. Kommunen er da ansvarlig for at måleren fungerer. 09.01.23. Må vi ha vannmåler? Nei vi MÅ ikke ha vannmåler, men det vil antageligvis lønne seg. 09.01.24. Er kontraktstegning for anlegget lagt ut på nettet? Ja det er lagt ut på www.vgva.no 09.01.25. Er det planlagt vannledninger med varmekabel? I hovednettet er dette begrenset til ca 50 m. På stikkledninger vil det være varmekabler en del steder. 09.01.26. Kvernpumpa til den enkelte hytteeier går den på hyttas egen strøm C:\Bredo\Dusa\Referat\Referat_medlmøte_VGVA_200911.doc Side 4
Ja, kvernpumpe til den enkelte hytte går på den enkelte hyttes EL-nett. 09.01.27. Skal plassering av kvern pumpe avtales med entreprenør. Ja det tas med entreprenør når han kommer til den enkeltes hytte 09.01.28. Legges det trekkerør for fiber? Ja, det legges trekkerør for trekking av fiber for. Vi ser på et par utbyggingsselskaper nå for å få tilbud på å få nett. Det vil være aktuelt å trekke 17.500m med kabler hvis dette skal realiseres. 09.01.29. Hva med å legge el-kabler i grøfter. Fortum kommer ikke til å legge ned sitt luftnett i våre kabelgrøfter, er tilbakemeldingen vi har fått. Den enkelte hytteeier kan for egen regning få lagt kabel inn til hytta via stikkledningene. 09.01.30. Hva er tlf nr og adresse til entreprenøren? All kontakt er via formannen i styret. Det er han som er VGVA s kontakt utad. 09.01.31. Er det avtalt dagsbøter og bankgaranti mot entreprenør? Det er ikke stilt bankgarantier verken fra oss eller de. De er avtalt dagsbøter i hht til NS8405. Leif Bergersen C:\Bredo\Dusa\Referat\Referat_medlmøte_VGVA_200911.doc Side 5