VEDTEKTER FOR TROMSØ MINESKADESENTER (TMC) 1. Foretakets navn og driftsgrunnlag Selskapets foretaksnavn er Tromsø Mineskadesenter UNN / Tromsoe Mine Victim Resource Center (TMC). Foretaket er en stiftelse. Forutsetningen for TMC s eksistens er at utgiftene i sin helhet dekkes utenom UNNs budsjett. Hensikten med vedtektene er å definere TMC s eksterne oppgaver å definere TMC-styrets funksjon, oppgaver og ansvar å gi retningslinjer for daglig leders arbeidsoppgaver og plikter overfor styret. 2. TMC s eksterne oppgaver TMC s hovedoppgave er å styrke overlevelseskjeden spesielt for akutt skadde i lavinntektsland og krigsrammede områder gjennom utvikling, utprøving og igangsetting av målretta tiltak for overlevelse. TMC prioriterer arbeid for bedre skadebehandling utenfor sykehus, men skal også kunne drive utviklingsarbeid rettet mot sykehus, utvikle, utprøve og fremme bruken av bedre metoder for skadebehandling i fattigland. Dette innebærer: klinisk og eksperimentell forskning systematisk og kontrollert utprøving av forbedrede behandlingsmetoder og nye organisasjonsmodeller gjennom utviklingsarbeid i områder med store skadeproblemer og svake overlevelseskjeder samt utvikling av undervisningsmetoder og produksjon av læremidler. TMC har som overordnet mål å bygge sjølstendig lokal kompetanse slik at både opplæringsog behandlingsprogram overtas av og drives av lokale krefter så snart tilstrekkelig kvalitet er dokumentert. Dette utelukker ikke at samarbeidet mellom TMC og lokale partnere videreføres dersom det er behov for modifisering av den opprinnelige modellen, og/eller behov for videre studier av traumerelaterte problem. Dette innebærer at TMC s medisinske og pedagogiske prosjekter skal være low-cost low-tech at TMC skal fremme gode alternativer til high-cost high-tech strategier fra Nord, men dette skal ikke hindre lokale partneres tilgang til livreddende ny teknologi der low-cost løsninger ikke finnes. at TMC skal legge vekt på å bygge kompetansenettverk Sør-Sør innen behandling og undervisning at TMC ikke skal påta seg langsiktige prosjekter av typen tradisjonell medisinsk nødhjelp eller bistand at TMC skal samarbeide med mål-landas lokale myndigheter og/eller folkelige bevegelser. Vedtekter TMC 2008-22.05.08 1
TMC s eksterne oppgaver er ytterligere utdypet i samarbeidsavtalen mellom WHO og TMC. Denne avtalen er å anse som et supplement til vedtektene. TMC administrerer enkelte prosjekter startet av Trauma Care Foundation (TCF). Forvaltningen av data og resultater fra disse prosjektene er regulert i Statutter for TCF s vitenskapelige arbeid. 3. Styrets sammensetning og fullmakter 3.1 Sammensetning og konstitusjon Styret skal bestå av fem til sju styremedlemmer: Minst to av TMC s seniormedarbeidere En representant fra Trauma Care Foundation En representant fra med.fak. UiT En representant fra UNN Styret fatter alle vedtak ved simpelt flertall. Hvert styremedlem har en 1 stemme i avstemninger. Styret skal ha en styreleder og nestleder som godkjennes av direktøren. Daglig leder fungerer som styrets sekretær. Styret supplerer seg selv. UNNs styre og ledelsen ved med.fak, UiT, foreslår representanter til styret. Representanter for UNNs direktør har møte- tale- og forslagsrett, men uten stemmerett i styret. 3.2 Styrets funksjon Styret er TMC s høyeste organ. TMC-styret rapporterer til UNNs direktør. TMC styret kan ta imot råd fra UNNs ledelse. Styrets oppgaver følger av den til en hver tid gjeldende lovgivning, TMC s vedtekter, betingelser knyttet til økonomiske donasjoner til TMC s prosjekt, samt styrevedtak i TMC som måtte supplere disse vedtektene. Styrets hovedoppgave kan inndeles i: Styrets forvaltning av selskapet Styrets tilsynsansvar Styrets rapporteringsansvar. Styret skal generelt behandle alle saker som er av uvanlig art eller av stor betydning for TMC. 3.3 Forvaltning og organisering Styret skal sørge for en forsvarlig organisering av virksomheten. Styret er ansvarlig for daglig leders ansettelsesforhold. Styret utarbeider arbeidsinstruks og lønnsplassering for daglig leder. Styret vedtar nivå for bonus, honorarer og forsikring for oppdragstakere knyttet til TMC. Vedtekter TMC 2008-22.05.08 2
3.4 Budsjettering, planlegging, strategi Styret skal fastsette overordnede planer og budsjetter for TMC s virksomhet og kan også fastsette detaljerte retningslinjer for virksomheten. Strategidiskusjoner skjer fortrinnsvis i siste kvartal i forkant av kommende års budsjettprosess, og gjerne i eget styremøte kun viet strategi. Innenfor strategiområdet skal styret være pådriver for administrasjonen, dvs. daglig leder og prosjektansvarlige. Styret skal godkjenne selskapet/konsernets budsjett for kommende år før søknader om ekstern finansiering blir sendt. 3.5 Styring og kontroll Styret er ansvarlig for TMC s økonomi og plikter å påse at TMC s virksomhet og økonomiske forvaltning er overensstemmende med styrets vedtak. 3.5.1 Særskilt om statusrapportering TMC s administrasjon skal orientere styret hvert halvår om oppnådde resultater, økonomisk status og utsikter for neste halvår. Orienteringen skal skje skriftlig. 3.5.2 Særskilt om årsregnskap og årsberetning Utkast til årsregnskap skal fremlegges for styret i løpet av årets siste kvartal. Revidert regnskap og utkast til årsberetning skal fremlegges for styret for endelig godkjennelse i løpet av første kvartal påfølgende år. 3.6 Øvrige oppgaver For øvrig inngår i styrets oppgaver alt som er tillagt styret i henhold til vedtektene og forhold som administrasjonen, styrets leder eller styremedlemmene vurderer som påkrevet at styret er orientert om eller tar stilling til. 4. Daglig leders funksjon 4.1. Daglig leders oppgaver Daglig leder står for den daglige ledelse av virksomheten slik den er definert i arbeidsinstruks vedtatt av styret. Daglig leder kan i samarbeid med styrets leder avgjøre enkeltsaker ved å søke fullmakt hos styret. Styret skal snarest underrettes om slike ekstraordinære avgjørelser. 4.2 Daglig leders plikter overfor styret Daglig leder skal gi styrets leder månedlig statusrapport for resultater og økonomi. Daglig leder skal i samarbeid med styrets leder gi styret halvårlig orientering om TMC s virksomhet, resultater og økonomiske stilling. Slik orientering skal gis skriftlig. Styret kan til enhver tid kreve at daglig leder gir styret en nærmere redegjørelse om bestemte saker. Daglig leder forbereder saker som skal behandles i styret i samråd med styrets leder. Beslutningsunderlag sendes styrets medlemmer minst en uke før styrebehandling. Vedtekter TMC 2008-22.05.08 3
5. Saksbehandling ved TMC 5.1 Behandling av saker i TMC-styret Styremedlemmene, prosjektansvarlige og daglig leder kan kreve styremøtebehandling av enkeltsaker. Årsplaner (strategi og budsjett), årsregnskap og årsberetning skal behandles i møte. Styremøter ledes av styrets leder. Daglig leder har rett og plikt til å delta i styrets behandling av saker og til å uttale seg med mindre annet er bestemt av styret i den enkelte sak. 5.2 Innkalling Styrets leder sørger for behandling av saker som hører inn under styret og er ansvarlig for å kalle inn til styremøter. Utsendelse av innkalling er daglig leders ansvar. Det avholdes normalt to ordinære styremøter årlig møtet i første kvartal behandler revidert regnskap og årsrapport, møtet i siste kvartal behandler strategi og budsjett. Dato for ordinære styremøter fastsettes for ett år av gangen. Ekstraordinære styremøter bør innkalles med minst én ukes varsel, men styret kan kalles inn på kortere varsel dersom sakens natur tilsier umiddelbar styrebehandling. Dersom ingen av styremedlemmene har innvendinger, kan personer som har relevante opplysninger bli innkalt til styremøtene. 5.3 Referat Det skal føres skriftlig referat fra styremøter og fra andre former for styrebehandling av saker. Daglig leder fungerer som styrets sekretær. Er styrets beslutning ikke enstemmig, skal det angis hvem som har stemt for og imot. Styremedlem og daglig leder som ikke er enig i en beslutning, kan kreve sin oppfating innført i protokollen. Referatet skal sendes styrets medlemmer per brev, faks eller e-post innen 1 uke etter styremøtet. Det enkelte styremedlem bekrefter og gir eventuelle merknader til referatet per brev, faks eller e-post innen 1 uke etter at de har mottatt referatet. Godkjent referat med eventuelle merknader oversendes UNNs direktør 5.4 Delegasjon av myndighet Styret kan delegere bestemte oppgaver til styrets leder eller til utvalg som utspringer fra styret selv. 5.5 Inhabilitet Et styremedlem må ikke delta i behandlingen eller avgjørelsen av spørsmål som har slik særlig betydning for egen del eller for noen nærstående at medlemmet må anses for å ha personlig eller økonomisk særinteresse i saken. Det samme gjelder for daglig leder. 5.6 Informasjon Med mindre styret gjør annet vedtak i bestemte saker, det er ønskelig at kun styrets leder og daglig leder er berettiget til å uttale seg på styrets vegne. Vedtekter TMC 2008-22.05.08 4
6. Vedtektsendringer og oppløsning 6.1 Endringer Kun TMC s styre kan vedta endringer i tillegg til TMC s vedtekter. Slike endringer/tillegg skal rapporteres til UNNs styre. Styret har ikke anledning til å vedta endringer under disse vedtektenes punkt.1 (ovenfor) som innebærer vesentlige endringer i TMC s grunnleggende strategi. 6.2 Oppløsning Styret kan vedta å legge ned TMC og oppløse seg selv. Data, kommunikasjon og økonomiske verdier knyttet til TMC s prosjekter tilfaller Trauma Care Foundation som har det beslektet formål. Vedtekter TMC 2008-22.05.08 5