Arkivplan, internkontroll og brukerorienterte tilsyn Geir Ivar Tungesvik, Riksarkivet
Arkivplan, internkontroll og brukerorienterte tilsyn Arkivplan, internkontroll og brukerorienterte tilsyn er det mulig å få dette til å henge sammen? 2
Arkivplan Høring om arkivforskriften (frist var15.01.2017) KUD: «Dagens krav til arkivplan blir erstatta med eit krav til internkontroll for arkiv» Vil gjøre det enklere å forstå hva en arkivplan er og plassering av ansvar for all dokumentasjon, arkivplan gir ett dokument som kun er relevant for arkivet De fleste høringssvarene kommenterte bestemmelsene om arkivplan og internkontroll Mange positive til introduksjon av internkontroll Men også mange motsigelser Departementet har måttet utsette vedtak om ny arkivforskrift dels pga innspillene på internkontroll 3
Arkivplan og internkontroll Definisjon av interkontroll i ulike forskrifter: «Systematiske tiltak som skal sikre at virksomhetenes aktiviteter planlegges, organiseres, utføres, sikres og vedlikeholdes i samsvar med krav fastsatt i eller i medhold av.» Alle forskriftene stiller krav til dokumentasjon og ansvar. I høringen til arkivforskriften manglet en definisjon av hva interkontroll er. 4
Internkontroll Ledelsen har ansvaret Planverk som virkemiddel for å ivareta ansvaret Systematiske tiltak må etableres (for å påse at kravene etterleves) Tiltakene må dokumenteres (både at de er etablert og at de følges) Gir grunnlag for systemrevisjon og/eller verifikasjon (både tilsyn og egen virksomhet) 5
Arkivplan Gammel bestemmelse i arkivforskriftens 2-2: «Eit offentleg organ skal til kvar tid ha ein ajourført samleplan, ein arkivplan, som viser kva arkivet omfattar og korleis det er organisert. Arkivplanen skal også vise kva slags instruksar, reglar, planar m.v. som gjeld for arkivarbeidet» 6
Arkivplan Forslag til ny 3 Internkontroll for arkiv Alle offentlege organ skal til kvar tid ha internkontroll for arkiv. Internkontrollen skal dokumentere korleis organet ivaretek arkivansvaret, og korleis arkivfunksjonen er organisert. Internkontrollen skal gje ei samla oversikt over arkiva til organet, jf. arkivlova 2 bokstav b. Internkontrollen skal i det minste innehalde a) organisering av arkivfunksjonen og delegeringsfullmakter på arkivområdet, medrekna kvar ansvaret for å forvalte arkiva er plassert b) rutinar for dokumentfangst, journalføring, innsyn og kvalitetssikring av arkiva c) rutinar for oppbevaring og sikring av arkiva d) klassifikasjon e) oppdatert systemoversikt som viser kvar arkivdokument er lagra, og kva prosessar arkivdokumenta inngår i 7
Arkivplan Forslag til ny 3 Internkontroll for arkiv, fortsettelse: f) bevarings- og kassasjonsplan med oppbevaringsfristar og rutinar for gjennomføring av planane g) avleveringsplan for statlege organ, jf. 27. I kommunar og fylkeskommunar skal internkontrollen for arkiv òg innehalde strategiar for langtidsbevaring og tilgjengeleggjering av bevaringsverdige arkiv. Riksarkivaren kan gi utfyllande føresegner om internkontroll for arkiv. 8
Arkivplan og internkontroll Så hva skjer nå? - Kan ikke si så veldig mye konkret - Omformuleringer, klargjøringer og flytting av tekst - Viktig at overordnete bestemmelser er plassert rett sted lovmessig (forskriftshierarkiet) - Noen utfall er mer sannsynlige enn andre. - Arkivplanen skal synliggjøres som styringsdokument 9
Arkivplan, internkontroll og brukerorienterte tilsyn Arkivplan er det vi gir mest pålegg om under tilsyn: Utarbeide arkivplan Oppdatere arkivplan rutiner for dette Revidere arkivplan Fylle på manglende opplysninger om f.eks periodisering, bevarings- og kassasjonsplan, fullmakter. Vi mener arkivplanen er viktig, men er den viktig for dere? 10
Hvorfor arkivplan? Hva jeg mente i 2010! Kvalitetssikring av arkiv- og informasjonsforvaltning Arkivplanen er et verktøy som skal hjelpe oss med problemer som for eksempel: ukontrollert tilvekst mangelfullt regelverk mangelfulle kunnskaper uklare ansvarsforhold ulike standarder og rutiner personavhengige løsninger feilaktig ressursbruk IT-medier krever samhandling og felles rutiner 11
Brukerorienterte tilsyn Hva er dette? Hvorfor kastet vi oss på det? Hvem er brukerne? Hvorfor er arkivplan fortsatt viktig? Hva gjør vi nå? 12
Brukersentrert Vi observerer, intervjuer, lytter og utfordrer alt for å forstå brukernes behov, problemer og ønsker, hvorfor gjør de det de gjør. 13
Helhetlig Vi kartlegger brukernes opplevelser, samt aktører og aktiviteter nødvendig for å levere opplevelsen. Vi finner forbedringsområder, og designer nye løsninger. Løsninger som kan gå på tvers av fagmiljøer og organisering. Dette kan være smertefullt! 14
Samskapende Vi involverer ansatte, partnere og sluttbrukere i designprosessen for å sikre eierskap og relevans. 15
Visuelt 16
Iterativt (gjenta, repetere) Vi prototyper og tester ideer kontinuerlig for å sikre bedre brukeropplevelser og kostnadseffektiv utvikling. Tester i reelle tilsyn. 17
Sånn her holder vi på. 18
Arkivplanen i ny tilsynsmetodikk Litt avhengig av arkivforskriften i første omgang Ny arkivlov en gang fra 2019 Vil antakelig bli en viktig brikke for utvelgelse av tilsynsobjekt Arkivplanen måler temperaturen på arkivholdet i en kommune Arkivplanarbeidet vil måtte prioriteres hos dere som skal slå dere sammen om dere ikke gjør det vil dere slite i mange, mange år etter omorganiseringen. Arkivverket jobber med en veileder avhenger av forskriftsarbeidet. Publiseres på arkivverket.no 19
Takk for oppmerksomheten! 20