Levanger kommune Kontrollutvalget Kontrollutvalgets årsrapport 2007 til kommunestyret Fylkets Hus, 7735 Steinkjer Telefon 74 11 14 76 E post: post@komsek.no Web: www.komsek.no
INNHOLDSFORTEGNELSE INNLEDNING... 3 1 UTVALGETS SAMMENSETNING... 3 1.1 Medlemmer... 3 1.2 Representasjon i kommunestyret... 4 2 SEKRETARIAT... 4 3 REVISJON... 4 4 UTVALGETS FORMÅL... 4 5 UTVALGETS OPPGAVER... 4 6 KONTROLLUTVALGETS VIRKSOMHET I 2007... 5 6.1 Tilsyn med den kommunale forvaltning... 5 6.1.1 Behandling av kommunens regnskaper... 5 6.1.2 Forvaltningsrevisjon på utvalgte områder... 5 6.1.3 Gjennomgang av møteprotokoller... 5 6.1.4 Selskapskontroll... 6 Orienteringer fra administrasjonen... 6 6.2 Tilsyn med revisjonsarbeidet... 6 6.3 Andre oppgaver... 6 7 INFORMASJON TIL KOMMUNESTYRET I 2007... 6 8 ANNEN INFORMASJON... 6 9 VURDERING... 7 10 AVSLUTNING... 7 VEDLEGG 1 - OVERSIKT OVER BEHANDLEDE SAKER I 2007... 8 VEDLEGG 2 - KONTROLLUTVALGETS OPPGAVER... 9 2 av 10
Innledning I kommunelovens 76 er det fastslått at Kommunestyret og fylkestinget har det øverste tilsyn med den kommunale og fylkeskommunale forvaltning, og kan forlange enhver sak lagt fram for seg til orientering eller avgjørelse.. I 77 heter det videre at Kommunestyret velger selv et kontrollutvalg til å forestå det løpende tilsyn med den kommunale forvaltning på sine vegne. Da kontrollutvalget er kommunestyrets hjelpeorgan til å føre det løpende tilsyn og kontroll med forvaltningen, er det viktig at kommunestyret blir holdt tilstrekkelig orientert om utvalgets arbeid. Hvor ofte kontrollutvalget skal ha plikt til å rapportere vil være opp til kommunestyrets nærmere bestemmelse. Noen slik bestemmelse er ikke vedtatt. Men i merknadene til 4 i Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner fra 2004 heter det at Utvalget rapporterer til kommunestyret når det er viktig at dette blir holdt orientert og gitt mulighet til å drøfte eventuelle tiltak. Dette er det for enkeltsaker over tid etablert fast praksis på. Alle møteinnkallinger med saksdokumenter, samt møteprotokoller blir sendt ordføreren da denne har møte- og talerett i kontrollutvalgets møter. Rådmannen får tilsendt nevnte dokumenter til orientering. Ut fra tidligere praksis er det også for 2007 naturlig å avgi en årsrapport til kommunestyret. 1 Utvalgets sammensetning 1.1 Medlemmer Kommuneloven og forskrift om kontrollutvalg angir bestemte krav til valgbarhet for medlemmer av kontrollutvalget. Det heter blant annet at et medlem av kontrollutvalget ikke kan være medlem eller varamedlem av formannskap, kommunal nemnd med beslutningsmyndighet eller ansatt i kommunen. Utvalgets sammensetning var for perioden 2003 2007: Navn Funksjon Navn Funksjon Jann Langåssve Leder Kjell Johansen Vang 1. Vara Gerd Haugberg Nestleder Guttorm Forr 2. Vara Inge Strømsnes Medlem Sigrid Hojem 3. Vara Asgjerd Valstad Medlem Sissel Ramfjord Medlem Gerd Haugberg var medlem av kommunestyret, mens Jann Langåssve og Inge Strømsnes var vara til kommunestyre. Kommunestyret valgte i møtene den 10.10.2007 og 24.10.07 et kontrollutvalg bestående av 5 faste medlemmer og 3 varamedlemmer for perioden 2007 2011. 3 av 10
Faste medlemmer Varamedlemmer Navn Funksjon Navn Karl Meinert Buchholdt Leder Andreas Jenssen Hjelmstad Fanny Gausen Nestleder Britt Ringstad Inge Johansen Astrid Saure Britt Mølnås Lars Forberg Astrid Saure er ansatt i Levanger kommune og er således ikke valgbar. Det vil derfor bli foretatt nyvalg. 1.2 Representasjon i kommunestyret Både leder og nestleder i utvalget er også medlem av kommunestyret. Fra og med valgperioden 2007-2011 er det for øvrig lovfestet at minst ett av utvalgets medlemmer skal velges blant kommunestyrets medlemmer (Kommuneloven 77 nr. 1). Utvalgets leder og nestleder har dessuten alltid møte- og talerett i kommunestyret når utvalgets saker behandles. 2 Sekretariat KomSek Trøndelag IKS er kommunens sekretariat for kontrollutvalget. KomSek Trøndelag IKS oppfyller bestemmelsene i 20 i forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner. 3 Revisjon KomRev Trøndelag IKS er kommunens valgte revisor. 4 Utvalgets formål Med hjemmel i samme nr.11, har Kommunal- og regionaldepartementet den 15.6.2004 fastsatt Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner. Kontrollutvalgets formål er definert slik i 4 i forskriften: Kontrollutvalget skal føre det løpende tilsyn og kontroll med den kommunale eller fylkeskommunale forvaltningen på vegne av kommunestyret eller fylkestinget, herunder påse at kommunen eller fylkeskommunen har en forsvarlig revisjonsordning. 5 Utvalgets oppgaver Det framgår av kommuneloven at kontrollutvalget har vide rammer for sitt arbeid, og at tilsynet ikke er avgrenset til økonomiske forhold. I følge kommunelovproposisjonen skal kontrollutvalget påse at organisasjon, saksforberedelse og beslutningsprosess i de politiske organer og administrasjonen fungerer på en måte som garanterer oppfyllelse av alle faglige 4 av 10
krav og ivaretar grunnleggende rettsikkerhetshensyn overfor kommunens innbyggere og andre som berøres av vedtakene. I merknadene har departementet presisert at kontrollutvalget ikke skal vurdere den politiske hensiktmessigheten av de vedtak som er truffet av de politiske organer. Kontrollutvalgets oppgaver går fram av kontrollutvalgsforskriftens kap. 3 6, og er i hovedsak opplistet i eget vedlegg, se vedlegg 1. 6 Kontrollutvalgets virksomhet i 2007 Kontrollutvalget har i 2007 avholdt 5 møter, og behandlet 24 saker. Til sammenligning var tilsvarende tall for 2006 5 møter og 27 saker. Alle møter i utvalget er holdt for lukkede dører, jf. 19 i ny Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner. Kontrollutvalget har imidlertid, med enkelte unntak, anledning til å bestemme at møtene skal være åpne for offentligheten for den enkelte sak. Det vises for øvrig til vedlagte oversikt over de sakene kontrollutvalget har behandlet i 2007, se vedlegg 1. 6.1 Tilsyn med den kommunale forvaltning 6.1.1 Behandling av kommunens regnskaper Når kontrollutvalget er blitt forelagt revisjonsberetningen fra revisor, skal utvalget avgi uttalelse om årsregnskapet før det vedtas av kommunestyret. Uttalelsen avgis til kommunestyret, men kopi av uttalelsen skal være formannskapet i hende tidsnok til at det kan tas hensyn til den før dette organ avgir sin innstilling til kommunestyret (forskriftens 7). Utvalget avga uttalelse til kommunestyret om kommunens årsregnskap og årsmelding for 2007 i møtet den 02.05.2007. Kontrollutvalget fant grunn til å bemerke at revisor påpekninger vedrørende mangelfull avslutning av prosjektregnskap ikke var blitt fulgt opp tilfredsstillende. 6.1.2 Forvaltningsrevisjon på utvalgte områder Det ble gjennomført et forvaltningsrevisjonsprosjekt i 2007. Prosjektet omhandlet økonomistyring og rapport etter det gjennomførte prosjekt ble behandlet av kommunestyret under sak 42/07 i møte den 05.09.07. 6.1.3 Gjennomgang av møteprotokoller Kontrollutvalget behandler rutinemessig rapporter etter revisjonens gjennomgang av møteprotokoller fra kommunestyret og formannskapet. Målsettingen med denne gjennomgangen er å påse at vesentlige, økonomiske disposisjoner ikke strider mot lov, forskrift, regelverk eller vedtak. Politiske hensiktsmessighet ved vedtak skal ikke vurderes. 5 av 10
Kontrollutvalgets hovedinntrykk er at saksbehandlingen fungerer bra. 6.1.4 Selskapskontroll Kontrollutvalget vedtok forslag til plan for selskapskontroll 2006-2007 og generelle retningslinjer for selskapskontroll i møtet den 28.11.2005, og ble vedtatt i kommunestyret den 04.01.06 sak 006/06. Rapport fra Selskapskontroll i Innherred Vekst AS ble behandlet under sak 043/07 av kommunestyret den 05.09.07. I tillegg er selskapskontroll i Innherred Renovasjon IKS på det nærmeste sluttført. Rapport forventes antydningsvis å foreligge i løpet av mars 2008. Orienteringer fra administrasjonen Kontrollutvalget har fått orienteringer fra administrasjonen om utvalgte tema som økonomi og sykefravær mv. Gjennom slike orienteringer får kontrollutvalget en oppdatert status over administrasjonens arbeid på vesentlige områder som angår økonomi og personalforvaltning m.v. Dette er temaer kontrollutvalget fortsatt vil ha fokus på. 6.2 Tilsyn med revisjonsarbeidet Utvalget har gjennom behandling av revisjonsstrategier og statusrapporter fra revisjonen påsett at revisjonsarbeidet er à jour og foregår i samsvar med god kommunal revisjonsskikk. 6.3 Andre oppgaver Skatteregnskapet skal ikke lenger behandles av kommunestyret, men utvalget har behandlet Skatteoppkreverens rapport til Levanger kommunes skatteregnskap for 2006, som ble oversendt til kommunestyret. 7 Informasjon til kommunestyret i 2007 Kontrollutvalget rapporterer årlig om sin virksomhet, jf. også kontrollutvalgets årsrapport for 2006 til kommunestyret. Kontrollutvalget vurderer imidlertid løpende hvilken informasjon og hvilke saker som vil være aktuelle å presentere for kommunestyret. Det er i løpet av året behandlet én forvaltningsrevisjonsrapport som er oversendt kommunestyret til behandling eller til orientering. 8 Annen informasjon De fleste av utvalgets faste medlemmer, samt en del av varamedlemmene, deltok på KomSek Trøndelag IKS sitt kurs for nyvalgte kontrollutvalg. Kurset ble arrangert i Levanger kommune den 14.11.07, hvor det også deltok kontrollutvalgsmedlemmer fra Levanger kommune. 6 av 10
Kurset ga en kort innføring i kontroll og tilsyn i kommunalsektor og var et samarbeidsprosjekt mellom KomSek Trøndelag IKS og KomRev Trøndelag IKS. 9 Vurdering Arbeidsformen i kontrollutvalget har vært som i foregående år. 10 Avslutning Kontrollutvalget er valgt av kommunestyret - som har det øverste ansvaret - for på dets vegne å føre tilsyn med folkevalgte organer og administrasjonen. Kontrollutvalgets årsrapport anses derfor som viktig informasjon til kommunestyret om det tilsyn kontrollutvalget utøver. Kontrollutvalget ser positivt på innspill fra kommunestyret i form av forslag på oppgaver det vil være ønskelig at kontrollutvalget ser nærmere på. 28. februar 2008. Karl Meinert Buchholdt leder Fanny Gausen nestleder Inge Johansen Britt Mølnås Lars Forberg Vedlegg 1: Oversikt over behandlede saker i 2007 Vedlegg 2: Kontrollutvalgets oppgaver. 7 av 10
Vedlegg 1 - oversikt over behandlede saker i 2007 19.02.2007 02.05.2007 18.06.2007 03.09.2007 14.11.2007 001/07 Orientering om kommunens regnskap for 2006 002/07 Rapport etter gjennomgang av møteprotokoller 2.halvår 2006 003/07 Statusrapport for revisjonsarbeidet 004/07 Kontrollutvalgets årsrapport for 2006 005/07 Årsplan og møteplan for 2007 006/07 Referatsaker 007/07 Årsregnskap og årsberetning for Levanger kommune for 2006 008/07 Årsregnskap for Levanger boligforvaltning KF for 2006 009/07 Skatteoppkreverfunksjonen 010/07 Referatsaker 011/07 Orientering om kommunens regnskaps- og budsjettsituasjon Rapport etter gjennomført forvaltningsrevisjon Økonomistyring i 012/07 Verdal kommune, Levanger kommune og Innherred samkommune 013/07 Rapport etter gjennomført selskapskontroll i 2006 vedr. Innherred Vekst AS 014/07 Referatsaker 015/07 Rapport etter gjennomgang av møteprotokoller 1.halvår 2007 016/07 Regnskapsrevisjon - 2007 Forslag til driftsbudsjett for 2008 for kontroll- og tilsynsarbeidet i 017/07 Levanger kommune 018/07 Orientering fra sekretær 019/07 Referatsaker 020/07 Orientering 021/07 Referatsaker 022/07 Overordnet analyse og plan for forvaltningsrevisjon 2008-2011 023/07 Plan for selskapskontroll 2008-2011 024/07 Kontrollutvalgets møteplan / årsplan for 2008 8 av 10
Vedlegg 2 - kontrollutvalgets oppgaver Kontrollutvalgets oppgaver fremgår av kap. 3-6 i Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner (med merknader), fastsatt av Kommunal- og regionaldepartementet 15. juni 2004 med hjemmel i lov 25. september 1992 nr. 107 om kommuner og fylkeskommuner (kommuneloven) 77 nr. 11, og kan i hovedsak opplistes slik: 4 Alminnelige regler om ansvar og oppgaver: Føre det løpende tilsyn og kontroll med den kommunale forvaltningen på vegne av kommunestyret, herunder påse at kommunen har en forsvarlig revisjonsordning. 6 Regnskapsrevisjon: Påse at kommunens årsregnskap og kommunale foretaks årsregnskap blir revidert på en betryggende måte. Holde seg løpende orientert om revisjonsarbeidet og påse at det foregår i samsvar med de bestemmelser som følger av lov og forskrift og god kommunal revisjonsskikk. 7 Uttalelse til årsregnskapet: Avgi uttalelse til kommunestyret om årsregnskapet. 8 Oppfølging av revisjonsmerknader: Påse at forhold i årsregnskapet som revisor måtte ha påpekt blir fulgt opp. Rapportere om eventuelle tidligere saker som etter utvalgets mening ikke er fulgt opp på en tilfredsstillende måte. Rapportere til kommunestyret om hvordan kommunestyrets merknader er blitt fulgt opp. 9 Forvaltningsrevisjon: Påse at kommunens virksomhet årlig blir gjenstand for forvaltningsrevisjon i samsvar med bestemmelsene i kap. 5. 10 Plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon: Minst en gang i valgperioden, og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Få gjennomført en overordnet analyse av kommunens virksomhet ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger som grunnlag for ovenfor nevnte plan. 11 Rapporter om forvaltningsrevisjon: Rapportere til kommunestyret om hvilke forvaltningsrevisjoner som er gjennomført med utgangspunkt i planen, og om resultatene av disse. 12 Oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapporter: Påse at kommunestyrets vedtak i tilknytning til behandlingen av rapporter om forvaltningsrevisjon blir fulgt opp. 9 av 10
Rapportere til kommunestyret om hvordan eventuelle merknader til rapporter er blitt fulgt opp. Rapportere til kommunestyre om tidligere saker som etter utvalgets mening ikke er blitt fulgt opp på en tilfredsstillende måte. 13 Selskapskontroll: Påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens interesser i selskaper. Minst en gang i valgperioden, og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av selskapskontroll. Avgjøre hvem som på dets vegne skal gjennomføre selskapskontroll. 14 Selskapskontrollens innhold: Påse at det gjennomføres kontroll med forvaltningen av eierinteressene i de selskaper som er omfattet av slik kontroll. Kontrollere om den som utøver kommunens eierinteresser i selskaper gjør dette i samsvar med kommunestyrets vedtak og forutsetninger (eierskapskontroll). 15 Rapportering av selskapskontrollen: Fastsette hvordan utført selskapskontroll skal rapporteres til utvalget, herunder hvilket innhold rapporten skal ha. Rapportere til kommunestyret om hvilke kontroller som er gjennomført, samt om resultatene av disse. 16 Valg av revisjonsordning: Innstille overfor kommunestyret ved valg av revisjonsordning/valg av revisor. (Ansette egne revisorer, delta i interkommunalt samarbeid om revisjon, eller inngå avtale med annen revisor.) Innstille overfor kommunestyret dersom dette vedtar å konkurranseutsette hele eller deler av revisjonen. 18 Budsjettbehandlingen: Utarbeide forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen. 10 av 10