BORREGAARD ASA INNKALLING TIL ORDINÆR GENERALFORSAMLING Brregaard ASA hlder rdinær generalfrsamling i INSPIRIA science center i Sarpsbrg, trsdag 12. april 2018 kl. 13:00. Adresse: Bjørnstadveien 16, 1712 Grålum. Til behandling freligger: 1 Gdkjenning av innkalling, valg av møteleder g én persn til å undertegne prtkllen 2 Gdkjenning av årsregnskapet fr 2017 fr Brregaard ASA g knsernet g styrets årsberetning, inkludert styrets frslag m et rdinært aksjeutbytte fr 2017 på kr 2,00 per aksje, unntatt fr de aksjene knsernet eier 3 Brregaards retningslinjer fr kmpensasjn til ledende ansatte 3.1 Redegjørelse m retningslinjene g styrets erklæring m lønn g annen gdtgjørelse til ledende ansatte 3.2 Rådgivende avstemming ver styrets retningslinjer fr lederlønnsfastsettelsen fr regnskapsåret 2018 3.3 Gdkjenning av styrets retningslinjer fr aksjerelaterte insentivrdninger fr regnskapsåret 2018 Det vises til særskilt vedlegg til innkallingen med styrets redegjørelse fr lønn g annen gdtgjørelse til ledende ansatte. Vedlegget er tilgjengelig på Brregaards hjemmeside: www.brregaard.cm. Det vises gså til Brregaards årsrapprt 2017 (side 69 72): Knsernregnskap fr Brregaard nte 9. 4 Redegjørelse m selskapets fretaksstyring Redegjørelsen er gitt i årsrapprten sm er publisert på www.brregaard.cm 5 Fullmakt til erverv av egne aksjer Generalfrsamlingen i 2017 ga styret fullmakt til å erverve egne aksjer på vegne av selskapet. Fullmakten er gyldig frem til rdinær generalfrsamling 2018. Selskapet kjøpte fram til 9. mars i år til sammen 300 000 egne aksjer. I samme peride slgte selskapet 309 301 aksjer til ansatte i prgrammet fr aksjer til ansatte. Per 21. mars 2018 eide Brregaard 474 764 egne aksjer. Styret freslår at fullmakten frnyes. 1 av 4
Aksjer sm erverves under fullmakten, skal enten benyttes til å ppfylle insentivprgrammer med aksjer til ansatte eller amrtiseres. Etter Nrsk anbefaling fr eierstyring g selskapsledelse bør generalfrsamlingen stemme separat fr hvert frmål når en styrefullmakt skal dekke flere frmål. Styret freslår derfr at generalfrsamlingen vedtar følgende: 1. Generalfrsamlingen gir styret i Brregaard ASA fullmakt til, på vegne av selskapet, å erverve egne aksjer pp til en samlet pålydende verdi av kr 10 000 000, sm tilsvarer 10 prsent av aksjekapitalen. 2. Det høyeste beløpet styret kan betale fr en aksje er kr 250 g det laveste er kr 1. 3. Styret kan erverve g avhende egne aksjer fr å ppfylle eksisterende insentivprgrammer fr ansatte (tildelte psjner g prgrammet fr aksjer til ansatte) g insentivprgrammer vedtatt av generalfrsamlingen i henhld til dagsrden punkt 3.3. 4. Styret kan gså erverve egne aksjer fr amrtisering. 5. Erverv av egne aksjer kan skje slik styret finner hensiktsmessig, men ikke ved tegning. 6. Fullmakten gjelder fram til selskapets rdinære generalfrsamling 2019, men ikke lenger enn 30. juni 2019. 6 Valg av medlemmer til g leder av styret i Brregaard ASA Nminasjnskmiteens innstilling av 6. mars 2018 er tilgjengelig på www.brregaard.cm. 7 Valg av medlemmer til g leder av nminasjnskmiteen Nminasjnskmiteens innstilling av 6. mars 2018 er tilgjengelig på www.brrgaard.cm. 8 Gdtgjørelse til styrets medlemmer, bservatører g varamedlemmer Nminasjnskmiteens innstilling av 6. mars 2018 er tilgjengelig på www.brregaard.cm. 9 Gdtgjørelse til nminasjnskmiteens medlemmer Nminasjnskmiteens innstilling av 6. mars 2018 er tilgjengelig på www.brrgaard.cm. 10 Endring av Instruks fr nminasjnskmiteen i Brregaard ASA Nminasjnskmiteen freslår vedtatt en regel m at aksjnærvalgte styremedlemmer skal bruke en del av styregdtgjørelsen til kjøp av aksjer i selskapet, se sak 8. Kmiteen freslår nedfelt i instruksen at nminasjnskmiteen skal følge pp dette. Det er derfr freslått et nytt avsnitt i instruksen punkt 3.3. Utkast til instruks er vedlegg til innkallingen g publisert på www.brregaard.cm. 2 av 4
11 Gdkjenning av revisrs gdtgjørelse Beløpet er på kr 402 000, se nte 5 til årsregnskapet fr Brregaard ASA. * * * I henhld til allmennaksjelven 5 12 skal generalfrsamlingen åpnes av styreleder, eller av en persn utpekt av styret. Styret har utpekt advkat Stig Berge til å åpne møtet g vil freslå at han velges til møteleder. Aksjeeiere har rett til å delta på generalfrsamlingen enten selv eller ved fullmektig etter eget valg. Påmeldingen må være mttatt senest 10. april 2018 kl. 12:00. Påmelding kan fretas elektrnisk på selskapets hjemmeside, www.brregaard.cm, eller hs VPS Investrtjenester. Påmelding kan gså sendes per pst til DNB Bank ASA, Verdipapirservice, Pstbks 1600 Sentrum, 0021 Osl, eller per e-pst til genf@dnb.n. Fr å få tilgang til elektrnisk påmelding g frhåndsstemming via selskapets hjemmeside, må PIN-kde g referansenummer på det vedlagte påmeldings- g fullmaktsskjemaet ppgis. Påmeldte aksjeeiere sm ønsker å møte g stemme i generalfrsamlingen ved fullmektig, kan sende fullmaktsskjemaet elektrnisk via VPS Investrtjenester, eller per pst til DNB Bank ASA, Verdipapirservice. Skjemaet må være mttatt senest 10. april 2018 kl. 12:00. Aksjeeier kan gi fullmakt med stemmeinstruks. Fullmektig kan gså levere fullmakten på generalfrsamlingen. Legitimasjn både fr fullmektig g aksjeeier må legges fram sammen med fullmakten. Hvis aksjeeier er en juridisk persn, må det gså legges fram firmaattest. Påmeldings- g fullmaktsskjema er vedlagt innkallingen, men finnes gså på selskapets hjemmeside, www.brregaard.cm. Aksjeeiere sm ikke kan delta på generalfrsamlingen, kan frhåndsstemme i hver enkelt sak elektrnisk på selskapets hjemmeside, www.brregaard.cm, eller via VPS Investrtjenester. Fristen fr å frhåndsstemme er 10. april 2018 kl. 12:00. Fram til utløpet av fristen, kan avgitte frhåndsstemmer endres eller trekkes tilbake. Hvis en aksjeeier møter på generalfrsamlingen enten selv eller ved fullmektig, anses avgitte frhåndsstemmer trukket tilbake. Brregaard ASA er et allmennaksjeselskap underlagt reglene i allmennaksjelven. Selskapet har utstedt 100 000 000 aksjer. Hver aksje gir én stemme på generalfrsamlingen, unntatt aksjer sm tilhører knsernet. Knsernet eier ved innkallingen 474 764 egne aksjer. Aksjeeiere har rett til å stemme fr det antallet aksjer sm de eier, g sm er registrert i Verdipapirsentralen (VPS) når generalfrsamlingen åpner. Hvis et aksjeerverv ikke er registrert i VPS, kan stemmeretten bare utøves hvis ervervet er meldt VPS g blir gdtgjrt på generalfrsamlingen. Aksjeeiere kan ha med rådgivere g gi talerett til én rådgiver. Fr aksjer sm er registrert på VPS-knti sm tilhører frvaltere, har hverken eierne eller frvalterne rett til å stemme, jf. allmennaksjelven 4 10. I slike tilfeller må aksjeeieren verføre aksjene til en knt i sitt eget navn fr å kunne møte g stemme fr aksjene. 3 av 4
Fristen fr å kreve nye saker på dagsrdenen er utløpt, jf. allmennaksjelven 5 11 andre setning. En aksjeeier har rett til å freslå vedtak fr saker sm er på dagsrdenen, g kan kreve at styremedlemmer g daglig leder gir tilgjengelige pplysninger m frhld sm kan innvirke på bedømmelsen av m årsregnskapet g årsberetningen skal gdkjennes, saker sm er frelagt aksjeeierne til avgjørelse, selskapets øknmiske stilling (gså virksmheten i andre selskaper sm selskapet deltar i) g andre saker sm generalfrsamlingen skal behandle. Dette gjelder ikke hvis de pplysningene sm aksjnæren krever, ikke kan gis uten ufrhldsmessig skade fr selskapet, jf. allmennaksjelven 5 15. Aksjene handles eksklusivt utbytte fra g med 13. april 2018. Frutsatt generalfrsamlingens beslutning m utbytte, vil dette tilfalle aksjeeiere registrert i selskapets aksjeeierregister slik dette fremkmmer i utskrift per 16. april 2018. Hvis handlede aksjer er underlagt rdinært ppgjør i VPS, vil aksjer sm er ervervet fram til g med 12. april 2018 gi rett til utbytte, mens aksjer ervervet fra g med 13. april 2018 ikke vil gi rett til utbytte. Det vil ikke bli utbetalt utbytte på de aksjene sm knsernet eier. Frventet utbetalingsdag er 20. april 2018. Med hjemmel i vedtekten 7 andre ledd, har styret bestemt at dkumenter sm skal behandles på generalfrsamlingen, ikke skal sendes ut sammen med innkallingen, men gjøres tilgjengelige på selskapets hjemmeside, www.brregaard.cm. Dette gjelder gså dkumenter sm etter allmennaksjelven skal ligge ved innkallingen til generalfrsamlingen. Aksjeeiere har krav på å få dkumentene kstnadsfritt tilsendt hvis de henvender seg til selskapet. Innkalling, saksdkumenter g pplysninger m aksjeeiernes rettigheter er tilgjengelige på www.brregaard.cm. Spørsmål m innkallingen, tilsending av årsberetning, vedlegg til innkalling etc. kan gså rettes til Brregaard ASA, Investrkntakt ved Ltte Kvinlaug, telefn 69 11 80 00. Sarpsbrg, 22. mars 2018 Jan Oksum styreleder 4 av 4
Referansenr.: Pinkde: Innkalling til rdinær generalfrsamling Generalfrsamling i Brregaard ASA avhldes i INSPIRIA science center i Sarpsbrg, Bjørnstadveien 16, 1712 Grålum, trsdag 12.april 2018 kl. 13:00 (nrsk tid). Dersm vennevnte aksjeeier er et fretak, ppgi navnet på persnen sm representerer fretaket: Navn på persn sm representerer fretaket (Ved fullmakt benyttes blanketten under) Påmeldings- g fullmaktsskjema Undertegnede vil delta på generalfrsamlingen den 12.04.2018 g avgi stemme fr: I alt fr antall egne aksjer andre aksjer i henhld til vedlagt(e) fullmakt(er) aksjer Påmeldingen må være DNB Bank ASA i hende senest 10.04.2018 kl.12:00. Påmelding fretas elektrnisk via selskapets hjemmeside www.brregaard.cm eller via VPS Investrtjenester. Alternativt: e-pst: genf@dnb.n Pr. pst: DNB Bank ASA, Verdipapirservice, Pstbks 1600 Sentrum, 0021 Osl. Frhåndsstemme kan kun avgis elektrnisk via selskapets hjemmeside www.brregaard.cm eller via VPS Investrtjenester. Fr å få tilgang til elektrnisk påmelding g frhåndsstemming via selskapets hjemmeside, må vennevnte pinkde g referansenummer ppgis. Sted Dat Aksjeeiers underskrift (Undertegnes kun ved eget ppmøte. Ved fullmakt benyttes delen nedenfr.) Fullmakt uten stemmeinstruks Referansenr.: Pinkde: Denne fullmakten gjelder fullmakt uten stemmeinstruks. Dersm du ønsker å avgi stemmeinstrukser, vennligst gå til side 2. Dersm du selv ikke kan møte på den rdinære generalfrsamlingen, kan fullmakten benyttes av den du navngir, eller du kan sende fullmakten uten å påføre navn på fullmektigen. I så fall vil fullmakten anses gitt styrets leder, eller den han bemyndiger. Fullmakten må være DNB Bank ASA, Verdipapirservice, i hende senest 10.04.2018 kl.12:00. Elektrnisk innsendelse av fullmakt via selskapets hjemmeside www.brregaard.cm eller via VPS Investrtjenester. Alternativt: e-pst: genf@dnb.n Pr. pst: DNB Bank ASA, Verdipapirservice, Pstbks 1600 Sentrum, 0021 Osl. Undertegnede: gir herved (sett kryss): Styrets leder (eller den han bemyndiger), (Fullmektigens navn med blkkbkstaver) fullmakt til å møte g avgi stemme i Brregaard ASAs rdinære generalfrsamling 12.04.2018 fr mine/våre aksjer. Sted Dat Aksjeeiers underskrift (Undertegnes kun ved fullmakt) Angående møte- g stemmerett vises til allmennaksjelven, især lvens kapittel 5. Det gjøres spesielt ppmerksm på at ved avgivelse av fullmakt skal det legges frem skriftlig g datert fullmakt fra aksjepstens reelle eier. Dersm aksjeeier er et selskap, skal firmaattest vedlegges fullmakten. 1
Fullmakt med stemmeinstruks Referansenr.: Pinkde: Denne fullmakten gjelder fullmakt med stemmeinstruks. Dersm du ikke selv kan møte på den rdinære generalfrsamlingen, kan du benytte dette fullmaktsskjemaet fr å gi stemmeinstruks til en fullmektig. Du kan gi fullmakt med stemmeinstruks til den du navngir, eller du kan sende fullmakten uten å påføre navn på fullmektigen. I så fall vil fullmakten anses gitt til styrets leder eller den han bemyndiger. Fullmakten må være datert g signert. Fullmakten må være DNB Bank ASA, Verdipapirservice, i hende senest 10.04.2018 kl. 12:00. E-pst: genf@dnb.n (skannet blankett) Pr. pst: DNB Bank ASA, Verdipapirservice, Pstbks 1600 Sentrum, 0021 Osl. Undertegnede: gir herved (sett kryss): Styrets leder (eller den han bemyndiger), (Fullmektigens navn med blkkbkstaver) fullmakt til å møte g avgi stemme på den rdinære generalfrsamlingen i Brregaard ASA 12.04.2018 fr mine/våre aksjer. Stemmegivningen skal skje i henhld til instruksene nedenfr. Dersm det ikke krysses av i rubrikken nedenfr, vil dette anses sm en instruks m å stemme «fr» frslaget i innkallingen. Dersm det blir fremmet frslag i tillegg til, eller sm erstatning fr frslaget i innkallingen, avgjør fullmektigen stemmegivningen. Fullmektigen vil i så fall legge en fr fullmektigen rimelig frståelse til grunn. Det samme gjelder dersm det er tvil m frståelsen av instruksen. Dersm en slik tlkning ikke er mulig, vil fullmektigen kunne avstå fra å stemme. Agenda rdinær generalfrsamling 2018 Fr Mt Avstå 1. Gdkjenning av innkalling, valg av møteleder g én persn til å undertegne prtkllen 2. Gdkjenning av årsregnskapet fr 2017 fr Brregaard ASA g knsernet g styrets årsberetning, inkludert styrets frslag m et rdinært aksjeutbytte fr 2017 på kr 2,00 per aksje, unntatt fr de aksjene knsernet eier 3. Brregaards retningslinjer fr kmpensasjn til ledende ansatte 3.1 Redegjørelse m retningslinjene g styrets erklæring m lønn g annen gdtgjørelse til ledende ansatte (ingen avstemming) 3.2 3.3 Rådgivende avstemming ver styrets retningslinjer fr lederlønnsfastsettelsen fr regnskapsåret 2018 Gdkjenning av styrets retningslinjer fr aksjerelaterte insentivrdninger fr regnskapsåret 2018 5. Frslag m fullmakt fr styret til å erverve g avhende egne aksjer gjeldende fram til selskapets rdinære generalfrsamling 2019, likevel ikke lenger enn til g med 30. juni 2019 5.1 fr å ppfylle eksisterende insentivprgrammer fr ansatte g insentivprgrammer vedtatt av generalfrsamlingen i henhld til dagsrden punkt 3.3 5.2 fr å erverve aksjer fr amrtisering 6. Valg av medlemmer til styret i Brregaard ASA i sin helhet eller (individuell avstemming) 6.1 6.2 6.3 6.4 Jan A. Oksum gjenvalg Terje Andersen gjenvalg Tve Andersen ny Margrethe Hauge ny 6.5 Helge Aasen ny 6b. Valg av leder av styret i Brregaard ASA Jan A. Oksum (gjenvalg) 7. 7.1 7.2 7.3 7.4 Valg av medlemmer til nminasjnskmiteen i Brregaard ASA i sin helhet eller (individuell avstemming) Mimi K. Berdal - gjenvalg Erik Must gjenvalg Rune Selmar - gjenvalg Ola Wessel-Aas gjenvalg 7b. Valg av leder av nminasjnskmiteen i Brregaard ASA Mimi K. Berdal (gjenvalg) 8. Gdkjenning av gdtgjørelse til styrets medlemmer, bservatører g varamedlemmer 9. Gdkjenning av gdtgjørelse til nminasjnskmiteens medlemmer 10. Endring av Instruks fr nminasjnskmiteen i Brregaard ASA 11. Gdkjenning av revisrs gdtgjørelse Sted Dat Aksjeeiers underskrift (Undertegnes kun ved fullmakt) Angående møte- g stemmerett vises til allmennaksjelven, især lvens kapittel 5. NB! Dersm aksjeeier er et selskap, skal firmaattest vedlegges fullmakten. 2