MØTEINNKALLING Kontrollutvalget i Re Dato: 21.10.2015 kl. 18:00 Sted: Lokalene til VIKS, Revetalgata 10 Arkivsak: 15/00006 Arkivkode: SAKSKART Side Saker til behandling 29/15 15/00006-1 Godkjenning av protokoll 20.08.15 2 30/15 15/00006-2 Presentasjon - kontrollutvalg, revisjon og sekretariat 3 31/15 15/00006-3 Praktisk informasjon - møter, utsendelser, skjema 5 32/15 15/00006-4 Kontrollutvalget - funksjon og oppgaver 6 33/15 15/00006-13 Revisjonsplan 2015 Re kommune 7 34/15 15/00006-7 Budsjett 2016 for tilsyn og kontroll i Re kommune 8 35/15 15/00006-12 Valg av representant og vararepresentant til styret i VIKS 11 36/15 37/15 15/00006-10 15/00006-11 Referatsaker 13 Eventuet 21.10.15 14 Mulige forfall meldes snarest til VIKS v/gaute Hesjedal mob. 40 49 13 44 Revetal, 14.10.2015 For lederen av kontrollutvalget i Re kommune, Ulf L. Halvorsen Gaute Hesjedal Rådgiver VIKS 1
Saker til behandling 29/15 Godkjenning av protokoll 20.08.15 Arkivsak-dok. 15/00006-1 1 Kontrollutvalget i Re 21.10.2015 29/15 Forslag til vedtak: Protokoll fra møte i kontrollutvalget 20.08.15 godkjennes. Protokoll fra møte 20.08.15 Protokoll Re KU 20.08.15-signed.pdf 2
30/15 Presentasjon - kontrollutvalg, revisjon og sekretariat Arkivsak-dok. 15/00006-2 1 Kontrollutvalget i Re 21.10.2015 30/15 Forslag til vedtak: Informasjonen tas til orientering. KS-sak 74/15 Valg av kontrollutvalg for perioden 2015-2019 Saksframstilling: Kontrollutvalget i Re for perioden 2015 2019: Medlemmer: 1. Ulf L Halvorsen, leder MdG gruppe 1 2. Turid Evensen, nestleder AP gruppe 1 3. Magnus Østlie SV gruppe 1 4. Henriette Øygarden SP gruppe 2 5. Geir Morten Stenhaug FrP gruppe 2 Varamedlemmer: 1. Rakel Jørgensen Ap gruppe 1 2. Andrew Knight SV gruppe 1 3. Michael Aasestrand Hansen MDG gruppe 1 4. Solveig Moe Ap gruppe 1 5. Solveig Skuggedal Sv gruppe 1 6. Roar Lefsaker MDG gruppe 1 1. Lars Sollie H gruppe 2 2. Harald Solberg Krf gruppe 2 3. Helga Bjerkø SP gruppe 2 4. Trond Hundstuen FrP gruppe 2 5. Siril Bøhle Bjørang H gruppe 2 Vestfold Kommunerevisjon - VKR Daglig leder Linn Therese Bekken Vestfold Interkommunale Kontrollutvalgssekretariat - VIKS 3
Daglig leder Rådgiver Rådgiver Orrvar Dalby Heidi Wulff Jacobsen Gaute Hesjedal Gaute Hesjedal er sekretær for kontrollutvalget i Re. KS-sak 74/15 Valg av kontrollutvalg for peri 4
31/15 Praktisk informasjon - møter, utsendelser, skjema Arkivsak-dok. 15/00006-3 1 Kontrollutvalget i Re 21.10.2015 31/15 Forslag til vedtak: Legges frem uten forslag til vedtak. Reglement for folkevalgte i Re kommune Saksframstilling: Kontrollutvalget må ta standpunkt til møtetidspunkt og møtested. Kontrollutvalget i Re kommune har erfaringsmessig avholdt mellom 4 og 6 møter per år. Disse har som hovedregel vært holdt i lokalene til VIKS på kveldstid, normalt mellom kl. 18.00 og 20.00. På neste møte i kontrollutvalget vil det bli lagt frem forslag til møteplan for 2016. Saksdokumenter til møtene sendes ut elektronisk, normalt en uke i forkant av møte. Godtgjøring for utøvelse av vervet følger av kommunens reglement. Reglement for folkevalgte organer i 5
32/15 Kontrollutvalget - funksjon og oppgaver Arkivsak-dok. 15/00006-4 1 Kontrollutvalget i Re 21.10.2015 32/15 Forslag til vedtak: Informasjonen tas til orientering. Presentasjon KU funksjon og oppgaver Saksframstilling: Sekretariatet vil orientere om kontrollutvalgets mandat, funksjon og oppgaver. Hva er kontrollutvalget - kom 6
33/15 Revisjonsplan 2015 Re kommune Arkivsak-dok. 15/00006-13 1 Kontrollutvalget i Re 21.10.2015 33/15 Forslag til vedtak/innstilling: Revisjonsplan 2015 tas til orientering. Revisjonsplan 2015 fra Vestfold kommunerevisjon, 12.01.15 Saksframstilling: Revisors plan for gjennomføring av revisjon i Re kommune legges fram for kontrollutvalget til orientering hvert år og er en del av revisors ordinære kommunikasjon med kontrollutvalget. Kontrollutvalget skal påse at kommunens regnskaper blir revidert på en betryggende måte. Kommunens valgte revisor har ansvaret for å gjennomføre revisjonen og rapportere resultatene av sitt arbeid til kontrollutvalget. Revisjonsplanen er et sentralt dokument for kontrollutvalgets påse-ansvar overfor revisor. Planen orienterer utvalget om hvilke revisjonshandlinger som planlegges gjennomført, og videre hvilke områder hvor kontrollutvalget kan forvente rapportering. 7
34/15 Budsjett 2016 for tilsyn og kontroll i Re kommune Arkivsak-dok. 15/00006-7 1 Kontrollutvalget i Re 21.10.2015 34/15 Forslag til innstilling: Kontrollutvalget anbefaler kommunestyret å bevilge kr 1.067.400,- i budsjett 2015 til tilsyn og kontroll i Re kommune. Beløpet er fordelt slik: Revisjonstjenester VKR totalt kr 764.400 Regnskapsrevisjon, enhetskontroll kr 300.000 Forvaltningsrevisjon og selskapskontroll kr 250.000 Attestasjoner, andre tjenester kr 110.000 Ledelse av bedriften, styrebehandling, deltagelse kr 104.400 og forberedelse av møter i kontrollutvalget og kommunestyret m.m Sekretariatstjenester fra VIKS kr 163.000 Møtegodtgjørelse kr 80.000 Andre driftsutgifter, kurs/konferanse kr 30.000 Kjøp av andre tjenester kr 30.000 Saken oversendes formannskapet og kommunestyret for videre behandling. Budsjett for VIKS 2016 med fordeling på eierne Budsjett for VKR 2016 8
Saksframstilling: Kontrollutvalgsforskriften 18. Budsjettbehandlingen Kontrollutvalget utarbeider forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen eller fylkeskommunen. Kontrollutvalgets forslag til budsjettramme for kontroll- og revisjonsarbeidet skal følge formannskapets/kommunerådets eller fylkesutvalgets/fylkesrådets innstilling til kommunestyret eller fylkestinget. Utgifter til tilsyn og kontroll kan deles på følgende kostnadselementer: Regnskapsrevisjon Aktiviteter etter plan for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll Sekretariatstjenester for kontrollutvalget Møtegodtgjørelser og øvrige utgifter som følge av kontrollutvalgets aktivitet Styret i Vestfold Kommunerevisjon vedtok sitt budsjettforslag for 2016 i møte 18.08.15. Kostnadene for revisjon av Re kommune er beregnet til kr 764.400,- av totale driftsutgifter på kr 9.220.000,-. Styret i VIKS behandlet budsjett for 2016 i møte 03.09.15 Fordelingen av utgifter mellom deltakerne i VIKS er regulert i selskapets vedtekter. Det ble vedtatt et totalbudsjett på kr 3.240.000,- hvorav overføringer fra kommunene beløper seg til kr 2.960.000. Det budsjetteres med bruk av kr 250.000,- fra disposisjonsfond. Re kommunes andel av driftsutgiftene er beregnet til kr 163.000,- hvilket utgjør en økning fra 2015 på kr. 6.000,-. I henhold til reglement for folkevalgte i Re kommune vedtatt 17.06.15 beregnes faste godtgjørelser å beløpe seg til ca. kr 80.000,-. Forslaget til budsjett for tilsyns- og kontrollfunksjonen i Re kommune for 2016 blir som følger: 9
2015 2016 Revisjonstjenester totalt: 725.200 764.400 Regnskapsrevisjon 365.200 300.000 Forvaltningsrevisjon/selskapskontroll 200.000 250.000 Attestasjoner, andre tjenester 70.000 110.000 Ledelse av bedriften, styrebehandling, deltagelse og forberedelse på møter i kontrollutvalg og kommunestyret m.m 90.000 104.400 Sekretariattjenester fra VIKS 157.000 163.000 Drift av kontrollutvalget: Møtegodtgjørelse 60.000 80.000 Andre driftsutgifter 30.000 30.000 Kjøp av andre tjenester 35.000 30.000 Sum tilsyn og kontroll 1.007.200 1.067.400 Kontrollutvalgets budsjettsak skal sendes formannskapet og kommunestyret. budsjett for VIKS 2016 - fordeling mello Budsjett VIKS 2016 - vedtatt 3.9.2015.xlsx Budsjettbrev VKR 2016 re.pdf 10
35/15 Valg av representant og vararepresentant til styret i VIKS Arkivsak-dok. 15/00006-12 1 Kontrollutvalget i Re 21.10.2015 35/15 Forslag til vedtak: Som Re kommunes representant til styret i VIKS fra 01.01.2016-31.12.2019 velges: Som vararepresentant velges: Vedtekter VIKS 11
Saksframstilling: Vestfold Interkommunale kontrollutvalgssekretariat er en 27 bedrift eid av de kommunene som er med i sekretariatssamarbeidet. Selskapets formål er å utøve sekretariatsfunksjon for kommunale og fylkeskommunale kontrollutvalg i Vestfold i tråd med kommunelovens bestemmelser og forskrift om kontrollutvalg. Selskapets styre består av 12 representanter, en fra hver av deltakerkommunene med personlig vara. Det skal velges nytt styre for perioden 01. januar 2016 til 31. desember 2019. Valgte medlem og vararepresentant fra kontrollutvalget skal tiltre fra 01. januar 2016 som representant og vararepresentant i VIKS-styret. I vedtektene 7er følgende angitt for styret: Styret består av en representant fra kontrollutvalget i deltakerkommunene m/personlige vararepresentanter. Styrerepresentanten bør fortrinnsvis være kontrollutvalgsleder. Styret velger selv leder og nestleder. 1 representant fra de ansatte møter i styret som observatør. Styret velges for 4 år (kommunevalgperioden), første gang fram til 31.12.07. Daglig leder kan ikke være medlem av styret. Styret kan opprette arbeidsutvalg etter behov. Styret: skal sørge for at selskapet er organisert og driftet på en slik måte at virksomheten drives mest mulig kostnadseffektivt kan ikke ta opp lån skal sørge for at regnskapsføring er undergitt betryggende kontroll skal føre tilsyn med daglig leder og har instruksjonsmyndighet over denne foretar alle tilsettinger skal påse at sekretariatet har tilfredsstillende arbeidsforhold, herunder lokaler og utstyr delegere myndighet til og føre kontroll med daglig leder Vedtekter VIKS - revidert 2015.pdf 12
36/15 Referatsaker Arkivsak-dok. 15/00006-10 1 Kontrollutvalget i Re 21.10.2015 36/15 Forslag til vedtak: Referatsaken tas til orientering. Protokoll fra styremøte i VIKS 03.09.15 Protokoll 03.09.2015.pdf 13
37/15 Eventuet 21.10.15 Arkivsak-dok. 15/00006-11 1 Kontrollutvalget i Re 21.10.2015 37/15 Forslag til vedtak/innstilling: Skriv inn forslag til vedtak Skriv inn vedlegg her 14
Saksframstilling: Bakgrunn: Merknader: 15