Havnesamarbeid Hvaler kommune Saksvedlegg 170528 Kapittel 1: Selskapet og deltakerne S E L S K A P S A V T A L E F O R BORG HAVN I K S (vedtatt ved stiftelsen i 2000, siste endret ) 1-1 Selskapsform Borg Havn IKS er et interkommunalt selskap med kommunene Fredrikstad, Sarpsborg og Hvaler som deltakere, heretter benevnt som henholdsvis Selskapet og Deltakerne eller Deltakerkommunene. Selskapet er underlagt lov om interkommunale selskaper av 29.1.1999 nr 6. 1-2 Formål (1) Borg Havn IKS har som formål å samordne all kommunal havnevirksomhet i de tre deltakende kommuner. I tilknytning til dette skal Borg IKS på vegne av Deltakerkommunene kunne ivareta alle forvaltningsmessige og administrative oppgaver havne- og farvannsloven med forskrifter pålegger kommunene, samt utøve den myndighet dette regelverk gir kommunene. Det skjer gjennom delegeringsvedtak i de respektive kommunestyrer. (2) Målsettingen for Selskapets virksomhet er at de samlede havneressurser til en hver tid skal utgjøre et konkurransedyktig havnetilbud for brukerne. For at havnen skal kunne opprettholde og videreutvikle trafikkgrunnlaget, skal Selskapet kunne engasjere seg i alle former for havnetilknyttet virksomhet som vurderes hensiktsmessig og økonomisk fordelaktig for havnen og det næringsliv havnen skal betjene. Slik virksomhet kan omfatte ulike former for logistikk og næringsutvikling og trenger ikke være lokalisert innenfor Deltakerkommunenes grenser så lenge den tjener brukernes interesser. Selskapet kan delta som eier i andre foretak, det være seg heleid datterselskap eller annet. (3) Borg Havn IKS har ansvaret for drift, tilsyn, vedlikehold og utvikling av de eiendommer, arealer og innretninger som tilhører Selskapet (havnekapitalen) eller som Deltakerkommunene har tillagt Selskapet å disponere og/eller forvalte. 1-3 Kontor Borg Havn IKS har sitt hovedkontor i Fredrikstad kommune. 1-4 Deltakernes innskuddsplikt (1) Deltakerkommunene har skutt inn de aktiva som hørte under sine respektive havnekapital, herunder havnearealer og havneanlegg med tilhørende bygninger, innretninger, kjøretøy og annet driftsmateriell. Også inngåtte avtaler er overført til Selskapet. (2) Utover dette har Deltakerne ingen innskuddsforpliktelser. Eventuelle ytterligere innskudd eller annen type overføringer krever tilslutning fra samtlige Deltakere. For at en overføring
skal anses som innskudd i henhold til 4-2 nedenfor, jf lov om interkommunale selskaper 30, skal innskuddet fremgå av en protokoll undertegnet av alle Deltakere, som skal være vedlagt denne avtale. 1-5 Rettslig status; Selskapets eiendomsrett (1) Borg Havn IKS er et eget rettssubjekt. Selskapet har rettigheter og plikter både i privatrettslig og offentligrettslig sammenheng, herunder arbeidsgiveransvar, og partsevne i saker for domstolene. (2) Selskapet har full eiendomsrett til de aktiva Deltakerne har skutt inn i form av innskudd eller annen type overføringer, og oppebærer alle inntekter fra den virksomhet som er overlatt til Selskapet, herunder avgifter, vederlag for tjenester og bruk av havnen, leieinntekter, avkastning av kapitalen samt verdier som trer i stedet for nevnte eiendeler og inntekter. 1-6 Deltagernes eierandel og ansvar (1) Deltakerne har følgende eierandeler i Selskapet: Fredrikstad kommune 48 % Sarpsborg kommune 48 % Hvaler kommune 4 % Sum 100 % (2) Eierandelene er basert på Avtale om etablering av felles havneselskap av 9. mai 2017, inntatt som Vedlegg 1 til denne avtale. (3) Den enkelte Deltakerkommune hefter ubegrenset for samme prosentandel av Selskapets forpliktelser som Deltakerkommunens eierandel. 1-7 Forholdet til offentlighetsloven og forvaltningsloven Selskapet er omfattet av offentlighetsloven og forvaltningsloven. Kapittel 2: Representantskapet 2-1 Representantskapets sammensetning og saksbehandlingsregler (1) Selskapets øverste myndighet er representantskapet. Gjennom representantskapet utøver eierne den øverste myndighet i Selskapet. (2) Representantskapet skal bestå av ordførerne i Deltakerkommunene, med varaordførerne som personlige varamedlemmer. Medlemmenes funksjonstid er 4 år og følger kommunevalgperioden. (3) Representantskapet velger selv leder og nestleder. Ledervervet alternerer mellom kommunene. (4) For at representantskapet skal være beslutningsdyktig, må alle Deltakerkommunene være representert. Side 2 av 7
(5) Representantskapet skal hvert år avholde to ordinære møter henholdsvis innen utgangen av april og innen årets utgang, jf 2-2. Representantskapets leder skal skriftlig innkalle til representantskapsmøte senest 4 uker før møtedato og innkallingen skal inneholde saksliste. Saksdokumenter skal sendes medlemmene senest sju dager før møtet. (6) Ekstraordinært møte i representantskapet holdes når representantskapets leder, styret, revisor eller minst en av Deltakerne finner det nødvendig for behandling av en bestemt sak. (7) Representantskapets leder skal sørge for at det føres protokoll fra møtene. I protokollen skal representantskapets beslutninger inntas med angivelse av utfallet av stemmegivningen. Protokollen skal undertegnes av representantskapets medlemmer. (8) Styrets medlemmer har rett til å være til stede på representantskapets møter og å uttale seg. Styrets leder og daglig leder har plikt til å være til stede med mindre det er åpenbart unødvendig eller det foreligger gyldig forfall. I så tilfelle skal det utpekes stedfortreder. (9) Vedtak i representantskapets krever tilslutning fra samtlige medlemmer. 2-2 Representantskapets oppgaver og myndighet (1) På representantskapets første ordinære møte, som skal avholdes innen utløpet av april, skal følgende saker behandles; Godkjennelse av årsregnskap og årsberetning, fastsettelse av styrets godtgjørelse og valg av revisor. På det andre ordinære møte, som skal avholdes innen årets utgang, skal representantskapet vedta årsbudsjett og økonomiplan. I tillegg skal representantskapet behandle andre saker som etter lov, forskrifter eller denne selskapsavtale hører under representantskapet. (2) Økonomiplanen skal omfatte mål og rammer for Selskapets drift og investeringer i den kommende perioden på fire år. Det første året i økonomiplanen gir bindende mål og rammer for Selskapets årsbudsjett. Hvis økonomiplanen forutsetter tilskudd fra Deltakerkommunene, skal den legges frem for kommunestyrene i de respektive kommuner for endelig vedtak, jf kommunelovens bestemmelser. Økonomiplanen skal inneholde oversikt over Selskapets samlede gjeldsbyrde og garantiansvar, og over utgifter til renter og avdrag i planperioden. 2-3 Rapportering til eierne Representantskapet sender vedtatt økonomiplan, årsberetning og revidert regnskap som rapport til Deltakerkommunene, senest sju dager etter ordinært representantskapsmøte. Kapittel 3: Styret og daglig leder 3-1 Styrets oppnevnelse og sammensetning (1) Til å lede Selskapets virksomhet skal det velges et styre på åtte medlemmer. Syv av styremedlemmene og samme antall varamedlemmer skal velges av representantskapet. Fredrikstad og Sarpsborg kommuner foreslår hver tre av disse medlemmene og tre varamedlemmer. Hvaler kommune foreslår ett av disse medlemmene og ett varamedlem. (2) Ett styremedlem med varamedlem velges av og blant de ansatte i Selskapet. Side 3 av 7
(3) Daglig leder i Selskapet samt ordførerne og administrasjonssjefene i Deltakerkommunene har møte- og talerett i styrets møter. (4) I særlige tilfeller kan representantskapets leder kreve at iverksettelse av et flertallsvedtak i styret utsettes og forlange saken behandlet av representantskapet. (5) Styremedlemmene velges for fire år. (6) For øvrig gjelder lov om interkommunale selskaper 10. 3-2 Innkalling til styremøte (1) Styrets leder skal innkalle til styremøte så ofte som det trengs. Innkallingen skal skje skriftlig med sju dagers varsel og inneholde saksliste. Møteinnkalling og saksliste skal også sendes ordfører og administrasjonssjef i Deltakerkommunene samt representantskapets leder. (2) Medlem av styret og daglig leder kan kreve at styret sammenkalles. 3-3 Saksbehandling i styret (1) Styret er beslutningsdyktig når minst halvparten av medlemmene er til stede. Styremøtet ledes av lederen, eller i dennes fravær, av nestleder. Dersom ingen av disse er til stede, velges en møteleder. (2) Styrets beslutninger fattes med alminnelig flertall blant de frammøtte. For å få et forslag vedtatt, må imidlertid de som stemmer for forslaget, utgjøre mer enn en tredel av samtlige styremedlemmer. Ved stemmelikhet har styrets leder dobbeltstemme. Styrets leder har ikke dobbeltstemme ved valg, hvor avgjørelse skjer ved loddtrekning. (3) Det skal føres protokoll fra styrets møter. Styremedlem og daglig leder som er uenig i styrets beslutning, kan kreve å få sin oppfatning innført i protokollen. 3-4 Styrets myndighet (1) Forvaltningen av Borg Havn IKS hører under styret som har ansvaret for en tilfredsstillende organisasjon av virksomheten. Styret skal særlig ha sin oppmerksomhet henvendt på at Selskapet til en hver tid skal gi brukerne et best mulig havnetilbud, at havnens ressurser utnyttes på best mulig måte, samt at havnen til en hver tid er mest mulig konkurransedyktig. (2) Styrets oppgaver omfatter bl.a. å: a) ansette daglig leder, b) utøve all myndighet og ivareta alle funksjoner som havne- og farvannsloven til en hver tid definerer som kommunenes oppgaver, herunder fastsette forskrifter, c) behandle årsbudsjett innenfor de mål og rammer som er vedtatt av representantskapet i økonomiplanen, d) utøve den myndighet i budsjettsaker som etter gjeldende forskrifter om kommunale og fylkeskommunale budsjetter kan delegeres til Selskapet, e) avgjøre hvordan havnekapitalen skal forvaltes, herunder treffe beslutninger om plassering av havnekapitalens midler, og Side 4 av 7
f) påse at Selskapets formål fremmes i overensstemmelse med selskapsavtalen, vedtatte beslutninger og havne- og farvannslovens bestemmelser (3) Styret kan, i den utstrekning det finner det forsvarlig, delegere alle typer avgjørelser, herunder offentlig myndighetsutøvelse, til daglig leder, enten i den enkelte sak eller generelt, jf 3-7 nedenfor. 3-5 Økonomi og låneopptak (1) Selskapets inntekter som angitt i 1-5 (2) ovenfor vil være det Selskapet har til rådighet for å dekke sine forpliktelser, så som utgifter til administrasjon, drift, vedlikehold, finansieringsutgifter og utbygging. (2) Lånekapital til havneinvesteringer i overensstemmelse med økonomiplan og årsbudsjett tilveiebringes av styret. Selskapet kan ta opp lån til kapitalformål, likviditetsformål og konvertering av eldre gjeld innenfor en samlet låneramme på kr 500 millioner. Låneopptak som ikke er forutsatt i årsbudsjettet, skal forlegges Deltakerkommunenes administrasjonssjefer til orientering minst tre uker før saken behandles i styret. (3) Selskapet kan ikke stille garanti eller pantsette sine eiendeler til sikkerhet for andres økonomiske forpliktelser. 3-6 Salg av fast eiendom m.v. (1) Vedtak om å avhende eller pantsette fast eiendom som er av vesentlig betydning for Selskapet eller en av Deltakerkommunene, må godkjennes av representantskapet etter forslag fra styret. (2) Ved avhendelse av fast eiendom har den Deltakerkommune eiendommen ligger i, forkjøpsrett til samme pris som det foreligger kjøpstilbud på. For øvrig reguleres forkjøpsretten av lov om løysingsrettar av 9.12.1994 nr 64. 3-7 Daglig leder (1) Daglig leder skal forestå den daglige ledelse av Selskapet og følge de retningslinjer og pålegg styret har gitt. Daglig leder kan opprette og nedlegge stillinger og treffe avgjørelse i personalsaker, i samsvar med hovedavtalens og arbeidsmiljølovens bestemmelser. (2) Daglig ledelse omfatter ikke saker som etter Selskapets forhold er av uvanlig art eller av stor betydning. Slike saker kan daglig leder bare avgjøre når styret i den enkelte sak har gitt myndighet til det, eller når styrets beslutning ikke kan avventes uten vesentlig ulempe for Selskapets virksomhet. Styret skal i så fall snarest mulig underrettes om saken. 3-8 Borg Havn IKSs representasjon Side 5 av 7
Daglig leder representerer Selskapet utad i saker som faller inn under dennes myndighet. Rett til å tegne Selskapets firma tilkommer styreleder og ett styremedlem i fellesskap eller daglig leder og ett styremedlem i fellesskap. Kapittel 4: Endring av selskapsavtalen, uttreden, oppløsning 4-1 Endring av selskapsavtalen (1) Enhver endring av selskapsavtalen krever tilslutning fra alle Deltakernes kommunestyrer, jf lov om interkommunale selskaper 4, 1. og 2. ledd. (2) Deltakerne er innforstått med at fremtidige kommunesammenslåinger kan tilsi endringer i selskapsavtalen. Det vil være tilfelle dersom en Deltakerkommune gjennom en kommunesammenslåing får tilført ny havnekapital av vesentlig verdi. Deltakerne forplikter seg til gjennom forhandlinger å finne løsninger på dette. 4-2 Uttreden (1) Selskapsavtalen er uoppsigelig frem til 1.1. 2022. Deretter kan den enkelte Deltakerkommune med ett års skriftlig varsel si opp sitt deltakerforhold og kreve seg utløst av Selskapet pr påfølgende årsskifte, tidligst pr 1.1.2023. (2) Vedtak om oppsigelse skal besluttes av kommunestyret i den angjeldende kommune. Før slikt vedtak treffes, skal saken forelegges for styret og representantskapet i Selskapet for uttalelse. (3) Når en Deltakerkommune har besluttet å si opp sitt deltakerforhold, kan representantskapet eller hver av de øvrige Deltakere bringe spørsmålet om uttreden inn for departementet i henhold til reglene i lov om interkommunale selskaper 30. (4) Utløsningssummen fastsettes i henhold til reglene i lov om interkommunale selskaper 30, med de modifikasjoner som fremgår av etterfølgende avsnitt (5) (8). (5) Som innskudd fra Fredrikstad og Sarpsborg kommuner skal regnes Selskapets netto formue pr 31.12.2017 (før Hvaler kommunes inntreden i Selskapet), fordelt med 50 % på hver. Innskuddene fra alle tre kommuner fremgår av Vedlegg 1. Oppstillingene og verdsettelsene i Vedlegg 1 skal legges til grunn for innskuddene. - I tillegg kommer eventuelle etterfølgende innskudd, jf 1-4 (2). (6) Verdien av Deltakerens innskudd skal justeres med endringen av Statistisk sentralbyrås konsumprisindeks fra 1.1.2018, eventuelt senere innskuddstidspunkt, til sist kjente indekstall før utløsningsoppgjøret blir endelig fastsatt. (7) Den som trer ut, har rett og plikt til å overta de eiendommer, faste anlegg og innretninger samt tilhørende driftstilbehør, som ligger innenfor Deltakerkommunens grenser (naturaluttak). Det samme gjelder gjenværende forpliktelser knyttet til nevnte eiendeler, herunder om mulig lånegarantier. Mest mulig samme verdsettelsesprinsipper skal legges til grunn for utløsningsoppgjøret som de som er anvendt i Vedlegg 1. Dersom verdien av naturaluttaket overstiger utløsningssummen, plikter Deltakerkommunen å betale Selskapet differansen. Side 6 av 7
(8) Denne bestemmelse 4-2 gjelder i sin helhet (og foran 4-4) også når det bare er to deltakere i Selskapet, og uttredenen dermed resulterer i at Selskapet blir oppløst. 4-3 Utelukkelse (1) Utelukkelse av en Deltaker som vesentlig misligholder sine forpliktelser i selskapsforholdet, reguleres av lov om interkommunale selskaper 31. (2) Ved utelukkelse gjelder forgående 4-2 (4) (8) tilsvarende. 4-4 Oppløsning (1) Adgangen til å kreve oppløsning og gjennomføringen av avviklingen følger bestemmelsene i lov om interkommunale selskaper 32 til 36, med de presiseringer og modifikasjoner og som fremgår av etterfølgende avsnitt (2) (3). (2) Likvidasjonsutbyttet blir å fordele mellom Deltakerkommunene i henhold til deres eierandeler, jf 1-6 ovenfor. (3) Deltakerkommunene har rett og plikt til å overta de eiendommer, faste anlegg og innretninger samt tilhørende driftstilbehør, som ligger innenfor Deltakerkommunens grenser (naturaluttak). Det samme gjelder gjenværende forpliktelser knyttet til nevnte eiendeler, herunder om mulig lånegarantier. Mest mulig samme verdsettelsesprinsipper skal legges til grunn for disse eiendeler som de som er anvendt i Vedlegg 1. Dersom verdien av naturaluttaket overstiger likvidasjonsutbyttet, plikter Deltakerkommunen å innbetale differansen. Kapittel 5: Vedlegg Vedlegg 1: Avtale om etablering av felles havneselskap av 9. mai 2017 Vedlegg 2: Protokoll for eventuelle etterfølgende innskudd, jf avtalens 1-4 (2) (ikke aktuelt P.t.) Side 7 av 7