Styrearbeid ansvarsbevisst verdiutvikling H2016

Styrearbeid ansvarsbevisst verdiutvikling H2016

Aktualitet - mål Godt styrearbeid er avgjørende for å få virksomheten fremover i ønsket retning Regnskapsførere sitter tett på kunden og får inngående kunnskap om kundens virksomhet, som gir et godt fundament for å yte løpende rådgivning til kunden Kurset gir en innføring i praktisk viktige bestemmelser i aksjeloven, som stiller krav til styrearbeidet i aksjeselskaper Målet er å øke regnskapsføreres kompetanse på styrearbeid og hvilke oppgaver som loven pålegger styret, med fokus på å få kunder til å prioritere ressurser på dette i større grad

Kursinnhold Innledning Grunnleggende om ansvarsbegrensningen og selskapsinteressen Eksempel Styrets rolle gjennom selskapets livsfase Innledende om styrets oppgaver og kompetanse Styrets ansvar for forvaltning, organisering, tilsyn og kontroll Styrets saksbehandling Styrets ansvar for selskapets økonomi Oppsummering

Innledning

Erfaringer med styrearbeid i SMBbedrifter Erfaring viser at det i veldig mange SMB-bedrifter ikke foretas formelt styrearbeid, der få personer er både eier, ansatt, ledelse og styre I mange SMB-bedrifter består styret av familiemedlemmer og nærstående, fremfor at det engasjeres kandidater etter kompetanse Mange anser uformell daglig kontakt mellom eier, daglig leder og styret som tilstrekkelig, og dokumenterer ikke behandlingsgrunnlag, vurderinger og beslutninger Rettspraksis viser imidlertid at det foretas formelle vurderinger av styrearbeidet etter bestemmelser i aksjeloven, også i slike selskaper Uten formelt styrearbeid blir det også vanskelig å oppnå verdiutvikling

Grunnleggende om ansvarsbegrensning og selskapsinteressen

Ansvarsbegrensningen Ansvarsbegrensningen al 1-2 «Aksjeeierne hefter ikke overfor kreditorene for selskapets forpliktelser. Aksjeeierne plikter ikke å gjøre innskudd i selskapet eller i tilfelle i selskapets konkursbo i større utstrekning enn det som følger av grunnlaget for aksjetegningen.» Helt grunnleggende at virksomhet kan drives uten personlig ansvar Som følge av denne ansvarsbegrensningen stiller aksjeloven krav og vilkår for stiftelse og forvaltning av aksjeselskaper

Selskapsinteressen Som følge av ansvarsbegrensningen omfatter selskapsinteressen mer enn hensynet til aksjonærenes ønske om profitt Selskapet er en egen juridisk og økonomisk enhet og skal forvaltes i selskapets interesse Alle som risikerer noe gjennom samhandling med selskapet har krav på at selskapets forvaltes forsvarlig Dette gjelder kreditorer, ansatte, medkontrahenter, offentlige myndigheter og andre berørte Bestemmelser i aksjeloven for å sikre at selskapsinteressen ivaretas Styret skal forvalte selskapsinteressen, og forhold som omfattes av styrets plikter og arbeid er derfor omfattende

Eksempel

Vellykket oppstartsbedrift Stiftet av to kammerater med nytt syn på bransjen Den ene styrets leder, den andre daglig leder. Ingen eksterne i styret. Daglig kontakt, ingen formaliteter Kommersialisering av mange års faglig arbeid - begge yter selskapet tjenester mot høy betaling og tar uformelle utbytter Høyt tempo og fokus på salg konkurrerer ut tunge aktører i et etablert marked Omsetning fra 0 til kr 100 mill tredje driftsår 0 til 25 ansatte på like kort tid Hjemmekontor til moderne store lokaler beregnet på videre vekst på like kort tid

Utfordringene kommer Kundene misligholder og dårlig likviditet Leverandørene krever oppgjør og forskudd grunnet manglende betaling. Forsinkelser til kunder Kundene reklamerer på forsinkelser og mangler. Enda lavere verdi på kundefordringene. Tap av egenkapital Aksjonærene må inn med midler for at selskapet skal klare sine forpliktelser. Uformelle emisjoner og lån Dårlig rykte sprer seg i markedet. Tiden går med til brannslukking og salg blir tungt. Veksten avtar. Kostnadsnivået for høyt Misfornøyde ansatte kompetansen forsvinner Dyre lokaler som ikke fylles opp. Ingen fremleietakere

Styrets rolle gjennom selskapets livsfase

Aksjeloven Krav til innbetaling av aksjekapital og bekreftelse av dette Registrering i Foretaksregisteret Økonomiske minimumskrav krav til forsvarlig egenkapital og likviditet, og handleplikt ved lav egenkapital Utbyttebegrensning Avtaler mellom selskapet og nærstående - krav til armlengdes avstand Krav om beslutningsmyndighet, behandlingsform, vedtaksførhet og rapportering Krav til forvaltning, organisering, tilsyn og kontroll

Selskapets fødsel Aksjeselskaper skal ha styre med ett eller flere medlemmer al 6-1 Velges av generalforsamlingen al 6-3 Representerer selskapet utad og tegner dets firma al 6-30 Avgir bekreftelse på at selskapet har mottatt aksjekapitalen når selskapet meldes til Foretaksregisteret al 2-18 Tilsetter daglig leder al 6-2 Fastsetter styreinstruks al 6-23

Selskapets liv Forvalter selskapet og sørger for forsvarlig organisering al 6-12 Fører tilsyn med den daglige ledelse og selskapets virksomhet for øvrig al 6-13 Vedtar årsregnskapet og årsberetningen regnskapsloven 3-5 Foreslår utbytte og annen anvendelse av overskudd al 8-2 Kan yte kreditt med betryggende sikkerhet til aksjeeier og dennes nærstående al 8-7

Selskapets liv forts. Samtykkekompetanse ved overdragelse av aksjer al 4-16 Utarbeider redegjørelse og avgir erklæring for avtaler mellom selskapet og dets aksjonærer eller medlemmer av selskapets ledelse al 3-8 Foreslår kapitalforhøyelser for generalforsamlingen al 10-3 Foreslår kapitalnedsettelser for generalforsamlingen al 12-3 Utarbeider fusjonsplaner og redegjørelse for verdsettelse og vederlag al 13-3 Utarbeider fisjonsplaner og redegjørelse for verdsettelse og vederlag al 14-4

Selskapets død Handleplikt ved for lav egenkapital al 3-5 Forslag om oppløsning al 3-5 Begjærer gjeldsforhandling eller konkursbehandling (oppbud) al 6-18 Representerer selskapet som konkursskyldner al 6-18

Innledende om styrets oppgaver og kompetanse

Overordnet om styrets plikter Aksjeloven kapittel 6 - Bestemmelser om valg, habilitet, oppgaver for daglig leder og styret, saksbehandling, flertallskrav, innkalling, dagsorden, protokoll og representasjon utad Aksjeloven kapittel 3 - Krav til egenkapital (styrets handleplikt), tilbakeføring av ulovlige utdelinger (styremedlemmers ansvar), gyldighetskrav for avtaler mellom selskapet og nærstående (styrets redegjørelse og verdivurdering) Aksjeloven kapittel 8 - Utbytte, gaver og kreditt til aksjonær (Forslag fra styret, styrets utbyttefullmakt) Regnskapsloven - styret avgir årsregnskap og årsberetning I tillegg kan det være avtalt bestemmelser i vedtekter, aksjonæravtale og styreinstruks

Styremedlemmenes kompetanse Aksjeloven stiller ikke direkte krav til styremedlemmers kompetanse Kravet om kompetanse kommer indirekte frem gjennom de plikter og det ansvar styret er pålagt, og habilitetskravet i al 6-27 Det er en forutsetning for godt styrearbeid at styremedlemmene har et visst profesjonelt og forretningsmessig kompetansenivå, Styremedlemmer må ha et minimum av regnskapsforståelse. Styremedlemmene bør utfylle hverandres kompetanse og ekspertise En mangfoldig og kvalifisert styre sikret gode vurderinger og riktige beslutninger for selskapets beste Styret bør ha eksterne styremedlemmer

Styrets fokus - verdiutvikling Fokus på selskapets beste - en verdifull virksomhet er bra for alle Styret må sette seg inn i spesielle forhold og formelle forutsetninger for virksomheten Styret må kjenne virksomhetens bransje, markedsutvikling og markedsposisjon Verdiutvikling gjennom kvalitet i styrearbeidet Kvalifiserte styremedlemmer Solid beslutningsgrunnlag Forberedte møter Kompetente avgjørelser Riktig protokollføring, ansvarsfordeling og oppfølging Ved å fokusere på verdiutvikling som formål med styrearbeidet, vil man også se verdien av de formelle pliktene etter aksjeloven

Styrets ansvar for forvaltning, organisering, tilsyn og kontroll

Styrets forvalteransvar- 6-12 Styret har det overordnede ansvaret for forvaltning, tilsyn og kontroll Forvaltningen av selskapet hører under styret, som skal sørge for forsvarlig organisering av virksomheten Styret skal i nødvendig utstrekning fastsette planer og budsjetter for selskapets virksomhet. Styret kan også fastsette retningslinjer for virksomheten Styret skal holde seg orientert om selskapets økonomiske stilling og plikter å påse at dets virksomhet, regnskap og formuesforvaltning er gjenstand for betryggende kontroll Styret iverksetter de undersøkelser det finner nødvendig for å kunne utføre sine oppgaver. Styret skal iverksette slike undersøkelser dersom dette kreves av ett eller flere av styremedlemmene

Styrets tilsynsansvar- 6-13 Styret skal føre tilsyn med den daglige ledelse og selskapets virksomhet for øvrig Styret kan fastsette instruks for den daglige ledelse I selskaper som bare har én aksjeeier, skal styret sørge for at avtaler mellom selskapet og aksjeeieren nedtegnes skriftlig

Daglig leders plikter aksjeloven 6-14 og 6-15 Daglig leder står for den daglige ledelse av selskapets virksomhet og skal følge de retningslinjer og pålegg styret har gitt Den daglige ledelse omfatter ikke saker som etter selskapets forhold er av uvanlig art eller stor betydning Daglig leder kan ellers avgjøre en sak etter fullmakt fra styret i det enkelte tilfellet eller når styrets beslutning ikke kan avventes uten vesentlig ulempe for selskapet. Styret skal snarest underrettes om avgjørelsen Daglig leder skal sørge for at selskapets regnskap er i samsvar med lov og forskrifter, og at formuesforvaltningen er ordnet på en betryggende måte

Daglig leders plikter overfor styret aksjeloven 6-15 Daglig leder skal minst hver fjerde måned, i møte eller skriftlig, gi styret underretning om selskapets virksomhet, stilling og resultatutvikling Styret kan til enhver tid kreve at daglig leder gir styret en nærmere redegjørelse om bestemte saker. Slik redegjørelse kan også kreves av det enkelte styremedlem

Forholdet mellom styret og daglig leder Aksjelovens kapittel 6 Mange leser aksjelovens kapittel 6 som bestemmelser om grensen mellom daglig leders og styrets oppgaver og ansvar En forutsetning for en slik ansvarsfordeling er imidlertid at lovens kvalitetskrav til at styrearbeidet er oppfylt I relasjon til styreansvaret er det grunn til å være forsiktig med å innrette styrearbeidet basert på en forutsetning om at visse forhold er unntatt fra styrets oppgaver Hva styret i praksis må foreta seg og hvor tett oppfølging som kreves for å oppfylle lovens krav, avhenger av virksomhetens art, størrelse og omfang

Styrets saksbehandling

Saksbehandling aksjeloven 6-19 flg Saksbehandlingsregler skal sikre forutsigbarhet, behandlingsgrunnlag og etterprøvbarhet Avhenger av virksomhetens art, størrelse, omsetning og vekst hvor tett oppfølging som kreves Behandling av styresaker i møter er å anbefale selv om loven åpner for annen behandlingsform

Saksbehandling aksjeloven 6-19 flg Behandlingsgrunnlag - daglig leder forbereder sakene som skal behandles i samråd med styreleder Man må sikre kvalitet og etterprøvbarhet om styrearbeidet ved at agendaer og referater må utarbeides, sirkuleres og vedtas i god tid Alle medlemmene må så vidt mulig være gitt anledning til å delta i behandlingen av saken. Halvparten av medlemmene må være til stede. Strengere regler kan fastsettes i vedtektene En beslutning treffes av flertallet som deltar i behandlingen av en sak, men endringer forutsetter et flertall med en tredel av samtlige styremedlemmer. Ved stemmelikhet gjelder det som møtelederen har stemt for Strengere stemmeregler kan fastsettes i vedtektene

Styrets ansvar for selskapets økonomi

Økonomiske minimumskrav Aksjeloven 3-4: Krav om forsvarlig egenkapital og likviditet «Selskapet skal til enhver tid ha en egenkapital og en likviditet som er forsvarlig ut fra risikoen ved og omfanget av virksomheten i selskapet.» Aksjeloven 3-5: Handleplikt ved tap av egenkapital «Hvis det må antas at egenkapitalen er lavere enn forsvarlig ut fra risikoen ved og omfanget av virksomheten i selskapet, skal styret straks behandle saken. Det samme gjelder hvis det må antas at selskapets egenkapital er blitt mindre enn halvparten av aksjekapitalen. Styret skal innen rimelig tid innkalle generalforsamlingen og gi den en redegjørelse for selskapets økonomiske stilling. Dersom selskapet ikke har en forsvarlig egenkapital i samsvar med 3-4, skal styret på generalforsamlingen foreslå tiltak for å rette på dette.» Styremedlemmene må fortløpende vurdere egenkapital og likviditet regnskap må være a jour

Styrets ansvar for utdelinger (utbytte mfl) Definisjon av utdeling aksjeloven 3-6 (2): Enhver overføring av verdier som direkte eller indirekte kommer aksjeeieren til gode. Aksjeloven 3-6 (1): Utdeling fra selskapet kan bare skje etter reglene om utbytte (mfl) Aksjeloven 8-1: Utbyttegrunnlaget: Selskapet må etter utdelingen ha tilbake netto eiendeler som gir dekning for selskapets aksjekapital, og så langt selskapet etter utdelingen har en forsvarlig egenkapital og likviditet Aksjeloven 8-2: Besluttes av generalforsamlingen etter forslag fra styret Eksempel: mellomregningskonto. Må følge reglene for utbytte etter 8-1

Styrets ansvar for selskapets avtaler med nærstående Aksjeloven 3-8: Gyldighetskrav for avtaler mellom selskapet og nærstående Hovedregel: Hvis selskapets ytelse har en virkelig verdi som utgjør over en tidel av aksjekapitalen Praktiske unntak er gitt i bestemmelsen: Overordnet: Avtale som inngås som ledd i selskapets vanlige virksomhet og inneholder pris og andre vilkår som er vanlige for slike avtaler Styret plikter å utarbeide en redegjørelse for avtalen, og skal avgi erklæring om at det er rimelig samsvar mellom verdien av det vederlaget selskapet skal yte og verdien av det vederlaget selskapet skal motta Redegjørelsen skal være bekreftet av revisor Redegjørelsen skal vedlegges innkallingen til generalforsamlingen, og den skal uten opphold meldes til Foretaksregisteret

Oppsummering

Styret må ha kontroll Styret skal ved forvaltningen av selskapet ivareta selskapsinteressen Styret bør settes sammen av medlemmer med relevant kompetanse De formelle pliktene i aksjeloven må følges Styret må sørge for formell styrebehandling av saker, og styrearbeidet må kvalitetssikres og gjøres forutsigbart og etterprøvbart gjennom agendaer, styremøter, vedtak og referater Godt styrearbeid er nødvendig for verdiutvikling Styrearbeidet må innrettes effektiv slik at styret prioriterer de saker som selskapet har behov for Grensen for hvor detaljert styret må gå til verks avhenger av hva som er nødvendig for å oppnå kontroll

Struktur for styrearbeidet For en del SMB-bedrifter kan hyppige formelle styremøter med innkallinger, agendaer, referater, instrukser, rapporteringer og ajour føring av regnskaper fremstå som så ressurskrevende at det nedprioriteres Styrearbeidet må innrettes og tilpasses virksomheten slik at ressursbelastningen står i forhold til nytten For mange vil det være fornuftig å gå til anskaffelse av et systembasert verktøy for styrearbeidet I den forbindelse er det også mange virksomheter som oppnår god nytte av å engasjere eksterne kompetente styremedlemmer

Takk for oppmerksomheten! Kontaktdetaljer: Sven Krohn- Brækhus Dege Advokatfirma DA Web: www.bd.no Epost: sven.krohn@bd.no Mobil: 41 22 39 19